DOCUMENTATION ULYSSE T&E Version 7 MANUEL UTILISATEUR Version document : Imprimé le : 13/10/2010 à 12:01:51
SOMMAIRE 1 INTRODUCTION... 3 1.1 ULYSSE - Travel & Expenses... 3 1.2 Objectifs du document... 3 1.3 Limites d utilisation... 3 1.4 Précautions d usage... 3 2 SYNTHESE DU MODE OPERATOIRE... 4 3 SE CONNECTER ET NAVIGUER DANS ULYSSE -T&E... 5 3.1 Rappels sur le navigateur Internet... 5 3.2 Suppression des fichiers Internet temporaires... 5 3.3 Se connecter à ULYSSE - T&E... 6 3.4 Accéder à ULYSSE - T&E... 7 3.5 Principes généraux de navigation dans ULYSSE - T&E... 8 3.6 Ergonomie des écrans... 10 3.7 Les principales fonctions... 12 3.8 Au sujet des statuts des documents... 17 4 METTRE A JOUR SES DONNEES PERSONNELLES : LA FICHE PROFIL... 20 4.1 Présentation de la Fiche Profil... 20 4.2 Compléter et mettre à jour sa Fiche Profil... 20 4.3 Modifier ses codes d accès à ULYSSE - T&E... 26 4.4 Gérer ses Habilitations : droits d accès à ULYSSE - T&E... 26 5 PREPARER SON DEPLACEMENT : L ORDRE DE MISSION (OM)... 29 5.1 Créer un nouvel (ou 1 er ) Ordre de Mission... 29 5.2 Remplir son Ordre de Mission... 30 5.3 Contrôler son Ordre de Mission... 38 5.4 Soumettre son Ordre de Mission à la validation... 39 5.5 Vérifier la progression de son Ordre de Mission (statut)... 40 5.6 Imprimer son Ordre de Mission... 42 6 SE FAIRE REMBOURSER SES DEPENSES : LA NOTE DE FRAIS (NF)... 43 6.1 Créer une nouvelle (ou 1 ère ) Note de Frais... 43 6.2 Renseigner sa Note de Frais... 45 6.3 Contrôler sa Note de Frais... 51 6.4 Soumettre sa Note de Frais à validation... 53 6.5 Vérifier la progression de sa Note de Frais (statut)... 55 6.6 Imprimer sa Note de Frais... 57 7 QUITTER ULYSSE - T&E... 58 CONCUR 2/58
1 Introduction 1.1 ULYSSE - Travel & Expenses ULYSSE - Travel & Expenses est un progiciel édité par la société CONCUR qui a pour objectif de faciliter la préparation des missions et la gestion des notes de frais professionnels. ULYSSE - T&E est un outil multi langues, multi sociétés, disponible sur Internet ou sous Intranet et organisé en «modules» dont les 5 principaux sont : Préparation des missions et demandes de voyage : Ordres de Mission (OM) Connexion aux agences de voyages d affaires et outils de réservation en ligne: E-booking (EBK) Gestion des frais professionnels : Notes de Frais (NF) Intégration de factures fournisseurs : Facturation Centralisée (FC) Module de Gestion Numérisée des Justificatifs (NJ) 1.2 Objectifs du document Le présent document a pour objectif de faciliter la prise en main des utilisateurs du progiciel ULYSSE - Travel & Expenses en : Explicitant les éléments de navigation et d ergonomie d ULYSSE - T&E Donnant la marche à suivre pour gérer ses Ordres de Mission dans ULYSSE - T&E Donnant la marche à suivre pour gérer ses Notes de Frais dans ULYSSE - T&E 1.3 Limites d utilisation Certaines fonctionnalités décrites dans ce manuel peuvent ne pas être activées dans le cadre du contrat initial. L activation de ces nouvelles fonctions peut être subordonnée : à l acquisition d un (ou plusieurs) nouveau(x) module(s) ULYSSE - T&E, en fonction des modules déjà acquis par le client au paramétrage de ces nouvelles fonctionnalités par les équipes CONCUR et serait donc soumise le cas échéant à l acceptation d un devis préalable. 1.4 Précautions d usage Ce manuel est fourni à titre indicatif. Il est à noter qu il peut exister des différences entre les copies d écran proposées en illustration tout au long du document et les écrans effectivement disponibles pour les utilisateurs. En effet, en fonction des choix faits par l administrateur du progiciel ULYSSE - T&E, il peut arriver que certains champs ne soient pas actifs, que d autres ne soient pas visibles, que les écrans soient personnalisés, etc. Le cas échéant, il reviendra à chaque administrateur du progiciel ULYSSE - T&E de personnaliser ce manuel en fonction des options de paramétrage retenues, des modules mis à la disposition des utilisateurs, etc. CONCUR 3/58
2 Synthèse du mode opératoire Pour un utilisateur utilisant dans le cadre d une mission ULYSSE - T&E à la fois avant le départ (Ordre de Mission) et à son retour (Note de Frais), le mode opératoire se réalise en 5 étapes : 1. Se connecter Le site est accessible directement via internet avec un simple navigateur. Se reporter au chapitre détaillé Se connecter et naviguer dans ULYSSE -T&E 2. Vérifier/compléter sa Fiche Profil Nb : Cette étape n est à réaliser que lors de la 1 ère connexion (ou en cas de modifications par la suite) Dans ULYSSE - T&E, la fiche profil (FP) permet de gérer l'ensemble des informations relatives au voyageur. Exemple : compléter les informations relatives aux cartes d abonnement détenues. Se reporter au chapitre détaillé Mettre à jour ses données personnelles : la Fiche Profil 3. Préparer un déplacement : l Ordre de Mission - OM Le formulaire OM va permettre de renseigner tous les éléments constitutifs de la mission, notamment les prestations de voyage (transport, hébergement, etc.). Lorsque l OM est correctement renseigné, il faut l envoyer dans la chaine de validation prévue (supérieur hiérarchique ). Se reporter au chapitre détaillé Préparer son déplacement : l Ordre de Mission (OM) 4. Demander le remboursement de ses frais de mission : la Note de Frais - NF Pour demander le remboursement des frais de mission, il est nécessaire d établir une Note de Frais. Se reporter au chapitre détaillé Se faire rembourser ses dépenses : la Note de Frais (NF) 5. Suivre ses Notes de Frais A tout moment il est possible de suivre le processus de traitement des NF grâce au statut du document. Se reporter au chapitre détaillé Vérifier la progression de sa Note de Frais (statut) CONCUR 4/58
3 Se connecter et naviguer dans ULYSSE -T&E 3.1 Rappels sur le navigateur Internet Un navigateur Internet est un outil informatique qui permet de lire des pages au format HTML. C est l outil qui permet d accéder à l ensemble des pages d ULYSSE - T&E. Les principales fonctions d un navigateur à connaître pour l utilisation d ULYSSE - T&E sont : Avec un navigateur Firefox : Avec un navigateur Inter net Explorer : Le bouton ACTUALISER : ce bouton permet de recharger l écran sur lequel est positionné l utilisateur afin de rafraîchir les données. A noter : la touche de fonction F5 du clavier (si elle est programmée) permet d obtenir le même résultat. Le bouton PAGE PRECEDENTE : ce bouton permet de revenir sur la page précédemment consultée par l utilisateur. Cependant, l utilisation de ce bouton n est pas recommandée car il peut conduire à des erreurs d affichage : il est donc conseillé d utiliser le propre bouton RETOUR que possède chaque écran ULYSSE - T&E. Le bouton IMPRIMER (ou item FICHIER / IMPRIMER de la barre de menu) : Ce bouton permet d imprimer un état sélectionné dans ULYSSE - T&E. Il est également possible de sélectionner les menus FICHIER puis MISE EN PAGE de la barre de menu du navigateur pour régler les paramètres d impression (taille des marges, en tête et pieds de page ). La barre d ADRESSE de votre navigateur pour saisir l adresse (ou URL) de votre site ULYSSE - T&E (www.ulyssetravel.com ou Intranet). IMPORTANT : ULYSSE - T&E fonctionne via le navigateur Internet du poste client (i.e. poste informatique de l utilisateur). Il est important de savoir que certaines données envoyées par le serveur d'application ULYSSE - T&E sont stockées sur les postes clients des différents utilisateurs. Il s'agit principalement de cookies et de fichiers temporaires qui permettent d'accroître la vitesse d'exécution de l'affichage des différentes pages en évitant ainsi d interroger en permanence le serveur. Parfois, les informations stockées sur le poste client ne sont pas complètement rafraîchies et ne correspondent plus aux informations réelles stockées dans le serveur. Aussi, certaines manipulations peuvent être nécessaires : Actualisation de la page : bouton ACTUALISER (ou Touche F5 ou via le menu Affichage / Actualiser). Suppression des fichiers temporaires : via le menu Outil / Option Internet / Onglet Général / Bouton supprimer les fichiers.../ok. 3.2 Suppression des fichiers Internet temporaires ULYSSE - T&E fonctionne via le navigateur Internet du poste client (i.e. poste informatique de l utilisateur). Il est important de savoir que certaines données envoyées par le serveur d'application ULYSSE - T&E sont stockées sur les postes clients des différents utilisateurs. CONCUR 5/58
Il s'agit principalement de cookies et de fichiers temporaires qui permettent d'accroître la vitesse d'exécution de l'affichage des différentes pages en évitant ainsi d interroger en permanence le serveur. Parfois, les informations stockées sur le poste client ne sont pas complètement rafraîchies et ne correspondent plus aux informations réelles stockées dans le serveur. Aussi, certaines manipulations peuvent être nécessaires Actualisation de la page : bouton ACTUALISER (ou Touche F5 ou via le menu Affichage / Actualiser). Suppression des fichiers temporaires : via le menu Outil / Option Internet / Onglet «Général» / Bouton «Supprimer...»/OK. 3.3 Se connecter à ULYSSE - T&E Pour se connecter à ULYSSE - T&E, il suffit de saisir l adresse d ULYSSE - T&E dans la zone ADRESSE du navigateur. L adresse de votre site ULYSSE - T&E est : http://www.ulyssetravel.com/ Lorsque le navigateur trouve l écran d accueil d ULYSSE - T&E, il le charge sur le poste utilisateur et affiche le message ci-dessous : ATTENTION : si ce message ne s affiche pas, cela signifie que le navigateur n arrive pas à charger l écran d accueil d ULYSSE - T&E. Il est alors nécessaire de fermer le navigateur et de saisir à nouveau l adresse du site ULYSSE - T&E. Quand le site est trouvé, la page de connexion à ULYSSE - T&E s affiche : CONCUR 6/58
A noter : Lors de la première connexion, il est recommandé d enregistrer l adresse du site ULYSSE - T&E dans les favoris du navigateur (Item Favoris / Ajouter aux favoris de la barre de menu du navigateur). 3.4 Accéder à ULYSSE - T&E 3.4.1 Identification Pour accéder à ULYSSE - T&E, il faut s identifier en renseignant dans le pavé de connexion les champs suivants : Un code société* Un identifiant* * ces informations sont fournies par l administrateur de votre site ULYSSE - T&E. Un mot de passe (toujours INIT pour la première connexion) 3.4.2 Première connexion Particularité lors de la 1 ère connexion à ULYSSE - T&E : le mot de passe par défaut étant initialisé à INIT, chaque utilisateur se connectant pour la 1 ère fois devra obligatoirement le modifier : Saisir le nouveau mot de passe (saisie alphanumérique de 4 et 10 caractères maxi) Confirmer la saisie (répéter le nouveau mot de passe) Cliquer sur le bouton Enregistrer (ou Touche Entrée du clavier) Après saisie du nouveau mot de passe, le menu général d ULYSSE T&E s affiche. CONCUR 7/58
A noter : le mot de passe sera par la suite modifiable à tout moment dans la Fiche Profil (cf. correspondant). 3.5 Principes généraux de navigation dans ULYSSE - T&E 3.5.1 Présentation du menu général Le menu général d ULYSSE - T&E est organisé sous la forme d un «Tableau de Bord» présentant un ensemble de fonctions et raccourcis : 3.5.2 Accéder à une fonction d ULYSSE - T&E Les fonctions disponibles dans ULYSSE - T&E sont accessibles via les listes déroulantes proposées en haut et à gauche des écrans. Pour sélectionner une fonction (ex : Fiche Profil), cliquer sur le libellé correspondant : CONCUR 8/58
A noter : Dans tous les écrans ULYSSE - T&E, s il existe une liste déroulante pour sélectionner une information, elle est indiquée par une flèche descendante : 3.5.3 Accéder à une fonction Sur le menu général, il est possible d accéder directement à un document en cliquant sur un des champs de la ligne concernée. Exemple d accès à un OM : Remarque : il est possible de faire un tri sur les colonnes sur l ensemble des tableaux de l outil en cliquant sur le titre de la colonne. CONCUR 9/58
3.6 Ergonomie des écrans Les principaux écrans de saisie ULYSSE - T&E sont construits de la façon suivante : 3.6.1 Les items d Identification et raccourcis Ces items permettent d identifier les différents paramètres du document affiché à l écran. Il existe 3 items principaux d Identification : Numéro du DOCUMENT : qui indique le numéro du document en cours de travail. Cet item est également un raccourci et permet d accéder directement à la page de recherche d un autre document (cf. suivant). Nom du COLLABORATEUR : auquel appartient le Document. Cet item est très utile pour les collaborateurs ayant des droits sur d autres collaborateurs. Ils savent ainsi à tout moment sur quel environnement ils sont positionnés. STATUT du document : le statut permet d identifier l état d avancement du document dans la chaîne de validation. La notion de Statut est détaillée au chapitre correspondant 2.7. Exemple : sur cet écran, le document de travail est l Ordre de Mission N B5GYL de JEAN DUPOND, et ce document est en attente de validation. 3.6.2 Les listes déroulantes Les listes déroulantes reprennent l ensemble des fonctions disponibles et permettent de naviguer rapidement dans ULYSSE - T&E. CONCUR 10/58
Exemple : à partir d une Note de Frais, pour aller directement consulter ses Ordres de Mission, positionner la souris sur Menu puis sur Ordre de Mission et cliquer : 3.6.3 Les Icones / Boutons Le tableau suivant récapitule les principaux icones/boutons utilisés dans ULYSSE - T&E : Icone Bouton Libellé Fonction ACCUEIL ENREGISTRER Retour au menu général de l application, à tout moment Enregistrement des données du document actif RETOUR RECHERCHER DETAIL CALENDRIER CREER ENREGISTRER SUPPRIMER Retour à la page précédente Fenêtre de recherche d une donnée (ou «popup») : accès à la liste des valeurs possibles. Accès à un écran de détail Permet d accéder au calendrier pour sélectionner une date. Il est possible de saisir dans le champ date manuellement uniquement le jour et le mois, ULYSSE - T&E affichera alors automatiquement l année en-cours (format JJ/MM/AAAA) Ajout d une ligne dans un document (ex. : ajout d une prestation dans un OM) Enregistrement de l action en cours Suppression de l action en cours CONCUR 11/58
AVANCER REVENIR ALERTE BLOQUANTE ALERTE NON BLOQUANTE Envoi du document dans le circuit de validation : passage au statut suivant (validation par ex.) Retour du document dans le circuit de validation : retour au statut précédent (refus de validation par ex.) Cet icone en regard d un document ou d une ligne indique qu il contient une anomalie bloquante. Le document ne pourra pas être changé de statut tant que cette alerte ne sera pas corrigée. Cet icône à côté d un champ indique que la saisie de ce champ est obligatoire Cet icone en regard d un document ou d une ligne indique qu il contient une anomalie non bloquante. Le document pourra néanmoins être changé de statut mais conservera cette alerte. 3.7 Les principales fonctions 3.7.1 Rechercher un document (OM ou NF) à partir du menu général Il existe 3 principales façons de rechercher un document à partir du menu général : Recherche par saisie directe de son numéro : si le N du document est connu, le saisir dans le champ correspondant et valider. Sélection dans le tableau de bord : ce tableau reprend les derniers documents créés avec lien direct. 3.7.2 Rechercher rapidement un autre document à partir d un document actif Une fois sur un document, une fenêtre de recherche de donnée (pop-up) permet d accéder directement à la page de recherche d un autre document. Cliquer sur la fenêtre de recherche d une donnée (pop-up) : CONCUR 12/58
La liste des documents disponibles est affichée : Pour accéder à un document, l utilisateur peut le sélectionner dans la liste en cliquant sur l un des liens correspondants ou le rechercher en activant un ou plusieurs filtres de sélection : - Collaborateur : si l utilisateur détient les habilitations nécessaires, il pourra accéder aux documents d autres collaborateurs - N de document : saisie d une chaîne de caractères contenue dans le N du document - Objet (NF) / Destination principale (OM) : saisie d une chaîne de caractères contenue dans l objet (NF) / la destination principale (OM) du document - Depuis le : saisie d une date ou choix dans le calendrier - Niveau : filtre des documents par leur statut A noter : Dans la liste des documents affichés, il est toujours possible d effectuer un tri par colonne en cliquant sur le libellé de l une des colonnes : N, Objet (NF) / Destination principales (OM), Statut, Date val., Montant (NF), Date début (OM). Dans l exemple ci-dessous, ont été sélectionnées les Notes de Frais contenant affa dans l objet : CONCUR 13/58
3.7.3 Imprimer un document Dans la liste correspondante (OM ou NF par ex.), sélectionner «Imprimer», puis, dans la liste des états disponibles, cliquer sur l état d impression correspondant : Une fenêtre d aperçu avant impression est affichée à l écran, le document est au format PDF : CONCUR 14/58
L impression est lancée en cliquant sur le bouton IMPRIMER de la fenêtre. 3.7.4 Rechercher une donnée via la loupe Les principales données utilisées par ULYSSE - T&E sont stockées dans des tables. Pour rechercher une donnée, il est donc nécessaire d accéder à une nouvelle fenêtre pour afficher les données de la table en question. Ces fenêtres sont indiquées par des loupes au regard des champs concernés. Exemple : CONCUR 15/58
La recherche d un centre de coûts lors de la saisie d une NF se fait en cliquant sur la loupe pour afficher la liste des centres disponibles. 3.7.5 Rechercher une donnée via la saisie de ses 1 er caractères (saisie rapide) Cependant, pour faciliter la saisie et l accès aux données, les champs de l application disposent d un utilitaire de saisie rapide. En saisissant les 1 ères lettres de la donnée directement dans le champ, ULYSSE - T&E procède à une recherche en base et affiche les résultats possibles de façon dynamique. Exemple : En tapant NAN dans le champ Destination principale d un Ordre de Mission, ULYSSE - T&E affiche les enregistrements contenant cette chaine de caractères. L utilisateur peut sélectionner la ville souhaitée ou continuer à restreindre la liste en tapant plus de caractères NANTE : CONCUR 16/58
A noter : Si l utilisateur souhaite se rendre dans un lieu non référencé dans la base, il pourra toujours le saisir (et le rattacher à un pays) : 3.8 Au sujet des statuts des documents 3.8.1 Définition du statut d un document La notion de STATUT est primordiale dans ULYSSE - T&E. Le statut d un document permet à l utilisateur de connaître en permanence la progression de son document et ainsi d en suivre le «workflow» ou «circuit de validation» électronique. L item d Identification STATUT a 2 fonctions principales : Il permet de connaître l état du document actif grâce au visuel de progression correspondant. Exemple : A noter : Le visuel de progression d un document permet en le survolant avec la souris de consulter en clair le libellé du statut correspondant. Exemple : L OM N B5GYK est en cours de création : CONCUR 17/58
Il permet de faire évoluer le document actif en le faisant «progresser» ou «revenir» dans le circuit de validation ou workflow : A noter : Les différents statuts sont détaillés en fonction du type de document (cf. correspondants dans OM et NF). Les changements de statuts avec suivante Les changements de statuts avec précédente ou refus représentent des progressions dans le workflow : envoi à l étape représentent des régressions dans le workflow : retour à l étape 3.8.2 Historique des changements de statut d un document Les documents ULYSSE - T&E sont dotés d un Historique des changements de statut. Cet historique est consultable à partir de l écran de changement de statut (Menu ou onglet correspondant) et retrace l ensemble du workflow ou circuit de validation suivi par le document : CONCUR 18/58
Grille de lecture de cet historique : - Le 12/10/2010 à 17h00 M. DUPOND crée son OM n B5GYL. - Le même jour à 17h07, M. DUPOND envoie son OM en validation auprès de M. DURAND avec comme commentaire «Merci de valider pour OM pour le 15/10/2010 au plus tard». - Le 13/10/2010 à 09h45, l OM est validée par M. DURAND avec comme commentaire «Accord pour validation de cette mission». - Le document est donc maintenant validé. CONCUR 19/58
4 Mettre à jour ses données personnelles : la Fiche Profil 4.1 Présentation de la Fiche Profil Dans ULYSSE - T&E, la Fiche Profil (FP) permet de gérer l'ensemble des informations relatives au collaborateur, ainsi que les habilitations données et reçues. La Fiche Profil est créée automatiquement et initialisée en partie avec les informations transmises par la RH. Il est indispensable qu elle soit renseignée de la manière la plus complète possible dès la première connexion, les informations contenues dans la FP étant ensuite réutilisées par ULYSSE - T&E pour initialiser les documents, évitant ainsi les ressaisies inutiles. La Fiche Profil est constituée de plusieurs onglets, chaque onglet regroupant des informations par thème principal : Pour accéder au détail de chaque onglet, cliquer sur ce dernier. A noter : La présence de tout ou partie de ces onglets est fonction des choix faits par l Administrateur ULYSSE - T&E et des modules activés. 4.2 Compléter et mettre à jour sa Fiche Profil 4.2.1 Onglet général Cet onglet permet de prédéfinir les informations générales relatives au collaborateur : CONCUR 20/58
Définition des champs : Zone Commentaire Matricule Code structure Date de départ Valideur NF par défaut Valideur OM par défaut Centre de coûts Projet par défaut Dernière modification Rappel du matricule du collaborateur (identifiant de connexion). Structure RH d appartement du collaborateur. Cette information n est pas modifiable par le collaborateur. Date à partir de laquelle le collaborateur n aura plus accès à ULYSSE - T&E (date de fin de contrat par exemple). Cette information n est pas modifiable par le collaborateur. Personne habilitée à valider les Notes de Frais du collaborateur. Choix dans la liste déroulante. le valideur pré sélectionné dans la FP sera systématiquement proposé par défaut lors de l envoi à la validation d une NF. Personne habilitée à valider les Ordres de Mission du collaborateur. Choix dans la liste déroulante. le valideur pré sélectionné dans la FP sera systématiquement proposé par défaut lors de l envoi à la validation d un OM. Centre de coûts : axe d imputation analytique par défaut. Choix dans la table des centres. le centre de coûts pré sélectionné dans la FP sera systématiquement proposé par défaut lors de la création d un document. Projet : axe d imputation analytique par défaut. Choix dans la table des Projets le projet pré sélectionné dans la FP sera systématiquement proposé par défaut lors de la création d un document. Date et Identifiant du dernier utilisateur ayant modifié la FP. 4.2.2 Onglet Coordonnées Cet onglet permet de renseigner les différentes coordonnées du collaborateur ainsi que les informations concernant le passeport du collaborateur et peuvent faire l objet d un envoi à l agence de voyage si le module est activé. CONCUR 21/58
A noter : Dans l exemple ci-dessus, le trait rouge verticale pour les champs E-mail, Ville et Téléphone indique que ces champs sont obligatoires. Le collaborateur ne pourra pas créer de document si ces champs ne sont pas renseignés. 4.2.3 Onglet Préférences voyageur (si modules OM / Agence de Voyage activé) Cet onglet permet de renseigner les informations concernant les préférences du collaborateur par type de prestation (avion, train, voiture, hôtel ) ainsi que les cartes d abonnement. Ces informations peuvent faire l objet d un envoi à l agence de voyage ou à l outil d e-booking si le module est activé. Il est possible de créer autant de préférences de voyage que nécessaire (1 seule ligne par type de prestation cependant). Pour renseigner une préférence, cliquer sur le bouton «Créer», sélectionner le mode de transport (ou type de prestation) souhaité, puis renseigner librement le champ préférence. CONCUR 22/58
Il est possible de préciser tous les types d abonnement / cartes de fidélité dont le collaborateur est titulaire. Pour renseigner un abonnement, cliquer sur le bouton «Créer», puis renseigner librement les champs correspondants. Au sujet des programmes d abonnement Les programmes d abonnement sont de deux types : Le programme de fidélité qui offre des ristournes aux voyageurs réguliers (Ex : Carte Fréquence Plus du fournisseur Air France qui permet de cumuler des Miles à chaque voyage en fonction du nombre de kilomètres) Le programme de réduction qui offre des réductions sur les prestations en fonction de critères spécifiques éventuellement conditionnés au contingentement (Ex : Carte de Famille Nombreuse du fournisseur SNCF qui permet de bénéficier d une réduction systématique sur tous les billets de train) Parmi ces deux types, selon les fournisseurs, on trouve un nombre, parfois conséquent, de programmes d abonnement désignés par des noms de cartes. La création d une carte d abonnement s effectue en sept étapes, afin de spécifier très précisément les paramètres de réduction qui s appliquent, notamment dans le cadre de la connexion avec des outils d ebooking : - Accéder au détail de la nouvelle carte à créer, en cliquant sur le bouton «Créer» disponible dans l entête du pavé Abonnements de la Fiche Profil - Choisir le type d abonnement à considérer parmi une sélection de choix possibles présentée dans une liste déroulante (Ex. : Programme de réduction Train) - Choisir dans une fenêtre de sélection, le fournisseur de la carte d abonnement (Ex. : SNCF) - Renseigner le programme de réduction ou de fidélité dans la liste des programmes possibles de ce fournisseur pour ce type d abonnement (Ex./ Carte famille nombreuse 30%) - Indiquer dans le champ de saisie libre le nom de celle-ci et surtout son numéro. - Indiquer le pourcentage de réduction offert par la carte - Indiquer la date de fin de validité afin que l agence de voyage ou l outil de réservation puisse gérer les réservations en conséquence. A noter : Dans ce bloc d abonnements, lors d une réservation, il important de veiller à ce que les dates de validité soient correctement renseignées, notamment dans le cadre de la gestion de plusieurs cartes du même type. Ainsi l opérateur de la réservation ne sera pas dans l embarras pour prendre en compte les réductions possibles lors de la réservation. 4.2.4 Onglet Voitures Cet onglet permet de définir les informations relatives au(x) véhicule(s) utilisé(s) par le collaborateur. Ces informations seront utilisées par ULYSSE - T&E dans le calcul des indemnités kilométriques (IKM) lors de la saisie d une Note de Frais (cf. correspondant). CONCUR 23/58
Il est possible de créer autant de véhicule par collaborateur que nécessaire. Pour créer un véhicule, cliquer sur le bouton «Créer». Pour modifier un véhicule déjà créé, cliquer sur le bouton détail. 4.2.5 Onglet Habilitations Se reporter au Gérer ses Habilitations : droits d accès à ULYSSE - T&E 4.2.6 Onglet Infos Banque Les cartes de crédit société dont dispose éventuellement l utilisateur sont affichées ici. Ces données sont saisies en central par l administrateur du site ULYSSE - T&E, l utilisateur ne peut pas les modifier. Si la société rembourse les Notes de Frais par virement bancaire, l utilisateur également dans cet onglet préciser ses références bancaires qui seront utilisées par ULYSSE - T&E pour la gestion des ordres de virement des Notes de Frais. CONCUR 24/58
L existence d une carte de crédit société pour un collaborateur permet à ce dernier d accéder à ses relevés de dépenses et de les reporter directement dans ses Notes de Frais. Pour renseigner ses références bancaires, saisir les informations dans les champs prévus : Coordonnées bancaires transmises par interface Lorsque la création des coordonnées bancaires a été effectuée par interface, les informations sont non modifiables et visibles dans le pavé des coordonnées bancaires. CONCUR 25/58
Habituellement, les RIB véhiculés par Interface correspondent aux RIB de la paie (compte bancaire sur lequel sont virés les salaires) Lorsque le RIB véhiculé par l interface ne correspond pas au RIB sur lequel le collaborateur souhaite se faire rembourser ses NF, il suffit de compléter le RIB manuel. En cas de présence de 2 RIB (RIB issu de l interface et RIB saisi manuellement) c est toujours le RIB saisi manuellement qui sera utilisé pour le virement des NF. Coordonnées bancaires saisies directement dans ULYSSE - T&E S il n existe pas de RIB alimenté par une interface ULYSSE - T&E ou si l utilisateur préfère utiliser un compte bancaire différent, il doit renseigner manuellement ses coordonnées bancaires : Zone Commentaire Pays Nom Identifiant BIC/SWIFT Sélection du code pays à l aide d une liste mise à disposition Saisie du nom de la banque sur 40 caractères L IBAN n étant pas encore adopté dans tous les pays, un champ pour le code BIC/SWIFT sera ajouté (il permet de savoir dans quel pays, banque et ville le virement sera effectué). N compte Saisie du compte sur 23 caractères (code banque, code guichet, compte, clé) 4.3 Modifier ses codes d accès à ULYSSE - T&E 4.3.1 Modifier son mot de passe Le mot de passe renseigné lors de la première connexion à ULYSSE - T&E peut être modifié à tout moment en cliquant sur le lien du pavé général puis en renseignant les champs correspondants : 4.3.2 Que faire en cas d oubli de son mot de passe? En cas d oubli du mot de passe, il est nécessaire de contacter l administrateur ULYSSE - T&E afin qu il le réinitialise. Le nouveau mot de passe par défaut sera alors de nouveau : INIT. 4.4 Gérer ses Habilitations : droits d accès à ULYSSE - T&E Les Habilitations dans ULYSSE - T&E correspondent aux droits dont dispose un collaborateur à accéder à des fonctions particulières. CONCUR 26/58
Les droits sont donnés aux collaborateurs par l administrateur ULYSSE - T&E, mais chaque collaborateur peut également donner des «délégations» sur ses propres droits à d autres utilisateurs, ou en recevoir. A noter : cette fonction de don d habilitations permet, notamment, de : - traiter de façon aisée les absences/congés (collaborateur ayant un rôle de valideur par exemple) - autoriser une tierce personne à saisir Ordres de Mission ou Notes de Frais Les délégations d habilitations se gèrent au niveau de l onglet éponyme de la Fiche Profil : 4.4.1 Déléguer ses droits à un tiers : «Habilitations données» Ce bloc permet de donner ses propres droits à d autres utilisateurs ULYSSE - T&E. Pour donner une habilitation, cliquer sur «Créer» : Champs à renseigner : Zone Commentaire Matricule Recherche du collaborateur destinataire de l habilitation. Recherche dans la table des collaborateurs CONCUR 27/58
Type de délégation (cases à cocher) Date début Fin de validité Préciser au moyen des cases à cocher l étendue des droits délégués : - Mes droits en tant que collaborateur : délégation des droits de collaborateur uniquement (création de document OM / NF uniquement) - Mes droits de validation uniquement : délégation des droits à faire évoluer les documents vers un statut de validation (mais pas de mes droits de collaborateur) - Mes autres droits : délégation de tous mes autres éventuels droits SAUF mes droits de validation Les cases peuvent se cumuler pour arriver à une délégation totale. Saisie d une date ou choix dans le calendrier. Le collaborateur destinataire ne bénéficiera de la délégation des droits qu à partir de cette date. Saisie d une date ou choix dans le calendrier. La saisie d une date de fin du droit est obligatoire. Au delà de cette date, le collaborateur destinataire ne bénéficiera plus de la délégation de droits. 4.4.2 Recevoir des droits d un tiers : «Habilitations reçues» Ce bloc permet de vérifier les habilitations reçues, c est-à-dire les droits hérités d autres utilisateurs ULYSSE - T&E. Les habilitations reçues par l utilisateur sont affichées ici pour information. Seul le donneur peut modifier ces droits. A noter : ULYSSE - T&E permet de recevoir via le don d'habilitation : - les habilitations de 20 personnes au maximum quand ces délégations concernent les droits de validation ; - un nombre illimité de dons d habilitations quand ces délégations ne concernent que le rôle DEFAUT. Exemple : Si 25 personnes délèguent leurs habilitations de valideur à la même personne, ULYSSE - T&E ne prend en compte que les habilitations des 20 premières d'entre elles. CONCUR 28/58
5 Préparer son déplacement : l Ordre de Mission (OM) Le module Ordre de Mission est destiné à la préparation des missions et demandes de déplacements. L Ordre de Mission ULYSSE - T&E est constitué de plusieurs «blocs» ou «pavés» d informations que l utilisateur devra renseigner successivement : Pavé Général : qui permet de définir les données administratives de la mission. Pavé Prestations : qui permet de définir l ensemble des demandes de prestations nécessaires lors de la mission. Pavé Compléments : qui permet notamment de remplir des demandes d avances. Pavé Frais prévisionnels : qui permet de détailler l ensemble des dépenses prévues au cours de la mission. 5.1 Créer un nouvel (ou 1 er ) Ordre de Mission Pour créer un 1 er ou nouvel OM, utiliser le raccourci disponible. L écran de création d un nouvel OM est affiché. Il est alors possible de créer un OM vierge ou de l initialiser à partir d un autre document. CONCUR 29/58
5.1.1 Créer un document vierge Il suffit de cliquer sur Document vierge pour afficher le masque de saisie d un nouvel OM. 5.1.2 Créer un OM à partir d un modèle En cliquant sur «Initialisation à partir d un ordre de mission», la liste des précédents OM du collaborateur en référence est affichée. Sélectionner le modèle en cliquant sur son N, son Objet ou sa Date de début. Le nouvel OM ainsi créé reprendra l ensemble des données de l OM de référence saisies dans les pavés Général et Prestations. A noter : Si l utilisateur connecté possède les droits correspondants (i.e. habilitations sur d autres collaborateurs), il est également possible de choisir en modèle un OM appartenant à un autre collaborateur. Il suffit de cliquer sur le pop-up de sélection pour que s affiche la liste des collaborateurs concernés, puis de sélectionner un collaborateur afin d accéder à la liste de ses OM. 5.2 Remplir son Ordre de Mission Les informations à renseigner dans chaque Ordre de Mission sont organisées en différents pavés ou blocs. Rappel : La présence de tout ou partie de ces pavés est fonction des choix faits par l Administrateur ULYSSE - T&E et des modules activés. Pour renseigner correctement un Ordre de Mission, il convient de toujours commencer par le Pavé Général : en effet, certaines informations (notamment les axes d imputation analytique, les dates, le lieu, etc.) seront reprises automatiquement pour alimenter par défaut d autres champs du Pavé Prestations. 5.2.1 Pavé Général Ce pavé comporte les informations générales et administratives de la mission. Il doit être renseigné en premier. CONCUR 30/58
Champs à renseigner : Zone Destination principale Type de mission Départ le Retour le Objet de la mission Centre de coûts Projet Dernière modification Commentaire Saisie de la destination principale de la mission. Recherche dans la table des lieux Choix obligatoire du type de mission dans le menu déroulant. Saisie obligatoire de la date de début de la mission ou sélection dans le calendrier Saisie de l heure de début de la mission sous la forme HH :MM Saisie obligatoire de la date de fin de mission ou sélection dans le calendrier. Saisie de l heure de fin de mission sous la forme HH :MM Saisie obligatoire de l objet de la mission l objet de la mission est repris dans les différents menus d affichage et de sélection des documents et permet d identifier plus rapidement un OM. Choix d un centre de coûts. Recherche dans la table correspondance. Si le centre de coûts est renseigné dans la Fiche Profil, il est alimenté par défaut par ULYSSE-T&E Choix d un centre de coûts. Recherche dans la table correspondance. Si le centre de coûts est renseigné dans la Fiche Profil, il est alimenté par défaut par ULYSSE-T&E Affichage de la date, heure et identifiant de l utilisateur ayant modifié en dernier le document. A noter : Certaines informations sont facultatives, d autres doivent obligatoirement être renseignées. Un champ de saisie obligatoire est identifiable rapidement par un affiché à côté du champ. A défaut, ULYSSE - T&E informera l utilisateur des anomalies bloquantes devant être corrigées avant de modifier le statut du document. Exemple d anomalies bloquantes : CONCUR 31/58
5.2.2 Pavé Prestations Cet onglet permet de définir un large ensemble de prestations nécessaires au bon déroulement de la mission. On retrouvera ici à la fois les demandes de titres de transport, les demandes d hébergement, mais aussi tout autre type de prestations diverses. Le voyageur doit créer une ligne pour chaque prestation en cliquant sur le bouton «Créer» ou sur l un des icones de création rapide. En fonction du type de prestation choisi, la page de détail affichera des champs de saisie spécifiques. 5.2.2.1 Exemples de types de prestations Avion CONCUR 32/58
Champs à renseigner : Zone Prestation Classe Départ le à De Arrivée le à A Politique voyage Commentaire Coût prévisionnel Rappel du type de prestation choisi Saisie de la classe de voyage Commentaire Saisie de la date de départ ou sélection dans le calendrier. Par défaut, ULYSSE - T&E affiche la date de début indiquée dans le pavé Général. Saisie de l heure de départ sous la forme HH :MM Choix du lieu de départ dans la table des villes. Par défaut, ULYSSE - T&E affiche la ville définie dans la Fiche Profil, si elle est renseignée. Saisie de la date d arrivée ou sélection dans le calendrier. Saisie de l heure d arrivée sous la forme HH :MM Choix du lieu d arrivée dans la table des villes. Par défaut, le lieu d arrivée est le lieu principal défini dans le pavé Général Si la politique voyage est paramétrée, affichage des consignes à appliquer Si une préférence pour ce type de prestation a été créée dans la FP, elle s affiche ici par défaut. Ce commentaire est modifiable librement. Possibilité de donner un coût prévisionnel pour la prestation A noter : Le bouton automatiquement les lieux de départ/arrivée. Train permet de créer rapidement le trajet de retour en reprenant CONCUR 33/58
Voiture de location Hôtel CONCUR 34/58
5.2.2.2 Au sujet de la Politique Voyage (si activée) Sur certaines prestations et à la condition qu il ait été défini dans ULYSSE - T&E une politique voyage, cette dernière sera affichée directement à l écran en fonction des données saisies par l utilisateur. La politique voyage peut être fonction du type de prestation, de la catégorie d appartenance du voyageur et des lieux de départ et d arrivée. La politique voyage, si elle existe, est affichée en rouge : 5.2.2.3 Au sujet des Dérogations à la Politique Voyage (si activées) Si une Politique Voyage a été définie dans ULYSSE - T&E, il est également possible d autoriser les voyageur à déroger à cette politique. Dans ce cas, des champs d information supplémentaires sont affichés et le voyageur devra motiver sa demande de dérogation (des alertes sur les dérogations seront alors indiquées lors de la validation de l OM). CONCUR 35/58
Pour motiver sa demande de dérogation, le voyageur peut renseigner tout ou partie des champs suivants : Motif de dérogation Objet de dérogation Commentaire dérogation Exemple : Au niveau de l OM, l onglet en question sera identifié avec une alerte : CONCUR 36/58
5.2.2.4 Au sujet de la Base Hôtels (si activée) Pour la prestation de type Hôtel et à la condition qu il ait été défini dans ULYSSE - T&E une «Base Hôtels», il est possible d aller rechercher un hôtel référencé dans une table correspondante. Cette recherche est possible sur plusieurs critères, fonctions du lieu de la mission, de la catégorie d hôtel recherché, etc. 5.2.3 Pavé Compléments (si activé) Cet onglet, s il est activé, permet notamment de gérer les demandes d avance de devises. Le voyageur doit renseigner l écran de détail en alimentant directement les champs : CONCUR 37/58
5.3 Contrôler son Ordre de Mission Pour pouvoir évoluer dans le circuit de validation, un document ne doit pas présenter d anomalie bloquante. A tout moment, pour contrôler que les informations saisies sont correctes, l utilisateur peut cliquer sur le bouton «Enregistrer». Les anomalies détectées sont alors signalées par un icone rouge : Dans la partie supérieure du document pour toutes les anomalies concernant le pavé Général En regard de chaque ligne quand il s agit d une prestation présentant une anomalie L utilisateur devra obligatoirement corriger toutes les anomalies bloquantes avant de pouvoir envoyer son document à la validation. Dans le cas contraire, ULYSSE - T&E affichera le message d alerte suivant : CONCUR 38/58
A noter : Les anomalies sur un document sont signalées sur tous les tableaux de bord et notamment dès le menu général. En survolant les pastilles avec le pointeur de la souris, le libellé de l anomalie est affiché : 5.4 Soumettre son Ordre de Mission à la validation Quand tous les pavés et informations obligatoires ont été renseignés et que l OM ne comporte plus d anomalie bloquante, l utilisateur peut envoyer son OM en validation. Il existe deux méthodes pour soumettre un OM à la validation : Dans la barre de menu d ULYSSE - T&E : sélectionner «Ordre de Mission» puis «Changer de statut» : ou directement dans l OM en cliquant sur le raccourci : CONCUR 39/58
Lors de la demande de changement de statut, ULYSSE - T&E affiche une page de détail dans laquelle le collaborateur : 1. peut saisir un commentaire à l attention du valideur de son document 2. doit sélectionner un destinataire : soit en conservant le valideur affiché par défaut s il existe ou en ouvrant la fenêtre pour sélectionner un valideur parmi la liste des personnes habilitées à valider le document 3. peut choisir de ne pas prévenir le destinataire par l envoi d un mail. Dans ce cas, le document sera en attente de validation dans un menu correspondant. 4. cliquer sur «confirmer le changement de statut» : ULYSSE - T&E modifie automatiquement le statut du document en cours qui n est alors plus modifiable. Si le changement de statut est confirmé, l OM est actualisé, il est maintenant en attente de validation, et l utilisateur ne peut plus modifier son document. 5.5 Vérifier la progression de son Ordre de Mission (statut) A tout moment, le statut permet au collaborateur de connaître la progression de son document dans ULYSSE - T&E. Le statut d un OM est mis à jour instantanément par ULYSSE - T&E dès qu un changement intervient dans la progression du document. Un Ordre de Mission peut avoir plusieurs statuts différents en fonction des choix faits par l administrateur. Les statuts standards dans ULYSSE - T&E sont les suivants : CONCUR 40/58
Statut 1 2 3 R A Commentaire En cours de création l OM est librement modifiable ou supprimable par le collaborateur En attente de validation l OM est en attente de validation, il n est plus modifiable (ni supprimable) par le collaborateur Validé la mission est acceptée par le Valideur. L OM n est plus modifiable ni supprimable (il peut en revanche être annulé) Refusé La mission est refusée par le Valideur. L OM est renvoyé au collaborateur qui peut le modifier et le soumettre de nouveau à validation, ou le supprimer. Annulé La mission a été annulée par le collaborateur 5.5.1 Visualiser le statut de son document Au niveau du Menu Général, le Tableau de bord des derniers documents permet de savoir visuellement à quel statut se trouvent ses derniers OM : A noter : un survol avec le pointeur de la souris permet d afficher le libellé du statut. Au niveau de chaque OM, le statut est indiqué dans l en-tête de l onglet Général : CONCUR 41/58
5.5.2 Consulter l historique des changements de statut de son document Il est également possible de consulter la liste des différents changements de statuts du document en sélectionnant l onglet «Historique des changements de statuts» de l OM : 5.6 Imprimer son Ordre de Mission Cf. 3.7.3- Imprimer un document CONCUR 42/58
6 Se faire rembourser ses dépenses : la Note de Frais (NF) Le module Note de Frais est destiné à la saisie des dépenses engagées par le collaborateur dans le cadre de ses activités professionnelles, à des fins de comptabilisation et de remboursement par son entreprise. La Note de Frais ULYSSE - T&E est constituée de plusieurs «blocs» ou «pavés» d informations que le collaborateur devra renseigner successivement : Pavé Général : qui permet de définir les données administratives de la NF. Pavé Frais : qui permet de saisir l ensemble des dépenses engagées par le collaborateur. Pavé Indemnités kilométriques : qui permet de détailler les déplacements effectués par le collaborateur avec son véhicule personnel. 6.1 Créer une nouvelle (ou 1 ère ) Note de Frais Pour créer une 1 ère ou nouvelle NF, utiliser le raccourci disponible. CONCUR 43/58
L écran de création d une nouvelle NF est affiché. Il est alors possible de créer une NF vierge, d initialiser la NF à partir d un OM ou de l initialiser à partir d un autre document. 6.1.1 Créer un document vierge Il suffit de cliquer sur Note de Frais pour afficher le masque de saisie d une NF vierge. 6.1.2 Créer une NF à partir d un Ordre de Mission (si Module OM) En cliquant sur «Initialisation à partir d un ordre de mission», la liste des OM disponibles est affichée. Sélectionner l OM en cliquant sur son N, son Objet ou sa Date. La nouvelle NF ainsi créée reprendra certaines données de l OM de référence, à savoir : - Le lieu - Les dates de mission - L objet de la mission - L Axe d imputation analytique - Les informations du pavé Frais prévisionnels de l OM, si ce pavé existe. CONCUR 44/58
A noter : Une Note de Frais de Mission peut se reconnaître par son N : elle reprend le N de l OM de référence (sur 5 caractères) + un numéro d ordre de 01 à 99 il est donc possible de rattacher jusqu à 99 NF à un même OM. Exemple : La première Note de Frais initialisée à partir de l OM B22YZ, portera le numéro B22YZ01. Les suivantes porteront les numéros B22YZ02, B22YZ03 6.1.3 Créer une NF à partir d une autre NF En cliquant sur «Initialisation à partir d une note de frais», la liste des Notes de Frais déjà créées s affiche. Sélectionner la NF que l on souhaite dupliquer en cliquant sur son N, son Objet ou sa Date. La nouvelle NF ainsi créée reprendra certaines données administratives de la Note de Frais modèle, à savoir : - Le lieu - Le type de note de frais - Les dates de début et fin - L objet de la NF - L Axe d imputation analytique 6.2 Renseigner sa Note de Frais Les informations à renseigner dans chaque Note de Frais sont organisées en pavés ou blocs. La présence de tout ou partie de ces pavés est fonction des choix faits par l Administrateur ULYSSE - T&E et des modules activés. Pour renseigner correctement une Note de Frais, il convient de toujours commencer par le Pavé Général : en effet, certaines informations (notamment les axes d imputation analytique, les dates, le lieu, etc.) pourront être reprises automatiquement pour alimenter par défaut certains champs du bloc de saisie des Frais. 6.2.1 Pavé Général Ce pavé comporte les informations générales et administratives de la NF. Il doit être renseigné en premier. CONCUR 45/58
Champs à renseigner : Zone Type de Note de frais Destination principale Du Au Objet Centre de coûts Projet Commentaire Mode de règlement Dernière modification Commentaire Sélection dans la liste déroulante du type de Note de Frais. Saisie de la destination principale de la mission. Recherche dans la table des lieux Saisie des dates de début et de fin de la NF : toutes les dépenses devront être comprises entre ces 2 dates. Saisie d une date (format JJMMAA ou JJMMAAAA) ou choix dans le calendrier Saisie obligatoire de l objet de la Note de frais l objet de la mission est repris dans les différents menus d affichage et de sélection des documents et permet d identifier plus rapidement une NF. Reprise du centre de coût de la Fiche Profil Reprise du projet de la Fiche Profil s il est renseigné Saisie optionnel d un commentaire Affichage pour information du mode de règlement choisi par l entreprise pour le remboursement des frais Affichage de la date, heure et identifiant de l utilisateur ayant modifié en dernier le document. A noter : Certaines informations sont facultatives, d autres doivent obligatoirement être renseignées. Un champ de saisie obligatoire est identifiable rapidement par un affiché à côté du champ. A défaut, ULYSSE - T&E informera l utilisateur des anomalies bloquantes devant être corrigées avant de modifier le statut du document. Exemple d anomalie bloquante : CONCUR 46/58
6.2.2 Pavé Frais Cet onglet permet de renseigner l ensemble des dépenses engagées par le collaborateur et qu il souhaite se faire rembourser. 6.2.2.1 Saisir ses dépenses dans la NF Le collaborateur doit renseigner une ligne par dépense, chaque dépense correspondant à un justificatif de dépense, en cliquant sur le bouton «Créer» ou sur l un des icones de création rapide et en renseignant chacun des champs nécessaires : Lorsque les dépenses sont renseignées, pour les enregistrer cliquer sur le bouton Enregistrer. ULYSSE - T&E rafraîchit la page en y apportant les modifications suivantes : Contrôles de cohérence sur la nature des champs du pavé Général Application des contrôles et règles de gestion spécifiques à chaque type de frais Apparition d un bouton détail pour modifier/compléter la saisie de chaque frais CONCUR 47/58
6.2.2.2 Reporter des dépenses carte dans sa NF (si activé) Le collaborateur qui dispose d une carte affaire peut, si la fonctionnalité est activée (présence du lien [Dépenses carte] sur le pavé Frais), accéder à son relevé de dépenses cartes directement dans ULYSSE - T&E. Plutôt que de saisir manuellement chacune des dépenses, il a alors la possibilité de reporter automatiquement les dépenses avec un minimum de clics. Pour reporter ses dépenses cartes, le collaborateur clique sur le lien [Dépenses cartes à traiter], le relevé de la carte est alors affiché. La sélection d une ou plusieurs lignes de dépenses à reporter dans la NF se fait en cliquant dans les cases à cocher correspondantes puis sur le lien [Reporter les dépenses sélectionnées]. Il est également possible de restreindre la liste des éléments à afficher en utilisant les filtres disponibles : dates et/ou types de frais du relevé à afficher. CONCUR 48/58
Au retour dans la NF, lien [Reporter les dépenses sélectionnées], les lignes correspondantes sont automatiquement créées avec une indication dans la colonne CC (carte de crédit). Comme pour un frais manuel, il est alors possible d aller dans le détail du frais et de compléter ou modifier certains champs. CONCUR 49/58
A noter : Les frais cartes sont rapidement identifiables par un dans la colonne CC (Carte de Crédit). En cas d erreur, les frais issus du relevés carte peuvent être supprimés de la NF : clic sur dans le détail du frais. Les frais cartes ainsi supprimés sont réintégrés dans le relevé d origine. Ils pourront être de nouveau reportés. 6.2.3 Pavé Saisie des Indemnités kilométriques (IKM) Ce pavé permet de renseigner spécifiquement les indemnités kilométriques (IKM), c est-à-dire l ensemble des déplacements professionnels effectués par le collaborateur avec son véhicule personnel. Il est impératif de déclarer au préalable au moins un véhicule dans sa Fiche Profil avant de pouvoir saisir des IKM. Si au moins une voiture est déclarée, pour saisir des IKM, cliquer sur le lien «Ajouter un ikm» dans la NF. La grille de saisie complète est alors affichée. CONCUR 50/58
En fonction du barème défini et du nombre de kilomètres déclarés, le montant à rembourser est automatiquement mis à jour par ULYSSE - T&E. 6.3 Contrôler sa Note de Frais Pour pouvoir évoluer dans le circuit de validation, un document ne doit pas présenter d anomalie bloquante. A tout moment, pour contrôler que les informations saisies sont correctes, l utilisateur peut cliquer sur le bouton «Enregistrer». Les anomalies bloquantes détectées sont alors signalées par un sont signalées par un :, les alertes (anomalies non bloquantes) Dans l onglet «Informations Générales» pour toutes les anomalies concernant le pavé Général En regard de chaque ligne quand il s agit d un frais présentant une anomalie CONCUR 51/58
L utilisateur devra obligatoirement corriger toutes les anomalies bloquantes avant de pouvoir envoyer son document à la validation. Dans le cas contraire, ULYSSE - T&E affichera le message d alerte suivant : A noter : Les anomalies sur un document sont signalées sur tous les tableaux de bord correspondants et notamment dès le menu général. En survolant les pastilles avec le pointeur de la souris, le libellé de l anomalie est affiché : CONCUR 52/58
6.4 Soumettre sa Note de Frais à validation Quand tous les pavés et informations obligatoires ont été renseignés et que la NF ne comporte plus d anomalie bloquante, l utilisateur peut envoyer sa NF en validation. Il existe deux méthodes pour soumettre une NF à validation : Dans la barre de menu d ULYSSE - T&E : sélectionner «Note de Frais» puis «Changer de statut» : CONCUR 53/58
ou directement dans la NF en cliquant sur le raccourci : Lors de la demande de changement de statut, ULYSSE - T&E affiche une page de détail dans laquelle le collaborateur : 1. peut saisir un commentaire à l attention du valideur de son document. Ce commentaire sera repris dans le mail de demande de validation adressé au valideur ainsi que dans l historique des changements de statut du document. 2. doit sélectionner un destinataire : soit en conservant le valideur affiché par défaut s il existe ou en ouvrant la fenêtre pour sélectionner un valideur parmi la liste des personnes habilitées à valider le document. 3. peut choisir de ne pas prévenir le destinataire par l envoi d un mail. Dans ce cas, le document sera en attente de validation dans un menu correspondant. 4. confirmer : ULYSSE - T&E modifie automatiquement le statut du document en cours qui n est alors plus modifiable. CONCUR 54/58
Si le changement de statut est confirmé, la NF est actualisée, elle est maintenant en attente de validation, et l utilisateur ne peut plus modifier son document. 6.5 Vérifier la progression de sa Note de Frais (statut) A tout moment, le statut permet au collaborateur de connaître la progression de son document dans ULYSSE - T&E. Le statut d une NF est mis à jour instantanément par ULYSSE - T&E dès qu un changement intervient dans la progression du document. Une Note de Frais peut avoir plusieurs statuts différents en fonction des choix faits par l administrateur. Les statuts standards dans ULYSSE - T&E sont les suivants : Statut 1 2 C0 C1 R Commentaire En cours de création la NF est librement modifiable ou supprimable par le collaborateur En attente de validation la NF est en attente de validation, elle n est plus modifiable (ni supprimable) par le collaborateur En attente de traitement comptable la NF a été validée, elle est alors transmise à la Comptabilité pour être traitée. Envoyée en comptabilisation pour paiement la NF a été contrôlée et envoyée dans le système comptable pour être comptabilisée et payée. Dorénavant, la NF n est plus modifiable par personne. Refusée la NF a été refusée en l état (par le valideur ou le comptable ) et retournée au collaborateur. Ce dernier devra y apporter les modifications nécessaires et la soumettre de nouveau à validation. 6.5.1 Visualiser le statut de son document Au niveau du Menu Général, le Tableau de bord des derniers documents permet de savoir visuellement à quel statut se trouvent ses dernières NF : CONCUR 55/58
A noter : un survol avec le pointeur de la souris permet d afficher le libellé du statut. Au niveau de chaque NF, le statut est indiqué dans l en-tête de la NF : 6.5.2 Consulter l historique des changements de statut de son document Il est également possible de consulter la liste des différents changements de statuts du document en cliquant sur Changer de Statut : CONCUR 56/58
6.6 Imprimer sa Note de Frais Cf. 3.7.3- Imprimer un document CONCUR 57/58
7 Quitter ULYSSE - T&E Pour quitter ULYSSE - T&E, sélectionner, dans la liste déroulante du menu, «Se déconnecter d Ulysse» : ****FIN DU DOCUMENT**** CONCUR 58/58