FAIRE UNE RECHERCHE SUR LES PORTAILS INTRANET ET INTERNET DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES CONTENU 1. LA RECHERCHE SIMPLE SUR LE PORTRAIL INTERNET... 2 1.1. FONCTIONNEMENT DE LA RECHERCHE SIMPLE.... 2 1.2. ASTUCES DE RECHERCHE : INCLURE OU IGNORER DES MOTS.... 3 2. LA RECHERCHE SIMPLE SUR LE PORTAIL INTRANET... 4 3. LA RECHERCHE GUIDEE SUR LE PORTAIL INTRANET OU INTERNET... 4 3.1. FONCTIONNEMENT DE LA RECHERCHE GUIDEE OU DE LA RECHERCHE THEMATIQUE.... 5 3.2. LES CHAMPS D INTERROGATION.... 5 3.3. LES REGLES DE SAISIE.... 7 4. LA RECHERCHE DANS LES PLANS DE CLASSEMENT DU PORTAIL INTRANET ET INTERNET... 8 5. LA FONCTION PANIER... 10 6. LA FONCTION «CONSERVER L HISTORIQUE DE RECHERCHE» DANS LE PORTAIL INTRANET OU INTERNET... 11 1
1. LA RECHERCHE SIMPLE SUR LE PORTRAIL INTERNET La recherche simple est accessible par l onglet «Recherche simple» sur le portail Internet. 1.1. Fonctionnement de la Recherche simple. La «Recherche simple» répond aux recherches en proposant des réponses trouvées dans la totalité des ressources publiées sur Internet (inventaires, plans de classement, aides en ligne). Les résultats peuvent être nombreux. Vous pouvez saisir un ou plusieurs mots dans le champ de recherche. Pour affiner les résultats, utilisez les astuces (cidessous). Ne vous souciez pas des minuscules ou des majuscules. Elles ne modifient pas les réponses. 2
1.2. Astuces de recherche : inclure ou ignorer des mots. Opérateurs booléens ET OU SAUF Expression exacte (par exemple une phrase) Recherche approchante Troncature Aide à la recherche Opérateur par défaut. Utilisez l'opérateur «ET» pour des recherches multi opérateurs. Par exemple : procédures ET criminelles Utilisez l'opérateur «OU» Par exemple : cheval OU chevaux Utilisez l'opérateur «SAUF» Par exemple : pont SAUF Beauvoisin Utilisez les guillemets par exemple : "Sénat de Savoie" Le formulaire recherche sur les mots tels qu'ils sont saisis. Il n'y a pas de recherche approchante Utilisez l'astérisque *, collé (à droite uniquement) à la racine du mot à rechercher, pour rechercher tous les mots commençant par les lettres choisies. Par exemple : architect* pour rechercher architecte, architectes ou architecture Exemple Saint Charles "Saint-Charles" "procédures criminelles" Saint-Charles SAUF pont (St-Charles OU Saint- Charles) ET pont Fonctionnement Cherche Saint ET Charles Cherche l'expression complète et exacte "Saint-Charles" ne cherche pas "Saint Charles", "St Charles" ou "St-Charles" Cherche l'expression complète et exacte "procédures criminelles" ne cherche pas "procédures civiles et criminelles" ni "procédures criminelles et civiles" Cherche Saint-Charles sans le mot pont. Cherche St-Charles OU Saint-Charles tout en éliminant le terme pont. 3
2. LA RECHERCHE SIMPLE SUR LE PORTAIL INTRANET La recherche simple est accessible par l onglet «Recherche simple». Fonctionnement de la Recherche simple. La Recherche simple propose des résultats trouvés dans la totalité des ressources disponibles sur l Intranet (y compris celles non publiées sur Internet). Le nombre de réponses peut donc être différent entre Intranet et Internet. Pour affiner les résultats, utilisez les astuces de recherche. 3. LA RECHERCHE GUIDEE SUR LE PORTAIL INTRANET OU INTERNET La recherche guidée est accessible par l onglet «Recherche thématique» sur le portail intranet et «Recherche guidée» sur le portail Internet. 4
3.1. Fonctionnement de la Recherche guidée ou de la Recherche thématique. Les moteurs proposés par la «Recherche guidée» permettent d effectuer des recherches limitées à une thématique ou une période (Etat civil, recensements de population, Archives anciennes, etc.). Ils permettent d obtenir des résultats moins nombreux qu en utilisant les moteurs «Recherche simple». Ils facilitent la recherche dans les archives numérisées. Ils permettent de faire un focus sur des documents particuliers issus de certains fonds d archives (testaments, procédures de justice). Le moteur «Recherche dans tous les fonds» permet une recherche dans la totalité des fonds disponibles. Mais contrairement à la «Recherche simple» il offre un choix de réponses qui peut être limité par une date, un lieu, la provenance des archives (voir ci-dessous). 3.2. Les champs d interrogation. Le champ «Recherche libre». Ce champ interroge le contenu des inventaires : intitulés et analyses, dates, lieux, producteurs des archives, etc. Pour limiter les réponses, il est possible d utiliser les opérateurs booléens (ET, OU, etc.). 5
Le champ «Lieux». Le champ lieux reprend les termes des thésaurus géographiques auxquels sont indexés les inventaires. Si le document n est pas indexé, aucun résultat ne sortira. Il est alors conseillé de renouveler l interrogation sans renseigner le champ «Lieux». Champs «Dates». La plupart des dossiers d archives sont identifiés avec des dates extrêmes, c'est-à-dire la date du document ou de l acte le plus ancien et la date du document ou de l acte le plus récent. Champ «date entre et» Ce champ permet de rechercher tous les documents dont les dates sont comprises dans l intervalle ciblé, ou qui comprennent au moins une des dates de l intervalle. Champ «Date exacte» Si vous ciblez une date en particulier, vous obtiendrez des réponses concernant des documents portant cette date, mais aussi des documents dont «l intervalle de dates» contient la date choisie. 6
Champ «Recherche par cote». Ce champ permet d interroger directement la référence d un document (cote) si vous la connaissez déjà. Pour saisir la cote, il est conseillé d utiliser les guillemets. 3.3. Les règles de saisie. Les opérateurs booléens (ET, OU, SAUF, etc.) peuvent être utilisés pour tous les champs (voir les «Astuces de recherche»). La saisie peut être libre. La saisie peut être guidée par une liste déroulante. En cliquant sur un champ, la liste qui apparaît offre un choix de termes. Les termes interrogés ne sont pas considérés comme une expression exacte mais sont interrogés les uns indépendamment des autres (séparateur OU par défaut) Ex : tribunal de grande instance d Albertville donne des résultats pour le tribunal de grande instance mais également pour le tribunal d instance d Albertville. 7
La saisie peut être guidée par l auto complétion : En saisissant la première lettre ou les premières lettres d un terme, des suggestions de mots apparaissent dans une liste déroulante. Pour sélectionner un terme, cliquez dessus. Plus le nombre de lettres saisies est important, moins les suggestions de termes sont nombreuses. Les termes interrogés sont considérés comme une expression en tant que telle. 4. LA RECHERCHE DANS LES PLANS DE CLASSEMENT DU PORTAIL INTRANET ET INTERNET En bas de la page d accueil de la «Recherche thématique» dans le portail Intranet A gauche de la page d accueil de la guidée» dans le portail Internet. «Recherche 8
Ces outils permettent de naviguer dans nos différents fonds d archives, si vous souhaitez en avoir une vision globale. Vous disposez d un plan général (Plan de classement : tous les inventaires) et de plans par périodes archivistiques (Plan de classement : archives anciennes ; Plan de classement : archives modernes ; Plan de classement : archives contemporaines) ou par thématiques (Plan de classement : archives communales ; Plan de classement : archives privées). Consultation des plans de classement. Sur le site Internet. Pour déplier les branches de l arborescence, cliquez sur le chevron bleu : il devient rouge une fois déplié. Sur l Intranet. Pour déplier les branches de l arborescence, cliquez sur le + devant le titre : il se transforme en une fois déplié. 9
Au fur et à mesure du déploiement des branches de l arborescence, vous avez accès à des informations de plus en plus précises dont l inventaire au format XML, et les inventaires PDF. Si vous souhaitez afficher le détail d une branche, cliquez sur son titre. Dans les niveaux les plus bas, vous avez accès à l inventaire au format XML, voir aux inventaires PDF. Si vous souhaitez afficher le détail d un niveau du plan de classement, vous cliquez sur son titre. 5. LA FONCTION PANIER Vous pouvez enregistrer les références des documents que vous souhaitez consulter dans un panier. Il suffit de cliquer sur l icône. Le nombre de documents sélectionnés s affiche automatiquement dans «Votre sélection» (côté droite de l écran). Pour voir le détail de votre sélection, cliquez sur le nombre d articles. 10
Vous pouvez réserver vos documents à partir de votre sélection en cliquant sur l analyse de l article puis sur l icône. Vous pouvez supprimer vos sélections en cliquant sur l icône. 6. LA FONCTION «Conserver l historique de recherche» DANS LE PORTAIL INTRANET OU INTERNET Vous avez la possibilité, de conserver les résultats de vos recherches en cliquant sur la disquette prévue à cet effet. 11
L encart à droite de l écran mémorise le nom du moteur, les champs interrogés, le nombre de résultats et la date de la recherche. Pour utiliser cette fonction, il est préférable d être connecté à son compte, pour conserver le contenu de son historique, lors de vos consultations ultérieures. 12