Gestion des sessions Guide utilisateur- dilf@ciep.fr http://www.ciep.fr/dilf
Gestion des sessions Guide utilisateur - dilf@ciep.fr - http://www.ciep.fr/dilf SOMMAIRE ETAPE 1 CONNEXION... 3 ETAPE 2 CONSULTATION DU CALENDRIER DE SESSIONS... 4 ETAPE 3 INSCRIPTION DES CANDIDATS... 6 Cas 1 : Inscription d un nouveau candidat... 7 Cas 2 : Réinscription d un candidat existant... 10 ETAPE 4 CLOTURE DES INSCRIPTIONS... 111 ETAPE 5 EDITION DES DOCUMENTS DE PASSATION... 12 ETAPE 6 SAISIE DES RESULTATS... 14 ETAPE 7 CLOTURE DE LA SAISIE DES RESULTATS... 16 ETAPE 8 EDITION DES DOCUMENTS... 16 Le site web de gestion des sessions est accessible à l adresse suivante : http://www3.ciep.fr/lf/dilf/gestionsessions/ CIEP 12/02/2015 2
Etape 1 Connexion Saisissez le code centre et le mot de passe qui vous ont été attribués. Une fois connecté, vous voyez l écran ci-dessous et pouvez accéder : au calendrier de sessions au formulaire d inscription des candidats CIEP 12/02/2015 3
Etape 2 Accès au calendrier de sessions Chaque année, les dates de sessions sont publiées sur la base administrative de gestion en ligne (sessions à organiser pendant l année civile suivante). Chaque session est codée (code session). Les 4 premiers chiffres correspondent à l année = 2014. Les 2 chiffres suivants correspondent au mois (01 = janvier). La lettre H signifie que c est une session hors du cadre CAI = HCAI. La lettre C signifie que c est une session réservée aux signataires du CAI. Le Responsable du centre d examen devra : 1 Choisir les dates des sessions en cochant les cases correspondantes ; 2 Valider la saisie en cliquant sur «enregistrer» ; 3 Imprimer le document et cliquer sur «confirmer & imprimer la demande d ouverture de session» puis l envoyer au Bureau du DILF par courriel dilf@ciep.fr ou par courrier postal à l adresse du CIEP Bureau DILF 1 avenue Léon Journault 92318 SEVRES Cedex. CIEP 12/02/2015 4
Vous pourrez ensuite consulter les dates choisies en cliquant sur l onglet «Calendrier de session» qui se trouve sur la page d accueil du site de la base. CIEP 12/02/2015 5
Etape 3 Inscription des candidats Pour saisir les inscriptions des candidats, vous devez cliquer sur l onglet «gestion des sessions». La page ci-dessous s affiche à l écran : Vous devez sélectionner, dans la liste déroulante, les informations relatives à une session dans votre centre : Attention : une fois les inscriptions clôturées, vous ne pourrez plus ajouter ou supprimer des candidats. La modification d un candidat restera possible tant que la saisie des notes n aura pas été clôturée. Type de session : CAI / Hors CAI Année : 2014 Session : code session : 201401H Cliquez sur L écran suivant s affiche : CIEP 12/02/2015 6
Cas 1 : Inscription d un nouveau candidat Pour inscrire un candidat, à la session précédemment choisie, cliquer sur candidat». «Saisir un nouveau Vous devrez alors remplir la fiche candidat en prenant soin de renseigner tous les champs obligatoires (Ils sont précédés d un astérisque). Les champs concernant l adresse, le numéro de téléphone et l adresse électronique du candidat vous permettent de conserver des informations supplémentaires (pour envoyer les convocations, les diplômes, joindre un candidat en cas d urgence etc ). Ces informations ne seront pas récupérées par le CIEP. Rappel : Veiller impérativement à vérifier la saisie des informations lors de l inscription d un candidat. CIEP 12/02/2015 7
Une fois la fiche renseignée, cliquez sur «enregistrer». Cette action permet de valider l inscription du candidat. Vous revenez automatiquement à l écran «Gestion des candidats» qui vous permet de saisir une nouvelle inscription. Pour cela, cliquer sur «Saisir un nouveau candidat». Si vous voulez supprimer une fiche candidat, cliquez sur «Annuler». Sous l onglet «Saisir un nouveau candidat», vous voyez apparaître la liste des candidats inscrits. Vous pouvez, à tout moment, consulter la fiche d un candidat en cliquant sur «voir la fiche», et éventuellement la modifier, jusqu au jour de la saisie des résultats. CIEP 12/02/2015 8
CIEP 12/02/2015 9
Cas 2 : Réinscription d un candidat existant Pour inscrire un candidat déjà enregistré, cliquez sur «Inscrire un candidat non admis ou éliminé» : Vous accéderez alors à la page suivante : CIEP 12/02/2015 10
Cochez- le ou les candidats à inscrire, puis cliquez sur le bouton «Valider», vous serez alors redirigé vers la page de saisie des candidats. Remarque : seuls les candidats non admis ou éliminés sont affichés, si vous souhaitez réinscrire un candidat absent ou admis, vous devez effectuer la demande auprès du bureau DILF. Etape 4 Clôture des inscriptions Lorsque tous les candidats ont été saisis, et seulement lorsque vous en êtes sûr, procédez à la clôture des inscriptions en cliquant sur «Clôturer les inscriptions». Une fois cette opération effectuée, vous ne pourrez plus ajouter ou supprimer un candidat. CIEP 12/02/2015 11
Attention : une fois les inscriptions clôturées, vous ne pourrez plus ajouter ou supprimer des candidats. La modification d un candidat restera possible tant que la saisie des notes n aura pas été clôturée. Nous vous recommandons de vérifier les informations nominatives du candidat à partir de sa pièce d identité. NB : Merci de vous assurer de l exactitude des informations notées sur cette page, les diplômes étant ensuite édités par fusion. Toute demande de réédition sera facturée 7 euros au centre d examen Nous vous invitons également à fixer une date limite d inscription. Etape 5 Edition des documents de passation Vous pouvez accéder au menu «Edition des documents de passation» pendant la saisie des inscriptions en cliquant sur «Accéder à la liste des documents». Vous pourrez ainsi imprimer les convocations (format PDF) des candidats au fur et à mesure. CIEP 12/02/2015 12
Lorsque vous aurez clôturé les inscriptions, vous pourrez imprimer les documents nécessaires à l organisation de l examen. Pour accéder à ces documents, cliquez sur «Accéder à la liste des documents». Vous accéderez à la page suivante ci-dessous et avant la session, cette page vous permet d imprimer les documents pour l organisation de l examen (manuels et vademecum compris) CIEP 12/02/2015 13
Etape 6 Saisie des résultats Pour saisir les résultats des candidats, vous devez cliquer sur l onglet «Gestion des sessions». CIEP 12/02/2015 14
La page ci-dessous s affiche à l écran : Vous devez sélectionner, dans la liste déroulante, les informations relatives à une session dans votre centre : Type de session : CAI / hors CAI Session : code session (année/mois/type session) Cliquez sur. L écran suivant s affiche. Pour saisir les résultats d un candidat, à la session précédemment choisie, cliquer sur résultats». «Saisir les Vous devrez alors remplir la fiche résultat en prenant soin de renseigner toutes les notes. Si un candidat n a pas assisté à une épreuve, vous devez cocher «Absent» à l épreuve concernée. Attention : En cas de fraude constatée, vous devez saisir les notes obtenues par le candidat (p.6 du Vademecum et p. 11 du Manuel du surveillant). CIEP 12/02/2015 15
Une fois la saisie terminée, cliquez sur «Enregistrer», la décision provisoire s affichera alors. Etape 7 Clôture de la saisie des résultats Lorsque tous les résultats ont été saisis, vous devez procéder à la clôture des résultats «Clôturer la saisie des résultats». Attention : une fois les résultats clôturés, vous ne pourrez plus ajouter, modifier ou supprimer ces résultats. Etape 8 Edition des documents Après la session, avant la délibération du jury Après avoir clôturé les résultats, vous devrez cliquer sur l onglet «Accéder à la liste des documents». Vous pourrez ainsi imprimer le procès-verbal (format PDF). Après la délibération du jury Vous devrez cliquer sur l onglet «Accéder à la liste des documents» pour imprimer les documents suivants : Attestation provisoire (format PDF), après la délibération du jury Etat de remise des attestations ou diplômes (format PDF), après délibération du jury CIEP 12/02/2015 16