Migration d un compte messagerie dans Outlook 2010 sur PC

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1 Migration d un compte messagerie dans Outlook 2010 sur PC Migration Google APPS - PC Outlook Messagerie Opération(s) préalable(s) S assurer que le compte Google Apps est actif auprès de Grégory, si cela n a pas été indiqué préalablement. S assurer que l utilisateur a bien la totalité de ses s sur son client mail. S assurer que l utilisateur possède bien un mot de passe Sciences Po respectant la nouvelle règle de sécurité : 8 caractères au minimum, 1 majuscule au minimum, 1 chiffre au minimum. Si ce n est le cas, demander à l utilisateur de modifier son mot de passe via l interface ENTG. Déterminer l identifiant exact de l utilisateur avant de démarrer la procédure de migration. Généralement sous le format prenom.nom, c est celui à utiliser pour saisir les adresses mail dans la procédure suivante. Se rendre sur l interface web de gmail (http://mail.google.com) et se connecter avec le compte Sciences Po (login : mot de passe Sciences Po) pour vérifier que la BAL Google Apps est bien active Décrire la démarche de l intervention L intervention a pour objectif de créer le nouveau compte de messagerie Google Apps de l utilisateur : Le nouveau compte de messagerie est vide à la création Tous les nouveaux s arriveront dans la boite de réception de ce nouveau compte. Les anciens s restent utilisables sous l ancien compte de messagerie ENTG et visibles dans l interface de Mail. 1

2 Après l intervention, au fil de l eau, l utilisateur pourra déplacer ses s de l ancien compte de messagerie ENTG vers le nouveau compte de messagerie Google Apps. Vérifier la configuration Gmail Se connecter sous Gmail avec le compte de l utilisateur Sciences Po (http://gmail.sciencespo.fr) Se rendre dans les paramètres : Se rendre dans l onglet «Transfert et POP/IMAP» et vérifier que l accès IMAP est configuré sur «Activer IMPA» Si ce n est pas le cas, sélectionner «Activer IMAP» puis cliquer sur le bouton «Enregistrer les modifications» en bas de page 2

3 Création du nouveau compte 3

4 4

5 Aller dans «Paramètres supplémentaires» : 5

6 Activer le nouveau compte Quitter Outlook et ouvrir Outlook pour activer le nouveau compte de messagerie Google Apps Définir le compte messagerie «Google Apps» par défaut Retour dans les paramètres du compte, dans l onglet «Messagerie». Sélectionner le nouveau compte de messagerie Google Apps Cliquer sur «Définir par défaut» 6

7 Définir Outlook pour s ouvrir sur la boîte de réception Google Apps Dans «Fichier > Options Avancée > Démarrage et fermeture d Outlook», sélectionner la boîte de réception de Google Apps dans le champ «Démarrer Outlook dans ce dossier». Configurer la bonne correspondance des dossiers Il faut définir la bonne correspondance entre les dossiers Outlook et les dossiers Google Apps. Pour cela, retourner dans les paramètres du compte Google Apps, «Paramètres supplémentaires» 7

8 Vérifications Envoyer à l utilisateur depuis votre compte un courrier vers son et vérifier qu il le reçoit bien dans le Google Mail (http://mail.google.com). Demander à l utilisateur de répondre à ce mail depuis Google Mail, et que vous le recevez bien. Vérifier dans Outlook que le mail que vous avez envoyé en 1 est bien reçu (un rafraichissement de la BAL peut être nécessaire). Demander à l utilisateur de répondre à l 1 depuis Outlook, puis vérifier que vous le recevez bien. Supprimer le compte messagerie «ENTG» Toujours dans les paramètres du compte, dans l onglet «Messagerie» (ATTENTION : vérifier de bien être dans cet onglet, et surtout pas dans l onglet Fichiers de données»). Sélectionner l ancien compte de messagerie ENTG 8

9 Cliquer sur «Supprimer». Cette action ne supprime pas le PST de données de ENTG, juste le compte de messagerie. Il n y a donc aucune perte de données. Modification des dossiers favoris Dans le haut de la barre latérale gauche, dans la zone «Dossiers favoris», effectuer les opérations suivantes : Supprimer les dossiers favoris affichés clic droit sur le dossier favori puis sélectionner «Supprimer du dossier Favoris» (ATTENTION : ne pas cliquer sur «Supprimer le dossier»!) : Ajouter aux Favoris les dossiers Google Apps suivants : o Boite de réception o Messages envoyés Pour cela, clic droit sur les 2 dossiers, puis «Afficher dans les favoris» : À l issue de cette opération, seuls ces 2 dossiers doivent être visibles dans les Favoris. Renommer le dossier de messagerie ENTG en «ARCHIVE ENTG» De cette façon, l utilisateur repèrera plus rapidement son ancienne messagerie et la distinguera de la messagerie Gmail. 9

10 Déplacement des mails du compte ENTG vers le compte Google Apps Cette section est une information à destination de l utilisateur avec démonstration sur quelques s. Important : on ne migre pas l intégralité des données au moment de la migration. L utilisateur peut, au fil de l eau, récupérer ses s du compte ENTG vers le compte Google Apps par simple copier/coller ou glisser/lâcher de ses mails. Quelques précautions : Veiller à la correspondance entre les dossiers d origine ENTG vers les dossiers de destination Google : o La boite de réception de l ancien compte de messagerie ENTG vers la boite de réception du nouveau compte de messagerie Google Apps (ou utiliser en destination le dossier favori boite de réception). o Les messages envoyés de l ancien compte de messagerie ENTG vers les messages envoyés du nouveau compte de messagerie Google Apps (le dossier concerné peut se trouver sous le dossier GMAIL ou utiliser en destination le dossier favori messages envoyés). o Les dossiers de l ancien compte de messagerie ENTG vers la racine du nouveau compte de messagerie Google Apps (et non sous le dossier «boite de réception» /messages reçus /» de Gmail). Il est préférable de faire le transfert par lots de mail, petit à petit. Ceci évite de saturer le programme de messagerie et les plantages. 10

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