Présentation de TéO pour les MAIA Fonctionnalités & références
2 Sommaire Avant-propos... 3 Les fonctionnalités de TéO... 4 L ergonomie 4 L accueil 4 L annuaire 4 Les tables stratégiques 5 Le dossier du patient 5 L agenda du gestionnaire de cas 6 Lieux et salles 6 Les notes évolutives 6 Le carnet de notes 6 Appels téléphoniques 7 Les documents 7 e-mail & sms 8 L application TéOword 8 Le suivi de l activité 8 TéOphone 9 TéOgrp 9 Schéma général 9 Nos références... 11 Nos partenaires... 12
3 Avant-propos Initialement conçu pour le secteur de la formation professionnelle, TéO a été développé en collaboration étroite avec des CIBC (Centres Interinstitutionnels de Bilans de Compétences) et est devenu, en une dizaine d année, le leader sur le marché des centres de bilans de compétences. Extrêmement modulaire et paramétrable, TéO s ouvre maintenant au secteur médico-social et, notamment, aux MAIA avec lesquelles la même collaboration a été envisagée pour apporter aux pilotes et gestionnaires de cas un outil parfaitement adapté à leurs procédures opérationnelles. Cette souplesse de l outil permet d envisager toutes évolutions, non seulement en termes de pratiques du métier des MAIA, mais également en termes de reporting auprès des instances officielles telles que le CNSA.
4 Les fonctionnalités de TéO L ergonomie TéO est une application web accessible depuis tout appareil connecté (ordinateur, tablette, smartphone), ce qui permet aux gestionnaires de cas de le consulter à tous moments, y compris durant les visites de patients. Parce qu il possède une charte graphique particulièrement soignée et que nous sommes particulièrement attentif à son ergonomie, TéO est très intuitif et permet une prise en main extrêmement rapide. Nous n envisageons d ailleurs qu une seule journée de formation pour les gestionnaires de cas. Notre leitmotiv est simple : toute information doit être accessible en 3 clics de souris maximum. L accueil La page d accueil de TéO est constituée de cinq zones distinctes : Le bandeau applicatif qui permet l accès à l ensemble des modules Les «Infos TéO» qui informent les utilisateurs de toutes les nouveautés mises à leur disposition Les tâches de l utilisateur connecté qui peuvent être organisées en projets Les informations internes à la MAIA Les alertes dédiées à l utilisateur (par exemple, un PSI à renouveler au bout de 6 mois) Bandeau applicatif Infos TéO Tâches Alertes Infos internes L annuaire L'annuaire de TéO regroupe l'ensemble des organismes et contacts qui sont en relation avec les MAIA et, notamment : Les professionnels de santé
5 Les établissements médicaux Les partenaires Les professionnels de santé peuvent être associés à autant de spécialités que nécessaire. Par exemple, un médecin généraliste peut être également ostéopathe et mésothérapeute. Le moteur de recherche de l'annuaire permet de retrouver les professionnels via leur spécialité. Les tables stratégiques L'annuaire permet également de gérer ses propres listes de diffusion (membre du bureau, CA, etc.). Ces listes sont particulièrement utiles pour l'organisation des tables stratégiques car elles peuvent être utilisées pour créer des réunions dans l'agenda, diffuser les invitations et même proposer plusieurs dates en offrant aux partenaires la possibilité d'indiquer leurs disponibilités. Le dossier du patient Le dossier du patient regroupe l ensemble des informations relatives à ce dernier, notamment : Les coordonnées complètes du patient et de ses proches Les contacts liés (médecin traitant, société de service à la personne, etc.) Les séances issues de l agenda du gestionnaire de cas Les documents Le PSI N de tél. Menu dossier Données du patient Courriers Les coordonnées téléphoniques du patient sont directement accessibles dans le menu et peuvent être cliquables dans le cadre du partenariat avec keyyo (Cf. Nos partenaires). Le menu du dossier permet d accéder à l ensemble des onglets de ce dernier.
6 Les courriers types sont accessibles en un clic de souris. TéO génère le courrier dans le traitement de texte en renseignant tous les champs issus sa base de données (par exemple, nom, prénom, adresse du patient). L agenda du gestionnaire de cas L'originalité de TéO réside dans l'utilisation de son agenda comme point central de la gestion de l'activité de la MAIA. De manière très simple - et très intuitive chaque gestionnaire de cas peut gérer ses propres rendezvous (création, report, annulation) et les rattacher aux dossiers patients. L agenda permet de créer tous types de séances (individuelles, collectives) ainsi que les réunions telles que les tables tactiques et stratégiques. Il est adapté à l activité du pilote et du gestionnaire de cas. Lieux et salles L agenda comprend également la gestion des lieux, ainsi que celle des salles rattachées à ces lieux. Lors de la création d un rendez-vous, TéO propose uniquement la liste des salles disponibles à la date et à l heure du rendez-vous. Un planning de salle est disponible. Les notes évolutives Les notes évolutives constituent le quotidien du gestionnaire de cas. TéO a été conçu pour permettre une saisie simple et rapide de ces notes tout en assurant leur réutilisation au moment de l écriture de la synthèse. La saisie des notes peut se faire de trois manières distinctes : Depuis une séance de l'agenda Depuis le dossier du patient Depuis le carnet de notes Lorsqu'elle est saisie depuis l'agenda, la note est rattachée à la séance et reprend la date de celle-ci. Le carnet de notes
7 Le carnet de notes est accessible depuis tous les écrans de TéO et permet une saisie immédiate en relation avec le dossier du patient. Les notes peuvent être organisées en catégories telles que "Situation de santé" ou encore "Activités de la vie quotidienne". Notons ici que la liste des catgéories est entièrement paramétrable. Le lien avec le dossier se fait directement en saisissant les premiers caractères du nom du patient puis en sélectionnonant la personne désirée dans la liste déroulante obtenue. La date prise en compte est celle du jour courant au moment de la saisie. Pour créer des notes évolutives sur des dates antérieures, il suffit de le faire depuis une séance de l'aganda ou directement depuis le dossier du patient. Appels téléphoniques Les appels téléphoniques peuvent être saisis très rapidement dans l'agenda et aussitôt associés à une note évolutive. Dans le cadre du partenariat avec keyyo, les appels entrants et sortants qui aboutissent sont automatiquement créés dans l'agenda du gestionnaire de cas et en liaison avec le dossier du patient. Les documents Livré en standard avec TéO, le gestionnaire de courrier types permet de créer des modèles de documents et de les lier à la base de données de TéO au moyen de codes reconnus par ce dernier. Ces courriers deviennent accessibles depuis le dossier du patient et sont transmis au traitement de textes sous leur forme définitive. Par exemple, une confirmation d entrée sera automatiquement générée avec : Les coordonnées du patient positionnées pour une enveloppe à fenêtre Le nom du gestionnaire de cas La date de prise d effet
8 Tous les documents liés au dossier du patient peuvent être générés depuis TéO : formulaire d adhésion, PSI, Rejet de recours, Sortie du dispositif, etc. Les courriers reprennent la charte graphique de la MAIA (logo, polices et mises en forme). e-mail & sms Le gestionnaire de courriers types gère également les modèles d e-mail types et de sms 1 types. Il est alors possible d envoyer des e-mails ou des sms totalement personnalisés de manière très efficace à tout contact présent dans l annuaire de TéO. L application TéOword L application TéOword est un complément de MsOffice qui permet non seulement de générer et de mettre en forme les documents issus de TéO dans le traitement de textes MsWord mais également d enregistrer ces documents directement dans TéO. Il est bien entendu possible d ouvrir ultérieurement un document depuis TéO, de le modifier et de le réenregistrer. Ce choix du couple TéO/MsWord permet de vous offrir le meilleur des deux mondes : le stockage des documents en ligne dans le «cloud TéO» et la puissance d utilisation de MsWord (mise en page, respect de la charte graphique, correcteurs d orthographe, etc.). TéOword est livré en standard avec TéO. Le suivi de l activité TéO propose des tableaux de bord de suivi associés à des graphiques. Nous sommes à l écoute des pilotes de MAIA pour ajouter à TéO des états spécifiques à leur activité. Les indicateurs demandés par le CNSA seront intégrés à TéO et le tableau de reporting qui en résulte pourra être généré en un clic de souris. 1 En option
9 TéOphone TéO est accessible depuis un smartphone dans un format adapté aux petits écrans. Ceci permet aux gestionnaires de cas d accéder à leurs outils lors des visites de patients. Lors de l utilisation d une tablette, TéO conserve sa mise en forme classique. TéOphone est disponible en standard avec TéO. TéOgrp Le module optionnel TéOgrp est une plate-forme collaborative pour la MAIA et ses partenaires. Il permet notamment l organisation des tables, la saisie des formulaires d adhésion, le partage d informations et de documents issus de TéOged. Schéma général Le schéma ci-dessous représente les différents modules capables de communiquer avec TéO.
10 Partenaires Prescripteurs TéO MAIA Patients Outils tiers (annuaires) Le module AXCBC permet à des prescripteurs de créer des dossiers dans TéO et de suivre, le cas échéant, leur évolution. Les webservices permettent à TéO d échanger des données avec des applications tierces telles que des annuaires nationaux ou régionaux, des outils de reporting, des entrepôts de données.
11 Nos références Depuis 2004, TéO équipe divers acteurs du bilan de compétences.
12 Nos partenaires Nous avons conclu des partenariats avec divers acteurs dont les offres sont très complémentaires de TéO. Leader français de la téléphonie IP (voix sur Internet) keyyo met ses API à disposition de TéO pour que la téléphonie s intègre parfaitement aux différents modules. TéO est référencé auprès des principaux acteurs CRM internationaux : http://www.keyyo.com/fr/echanger/crm-pms-erp.php Un partenariat a été mis en place avec Classilio pour intégrer au module TéOxtr les outils de e-learning VIA. La visio-conférence est désormais utilisable depuis TéO. Aspaway met ses équipes d ingénieurs réseau au service de TéO et prend en charge l administration des serveurs TéO au sein du datacenter de Colt, en région parisienne. ICI Formation est le leader de la mise en relation des internautes aves les centres de bilans de compétences. Les clients communs ICI Formation/TéO reçoivent les demandes de bilans directement dans leur TéO.
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