OUTIL DE PRÉSENTATION DU BUDGET ET DES ÉTATS FINANCIERS MODE D EMPLOI À QUOI ÇA SERT? Cet outil vous permettra de : Faciliter la préparation du budget de votre association Présenter vos états financiers périodiques dans un format semblable à celui du rapport annuel du DGEQ Comparer les résultats avec les prévisions Si vous faites parvenir cet outil rempli au national en janvier, l équipe administrative pourrait l utiliser pour commencer à compléter le rapport annuel du DGEQ pour vous. 1 Onglet intro Inscrire le nom de votre association et l année sur laquelle vous travaillez à l onglet «Intro» ONGLETS
2 Budget (revenus) Inscrire à l onglet «Budget» les revenus que vous prévoyez recevoir au courant de l année. Soyez aussi précis que possible dans la description. Indiquez vos calculs, cela sera d un grand secours si une autre personne doit éventuellement prendre votre relève ou si vous devez expliquer des écarts. Vous pouvez attribuer la même ligne à plusieurs éléments apparaissant dans votre liste de revenus. Ceux-ci seront regroupés pour la présentation. Attention aux revenus provenant du parti national qui doivent obligatoirement être attribués à la ligne 6 et les revenus provenant d une autre instance de QS qui doivent obligatoirement être attribués à la ligne 7 Autant pour les revenus que pour les dépenses, vous pouvez indiquer si le montant indiqué provient d une année précédente.
2 Budget (dépenses) Sans changer d onglet, déroulez la page vers le bas pour inscrire les dépenses que vous prévoyez faire pour l année. Attention aux montants payés au parti national qui doivent obligatoirement être attribués à la ligne 22 et aux montants payés à d autres instances qui doivent obligatoirement être attribués à la ligne 23 Si vous avez inclus des revenus d activités dans votre budget, n oubliez pas les dépenses correspondantes! Déroulez la page ici
3 Présentation du budget À l onglet «Présentation budget», vous trouverez un document que vous pourrez imprimer pour présenter le budget à votre comité de coordination Pour valider votre budget, il est intéressant de le comparer aux résultats de l année précédente. Inscrivez donc les montants qui se trouvent sur votre rapport de l année précédente. Le montant qui apparaît à la ligne 1 étant déduit ensuite à la ligne 22, celui-ci n a pas d impact sur le résultat et n a donc pas à être budgété. Le calcul de l écart à la ligne 22 a été ajusté pour ne tenir compte que de la partie qui excède le montant de la ligne 1.
4 Inscription des transactions Inscrivez chacune des transactions effectuées aux onglets «Revenus» et «Dépenses» Pour les revenus, inscrivez la date où le montant vous était dû (par exemple, les ristournes de la période se terminant le 30 avril devrait être inscrites en date du 30 avril, même si le montant n était pas reçu à cette date. Pour les dépenses, inscrivez la date du chèque, même si celui-ci n est pas encore passé au compte. Les factures de l année en cours qui n étaient pas payées au 31 décembre doivent être inscrite en date du 31 décembre.
5 Présentation des états financiers Chaque onglet portant le nom des mois de l année contient un document que vous pouvez imprimer pour présenter les résultats périodiques au comité de coordination de votre association. Le pourcentage vous indique quelle proportion des montants prévus au budget a été gagnée ou La 1ere colonne présente les montants du mois courant. dépensée au moment du rapport. La 2e colonne présente les montants cumulatifs depuis le début de l année.
6 États financiers de décembre Pour que les résultats finaux de l année soient exacts, pour le mois de décembre vous devez : - Si certaines dépenses de l année visée n étaient pas encore payées le 31 décembre, vous devez exceptionnellement les inscrire dans l onglet dépenses en date du 31 décembre. - Vous devez inscrire le total des montants qui étaient à payer ou à recevoir au 31 décembre directement à l endroit indiqué à l onglet «Décembre» Inscrivez les montants directement dans les cases se trouvant dans le bas de la page de présentation du mois de décembre N HÉSITEZ PAS À NOUS CONTACTER! Si vous Avez besoin de soutien pour l utilisation de cet outil Souhaitez que nous personnalisions l outil avec des informations ou des analyses supplémentaires Ou pour toute autre question ou commentaire. MERCI ÉNORMÉMENT POUR VOTRE PRÉCIEUSE IMPLICATION! L équipe administrative du bureau national