TP2010 TRAVAUX PUBLICS FICHE SIGNALÉTIQUE FILIÈRE TRAVAUX PUBLICS PORTEUR EDIBUILD FRANCE Thématique(s) Co-design PLM SCM Traçabilité Dématérialisation La dématérialisation des processus d appels d offres publics pour les entreprises de travaux publics : soumissions d offres, passation de marchés, exécution de marchés achats de produits et de services et sous-traitance. Equipe - Porteur : EDIBUILD France, association paritaire d acteurs du BTP pour la dématérialisation. Elle assure la promotion des normes européennes et internationales UN-CEFACT dans le secteur. La FNTP (Fédération nationale des travaux publics) en est membre et s est investie dans le déploiement. http://www.edibuild-fr.org - Fédération : FNTP, représentée par Jean-Jacques Meiller, responsable dématérialisation à la FNTP meiller@siege.colas.fr - Chef de projet : Bernard Longhi (BLC Consultants, DG EdiBuild) bernard.longhi@edibuild-fr.org - Consultant : Michel Entat (Axemio) michel.entat@edibuild-fr.org Avancement Durée du projet : 30 mois Projet terminé : Avril 2009 Organisations cibles 8 000 PME de travaux publics et sous-traitants Collectivités territoriales (conseils généraux) Editeurs logiciels métier et plateformes de gestion des marches publics o coût de labellisation dem@pe : 5 000 pour 2 ans (service Edibuild France) Objectifs Accélérer la maîtrise de la dématérialisation des marchés publics par toutes les PME de la filière grâce à : des logiciels communicants (dont un gratuiciel) et des plateformes labellisées qui permettent de soumettre électroniquement son offre lors des appels d offres publics et de transmettre les factures de travaux en respectant les normes des échanges électroniques et le Code des Marchés Publics, des supports de sensibilisation disponibles pour chaque fédération régionale (supports pédagogiques et clip vidéo), une offre de formation à destination des entreprises, référencée par Edibuild France. Solutions EDIBUILD-TP2010 pour les PME Logiciels communicants pour PME soumissionnaires: - 1 Gratuiciel, XMLVision+, affichage, valorisation et sauvegarde des bordereaux de prix Disponibilité : en téléchargement gratuit sur les plateformes labellisées dem@pe (hot-line payante). - 2 logiciels métier. EDI-AO BTP (EDISYS) automatise le traitement des dossiers d appels d offres.. BATWINDOWS (FONDIS Electronic) logiciel de devis, d étude de prix et valorisation des bordereaux d appels d offres. Solutions EDIBUILD-TP2010 pour collectivités locales - 3 logiciels donneurs d ordre : Marco (Agysoft), EDI-Tender (Edisys) et Batitextes (groupe Moniteur) Labellisation dem@pe de logiciels et plateformes de gestion de marchés publics - 3 plateformes de gestion d appels d offres : AchatPublic.com, Marco-demat (Agysof), EDI-AO Page 1
(Edisys). Page 2
TP2010 TRAVAUX PUBLICS RESULTATS ET PERSPECTIVES CONTEXTE ET ENJEUX Malgré la pression des directives européennes et de leur transposition en droit français, nous constatons dans les activités de construction que la dématérialisation s est, dans la pratique, limitée à la mise à disposition et au téléchargement d avis d appel publics à concurrence et de dossiers de consultation des entreprises pour les marchés publics. Le présent projet a pour objectif de faire démarrer une réelle pratique de relations commerciales dématérialisées dans le secteur des travaux publics et du génie civil, au travers des processus d appels d offres, soumissions d offres, passation de marchés, exécution de marchés (situations intermédiaires, factures, règlements ou mandatements), achats de produits et de services (matériels, main d oeuvre, matériaux), et sous-traitance. Le projet s appuie sur le travail réalisé par l observatoire de la dématérialisation des appels d offres publics. Cet observatoire regroupe déjà au sein d Edibuild France, la FNTP, des collectivités territoriales, des plateformes de dématérialisation et des entreprises soumissionnaires. Le décret 1334-2008 du 17 décembre 2008 établit trois dispositions qui vont contribuer au développement de la dématérialisation: à compter du 1er janvier 2010 pour les procédures de passation de marchés d un montant supérieur à 90 000 HT l obligation de dématérialiser les Dossiers de Consultation des Entreprises, ainsi que l obligation de répondre de façon dématérialisée à ces mêmes procédures pour les achats de matériels ou de prestations informatiques, puis à compter du 1er janvier 2012 l obligation pour les pouvoirs adjudicateurs d accepter des candidatures et des offres dématérialisées pour les procédures de plus de 90 000 HT. Ces dispositions s ajoutent donc à la possibilité, ouverte dans le Codes des Marchés Publics de 2006, pour les pouvoirs adjudicateurs d exiger des opérateurs économiques des candidatures et des offres dématérialisées, à compter du 1er janvier 2010, dans le respect des principes de la commande publique, notamment de l égalité de traitement. Sur la base du recensement des marchés publics de 2007, ce sont 150 000 procédures qui seraient concernées. Du côté des entreprises soumissionnaires, 70 à 80% des dossiers de consultation sont téléchargés via les plateformes de dématérialisation des marchés. En revanche, seules 2 à 3% des réponses à appels d offres sont soumises par voie électronique par les entreprises. Les enjeux portent sur la fluidification des processus de gestion des appels d offres, d études de prix, de transfert de soumission et, à terme, sur l exécution des marchés (facturation et paiement). La traçabilité des informations et de l avancement du suivi administratif des dossiers permettra d assurer davantage de transparence et de résorption des goulots d étranglement. Pour les entreprises de la filière, l objectif est d améliorer la productivité grâce à l interopérabilité des systèmes, à la réutilisation des documents et à l accélération des flux. Le temps dégagé doit permettre de mieux étudier les prix et d optimiser les offres. LA STRATEGIE - Accélérer la mise en place effective des échanges électroniques entre les acteurs des Travaux Publics, y compris normalisés, dans 3 grands domaines : Appels d Offres, Exécution des Marchés, Approvisionnements - Mettre en place progressivement un baromètre permanent de la dématérialisation par enquête auprès des entreprises en vue de mesurer les taux d équipement et d usages des procédures dématérialisées d une part, les attitudes des entreprises vis-à-vis de ces nouvelles pratiques d autre part. - Elaborer des logiciels et des services «à la norme», et notamment un «gratuiciel» à destination des TPE, permettant de lire les DQE (Détail Quantitatif Estimatif) déposés sur les plateformes d appels d offre, de saisir les prix et de soumissionner électroniquement. ORGANISATION DU PROJET ET ÉTAPES Etape 1- Etudes préalables et définition des standards d échange de données dans le cadre des instances de standardisation UN/CEFACT au niveau mondial, CEN/ISSS/eBES au niveau européen et de la convention Edifrance- DGME en France. Rédaction et publication des documents interopérables pour les appels d offres publics et privés, pour la facturation des travaux, pour les règlements et pour les relations avec les fournisseurs de l'entreprise Page 3
(descriptifs des scénarios et des données, Schémas XML des messages, Guide français d implémentation des standards) : 20 transactions normalisées UN/Cefact et le Guide d implémentation pour les DQE/BPU (Détail Quantitatif Estimatif et Bordereau de Prix). Etape 2- Cahier des charges type de connecteurs ou de services UN-XML supportant les échanges normalisés. Le projet produit des critères d acceptabilité des produits et services, qui constituent une contribution aux référentiels de tests pour les éditeurs et opérateurs, mais également un gratuiciel qui sert de référence et d incitation auprès des éditeurs de logiciel. Etape 3- Promotion de la mise en oeuvre des standards auprès des éditeurs et opérateurs des flux concernés Etape 4- Accompagnement des sites pilotes, ateliers et formations Etape 5- Déploiement dans les PME de la filière avec la participation des fédérations régionales de la FNTP et des organes de gestion des formations pour la filière (supports de formation, agréments des fonds d assurance formation, transfert de compétence vers les formateurs). LES DÉVELOPPEMENTS ATTENDUS L objectif est de passer de 3 à 4% de soumissions électroniques en 2008 à 15 à 20% en 2010. Le Label «dem@pe» est l un des outils qui doit permettre de rassurer les entreprises. Il a pour objectif d'attester que les dispositifs techniques et organisationnels des plateformes qui véhiculent les échanges dématérialisés, présentent un degré de sécurité, d'ergonomie et de performance suffisant au regard des exigences du Code des Marchés Publics et des «bonnes pratiques» en la matière. L'attribution du label à une plateforme doit notamment rassurer les entreprises soumissionnaires et les inciter à pratiquer la dématérialisation avec celle-ci. Outre les logiciels Entreprises et Donneurs d ordre labellisés, le Label «dem@pe» a été attribué à trois plateformes, AchatPublic.com, Marco-demat (Agysof) et EDI-AO (Edisys). La PMI (place de marché interministérielle www.marchespublics.gouv.fr) est en cours d audit pour l attribution du Label. Ces différentes solutions sont utilisées par les sites pilotes initiés, notamment dans les Conseils Généraux de la Dordogne (CG24) et de l Aube (CG10). L absence de ressaisie du BPU (bordereau de prix) dans les entreprises se fonde dès à présent sur le gratuiciel XMLVision+ d EdiBuild France ou sur les offres de la société Edisys. Le donneur d ordres de son côté bénéficie également de l ouverture et la comparaison automatiques des plis. Un premier site pilote, dans le CG10, a été lancé avec l idée de poursuivre, au-delà de la soumission électronique, et d utiliser la facture électronique saisie sur un nouveau module d XMLVision+, développé avec SRCI, pour émission au format XML. Cet échange de factures ouvre la voie à l automatisation partielle du processus d approbation des factures et de règlement des entreprises. S il n est pas envisagé de contraindre les délais par cette voie, il sera par contre précieux de bénéficier de la traçabilité qu apportent les échanges électroniques et la possibilité de tracer et auditer les incidents bloquant le déroulement du processus. Un autre site pilote est en préparation avec le MEEDDM, qui permettra de recevoir électroniquement la facturation des travaux et d en réaliser le traitement par les logiciels de gestion des marchés de travaux et de gestion financière de l administration centrale. Page 4
LA SOLUTION TP2010 Les messages disponibles Illustration des flux et des échanges 1) etendering, soit 20 transactions (format UN-XML-Edibuild) Enregistrement d une entreprise Appel d Offres et invitation à concourir Soumission d une offre avec Bordereaux de prix valorisés (DQE/BPU) Choix du titulaire Notification du titulaire du marché 2 ) Situation de travaux (format UN-XML-facture simple) Facturation des travaux LE GRATUICIEL XML VISION+ L'application concerne les Bordereaux de prix (DQE/BPU) au format UN-XML et repose sur un noyau préexistant développé par et propriété de la société SRCI (opérateur de services de dématérialisation). XML Vision+ est la propriété de SRCI qui en assure la maintenance avec un contrat de distribution exclusive via EDIBUILD France, de ce fait, il porte le double logo (SRCI et EDIBUILD France). La hot-line est assurée par SRCI et est payante. IL PEUT ÊTRE TÉLÉCHARGÉ SOIT DE LA PAGE D'ACCUEIL WWW.EDIBUILD-FR.ORG SOIT AU TRAVERS D'UN RC (RÈGLEMENT DE CONSULTATION) PARTICULIER D'APPEL D'OFFRES AU CHAPITRE «CONSTITUTION DE L ENVELOPPE ÉLECTRONIQUE». UNE CENTAINE DE TÉLÉCHARGEMENTS A EU LIEU DE SEPTEMBRE À NOVEMBRE 2009. CI-CONTRE, EXEMPLE SUR APPEL D OFFRE DU CG DE L AUBE : «POUR LE FORMAT XML, LE CONSEIL GÉNÉRAL DE L AUBE MET À DISPOSITION GRATUITEMENT L OUTIL PERMETTANT DE REMPLIR DIRECTEMENT LE BPU/DQE. CET OUTIL XMLVISION+ EST TÉLÉCHARGEABLE SUR WWW.MARCHES-AUBE.FR». LES ENTREPRISES PILOTES - STRUCTIS-ETDE Ouest, Daniel Mayeux «la dématérialisation vécue comme contrainte au départ est devenue source de progrès» s.communication@etde.fr - Guilhem Rouvarel, (BEC Frères, groupe Fayat) responsable FNTP du Déploiement TP2010 «toutes les conditions semblent maintenant réunies pour que le succès soit au rendez-vous». g.rouvarel@bec.fayat.com Fonctions assurées par XMLVision+ - Relecture automatique du fichier DQE/BPU au format standard - Personnalisation du devis électronique - Saisie des devis électroniques à partir d un formulaire unique - Validation et contrôle des données automatiques, - Calcul des prix automatique, Choix des devises, - Impression, Sauvegarde et archivage local, - Possibilité d import/export de/vers un logiciel de gestion (option) - VETRA, Christophe Bruzzo «il faut changer les méthodes de travail dans l entreprise» bruzzo @ vetra.fr - COLAS Nice, Catherine Di Domenico et Stéphane Carpentier «c est un gain de temps, du confort et plus d écologie» colasmm@siegemm.colas.fr - DTP Terrassement Est, Dominique Pontes «il faut prévoir une étape de préparation et de validation préalable» Page 5
TP2010 TRAVAUX PUBLICS ANALYSE ET RECOMMANDATIONS CONCLUSIONS Le projet TP2010 a atteint son objectif en délivrant des outils opérationnels pour les entreprises dans le respect de la réglementation nationale et de standards internationaux. Les résultats sont ainsi publics et pérennes. Cette stratégie permet une démarche de labellisation des logiciels et plateformes établie sur la base d un audit par questionnaire (vérification de 50 critères). Il ne s agit pas d une certification de conformité qui aurait nécessité un banc d essai, ce qui n a pas été fait par Edibuild. Il est particulièrement intéressant de suivre la stratégie de déploiement qui a été retenue : 1- intégration de la fédération nationale au dispositif à travers la présence à Edibuild France et sa prise de responsabilité dans le déploiement ; 2- réalisation d un outil simple et opérationnel qui élimine les barrières à l entrée (gratuiciel) et déclenche les investissements des éditeurs logiciels habituels de la filière, 3- production de supports pédagogiques et de communication (clip animé de 6 minutes, budget 14 000, notamment ), 4- mobilisation d un budget auprès de l OPCA-TP sur la base d un cahier des charges de formation GFC-BTP et déploiement par ateliers régionaux. Cela a permis la mobilisation de 22 fédérations régionales FRTP. Dans chaque région cela représente environ 20 à 60 entreprises et le maitre d ouvrage principal, le Conseil général. De plus, en 2009, un budget de 200 par stagiaire (100 000 ) a été mobilisé via les AREF-BTP pour former 500 stagiaires. BONNES PRATIQUES - Tous les livrables du projet sont conçus pour respecter les standards internationaux et sont produits en relation avec les instances de normalisation. - Le développement d un gratuiciel permet de limiter la distorsion de concurrence entre entreprises en éliminant les barrières à l entrée pour les utilisateurs. - Mobilisation des organes de gestion des formations de la filière (formations EDIBUILD agréées OPCA-BTP) pour assurer un déploiement régional à travers les actions de formation. - Les 3 premières plateformes labellisées (Edisys, Achatpublic.com, Agysoft) sont en cours de renouvellement de leur label (durée 24 mois), la place de marché interministérielle (www.marches-publics.gouv.fr) est en cours de labellisation. Omnikles doit s'y soumettre début 2010 après sélection par le Conseil général 57. Le Conseil général de l Aube, développant sa plateforme en interne s est inscrit pour une prochaine soumission. Si l objectif des 6 labellisés est atteint en 2010, plus de 80% des flux électroniques d'appels d'offres passeront par ces plateformes labellisées. La mobilisation des conseils généraux doit être intensifiée pour que ces derniers puissent adjoindre le référentiel (gratuit et disponible en ligne) du Label à leurs CCTP de renouvellement de plateformes. Page 6