Visite de pré-sélection Visite de Mise en place Véronique JOUIS Chef de Projet Unité de Recherche Clinique St Louis - Lariboisière Fernand Widal Le 03/02/2017 03/02/2017 1
Quels sont les acteurs du monitoring? Chez le PROMOTEUR: Sur SITE 03/02/2017 2
Quels sont les acteurs du monitoring? Chez le PROMOTEUR: Chef de projet / ARC Sur SITE INVESTIGATEUR TEC et/ou IRC Pharmacien Autres intervenants 03/02/2017 3
Visite de sélection Visite de Mise en place Visite de suivi Visite de clôture de l essai et des centre: 03/02/2017 4
Rôle du chef de projet Formation et encadrement des ARCs : Procédures réglementaires en vigueur Procédures spécifiques du promoteur 03/02/2017 5
Rôle du chef de projet : Objectifs du monitoring Responsabilités des ARCs au cours du monitoring 03/02/2017 6
Elabore Des procédures, le plan de monitoring Des documents types pour faciliter le monitoring des ARCs Effectue Des plannings et calendrier d avancement Des tableaux de reporting Des formulaires : rapports, check list Lit, corrige et valide les rapports Prépare des newsletter, mailing Coordonne l activité des ARCs Participe aux visites de PS et MEP 03/02/2017 7
Rôle des IRC TEC: Assiste l'investigateur tout au long de la recherche dans le respect de la réglementation en vigueur. Assure le lien entre l'investigateur et les représentants du promoteur. Participe aux visites de PS et MEP 03/02/2017 8
Objectifs Lors des visites de pré sélection et de mise en place S'assurer que le potentiel médical, personnel et technique du site permettent de rendre aux exigences de la recherche S'assurer que les droits et la sécurité des patients participants à la recherche seront respectés 03/02/2017 9
Responsabilités de l Attaché de Recherche Clinique (ARC) ou moniteur L Attaché de Recherche Clinique est le principal lien entre le promoteur et l investigateur. L ARC avec le chef de projet intervient dès la phase de sélection du centre et réalise la mise en place de l essai L ARC a un rôle de contrôle qualité : c est de lui dont dépend la qualité des données cliniques recueillies tout au long de l essai. Le contrôle de qualité devrait être appliqué à chaque étape de transcription des données afin de s assurer qu elles sont fiables. 03/02/2017 10
Procédures promoteur Visite de sélection* Visite de Mise en place Visite de suivi** Visite de clôture de l essai et des centre le promoteur qui décide de la nature*, de la fréquence** du monitoring en tenant compte des considérations suivantes: objectif(s) de l essai, de la phase, la complexité de l étude, du taux de recrutement Du risque pour le patient 03/02/2017 11
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Présélection des centres : Spécialisation dans la pathologie étudiée Connaissance des produits/techniques à l essai Plateau technique Liste déjà connue du coordonnateur de l essai, investigateurs ayant déjà travaillé dans des essais précédents Sollicitation par les délégués médicaux Leader d opinion Evaluation de la faisabilité de l essai dans le centre 03/02/2017 13
OBJECTIF Évaluer la faisabilité de l essai sur le site investigateur qualification du site investigateur définition et /ou validation des conventions 03/02/2017 14
Procédures (1/6) Évaluation de la faisabilité l essai clinique: peut être réalisée par questionnaire peut être réalisée lors d une visite sur site si nécessité d un plateau technique ou circuit complexe Rapport permettra à l investigateur / ou personne qualifiée d évaluer l adéquation de son site à la réalisation de la recherche au promoteur de prendre une décision éclairée sur la faisabilité de la recherche sur le sit 03/02/2017 15
Procédures (2/6) Items de l évaluation : Estimation du potentiel de recrutement? Identification de la population cible correspondant aux critères d éligibilité de la recherche? Outils : Les bases de données «patient» internes, institutionnelles Dossier médical commun informatisé (DMC) Programme de Médicalisation des Systèmes d information (PMSI) Le centre participe-t-il à des essais concurrents? 03/02/2017 16
Validation des locaux / infrastructures adaptés Validation de l équipement nécessaire au bon déroulement de la recherche ex : téléphone pour IVRS informatique / accès internet pour e-crf, lieu de stockage des médicaments/ DM sécurisé, moyens réfrigérés? Adéquation de la prise du patient au protocole: Le circuit patient correspond-il à celui du protocole? 03/02/2017 17
Validation des ressources humaines suffisantes au sein de l équipe de recherche? en terme de qualifications: investigateurs, IRC, TEC, MEC (médecin d étude clinique) En nombre suffisant Expérience en recherche clinique - Expérience du centre = nombre de recherches réalisées sur la pathologie dans le centre - Expérience «technique» ou des produits à la recherche de l investigateur (ex: essais sur techniques chirurgicales...) une formation technique spécifique peut être dispensée avec un test/examen de validité 03/02/2017 18
S'assurer de la disponibilité des interlocuteurs de la recherche: investigateurs, IRC /TEC temps de consultations nombre d études en cours,, remplissage des CRF, visites de monitoring Tout cela conformément aux BPC et a la réglementation en vigueur, au protocole toit au long de la recherche 03/02/2017 19
Quizz de l investigateur (évaluation des connaissances de la réglementation) Procédures (6/6) Respecter le protocole de l étude sans déviations Respecter la réglementation en vigueur Information des patients et recueil du consentement Déclaration des EIGs au promoteur dans les délais définis par la classification de la recherche Permettre un accès direct aux documents sources aux ARCs, Accepter la fréquence des visites de l ARC Accepter Le principe des audits et des inspections 03/02/2017 20
Accord de confidentialité CV de l investigateur principal daté et signé Avoir l assurance de l adhésion à la réglementation BPC Conditions de rémunération (CNOM et CDOM) Validation des conditions budgétaire de la convention qui permettra le démarrage de la recherche sur le site Sélection du centre pour préparer la Mise en Place Le déroulement de l étude dans le centre 03/02/2017 21
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Information de l investigateur principal du centre et son équipe et des intervenants : biologiste, pharmacien, sur le protocole de la recherche :recrutement et suivi des patients via Diaporama de MEP personnalisé Mise à disposition et présentation des outils et du matériel nécessaire pour le démarrage et le déroulement de a recherche dans le centre : CRFs, matériel de l étude, traitements/ DM logistique en adéquation (laboratoire ou centre d imagerie centralisé, pharmacie, transport patient ) 1ère Inclusion à T0 + 1 minute 03/02/2017 23
Elle peut se faire au cours : - d une visite sur site RIPH RI catégorie I et RIPH RI RM catégorie II - d une réunion investigateurs RIPH RNI - d une réunion téléphonique RIPH RNI 03/02/2017 24
Etapes précédent les visites de mise en place (1/2) La MEP est réalisée obligatoirement après obtention de tous les accords réglementaires: Loi JARDE Déclaration «Clinical trial» (impérativement avant inclusion du premier patient), 03/02/2017 25
Et aussi après : Information du directeur de l Hôpital par courrier du promoteur sur la conduite de la recherche Information du Pharmacien Chef et l ensemble des participants au projet par courrier du promoteur sur la conduite de la recherche (si applicable) Envoi et Retour des conventions financières signées Avis de démarrage du promoteur Envoi des unités de traitement / DM, autre matériel pour la date de MEP 03/02/2017 26
Préparation de la mise en place - Documents (1/2) A partir du protocole : - Présentation de l étude sous format PWT / centre : daté, identification du centre, statut de la recherche. - Préparation des plaquettes résumé de l étude - Documents relatifs au circuit des patients (transfert dans d autres services, ) - Documents relatifs circuit médicaments, prélèvements, autres 03/02/2017 27
- Documents / logiciel prévus fax d inclusion, ordonnance, levée d insu, randomisation - Mode de recueil des données : papier, e-crf - Classeurs sites (investigateur / pharmacie / autre service si nécessaire) 03/02/2017 28
Préparation de la mise en place - Prise de RDV (1/2) - Contacter les plateaux techniques - Identifier avec l investigateur principal les collaborateurs pour les convier à la visite de mise en place - S assurer que la faisabilité dans le centre est toujours d actualité (nombre de recherches menées, études concurrentielles au sein du centre, potentiel patient ) - Identifier les personnes référentes de la recherche dans les centres (interlocuteur privilégié) - prévoir l organisation logistique pour l installation des logiciels (droits administrateurs, poste d installation, version compatible, CD-Rom,..) 03/02/2017 29
Préparation de la mise en place - Prise de RDV (2/2) Le promoteur (l ARC) envoie un courrier /mail de confirmation de mise en place qui doit comporter : le lieu, la date et l heure de la mise en place l ordre du jour de la visite le nom des personnes devant être présentes 03/02/2017 30
Visite de Mise en Place Déroulement (1/13) Au cours de la visite l ARC doit s assurer : de la présence de l investigateur principal (obligatoire lors de la prise du rendez-vous de la date de la mise en place de la présence de toute personne du centre impliquée dans la recherche: - IRC / TEC - pharmacien ou responsable de la matériovigilance (si essai impliquant un médicament ou DM ) 03/02/2017 31
Visite de Mise en Place Déroulement (2/13) Au cours de la MEP sont présentés : Le protocole de la recherche Les critères d'éligibilité Les objectifs de l étude Les critères d évaluation Le déroulement de l étude 03/02/2017 32
Procédure d obtention et de recueil du consentement avec présentation du formulaire d information et de consentement à l appui pour mode de remplissage La procédure de randomisation et outils (test en direct) Les traitements / DM du protocole / techniques chirurgicales évalués et leur administration/utilisation dans le cadre du protocole Autre matériel de l étude (ex: kits de prélèvements, avec matériel d envoi et procédures) Les examens spécifiques de la recherche 03/02/2017 33
Visite de Mise en Place Déroulement (4/13) Les documents spécifiques de l étude : Fax d inclusion Les documents constituants le circuit pharmaceutique : fiches de reconstitution - ordonnances registre de comptabilité dotations - destruction Les documents relatif aux autres circuits nécessaires au déroulement de la recherche: circuit des prélèvements, 03/02/2017 34
Visite de Mise en Place Déroulement (5/13) La gestion des EIG :délais, formulaires de déclaration La gestion des arrêts de traitement, de levée d insu, de de sorties d étude le CRF : avec formation des investigateurs sur mode de recueil et de correction des données Inscription des patients sur le fichier national des personnes (si applicable) 03/02/2017 35
Visite de Mise en Place Déroulement (5/13) La gestion des EIG :délais, formulaires de déclaration Responsabilités des investigateurs et peines encourues en cas de manquement Loi JARDE en fonction de la catégorie de la recherche 03/02/2017 36
Visite de Mise en Place Déroulement (6/13) Au cours de la MEP faire signer les documents réglementaires et issus des POS : 1- Engagement de responsabilité 2- Page de signature du protocole 3- Formulaire de Délégation des Tâches (FDT) 3 - Rassembler les CV datés et signés de l ensemble des collaborateurs 4 Registre de Monitoring 5 Liste d émargement 03/02/2017 37
Visite de Mise en Place Déroulement (7/13) 4.1.5. L investigateur établit par écrit et tient à jour la liste fixant les fonctions respectives des différents membresde l équipe à qui il les délègue dans le cadre de la recherche,selon leur compétence. Chaque collaborateur de l investigateur établit un curriculum vitae daté et signé et le tient à jour. 1.9. Collaborateur de l investigateur : Toute personne désignée par écrit par l investigateur dans un lieu de recherches pour exercer, sous sa surveillance, des fonctions dans le cadre de la recherche ou prendre des décisions importantes concernant cette recherche. Cette personne peut être un médecin ou non. 03/02/2017 38
Visite de Mise en Place Déroulement (8/13) 03/02/2017 39
Visite de Mise en Place Déroulement (9/13) 03/02/2017 40
Visite de Mise en Place Déroulement (10/13) Présentation du classeur investigateur : 1/ documents initiaux Protocole, Brochure investigateur, note d'information et de consentement patient Avis et autorisation (CPP, AC = autorité compétente) Convention financière Circuit pharmaceutique (ordonnance ) Procédure de levée d aveugle Procédure de déclaration des EIG Courrier au directeur d Hôpital / Pharmacie 03/02/2017 41
Visite de Mise en Place Déroulement (11/13) 2/documents évolutifs: Certificat d accréditation des laboratoires et Normes biologiques pour tous les examens pratiqués CV Liste de screening Liste d identification des patients inclus Registre des éligibles non inclus Correspondance avec le promoteur Registre de Monitoring 03/02/2017 42
Visite de Mise en Place Déroulement (12/13) Il s agit également lors de cette visite : Informer des règles d archivage des documents en fin d étude d expliquer aux investigateurs le déroulement des visites de monitoring qui suivront confirmer l adhésion du centre au protocole de sensibiliser le centre aux possibilités d audit et d inspection 03/02/2017 43
Visite de Mise en Place Déroulement (13/13) Pharmacie Présenter le circuit Les documents annexes (fiches de comptabilité, levée d aveugle ) Faire signer un registre de monitoring Remise d un classeur site pharmacie 03/02/2017 44
Visite de Mise en Place Actions post-visite Après la mise en place, l ARC : Rédige son rapport de MEP qu il envoie à son n +1 (chef de projet, coordinateur ) Le rapport doit être validé par le n + 1 (1 copie est archivée dans le classeur investigateur, après signature de l investigateur principal) Répond aux questions posées lors de la MEP Fait évoluer ses tableaux de suivi et les documents de l étude 03/02/2017 45
Cette visite est une visite essentielle qui doit être minutieusement préparée par tous afin de permettre : la déclaration officielle de l ouverture du centre le démarrage des inclusions dans le(s) centre(s) T0 + 1 03/02/2017 46
Merci 03/02/2017 47