Services en ligne Nouveautés novembre 2016 1
TABLE DES MATIÈRES GESTION DES COMMUNICATIONS SÉCURISÉES 3 Gérer le statut de vos communications 4 Filtrer vos communications à l aide de différents critères 5 Accéder au contenu de vos communications 6 LIENS D AFFAIRES PERSONNEL ADMINISTRATIF 7 Accéder à la gestion des liens d affaires 7 Consulter les liens d affaires 8 Modifier ou supprimer un lien d affaires 9 Ajouter un lien d affaires 10 Saisie de l information 11 Transmettre la demande 11 LIENS D AFFAIRES PRINCIPAL ÉTABLISSEMENT ET SUCCURSALES 15 Accéder à la gestion des liens d affaires 15 Consulter les liens d affaires 16 Modifier ou supprimer un lien d affaires 17 Ajouter un lien d affaires 17 Saisie de l information 18 Transmettre la demande 18
GESTION DES COMMUNICATIONS SÉCURISÉES Afin d améliorer la gestion de votre boîte de communication sécurisée, nous sommes heureux de vous annoncer que nous avons pris en considération certaines suggestions dont vous nous avez fait part. Celles-ci comprennent notamment le filtrage de vos communications selon différents critères de recherche préétablis ainsi que l archivage de vos messages. Ces nouveautés favoriseront une plus grande convivialité lors de votre navigation dans nos services en ligne. 3
Gérer le statut de vos communications Afin d effectuer un classement approprié de vos communications, vous avez désormais la possibilité de modifier leur statut. Pour ce faire, vous devez sélectionner la ou les communications ou cliquer sur la case située en haut à gauche pour sélectionner l ensemble des communications de la page en cours de consultation. Choisissez ensuite un des 4 statuts proposés : mode suivi, mode non suivi, message lu ou message non lu Mode suivi Mode non suivi Message lu Message non lu Cette fonctionnalité indique que cette communication requiert un suivi de votre part. Vous pouvez également sélectionner le mode suivi en cliquant sur le drapeau situé à droite de l objet de la communication. Cette fonctionnalité enlève le mode suivi, signifiant que cette communication ne requiert plus de suivi de votre part. Cette fonctionnalité qualifie votre communication comme étant lue. Cette fonctionnalité qualifie votre communication comme étant non lue. Même si vous avez lu un message, vous pouvez lui redonner le statut non lu. 4
Filtrer vos communications à l aide de différents critères Vous avez désormais la possibilité de filtrer vos communications sécurisées selon 5 critères préétablis : Actif Tous Vous verrez l ensemble de vos messages sécurisés qui ne sont pas archivés. Actif Urgent Vous verrez seulement vos messages urgents, qui s afficheront en rouge. Actif Non lus Vous verrez seulement vos messages non lus. Actif Suivi Vous verrez l ensemble de vos messages requérant un suivi. Archivé Vous verrez tous vos messages archivés. Un message est archivé lorsqu il a été lu et est inactif depuis un minimum de 180 jours. 5
Accéder au contenu de vos communications Une nouvelle icône a été ajoutée à la colonne qui précède l objet de votre message. Cliquez sur cette icône pour ouvrir tous les documents contenus dans le message. 6
LIENS D AFFAIRES INDIVIDUS Les services en ligne de l Autorité vous permettront maintenant de gérer l information relative aux personnes liées à votre cabinet ou votre société autonome (dirigeant ou associé responsable, signataire autorisé, correspondant, assistant correspondant, administrateur et/ou associé) grâce à l outil de Gestion des liens d affaires. Vous pourrez ainsi procéder aux ajouts, retraits ou modifications nécessaires entièrement en ligne. De plus, l information relative à ces personnes sera maintenant disponible dans les SEL. Vous pourrez ainsi avoir une vue d ensemble des liens d affaires de votre cabinet ou de votre société autonome. Accéder à la gestion des liens d affaires Sélectionnez «Dossier client» et «Gestion des liens d affaires». Si l entreprise est assujettie à plus d une loi, il faut sélectionner la loi avant de passer à la consultation des liens d affaires 7
Consulter les liens d affaires Après avoir franchi les étapes précédentes, vous pouvez maintenant consulter les liens d affaires déjà déclarés à l Autorité. Il est également possible de filtrer vos liens d affaires par colonne en la glissant dans la ligne située au-dessus. 8
Modifier ou supprimer un lien d affaires Pour modifier ou supprimer un lien existant, cliquez sur l icône correspondante : Modifier Supprimer * ATTENTION, vous devez désigner UNE SEULE personne à titre de dirigeant ou associé responsable et de correspondant, et AU MOINS UNE personne à titre d administrateur ou d associé. Après avoir cliqué sur le bouton de modification d un lien d affaires, vous pourrez modifier les informations désirées. Cliquez ensuite sur le bouton «Enregistrer et retour». ATTENTION : si la personne visée par la modification détient un droit d exercice en vigueur, un message vous indiquera que vous ne pouvez pas modifier ses informations personnelles. 9
Ajouter un lien d affaires Sélectionnez le lien d affaires à ajouter dans la liste déroulante et cliquez sur «Ajouter». 10
Saisie de l information Choisissez le type de lien d affaires que vous désirez ajouter, puis saisissez les informations requises. Une fois la saisie terminée, cliquez sur le bouton «Valider». Si des messages d erreur s affichent, vous devez effectuer les modifications requises avant de pouvoir transmettre votre demande. Si tous les liens et informations requises sont présents, la validation sera complétée avec succès. Vous pourrez alors transmettre votre demande d ajout ou de modification des liens d affaires. Transmettre la demande Cliquez sur le bouton «Transmettre», puis complétez les étapes suivantes afin que l Autorité reçoive votre demande et puisse effectuer les ajouts ou modifications demandés. 11
À la première étape, vous verrez les coordonnées de votre entreprise. À la deuxième étape, vous verrez un sommaire des ajouts, modifications ou suppressions. 12
À la troisième étape, vous devrez acquitter les frais liés à cette demande. À la dernière étape, vous devrez confirmer que les renseignements contenus dans la demande sont véridiques et cliquer sur «Transmettre». Une page de confirmation de transmission s affichera ensuite. 13
Une fois la demande transmise, vous pourrez en effectuer le suivi et consulter les informations divulguées dans la section «Suivi des demandes», sous l onglet «Dossier client». 14
LIENS D AFFAIRES PRINCIPAL ÉTABLISSEMENT ET SUCCURSALES Les opérations relatives à la gestion de vos succursales et de votre principal établissement ont également été rassemblées au sein de l application de gestion des liens d affaires dans les SEL. Vous pouvez donc maintenant non seulement modifier les adresses de votre principal établissement et de vos succursales en ligne, mais également procéder à l ouverture (ajout) ou la fermeture (suppression) d une ou de plusieurs succursales. Accéder à la gestion des liens d affaires Sélectionnez «Dossier client» et «Gestion des liens d affaires». Si l entreprise est assujettie à plus d une loi, il faut sélectionner la loi avant de passer à la consultation des liens d affaires 15
Consulter les liens d affaires Après avoir franchi les étapes précédentes, vous pouvez maintenant consulter les liens d affaires déjà déclarés à l Autorité. Il est également possible de filtrer vos liens d affaires par colonne en la glissant dans la ligne située au-dessus. 16
Modifier ou supprimer un lien d affaires Pour modifier ou supprimer un lien existant, cliquez sur l icône correspondante : Modifier Supprimer * ATTENTION, il est obligatoire d avoir UN SEUL lien d affaires de type «Principal établissement». Après avoir cliqué sur le bouton de modification d un lien d affaires, vous pourrez modifier les informations désirées. Cliquez ensuite sur le bouton «Enregistrer et retour». Ajouter un lien d affaires Choisissez le lien à ajouter dans la liste déroulante et appuyez sur «Ajouter». 17
Saisie de l information Choisissez le type de lien d affaires que vous désirez ajouter, puis saisissez les informations requises. Une fois la saisie terminée, cliquez sur le bouton «Valider». Si des messages d erreur s affichent, vous devez effectuer les modifications requises avant de pouvoir transmettre votre demande. Si tous les liens et informations requises sont présents, la validation sera complétée avec succès. Vous pourrez alors transmettre votre demande d ajout ou de modification des liens d affaires. Transmettre la demande Cliquez sur le bouton «Transmettre», puis complétez les étapes suivantes afin que l Autorité reçoive votre demande et puisse effectuer les ajouts ou modifications demandés. À la première étape, vous verrez les coordonnées de votre entreprise. À la deuxième étape, vous verrez un sommaire des ajouts, modifications ou suppressions. 18
Aucuns frais ne sont exigés pour l ajout, la modification ou la suppression d un lien de type «Succursale» ou «Principal établissement». À la dernière étape, vous devrez confirmer que les renseignements contenus dans la demande sont véridiques et cliquer sur «Transmettre». Une page de confirmation de transmission s affichera ensuite. Une fois la demande transmise, vous pourrez en effectuer le suivi et consulter les informations divulguées dans la section «Suivi des demandes», sous l onglet «Dossier client». 19