Recherche d un bénéficiaire et d un fournisseur

Recherche d un bénéficiaire et d un fournisseur SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft - version 8.9 Septembre 2013

TABLE DES MATIÈRES QUELQUES DÉFINITIONS... 3 BÉNÉFICIAIRE...3 FOURNISSEUR...3 BÉNÉFICIAIRE OU FOURNISSEUR?...3 RECHERCHER L INFORMATION... 4 RETRACER TOUS LES BÉNÉFICIAIRES ET FOURNISSEURS APPROUVÉS ET INACTIFS...4 Fiche d un fournisseur «modifiée»...8 RETRACER UN FOURNISSEUR APPROUVÉ, OUVERT POUR COMMANDE... 10 RETRACER UN BÉNÉFICIAIRE APPROUVÉ À PARTIR D UN FORMULAIRE DE DÉPENSE... 14 CE QU IL FAUT RETENIR... 17 /2

Dans ce document, est répertorié l information concernant la recherche d un bénéficiaire ou d un fournisseur, les différentes catégories et statuts de ceux-ci, l utilisation des champs de recherche, ainsi que les explications relatives aux données inscrites dans le fichier central du logiciel financier PeopleSoft. Avant de débuter la saisie d un formulaire électronique, vous devez vous assurer que le fournisseur ou le bénéficiaire existe dans la base de données, que son statut est approuvé et que les données relatives à celui-ci sont exactes. QUELQUES DÉFINITIONS BÉNÉFICIAIRE Le terme bénéficiaire, dans la grande majorité des cas, est associé à un individu, qu il soit «étudiant, employé ou invité» de l Université Laval et qui dans le cadre de ses fonctions a représenté l Université lors d une activité quelconque. Suite aux dépenses encourues, le bénéficiaire procède à la demande de remboursement en complétant un formulaire de dépense, soit un rapport de dépense et de frais de réception, une demande de paiement, un remboursement de petite caisse (dont l unité est le bénéficiaire) ou encore une avance en prévision d une dépense future. Dans certains cas, par exemple pour rembourser des frais de traiteur, nous utiliserons également un formulaire de dépense, soit une demande de paiement, mais cette fois-ci pour rembourser une entreprise ou une compagnie. Ce type de bénéficiaire dans le module des «Formulaires de dépense» a le statut de «tierce partie» et est également considéré comme un bénéficiaire. FOURNISSEUR Le terme «fournisseur» est quant à lui associé, dans la grande majorité des cas à une entreprise, une organisation ou une compagnie en affaires, qui a rendu des services ou vendu des biens à l Université Laval. Notez que certains individus en affaires, par exemple lorsqu il s agit de défrayer les coûts pour les services d un traducteur peuvent être considérés comme individu fournisseur de service et non comme bénéficiaire; leurs activités sont de type commercial. BÉNÉFICIAIRE OU FOURNISSEUR? Afin de vous assurer de compléter le bon formulaire électronique et ainsi respecter les règles et normes qui doivent être appliquées, n hésitez pas à consulter le site Web du Service des finances. NOTE : L ajout d un bénéficiaire étudiant ou employé se fait automatiquement une fois le dossier créé soit par le Vice-rectorat aux ressources humaines (VRRH) pour un employé, soit par le Bureau du registraire pour un étudiant. Pour apporter des modifications dans ce type de dossier, il faudra communiquer avec le VRRH ou encore procéder à la modification à partir de Capsule dans le cas d un étudiant. Il y a un certain délai avant que les mises à jour soient effectuées. Le Service des finances procède uniquement à la création et à la modification des fournisseurs ouverts pour commande et des bénéficiaires dont la catégorie est «tierce partie». /3

RECHERCHER L INFORMATION Il existe différents menus et différentes façons de rechercher l information pour un bénéficiaire ou un fournisseur pour chacune des transactions électroniques. C est ce que nous verrons dans cette section. RETRACER TOUS LES BÉNÉFICIAIRES ET FOURNISSEURS APPROUVÉS ET INACTIFS Le menu à privilégier afin d obtenir toutes les données inscrites dans la base de données, et ce, pour tout type de fournisseur ou bénéficiaire, qu il soit un employé, un étudiant, une compagnie ou une entreprise, peu importe son statut, est le menu suivant : Menu de gauche Fournisseurs Données fournisseurs Ajout et mise à jour Données fournisseur Selon les données que vous avez en main, inscrivez-les dans le ou les champs de l écran de recherche. Ce champ n est pas utilisé Ce champ n est pas utilisé /4

Des exemples de recherche Dans les exemples suivants nous utiliserons les données d un bénéficiaire «employé», Darquise Cantin et d un fournisseur externe «The Sloan Consortium». Indiquer le numéro d employé, le numéro du fournisseur ou le numéro de dossier d un étudiant si vous l avez en main dans le champ «Fournisseur», en utilisant le signe = dans la liste des opérateurs logiques. Le champ «Nom abrégé fournisseur» peut être utilisé, sous le format suivant pour le nom d une personne, par exemple : cantindarq (doit contenir un maximum de 10 caractères). Dans ce cas-ci, nous laisserons la mention «commence par», ou pour le nom d une compagnie en indiquant «contient», maximum de 10 caractères, par exemple «sloan». Attention : si vous n obtenez aucun résultat, essayer à quelques reprises en modifiant les caractères que vous inscrivez dans les champs. Le nom de l employé ou de l étudiant, «Cantin virgule sans espace Darquise» dans le champ «Nom 1», le nom du fournisseur «The Sloan Corsortium» ou une partie du nom, en spécifiant la mention «contient» dans la liste des opérateurs logiques. Pour notre exemple, puisque nous ne savons pas comment est inscrit le nom de l entreprise dans le fichier central, nous utiliserons «contient» et une partie du nom, soit «consortium». /5

Après avoir inscrit les données, vous devez cliquer sur le bouton «Rechercher» au bas de l écran. Si des données existent par rapport aux éléments inscrits dans les champs, vous obtiendrez l information relative au fournisseur recherché. Comment lire les données Même si cette page offre plusieurs sous-menus et liens, les seules informations utiles se trouvent sous l onglet «Données identification» et sous l onglet «Adresses». /6

L onglet «Données identification» Sur cet onglet, plusieurs informations importantes sont disponibles, soit le numéro du fournisseur, le nom abrégé et le nom, le statut, la catégorie et la mention «Ouvert pour commande» ou non. Information pour un individu No. du fournisseur, qu il soit un bénéficiaire étudiant, employé, tiers ou fournisseur externe Le nom abrégé du fournisseur Le nom du fournisseur Catégorie employé, étudiant ou tiers partie» Le statut approuvé ou inactif Fournisseur ou bénéficiaire tiers partie, ouvert pour commande ou non (coché ou non). Un employé, n est pas ouvert pour commande. Attention : assurez-vous que le statut indique «Approuvé» Information pour une entreprise ou compagnie Ce fournisseur a le statut «Tiers», puisqu il s agit d une entreprise et de plus il est également ouvert pour commande. Nous pourrions donc saisir une demande de paiement ou encore une demande d achat, selon ce que nous devons lui payer. N oubliez pas de vérifier les normes et règles qui s appliquent, sur le site Web du Service des finances afin de savoir quel formulaire électronique utiliser. Attention : assurez-vous que la mention «Ouvert pour commande» est cochée dans le cas où vous devez compléter une demande d achat. /7

Fiche pour un étudiant inactif Remarque : La catégorie de fournisseur pour un étudiant détenant un contrat de travail à l Université sera «étudiant». C est cette catégorie qui prévaudra dans le système et non celui d employé. Fiche d un fournisseur «modifiée» Il arrive que la fiche d un fournisseur soit modifiée pour différentes raisons. Si tel était le cas, voici les informations qui pourraient apparaître. Dans l exemple qui suit, c est le nom du fournisseur qui a été modifié. Le numéro 1000000014 est donc devenu inactif et n est plus ouvert pour commande. Il a été remplacé par le numéro 1-76820, qu il faut interpréter 1000076820. C est ce numéro qu il faudra indiquer lors de la saisie du numéro du fournisseur dans le champ /8

approprié sur la demande d achat. Voici la fiche contenant les nouvelles données du fournisseur. L onglet «Adresses» Cet onglet vous permet d obtenir l adresse ou les adresses disponibles pour le fournisseur afin de vous assurer qu il s agit de la bonne personne ou de la bonne entreprise. La ligne «Adresse fournisseur» indique qu il y a deux adresses : Cliquer sur «Afficher tout» pour obtenir les deux adresses, ici l adresse personnelle et l adresse interne de l employé. /9

RETRACER UN FOURNISSEUR APPROUVÉ, OUVERT POUR COMMANDE Le lien «Recherche fournisseurs» sur la page d accueil utilisateur sous le module des approvisionnements, vous permettra de trouver seulement les fournisseurs approuvés, ouverts pour la transmission de «Bon de commande» lorsque vous devez saisir une demande d achat. Utiliser le lien «Recherche fournisseur» sur la page «Accueil utilisateur» ou le lien «Recherche fournisseurs» de la page «Valeur par défaut», directement sur le formulaire de la «Demande d achat», pour trouver un fournisseur ouvert pour commande. /10

Cliquer un des deux liens «Recherche fournisseurs» pour obtenir l écran de recherche contenant différents champs disponibles. Dans cet écran, il est préférable d utiliser les signes % pour les champs «Nom et Nom abrégé», afin de ne pas limiter la recherche. En effet, comme nous ne savons pas comment sont inscrits les noms des fournisseurs dans la base de données, si nous indiquons un mot ou un groupe de mots entre deux %, le système affichera tous les noms qui contiennent le ou les mots inscrits. Par exemple, dans l un ou l autre des champs inscrire «%Bureau%», afin de trouver le fournisseur «Bureau en gros», puis cliquer le bouton «Rechercher». /11

Le système affiche 18 noms de fournisseurs contenant «Bureau», selon les critères inscrits dans les champs de recherche. Au critère «Bureau» vous pouvez ajouter le code postal, le pays ou la province pour restreindre davantage la recherche. Attention : le champ «catégorie» peut être utilisé, mais peu d étudiant ou employé sont ouverts pour commande. L utilisation de ce critère limitera très peu l étendue de la recherche. /12

En cliquant sur la loupe à droite du champ «Catégorie» vous obtiendrez les catégories suivantes : Revenons à notre exemple de recherche avec le critère %Bureau%. Pour obtenir plus d information concernant un des fournisseurs, il faut sélectionner le carré à gauche du fournisseur désiré. Cette action activera les liens «Détails fournisseur» et «Adresse» que vous pourrez cliquer pour obtenir l information. Dans cet exemple, nous constatons que ce fournisseur est ouvert pour commande, que la catégorie indique «Tiers» et que le statut est «Approuvé» /13

RETRACER UN BÉNÉFICIAIRE APPROUVÉ À PARTIR D UN FORMULAIRE DE DÉPENSE Lorsque vous complétez un formulaire de dépense, si vous connaissez le numéro du bénéficiaire, inscrivez-le directement dans le champ «Bénéficiaire», puis sélectionner l adresse en utilisant la loupe à droite du champ «Adresse». Après avoir cliqué la loupe, nous constatons que le bénéficiaire possède deux adresses. Si vous n avez pas en main le numéro du bénéficiaire, cliquer le lien «Recherche bénéficiaire». /14

Recherche à partir du champ «Nom» Saisir le nom et le prénom du bénéficiaire dans le champ «Nom» sous le format suivant : «Blouin,Denis» sans espace entre le nom et le prénom, ou saisir le nom de la compagnie. Pour notre exemple nous modifierons le nom du bénéficiaire pour «Buffet Clémentine». Dans le champ «Nom» saisir «Buffet Clémentine» ou une partie du nom de la compagnie précédé et suivi du signe %. Cliquer le bouton afin que le système extraie tous les noms de bénéficiaires contenant «Clémentine». Cliquer sur la loupe et sélectionner employé, étudiant ou tierce. Le champ «code postal» peut également être utilisé. Il est recommandé d indiquer la catégorie de bénéficiaire dans le champ «Catégorie» afin de limiter la recherche, par exemple en sélectionnant «R» pour tierce partie. Ainsi, vous obtiendrez tous les bénéficiaires ayant le statut «tierce», c'est-à-dire les bénéficiaires/fournisseurs, autres qu étudiants et employés. Cet écran permet de retrouver : tous les étudiants approuvés tous les bénéficiaires ayant le statut «tierce partie» tous les employés approuvés en autant que vous soyez mandataire pour l employé recherché. Si vous n êtes pas mandataire pour un bénéficiaire employé, vous n obtiendrez aucun résultat. Vous devrez demander au responsable de votre unité de l ajouter dans votre liste de mandataire. Attention : les catégories «E» employé et «S» étudiant, peuvent être également utilisés, mais l utilisation de ceux-ci limitera la recherche. N oubliez pas que le statut «S» étudiant prévaudra lorsqu il s agit d une personne qui est à la fois employée et étudiante. En cas d incertitude, ne rien indiquer dans le champ «Catégorie». Cliquer par la suite le bouton. /15

Après avoir obtenu un résultat à votre requête, vérifier l adresse du bénéficiaire en cochant «Sélection», puis en cliquant sur le lien «Adresse», afin de vous assurer que c est la bonne personne. Recherche à partir du code postal Saisir le code postal du bénéficiaire dans le champ «code postal» Cliquer sur le bouton Le système affichera la liste des bénéficiaires disponibles avec ce code postal, pour un affichage maximum de 300 bénéficiaires. Cliquer sur le lien «Afficher tout» afin d afficher tous les résultats, ou utiliser les chevrons pour faire défiler la liste des bénéficiaires. Choisir le bon bénéficiaire /16

Sélectionner le bénéficiaire Vérifier l adresse en cliquant le lien Adresse et cliquer sur CE QU IL FAUT RETENIR Menu à privilégier : Menu de gauche/fournisseurs/données fournisseurs/mise à jour. Avant de demander la création d un bénéficiaire, vérifier l information sur la fiche soit, «Le statut, la catégorie, ouvert pour commande ou non ainsi que la ou les adresses». Vérifier également si vous êtes mandataire lorsqu il s agit d un bénéficiaire «employé». À l aide du signe %, de la liste des opérateurs logiques et des champs «Code postal, pays ou autre», spécifier les critères de recherche dans les champs appropriés. Opérateurs logiques Au besoin, visualiser la capsule en ligne «Recherche d un bénéficiaire» disponible sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique «Formation et pilotage de systèmes/aide à la tâche». /17