Pas à pas. Saisie des interventions spécifiques de saisie de factures UQAM

Pas à pas Saisie des interventions spécifiques de saisie de factures UQAM Version officielle du 4 juillet 2012

Contenu Introduction... 3 Interventions spécifiques... 4 Fournisseur inexistant... 4 Nouvelle adresse de paiement à définir sur la fiche fournisseur... 4 Note de crédit référant à une facture... 4 Crédit sur solde... 10 Interventions spécifiques des factures référant une commande... 16 Facture partielle sur bon de commande... 16 Désengagement du solde résiduel par la demande de paiement :... 17 Désengagement du solde résiduel par la commande :... 18 Facture avec écart de moins de 200$ sur la commande (dans le réel, l écart toléré présentement est de 570$ (sujet à changement)). Aux fins d exemple, le montant a été fixé à 200$... 20 Facture avec écart de plus de 200$ sur bon de commande (dans le réel, l écart toléré présentement est de 570$ (sujet à changement)). Aux fins d exemple, le montant a été fixé à 200$... 23 Modifier la ventilation d origine de la commande... 28 Interventions spécifiques des factures référant un contrat... 30 Modifier le requérant de défaut du contrat... 30 Modifier/ajuster les montants de taxes... 32 Saisie de facture sur contrat défini sur plusieurs UBR... 34 Modifier la ventilation de défaut du contrat... 36 Messages d erreur et signification... 38 Annexe 1... 40

Introduction Ce document est un guide d aide à la saisie de diverses interventions spécifiques qu il est possible de rencontrer lorsque l on saisit une facture dans SIGA3 ou lorsque l on doit y apporter des modifications/corrections. Toutefois, il est toujours possible de se rapporter à une ressource interne ou un intervenant du Service des finances en cas de besoin (voir les personnes ressources à l annexe 1).

Interventions spécifiques Fournisseur inexistant La création des fiches fournisseurs reste centralisée. C est-à-dire que lorsque le fournisseur d une facture sera introuvable dans SIGA3 (après recherche infructueuse de l entité externe), il faudra envoyer une demande d ouverture de fournisseur au Service des finances. Mode de fonctionnement (courriel): Personne(s) contact(s) : Voir annexe 1 (Lyne Tousignant) Écrire un courriel à la personne responsable au Service des finances en indiquant que le fournisseur doit être crée. Faxer au 4434 la facture ou la joindre en pièce jointe au courriel, celle-ci servira de pièce de référence pour la création du fournisseur. Au service des finances la personne contactée effectuera la création de la fiche fournisseur et communiquera avec vous pour vous indiquer que c est fait. Il vous sera ensuite possible de procéder à la saisie de la facture dans SIGA3. Nouvelle adresse de paiement à définir sur la fiche fournisseur La mise à jour des fiches fournisseurs reste centralisée. Par exemple, lorsqu une adresse de paiement sera introuvable dans SIGA3 (due à un changement d adresse de l entité externe), il faudra communiquer avec le Service des finances les nouvelles coordonnées du fournisseur. Mode de fonctionnement (courriel): Personne(s) contact(s) : Voir annexe 1 (Lyne Tousignant) Écrire un courriel à la personne responsable au Service des finances en indiquant le code et nom de l entité externe, indiquer clairement les nouvelles coordonnées (code civique, nom de rue, code postal, etc.). Faxer au 4434 la facture ou la joindre en pièce jointe au courriel, celle-ci servira de pièce de référence pour l ajout de l adresse. Au service des finances la personne contactée effectuera la création de la nouvelle adresse et communiquera avec vous pour vous indiquer que c est fait. Il vous sera ensuite possible d identifier cette nouvelle adresse dans la demande de paiement. Note de crédit référant à une facture Souvent, une note de crédit fait référence à une facture que vous avez préalablement saisie (demande de paiement). Menu Il est très important de suivre cette procédure lorsque vous avez un crédit qui fait référence à une facture. Écran multi occurrences Délocalisation UQAM Page 4 de 40

Pour initier une note de crédit faisant référence à une facture déjà saisie dans SIGA3 (ce document déjà saisi, soit la demande de paiement initiale, doit être à l état «Reporté»). Si la facture initiale n est pas rendue à l état reporté, il sera impossible de faire la note de crédit. Il faudra attendre que la facture de référence soit «Reportée» avant de procéder. Procédures à suivre si la facture de référence est à l état «reporté» : Rechercher la facture d origine de laquelle découle la note de crédit. Il faut se mettre en mode interrogation : Inscrire le numéro de facture dans la colonne «Référence»; Exécuter la recherche : La demande de paiement de la facture d origine s affichera : et il faut l ouvrir. Une fois dans la demande de paiement : Faire «Action» ; Appuyer sur «Ajustement» Dans la fenêtre de «Confirmation du traitement» : Délocalisation UQAM Page 5 de 40

Inscrire la période courante (utiliser la liste de valeur pour vous aider). Avant de fermer la demande de paiement : Copier le «Numéro de demande» : 218586 Délocalisation UQAM Page 6 de 40

De retour à l écran multi occurrences «Transaction des comptes payables» : Il faut se mettre en mode interrogation : Inscrire le numéro de demande dans la colonne «Numéro de document»; faire Coller exécuter la recherche : Deux demandes de paiement portant le même numéro de document s afficheront : Ouvrir celle qui a une séquence «1» La demande de paiement avec une séquence 1 présente toutes les informations de la facture d origine. Délocalisation UQAM Page 7 de 40

Il faut modifier l entête pour inscrire les informations de la note de crédit : Modifier le Numéro de référence (pour inscrire celui de la note de crédit) ; Modifier la Date (pour inscrire celle de la note de crédit) ; Inscrire le montant de la note de crédit (il s agit d un montant négatif) ; Inscrire une description ; Enregistrer. Il faut ensuite appuyer sur le bouton (situé au bout du numéro de référence) : Réinscrire le montant du crédit (montant négatif) ; Modifier la date pour inscrire celle de la note de crédit, Fermer la fenêtre. Une fois les informations à l entête inscrites : Aller à l onglet «Ventilation» : Inscrire le montant de la note de crédit dans le champ «Montant inscrit» ; Valider les montants de taxe avec la note de crédit et ajuster au besoin ; Enregistrer. Une fois toutes les informations saisies et enregistrées, la note de crédit est à l état «Initial». Délocalisation UQAM Page 8 de 40

Le bouton permet de faire avancer la transaction pour la transmettre au prochain intervenant qui doit la traiter. Action --- «Complété» : - Si l usager qui fait l action n est pas le requérant identifié, cela envoie le document dans le tableau de bord du requérant pour approbation (prochain état : Approbation requérant) ; - Si l usager qui fait l action est le requérant identifié, le document s approuve automatiquement et passe à l étape suivante : - Cela envoie normalement le document dans le tableau de bord du Service des finances pour traitement (prochain état : Vérification financière) ; Délocalisation UQAM Page 9 de 40

Crédit sur solde Il arrive parfois qu il ne soit pas indiqué clairement de quelle facture découle la note de crédit ou encore il arrive qu il soit indiqué plusieurs numéros de facture desquelles découlent la note de crédit. Très important : Si vous savez que le crédit est relié à une facture précise, il faut faire une «Note de crédit référant à une facture» et non un crédit sur solde. Menu Écran multioccurrences Lorsqu il est impossible de récupérer une seule demande de paiement : Initier une nouvelle demande de paiement. La saisie de l entête: Il faut modifier le «Type de document» pour inscrire CPCR : Crédit sur solde (utiliser la liste de valeur pour vous aider); Une fois le premier enregistrement effectué et le numéro de demande généré, le «Type de document» n est plus modifiable. Délocalisation UQAM Page 10 de 40

Pour le détail sur la saisie des champs de l entête, vous devez vous référer à la section sur les factures à la dépense du document standard. Le montant de la transaction doit nécessairement être un montant négatif dans un CPCR. Une fois les informations à l entête inscrites : Aller à l onglet «Ventilation» : Inscrire le montant de la note de crédit dans le champ «Montant inscrit» ; Valider les montants de taxe avec la note de crédit et ajuster au besoin ; Enregistrer. Une fois toutes les informations saisies et enregistrées, le «Crédit sur solde» est à l état «Initial». Le bouton permet de faire avancer la transaction pour la transmettre au prochain intervenant qui doit la traiter. Action --- «Complété» : - Si l usager qui fait l action n est pas le requérant identifié, cela envoie le document dans le tableau de bord du requérant pour approbation (prochain état : Approbation requérant) ; - Si l usager qui fait l action est le requérant identifié, le document s approuve automatiquement et passe à l étape suivante : - Cela envoie normalement le document dans le tableau de bord du Service des finances pour traitement (prochain état : Vérification financière) ; Délocalisation UQAM Page 11 de 40

Documents refusés en vérification financière : comment corriger Il arrive que les Services financiers refusent un document pour diverses raisons, voici les étapes à suivre pour apporter les corrections : Étapes à suivre lors de la réception du courriel de refus d un document : étapes pour procéder à la correction du document Dans le courriel reçu, il y aura le # de document (ex : 218988) et la raison du refus. Vous devrez aller dans l écran multioccurrence de «Transaction des comptes payables» et faire la recherche de ce document Se mettre en critère de recherche avec le bouton Délocalisation UQAM Page 12 de 40

Inscrire le # de document dans la première colonne, ensuite exécuter la recherche avec le bouton, par la suite ouvrir le document en cliquant sur le bouton «Ouvrir» Délocalisation UQAM Page 13 de 40

Une fois le document ouvert, faire «action» et «retour initial» Les champs du document redeviendront jaunes et il sera alors possible de procéder aux corrections. On peut corriger seulement lorsque le document est remis à l état initial. Délocalisation UQAM Page 14 de 40

Une fois les corrections apportées, suivre les étapes habituelles : Étapes habituelles : «action»/ «complété», etc. Délocalisation UQAM Page 15 de 40

Interventions spécifiques des factures référant une commande Facture partielle sur bon de commande Il arrive que les items d une commande ne soient pas tous livrés au même moment. Dans ce cas, plusieurs factures sont émises par le fournisseur (une par livraison). Étape # 1 : Saisir l entête de la facture. Pour le détail sur la saisie des champs de l entête, vous devez vous référer à la section sur les factures à la dépense du document standard. Important : Lors d une facture partielle, dans le champ description, inscrire les items non reçus de la commande afin de faciliter le suivi. Étape # 2 : Onglet «Référence interne» Réinscrire le montant de la facture dans le champ «Montant utilisé» de l onglet Référence interne. Étape # 3 : Fenêtre «Ventilation à référer» Après avoir inscrit le montant de la facture dans le champ «Montant utilisé», il faut appuyer 2 fois sur le tabulateur de son clavier ou sur le bouton, et une fenêtre présentant la ventilation définie à la commande s ouvre. Il faut valider le montant avant taxe de la dépense, les taxes et enregistrer. Délocalisation UQAM Page 16 de 40

Le solde résiduel de la commande sera immédiatement présenté à l onglet «Référence interne» dès l enregistrement. Solde de la commande : Puisque le montant de la facture est inférieur au montant de la commande, il reste un solde (non facturé) identifié dans les champs à cet effet, il s agit du solde résiduel (montant commande montant de la facture partielle). Ce solde devrait représenter le montant de la prochaine facture partielle. La dépense nette de ce solde est toujours engagée à l UBR. Désengagement du solde résiduel par la demande de paiement : Très important : Lors de la saisie de la demande de paiement, si on sait que le solde résiduel de la commande ne sera jamais facturé (les items non livrés sont «en rupture de stock» par exemple) : Il faut cocher la case avant de faire «Action-Compléter». Une fois la vérification financière faite et la demande de paiement à l état «Reporté», la commande tombera à l état «Fermer» (uniquement si vous avez cochez la case ) et ainsi la dépense nette du solde résiduel sera désengagée. Délocalisation UQAM Page 17 de 40

Désengagement du solde résiduel par la commande : Lors de la saisie d une facture partielle, il peut arriver que vous ne soyez pas en mesure de savoir si la balance des items sera livrée dans une autre livraison ou si les items sont «rupture de stock». Dans cette situation, vous n avez pas coché la case lors de la saisie de la première facture partielle, alors la dépense nette du solde résiduel est toujours engagée. Pour désengager ce résiduel : Il faut retourner à l écran multi occurrences des documents d achat et ouvrir le document concerné. Une fois dans le document, il faut faire «Action- fermer»; Il faut inscrire la période courante (utiliser la liste de valeur pour vous aider). Délocalisation UQAM Page 18 de 40

Attention : Un BCO ne doit pas être fermé parce que l on croit qu il doit l être. Nous devons contacter le demandeur et le fournisseur afin de savoir s il y a d autres items/livraison en attente avant de fermer un BCO manuellement. Si nous fermons le BCO sans savoir et que par la suite nous recevons le restant des items, il sera impossible de saisir la facture sur un BCO fermé. Délocalisation UQAM Page 19 de 40

Facture avec écart de moins de 200$ sur la commande (dans le réel, l écart toléré présentement est de 570$ (sujet à changement)). Aux fins d exemple, le montant a été fixé à 200$ Il arrive que le montant d une facture soit plus élevé que le montant de la commande (le prix ou la quantité d items est plus élevé, les frais de transport n avaient pas été engagés, les frais de douanes, erreur dans les codes de taxes, etc.) Important : Un écart entre le bon de commande et la facture devrait être dû à des frais de transport ou de douanes omis et/ou à une erreur dans les taxes, mais surtout pas à des écarts sur les items (prix ou quantité). Il est important ici de comprendre qu un bon de commande relié à une facture devrait toujours être représentatif de la réalité. o o Si le montant des items sur la facture diffère de ceux du BCO (le prix facturé est plus élevé), contacter la compagnie afin d avoir une facture corrigée. Si la quantité d items reçus est supérieurs à ceux commandés et que vous décidez de conserver ces items reçus en surplus, un advenant devra être fait sur le bon de commande afin de refléter cette nouvelle réalité, celui-ci devra être fait, soit par le Service des approvisionnements, par le demandeur, ou par le requérant. (voir avec le Service des approvisionnements pour la procédure pour faire un advenant sur BCO). Étape # 1 : Saisir l entête de la facture. Pour le détail sur la saisie des champs de l entête, vous devez vous référer à la section sur les factures à la dépense du document standard. Étape # 2 : Onglet «Référence interne» Réinscrire le montant de la facture dans le champ «Montant utilisé» de l onglet Référence interne. Délocalisation UQAM Page 20 de 40

Étape # 3 : Fenêtre «Ventilation à référer» Après avoir inscrit le montant de la facture dans le champ «Montant utilisé» : Il faut appuyer 2 fois sur le tabulateur de son clavier ou sur le bouton, et une fenêtre présentant la ventilation définie à la commande s ouvre. Il faut modifier la valeur inscrite dans le champ «Dépense» pour la valeur «avant taxes» de la facture (par défaut le montant présenté est celui de la commande s il n y avait pas eux d écart). Il faut valider les taxes puis enregistrer ventilation. pour consommer la commande et générer la Solde de commande : Lorsqu il y a eu écart entre la facture et la commande, un solde négatif présente la valeur de dépassement. Dans ce cas-ci, nous avons payé 110.12$ de plus que la valeur initiale de la commande. Comme mentionné plus haut, cet écart de 110.12$ peut représenter des frais de transport omis ou des frais de douane, mais non un écart sur les items(prix ou quantité). Délocalisation UQAM Page 21 de 40

NOTE : Important Il faut cocher la case Ref., car lorsqu il y a un écart, elle ne se coche pas automatiquement. Avancement de la transaction : Une fois toutes les informations saisies et enregistrées, la demande de paiement est à l état «Initial». Le bouton permet de faire avancer la transaction pour la transmettre au prochain intervenant qui doit la traiter. Action --- «Complété» : - Si l usager qui fait l action n est pas le requérant identifié, cela envoie le document dans le tableau de bord du requérant pour approbation (prochain état : Approbation requérant) ; - Si l usager qui fait l action est le requérant identifié, le document s approuve automatiquement et passe à l étape suivante : - Cela envoie normalement le document dans le tableau de bord du Service des finances pour traitement (prochain état : Vérification financière) ; Délocalisation UQAM Page 22 de 40

Facture avec écart de plus de 200$ sur bon de commande (dans le réel, l écart toléré présentement est de 570$ (sujet à changement)). Aux fins d exemple, le montant a été fixé à 200$ Il arrive que le montant d une facture soit plus élevé que le montant de la commande (le prix ou la quantité d items est plus élevé, les frais de transport n avaient pas été engagés, les frais de douanes, erreur dans les codes de taxes, etc.) Important : Un écart entre le bon de commande et la facture devrait être dû à des frais de transport ou de douanes omis et/ou à une erreur dans les taxes, mais surtout pas à des écarts sur les items. Il est important ici de comprendre qu un bon de commande relié à une facture devrait toujours être représentatif de la réalité. o o Si le montant des items sur la facture diffère de ceux du BCO (le prix facturé est plus élevé), contacter la compagnie afin d avoir une facture corrigée. Si la quantité d items reçus est supérieurs à ceux commandés et que vous décidez de conserver ces items reçus en surplus, un advenant devra être fait sur le bon de commande afin de refléter cette nouvelle réalité, celui-ci devra être fait, soit par le Service des approvisionnements, par le demandeur, ou par le requérant. (voir avec le Service des approvisionnements pour la procédure pour faire un advenant sur BCO). Étape # 1 : Saisir l entête de la facture. Pour le détail sur la saisie des champs de l entête, vous devez vous référer à la section sur les factures à la dépense du document standard. Étape # 2 : Onglet «Référence interne» Lorsque vous tenterez de réinscrire le montant de la facture dans le champ «Montant utilisé» de l onglet Référence interne, le message d erreur identifié ici-bas s affichera. Délocalisation UQAM Page 23 de 40

Délocalisation UQAM Page 24 de 40

Il faut inscrire le solde de la commande dans le champ «Montant utilisé». Étape # 3 : Fenêtre «Ventilation à référer» Après avoir inscrit le montant de la facture dans le champ «Montant utilisé» : Il faut appuyer 2 fois sur le tabulateur de son clavier ou sur le bouton, et une fenêtre présentant la ventilation définie à la commande s ouvre. Il faut simplement enregistrer (ne pas modifier les taxes ici) et fermer la fenêtre. Délocalisation UQAM Page 25 de 40

Le «Solde à ventiler» de l entête de la demande de paiement présentera l écart. Aller à l onglet «Ventilation». Inscrire manuellement la ventilation de l écart sur une seconde ligne. Comme l écart dépasse la tolérance système de «200$» en test (570$ dans le réel), il faut ajouter une ligne dans l onglet ventilation afin de compléter la facture. Délocalisation UQAM Page 26 de 40

Dans ce cas-ci, nous avons payé 259.37$ de plus que la valeur initiale de la commande. Comme mentionné plus haut, cet écart de 259.37$ peut représenter des frais de transport omis ou des frais de douane, mais non un écart sur les items. Avancement de la transaction : Le bouton permet de faire avancer la transaction pour la transmettre au prochain intervenant qui doit la traiter. Action --- «Complété» : - Si l usager qui fait l action n est pas le requérant identifié, cela envoie le document dans le tableau de bord du requérant pour approbation (prochain état : Approbation requérant) ; - Si l usager qui fait l action est le requérant identifié, le document s approuve automatiquement et passe à l étape suivante : - Cela envoie normalement le document dans le tableau de bord du Service des finances pour traitement (prochain état : Vérification financière) ; Délocalisation UQAM Page 27 de 40

Modifier la ventilation d origine de la commande Étape # 1 : Saisir l entête de la facture. Pour le détail sur la saisie des champs de l entête, vous devez vous référer à la section sur les factures à la dépense du document standard. Étape # 2 : Onglet «Référence interne» Réinscrire le montant de la facture dans le champ «Montant utilisé» de l onglet Référence interne. Étape # 3 : Fenêtre «Ventilation à référer» Après avoir inscrit le montant de la facture dans le champ «Montant utilisé» : Il faut appuyer 2 fois sur le tabulateur de son clavier ou sur le bouton présentant la ventilation définie à la commande s ouvre., et une fenêtre Délocalisation UQAM Page 28 de 40

Il faut renverser l imputation d origine. ATTENTION : Il faut renverser avec le même code de taxe (par défaut le système présente le code C01 dans une demande de paiement, et la majorité du temps une commande est ventilée avec le code 001, alors il faut le modifier). Inscrire la nouvelle ventilation. Délocalisation UQAM Page 29 de 40

Interventions spécifiques des factures référant un contrat Modifier le requérant de défaut du contrat Requérant du contrat est le directeur du Service : Il est possible que le requérant identifié sur un contrat représente le directeur du Service. Requérant du contrat est Pierre Beaulé: Il est possible que le requérant identifié sur un contrat soit «Pierre Beaulé», lorsque le contrat est ouvert à la communauté uqamienne. «Vous devrez alors modifier et indiquer le bon requérant, celui qui approuvera la facture». IMPORTANT : Le requérant que l on identifie dans une demande de paiement doit être l intervenant qui effectuera l approbation requérant. Il est donc important d identifier le bon requérant (ce n est pas nécessairement le requérant de défaut du contrat). Pour être en mesure de modifier le requérant, il faut d abord saisir tous les champs obligatoires (en jaune) de l entête de la demande de paiement; Après la saisie de l entête, il faut effectuer un enregistrement. Ensuite il faut appuyer sur les flèches vertes à l extrémité du champ «Requérant» et modifier pour le bon requérant. Délocalisation UQAM Page 30 de 40

Lors de changement de requérant, le nouveau requérant que l on tente d identifier doit avoir accès à l UBR du contrat, sinon un message d erreur vous indiquera qu il n a pas les accès. Il est possible de consulter le contrat (bouton loupe) afin de consulter la ventilation qui y est identifiée. Délocalisation UQAM Page 31 de 40

Modifier/ajuster les montants de taxes Lorsque vous identifiez un montant dans le champ «Montant utilisé» à l onglet «Référence interne» et que vous accédez à l écran «Ventilation à référer» (2 fois TAB ou ); Le système calcul les taxes sur le montant identifié. Délocalisation UQAM Page 32 de 40

Cependant il se peut que ce ne soit pas la totalité de la facture qui soit taxable. Dans ce cas, les taxes calculées seront supérieures à celles identifiées sur la facture. Il faut ajuster (modifier les montants manuellement). Délocalisation UQAM Page 33 de 40

Saisie de facture sur contrat défini sur plusieurs UBR Il peut arriver que le montant d un contrat soit réparti sur plusieurs ventilations, c est-à-dire sur différents segments d imputation (différentes UBR). Lors de la saisie d une facture sur ce contrat. Vous inscrivez le montant de la facture dans le champ «Montant utilisé» de l onglet «Référence interne», puis vous devez accéder à l écran «Ventilation à référer» en appuyant sur. Délocalisation UQAM Page 34 de 40

À l écran «Ventilation à référer», le système présentera une «Dépense» à «0» sur chaque ligne de ventilation. Il faut identifier sur quelle(s) ventilation(s) la présente facture doit passer et y inscrire le montant de celle-ci. Délocalisation UQAM Page 35 de 40

Modifier la ventilation de défaut du contrat Un contrat est toujours défini minimalement sur une ventilation, c est ce que l on appelle la ventilation de défaut du contrat. Une fois le montant de la facture inscrit dans le champ «Montant utilisé» de l onglet «Référence interne», vous devez accéder à l écran «Ventilation à référer» en appuyant sur. Délocalisation UQAM Page 36 de 40

À l écran de «Ventilation à référer» on présente la ventilation de défaut du contrat. Pour modifier un segment (UBR ou Compte ou Activité) de la ventilation de défaut du contrat: Il faut renverser la ventilation sur une nouvelle ligne (attention aux taxes). Il faut saisir la nouvelle ventilation sur une nouvelle ligne (attention aux taxes) et enregistrer. Délocalisation UQAM Page 37 de 40

Une fois l enregistrement effectué, les 3 lignes de ventilation sont générées à l onglet «Ventilation». Vous terminez la saisie de la facture et faites avancer la transaction. Messages d erreur et signification Certains messages d erreur s indiquent au moment de la saisie de l information (un écran d erreur s affiche automatiquement), tandis que d autres messages se produisent lorsque vous tentez de compléter la transaction (le symbole s affiche à la droite de l état et il faut appuyer sur ce bouton pour consulter le détail du message d erreur). Message d erreur Signification Ce message se produit lors de tentative de modification du requérant dans un document où une ventilation est déjà définie, et que ce nouveau requérant n a pas accès à l UBR défini. Ce message signifie que le compte n est pas défini à l UBR identifié. Dans cette situation, il faut communiquer avec le Service des finances (selon la liste de contact de l annexe 1) en indiquant le compte et l UBR concerné. Délocalisation UQAM Page 38 de 40

Ce message signifie que le montant de la demande de paiement ne balance pas avec le montant ventilé de la «Référence interne» : Vous pouvez valider les taxes, parfois il faut les ajuster; Vous pouvez valider le champ «Montant utilisé», parfois il s agit d un oubli et ce champ est resté à «0.00». Vous pouvez valider le champ «Dépense» à l écran «Ventilation à référer», parfois il est resté à «0.00». Ce message signifie que le montant de la demande de paiement ne balance pas avec le montant ventilé de la «Référence interne» et le «Solde à ventiler» : Vous devez ajuster les taxes à partir de la «Référence interne» pour arriver à un solde à ventiler à «0.00» : Délocalisation UQAM Page 39 de 40

Annexe 1 Liste de contacts (personnes à contacter au Service des finances) Secteur des comptes à payer : Factures Chantal Ménard Attachée d administration/ comptes à payer : poste 1996 Courriel : menard.chantal@uqam.ca Support aux usagers sur place et au téléphone. Vitri Quach Directeur adjoint comptabilité : poste 4976 Support aux usagers sur place et au téléphone. Jessica Pouliot Commis/comptes à payer : poste 0871 Support téléphonique aux usagers pour la vérification financière. Lyne Tousignant Technicienne/comptes à payer : poste 1037 Courriel : tousignant.lyne@uqam.ca Fax : 3434 Personne responsable de la création d un fournisseur inexistant ; Personne responsable pour l ajout d une adresse à un fournisseur existant ; Secteur de la comptabilité et du budget : Réquisition interne générale «RIG» et Virement budgétaire Vitri Quach Directeur adjoint comptabilité : poste 4976 Support aux usagers sur place et au téléphone. Chantal Ménard Attachée d administration/ comptes à payer : poste 1996 Courriel : menard.chantal@uqam.ca Support aux usagers sur place et au téléphone. Délocalisation UQAM Page 40 de 40