20 clés essentielles pour choisir votre prestataire de solution de dématérialisation de factures clients

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1 20 QUESTIONS GUIDE D ACHAT 20 clés essentielles pour choisir votre prestataire de solution de dématérialisation de factures clients

2 Pourquoi automatiser le traitement de vos factures clients? Vous souhaitez automatiser le traitement de vos factures clients mais vous ne savez pas quel prestataire dispose de la solution la plus complète et la plus efficace, adaptée à vos besoins? Vous comprenez les objectifs de l automatisation du traitement des factures clients, mais vous souhaitez bénéficier de conseils sur les différentes fonctionnalités et avantages associés? Ce guide pratique liste les thèmes clés et les questions à aborder avec un prestataire de solutions de dématérialisation des factures clients. Il vous permet de poser des questions afin d obtenir les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées. En vous indiquant des lignes directrices instructives, Esker met également en avant ses solutions et les avantages que les clients peuvent en tirer. Pour les sociétés ayant des difficultés à contrôler leur fond de roulement, l automatisation du traitement des factures clients constitue une solution rapide. La suppression des processus manuels associés à cette fonction permet aux sociétés : D éliminer le taux élevé d erreurs de traitement des factures. De réduire la lenteur des encaissements, les retards de paiement et les coûts élevés par facture (envoi et archivage). De gérer efficacement la création de rapports et les mises à jour de statuts. D améliorer le service client de façon proactive. 2 3

3 L automatisation du traitement de vos factures clients, qu il s agisse de factures papier ou électroniques, offre un gain de temps et d argent, réduit les délais moyens de recouvrement, diminue les risques de litige, garantit le suivi des factures et limite les pertes de factures et de documents annexes. De plus, passer à l automatisation permet de gagner du temps en offrant à vos clients et fournisseurs la possibilité de suivre les mises à jour de statut et d accéder aux factures archivées grâce à un portail Web. L automatisation du traitement des factures clients : Diminue les frais d envoi des factures de 40 % à 80 % Réduit le temps de traitement des documents jusqu à 96 % Réduit le nombre d erreurs et de retours jusqu à 90 % Les avantages supplémentaires de la facturation électronique Aux avantages de l automatisation du traitement des factures clients s ajoutent les nombreux avantages de la facturation électronique : rapide, moins coûteuse et plus fiable, elle élimine le manque de productivité de la gestion manuelle du papier. La facturation électronique facilite également l intégration des factures fournisseurs à un système ERP client. Des recherches menées par des analystes informatiques démontrent qu une société moyenne peut économiser des millions de dollars chaque année grâce à l envoi électronique de ses factures. Selon un fournisseur de logiciels ERP, l envoi d une facture peut coûter au total jusqu à 11, contre seulement 6 centimes d euros pour une facture électronique. Le passage à la facturation électronique n entraîne aucun changement pour le client. Les sociétés peuvent envoyer toutes leurs factures par voie électronique tout en permettant aux clients de les recevoir par le média de leur choix : par courrier, par ou tout autre mode électronique, y compris une combinaison des trois médias. Il convient de souligner que, dans certains cas, les factures doivent être reçues au format électronique (par exemple, toutes les entités gouvernementales espagnoles exigent une facturation électronique) et que la législation fiscale doit être respectée. De nombreux pays ont des exigences spécifiques concernant les moyens de garantir le contrôle fiscal des factures, et il est impératif de se conformer à la législation fiscale en vigueur. En optimisant la vitesse et la précision de la facturation grâce à l automatisation du traitement des documents, les sociétés reçoivent les paiements plus rapidement car les factures sont envoyées plus tôt. Comment choisir votre fournisseur de dématérialisation des factures clients? Esker a élaboré 20 questions afin de vous guider et de vous aider dans votre processus de décision. Les questions qui suivent concernent les thèmes les plus importants que vous devriez aborder avec des fournisseurs potentiels. 4 5

4 Une solution complète offrant de multiples méthodes 1de diffusion pour les factures papier ou électroniques 2Traçabilité des factures Nous recherchons une solution pouvant répondre à tous nos besoins dans le processus de traitement de nos factures clients, que ce soit au format papier ou au format électronique. Comment gérer à la fois les formats papier et électronique quand certains clients ne sont pas prêts à passer à la facturation électronique? Les prestataires proposant des solutions de dématérialisation des factures clients ne sont pas tous capables de fournir une offre pouvant traiter et gérer les formats papier et électronique, alors que c est précisément ce dont vous avez besoin. Assurez-vous que votre prestataire peut répondre à tous vos besoins de facturation client et s adapter aux préférences d envoi de factures de vos clients. Esker offre une solution d automatisation de la facturation client complète qui évolue avec votre entreprise. La solution Esker automatise entièrement l envoi et l archivage des factures, quel que soit le média utilisé. L envoi de factures papier et électroniques en fonction des préférences démontre la capacité à s adapter facilement aux besoins du client. Grâce au réseau mondial de centres de production Esker, vous profitez à 100 % de l automatisation des envois de vos factures clients dans le monde entier. Quel que soit le type de format de facture, la même qualité de traitement, d envoi et de traçabilité est garantie. Comment obtenir davantage de visibilité sur le processus de facturation et garantir que nos factures ont été correctement traitées et remises dans les temps dans le réseau postal (facture papier) ou directement au client (facture électronique)? Le prestataire offrant des solutions pour le traitement des factures clients doit proposer le suivi et l établissement de rapports, en vous donnant accès au statut de vos factures à toutes les étapes du processus. Vous pouvez être serein en sachant que vos documents ont été traités correctement et remis dans le réseau postal en temps voulu (facturation papier) ou que les clients les ont reçus par (facturation électronique). La solution Esker d automatisation du traitement des factures clients comprend un gestionnaire de documents, un portail Web pratique permettant de surveiller la progression de toutes vos opérations par courrier ou . Grâce au suivi et à la création de rapports en temps réel, en ligne 24 h/24 et 7 j/7, chaque document envoyé est suivi et les données sont stockées grâce à une archive en ligne pour une période allant jusqu à 11 ans. La traçabilité garantie et l intégrité du processus sont assurées via des codesbarres qui sont ajoutés sur chaque page des factures papier, et via un accusé de lecture pour les factures électroniques. Une fois publiée sur le portail Web, chaque facture lue fait l objet d un accusé de réception et des rappels peuvent être envoyés lorsque la facture n a pas été lue. 6 7

5 3 électronique Adoption de la facturation par vos clients 4 des Garantir le bon envoi factures électroniques Comment faire pour que nos clients acceptent de passer de la facturation papier à la facturation électronique? Comment être sûr que les factures clients envoyées par arrivent bien à destination? Il est clairement dans votre intérêt et celui de vos clients d adopter la facturation électronique, car elle diminue les coûts de traitement jusqu à 80 % et réduit les délais moyens de paiement jusqu à une semaine. La solution proposée par votre prestataire doit faciliter le passage à la facturation électronique, au rythme du client et avec son accord, sans avoir d effet négatif sur son activité. Esker vous fournit les outils nécessaires (portail Web, direction du projet et conseils juridiques) pour vous permettre d encourager vos clients à passer à la facturation électronique. En donnant accès au portail Web à vos clients, vous les initiez à la facturation électronique et les incitez à adopter cette solution. Le portail Web d Esker facilite la collecte et la mise à jour des préférences de chaque client au moment d établir la facture. La collecte des adresses des clients et de leurs préférences concernant l envoi des factures facilite l adoption de la facturation électronique. L envoi de factures électroniques en pièce jointe par peut poser problème pour plusieurs raisons. Les pièces jointes des s sont souvent identifiées comme des spams et atterrissent directement dans les courriers indésirables. N ayant aucun moyen de savoir si votre client a ouvert la pièce jointe et lu sa facture électronique, vous vous trouvez impuissant face à ce manque de visibilité. Votre fournisseur de solution doit vous fournir des factures électroniques facilement téléchargeables. Vous évitez ainsi les filtres anti-spam et le manque de visibilité. La solution Esker offre deux options d envoi de facture électronique : l envoi d un avec pièce jointe (pour ceux qui préfèrent cette méthode) et l envoi d un contenant un lien vers un portail Web. La méthode utilisant le lien vers le portail Web réduit le risque que les s soient considérés comme des spams et vous permet de savoir quand votre facture a été lue, car Esker est en mesure de vérifier si le client a visualisé ou téléchargé la facture sur le portail. Si vous constatez au bout d un certain temps que la facture n a toujours pas été lue, vous pouvez envoyer un rappel au client pour qu il consulte sa facture. Le portail Web ajoute un niveau de sécurité supplémentaire et fournit aux clients des fonctionnalités de suivi. 8 9

6 5 Conformité de la facture électronique 6 conformément Archivage des factures électroniques à la directive européenne Votre solution tient-elle compte des réglementations des différents pays en matière de facturation électronique? Que se passe-t-il si le client facturé se trouve dans un autre pays? Comment garantir que nous respectons les réglementations locales en matière de facturation électronique? Connaître les réglementations nationales de chaque pays en matière de facturation électronique est impératif pour tout fournisseur de solution de dématérialisation des factures clients. Où et comment nos clients stockent-ils leurs factures électroniques s ils n ont ni la possibilité, ni les moyens de le faire? Selon la directive européenne, toutes les factures électroniques doivent être archivées au format électronique (factures fournisseurs et factures clients) à des emplacements distincts et sécurisés. Votre fournisseur de solution doit être en mesure de proposer une solution d archivage sécurisé conforme à la directive européenne. Chaque pays possède ses propres réglementations et lois sur la facturation électronique, et vos clients et vous-même devez vous y conformer. Votre fournisseur de solution doit pouvoir se conformer aux réglementations nationales spécifiques, qu il s agisse du pays émetteur ou du pays destinataire de la facture. Esker garantit la conformité aux réglementations des factures électroniques dans plus de 40 pays via son partenariat avec TrustWeaver, spécialiste de la conformité en matière de facturation électronique. La solution Esker applique les signatures, les tampons et les vérifications appropriés pour respecter les réglementations de chaque pays (émetteur et destinataire de la facture). Totalement conforme à la directive européenne et aux autres cadres réglementaires tels que Sarbanes-Oxley, Esker vous offre, à vous et à vos clients, deux mois d archivage de factures gratuits (pour copie fournisseur et copie client), à des emplacements distincts et vous pouvez choisir d archiver vos factures jusqu à 11 ans, pour des frais minimes. L archivage électronique d Esker garantit confidentialité, contrôle et accessibilité de vos données et de celles de vos clients grâce à un portail Web et une infrastructure sécurisés. Des outils de recherche puissants vous permettent de filtrer et de localiser rapidement des factures spécifiques. De plus, la définition des droits des utilisateurs et l administration de ces comptes sont la garantie d un accès contrôlé. La validité des factures archivées est assurée par une signature et un horodatage. La sécurité des informations est garantie via la copie des informations sur trois sites indépendants. De plus, l archivage de facture par un tiers est également possible avec les partenaires d Esker

7 7Un processus d envoi sans erreur 8 et Un envoi de factures papier efficace abordable Nous cherchons à éliminer les erreurs générées par notre personnel lors du traitement de l envoi des factures au format papier. Comment garantir une gestion et un envoi irréprochables? Quels sont les gains de temps et d argent obtenus lors de l envoi de factures au format papier avec votre solution? La suppression complète de l intervention humaine et, par conséquent, des erreurs qui en découlent est au cœur d une solution d automatisation des factures clients. Votre fournisseur de solution doit s assurer que la bonne facture (avec le nombre exact de pages) se trouve dans la bonne enveloppe et est envoyée au bon client (intégrité) et que le nombre correct de factures est bien transmis (intégralité). Le traitement entièrement automatisé d Esker garantit l intégrité et l intégralité de chaque facture. Les codes-barres figurant sur chaque facture contiennent des informations propres à une facture particulière (nombres de pages, en couleur, en noir et blanc, etc.) et garantissent le traitement et l envoi de la bonne facture à la bonne personne. Le traitement irréprochable et la facturation sans erreur d Esker renvoient une image positive de la société et permettent d améliorer les relations client. Idéalement, votre fournisseur de solution doit posséder des centres de production de courrier capables de produire vos factures papier et de les envoyer au service postal le jour-même. Votre facture est donc susceptible d être réglée plus rapidement, réduisant ainsi votre délai moyen de recouvrement (DSO). Le réseau mondial de centres de production situés à différents endroits stratégiques ainsi que l expertise en production de courrier d Esker permettent aux clients de gagner du temps et de l argent. Outre la garantie de l envoi des factures le jour même de leur génération, ce qui permet un paiement plus rapide (diminuant ainsi le délai de recouvrement), vous bénéficiez d une réduction considérable des frais de traitement (matériel et maintenance) et d un acheminement à moindre coût. Par ailleurs, sans erreur humaine, vous ne subissez pas les coûts de réimpression et de renvoi associés aux factures incorrectes

8 Une communication améliorée 9et plus efficace avec les clients 10 L archivage électronique Comment permettre aux clients de récupérer leurs factures eux-mêmes sans qu ils fassent appel à notre personnel? Nous souhaitons éviter à nos équipes de perdre du temps avec les clients concernant le statut des factures pour leur permettre de se concentrer sur des tâches plus importantes. Éliminez les pertes de temps en fournissant à vos clients des informations à jour sur leurs factures grâce à une meilleure visibilité via un portail web client. Ils n auront plus à passer par votre équipe de comptables pour connaître le statut des factures ou pour y accéder. Libérée de ces opérations, votre équipe comptabilité pourra se concentrer sur des activités et des tâches à valeur ajoutée plus importante. La solution d automatisation Esker propose un portail client qui facilite la communication avec vos clients. Le portail web permet à vos clients de traiter les factures qui leur sont envoyées et ainsi de réduire le nombre d appels que vous recevez tout en libérant votre équipe comptable des tâches administratives. En se connectant sur le portail Web sécurisé et personnalisé avec le logo de votre entreprise, vos clients pourront à tout moment visualiser et consulter leurs factures. De plus, votre équipe comptabilité en profitera pour investir son temps dans des activités plus importantes et plus constructives. Nous aimerions que nos factures soient archivées par voie électronique, pour que nous n ayons plus à nous soucier de la quantité de papier que nous utilisons. Pourrons-nous accéder facilement aux documents? Vos factures devraient être archivées automatiquement par voie électronique, supprimant ainsi tout besoin de stockage manuel et de classement pouvant demander beaucoup de temps. De plus, les factures devraient être sauvegardées avec une sécurité garantie par l infrastructure de votre prestataire et toujours accessibles au personnel autorisé à partir de n importe quel endroit et pendant la durée de votre choix. La solution Esker garantit que vos données et vos documents sont archivés de manière sécurisée et qu ils sont facilement accessibles. Avec le puissant moteur de recherche multicritères d Esker, il vous suffit d indiquer un ou plusieurs critères dans l interface Web d Esker pour que votre facture soit rapidement identifiée. Les factures sont toujours accessibles au personnel autorisé à partir de n importe quel endroit et aussi longtemps que vous en avez besoin. L accès à votre document est sécurisé par une connexion avancée mise en place par les stratégies de sécurité. Vous avez toujours accès à une sauvegarde de votre archive et vous pouvez également demander une copie sur un support numérique

9 11Intégration ERP 12 Aucune dépense en capital Votre solution s intégrera-t-elle dans notre système ERP? Mettre en place une solution de dématérialisation de vos factures clients ne devrait pas exiger de coûts supplémentaires liés à l intégration avec votre système d information. Nous ne pouvons pas nous permettre d investir des ressources informatiques et un budget important dans ce type de solution. Quelles sont vos propositions pour automatiser facilement et à moindre coût le traitement de nos factures clients? Si votre solution de dématérialisation des factures clients n est compatible avec votre système ERP qu au prix de développements additionnels, la rentabilité sera plus longue à obtenir, sans compter un Coût Total de Possession plus élevé. Une solution de dématérialisation des factures clients optimale doit être compatible avec une large gamme de systèmes ERP et doit être configurée pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise tout en s intégrant dans son infrastructure actuelle. Avec Esker, les fonctionnalités de workflow sont indépendantes du système ERP, ce qui permet une intégration flexible si vous devez vous connecter via plusieurs applications ERP (par exemple, SAP, Cegid, Microsoft Dynamics NAV, Oracle, JD Edwards, etc.) utilisées par différentes filiales ou services au sein de votre entreprise. Esker représente une valeur sûre pour les entreprises utilisant des applications SAP. Grâce à leur technologie certifiée SAP, les solutions Esker sont entièrement intégrées dans SAP, vous assurant ainsi que la solution fonctionnera complètement avec votre système SAP et sera toujours compatible si vous mettez à jour vos applications. Le SaaS (Software as a Service) est un modèle de prestation dans lequel le logiciel et ses données sont hébergés de façon centralisée (en mode cloud computing) et accessibles via Internet en utilisant un simple navigateur Web. Ce modèle constitue une solution plus économique pour de nombreux clients. L utilisation de logiciels en mode SaaS est devenue un modèle de prestation commun pour la plupart des applications de gestion. Sans aucun logiciel ni matériel à installer en local, les entreprises voient très rapidement l impact positif que cela représente. Au lieu de mobiliser des ressources informatiques et d investir de l argent dans un projet informatique important, une solution SaaS de dématérialisation des factures clients constitue une alternative simple, évolutive, sécurisée et peu coûteuse pour s affranchir des documents papier et rationaliser le traitement de vos factures. Avec le SaaS, profitez de l automatisation du traitement des factures sans avoir à trouver le budget ou les ressources informatiques en interne. Esker propose des solutions en mode licence ou en mode SaaS. Cela signifie que vous n avez pas besoin d attendre que des ressources informatiques internes soient disponibles ou que des budgets soient alloués pour lancer votre projet. Les entreprises bénéficient des capacités d une solution logicielle mais passent du poste de dépenses d investissement à celui de dépenses opérationnelles : elles peuvent ainsi s adapter aux variations de volume de documents et de nombre d utilisateurs. Sans investissement initial et sans logiciel à installer, vous pouvez dématérialiser immédiatement vos factures clients et ne payer que ce dont vous avez besoin au fur et à mesure

10 13Une continuité de l activité 14 Une approche de type Best-of-suite Nous ne pouvons pas risquer de prendre du retard dans nos processus de gestion ou de perdre des informations cruciales. Vous engagez-vous à assurer une continuité opérationnelle? Les entreprises doivent s assurer de la continuité de leur activité. Les documents de gestion essentiels doivent être transmis dans les temps et une infrastructure de secours redondante toujours opérationnelle est impérative. Les fonctionnalités essentielles à votre activité doivent être disponibles à tout moment pour vos clients et fournisseurs. Conçus pour traiter des données de façon fiable et confidentielle, les centres de production Esker garantissent que vos documents et vos messages sont traités de manière sécurisée, confidentielle et avec une traçabilité tout au long du processus. Les centres de production Esker disposent d une architecture solide garantissant la sécurité de vos documents : transfert de données à l aide d un protocole sécurisé (SSL) identique à ceux utilisés pour les transactions bancaires, baies de serveur sécurisées, contrôle de la température pour l humidité et la pression, infrastructure électrique avec générateurs de secours, mesures de prévention d incendie et surveillance 7 jours sur 7, 24 heures sur 24 pour offrir un service international et une continuité opérationnelle. De plus, chacune de nos plates-formes de serveurs utilise des technologies de cluster haute disponibilité, à même de parer à toute défaillance matérielle. Les plates-formes en France et aux États-Unis, peuvent également jouer le rôle de solution de secours l une pour l autre de telle sorte que vos documents seront dans tous les cas traités en temps et en heure. Devrions-nous associer différentes technologies issues de plusieurs fournisseurs ou nous orienter vers une solution intégrée d un seul fournisseur? Une solution de type Best-ofsuite est une solution d automatisation intégrée qui améliore les processus et l efficacité de l entreprise tout en fournissant un retour sur investissement important. Pour parvenir à un scénario idéal, un fournisseur de solution unique doit proposer toute la technologie nécessaire à l automatisation du traitement de vos factures clients. Il est donc recommandé de choisir un seul fournisseur de solution, autonome et indépendant. Esker fournit l ensemble de la technologie nécessaire pour automatiser l intégralité du traitement de vos factures clients. Tous les composants sont conçus pour être compatibles. Nul besoin de compter sur plusieurs produits de divers fournisseurs : Esker a tout ce dont vous avez besoin

11 15 Une certification SAS Une politique de confidentialité Comment pouvons-nous être sûrs que les documents de notre entreprise sont gérés et stockés en toute sécurité? Le fait d héberger et de traiter les documents commerciaux et financiers d autres sociétés soulève la question des contrôles internes et des problèmes de sécurité. Un audit SAS 70 est une analyse approfondie du contrôle d une organisation de service sur la technologie d information et les processus associés. La réalisation réussie d un audit SAS 70 indique que les traitements, les procédures et les contrôles ont été examinés correctement. Il est donc vivement recommandé que votre fournisseur soit certifié SAS 70. C E R T I F I E D Esker est certifié SAS 70 pour ses solutions d automatisation à la demande (à la suite d un audit mené par Ernst & Young). Les traitements Esker, les procédures et les contrôles ont été examinés et certifiés sur la base de 25 contrôles internes incluant la sécurité des centres de données, le processus de gestion des incidents, la surveillance de l infrastructure, les accès logistiques et le recrutement. Grâce à Esker, vous pouvez avoir l assurance que vos informations commerciales et financières sont gérées et stockées de manière responsable et en toute sécurité. En tant qu entreprise européenne, nous devons avoir la garantie que nos données personnelles bénéficieront des plus hauts niveaux de protection aux États-Unis et que la législation stricte portant sur la vie privée sera respectée. Quelle garantie apportez-vous sur le sujet? Le département du Commerce des États-Unis et la Commission européenne se sont mis d accord sur un ensemble de principes de protection des données et de questions fréquemment posées (les «principes de la Sphère de sécurité» ou Safe Harbor) pour permettre aux entreprises américaines et européennes de satisfaire aux exigences de la législation européenne stipulant que les informations personnelles transférées d Europe aux États-Unis doivent être protégées correctement. Prévus pour les entreprises au sein de l Union européenne ou des États- Unis qui stockent des données clients, les principes Safe Harbor sont conçus pour éviter la divulgation ou la perte accidentelle d informations. Esker estime que la confidentialité est très importante aux yeux de ses clients et s engage à garantir la sécurité et la confidentialité de toute information personnelle que ses clients, employés, partenaires ou autres fournissent. La politique de confidentialité prévoit des principes qu Esker respecte lors du transfert d informations personnelles de l Espace économique européen vers les États-Unis. En conformité avec son engagement à protéger la vie privée, Esker adhère aux principes Safe Harbor et a été certifié par TRUSTe, un fournisseur de solutions en matière de confidentialité des données traitées en ligne par des tiers indépendants. Esker s efforce non seulement de collecter, d utiliser et de divulguer des informations personnelles dans le respect des lois des pays dans lesquels la société est active, mais a également le souci du maintien de standards très élevés en ce qui concerne ses pratiques d entreprise

12 17 Une solution complète qui s étend à plusieurs processus de l entreprise 18 Une présence au niveau mondial Aujourd hui, nous voulons nous procurer une solution de dématérialisation des factures clients, mais demain, nous aurons peut-être besoin d automatiser d autres processus de l entreprise. Pouvez-vous prendre en charge l évolution de nos besoins? Vous avez besoin d un fournisseur capable de vous offrir une variété de solutions d automatisation éprouvées, d un fournisseur qui vous livrera la technologie, les produits, les solutions, les services et le support adaptés à l évolution de vos besoins. Aujourd hui, il vous faut une solution de dématérialisation des factures clients, mais demain, vous souhaiterez peut-être automatiser un autre processus tel que la gestion des factures fournisseurs ou celle des fax. Idéalement, vous devriez pouvoir compter sur le même fournisseur de solution d automatisation, celui dont la technologie vous est familière. Votre fournisseur de solution de dématérialisation des factures clients doit être capable de gérer l intégralité de votre cycle de gestion en proposant toute une gamme de produits et de solutions. Esker est spécialisé dans l automatisation du traitement des documents et dans l offre de solutions concernant l intégralité du cycle financier : de l automatisation du traitement des factures et commandes clients jusqu à la gestion des commandes d achats et des factures fournisseurs. Vous n avez pas besoin de travailler avec différents prestataires pour automatiser les différents processus d entreprise puisqu Esker automatise l intégralité de votre cycle. Vous bénéficierez d une technologie, de produits, de services et du support que vous connaissez, l intégralité de ces services étant fournie par un fournisseur de solution complète. Pouvez-vous prendre en charge nos nombreux sites et nos besoins multilingues? En tant qu entreprise internationale, nous devons être sûrs que votre solution est flexible. Au vu du marché mondial actuel, vous avez besoin d un fournisseur de solution présent à l international et qui prendra en charge vos besoins d automatisation dans le monde entier. Celui-ci doit pouvoir vous fournir des références clients en France et à l international, gérer plusieurs langues (prise en charge complète de jeu de caractères à deux octets - DBCS) et vous offrir des solutions et un support dans les langues locales. La société Esker est aujourd hui présente sur la scène internationale. Elle dispose de filiales partout dans le monde et a fait ses preuves grâce à de nombreuses mises en œuvre mondiales couronnées de succès. La solution Esker est mise en place dans plus de 20 pays et propose une interface utilisateur en anglais, français, espagnol, allemand, italien et portugais. De plus, Esker fournit un support dans les langues locales dans de nombreux pays

13 19 Une consultation d experts et une méthodologie de projet 20 Service à la demande ou externalisation des processus (BPO)? Nous avons besoin d un fournisseur qui verra au-delà de nos demandes de produits spécifiques, de l évaluation des besoins et des objectifs généraux de notre entreprise et qui nous proposera une solution qui satisfera au mieux nos exigences. De plus, il doit nous assurer que cette solution d automatisation sera mise en place dans les temps et sans dépasser le budget alloué. Nous ne voulons aucune surprise. Votre fournisseur de solution doit être capable d évaluer les besoins de votre entreprise en matière d automatisation dans leur globalité. Au-delà des demandes de solutions spécifiques, il devra évaluer l intégralité de vos besoins éventuels et vous proposer une solution adaptée pour pallier les problèmes que rencontre votre entreprise. Il est nécessaire d assurer une certaine visibilité avant et pendant la mise en place du projet afin de maîtriser le budget et de garantir le respect des délais. Un fournisseur de solution qualifié, doté d une expérience de plusieurs années en matière de mise en œuvre de solutions, comprendra l importance du respect des délais et du budget. Esker offre son expertise tout au long du cycle de vente : de l évaluation des besoins de votre entreprise avant la vente, au choix de la solution la plus adaptée pour pallier les problèmes que vous rencontrez, sans oublier la mise en œuvre et la production de la solution. Capable d analyser l image globale et d optimiser les solutions pour satisfaire les exigences de votre entreprise, Esker va au-delà de la demande initiale de solution pour fournir un support et des conseils professionnels avisés pour l intégralité de vos besoins d automatisation. En se basant sur des années d expérience de mise en œuvre, Esker a défini une méthodologie projet stricte pour garantir que le projet remplisse les objectifs prévus, que les exigences en matière de délais et de budget soient respectées, et que le projet soit couronné de succès. Les équipes de consultants Esker appliquent un cadre de bonnes pratiques et une méthodologie éprouvée pour que la mise en œuvre de vos projets soit un succès. Pourquoi devrions-nous choisir un modèle à la demande plutôt qu un service d externalisation (BPO)? Comprendre les avantages d un logiciel d automatisation suivant un modèle SaaS par rapport à un système d externalisation des processus de gestion (BPO) est la clé. Avec un modèle SaaS, vous conservez la propriété et la visibilité des données, vous bénéficiez d une flexibilité pour modifier les conditions commerciales, vous profitez d une assurance de sécurité et de confidentialité ainsi que d un déploiement rapide et d une véritable valeur pour votre investissement. Certains problèmes se posent avec la mise en œuvre de l externalisation, notamment : une incapacité à satisfaire les niveaux de service, des problèmes contractuels obscurs, une évolution des exigences, des changements inattendus ainsi qu une dépendance vis-à-vis de l externalisation des processus qui réduit la flexibilité. En outre, l un des inconvénients majeurs de l externalisation concerne les risques de sécurité du point de vue de la communication et de la confidentialité. L approche SaaS d Esker offre la possibilité de mettre en place un traitement automatisé des factures clients rapidement et à moindre coût, sans avoir besoin de créer ou d élargir un réseau interne. Des modèles SaaS aboutis permettent de mettre les technologies d automatisation les plus puissantes à votre disposition afin que votre entreprise puisse s adapter dynamiquement aux nouveaux défis commerciaux et puisse déployer rapidement des solutions. Cette approche permet de préserver le capital en automatisant le traitement des factures clients sans craindre les risques de l externalisation, d une plus grande complexité en matière d informatique ou de dépenses associées. Ni logiciel, ni matériel, ni maintenance, ni perte de contrôle. Basée sur Internet, l approche SaaS permet à votre entreprise d étendre la comptabilité clients et le flux d approbation au-delà de l entreprise (notamment à des bureaux de filiales, des sites de fabrication et d autres lieux), avec la garantie d une sécurité éprouvée et sans devoir ouvrir le pare-feu de l entreprise

14 La solution de dématérialisation des factures clients d Esker Simplifier l automatisation du traitement de vos factures clients avec Esker Intégrée directement à votre logiciel de facturation, la solution de dématérialisation des factures clients Esker basée sur le "cloud computing" permet aux entreprises d automatiser l envoi et l archivage des factures papier et électroniques. Il s agit de la première solution SaaS offrant 100 % d automatisation de l envoi de factures client dans le monde entier, qu elles soient au format papier ou électronique. Grâce à l'accès à un portail Web personnalisable, les clients d'une entreprise peuvent visualiser et télécharger leurs factures pendant 11 ans, et les entreprises peuvent savoir quand les factures sont lues. Grâce à la solution de dématérialisation des factures clients d Esker, réduisez votre délai moyen de recouvrement et les frais d'envoi de vos factures, offrez un suivi en temps réel et l'établissement de rapports, limitez les pertes de factures, sécurisez et automatisez l'archivage et garantissez une facturation électronique conforme aux réglementations dans le monde entier. L'automatisation du traitement peut diminuer les frais d'envoi des factures de 40 % à 80 %, réduire le temps de traitement des documents jusqu'à 96 % et les erreurs de facturation et de remboursements jusqu'à 90 %. Facture manuelle Envoi de courrier Envoi électronique Préparation 4 minutes 10 secondes 10 secondes Envoi 1-2 jours 1-2 jours Immédiat Coût 5 1 0,08 Comment ça marche? La solution de dématérialisation des factures clients d'esker est flexible et s'adapte aux besoins du client. Elle propose un processus de facturation électronique en trois étapes permettant à une entreprise de démarrer la mise en œuvre immédiatement tandis que ses clients peuvent s'adapter à leur propre rythme ÉCONOMIES ARCHIVAGE ARCHIVAGE ARCHIVAGE Courrier externalisé : automatisez dès aujourd hui l envoi de toutes vos factures sans changer les habitudes de vos clients qui continueront à recevoir leur facture par courrier. Courrier externalisé + Facture électronique : donnez accès à vos clients à votre portail de consultation des factures. Ils pourront alors choisir de continuer à recevoir leur facture par courrier, ou de profiter de tous les avantages de la facture électronique sans en subir les inconvénients (conformité fiscale, archivage). Facture électronique uniquement : vous êtes prêt à envoyer 100% de vos factures au format électronique. Activez l envoi de factures électroniques pour tous vos clients en quelques clics. TEMPS

15 La solution Esker automatise entièrement l'envoi et l'archivage des factures, quel que soit le mode d'envoi (courrier, facture électronique), en offrant des options d'envoi de facture automatisé : La facturation par courrier : un processus de traitement du courrier entièrement automatisé. 1 2 Validation de la facture depuis l application de facturation La facture est imprimée le jour-même dans un des centres de production Esker Impression Pliage Mise sous pli Affranchissement Réseau postal Votre client reçoit sa facture au courrier Les factures papier sont transférées à l'un des centres de production mondiaux d'esker où elles sont imprimées, pliées, mises sous pli, affranchies et remises au service postal en 24 heures. Les frais de traitement (ressources humaines, équipement et fournitures du service courrier) sont réduits et la facturation et l'encaissement sont accélérés. Tandis que le client final reçoit sa facture papier, l'entreprise peut récupérer ou suivre la facture en temps réel sur le portail Web. Plus besoin d'attendre pour traiter plusieurs documents, les centres de production Esker traitent les courriers individuels ou par lots. Esker peut traiter le courrier au fil de l eau, où et quand les entreprises en ont besoin. La facturation électronique : un moyen plus rapide, moins coûteux et plus efficace de gérer les factures clients. Une fois la facture validée à partir du logiciel de facturation, la solution Esker, en partenariat avec TrustWeaver (spécialiste de la conformité en matière de facturation électronique), applique les signatures, les horodatages et les vérifications appropriées pour respecter la conformité aux réglementations fiscales de plus de 40 pays. Les factures sont ensuite archivées 3 4 Récupération et suivi de la facture sur le portail web 1 Validation de la facture depuis l application de facturation et envoyées au client par . Grâce au portail Web, les deux parties peuvent consulter et télécharger les factures 24h/24 et 7j/7, sans contrainte horaire ni géographique. Passer de la facturation papier à la facturation électronique améliore considérablement les comptes clients : cela diminue les coûts jusqu'à 80 % et réduit le délai moyen de paiement jusqu'à une semaine. De plus, les entreprises et leurs clients peuvent réduire leurs coûts de stockage de factures en ayant recours à l'archivage électronique via le portail Web. 2 La facture est signée électroniquement en conformité avec la règlementation en vigueur 3 Mise à disposition de la facture à vos clients ( ou portail web) OU 4 Récupération et suivi de la facture sur le portail web Esker est un leader mondial en matière de solutions d automatisation de traitement de document. Esker aide les entreprises dans le monde entier à supprimer le papier et à améliorer leurs processus de gestion, pour une plus grande efficacité dans le traitement des bons de commande, des factures clients et des achats afin de raccourcir les cycles de la commande au règlement et de l achat au paiement. Esker offre une solution best-of-suite (à la demande et sur site) pour automatiser tout type d échange d informations professionnelles ainsi qu une valeur unique aux entreprises utilisant des applications SAP. Des milliers de solutions Esker dans le monde permettent à nos clients de réduire leur temps et leurs coûts de traitement d au moins 40 %, d augmenter nettement leur avantage concurrentiel, de gagner immédiatement en efficacité opérationnelle de manière significative, de parvenir à réaliser des économies et de bénéficier d un retour sur investissement mesurable en seulement trois à six mois. Esker aide plus de entreprises du monde entier à diminuer leur consommation de papier et à éliminer les processus manuels tout en améliorant leur productivité et leur efficacité et en réduisant leur impact environnemental. Esker est présent en Amérique du Nord, en Europe et en Asie Pacifique. Son siège social international est situé à Lyon, en France, et son siège social américain à Madison, dans le Wisconsin. Pour plus d informations, rendez-vous sur le site ou sur le site dédié Suivez également Esker sur Twitter à l adresse twitter.com/eskerinc et rejoignez le groupe de discussion du blog Esker sur Contactez-nous Esker SA 10 rue des Emeraudes Lyon - France Tel +33 (0) Fax +33 (0) info@esker.fr Esker S.A. Tous droits réservés. Esker et le logo Esker sont des marques commerciales de Esker. Toutes les autres marques mentionnées dans ce document appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Esker à travers le monde Etats-Unis Australie France Allemagne Italie Malaisie Nouvelle-Zélande Singapour Espagne Royaume-Uni 28