Manuel de l utilisateur. Soft-phone - Client VoIP 3CX Version 6.0

Transcription

1 Manuel de l utilisateur Soft-phone - Client VoIP 3CX Version 6.0

2 Copyright , 3CX Ltd. Les informations contenues dans ce document sont sujettes à modifications sans communication préalable. Les noms des sociétés et les données utilisées dans les exemples ci-après sont factices sauf mentions contraires. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite ou transmise sous aucune forme ou par aucun moyen, électronique ou mécanique, quel qu en soit le but, sans permission expressément écrite de 3CX Ltd. 3CX Phone System pour Windows est la propriété de 3CX Ltd. 3CX est une marque déposée, et 3CX Phone System for Windows et le logo 3CX sont des marques déposées de 3CX Ltd. en Europe, aux Etats Unis et les autres pays. Version 6.0 Mis à jour le 11 Juin 2008

3

4 Table des matières Installation du client VoIP 3CX... 5 Qu est ce que le client VoIP 3CX?... 5 Installation du client VoIP 3CX... 5 Configuration pour utilisation sur le réseau local LAN... 5 Configuration d une connexion distante... 6 Configuration d une connexion distante à l aide du Tunnel 3CX... 6 Configuration d une connexion distante directe... 8 Configuration pour un fournisseur VoIP / Serveur SIP tiers... 9 Utilisation du Client VoIP 3CX Introduction Utilisation en téléphone SIP Appeler Répondre aux appels Transfert d appels Transférer les appels à la messagerie vocale Enregistrer un appel Historique des appels Ajuster le niveau du Microphone Utilisation du Client VoIP 3CX avec un poste téléphonique Fonctionnalités communes aux deux modes d utilisation du Client VoIP 3CX Ecran d état Etat des Extensions, Lignes et Files d attente Spécifier l état Disponible / Absent Préférences Téléphoner depuis Microsoft Outlook Introduction Files d attente Introduction Connexion à une File d attente Le moniteur de file d attente... 21

5 Installation du client VoIP 3CX Qu est ce que le client VoIP 3CX? Le client 3CX VoIP est une petite application Windows qui vous permet de passer et de recevoir des appels via votre téléphone de bureau ou en utilisant un casque-micro connecté directement à votre ordinateur. Vous pouvez voir les extensions des autres utilisateurs et s ils sont disponibles pour prendre un appel. L utilisation du client 3CX VoIP peut s utiliser sans casque-micro : vous pouvez continuer d utiliser vous téléphone de bureau si vous le voulez. Le client 3CX VoIP est fournit avec toutes les versions du Système téléphonique 3CX, y compris la gratuite. Cependant, dans les versions PME, Pro et Entreprise, le client 3CX VoIP vous permet de voir la présence d'autres utilisateurs sur le Système téléphonique. Dans la version Gratuite, les extensions apparaissent grisées. Installation du client VoIP 3CX Le client VoIP 3CX est une petite application facile à installer: 1. Téléchargez la dernière version du client VoIP 3CX depuis 2. Cliquez Exécuter pour démarrer le processus d installation. Il vous sera demandé de choisir votre langue d installation et la destination de votre installation. 3. Les fichiers seront copiés. Cliquez pour Terminer pour finaliser l installation. Configuration pour utilisation sur le réseau local LAN Au premier démarrage du Client VoIP 3CX, vous devez configurer une certains nombre d options. Image 1 Connexion au PBX-IP 3CX Pour configurer le client VoIP 3CX: Page 5

6 1. Démarrez le client 3CX VoIP depuis le groupe de programme 3CX VOIP Client ou en double cliquant l icône dans la barre d état Windows. 2. Dans la liste déroulante Connexion, vous devez spécifier quel profil le Client 3CX devra utiliser. Pour la première utilisation, laissez celui par défaut In Office. Pour plus d information sur la création de profils supplémentaires, rendez vous au prochain paragraphe. 3. Dans le champ en haut, saisissez le nom d hôte, ou l adresse IP du serveur 3CX. 4. Saisissez votre numéro d extension et code NIP de messagerie (par défaut, identique au numéro de l extension). Vous pouvez le modifier depuis votre messagerie vocale ou depuis le portail utilisateur. 5. Maintenant, choisissez si vous utilisez un téléphone SIP, ou si vous utilisez un micro-casque connecté à votre ordinateur. Dans ce cas, le client VoIP 3CX fonctionnera comme un téléphone logiciel. 6. Validez pour démarrer le client VoIP 3CX. Une fois que vous serez connecté, votre numéro d extension sera affiché dans l afficheur du client VoIP. Configuration d une connexion distante Le client VoIP 3CX peut être utilisé aussi bien sur un réseau local, que depuis un réseau distant, par exemple depuis la maison. Dans ce cas vous aurez besoin de créer différents profils de connexion, les paramètres des réseaux étant différents. Cette fonctionnalité requiert l aide de votre administrateur, qui devra vous fournir les paramètres nécessaires à votre connexion au réseau, que vous choisissiez d utiliser la connexion par le tunnel 3CX ou la connexion directe. Configuration d une connexion distante à l aide du Tunnel 3CX Pour simplifier la configuration du pare-feu, vous pouvez utiliser le Tunnel 3CX qui acheminera tout le trafic SIP sur un seul port TCP. Pour configurer une connexion qui utilise le Tunnel 3CX: 1. Sélectionnez Fichier > Profils depuis le menu Page 6

7 Image 2 Création d un profil pour une connexion distante 2. Dans la fenêtre Profils, cliquez sur la connexion Out of Office et spécifiez l adresse interne du Serveur 3CX dans la partie de droite. 3. Dans la section Identification, choisissez Système Téléphonique 3CX et entrez votre numéro d extension et le code NIP de la messagerie vocale. 4. Cliquez sur l onglet Tunnel. Cochez Utiliser le tunnel 3CX puis spécifiez l adresse IP (ou nom d hôte) public et le port du serveur 3CX auquel vous souhaitez vous connecter dans le champ Port distant du Tunnel. Par défaut, le port Cliquez sur Reconnecter pour vérifier que le tunnel fonctionne. L état du tunnel affichera le résultat de la connexion. 6. Cliquez sur Appliquez puis Fermer pour fermer la boîte de dialogue. Vous pouvez renommer le profil en cliquant-droit sur le nom du profil et en lui donnant un nouveau nom. Pour basculer vers le mode Out of office depuis le Client, sélectionnez Action > Connexions > Out of office depuis la barre de menu. La connexion sera rétablie avec les nouveaux paramètres de connexion. Nota: Si vous souhaitez utiliser un Tunnel 3CX installé sur un hôte différent, saisissez simplement l adresse IP de l hôte avec le service Tunnel 3CX installé. Dans ce cas vous devez configurer le port distant du Tunnel sur cette machine. Page 7

8 Configuration d une connexion distante directe L utilisation du mode direct nécessite que votre administrateur ait configuré correctement le pare-feu devant le Serveur 3CX, aussi bien que votre périphérique NAT puisse traiter la VoIP. La plupart des moderne domestique (Linksys, Netgear et d autres) sont désormais capable de traiter la VoIP correctement. Pour créer une connexion distante SANS utiliser le Tunnel 3CX: 1. Sélectionnez Fichier > Profils depuis le menu Image 3 Création d une connexion distante sans le tunnel 3CX 2. Dans la fenêtre Profils, cliquez sur la connexion Out of Office et spécifiez l adresse IP publique du Serveur 3CX dans la partie de droite. 3. Dans la section Identification, choisissez Système Téléphonique 3CX et entrez votre numéro d extension et le code NIP de la messagerie vocale. 4. Cliquez sur l onglet Général et cochez l option Utiliser STUN Résolution de l adresse IP publique. Laissez le serveur STUN par défaut ou saisissez en un autre. 5. Cliquez sur Appliquez puis Fermer pour fermer la boîte de dialogue. Vous pouvez renommer le profil en cliquant-droit sur le nom du profil et en lui donnant un nouveau nom. Pour basculer vers le mode Out of office depuis le Client, sélectionnez Action > Connexions > Out of office depuis la barre de menu. La connexion sera rétablie avec les nouveaux paramètres de connexion. Page 8

9 Configuration pour un fournisseur VoIP / Serveur SIP tiers Si vous souhaitez créer une connexion pour un fournisseur VoIP, ou un autre serveur SIP (par exemple Asterisk), alors créez la connexion comme suit: 1. Sélectionnez Fichier > Profils depuis le menu. Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer un nouveau profil. Image 4 Création d une connexion avec un fournisseur/serveur tiers 2. Maintenant spécifiez l adresse IP du fournisseur VoIP ou du serveur SIP dans la partie droite. Si vous avez un doute, contactez votre administrateur. 3. Dans la section Identification, sélectionnez Serveur SIP/Forunisseur VoIP et saisissez les paramètres de du compte (en général, le numéro de la ligne IP ou le numéro d extension) puis votre Identifiant et votre mot de passe. 4. Si vous vous connectez à un fournisseur VoIP ou un serveur SIP distant, cliquez sur l onglet Stun et activez l option Utiliser le serveur Stun pour résoudre l adresse IP publique. Laissez le serveur Stun par défaut ou saisissez en un autre.. 5. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer le profile de la connexion. Pour basculer de cette connexion depuis le téléphone, sélectionnez Action > Connexion > Nom de profil depuis le menu. La connexion est alors rétablie avec les nouveaux paramètres de connexion. Page 9

10

11 Utilisation du Client VoIP 3CX Introduction Le client VoIP 3CX peut fonctionner comme un soft-phone, tout comme associé à un téléphone. Vous pouvez utiliser un téléphone et le soft-phone 3CX en même temps. (parce que 3CX supporte le SIP forking). De cette façon, vous pouvez passer et recevoir des appels depuis le téléphone de bureau ou depuis le software. En fonction du plus facile à utiliser à l instant présent. You can use a desk phone and the 3CX soft phone at the same time. In this way you can make and receive calls on either the desk phone or the soft phone, whichever is more convenient at the time. Ce chapitre explique comment utiliser le client VoIP 3CX en tant que soft-phone, puis explique comment l utiliser associé à un téléphone et pour finir les fonctionnalités communes aux deux modes d utilisation. Utilisation en téléphone SIP Image 5 - Mode téléphone du client VoIP 3CX 1. Clavier de numérotation 2. Fonctions du téléphone 3. Lignes 4. Ecran d état 5. Modes du téléphone 6. Panneau d état 7. Numérotation 8. Raccrochage Si vous avez choisi d utiliser le client 3CX VoIP avec un micro-casque, alors le client 3CX VoIP fonctionnera comme un téléphone SIP, et l interface ressemblera à celle d un téléphone. Page 11

12 Appeler Pour passer un appel, composez simplement le numéro sur le clavier en utilisant votre souris, ou le pavé numérique de votre clavier. Cliquez sur le bouton vert ou la touche Entrée pour lancer la numérotation. Le client 3CX VoIP utilise la première ligne disponible. Répondre aux appels Dès qu un appel arrive, le client 3CX VoIP sonnera et affichera sur l écran l arrivée de l appel. Une fenêtre affichera aussi un message depuis la barre d état pour vous avertir du nouvel appel. Image 6 Répondre aux appels Un appel entrant allumera la DEL sur la première ligne disponible. Pour répondre à l appel, cliquez sur le bouton pour répondre ou pressez la touche Entrée de votre clavier. Si vous souhaitez rejeter l appel, cliquez sur le bouton raccrocher rouge ou pressez la touche Echap de votre clavier. L appelant sera traité comme si votre ligne était occupée. Les paramètres de transfert Sur Occupation seront appliqués. Vous pouvez répondre à un appel en appuyant sur la touche Entrée, ou annuler un appel en appuyant sur la touche Echappe Nota: Si vous êtes déjà en ligne, l appel sera reçu sur la seconde ligne, et la DEL de la seconde ligne clignotera. Pour répondre à cet appel, commencez par cliquez sur le bouton de la ligne 2. Votre appel sur la ligne 1 sera automatiquement mis en attente et la DEL de la ligne 1 clignotera. Transfert d appels Transfert aveugle Un transfert aveugle transfert l appel à une autre extension sans passer par la première extension. Il y a 2 façons de réaliser un transfert aveugle: Méthode 1 1. Cliquez sur le bouton Transfert Page 12

13 2. Composez le numéro de destination ou double-cliquez sur l extension dans le panneau d état et cliquez sur le bouton de numérotation ou pressez la touche Entrée. Méthode 2 1. Sélectionnez depuis le menu Action, le Transfert d appel 2. Saisissez le numéro de l extension vers laquelle vous souhaitez transférer l appel et cliquez sur OK Transfert assisté Un transfert assisté est réalisé par la première personne qui prend l appel avant de transférer l appel à la personne pour qui est cet appel. Il y a deux manières de réaliser un transfert assisté: Méthode 1 1. Sélectionnez l option du Transfert assisté depuis le menu Action 2. Saisissez le numéro de l extension où vous souhaitez faire suivre l appel et cliquez sur OK. 3. Après avoir introduit l appelant auprès de l utilisateur de l extension, cliquez sur le bouton de transfert. Après avoir introduit l appelant auprès de l utilisateur de l extension, cliquez sur le bouton de transfert pour transférer l appel. Méthode 2 1. Cliquez sur le bouton de la Ligne 2 et composer le numéro de l extension que vous souhaitez atteindre. Une autre alternative serait de double-cliquer sur l extension dans le panneau d état des extensions. L appel sur la Ligne 1 sera automatiquement mis en attente. 2. Après avoir introduit l appelant auprès de l utilisateur de l extension, cliquez sur le bouton de transfert et cliquez sur Ligne 1 pour connecter les deux extensions. Transférer les appels à la messagerie vocale Si vous n êtes pas en mesure de répondre à un appel, vous pouvez transférer l appel votre messagerie vocale. Vous pouvez faire cela en cliquant sur l icône dans la barre de menu, ou depuis le menu Action > Transférer à la boîte vocale. L appelant sera transféré à votre boîte vocale où il pourra laisser un message. Enregistrer un appel Image 7 Enregistrer un appel Vous pouvez enregistrer un appel en cliquant simplement sur le bouton d enregistrement. Ceci enregistrera l appel en cours et le sauvegardera dans un fichier.wav sur le serveur. Pour accéder à l enregistrement, contactez votre administrateur. Page 13

14 Historique des appels Image 8 Historique des appels Vous pouvez visualisez l historique des appels reçus ou émis en cliquant sur le bouton Historique. Pour lancer un appel depuis l historique, double-cliquez simplement sur le numéro pour appeler ce numéro. Alternativement sélectionnez le numéro et cliquez sue le bouton Recomposer. Ajuster le niveau du Microphone Image 9 Réglage du niveau du microphone Le niveau audio du microphone est paramétré par le pilote de la carte son dans Windows. Pour l ajuster: Page 14

15 1. Ouvrez le panneau de configuration et double cliquez sur Périphériques son, audio et voix. Dans l onglet Audio, cliquez sur le bouton du Volume dans la section Enregistrement Audio, puis utilisez le curseur pour ajuster le niveau d enregistrement. 2. Alternativement, double cliquez sur l icône haut-parleur dans la barre de tâche Windows. Allez dans Options > Propriétés depuis le contrôle de volume et choisissez dans la liste un périphérique (périphérique mélangeur). Cliquez OK pour continuer. Déplacez les curseurs vers le haut ou le bas pour ajuster le niveau d enregistrement du microphone. Utilisation du Client VoIP 3CX avec un poste téléphonique Image 10 Utilisation du Client VoIP 3CX avec un poste téléphonique Si vous choisissez d utiliser le client VoIP 3CX avec un téléphone, l interface n aura pas de clavier téléphonique tous les appels téléphoniques seront reçus et passer depuis le téléphone. De plus, vous pouvez voir l état des autres utilisateurs du système téléphonique, tout comme le moniteur d extension via l écran d état. Page 15

16 Fonctionnalités communes aux deux modes d utilisation du Client VoIP 3CX Ecran d état 1. Numéro de l extension 2. Mode Téléphone/Soft-phone 3. Mode bureau Local / Distant 4. Message vocal 5. Disponible/Absent Image 11 Ecran d état L écran d état du téléphone résume les informations importantes. Il affiche Votre numéro d extension et votre nom Si vous avez des messages vocaux non lus et le cas échéant leur nombre Si vous utilisez un téléphone SIP ou le client 3CX comme téléphone SIP Si le mode d utilisation de votre téléphone est bureau ou externe Si votre état est Connecté ou Absent En outre, quand vous effectuez ou recevez un appel, le numéro à composer OU l'identifiant de l appelant s affiche au milieu de l'écran d état. Juste au-dessous, des messages d informations indique la progression de l appel en cours. Etat des Extensions, Lignes et Files d attente Le Panneau Opérateur du client 3CX VoIP vous permet de voir l état des autres utilisateurs. Dans la version Gratuite, les autres extensions apparaissent grisées. L information de présence n est disponible que dans les versions commerciales. Image 12 - Boutons filtre Présence Par défaut toutes les extensions, lignes et files d attente sont listées, cependant vous pouvez les filtrer en utilisant la barre d outils. Image 13 - Ajouter/Supprimer des colonnes Vous pouvez étendre le panneau de contrôle à plus d une colonne en utilisant les boutons de signe plus ou moins de la barre d outils. Page 16

17 Spécifier l état Disponible / Absent Image 14 Spécifier l état absent Si vous ne pouvez pas temporairement répondre au téléphone, vous pouvez spécifier que vous êtes 'Absent'. Cela montrera vos collègues que vous n'êtes pas dans la possibilité de répondre aux appels. Tous les appels qui seront dirigés vers votre extension seront reçus comme si vous étiez dans l état "Téléphone occupé" configuré pour votre extension. Pour définir l état de votre extension, choisissez "Disponible" ou "Absent" depuis la barre d'outils. Notez que cet état persistera même si vous arrêtez le client VoIP 3CX! Préférences La boîte de dialogue des préférences vous permet de configurer vos préférences pour le Client VoIP 3CX. Vous pouvez changer les options de votre extension en cliquant sur le bouton Changer les options de l extension. Cela vous connectera au Portail Utilisateur du Système 3CX depuis votre navigateur par défaut. Image 15 - Préférences Vous pouvez aussi configurer les options suivantes pour le client VoIP 3CX: Cochez l option Démarrer avec Windows, pour que le client VoIP 3CX démarrer automatiquement dans la barre d état à chaque démarrage de Windows. Page 17

18 Cochez l option Connexion automatique pour que le client VoIP 3CX utilise les derniers paramètres de connexion utilisés pour vous connecter au Système Téléphonique 3CX. L option Montrer la barre de menu cache ou affiche la barre de menu de l interface principale. L option Action quand sonne vous permet de définir comment vous souhaitez que le client VoIP 3CX vous notifie la réception d un appel: a. Montrer le mode réponse cette option affichera une fenêtre de dialogue qui vous permettra de répondre, rejeter l appel ou diriger vers la la messagerie vocale. b. Montrer la fenêtre de notification cette option affiche une petite fenêtre popup qui vous informe d un appel entrant. c. Toujours au premier plan Le client VoIP 3CX passera au premier plan de toutes les fenêtres ouvertes. Vous pouvez sélectionner la langue désirée pour l interface. Dans la section Périphériques Multimédia, vous pouvez sélectionner quel périphérique audio vous souhaitez utiliser pour converser, faire sonner et écouter. Page 18

19 Téléphoner depuis Microsoft Outlook Introduction Cette fonctionnalité n est disponible que pour les versions commerciales du Système Téléphonique 3CX pour Windows Si vous utilisez Microsoft Outlook ou n importe quelle autre application compatible TAPI, et que vous stockiez tous vos numéros téléphoniques dans les contacts Outlook, vous pouvez très facilement appeler directement depuis Outlook. Pour faire cela: Image 16 Clique Droit sur un contact 1. Faites un clic droit sur le client depuis Microsoft Outlook, et sélectionnez Appeler le contact Image 17 Nouvel appel dans Microsoft Outlook 2. La fenêtre de dialogue Nouvel appel de Microsoft Outlook apparaît. La première fois que vous utilisez l intégration de Microsoft Outlook, cliquez sur Options de numérotation Page 19

20 Image 18 Les options de numérotation 3. Dans la section Se connecter à l aide de la ligne, sélectionnez l entrée 3CX VoIP Client. Cliquez OK pour fermer la fenêtre. 4. Maintenant vous pouvez cliquer sur le bouton début de l appel. L appel sera lancé en utilisant le client VoIP 3CX. Nota: Si vous utilisez le mode Téléphone, l appel sera lancé depuis votre poste téléphonique. Page 20

21 Files d attente Introduction Le Système Téléphonique 3CX a une puissante fonctionnalité appelée File d attente, lesquelles permettent au appelants d être mis en attente jusqu à ce qu un agent puisse leur répondre. La configuration qui détermine qui est membre d une file d attente est réalisée depuis la console de gestion de 3CX. Le Client VoIP 3Cx vous autorise à prendre l avantage de cette fonction en vous permettant de vous connecter ou déconnecter très facilement des files d attente, tout comme contrôler l état de la file d attente.. Connexion à une File d attente Si vous êtes un agent pour une file d attente particulière, vous devrez vous connecter à la file d attente pour que le système téléphonique sache que vous êtes disponible et commencer à répondre aux appels. Cela évite de transférer des appels vers votre extension lorsque vous n êtes pas disponible. Pour vous connecter à toutes les Files d attente dont vous êtes membres: 1. Sélectionnez le menu Action > file d attente > Connexion à toutes les files d attente. 2. Les appels qui arrivent dans le file d attente vous seront transférés. Le moniteur de file d attente Image 19- Contrôle des Files d attente Page 21

22 Le moniteur de file d attente permet de visualiser les files disponibles, avec les agents qui sont connectés aussi bien que les agents qui sont occupés dans la file d attente. Pour démarrer le moniteur de file d attente: 1. Depuis le menu Affichage, sélectionnez Afficher les Files d attente 2. Si vous voulez que la fenêtre de dialogue reste au premier plan, même si vous réduisez le Client VoIP, cochez Toujours visible. Page 22