>> Rencontres interrégionales VAGUE 1 PARIS 09/02/2015 Synthèse des questions DELEGATION DE SERVICE PUBLIC Projet I-MILO 1 / 11
Contacts Contact SIMILO Equipe projet i-milo contact@i-milo.fr 2 / 11
SOMMAIRE 1 - Introduction... 4 2 - Démonstrations... 5 2.1. - Dossier... 5 2.1.1. - La complétude... 5 2.1.2. - Facettes... 6 2.1.3. - Mémos, actions, contexte... 7 2.2. - Interconnexion... 8 2.2.1. - DUDE, cotraitance Pôle Emploi... 8 2.2.2. - Demat M2... 8 2.3. - Décisionnel... 8 3 - Présentation du déploiement... 10 3.1. - Migration et accompagnement... 10 3.2. - Témoignages ml pilotes... 11 3.3. - Services accessoires... 11 3 / 11
Avertissement au lecteur Le présent compte-rendu retranscrit les échanges ayant eu lieu lors des interrégionales de 2015. Des éléments ont pu évoluer depuis suite aux échanges avec l autorité délégante et sont susceptibles d évoluer d ici la mise en œuvre d i-milo. Vous serez tenus informés des évolutions et choix structurants par des communiqués sur i-milo.fr ou via la lettre d information i-milo (https://www.i-milo.fr/newsletter/) 1 - INTRODUCTION Avant de commencer les démonstrations, Similo souhaite revenir sur les grandes ambitions qui guident le projet : - Maintenir le contact : Si les interrégionales sont des temps d échanges particuliers, notre site internet dédié au projet et notre Newsletter envoyée plusieurs fois par an vous permettent régulièrement de vous tenir informés - Co-construire i-milo : La con-construction sur i-milo reste un axe fort du développement du produit. Depuis les dernières interrégionales en octobre 2013, nous nous sommes concentrés sur la finalisation et la validation du produit. Ainsi, après avoir mobilisé de nombreux acteurs autour d ateliers de conception, i-milo a de nouveau fait appel au réseau pour valider le produit. Ce sont en effet des utilisateurs qui ont recettés l outil et confirmés l adéquation du produit aux attentes des professionnels - Fournir un outil qui répond à vos attentes : outre la validation par les professionnels du réseau, i-milo en plus du périmètre initial de reprise de Parcours 3 propose dès la première version un certain nombre d évolutions réglementaires et prépare déjà les autres évolutions à venir. La matinée s organise autour des démonstrations de l outil i-milo, filmées, et commentées par SIMILO, suivies d un temps d échange avec les participants. Un premier temps sera consacré aux évolutions de l application depuis la dernière interrégionale avant de nous concentrer sur une démonstration du décisionnel conformément à ce que vous nous aviez demandé à l issue des dernières interrégionales. 4 / 11
2 - DEMONSTRATIONS SIMILO présente des fonctionnalités au travers de démonstrations. L objectif est de revenir sur des éléments qui ont fait l objet d échanges lors de la seconde interrégionale. 2.1. - DOSSIER Démonstration : SIMILO présente une démonstration autour du dossier, présentant ainsi les notions de complétude, d ajout de cursus, la notion d évènement et de note, et enfin, les groupes et alertes. 2.1.1. - La complétude Question : Sur les champs non renseignés quand on se trouve sur la liste des dossiers, les facettes permettent-elles de connaitre exactement les éléments manquants? Réponse : Une facette globale indique si au moins un élément est manquant dans le dossier. En ouvrant le dossier du jeune, il est possible de visualiser précisément les sections incomplètes via le menu sur la gauche. Question : Quel est le rapport entre le statut du dossier et la notion de jeune en contact et jeune en suivi au regard des requêtes et des financements? Réponse : il s agit de savoir quand le dossier est pris en compte dans la CPO. Le dossier complet est celui qui est pris en compte dans la CPO. Un dossier partiel (correspondant au statut brouillon dans P3), ne sera pas pris en compte. Question : L état finance au regard des jeunes en contact, tandis que la région finance au regard des jeunes en suivi. Comment est faite la différence dans i-milo? Réponse : la différence est faite grâce à l indicateur JDI (jeune en demande d insertion) avec la notion d entretien physique qui va permettre de savoir si le jeune est en suivi (entretien ou atelier de moins de 5 mois). Tout «brouillon» dans Parcours 3 est repris en dossier partiel dans i-milo, tout «dossier» est repris en dossier complet dans i-milo. I-milo ne vient pas normer des choses qui ne l étaient pas avant. Il n y a pas de lien entre un dossier complet et un jeune en suivi. Le dossier complet est un nouveau concept apportant une liberté aux conseillers dans la manière de traiter les informations des jeunes il n est plus obligatoire de dérouler tout un scénario préétabli comme c était le cas dans Parcours 3 et permettant d identifier facilement les informations manquantes pour avoir in fine des dossiers réellement complets. Cela amène donc à améliorer la complétude et le reporting au niveau régional. Question : Les champs requis dans la liste à facettes sont-ils uniquement les champs requis nationalement ou également les champs requis régionalement et nationalement? Réponse : il s agit de l ensemble des champs requis, il n y a pas de distinction supplémentaire. Question : Pouvez-vous préciser ce qu est le comité de partenariat évoqué en séance? Le comité de partenariat est le lieu d échanges sur l avancement des travaux du système d information. Il permet d organiser des échanges récurrents, sur tous les aspects du projet, entre les représentants des utilisateurs et la cellule de suivi. Il exprime un avis sur les évolutions envisagées, propose la prise en charge de besoins complémentaires. Il participe à la production des outils statistiques utiles au réseau. Les membres du comité partenariat : 5 / 11
> Deux représentants de l UNML > Un représentant du CNML > Deux représentants de la DGEFP > Deux représentants de la DARES > Deux représentants des utilisateurs (ANDML APAR) > La cellule de suivi 2.1.2. - Facettes Question : Dans Parcours 3 on a la notion de dossier clos, en veille ou actif, comment la retrouve-t-on rapidement dans i-milo sans parcourir toute la liste de dossiers? Réponse : Des facettes présentent le statut du dossier (partiel, complet, justifié), d autres facettes présentent les dossiers en veille ou actifs. Il est possible d affiner le tri en affichant les dossiers sans évènements depuis 2 mois par exemple. En combinant plusieurs critères, on peut donc obtenir des listes rapidement. Question : Chaque conseiller va probablement faire sa propre liste dynamique sur son ordinateur. Est-il également possible à l échelle de la mission locale de mettre à disposition des groupes dynamiques pour l ensemble de la mission locale? Y-a-t-il un nombre limité de groupes dynamiques? Réponse : tous les conseillers peuvent créer des groupes et les partager avec leurs collègues (une option leur permet de les partager), et il n y a pas de limite en nombre à ces groupes dynamiques. Précision : cet aspect est bien soumis à la gestion des droits le responsable de la structure peut définir si chaque conseiller a le droit ou non de partager ces listes ce n est pas systématique pour tous. Question : A partir de ces listes, peut-on faire un publipostage ou doit on se rendre dans un autre endroit d i-milo? Réponse : il est tout à fait possible de faire du publipostage depuis les listes. Depuis les listes formées, il est possible d effectuer des actions groupées (modifier le lieu d accueil du jeune, changer le conseiller référent, fixer un Rendez-vous, envoyer un SMS, et par exemple générer des éditions). Le publipostage en fait partie. Il suffit donc, de récupérer la liste des jeunes, de choisir une édition, et d effectuer le publipostage. Question : Est-il également possible de faire des mails groupés? Réponse : Oui, il est possible d envoyer directement des mails groupés depuis l outil. Question : Si je propose une activité à un groupe de jeunes, comment est géré l événement? Dans ces cas-là, un évènement collectif est créé. La seule différence avec un évènement individuel, dans la gestion de l évènement, c est que l évènement collectif va se clôturer automatiquement, on ne pourra pas l enrichir par la suite. Si on envoie par exemple un SMS à 100 jeunes, on va renseigner une seule fois les caractéristiques de l évènement, l évènement sera créé puis clôturé automatiquement pour chaque jeune. 6 / 11
2.1.3. - Mémos, actions, contexte Question : Les mémos sont-ils consultables uniquement sur le dossier du jeune ou peut-on les consulter sur la page d accueil et ce globalement? Réponse : on peut consulter depuis la page d accueil l ensemble des mémos et tâches. Cela fonctionne comme un post-il sur la page d accueil du conseiller. Question : Les contextes sont-ils administrables uniquement localement ou régionalement également? Réponse : les contextes sont administrables localement et régionalement Question : Si la CPO prend en compte les dossiers complets, quelle est la raison d être du dossier justifié? Réponse : Pour les dispositifs donnant droit à des compensations financières (que ce soit pour les entreprises ou le jeune directement), les conseillers doivent s assurer de l identité du jeune. La justification d identité du jeune est un acte métier déjà réalisé aujourd hui pour lui permettre de rentrer dans ce type de dispositifs. Renseigné de manière informative dans i-milo, cela permet à la structure de proposer ce type de dispositifs. Question : Les dispositifs régionaux ne seront donc pas concernés par la justification des dossiers? Réponse : ils ne sont pas concernés. La justification concerne uniquement les dispositifs nationaux donnant lieu à une demande d aide. En revanche, il est possible de modifier les critères d éligibilité à l échelle régionale si c est souhaité. Question : La justification doit-elle se matérialiser avec une pièce jointe ou est-ce uniquement déclaratif? Réponse : concrètement, il s agit de choisir le type de pièce d identité dans une liste basée sur la liste officielle des pièces d identité de l'agence nationale des titres sécurisés, puis de saisir le numéro de la pièce d identité (il n y a pas de contrôle sur la forme du numéro). Il n y a pas de stockage de document d identité dans i-milo. Question : Quand au stockage de documents, on nous avait parlé d un coffre-fort, qu en est-il? Réponse : un espace de stockage de documents est envisagé dans les évolutions futures d i-milo, mais ce n est pas prévu dans cette première version d i-milo. Question : Une interconnexion avec Trouvetaboite.fr avait été annoncée comme une possible fonctionnalité d i-milo, qu en est-il? Réponse : «Trouve ta boite» ne fait pas partie du périmètre des fonctionnalités prévues pour la version 1 d i-milo, En revanche Similo travaille à son intégration pour une version future d i-milo. 7 / 11
2.2. - INTERCONNEXION Démonstration : SIMILO présente des démonstrations des interconnexions avec CARIF - OREF, DUDE, et DEMAT M2. 2.2.1. - DUDE, cotraitance Pôle Emploi Question : Faudra-t-il continuer à aller sur le SI DUDE avec l utilisation d i-milo? Réponse : oui, il y a toujours l étape de validation des listes envoyées par Pôle Emploi en amont sur DUDE, par le responsable de cotraitance. Une fois que les dossiers sont acceptés dans DUDE pour être envoyés à i-milo, i-milo regarde si un rapprochement est possible avec un dosser existant ou s il s agit d un nouveau dossier, ensuite commence le processus de suivi de la cotraitance. Question : On peut voir les prises de rendez-vous à prévoir pour les intégrations en accompagnement cotraitance - existe-t-il une gestion de calendriers pour pouvoir caler directement des rendez-vous? Réponse : non, la gestion des calendriers fait partie des évolutions en cours d étude pour des versions futures d i-milo. 2.2.2. - Demat M2 Question : vous mettez l accent sur la dématérialisation des EAV et CUI, qu en est-il des autres dispositifs? Réponse : l accent est mis sur la dématérialisation des EAV et CUI car il est possible de mettre en place une dématérialisation complète M2 (à savoir : plus de Cerfa papier). La dématérialisation est possible car l ASP dispose du portail Sylaé qui fait que le bénéficiaire de l aide (l entreprise) peut agir de manière dématérialisée. Concernant les autres dispositifs tels que la garantie jeune ou le CIVIS, il n est pas possible d être complètement dématérialisé puisque le jeune n a pas d outil de contrôle ou de suivi des versements qui lui sont effectués par l ASP. Concernant les EAV et CUI, tout passe par i- milo. Les échanges sont peu à peu informatisés (tels que les demandes de versements). Question : Il a été indiqué qu il fallait arrêter les envois vers l ASP à compter du 24 avril. Que se passe-t-il entre cette date et l ouverture d i-milo? Réponse : l objectif est d assurer la bonne migration des contrats aidés de Parcours 3 à i-milo. Pour ce faire, il est nécessaire que Similo ait la maîtrise des contrats migrés et donc qu aucun contrat ne soit en validation côté ASP pendant la phase de migration. Il faut que tous les contrats soient en statut «en cours» ou «brouillon» avant migration. La période de 15 jours de gel des envois permet de sécuriser la migration des contrats aidés en évitant les contrats en validation chez l ASP. 2.3. - DECISIONNEL Démonstration : SIMILO apporte un éclairage sur le décisionnel, en présentant notamment le principe des tableaux de bord présents dans la mallette nationale, des exemples de tableaux de bord nationaux comme le rapport d activité, ainsi que la méthode de création d une analyse. Question : Est-il possible de personnaliser les rapports au niveau des antennes? Réponse : Oui c est tout à fait possible. 8 / 11
Question : Sur P3, il est compliqué de recueillir les données au niveau du département, nécessaires pour certains dispositifs mis en place au niveau du département. Pourquoi i-milo n a pas intégré cet échelon? Réponse : I-milo a intégré l échelon département et il est donc possible de faire des requêtes à l échelle départementale. La dimension «département» dans le décisionnel est présente aussi bien au niveau du jeune qu au niveau de la mission locale. Question : Pour faire des requêtes au niveau régional en regroupant les données de plusieurs missions locales, quel profil ou habilitation sont nécessaires? Réponse : Tout utilisateur avec un profil «expert régional» peut faire ce type de requête. Question : L outil décisionnel est très riche et une seule présentation comme celle d aujourd hui ne suffit pas pour utiliser l outil. Quelles formations aux outils de requêtage sont prévues? Réponse : Similo propose deux formations au décisionnel une formation de niveau 1 pour acquérir l autonomie sur la mallette, la mise en forme de tableaux de bord et la création d analyses simples, une formation niveau 2 pour les profils «experts» qui répond aux besoins d analyses complexes. Question : En passant par le portail BI i-milo, il n y a plus besoin de charger le BO de P3? Réponse : Non l accès au décisionnel i-milo se fera uniquement par le portail i-milo, accessible en client léger (soit sans installation de programme, depuis n importe quel ordinateur). Question : Concernant la mallette décisionnelle, seuls les dossiers complets seront pris en compte? Réponse : Dans les tableaux de bord de la mallette, les dossiers complets et partiels sont pris en compte Question : La CPO calculée ne prend en compte que les seuls dossiers complets? Réponse : La CPO calculée prend en compte les dossiers complets et les dossiers justifiés. L ensemble des dossiers, indépendamment de leur statut, alimentent chaque jour le décisionnel Question : Est-il possible, en dehors du conseiller, d accéder aux informations liées aux pièces d identité? Un utilisateur externe à la mission locale pourrait-il avoir ces informations? Non, il est impossible d accéder au numéro de la pièce d identité d un jeune dans le décisionnel, car le champ est invisible. Question : Un élu peut-il accéder aux données du décisionnel pour étudier la proportion de jeunes de la région positionnés sur un secteur d activité? Réponse : Il est possible pour un utilisateur externe d avoir accès à ces données ce choix appartient au président de la mission locale ou au directeur par délégation. L application permet de définir un droit pour donner accès à un conseil général ou des collectivités locales par exemple. Les données seront évidemment anonymisées et il sera uniquement possible de requêter sur des volumes de dossiers. Si le besoin est ponctuel, une autre possibilité est d utiliser la fonctionnalité d envoi de rapports programmés. Un ATR peut par exemple créer une analyse ou un tableau de bord correspondant à ce besoin et programmer un envoi par mail des résultats de cette requête (ponctuel ou automatique à une fréquence prédéfinie). Question : i-milo garde l identifiant unique attaché au dossier du jeune. Afin d éviter un doublon, quelles sont les informations que je vais pouvoir récupérer si le jeune a déjà un dossier dans une autre mission locale? Réponse : Toutes les données associées à un jeune sont rattachées à sa mission locale. Les informations disponibles dans i-milo sont les mêmes que celles disponibles aujourd hui dans Parcours 9 / 11
3. Le fonctionnement métier reste identique. Le partage de dossier viendra plus tard et est avant tout une question juridique. Question : Demande ancienne IR concernant le délai de 24 h de mise à disposition des données dans le décisionnel, au moins au niveau local. Y-a-t-il eu une évolution? Réponse : Aujourd hui il n est pas prévu de faire évoluer le délai de mise à disposition des données dans le décisionnel. La mise à jour a lieu toutes les nuits, en effet l entrepôt unique est alimenté au même moment pour toutes les missions locales. Les données sont donc disponibles à J+1. Question : Les filtres de rapport (invites de tableau de bord) sont-ils multi-valeurs sur un même critère (le dispositif par exemple)? Oui sur l invite «dispositif», on peut par exemple filtrer sur les jeunes en dispositif CIVIS classique ou les jeunes en CIVIS renforcé, mais on peut également filtrer à la fois sur les dispositifs CIVIS classique ET renforcé pour obtenir le nombre de jeunes sur les deux types de dispositif. Question : Existe-il une véritable historisation des données pour pouvoir les retravailler plus tard? Réponse : Oui il est possible de générer un rapport sur la base des données à une date antérieure. C est d ailleurs l intérêt de l alimentation du décisionnel à J+1. En lançant une requête on pourra choisir le calcul à la date du jour ou le calcul à une date antérieure de son choix. Evidemment, d éventuelles rétro-saisies affecteront les données antérieures et pourront expliquer les résultats différents de requêtes effectuées sur la base de la même date de calcul de données mais effectuées à deux dates différentes dans le temps. 3 - PRESENTATION DU DEPLOIEMENT SIMILO présente le dispositif d accompagnement mis en place pour le déploiement d i-milo dans le réseau des Missions Locales. Ce dispositif s appuie sur : - Un déploiement séquencé avec 5 missions locales pilotes, une région pilote puis 6 vagues comprenant chacune plusieurs régions - Une adaptation régionale du déploiement définie par chaque région avec la nomination d un coordonnateur régional de déploiement - Un support de SIMILO avec des responsables de vague agissant en proximité des interlocuteurs régionaux pour répondre aux questions et construire avec les régions les plans de formation - Une formation qui passe par la formation de «démultiplicateurs» par SIMILO qui vont ensuite eux-mêmes former les professionnels des missions locales - Une offre de formation complète avec, en plus de la formation présentielle, des supports d aide en ligne, des guides utilisateurs et une base école - Des responsables locaux de migration qui garantissent avec des outils fournis par SIMILO la bonne migration des données de Parcours 3 à i-milo dans chaque mission locale 3.1. - MIGRATION ET ACCOMPAGNEMENT Question : Ne devrait-il pas y avoir une formation des directeurs afin de pouvoir comprendre comment se préparer à i-milo, comment anticiper la migration? 10 / 11
Réponse : L objet principal de la réunion interrégionale de ce jour est de donner les informations clés sur la préparation au déploiement et les outils d accompagnement proposés par Similo. Ces outils couvrent un large éventail de besoins pour les différents acteurs impliqués dans le déploiement d imilo. Les coordinateurs régionaux de déploiement, en contact avec les responsables de région côté Similo, pourront relayer toutes les informations et outils d aide utiles pour bien se préparer. Question : Pouvez-vous préciser ce que sont les éditions que l on peut préparer avant la migration? Réponse : les éditions sont des fichiers RTF, tels que par exemple des fiches de liaison, des lettrestype pour le publipostage, etc. Il existe certaines éditions par défaut, d autre pourront être alimentées dans l outil. 3.2. - TEMOIGNAGES ML PILOTES Pas de questions. 3.3. - SERVICES ACCESSOIRES Question : Le fait que ces services s appellent services accessoires signifie-t-il qu ils ne sont pas importants et pas stratégiques? Pourquoi demander validation de l Etat dans le cadre de la commercialisation de ces services qui peuvent exister pour répondre à des besoins régionaux ou locaux? Réponse : Sur l aspect accessoire des services, leur nom signifie simplement qu ils sont annexes et en plus de la prestation fournie dans le cadre de la délégation de service public. La validation des services accessoires par l autorité délégante a vocation à cadrer Similo afin d assurer que les prestations proposées sont en phase avec le contrat de délégation de service public avec Similo d une part, et avec les besoins des missions locales d autre part. 11 / 11