Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d école au primaire

Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d école au primaire

CHAPITRE I... 6 TÂCHES ANNUELLES... 6 JUILLET... 6 Envoi des factures à payer (voir factures à payer au chapitre IV)... 6 Achat des fournitures pour la prochaine année... 6 Envoi postal pour les nouveaux élèves... 6 Transmission de renseignements à la Direction du service de l organisation scolaire... 7 Création des groupes pour l année scolaire (voir section GPI - Chapitre VI)... 7 Envoi des dossiers... 7 Imprimerie... 7 AOÛT... 8 Accueil du personnel... 8 Cartes d absence et étiquettes... 8 Dossiers d élèves... 8 Dossiers du personnel... 8 Mise à jour de la clientèle... 8 Génération des effets scolaires (voir section GPI - Chapitre VI)... 8 Journée administrative... 9 Navette du midi... 9 Documents à remettre aux enseignants... 9 Listes à imprimer pour la direction et le secrétariat... 10 Liste du personnel... 10 Horaires... 10 Code pour le photocopieur... 10 SEPTEMBRE... 10 Fiche de santé... 10 Chaîne téléphonique... 11 Assemblée générale des parents... 11 Lettre pour la première rencontre de parents... 11 Attestation de fréquentation au 30 septembre... 11 OCTOBRE... 11 Octroi des places disponibles en matière de transport... 11 Rappel de paiements... 11 NOVEMBRE... 12 Rencontre pour la remise des bulletins... 12 DÉCEMBRE... 12 JANVIER... 12 Préparation en vue de la période d admission du préscolaire... 12 FÉVRIER... 12 Admission des nouveaux élèves (voir l information et l adoption des nouvelles règles pour l année à venir)... 12 Perception des comptes en souffrance... 13 MARS... 14 Réinscription de tous les élèves pour la prochaine année scolaire... 14 AVRIL... 15 Liste des effets scolaires... 15 Planification et choix de vacances annuelles... 15 MAI... 15 Commande des agendas... 15 JUIN... 15 Accueil pour les élèves du préscolaire... 15 Formation des groupes pour la prochaine année scolaire... 15 Bulletins... 16 Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 2

Documents à remettre à tous les élèves avant la fin des classes... 16 Départ d un élève vers une autre commission scolaire... 16 Arrêt postal retenue du courrier... 16 CHAPITRE II... 18 TÂCHES MENSUELLES... 18 Conciliation bancaire... 18 Fonds de roulement (petite caisse)... 19 Sommaire des encaissements... 20 Journal maison à l intention des parents... 21 Relevé du compteur du photocopieur... 21 Paiement des petites factures... 21 CHAPITRE III... 23 TÂCHES HEBDOMADAIRES... 23 Dépôts... 23 Chèques retournés... 23 Absences du personnel enseignant... 24 Absences du personnel non enseignant... 24 Journal pour le personnel de l école... 24 CHAPITRE IV... 26 TÂCHES JOURNALIÈRES... 26 Absences des élèves... 26 Factures à payer... 26 Encaissements... 26 CHAPITRE V... 28 PROCÉDURES POUR SITUATIONS OU ÉVÉNEMENTS IMPRÉVUS... 28 Déclaration d accidents d élèves... 28 Arrêt de travail pour maladie... 28 Déclaration d accidents de travail... 28 Maladies contagieuses... 29 Demande de réparation et de service... 29 CHAPITRE VI... 32 SECTION GPI... 32 Accès au logiciel GPI... 32 Ouvrir le dossier d un élève... 33 Fractionner en plusieurs fenêtres... 34 Accéder à une autre année... 35 Récupérer un dossier (vous référer à l ANNEXE 9)... 36 Désactiver un dossier (vous référer à l ANNEXE 8 pour la démarche complète)... 38 Modifier la table des groupes repères... 39 Créer ou modifier la table des intervenants... 40 Indiquer un code de difficulté... 41 Création d un nouveau dossier... 42 Entrer les absences... 47 Impression de la liste des élèves absents... 49 GPI Effets scolaires... 50 SECTION PAIE... 52 Accès au logiciel Paie (vous référer au guide administratif / module de la paie interactive)... 52 Accéder au dossier d un employé... 53 Absences du personnel enseignant... 54 Absences du personnel non enseignant... 56 Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 3

Paiement pour un enseignant suppléant... 58 Paiement pour un suppléant du personnel de soutien... 60 Prime de soir... 62 Prime d horaire brisé... 62 Heures supplémentaires... 62 Invalidité secteur santé-sécurité... 62 Maladie (assurance-salaire)... 62 Accident automobile... 62 Accident de travail (CSST), retrait préventif, IVAC... 62 Information supplémentaire... 63 CHAPITRE VIII... 65 SECTION GRDS... 65 Accéder au logiciel GRDS... 65 Fonction des boutons... 66 Création d une requête... 66 Recherche d une requête... 68 Relance d une requête (à utiliser pour le secteur informatique seulement)... 70 Impression d une requête... 71 CHAPITRE IX... 73 AUTRES RENSEIGNEMENTS... 73 Nombre d élèves par groupe... 73 Groupes EHDAA... 73 ANNEXES 1 À 13... 74 ANNEXE 1 : BON DE COMMANDE... 75 ANNEXE 2 : TRANSFERT DES DOSSIERS... 75 ANNEXE 3 : CONCILIATION BANCAIRE... 77 Conciliation bancaire Liste des chèques en circulation... 78 Conciliation bancaire Dépenses effectuées et non réclamées... 79 Conciliation bancaire Rapport de petite caisse... 80 ANNEXE 4 : FORMULAIRE DE CHÈQUE RETOURNÉ... 81 ANNEXE 5 : RAPPORT MÉDICAL D INVALIDITÉ... 82 ANNEXE 6 : MOTIFS DE DÉPART... 84 ANNEXE 7 : RAPPORT OSIRIS... 85 ANNEXE 8 : PROCÉDURE GPI DÉPART D UN ÉLÈVE... 87 ANNEXE 9 : PROCÉDURE GPI INSCRIPTION D UN ÉLÈVE... 89 ANNEXE 10 : PROCÉDURE GPI COPIER LE DOSSIER ANNUEL (DANS L ANNÉE PRÉVISIONNELLE)... 91 ANNEXE 11 : PROCÉDURE GPI RÉCUPÉRER LES DONNÉES DE GÉOBUS... 92 ANNEXE 12 : PROCÉDURE GPI VÉRIFICATIONS PRÉTRANSMISSION CHARLEMAGNE... 93 ANNEXE 13 : PROCÉDURE GPI GESTION DES ADRESSES... 94 Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 4

Chapitre I Tâches annuelles Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 5

Chapitre I Tâches annuelles Juillet Envoi des factures à payer (voir factures à payer au chapitre IV) Selon l échéance du Service des ressources financières, il faut faire parvenir à l agent de bureau toutes les factures que nous souhaitons inscrire dans le budget de l année scolaire qui vient de se terminer sinon celles-ci seront consignées dans le budget de l année scolaire suivante. Les factures doivent être signées par la direction de l établissement avant toute transmission au Service des ressources financières. Achat des fournitures pour la prochaine année Préparer les bons de commande (VOIR ANNEXE 1) pour l achat du matériel suivant : papier; fournitures de bureau; produits d entretien ménager (à la demande du concierge); manuels scolaires facturés aux élèves (à la demande des enseignants). Il est important de faire signer ces bons de commande par la direction avant de les envoyer par télécopieur. Ne pas oublier de mentionner aux fournisseurs que la livraison devra être effectuée après la date du retour des vacances. Envoi postal pour les nouveaux élèves Élèves du primaire : lettre d accueil; feuille d information sur la journée administrative (selon l école voir page 12); calendrier scolaire; menu de la cafétéria; liste des effets scolaires à se procurer. Élèves du préscolaire : documents identiques à ceux requis par les élèves du primaire; carton d identification de la classe (s il y a lieu); coupons à remplir pour chaque journée d entrée progressive (s il y a lieu). Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 6

Préparation des différentes tables dans GPI (voir section GPI - Chapitre VI) table des intervenants; table des groupes repères; table des postes budgétaires. Transmission de renseignements à la Direction du service de l organisation scolaire * à l attention du transporteur scolaire Vous allez recevoir un courriel du Service de l organisation scolaire et, dès la réception des demandes d information, nous acheminons la réponse par courriel. Prévoir l envoi de l information et les documents suivants : le calendrier scolaire; l horaire du début et de fin des classes pour la première et la dernière journée d école; l horaire d entrée progressive du niveau préscolaire (dates et heures). Création des groupes pour l année scolaire (voir section GPI - Chapitre VI) Le numéro du groupe-repère doit figurer au dossier GPI de chaque élève. Envoi des dossiers Tout départ d un élève vers une autre école de la CSSMI exige que son dossier académique soit transmis vers son nouvel établissement d enseignement de notre Commission scolaire. Pour ce faire, suivre les étapes suivantes : remplir le formulaire «Transfert de dossiers» (VOIR ANNEXE 2, un formulaire par école de destination); joindre le dossier d aide particulière avec le dossier académique, s il y a lieu. N.B. Il est important de fournir la liste des élèves (départ) aux professionnels (psychologue, orthophoniste, orthopédagogue) afin qu ils puissent acheminer les dossiers, s il y a lieu. Imprimerie On doit faire parvenir, par courrier interne, au service d imprimerie ou par GDR (sur le bureau virtuel) : toutes les réquisitions d imprimerie préparées par les enseignants; les cartons d absence des élèves (gestion interne); le guide d information à l intention des parents pour les niveaux suivants : préscolaire, 1 er et 2 e cycles (les élèves de ces niveaux n utilisent pas l agenda scolaire) ainsi que celui des classes CER TC (selon l école). Note : Vérifiez avec votre direction si cette étape est adéquate pour votre école. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 7

Août Accueil du personnel Liste des tâches à effectuer : préparer la lettre d invitation pour le déjeuner d accueil; s assurer d avoir en main les adresses de tous les membres du personnel (s il manque des adresses, vérifier dans le système de paie ou communiquer avec l agent à la paie responsable de votre école); envoyer les invitations par la poste à tout le personnel; remettre quelques invitations à la direction lors des séances d affectation du mois d août pour le nouveau personnel. Cartes d absence et étiquettes Elles doivent être préparées de la façon suivante : Dossiers d élèves imprimer, à partir d ÉCO-GPI, les étiquettes-école par groupe-repère (ETQ001E-5159); remettre les étiquettes et le nombre de cartes correspondantes à chaque enseignant (il doit apposer les étiquettes sur les cartes). Tâches à effectuer en regard de la tenue de dossiers d élèves : Dossiers du personnel s assurer d avoir reçu tous les dossiers d élèves transférés à l école; pour tout dossier manquant, aviser l école de provenance; archiver le dossier des élèves qui ont quitté la CSSMI. Tâches à effectuer en regard de la tenue de dossiers du personnel : faire remplir par chaque employé le formulaire maison «Fiche de renseignement personnel» et le classer dans leur dossier; pour tout employé qui quitte l école, archiver le dossier personnel dans les archives de l école. N.B. Tous les membres du personnel de l école doivent posséder un dossier individuel afin que les documents administratifs y soient versés (feuilles d absences, attestations médicales, autres). Mise à jour de la clientèle Les nouvelles inscriptions ainsi que les départs d élèves doivent être traités de la façon suivante : activer ou désactiver le dossier dans GPI (vous référer à la section GPI Chapitre VI). Génération des effets scolaires (voir section GPI - Chapitre VI) Les effets scolaires doivent être générés avant d imprimer la facturation. De plus, il est préférable d effectuer cette opération par groupe-repère. Pour du soutien, communiquez avec la DSTI, poste 2401. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 8

Journée administrative *selon l école Lors de cette journée, les parents inscrivent leurs enfants aux services souhaités et acquittent les frais inhérents à ces services ainsi qu à certains effets scolaires. Préparer les documents suivants : facture des effets scolaires pour tous les élèves (voir section GPI - Chapitre VI); formulaire maison «inscription à la navette du midi»; formulaire maison «inscription au dîner»; formulaire «demande de places disponibles» (le formulaire est acheminé par courriel par la direction de l organisation scolaire); formulaire maison «inscription au service de garde». Dans les jours qui suivent, procéder à l entrée de tous les paiements dans GPI (voir section GPI - Chapitre VI). Après avoir effectué l entrée des paiements, préparer le dépôt. Navette du midi Après avoir reçu toutes les inscriptions pour la navette du midi : préparer la liste des élèves (minimum de 15 élèves) qui utiliseront ce service avec leur adresse; si vous avez 15 inscriptions (minimum), vous devez communiquer avec la Direction du service de l organisation scolaire, poste 2313. Documents à remettre aux enseignants : lettre d accueil pour le personnel; liste à carreaux des élèves, par groupe-repère (LIS201A); liste des codes portail de chaque élève, par groupe-repère (LIS305B); liste des dates de naissance de chaque élève, par groupe-repère (LIS501B); liste des élèves avec toute l information (BOT002B); liste avec l information du transport scolaire, par groupe-repère (LIS040B); liste des élèves cadets pour la distribution (1 par famille) (LIS008B); la liste «maison» des élèves pour la navette du midi; le calendrier scolaire; la liste des effets scolaires; la lettre d accueil qui a été remise aux élèves; la fiche santé de chaque élève, toujours par groupe-repère (FOR003A); la fiche santé doit être complétée sur place à l accueil lors des paiements d effets scolaires. Pour les parents absents, veuillez remettre la fiche santé à l enseignant; remettre les codes pour le photocopieur à tous les membres du personnel qui utiliseront le photocopieur; les agendas sont remis selon les modalités établies par l école. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 9

Listes à imprimer pour la direction et le secrétariat : Liste du personnel bottin d élèves avec adresse et numéro de téléphone, par ordre alphabétique (BOT001A); liste à carreaux des élèves avec numéro de fiche, par groupe-repère (LIS005A); liste avec les renseignements du transport scolaire, par ordre alphabétique (LIS040A); liste des élèves qui ont un code de difficulté (LIS101C). Bâtir la liste du personnel à partir de la fiche de renseignements complétée par chaque personne. On doit retrouver l information suivante : Horaires le nom; l emploi occupé; l adresse; les numéros de téléphone (résidence et cellulaire); le numéro de matricule; la date de naissance (utile pour le comité social). Selon l information reçue de la direction, les horaires suivants doivent être préparés : des spécialistes (éducation physique, musique, anglais, etc.); de la bibliothèque; de la surveillance (début de journée, récréation et fin de journée); des professionnels (psychologue, orthophoniste, orthopédagogue). Code pour le photocopieur Un code d utilisation du photocopieur doit être créé dans l appareil et attribué à tous les utilisateurs (ceci, afin d établir un lien entre l usager et la quantité de copies produites). Pour ce faire, il faut se référer au manuel d instruction du photocopieur. Par la suite, remettre le numéro attribué à chaque personne et conserver la liste de tous les codes. Septembre Fiche de santé Il faut s assurer d avoir reçu la fiche santé de tous les élèves. L information suivante doit être vérifiée : changement de numéro de téléphone ou d adresse (effectuer les changements dans GPI) : o dans le cas d un changement d adresse principale, vous devez faire remplir un formulaire de changement d adresse et obtenir deux preuves de résidence. Dans le cas où l adresse n est pas l'adresse principale, aucune preuve n est requise; relever les problèmes de santé ou prendre bonne note; inscription du numéro de carte d assurance maladie. Les fiches santé doivent être classées dans des cartables, selon le groupe-repère et par ordre alphabétique. Ces cartables doivent être accessibles à tout le personnel. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 10

Chaîne téléphonique Préparer la chaîne téléphonique du personnel pour les cas de forces majeures (tempêtes, problèmes de chauffage, etc.) et en remettre une copie à chacun. Le personnel qui demeure le plus éloigné de l école doit apparaître au haut de la liste afin qu il puisse être appelé en premier. Assemblée générale des parents Transmettre l invitation à tous les parents ainsi que l ordre du jour correspondant. Lettre pour la première rencontre de parents Préparer la lettre d invitation pour la rencontre avec les enseignants et remettre une copie à chaque enseignant. Attestation de fréquentation au 30 septembre Durant la dernière semaine de septembre, s assurer : Octobre que tous les élèves sont inscrits dans le système GPI; que tous les élèves qui ont quitté l école soient désactivés de GPI; que les codes de difficulté sont inscrits dans GPI. Quelques jours avant le 30 septembre, toute la documentation ainsi que la démarche à suivre vous seront transmises par la Direction du service de l organisation scolaire afin que vous puissiez procéder à la préparation de la déclaration d attestation de fréquentation. Octroi des places disponibles en matière de transport Ces places sont octroyées selon les critères établis par le conseil d établissement de l école. Pour ce faire, on doit : imprimer la liste #LIS041B d ÉCO GPI; numéroter l ordre pour chaque élève selon les critères dans GPI : - vous devez accéder au dossier de l élève et cliquer sur l onglet «places disponibles» et dans «donnée utilisateur 10 du transport». Veuillez numéroter l ordre pour chaque élève pour qui une demande a été effectuée; - la liste sera acheminée directement au Service du transport par l entremise de GPI. Après le 1 er octobre, le transport nous fait parvenir le nom des élèves acceptés et l information pour le transport. Par la suite, faire parvenir une lettre aux parents des élèves concernés avec les renseignements suivants : Rappel de paiements le numéro de l autobus attribué à leur enfant; l heure approximative à laquelle l autobus prendra l enfant le matin; le lieu d arrêt pour l autobus. Un premier écrit doit être acheminé aux parents qui n ont pas acquitté les frais pour les effets scolaires. Imprimer les factures impayées avec la mention 1 er AVIS (voir section GPI - Chapitre VI). Un 2 e avis peut être préparé en décembre si les frais n ont pas encore été acquittés. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 11

Novembre Rencontre pour la remise des bulletins À la suite des instructions données par la direction, imprimer la lettre pour inviter les parents à la rencontre de remise du 1 er bulletin de leur(s) enfant(s). Déposer une copie de cette lettre dans le casier de chaque enseignant. Décembre La paie devancée pour la période des Fêtes Selon l échéance de la paie, il faut s assurer d effectuer l entrée des absences et des paiements prévus avant votre départ pour le congé des Fêtes. Janvier Préparation en vue de la période d admission du préscolaire Il est préférable de préparer les chemises contenant : la lettre pour souhaiter la «Bienvenue» incluant la politique du transport scolaire (ce document est acheminé par la Direction du service de l organisation scolaire); le formulaire d admission (ce document est envoyé par la Direction du service de l organisation scolaire); le formulaire maison pour savoir si l enfant est suivi par un professionnel (psychologue, orthophoniste, etc.); le questionnaire à remplir pour connaître le développement de l enfant; la lettre du CLSC pour les vaccins (celle-ci est transmise par l infirmière de l école); un petit livre intitulé «Déjà le préscolaire» (ce document est expédié par la Direction du service de l organisation scolaire). Février Admission des nouveaux élèves (voir l information et l adoption des nouvelles règles pour l année à venir) Les documents nécessaires pour l admission d un élève sont : deux preuves de résidence (voir le formulaire «Engagement relatif au dépôt de deux preuves de résidence»; la carte d assurance maladie de l enfant (faire 1 copie); le certificat original grand format de l enfant (faire 2 copies et les certifier conformes, les initialiser et inscrire la date); le bulletin le plus récent et celui de juin dernier pour les enfants qui ont déjà fréquenté une école (1 copie de chaque bulletin). Tous ces documents devront être déposés au dossier de l élève. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 12

Pour les élèves nés hors du Canada, inviter les parents à communiquer avec le Service de l organisation scolaire, au poste 2313, et ce, même dans le cas d un enfant qui a été adopté et qui possède son acte de naissance de l État civil. On doit effectuer l entrée des nouveaux élèves dans GPI (voir section GPI - Chapitre VI) selon l échéance transmise par la Direction de l organisation scolaire (habituellement avant la fin du mois de mars). Préalablement à l admission d un élève, il faut vérifier qu il demeure bien dans notre aire de desserte. Vous assurer que l adresse de l élève figure bien sur le portail de la Commission scolaire sous l onglet «Aire de desserte». Choix d école (préférer un établissement autre que son école de desserte) Un parent peut faire un choix d école pour son enfant. Cependant, il est important de l aviser des choses suivantes : cette demande doit être effectuée chaque année, car l organisation scolaire accepte les demandes de choix d école pour une année seulement; l élève ne pourra bénéficier du service de transport scolaire; le parent reçoit la réponse d acceptation seulement au mois d août. On doit faire parvenir tous les originaux des demandes de choix d école, au même moment au Service de l organisation scolaire, selon le calendrier des opérations. Perception des comptes en souffrance Faites parvenir à la Direction du service des ressources financières le tableau «Perception des comptes en souffrance» au plus tard le 28 février. Ce tableau doit être accompagné des documents suivants : la facturation initiale des services non payés à ce jour; les 2 avis écrits acheminés antérieurement aux parents; la preuve justifiant l incapacité de payer, s il y a lieu. Expédier ces documents à la Direction du service des ressources financières qui, elle, procèdera à l envoi d une lettre intitulée «Compte en souffrance», aux parents concernés par cette situation. À la suite de la réception d un paiement de la part des parents ciblés, il faut aviser immédiatement la Direction du service des ressources financières par courriel afin de mettre fin aux procédures de recouvrement. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 13

Mars Réinscription de tous les élèves pour la prochaine année scolaire Faire parvenir le formulaire de réinscription de l élève ainsi que la lettre explicative à tous les parents. Effectuer la compilation des formulaires de réinscription afin de s assurer de les avoir tous reçus. Lorsque nous avons tous les formulaires, il faut vérifier l information suivante : modification de l adresse ou d un numéro de téléphone (voir formulaire «Engagement relatif au dépôt de deux preuves de résidence» même procédures à suivre que celles ci-haut mentionnées) : procéder aux modifications dans GPI; l aire de desserte, pour l année suivante, n est pas celle de notre école : effectuer les changements dans GPI (adresse) et télécopier les nouvelles preuves et le formulaire de changement d adresse à l école concernée; demande de réintégrer son école de quartier : télécopier le formulaire à l école concernée; déménagement (faire parvenir le formulaire de changement d adresse qui se trouve dans ÉCO-GPI # FOR012A ou B) : si l adresse fait partie d une autre aire de desserte, modifier l adresse dans GPI, télécopier le formulaire à l école concernée, désactiver le dossier en date du 1 er septembre et indiquer les motifs de départ et de fin de fréquentation MELS; si l adresse ne fait pas partie de la CSSMI, changer l adresse dans le dossier et désactiver le dossier en date du 1 er septembre en inscrivant le motif de départ 23; départ pour une école privée : désactiver le dossier dans GPI en inscrivant le motif de départ 21; le formulaire est bien signé par un parent. Dans le cas contraire, retourner le formulaire aux parents pour signature. Lorsqu on reçoit par télécopieur une feuille de réinscription, il faut activer le dossier dans GPI et changer le code de bâtisse, puisque cet élève doit être inclus dans notre clientèle. Chaque formulaire de réinscription doit être classé dans le dossier de l élève. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 14

Avril Liste des effets scolaires Remettre une copie de la liste des effets scolaires à chaque enseignant afin qu il apporte les corrections nécessaires pour la prochaine année scolaire. Cette liste doit être déposée au conseil d établissement pour approbation. Planification et choix de vacances annuelles L employé doit compléter son choix de vacances directement sur le portail, sur le site des ressources humaines. La direction reçoit un courriel lorsque l employé a complété son choix de vacances afin de procéder à l approbation. Après l approbation de la direction, la demande sera traitée par les ressources humaines. Mai Commande des agendas La direction et les enseignants choisissent le modèle d agenda selon les modèles présentés par le fournisseur. Nous devons passer la commande afin de les recevoir au retour des vacances. Nous commandons un agenda pour chaque élève du 1 er cycle, 2 e cycle et du 3 e cycle du primaire. Juin Accueil pour les élèves du préscolaire Dans le but de faciliter l intégration des élèves, il faut former des groupes d environ 10 élèves. Procéder à l envoi postal de la lettre d invitation à la journée d accueil pour tous les élèves du préscolaire. Selon les consignes de la direction, préparer les documents nécessaires à la journée d accueil. Formation des groupes pour la prochaine année scolaire Les enseignants se rencontrent, par degré, afin de constituer les groupes pour l année suivante. Pour ce faire, ils ont besoin des documents suivants : Exemple : préscolaire qui sera en 1 re année, vous devez imprimer dans ECO-GPI : Année scolaire 20XX (20XX-20XX) Classe = A Type de rapports : Listes-bottins; Lis201A. Veuillez indiquer à côté du nom de l élève une note pour : les élèves doubleurs, s il y a lieu; les élèves qui quittent l école; la liste des nouveaux élèves ainsi qu une copie de leur dernier bulletin (s il vient d une autre commission scolaire) ou le formulaire (formulaire de classement) qui est rempli par l enseignant de l élève (s il vient de la CSSMI). Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 15

Bulletins Nous recevons toujours de la DSTI deux copies du bulletin. La copie doit être classée dans le dossier académique de l élève avec sa fiche d absences. Documents à remettre à tous les élèves avant la fin des classes Les enseignants doivent remettre les documents suivants à tous les élèves, à l exception des élèves qui quittent l école : le bulletin de fin d année; la lettre pour l accueil du début de la prochaine année scolaire; la liste des effets scolaires; le calendrier scolaire; la lettre pour la journée administrative (selon l école). Départ d un élève vers une autre commission scolaire Lorsqu un élève quitte la CSSMI, il faut : désactiver son dossier en date du 1 er septembre dans GPI en inscrivant le motif de départ 23 (voir section GPI - Chapitre VI); imprimer l avis de départ à partir d ÉCO-GPI #FOR001A et le faire signer par la direction; classer l avis de départ avec la copie de son bulletin et sa fiche d absences dans le dossier préalablement à son archivage. Arrêt postal retenue du courrier Le service postal doit être interrompu lors de tous les congés prévus au calendrier scolaire (vacances estivales, congé de Noël, semaine de relâche, fête de Pâques, etc.) de l année suivante. Pour ce faire, vous présenter à un comptoir postal avec les dates de fermeture de l établissement afin d aviser Postes Canada d interrompre la livraison du courrier pendant ces périodes de l année. Il y a des frais pour la retenue du courrier, donc prévoir un chèque. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 16

Chapitre II Tâches mensuelles Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 17

Chapitre II Tâches mensuelles Conciliation bancaire Il est recommandé de procéder à la conciliation bancaire tous les mois. Il faut remplir le fichier RF_06_Conc_bancaire_plusieurs_onglets.xls (VOIR ANNEXE 3). Ce document est disponible sur le bureau virtuel de la CSSMI dans l onglet «RESSOURCES» en tapant le code «RF-C02». Section A : Indiquer le solde inscrit sur le relevé bancaire reçu à l école. Section B : Tous les chèques qui n ont pas encore été encaissés à la banque. Section C : Indiquer le montant de la petite caisse, s il y a lieu. Section D : Tous les chèques qui ont été faits, mais qui n ont pas été encore réclamés dans un fonds de roulement. Section E : Rapport de fonds de roulement encore en circulation (montant du fonds de roulement qui n est pas encore déposé à la banque par la Direction du service des ressources financières). Section F : Ce montant se calculera automatiquement. Section G : Le montant qui est alloué par la Direction du service des ressources financières, soit 5 000 $. Section H : Inscrire le montant du renflouement anticipé, s il y a lieu. Il ne doit y avoir aucune différence. Pour toutes questions supplémentaires, veuillez communiquer avec la Direction du service des ressources financières. Chaque conciliation bancaire doit être signée par la direction d école, il est important d en garder une copie pour vos dossiers. Il faut faire parvenir l original ainsi qu une copie de l état de compte à la personne-ressource de la Direction du service des ressources financières. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 18

Fonds de roulement (petite caisse) Il faut déclarer à la Direction du service des ressources financières toutes les factures qui ont été payées par chèque école. Pour ce faire, utiliser le logiciel «Petite caisse/fonds de roulement». Pour accéder à ce logiciel, il faut faire DÉMARRER APPLICATIONS PETITE CAISSE. Pour trouver le guide d utilisation de ce logiciel, vous diriger sur le bureau virtuel de la CSSMI dans l onglet «RESSOURCES» et taper le code «RF-G06». Chaque rapport de fonds de roulement doit être signé par la direction d école. Par la suite, il est IMPORTANT de conserver une copie du rapport ainsi qu une copie de toutes les factures inhérentes à ce rapport dans votre dossier. Transmettre le rapport ainsi que les factures originales à la personne-ressource de la Direction du service des ressources financières. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 19

Sommaire des encaissements Il faut produire un sommaire d encaissements pour les dépôts que l on fait. Un sommaire d encaissements doit contenir plus d un seul dépôt, vous devez y comptabiliser tous les dépôts et fermetures de lot pour une période donnée (deux semaines ou un mois). Pour ce faire, utiliser le logiciel REVENUS. On accède à ce logiciel en se rendant sur les onglets suivants : DÉMARRER APPLICATIONS REVENUS. Pour trouver le guide d utilisation de ce logiciel, vous rendre sur le bureau virtuel de la CSSMI, repérer l onglet «RESSOURCES» et taper le code «RF-G07». Conservez une copie du sommaire avec les copies vertes des bordereaux de dépôt pour vos dossiers. Chaque sommaire des encaissements doit être signé par la direction d école. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 20

Il faut faire parvenir l original du sommaire d encaissements, ainsi que la copie jaune du bordereau de dépôt et les rapports de fermeture de lot lors de l utilisation des terminaux au point de vente Interac (rapport Osiris des placements Interac de la période concernée (VOIR ANNEXE 7) à la personne-ressource de la Direction des ressources financières. Un sommaire des encaissements ne doit pas inclure des dépôts de mois différents. Journal maison à l intention des parents Chaque mois, un petit journal est fait pour informer les parents sur différents sujets (Exemple : journée pédagogique, réunion du CE, activité spéciale, etc.). Relevé du compteur du photocopieur Il faut prendre le relevé du compteur pour tous les photocopieurs de l école afin d aviser la compagnie concernée soit par télécopieur ou par courriel du nombre de copies réalisées pendant le mois aux fins de facturation. Paiement de petites factures Le personnel de l école doit fournir une facture pour toutes dépenses effectuées pour l école ou sa classe (copie INTERAC refusée) afin qu elles soient remboursées. Il faut procéder au remboursement en faisant un chèque. Le chèque doit être signé par deux personnes préalablement autorisées, soit la secrétaire et la direction ou la direction adjointe et la direction. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 21

Chapitre III Tâches hebdomadaires Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 22

Chapitre III Tâches hebdomadaires Dépôts Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de : faire un dépôt au minimum une fois par semaine, si le montant à déposer est supérieur à 500 $; faire un dépôt dans les 24 heures lorsque les recettes en argent comptant totalisent un montant supérieur à 2 000 $. Tous les chèques perçus doivent être estampillés au verso avec le libellé «Pour dépôt seulement au folio du compte dépôt dudit établissement». Il faut remplir le bordereau de dépôt et y inscrire le numéro du sac de dépôt. Insérer la copie blanche dans le sac, avec l argent. Ensuite, enlever le papier afin de coller le sac. Le papier du sac de dépôt (celui que l on enlève pour coller le sac) doit être conservé avec la copie verte du bordereau de dépôt. Voici un bordereau de dépôt : Chèque retourné Toutes les semaines, s il y a lieu, transmettre à la Direction des ressources financières, le formulaire de chèque retourné (VOIR ANNEXE 4), dûment signé par la direction de l école. De plus, ce formulaire devra indiquer les codes budgétaires qui avaient fait l objet d une imputation lors du dépôt de ces chèques. Il faut conserver une copie de ce formulaire avec le chèque et les documents envoyés par la Caisse populaire. Par la suite, faire parvenir une lettre au parent concerné en y incluant une copie du chèque. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 23

Absence du personnel enseignant Lorsque l absence est prévue : l enseignant doit compléter la demande de remplacement et la remettre à la secrétaire qui fera la demande informatisée en indiquant le motif d absence; il faut trouver un suppléant. Lorsque l absence est imprévue : l enseignant doit communiquer avec la centrale, le matin de son absence, avant 7 h; l enseignant doit aviser la secrétaire à l école. NOTE : Il faut inscrire l absence dans la paie (voir section Paie), si le remplacement n est pas comblé par la centrale. Absence du personnel non enseignant Lorsque l absence est prévue : la personne doit informer la secrétaire tout en lui indiquant le motif d absence; trouver un suppléant avec la banque de candidats : paie interactive; dossier; candidatures; recherche par critères. Lorsque l absence est imprévue : la personne doit laisser un message sur le répondeur en indiquant le motif de son absence; trouver un suppléant, après avoir consulté la direction, avec la banque de candidats. NOTE : Il faut entrer l absence dans la paie (voir section Paie). Journal pour le personnel de l école Chaque semaine, un petit journal maison est envoyé par courriel à tout le personnel pour les informer sur différents sujets comme les activités spéciales, les fêtes du personnel, la présence des directions, etc. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 24

Chapitre IV Tâches journalières Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 25

Chapitre IV Tâches journalières Absences des élèves Chaque jour, le matin et l après-midi, les enseignants font parvenir au secrétariat la fiche d absences identifiée au nom de l élève pour chaque élève absent. On doit téléphoner aux parents ou tuteurs de chaque élève absent afin de motiver l absence de leur enfant. S il n y a pas de réponse à la maison, il faut laisser un message sur la boîte vocale et téléphoner à leur travail. Par la suite, on doit comptabiliser toutes les absences dans GPI (voir section GPI). Imprimer une liste des élèves absents à partir d ÉCO-GPI #EVA007B et la remettre au personnel du service de garde. Factures à payer Lorsque l école reçoit une facture à payer, il faut : vérifier si ce qui est inscrit sur la facture correspond à ce qui a été commandé : 1. quantité commandée versus quantité reçue; 2. état de la marchandise reçue; 3. coût facturé vs soumission; l estamper avec l estampe «Je déclare m être conformé à la politique d achat de la commission scolaire et je recommande le paiement de cette facture»; indiquer le poste budgétaire, si on le connait; faire signer la direction de l école; faire une copie à conserver dans les dossiers; transmettre l original à la Direction du service des ressources financières. Encaissements Précautions à observer : conserver les chèques et l argent comptant dans un endroit sécuritaire en attente du dépôt; s assurer de respecter la date sur les chèques lors des encaissements pour éviter les chèques retournés; vérifier le libellé des chèques. Ces derniers doivent être faits au nom de l école et non au nom de la CSSMI. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 26

Chapitre V Procédures pour situations ou événements imprévus Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 27

Chapitre V Procédures pour situations ou événements imprévus Déclaration d accidents d élèves Lorsqu un élève se blesse : la personne responsable (surveillant, enseignant, etc.) doit remplir le formulaire «Rapport d incident» (LES PROCÉDURES ET LE FORMULAIRE SONT DISPONIBLES SUR LE BUREAU VIRTUEL); la direction recevra le formulaire complété par courriel pour approbation. Par la suite, la DACC (Direction du service des affaires corporatives et des communications) recevra automatiquement le rapport; la copie originale du formulaire doit être conservée dans le dossier prévu à cet effet. Arrêt de travail pour maladie L employé doit : aviser sans délai son employeur; se procurer le formulaire RH-E-0304-AB-05 «Rapport médical d invalidité assurance salaire» auprès de son école et le faire compléter par son médecin; faire parvenir le rapport médical d invalidité assurance salaire à la Direction des ressources humaines; faire part de toute information pertinente (rendez-vous médical, tests, etc.) ou demande d information relative à l invalidité à la Direction des ressources humaines. Le supérieur immédiat doit : remettre le document officiel «rapport médical d invalidité assurance salaire» à l employé concerné; aviser par téléphone ou courriel la Direction des ressources humaines qu un employé sera absent pour une période de plus de 5 jours; produire une attestation d absence dans la paie en indiquant le motif : maladie 01 jusqu à ce que la Direction des ressources humaines l avise de cesser cette attestation; s assurer que le retour au travail est autorisé par la Direction des ressources humaines préalablement au retour au travail de l employé. Pour tous autres renseignements, veuillez consulter la pratique de gestion RH-14 (disponible sur le bureau virtuel). Déclaration d accidents de travail L employé doit : déclarer immédiatement à son supérieur immédiat l accident de travail qu il a subi avant même de quitter l établissement; compléter et signer le registre de déclaration d événements, et ce, conjointement avec son supérieur immédiat; consulter, le jour même de l événement, un médecin de son choix, si nécessaire. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 28

Le supérieur immédiat doit : transporter, s il y a lieu, l employé à l hôpital ou à la clinique médicale; compléter et signer le registre d accidents, et ce, conjointement avec l employé; faire parvenir à la Direction du service des ressources humaines, le jour même de l événement, le registre d accident par télécopieur au 450 974-1721. Pour tous autres renseignements, veuillez consulter la pratique de gestion RH-14 disponible sur le bureau virtuel dans l onglet «RESSOURCES». Maladies contagieuses En ce qui concerne les absences d élèves pour des raisons de maladies contagieuses (rubéole, gale, impétigo, conjonctivite, etc.) : se référer à la note émise par le CLSC; faire parvenir la lettre spécifique à la maladie aux parents, lorsque nécessaire; aviser le service de garde; informer l infirmière du CLSC lorsqu elle vient à l école ou lui laisser un message sur sa boîte vocale (préférablement dans la même semaine). Demande de réparation et de service Toute demande de réparation et de service (informatique ou matériel) doit être inscrite dans le logiciel «GRDS». Pour accéder à ce logiciel, on fait DÉMARRER APPLICATIONS GRDS (voir section GRDS). Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 29

Voici la fenêtre qui apparaîtra : Pour une requête urgente pour les ressources matérielles, il faut : faire l entrée dans le logiciel en inscrivant «URGENT» au tout début de la section «Description»; imprimer la requête; la faire parvenir par télécopieur au 450 433-4602; conserver la copie avec l accusé de réception du télécopieur. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 30

Chapitre VI Section GPI Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 31

Chapitre VI Section GPI Accès au logiciel GPI Pour accéder à ce logiciel, il faut faire DÉMARRER APPLICATIONS GPI et entrer votre code d authentification. Voici la fenêtre qui apparaîtra : Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 32

Ouvrir le dossier d un élève Pour ouvrir un fichier d élève, il faut faire FICHER OUVRIR DOSSIER ÉLÈVES et cliquer sur la chemise jaune dans la barre d outils. Voici la fenêtre qui apparaîtra : Il est possible de faire la recherche par nom, prénom ou numéro de fiche. Vous pouvez indiquer le signe «%» à côté de «Nom» pour voir apparaître la liste de tous les élèves de l école. Il est aussi possible d aller chercher une liste d élèves par : «Groupe-repère» (exemple : 603); Par classe de «A à I», veuillez indiquer votre choix; Par ordre d enseignement «1 à 4» et plusieurs autres options. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 33

Fractionner en plusieurs fenêtres Pour fractionner l écran en plusieurs fenêtres, il faut faire FENÊTRE FRACTIONNER HORIZONTALEMENT OU VERTICALEMENT selon les besoins. Il est possible de fractionner en 4 fenêtres maximum. Cette fonction est très intéressante, car elle permet de voir plusieurs informations en même temps. Après avoir fractionné votre fenêtre, vous allez chercher l information désirée en appuyant sur la flèche (du coin gauche). Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 34

Accéder à une autre année Il est possible d accéder à l année prévisionnelle en faisant OUTILS PRÉFÉRENCES SESSION DE TRAVAIL. Voici un aperçu de la fenêtre qui apparaîtra : Dans la nouvelle fenêtre, il faut inscrire l année désirée. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 35

Récupérer un dossier Pour récupérer le dossier, il faut faire ACTIONS RÉCUPÉRER UN DOSSIER DE JADE. Deux requêtes sont disponibles pour récupérer un dossier : 1. par numéro de fiche; 2. par le nom et le prénom de l élève. Note : Il est important d aller changer le nom (case «Valeur» ou «numéro de fiche»). Inscrire dans la colonne condition «=» et inscrire son numéro de fiche dans la colonne valeur. Ensuite, appuyer sur «RECHERCHER». Il faut s assurer qu il y a une date de fin d inscrite et faire «OK» pour procéder à la récupération du dossier. Ensuite, faites «FERMER». Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 36

Lorsque la récupération est terminée, ne pas oublier d inscrire votre code de bâtisse dans le dossier de l élève. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 37

Désactiver un dossier Pour désactiver un dossier, il faut être dans le dossier de l élève. Par la suite, faites ACTIONS DÉSACTIVER LE DOSSIER ANNUEL. Voici un aperçu des étapes à suivre : La fenêtre suivante apparaîtra : Si l élève quitte l'école vers un autre établissement de la CSSMI, il ne faut pas inscrire un motif de départ. Par contre, s il quitte l'école pour une autre raison (école privée, déménagement, etc.), il faut inscrire le motif de départ dans la ligne «Motif de fin (MELS)». (VOIR ANNEXE 6 POUR LA LISTE DES MOTIFS) Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 38

Modifier la table des groupes-repères Pour apporter des modifications dans la table des groupes-repères, il faut faire FICHIER OUVRIR TABLES GROUPES-REPÈRES. Voici un aperçu des étapes à suivre : Pour supprimer un groupe-repère, il faut : - avec la souris, sélectionner la ligne désirée; - cliquer sur le X de la barre d outils. Pour ajouter un groupe-repère, il faut : - pointer le curseur sur une ligne vierge; - inscrire le numéro de l école, le numéro du groupe; - insérer le code de l enseignant dans la colonne «Ens.1», à l aide du dictionnaire (dans la barre d outils). Dans la colonne «Ens2», il est possible d inscrire un deuxième enseignant pour un groupe. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 39

Créer ou modifier la table des intervenants Pour apporter des modifications dans la table des intervenants, il faut faire FICHIER OUVRIR TABLES INTERVENANTS. Voici un aperçu des étapes à suivre : Pour supprimer le nom d un intervenant, avec la souris, sélectionner la ligne désirée et cliquer sur le X de la barre d outils. Pour ajouter un nom, veuillez cliquer sur l onglet «Détails». Dans cet onglet, il faut inscrire : Le numéro de l école. le numéro d intervenant en lettre majuscule (2 premières lettres de son nom de famille et 2 premières lettres de son prénom (Exemple : Garon, Sophie ->GASO). Le nom et le prénom de l enseignant. le code réseau (dans le champ «utilisateur») Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 40

Indiquer un code de difficulté La Direction du service de la formation générale des jeunes (DSFGJ) s occupe d indiquer le code de difficulté d un élève dans GPI. Lorsque l on indique un code de difficulté, on doit aussi indiquer : si l élève a un plan d intervention dans la ligne «Plan d intervention actif»; un type de regroupement EHDAA dans la ligne «Regroupement EHDAA». Il faut appuyer sur le dictionnaire afin de connaître les codes disponibles. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 41

Création d un nouveau dossier À partir de la barre de menu, faites FICHIER OUVRIR ÉLÈVES DOSSIER. Pour créer un nouveau dossier, il faut le faire à partir de l onglet «Admission». Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 42

Fiche École Bâtisse Date d admission Statut du dossier Date de début Nom de famille et prénom usuel de l enfant Autres prénoms Raison d absence autres prénoms Sexe Date de naissance Code permanent NIREC Lieu de naissance Code de lieu de naissance Noms et prénoms du père et de la mère Date de naissance du père et de la mère Le numéro de fiche va s inscrire automatiquement lors de la sauvegarde du dossier. Le code de l école s inscrit automatiquement. Il faut inscrire le code de la bâtisse (code de 3 chiffres). Date où le dossier reçu est complet. A = Accepté si le dossier est complet ou voir dictionnaire pour d autres choix. 1 er septembre Ils doivent être inscrits tels qu ils apparaissent sur l acte de naissance de l élève. Tous les autres prénoms de l élève doivent être inscrits tels qu ils apparaissent sur l acte de naissance de l élève, avec ou sans trait d union, selon le cas. Aucun séparateur de prénoms, comme la virgule, ne doit être inséré entre les prénoms. Inscrire la valeur «A aucun» lorsque l élève n a aucun autre prénom sur l acte de naissance. Soit un «M» pour masculin ou soit un «F» pour féminin. La date de naissance acceptée est celle inscrite sur l acte de naissance. Ce code est composé de 12 caractères dont les 10 premiers s inscrivent automatiquement lors de la création du dossier de l élève et les 2 derniers nous sont remis par le Ministère après transmission. Toutefois, si c est une inscription d un élève qui fréquente déjà une école, il lui a déjà été attribué donc il faut inscrire les 2 derniers caractères. Vous retrouverez celui-ci sur un bulletin. Inscrire le numéro d inscription (13 caractères de type numérique) qui se trouve sur l acte de naissance. Ce numéro d inscription au registre de l état civil (NIREC) est un numéro distinct qui permet d établir une correspondance entre le dossier d un élève au MELS et celui de l état civil. Inscrire la ville telle qu elle est présentée sur l acte de naissance. Pour un élève né au Canada, inscrire le code selon la province. Pour tout autre lieu, inscrire le code de lieu de naissance correspondant au pays spécifié. En cliquant sur le dictionnaire de la barre d outils, les codes disponibles apparaîtront. Voir avec l organisation scolaire, une note vous sera acheminée. Inscrire les noms et les prénoms du père et de la mère qui sont mentionnés sur l acte de naissance, ils doivent être inscrits comme ils apparaissent. Lorsque le nom et le prénom de l un des parents sont absents sur l acte de naissance, inscrire la valeur «A aucune» sur la ligne «Raison d absence» père ou mère selon le cas. Ce sont des données facultatives. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 43

Code du lieu de naissance des parents Indicateur de décès du père ou de la mère Cette donnée est obligatoire, si le lieu de naissance est inconnu, veuillez indiquer le code «999» pays inconnu. On doit cocher lorsqu il ou elle est décédée. Interdiction de cour père ou mère Répondant Langue maternelle Langue parlée à la maison Ordre d enseignement Classe Cycle et année du cycle Lorsqu il y a un jugement qui interdit à la mère ou au père de voir l enfant, il faut cocher la bonne case. Cocher la ou les cases correspondante(s) à la situation de l enfant. Si toutefois, le répondant est une personne autre que les parents légaux, il faut cocher la case «tuteur» et inscrire son nom et prénom. Il est important d avoir un document légal (jugement de cour, lettre de la DPJ) qui mentionne que l enfant est bien sous la responsabilité de cette personne. Inscrire le code de la langue apprise et encore comprise par l élève. En cliquant sur le dictionnaire de la barre d outils, les codes disponibles apparaîtront. Inscrire le code de la langue généralement utilisée à la maison. En cliquant sur le dictionnaire de la barre d outils, les codes disponibles apparaîtront. Le code de l ordre d enseignement doit correspondre à l une des valeurs suivantes : 1 Préscolaire 4 ans 2 Préscolaire 5 ans 3 Primaire Ce champ est obligatoire pour tous les élèves. Les valeurs possibles sont A, B, C, D, E, F, G, H ou I. En cliquant sur le dictionnaire de la barre d outils, les codes disponibles apparaîtront. Ces champs s inscrivent automatiquement en entrant la classe. Nombre d années de fréquentation Langue d enseignement Type de formation Résident du Québec Inscrire la valeur «1 Français» pour tous les élèves, peu importe le type d enseignement que l élève reçoit. Inscrire la valeur «5 formation générale» pour tous les élèves. En cliquant sur le dictionnaire de la barre d outils, les codes disponibles apparaîtront. Pour un élève né au Québec, inscrire la valeur «11 Résident du Québec». Pour un élève né au Canada, mais dans une autre province que le Québec, inscrire la valeur «11 Résident du Québec». Pour un élève né à l extérieur du Canada, inscrire la valeur indiquée sur l «autorisation d inscription» écrite émise par la Direction du service de l organisation scolaire. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 44

Création ou modification de l adresse d un élève Pour modifier ou créer l adresse d un élève, il faut être dans la fenêtre «Adresse et transport» et sous l onglet «Adresse principale» comme l image ci-dessous le démontre. On accède à cette fenêtre en cliquant sur la flèche du menu déroulant (faire un fractionnement pour choisir la sous-activité). L inscription de chaque adresse dans GPI doit respecter la normalisation établie telle que présentée dans le cartable des aires de desserte. Elle doit être en majuscule non accentuée. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 45

Type d adresse Date d effectivité Envoi au MELS (correspondance) Code de ville Téléphone au travail 1 Téléphone au travail 2 Adresse complémentaire À qui appartient cette adresse? Le code doit correspondre à l une des valeurs suivantes : 1 = père et mère 2 = père 3 = mère 4 = tuteur L adresse est effective à partir de cette date uniquement. Pour la transmission au MELS, une seule adresse MELS doit être cochée. L adresse MELS détermine l école de fréquentation. Pour la gestion du transport, deux adresses peuvent être cochées. En cliquant sur le dictionnaire de la barre d outils, les codes disponibles apparaîtront. Lorsque le choix sera fait, le nom de la ville s inscrira automatiquement dans le champ «ville». Ce numéro est celui du père Ce numéro est celui de la mère. Indiquer l adresse de la garderie ou du service de garde d une école. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 46

Entrer les absences Faire FICHIER OUVRIR ABSENCES SAISIR LES ABSENCES PAR GROUPE REPÈRE. Voici la fenêtre qui apparaîtra : Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 47

Ouvrir en cliquant sur la chemise jaune dans la barre d outils. Voici la fenêtre qui apparaîtra : Entrer la date (année/mois/jour), appuyer sur tabulation sur le clavier, entrer la période (1 = am ou 2 = pm), appuyer sur tabulation sur le clavier, entrer le groupe-repère et faire OK. Selon la configuration du logiciel GPI, lorsque l on coche la période 1 pour l avantmidi, la période 2 est automatiquement cochée. Voici la fenêtre qui apparaîtra : Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 48

On doit mettre un crochet à côté du nom de l enfant absent. Dans le motif, il faut soit mettre un M = absence motivée ou A = absence non motivée et R = retard. Dans remarque, nous inscrivons le motif de l absence. Cliquer sur l icône de la disquette (dans la barre d outils afin d enregistrer l absence). Impression de la liste des élèves absents On imprime la liste des élèves absents à partir du logiciel ECO-GPI. Pour entrer dans le logiciel, il faut cliquer sur DÉMARRER APPLICATIONS ECO-GPI et les mots de passe sont le numéro de l école. Il faut cliquer sur «Statistiques Évaluations» dans type de rapports. Voici la fenêtre illustrant la sélection à effectuer : Avec le menu déroulant, il faut choisir la liste désirée, puisqu il y a trois listes différentes : EVA007A par période; EVA007B par ordre alphabétique; EVA007C par groupe-repère. Pour faire imprimer la liste, il faut appuyer sur l icône de l imprimante et inscrire la date de la journée (année/mois/jour). Pour terminer, il faut cliquer sur l icône de l imprimante qui se trouve en haut à gauche de la barre d outils. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 49

GPI Effets scolaires L utilisation du module GPI Effets scolaires (facturation, paiement, etc.) nécessite une formation particulière ne pouvant être traduite dans ce guide d introduction à la tâche de secrétaire d école primaire. Nous vous recommandons de contacter le Service des technologies de l information, poste 2401 pour toute question relative à ce module. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 50

Chapitre VII Section Paie Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 51

Chapitre VII Section paie En tout temps, veuillez-vous référer au guide administratif module de la paie interactive en cliquant sur le lien suivant : Guide administratif Des mises à jour sont effectuées régulièrement. Accès au logiciel Paie Vérifier auprès de votre supérieur immédiat s il a soumis une demande versus la gestion des accès numériques (G.A.N.) pour que vous puissiez accéder au logiciel de la paie. Vous avez une agente à la paie responsable de votre établissement scolaire. Pour accéder à ce logiciel, il faut faire DÉMARRER APPLICATIONS PAIE INTERACTIVE, entrer votre code d utilisateur (ex. : Marois M), votre mot de passe et vérifier si votre profil de sécurité est bien «EC + no de l école + SEC» (ex. : EC217SEC). Voici la fenêtre qui apparaîtra : Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 52

Accéder au dossier d un employé Pour accéder au dossier d un employé, on peut faire la recherche de différentes façons, soit : par son nom légal; par son numéro de matricule; par son nom et prénom à la naissance. Pour choisir un mode de recherche, on doit le faire avec la flèche du menu déroulant du critère de recherche comme l image ci-dessous l illustre. Lorsqu on a de la difficulté à accéder à un dossier, il est préférable de choisir le type de dossier «Employé ou candidat» comme l image ci-dessous l illustre. Cette fonction permet de trouver les employés qui n ont jamais travaillé à l école. S il s agit d un employé d une autre école, il faut choisir «matricule empl. occ.» dans critère de recherche, et ce, en plus du numéro de matricule. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 53

Absence du personnel enseignant Pour effectuer l absence d un enseignant, il faut faire DOSSIER TRANSACTIONS GÉNÉRATEURS D ABSENCES. Voici la fenêtre illustrant la sélection à effectuer : Voici l écran qui apparaîtra : Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 54

Il faut cliquer sur l icône «insertion d une absence» dans la barre d outils et la fenêtre ci-dessous apparaîtra : Période Emploi Motif Durée/jour N o de pièce On doit indiquer la date d absence de l enseignant. Cette période d absence peut être d un seul jour ou de plusieurs jours, mais le motif doit être le même pour toutes les journées d absence. Si le code ne s inscrit pas automatiquement, il faut choisir le bon corps d emploi, car une même personne peut en avoir plusieurs en cliquant sur le dictionnaire (de la barre d outils, tous les codes des corps d emploi disponibles apparaîtront. En cliquant sur le dictionnaire de la barre d outils, tous les codes existants apparaîtront. Le nombre de minutes d absence est la durée où l enseignant aurait dû être présent à l école selon son horaire. La règle pour le calcul est la suivante : A) nombre de minutes d absence divisé par 60, puis (le résultat) multiplié par 0,200. N.B. Une exception est prévue, soit de 45 minutes à 60 minutes d absence inclusivement : le résultat doit toujours donner 0,200. Exemple : L enseignant a été absent pour 2 périodes de 60 minutes, en plus de la surveillance du matin de 10 minutes et de l accueil de 5 minutes. Donc l enseignant a été absent pour 135 minutes. Le calcul est le suivant : 135/60 X 0,200 = 0,450 Indiquer vos initiales. Exemple : Chantal Marois = CM Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 55

Absence du personnel non enseignant Pour effectuer l absence d un enseignant, il faut faire DOSSIER TRANSACTIONS GÉNÉRATEURS D ABSENCES comme l illustre l image ci-dessous. Voici l écran qui apparaîtra : Il faut cliquer sur l icône «insertion d une absence» dans la barre d outils. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 56

Voici l écran qui apparaîtra : Période Emploi Motif Durée/jour N o de pièce On doit indiquer la date d absence de l employé. Cette période d absence peut être d un seul jour ou de plusieurs jours, mais le motif doit être le même pour toutes les journées d absence. Si le code ne s inscrit pas automatiquement, il faut choisir le bon corps d emploi, car une même personne peut en avoir plusieurs. En cliquant sur le dictionnaire (de la barre d outils, tous les codes des corps d emploi disponibles apparaîtront. En cliquant sur le dictionnaire de la barre d outils, tous les codes disponibles apparaîtront. Les coupures doivent être effectuées en fonction de l horaire de l employé. Le calcul de la durée d absence est déterminé de la façon suivante : Nombre d heures réelles de l absence Nombre total d heures de la journée Exemple 1 : L employé de soutien administratif, technique ou professionnel travaillant selon l horaire suivant : AM 8 h à 12 h = 4 heures PM 13 h à 16 h = 3 heures A) si l employé s absente 3 heures le matin 3/7 = 0,428 B) si l employé s absente 5 heures et 15 minutes (15/60) + 5 = 5,25 donc 5,25/7 = 0,75 Exemple 2 : L employé de soutien manuel travaillant selon l horaire suivant : AM 6 h 45 à 11 h = 4 heures et 15 minutes PM 12 h à 15 h 30 = 3 heures et 30 minutes Total = 7 heures A) si l employé s absente 1 heure le matin 1/7,75 = 0,129 B) si l employé s absente 1 heure et 15 minutes (15/60) + 1 = 1,25/7,75 = 0,161. Indiquer vos initiales. Exemple : Chantal Marois = CM Total = 7 h et 45 minutes Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 57

Paiement pour un enseignant suppléant Pour effectuer un paiement d un remplaçant, on doit faire DOSSIER TRANSACTIONS PAIEMENTS SUR PIÈCE DÉCENTRALISÉS comme l image ci-dessous l illustre. Voici l image qui apparaîtra : Il faut cliquer sur l icône «insertion d un paiement» dans la barre d outils et la fenêtre suivante apparaîtra : Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 58

De Emploi Type de paiement Code de paiement Remplacé Min. tâche édu. Motif au compte Activité au compte Unités Compte Inscrire la date du jour. Si le code ne s inscrit pas automatiquement, il faut choisir le bon corps d emploi, car une même personne peut en avoir plusieurs. En cliquant sur le dictionnaire (de la barre d outils, tous les codes des corps d emploi disponibles apparaîtront. Pour accéder aux codes disponibles, il faut cliquer sur le dictionnaire dans la barre d outils. Ce code s inscrit automatiquement. Il faut mettre le numéro de matricule de l enseignant qui est absent. Le nombre de minutes effectuées par la personne suppléante (accueil, enseignement, surveillance). Exemple : accueil de 5 minutes le matin; 2 périodes de 60 minutes; déplacement de 2 minutes avant la récréation; 15 minutes de surveillance à la récréation; période libre après la récréation. La personne suppléante sera payée pour 142 min. Il faut indiquer le motif d absence de l enseignant. Si l on ne connaît pas le code, on peut cliquer sur le dictionnaire (de la barre d outils et les codes disponibles apparaîtront). Le code «300» s inscrit automatiquement. Le nombre d unités s inscrit automatiquement. La majorité du temps, le poste budgétaire va s inscrire automatiquement et apparaîtra en grisé. Dans le cas contraire, il faut le compléter. Lorsqu un suppléant remplace un enseignant plus de 20 jours, on doit aviser l agent à la paie responsable de notre école, car les façons de faire le paiement ainsi que la rémunération du suppléant sont différentes. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 59

Paiement pour un suppléant du personnel de soutien Pour effectuer le paiement d un remplaçant, on doit faire DOSSIER TRANSACTIONS PAIEMENTS SUR PIÈCE DÉCENTRALISÉS tels que le montre sur l image ci-dessous. Voici l image qui apparaîtra : Il faut cliquer sur l icône «insertion d un paiement» dans la barre d outils et la fenêtre suivante apparaîtra : Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 60

De Emploi Type de paiement Code de paiement Remplacé Min. tâche édu. Motif au compte Activité au compte Unités Compte N o de pièce Inscrire la date du jour. Si le code ne s inscrit pas automatiquement, il faut choisir le bon corps d emploi, car une même personne peut en avoir plusieurs. En cliquant sur le dictionnaire codes des corps d emploi disponibles apparaîtront. Les codes les plus souvent utilisés sont : 410 rémunération pour remplacement; 420 rémunération pour surcroît de travail; 610 prime de soir pour le personnel manuel qui travaille de soir. Toutefois, il est possible d accéder aux codes disponibles en cliquant sur le dictionnaire (dans la barre d outils. Ce code s inscrit automatiquement. Il faut mettre le numéro de matricule de l employé absent. Rien à inscrire. La fenêtre va être grisée. Il faut indiquer le motif d absence de l employé. Si l on ne connaît pas le code, on peut cliquer sur le dictionnaire (de la barre d outils et les codes disponibles apparaîtront). Ce code s inscrit automatiquement. Inscrire le nombre d heures et de minutes travaillées. Exemple 1 : La personne travaille 3 h 30 on inscrit 3,50 Exemple 2 : La personne travaille 5 h 15 on inscrit 5,25 La majorité du temps, le poste budgétaire va s inscrire automatiquement et sera alors grisé. Dans le cas contraire, il faut le compléter. Indiquer vos initiales. Exemple : Chantal Leroux = CL Lorsque le système indique que le poste budgétaire est inexistant dans Dofin, il faut communiquer avec la personne responsable à la Direction du service des ressources financières au poste 2701. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 61

Prime de soir Il faut payer une prime de soir à une personne salariée, dont la moitié et plus des heures régulières de travail se situent entre 16 h et 24 h. Prime d horaire brisé Cette prime est payée aux éducatrices et aux techniciennes du service de garde seulement. Cette prime est payée lorsque : il y a plus d une interruption de travail dans une même journée; il y a une interruption du travail pour prendre leur repas pour une durée excédant 1 h 30. Heures supplémentaires Les heures de travail qu un employé exécute à la demande de son supérieur immédiat, en plus du nombre d heures de sa semaine régulière de travail, de sa journée régulière de travail ou en dehors des heures prévues par son horaire, sont considérées comme des heures supplémentaires. Invalidité - Secteur santé-sécurité Maladie (assurance-salaire) Pour les employés suivants : cadre, professionnel, personnel du service de garde, enseignant primaire, communiquer avec la personne responsable à la Direction du service des ressources humaines Secteur de la santé globale. Pour les employés suivants : personnel de soutien manuel, soutien administratif (sauf service de garde), communiquer avec la personne responsable à la Direction du service des ressources humaines. Veuillez noter qu il y a un délai de carence de 5 jours pour tous les employés, sauf le personnel de soutien manuel et pour le personnel professionnel qui est de 7 jours. Donc, le motif pour ces premiers jours est le motif 001. Accident automobile Il faut aviser la personne responsable à la Direction du service des ressources humaines pour toutes les catégories de personnel. Accident de travail (CSST), retrait préventif, IVAC Il faut aviser la personne responsable à la Direction du service des ressources humaines. Toutes les transactions doivent être approuvées par la direction de l école au plus tard le mercredi 12 h de chaque fermeture de paie (semaine de calcul). Sinon, les transactions ne seront pas traitées par le service de la paie. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 62

Renseignements supplémentaires Pour tous renseignements supplémentaires, il faut communiquer avec l agent à la paie responsable de l école ou consulter le guide administratif du module de la paie interactive. La liste des agents à la paie et le guide sont disponibles sur le bureau virtuel de la CSSMI. Il faut cliquer sur ACCUEIL RESSOURCES HUMAINES RÉMUNÉRATION TRAITEMENT DE LA PAIE. Il est possible de consulter l échéancier de paie interactive pour l année scolaire. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 63

Chapitre VIII Section GRDS Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 64

Chapitre VIII Section GRDS Accéder au logiciel GRDS Ce logiciel est utilisé pour effectuer les requêtes en besoins informatiques et pour les bons de travail ou de réparation. Pour accéder à ce logiciel, il faut faire DÉMARRER APPLICATIONS GESTION DES REQUÊTES GRDS comme l illustre l image ci-dessous. Voici la fenêtre qui apparaîtra : Le code d utilisateur est votre code d usager et le profil de sécurité est REQ + no de l unité administrative de l école (XXX) + code (les ressources auxquelles vous avez accès dépendent de votre direction d établissement). Exemples : 1. REQXXX (pour l informatique); 2. REQXXXM (pour les ressources matérielles); 3. REQXXXD (pour l informatique et les ressources matérielles); Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 65

Fonction des boutons Ce bouton permet de quitter la session. Ce bouton permet de revenir au menu principal. Création d une requête On clique sur l option «Création d une requête», option identifiée par la flèche : Voici la fenêtre de saisie pour une requête : Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 66

Requérant Bâtisse Contact Local Téléphone et poste du contact Courriel Être avisé de la réalisation de la requête Date visée Description Article inventorié Secteur Catégorie Cause Priorité Produit Dans la partie information administrative Votre nom par défaut. Le nom de votre école. Inscrire le nom de la personne qui vous a mentionné le problème. Cette donnée est obligatoire. On accède à la liste des locaux avec la flèche du menu déroulant. On clique sur le bon local. Cette donnée est obligatoire. Cette donnée est optionnelle. Cette donnée est optionnelle. Si cette option est cochée, vous recevez un courriel dès la réalisation de cette requête à la condition que le courriel soit indiqué dans la session de travail. On inscrit une date à laquelle on désire que la requête soit réalisée (année-mois-jour). Cette donnée n est pas obligatoire. On explique en détail le but de la requête. Exemple : poignée à réparer, anneau du panier de basketball à changer, etc. Cette donnée est obligatoire. Cette donnée n est pas obligatoire, mais elle permet d être plus précis dans la requête. Exemple : numéro de l ordinateur / code-barre à 6 chiffres (secteur informatique seulement). Avec le menu déroulant, inscrire si c est pour l informatique ou les ressources matérielles. La catégorie est une donnée obligatoire, pour le secteur «informatique», l information se mettra automatiquement tandis que, pour le secteur «ressources matérielles», il faut l indiquer avec la liste du menu déroulant. Cette donnée est obligatoire. Indiquer votre choix au menu déroulant. Indiquer votre choix au menu déroulant. Indiquer votre choix au menu déroulant. Les données de cette partie ne sont pas obligatoires. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 67

Recherche d une requête Il faut choisir l option «recherche d une requête dans le menu principal». Il y deux façons d effectuer une recherche soit : par le numéro de la requête; de façon avancée. Si le choix n apparaît pas, il faut cliquer sur les flèches du menu déroulant. Voir l image ci-dessous. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 68

Recherche par numéro de requête Il est important de connaître le numéro de la requête, sinon, il est plus utile de faire une recherche avancée. Il faut inscrire le numéro de la requête à l endroit désigné et appuyer sur «Rechercher». Voir l image ci-dessous. Voici l exemple du résultat d une recherche par numéro de requête : Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 69

Recherche avancée Plusieurs options sont disponibles pour trouver la ou les requêtes désirée(s). Il faut choisir les critères souhaités (gestionnaire, requérant, date de création, le secteur, etc.) ou indiquer l état des requêtes désirées (annulée, assignée, à l étude, etc.) Exemple : On souhaite faire une recherche des requêtes annulées, il faut choisir l option «Annulée» et cliquer sur «Rechercher». Voir l image ci-dessous. Vous ne pouvez faire aucune modification lorsque l état de la requête n est plus «OUVERT», à moins de faire une relance. Relance d une requête (à utiliser pour le secteur informatique seulement) Pour effectuer une relance, il faut : Voir l image ci-dessous. rechercher la requête; cliquer sur le numéro de la requête afin de pouvoir inscrire la relance; inscrire les commentaires désirés dans «description». Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 70

Impression d une requête Pour imprimer une requête, on doit choisir des critères permettant d obtenir la liste des requêtes désirées. Exemple : Pour imprimer les requêtes qui ont été créées en date du 18 avril 2008, il faut inscrire la date dans la partie «date de création du :» et cliquer sur «générer». Voir l image ci-dessous. Les requêtes s afficheront à l écran et il faut faire «FICHIER IMPRIMER» et la liste s imprimera. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 71

Chapitre IX Autres renseignements Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 72

Chapitre IX Autres renseignements Nombre d élèves par groupe À la création des groupes, il est très important de respecter le nombre maximum d élèves par groupe comme prévu à la convention collective des enseignants. DEGRÉ RÉGULIER DÉFAVORISER* MOYENNE MAXIMUM MOYENNE MAXIMUM Préscolaire 18 20 18 20 1 re année du 1 er cycle (1 re année) 20 22 18 20 2 e année du 1 er cycle (2 e année) 22 24 18 20 1 re année du 2 e cycle (3 e année) 24 26 18 20 2 e année du 2 e cycle (4 e année) 24 26 18 20 1 re année du 3 e cycle (5 e année) 24 26 18 20 2 e année du 3 e cycle (6 e année) 27 29 18 20 * École des Perséides et école Curé-Paquin Groupes EHDAA PRÉSCOLAIRE PRIMAIRE Minimum Maximum Minimum Maximum DA --- --- 12 16 DC 8 10 10 12 DM 8 10 10 12 Langage 6 8 8 10 TED 4 6 5 7 Autisme 4 6 5 7 CSP 4 6 5 7 DIP --- --- 4 6 Codification des groupes-repères Voir le document de la DSFGJ «codification des groupes-repères au primaire». Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 73

Annexes ANNEXES 1 à 13 Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 74

Annexe 1 : Bon de commande Annexe 2 : Transfert des dossiers Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 75

Annexe 2 Transfert des dossiers d élèves Où trouver ce formulaire? Bureau virtuel/ressources/documents CSSMI/ Modalités relatives à la gestion des dossiers des élèves jeunes / ACC-001-06 Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 76

Annexe 3 : Conciliation bancaire VERSION MODIFIÉE MARS 07 CONCILIATION BANCAIRE ÉCOLE # de compte du fonds de roulement Conciliation bancaire au (A) Solde à l'état de banque (B) Chèques en circulation (-) voir liste page suivante 0,00 (C)Petite caisse (+) voir page suivante 0,00 (D) Dépenses effectuées et non encore réclamées (+) voir liste page suivante 0,00 (E) Rapport Fonds roulement en circulation (+) Numéro Montant 0,00 (F) TOTAL 0,00 (A-B+C+D+E) (G) Fonds alloués (H) Renflouements anticipés 0,00 0,00 DIFFÉRENCE (F-G-H) 0,00 Explication Date Signature de la direction Où trouver ce formulaire? Bureau virtuel/ressources/documents CSSMI/ Annexes RF 06 Petite caisse et fonds de roulement Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 77

Annexe 3 (suite) : Conciliation bancaire Liste des chèques en circulation CONCILIATION BANCAIRE LISTE DES CHÈQUES EN CIRCULATION En date du # Chèque Date Bénéficiaire Montant Total des chèques en circulation (à reporter à la conciliation bancaire) Où trouver ce formulaire? Bureau virtuel/ressources/documents CSSMI/ Annexes RF 06 Petite caisse et fonds de roulement Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 78

Annexe 3 (suite) : Conciliation bancaire Dépenses effectuées et non réclamées CONCILIATION BANCAIRE Dépenses effectuées et non réclamées En date du # Chèque Date Description Montant Total des dépenses effectuées et non réclamées - (à reporter à la conciliation bancaire) Où trouver ce formulaire? Bureau virtuel/ressources/documents CSSMI/ Annexes RF 06 Petite caisse et fonds de roulement Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 79

Annexe 3 (suite) : Conciliation bancaire Rapport de petite caisse CONCILIATION BANCAIRE Rapport de petite caisse ÉCOLE Date: Factures payées à être remboursées par le fonds de roulement Décompte de caisse Montant Date Description Montant 0,01 0,05 0,10 0,25 1,00 2,00 5,00 10,00 20,00 50,00 100,00 rouleau 0,01 0,50 rouleau 0,05 2,00 rouleau 0,10 5,00 rouleau 0,25 10,00 rouleau 1,00 25,00 rouleau 2,00 50,00 Sous total Factures à être remboursées (B) Sous total Argent et monnaie (A) Argent et monnaie (A) Factures payées à rembourser par le fonds de roulement (B) Total Petite Caisse (à reporter à la conciliation bancaire) Date Signature de la personne responsable Où trouver ce formulaire? Bureau virtuel/ressources/documents CSSMI/ Annexes RF 06 Petite caisse et fonds de roulement Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 80

Annexe 4 : Formulaire de chèque retourné CHÈQUES RETOURNÉS & AVIS DE CORRECTION DE DÉPÔT ÉCOLE : MOIS : NOM DE L'ÉMETTEUR : MONTANT : CODE BUDGÉTAIRE : NOM DE L'ÉMETTEUR : MONTANT : CODE BUDGÉTAIRE : NOM DE L'ÉMETTEUR : MONTANT : CODE BUDGÉTAIRE : NOM DE L'ÉMETTEUR : MONTANT : CODE BUDGÉTAIRE : AVIS DE CORRECTION DE DÉPÔT : MONTANT : CODE BUDGÉTAIRE : DATE DE L'AVIS : SIGNATURE DE LA DIRECTION DATE Où trouver ce formulaire? Bureau virtuel/ressources/documents CSSMI/Annexes RF, 07 Contrôle interne des encaissements dans les établissements Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 81

Annexe 5 : Rapport médical d invalidité Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 82

Où trouver ce formulaire? Bureau virtuel/ressources/documents CSSMI/RH-E-0304-AB-05 Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 83

Annexe 6 : Motifs de départ MOTIFS DE DÉPART (LOCAL) (GPI) MOTIFS DE FIN (MELS) CORRESPONDANTS DESCRIPTION CODE Absences répétées 02 Abandon (code 01) Centre d'accueil 33 Changement d'école ou d'organisme scolaire (code 02) Changement d'école/centre ou d'organisme scolaire 03 Changement d'école ou d'organisme scolaire (code 02) Changement de secteur de formation 34 Changement secteur de formation (code 04) Décès 24 Décès (code 05) Demande d'admission pour l'extérieur 38 Changement d'école ou d'organisme scolaire (code 02) Déménagement 23 Déménagement au Qc ( 07), Déménagement hors Qc (06), Poursuite de scolarité à l'ext. du Qc ( 20) Difficultés d'apprentissage 10 Abandon (code 01) École anglaise 27 Changement d'école ou d'organisme scolaire (code 02) École privée 21 Passage au réseau privé (code 14) École privée/spécialisée (EHDAA) 28 Passage au réseau privé (code 14), Changement d'école ou d'organisme scolaire (code 02) Études terminées 22 Études terminées (code 08) Explusion de la commission scolaire 35 Non respect du code de vie (code 13) Famille / Foyer d'accueil 32 Changement d'école ou d'organisme scolaire (code 02) Inconnu 30 Inconnu (code 11) Maladie 12 Raison personnelle (code 15) Marché du travail 01 Marché du travail (code 12) Non admissible ou non sélectionné(e) 40 Abandon (code 01) Non respect du code de vie 26 Non respect du code de vie (code 13) Raison personnelle 07 Raison personnelle (code 15) Retour commission scolaire d'origine 29 Changement d'école ou d'organisme scolaire (code 02) Retrait volontaire des parents 37 Raison personnelle (code 15) Agrandir cette image à 150 % pour avoir une vue plus claire des motifs. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 84

Annexe 7 : Rapport Osiris Voir la procédure à suivre sur le bureau virtuel, Direction du service des ressources financières. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 85

Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 86

Annexe 8 : Procédure GPI Départ d un élève Source : DSOS 2010-01-13 P OUR UN DÉP ART EN VUE DE L ANNÉE PRÉVISIONNELLE DANS LA BARRE DE MENU, CLIQUER SUR LA FONCTION «ACTIONS»; SÉLECTIONNER LA FONCTION «DÉSACTIVER LE DOSSIER ANNUEL» : o DATE DE FIN : LA DATE DE FIN DOIT ÊTRE ÉGALE À LA DATE DE DÉBUT DE FRÉQUENTATION DE L ÉLÈVE. o MOTIF DE FIN (MELS) : INSCRIRE LA RAISON POUR LAQUELLE L ÉLÈVE A CESSÉ SA FRÉQUENTATION DANS L ÉCOLE. LE MOTIF DE FIN (MELS) DOIT CORRESPONDRE AU MOTIF DE DÉPART (LOCAL). o MOTIF DE DÉPART (LOCAL) : INSCRIRE LA RAISON POUR LAQUELLE L ÉLÈVE A CESSÉ SA FRÉQUENTATION DANS L ÉCOLE. CLIQUER SUR «OK»; À LA QUESTION «L ÉLÈVE A-T-IL VRAIMENT FRÉQUENTÉ VOTRE ÉCOLE?», CLIQUER SUR «OUI». P OUR UN DÉP ART EN COURS D ANNÉE (LORSQUE L ÉLÈVE FRÉQUENTE) SÉLECTIONNER LA FONCTION «DÉSACTIVER LE DOSSIER ANNUEL» : o DATE DE FIN : INSCRIRE LA DATE CORRESPONDANT À LA DERNIÈRE JOURNÉE DE FRÉQUENTATION DE L ÉLÈVE À L ÉCOLE. o MOTIF DE FIN (MELS) : INSCRIRE LA RAISON POUR LAQUELLE L ÉLÈVE A CESSÉ SA FRÉQUENTATION DANS L ÉCOLE. LE MOTIF DE FIN (MELS) DOIT CORRESPONDRE AU MOTIF DE DÉPART (LOCAL). o MOTIF DE DÉPART (LOCAL) : INSCRIRE LA RAISON POUR LAQUELLE L ÉLÈVE A CESSÉ SA FRÉQUENTATION DANS L ÉCOLE. o CLIQUER SUR «OK». P OUR UN DÉP ART EN COURS D ANNÉE (LORSQUE L ÉLÈVE NE FRÉQUENTE PAS) SUIVRE LA PROCÉDURE ÉTABLIE «POUR UN DÉPART EN VUE DE L ANNÉE PRÉVISIONNELLE». LORSQUE L ÉLÈVE A VRAIMENT FRÉQUENTÉ L ÉCOLE, EN COURS D ANNÉE, LA DATE DE FIN DE FRÉQUENTATION D UN ÉLÈVE DOIT TOUJOURS ÊTRE SUPÉRIEURE À SA DATE DE DÉBUT DANS L ÉCOLE. DE PLUS, LA DATE DE FIN DOIT ÊTRE ÉGALE À LA DERNIÈRE JOURNÉE OÙ L ÉLÈVE REÇOIT DES SERVICES ÉDUCATIFS ET NE DOIT PAS ÊTRE ASSOCIÉE À LA PREMIÈRE JOURNÉE DE SON ABSENCE DE L ÉCOLE. POUR UNE FRÉQUENTATION D UNE SEULE JOURNÉE (LORSQUE L ÉLÈVE NE FRÉQUENTE PAS), LA DATE DE FIN DOIT TOUJOURS ÊTRE ÉGALE À LA DATE DE DÉBUT DE FRÉQUENTATION DE L ÉLÈVE DANS L ÉCOLE. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 87

Annexe 8 (suite) : Procédure GPI Départ d un élève DÉSACTIVER LE DOSSIER ANNUEL Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 88

Annexe 9 : Procédure GPI Inscription d un élève Source : DSOS 2010-01-13 P OUR UNE INSCRIPTION EN VUE DE L ANNÉE PRÉVISIONNELLE DANS LA BARRE DE MENU, CLIQUER SUR LA FONCTION «ACTIONS»; SÉLECTIONNER LA FONCTION «RÉCUPÉRER UN DOSSIER DE JADE»; INSCRIRE LE NO DE FICHE DE L ÉLÈVE OU, LE CAS ÉCHÉANT, LE NOM ET PRÉNOM DE L ÉLÈVE; CLIQUER SUR «RECHERCHER»; SÉLECTIONNER LE DOSSIER DE L ÉLÈVE DONT LA DATE DE FIN EST LA PLUS RÉCENTE; CLIQUER SUR «OK»; À LA QUESTION «VEUILLEZ SAISIR LA DATE DE DÉBUT POUR LE DOSSIER QUE VOUS DÉSIREZ RÉCUPÉRER», INSCRIRE UNE DATE DE DÉBUT SUPÉRIEURE (+1) À LA DATE DE FIN DE SA DERNIÈRE FRÉQUENTATION POUR L ANNÉE VISÉE; CLIQUER SUR «OK»; VÉRIFIER LES RENSEIGNEMENTS AU DOSSIER DE L ÉLÈVE ET APPORTER LES CORRECTIONS NÉCESSAIRES. P OUR UNE INSCRIPTION EN COURS D ANNÉE SÉLECTIONNER LA FONCTION «RÉCUPÉRER UN DOSSIER DE JADE»; INSCRIRE LE NO DE FICHE DE L ÉLÈVE OU, LE CAS ÉCHÉANT, LE NOM ET PRÉNOM DE L ÉLÈVE; CLIQUER SUR «RECHERCHER»; SÉLECTIONNER LE DOSSIER DE L ÉLÈVE DONT LA DATE DE FIN EST LA PLUS RÉCENTE; CLIQUER SUR «OK»; À LA QUESTION «VEUILLEZ SAISIR LA DATE DE DÉBUT POUR LE DOSSIER QUE VOUS DÉSIREZ RÉCUPÉRER», INSCRIRE LA DATE DE DÉBUT CORRESPONDANT À LA PREMIÈRE JOURNÉE DE FRÉQUENTATION DE L ÉLÈVE À L ÉCOLE; CLIQUER SUR «OK»; VÉRIFIER LES RENSEIGNEMENTS AU DOSSIER DE L ÉLÈVE ET APPORTER LES CORRECTIONS NÉCESSAIRES. LA DATE DE DÉBUT DE FRÉQUENTATION D UN ÉLÈVE DOIT TOUJOURS ÊTRE SUPÉRIEURE À LA DATE DE FIN DE SA DERNIÈRE FRÉQUENTATION POUR L ANNÉE VISÉE, ET CE, QUE CE SOIT EN PROVENANCE D UNE ÉCOLE DE LA CSSMI OU À L EXTÉRIEUR DE LA COMMISSION SCOLAIRE. DE PLUS, LA DATE DE DÉBUT DOIT TOUJOURS ÊTRE ÉGALE À LA PREMIÈRE JOURNÉE OÙ L ÉLÈVE REÇOIT DES SERVICES ÉDUCATIFS DANS L ÉCOLE ET NE DOIT PAS ÊTRE ASSOCIÉE À LA JOURNÉE OÙ IL S INSCRIT OU VIENT CHERCHER SON HORAIRE. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 89

Annexe 9 (suite) : RÉCUPÉRER UN DOSSIER DE J ADE Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 90

Annexe 10 : Procédure GPI Copier le dossier annuel (dans l année prévisionnelle) Source : DSOS 2010-01-14 SÉLECTIONNER L ANNÉE SCOLAIRE COURANTE; OUVRIR LE DOSSIER DE L ÉLÈVE; DANS LA BARRE DE MENU, CLIQUER SUR LA FONCTION «ACTIONS»; SÉLECTIONNER L ACTION «COPIER LE DOSSIER ANNUEL»; INDIQUER L ANNÉE SCOLAIRE POUR LAQUELLE VOUS DÉSIREZ EFFECTUER LA COPIE; INSCRIRE VOTRE NUMÉRO D ÉCOLE ET LA DATE DE DÉBUT DU 1 ER SEPTEMBRE; VÉRIFIER LES RENSEIGNEMENTS AU DOSSIER DE L ÉLÈVE ET APPORTER LES CORRECTIONS NÉCESSAIRES POUR L ANNÉE VISÉE. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 91

Annexe 11 : Procédure GPI Récupérer les données de GÉOBUS Source : DSOS 2010-02-10 SÉLECTIONNER L ANNÉE SCOLAIRE COURANTE; OUVRIR LE DOSSIER DE L ÉLÈVE; DANS LA BARRE DE MENU, CLIQUER SUR LA FONCTION «ACTIONS»; SÉLECTIONNER L ACTION «RÉCUPÉRER/IMPRIMER LES DONNÉES DU NOUVEAU GÉOBUS»; CLIQUER SUR LE CODE «2- IMPRESSION DONNÉES NOUVEAU GÉOBUS»; DÉMARRER L ACTION. POUR IMPRIMER LES DONNÉES DE TOUTE L ÉCOLE, CLIQUER SUR L OPTION «SAUT DE PAGE» DANS LES PARAMÈTRES ET SÉLECTIONNER LE CODE «1- PAR ÉCOLE». SÉLECTION «PAR ÉLÈVE» OU «PAR ÉCOLE» LES DONNÉES DE L ÉLÈVE PEUVENT ÊTRE IMP RIMÉES OU CONS ULTÉES DIRECTEMENT À L ÉCRAN Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 92

Annexe 12 : Procédure GPI Vérifications prétransmission CHARLEMAGNE Source : DSOS DANS LA BARRE DE MENU, CLIQUER SUR LA FONCTION «FICHIER»; SÉLECTIONNER LA FONCTION «VÉRIFICATIONS PRÉTRANSMISSION CHARLEMAGNE»; COMPLÉTER LES PARAMÈTRES SELON LES INDICATIONS SUIVANTES : FILTRE ÉLÈVES : BLANC TYPES DE VÉRIFICATION : COCHER LES DEUX TYPES (DOSSIERS SOCIOLOGIQUES, FRÉQUENTATIONS) TRAITEMENTS : COCHER LES DEUX OPTIONS (VALIDATIONS, COHÉRENCES) MESSAGES À TRAITER : COCHER TOUS LES MESSAGES (À L EXCEPTION DU MESSAGE 147 - DATE DE DÉBUT, DATE DE FIN VS AUTRES DÉCLARATIONS) SÉQUENCE DE TRI : ÉCOLE/NOM-PRÉNOM NOM DU FICHIER DES DOSSIERS ERRONÉS : BLANC IMPRESSION LÉGENDE DES VALIDATIONS : OUI DÉMARRER LA VÉRIFICATION. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 93

Annexe 13 : Procédure GPI Gestion des adresses Source : DSOS ADRESSES ET TRANSPORT DANS GPI Onglet - Adresse principale Onglet Adresse complémentaire Dans le cas d une garde partagée, une seule adresse doit être cochée. Code de municipalité L inscription d une adresse, dans GPI, doit respecter en tout temps la normalisation établie dans le répertoire des aires de desserte. D bl d l h Ce champ est en relation avec celui du Code postal de résidence dans l onglet «Données scolaires». Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 94

Annexe 13 (suite) : DATE D EFFECTIVITÉ Permet d indiquer la date de début d application de l adresse. Tout dossier d élève doit comporter au moins une adresse effective. Pour la gestion du transport, le système Géobus traite les adresses inscrites au dossier, 7 jours avant la date d effectivité de celles-ci. DATE DE FIN DE L ADRESSE : Lors de la CRÉATION d une adresse de correspondance permanente, la date de fin ne doit pas être indiquée. Lorsqu'une telle adresse n'a plus sa raison d être (pour cause de déménagement, par exemple), elle ne doit pas être supprimée. GPI inscrira automatiquement une date de fin à cette adresse en regard de la date de début d'application de la nouvelle adresse permanente de même type. ENVOI AU MELS (CORRESPONDANCE) : Ce champ corres pond à l ancien champ «Envoi au MEQ». La donnée «Envoi au MELS (Correspondance)» doit toujours être cochée. Dans le cas d une garde partagée, une seule adresse doit être cochée. Les parents conviennent de l adresse qui sera utilisée. ENVOI AU MELS (CORRESPONDANCE TEMP.) : Donnée à utilis er d e façon exceptionnelle s eulement (à valider avec le Service de l organis ation s colaire). Ce champ permet d indiquer, durant la période déterminée par les champs «Date d effectivité» et «Date de fin», que l adresse est effective. Durant cette période, la correspondance d un élève pourrait lui être acheminée à l adresse temporaire au lieu de l'adresse de correspondance principale. ENVOI AU TRANSPORT La donnée «Envoi au transport» doit toujours être cochée afin que les informations de l adresse soient transférées dans le système Géobus. CODE DE VILLE : Le code de ville correspond au code de municipalité. Il s agit du code officiel d'identification des municipalités au Québec. Il est attribué par le ministère des Affaires municipales et Régions (MAMR) qui le prénomme code géographique. Il est donc obligatoire lorsque l élève demeure au Québec. Lors d une création ou modification d adresse dans GPI, on peut se positionner dans le champ «Code de ville» et par le dictionnaire, choisir le code correspondant à la ville désirée. CODE POSTAL Le code postal de l adresse de correspondance permanente (Envoi au MELS) doit être compris à l intérieur du territoire de compétence de la CSSMI. Dans le cas contraire, une entente de scolarisation est requise pour la scolarisation de l élève à la CSSMI. Ce champ est en relation avec celui du Code postal de résidence dans l onglet «Données scolaires». Lorsque l adresse de correspondance permanente est modifiée, la donnée «code postal de résidence» doit également être modifiée. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 95

Annexe 13 (suite) : CODE DE PAYS : Permet d indiquer le code de pays. Ex. : Pour le Canada, c est le code 001. Le code de pays est obligatoire en tout temps. Gestion automatique du champ «Date de fin» par GPI EN CRÉATION D ADRESSE : S il existe déjà une adresse du même type sans date de fin, GPI attribuera automatiquement une date de fin à l ancienne adresse, soit la date d effectivité de la nouvelle adresse moins 1. EN MODIFICATION D ADRESSE : Lors d un changement du type d adresse (ex. : Changement du type 1 Père et mère par le type 3-Mère) : GPI copie automatiquement l ancienne adresse et lui attribue une date de fin selon la date du jour moins 1 (sauf, si elle en a déjà une); De plus, la nouvelle adresse est créée avec le nouveau type d adresse et contient toutes les autres données de l adresse avant modification. Lors d un changement de la date d effectivité : Lorsque c est uniquement la date d effectivité qui change, la mise à jour est effectuée comme avant (sans aucune copie automatique d adresse). Si la date d effectivité a changé et qu au moins une autre donnée de l adresse a changé (ex. : Changement de la date d effectivité et du numéro civique) : o o GPI copie automatiquement l ancienne adresse et lui attribue une date de fin selon la date du jour moins 1 (sauf, si elle en a déjà une); De plus, la nouvelle adresse est sauvegardée avec toutes les autres données de l ancienne adresse en tenant compte des modifications effectuées. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 96

Annexe 13 (suite) : EN SUPPRESSION D ADRESSE : Aucune suppression d adresse n est permise. Lorsque les deux parents déménagent à la suite d une séparation, inscrire une date de fin à l adresse qui n est plus utile ou qui est périmée. Guide de référence pour les nouvelles secrétaires d écoles au primaire 97