DOSSIER DE DEMANDE D ORGANISATION D UNE MANIFESTATION

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1 Service Jeunesse Animation Culture et Sport Contact : Julien Carretero Téléphone : Fax : jacs@ville-lepellerin.fr DOSSIER DE DEMANDE D ORGANISATION D UNE MANIFESTATION Date de l'évènement:... Dossier à adresser à Monsieur Le Maire de Le Pellerin Service Jeunesse, Animation, Culture, Sport Mairie du Pellerin Rue du Docteur Sourdille Le Pellerin ou à déposer directement en mairie au minimum 1 mois avant la manifestation. Tout dossier déposé une semaine avant la manifestation ne sera pas pris en compte. 1

2 INFORMATIONS GENERALES La grande salle de l Espace René Cassin peut-être utilisée par les associations selon sa disponibilité pour des manifestations à but non lucratif et à but lucratif. Dans ce dernier cas, la première réservation est gratuite, la deuxième payante à 50% du prix en vigueur pour les associations et à partir de la troisième la salle est payante au tarif normal pour les associations. Dans le cadre des manifestations associatives, la municipalité peut-être amenée à mettre à disposition du matériel (chaises, tables, grilles caddies, barrières ). Dans ce cas, les associations doivent prendre en charge l acheminement du matériel sur le lieu de la manifestation. Pour cela, elles le font soit par leurs propres moyens. La grande salle Cassin est équipée d'un podium. Celui-ci ne peut être démonté. La sonorisation est prêtée aux associations uniquement pour les événements se déroulant à l espace René Cassin. Pour les débits de boissons organisés à l'occasion d'une manifestation, (limités à 5 par an par association sauf pour les associations sportives qui passent à 10) l autorisation ne peut concerner que les boissons des deux premiers groupes, ainsi définis à l'article L du Code de la Santé Publique. 1er groupe : boissons sans alcool - eaux minérales ou gazéifiées, jus de fruits ou légumes non fermentés ou ne comportant pas, à la suite d'un début de fermentation, de traces d'alcool supérieures à 1,2 degré, limonades, infusions, lait, café, thé, chocolat 2ème groupe : boissons fermentées non distillées : vin, bière, cidre, poiré, hydromel, auxquelles sont joints les vins doux naturels bénéficiant du régime fiscal des vin, ainsi que les crèmes de cassis, jus de fruits ou de légumes fermentés, comportant de 1,2 à 3 degrés d'alcool. Pour toute manifestation avec de la diffusion musicale, il faut l autorisation des auteurs et compositeurs et leur verser une rémunération. C est la SACEM (Société des Auteurs Compositeurs et Editeurs de musique) qui délivre cette autorisation et qui gère les paiements. Pour procéder à la déclaration de votre manifestation, il vous faut contacter la SACEM au ou par courrier à l adresse suivante : 29, Quai de Versailles Nantes. Pour les lâchers de ballons et de pigeons, veuillez-demander l autorisation à la Direction Générale de l Aviation Civile à Bouguenais au Organiser un Vide-Greniers (vente au déballage) Si la manifestation a lieu sur le domaine public, au moins 3 mois avant le début de celle-ci l'organisateur adresse une déclaration préalable de vente au déballage par Lettre Recommandée avec demande d'avis de Réception ou remise contre récépissé au maire de la commune dans laquelle l'opération de vente est prévue, en même temps que la demande d'autorisation d'occupation temporaire du domaine public (article R du code de commerce). Si la manifestation n'a pas lieu sur le domaine public, la déclaration préalable de vente au déballage est à adresser au maire dans les 15 jours au moins avant la date prévue pour le début de la vente. L'organisateur doit également établir un registre des vendeurs (articles R du Code de commerce et du Code pénal). Ce registre doit être coté et paraphé par le maire de la commune. Si le vendeur est une personne physique, le registre doit comprendre les noms, prénoms, qualité et domicile ainsi que la nature, le numéro et la date de délivrance de la pièce d'identité avec l'indication de l'autorité qui l'a établie. Concernant les participants non professionnels, le registre doit également faire mention de la remise d'une attestation sur l'honneur de non-participation à 2 autres manifestations de même nature au cours de l'année civile (article R du Code pénal). Si le vendeur est une personne morale, le registre doit comprendre la dénomination et le siège de celle-ci ainsi que les noms, prénoms, qualité et domicile du représentant de la personne morale à la manifestation, avec les références de la pièce d'identité produite (article R du Code pénal) 2

3 SUIVI DE L ORGANISATION DE LA MANIFESTATION Association Organisatrice : Adresse :. Nom de la Personne en charge du suivi de la manifestation :. Adresse (si différente) :. Téléphone : Fax : Portable :. ..@.. 3

4 PRESENTATION DE LA MANIFESTATION Intitulé de la Manifestation :. Date :.. Manifestation dans une salle : oui non Nom de la salle que vous souhaitez réserver :. Si Espace René Cassin : Salle Antoine Rigaudeau Grande Salle Petite Salle Dojo Cécile Nowak Tennis de Table Salle Gilles de la Bourdonnaye Hall Festif Hall Sportif Cuisine Heure de mise à disposition de la salle.h.. Heure du début de la manifestation...h.. Heure de fin de la manifestation..h Heure de fin du rangement de la manifestation..h. Nombre de Personnes attendues :.. Manifestation extérieure : oui non Nom du lieu où vous souhaitez organiser la manifestation : Heure de mise à disposition de l espace extérieur h. Heure du début de la manifestation. h Heure de fin de la manifestation..h Heure de fin du rangement de la manifestation..h. Nombre de Personnes attendues (plus de 1500 = déclaration en préfecture) :. Dispositif de sécurité mis en place : nombre de bénévoles.../ nombre d agents de sécurité. Poste de Secours : oui non Types de manifestations Assemblée Générale /Loto /Soirée Dansante /Thé Dansant /Concert /Fête d Ecole /Galette des Rois /Vide Grenier (lire le paragraphe qui se trouve ci-dessus à "Informations Générales) /Vœux /Bourse aux Jouets /Marché de Noël /Téléthon /Théâtre /Spectacle de Danse /Tennis de Table /Judo /Football /Pétanque /Tir Sportif /Basket /Tennis /Randonnée Pédestre /Randonnée Cyclo-Vtt /Concours de Pêche /Aéromodélisme /Cirque /Boxe Américaine /Vo-Vietnam /Aéromodélisme /Spectacle de Conte Autre manifestation :.. Manifestation payante : oui non Combien de manifestation payante avez-vous organisée dans l année :. 4

5 VOS BESOINS MATERIELS ET TECHNIQUES Tables : Nombre /50 Chaises (Espace René Cassin, uniquement sur ce site): Nombre /300 Chaises extérieures : Nombre /55 Tables de Vin d honneur : Nombre /12 Gradins Rétractables : 17O places 200 places (la grande salle culturelle a été équipée de gradins rétractables électriques permettant de la configurer en salle de spectacles ou de réunions avec une assise confortable de 200 places maximum. La manipulation et la mise en place des gradins sont réalisées par les services techniques). Grilles Caddies : Nombre /77 Barrières : Nombre /100 Conteneurs Déchets : Nombre en 340L :. Nombre en 500L :. Bacs Jaune Nombre en 240L :.. Nombre en 340L :.. Nombre en 500L :.. Gobelets Réutilisables : Quantité (500 maxi) :... (la commune peut mettre à disposition 500 gobelets réutilisables. Pour cela une convention est signée dans laquelle l'emprunteur s'engage à restituer les gobelets ou à rembourser les manquants à hauteur de la somme d'un euros le verre) Mise à disposition de la Sonorisation : : Utilisation du podium : (uniquement à l espace René Cassin) Quel(s) type(s) d impact : Restriction de circulation Interdiction de stationner Autre(s) : Précisez le nom des rues, des lieux de stationnements ainsi que des horaires de restriction de circulation et d interdiction de stationner (joindre si possible un plan) 5

6 Demande d ouverture d un débit de boisson temporaire : Catégorie 1 : (Pas d alcool) eau, jus de fruit, limonade, café, thé etc.. Catégorie 2 : vin, bière, cidre etc.. (Merci de remplir l imprimé ci-dessous) Besoin d une source électrique : (Si le lieu choisi de la manifestation n a pas d installation électrique ou que la puissance s avère insuffisante, il vous faut prévoir la location d un coffret électrique ou d un groupe électrogène) Besoin d un point d eau : Souhaitez-vous organiser un barbecue : (la municipalité se réserve le droit de ne pas donner une suite favorable à votre demande si les conditions de sécurité ne sont pas réunies comme l exige l arrêté préfectoral) Prévoyez-vous des extincteurs : avez pas, voir avec le centre de secours des pompiers s il y a des possibilités d'emprunt) (en cas de besoin, si vous n'en Souhaitez-vous organiser un Feu d artifice : Quel type de feu d artifice : K1 K2 K3 K4 Lieu prévu pour le feu d artifice : Heure :. Nom de l artificier :.. Adresse de l artificier :. Téléphone :. Portable : Fax : Pour les feux d artifices contenant au moins un produit de type K4, une déclaration est obligatoire à la préfecture au moins 15 jours avant l événement. Pour les autres types de feux d artifices, c est le maire qui donne son autorisation si c est sur un lieu public ou le propriétaire si c est sur un lieu privé. Toutefois si un feu d artifice de type K1, K2, K3 contient plus de 35kg de matière active il vous faut solliciter une autorisation préfectorale. Si vous installez un barnum : Taille du barnum (si plus de 25m², merci de joindre un plan d aménagement):. Lieu de l implantation : Date :. Horaires : Type d activité :. Combien de personnes prévoyez-vous à l intérieur du barnum :.. 6

7 COMMUNICATION Souhaitez-vous installer des calicots et/ou de l'affichage : (Contacter la Mairie pour avoir les modalités. Les frais de fabrication et d'impression des calicots sont à la charge de l'association. En fonction de l'actualité municipale et de la place disponible, les supports de communication des associations pourront être affichés dans les panneaux d'affichages municipaux. Souhaitez-vous une information dans le Bimestriel «Les Nouvelles du Pellerin» : OUI NON Information sur le site Internet Municipal : Souhaitez-vous la présence d un élu sur la manifestation : (Sous réserve de disponibilité) Autres points dont vous souhaitez nous informer sur votre manifestation :. 7

8 .. DÉCLARATION PRÉALABLE D UNE VENTE AU DÉBALLAGE (Articles L , L , R , R et R du code de commerce et articles R et R du code pénal) 1. Déclarant : Nom, prénoms ou, pour les personnes morales, dénomination sociale : Nom du représentant légal ou statutaire (pour les personnes morales) : No SIRET :... Adresse : N... Voie :......Code Postal :...Localité :.. Téléphone :....Portable : @ Caractéristiques de la vente au déballage : Adresse détaillée du lieu de la vente (terrain privé, galerie marchande, parking d un magasin de commerce de détail...) :... Marchandises vendues : neuves... occasion... Nature des marchandises vendues :... Date de la décision ministérielle (en cas d application des dispositions du II de l article R du code de commerce) : Date de début de la vente :... Date de fin de la vente :... Durée de la vente (en jours) : Engagement du déclarant : Je soussigné(e),.., auteur de la présente déclaration, certifie exacts les renseignements qui y sont contenus et m engage à respecter les dispositions prévues aux articles L , R et R du code de commerce. Date et signature :... Toute fausse déclaration préalable de vente au déballage constitue un faux et usage de faux passible des peines d amende et d emprisonnement prévues à l article du code pénal. Par ailleurs, le fait de procéder à une vente au déballage sans la déclaration préalable ou en méconnaissance de cette déclaration est puni d une amende de (art. L du code de commerce). 3. Cadre réservé à l administration : Date d arrivée :... No d enregistrement :... Recommandé avec demande d avis de réception Remise contre récépissé Observations : 8

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