GHEROLD NETWORK DESIGN Family Hotel Documentation utilisateur FAMILY HOTEL

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1 FAMILY HOTEL Logiciel PMS (1) de gestion hôtelière simple, rapide et évolutif. Disponible en multi-langues et avec gestion de vos ventes sur Internet. Version GHEROLD NETWORK DESIGN Documentation utilisateur (1) PMS : Property Management System Page 1/121

2 Introduction... 4 Ergonomie générale... 7 Langue Gestion des devises Format des dates Paramétrage initial Paramétrage des utilisateurs Paramétrage des chambres Paramétrage des types de réservation Paramétrage des règles tarifaires pour les réservations Paramétrage des produits Paramétrage des listes de valeurs Paramétrage des fournisseurs Paramétrage des partenaires Paramétrage des clients Paramétrage de la période Paramétrage des événements Paramétrage des couleurs et styles d affichage Paramétrage des fonds d écran Autres paramètres Utilisation au quotidien Généralités Création et modification d un séjour Saisie des informations sur les occupants d une réservation Modification d une réservation directement depuis le planning Manipulation du planning directement au clavier Création d un ou plusieurs événements directement depuis le planning Annulation d un séjour Saisie des consommations d un séjour Facturation d un séjour et impression de la facture Saisie des règlements Création, modification, facturation et impression d un ticket Annulation d un ticket Enregistrement d un ticket sur un séjour Impression des rapports, envoi par et export vers Excel (ou autres) Consulter l historique des modifications faites sur un séjour ou ticket Impression du planning, de la vue ticket et de la liste de produits Faire une copie de sauvegarde et/ou repartir depuis la dernière sauvegarde Compacter et réparer une base de données Utiliser le logiciel en multipostes Créer un séjour à partir d une demande de séjour Internet Paramétrage avancé Paramétrage des actions Récupération d une action et de son rapport associé depuis Internet Suppression d une action Page 2/121

3 Modifier un rapport Sauver et charger un rapport depuis un fichier Créer un nouveau rapport Questions fréquentes sur l édition des rapports Modifier le menu principal de l application Mise à jour des disponibilités sur Internet et récupération de vos réservations Internet Enregistrement de sa licence Family Hotel Conclusion Page 3/121

4 Introduction Crée en 2005, Family Hotel est un logiciel de gestion hôtelière (PMS) GRATUIT pour les structures d hébergement de type hôtels indépendants, gîtes, chambres d hôtes ou Beds & breakfast. Il a été réalisé par des hôteliers pour des hôteliers et il est régulièrement amélioré pour prendre en compte les remarques de ses utilisateurs. Les principales idées directrices qui sont à l origine de ce projet sont : - de pouvoir disposer d une solution simple pour tirer partie des avantages de l outil informatique sans tomber dans le cas extrême de vouloir tout informatiser (on informatise ce qui fait réellement gagner du temps) ; - de pouvoir disposer d un outil «ouvert» que chacun peut adapter à son besoin et où les données sont stockées dans un format très facilement exploitable par un autre logiciel (le format retenu est Microsoft Access ou Microsoft SQL Server et il est possible de réaliser des exports au format Microsoft Excel) ; - de pouvoir disposer d un outil qui permette de vendre sur Internet ses chambres sans avoir à mettre à jour des disponibilités sur des sites Internet. Avec Family Hotel, la mise à jour de vos disponibilités et la récupération des réservations sont automatisés ; - de pouvoir disposer d un outil très bon marché. Family Hotel est GRATUIT (sous certaines conditions; cf. notre grille de tarif sur - d offrir à une communauté d utilisateurs membres du club «Family Hotel» un ensemble de services autour de Family Hotel et des prix très attractifs (liens avec plateformes de vente sur Internet, support, formations, séminaires, rapports personnalisés, fonctionnement sous SQL server ou autres options ; cf. notre grille de tarif sur Family Hotel s adresse aux gérants de structures d hébergement qui souhaitent maitriser leur outil de travail informatique, qui souhaitent le faire évoluer pour qu il réponde exactement à leur besoin. Vous avez la possibilité d enrichir Family Hotel en créant vos propres rapports. Family Hotel permet de gérer les aspects suivants de la gestion d une structure hébergement : - saisie des réservations - envoi des confirmations (courrier ou mail) - saisie des acomptes - saisie des consommations tout au long du séjour - édition de la facture - saisie des règlements - édition de fiches de travail, de tableaux de bord et de statistiques (fiche ménage, taux de remplissage, etc...) - la gestion des réapprovisionnements de stock - la mise à jour automatique de vos disponibilités sur Internet (accès vers les principales agences de voyages en ligne : Booking, Venere, Expedia, ) - la récupération automatique des réservations effectuées par les internautes et la possibilité de créer le séjour sans avoir à ressaisir les informations déjà saisies par l internaute Page 4/121

5 Family Hotel utilise pour cela les notions suivantes (en majuscule) : - CLIENT : permet de mémoriser les informations personnelles d un client (adresse, commentaire) et d associer plusieurs SEJOURS à celui-ci pour connaitre son historique de fréquentation. Utile pour les clients récurrents à qui on souhaite envoyer des vœux ou des offres. - PARTENAIRE : permet de mémoriser les informations personnelles d un tour operator (ou centrale de réservation) et d associer plusieurs SEJOURS à celui-ci pour connaitre le chiffre d affaire qu il nous apporte. - SEJOUR : permet de regrouper l ensemble des prestations d un CLIENT dans une période donnée. Un séjour contient une ou plusieurs RESERVATIONS. Il peut contenir des CONSOMMATIONS et des REGLEMENTS. Un séjour permet d éditer une et une seule facture. - RESERVATION : dans le cadre d un SEJOUR, permet de réserver une CHAMBRE pour une période donnée, un TYPE DE RESERVATION donné, et un tarif global donné. - OCCUPANT : dans le cadre d une RESERVATION, une CHAMBRE peut être occupée par un ou plusieurs OCCUPANTS de type Adulte, Enfant ou VRP. Les bébés ne sont pas comptabilisés comme occupants. Permet de saisir des informations détaillées sur l occupant (nom, prénom, date de naissance, nationalité, N de passeport, ) - CONSOMMATION : dans le cadre d un SEJOUR, permet d indiquer qu un PRODUIT a été consommé dans une quantité donnée et à une date donnée. - REGLEMENT : dans le cadre d un SEJOUR, permet d indiquer qu un montant d un type donné (Chèque, Espèce, ) a été versé à une date donnée. - TICKET : semblable à la notion de SEJOUR sans la notion de RESERVATION. Un TICKET permet de regrouper des CONSOMMATIONS et des REGLEMENTS en vue d imprimer un ticket caisse (consommation Bar / Restaurant). Le TICKET peut également être associé à un SEJOUR. - PRODUIT : permet de saisir les informations propres à un PRODUIT (prix, taux TVA, FOURNISSEUR associé). Des statistiques peuvent ainsi être réalisées sur l ensemble des CONSOMMATIONS pour connaitre les PRODUITS qui se vendent le mieux et une estimation du stock restant. - FOURNISSEUR : permet de regrouper des PRODUITS d un même FOURNISSEUR et de mémoriser des informations sur ce dernier (adresse, contacts) - CHAMBRE : permet de lister l ensemble des chambres disponibles pour les RESERVATIONS et de mémoriser leurs caractéristiques (Douche/Bain, Nb de lit, ) - EVENEMENT : permet de signaler un fait marquant pour une période donnée (et éventuellement une CHAMBRE donnée). Permet de signaler les vacances scolaires, ou les allotements de chambre - TYPE DE RESERVATION : Chambre seule, Demi-pension, Pension complète. Permet de regrouper les SEJOURS et de décrire le ou les taux de TVA applicable(s) à la RESERVATION associée - UTILISATEUR : permet de tracer l ensemble des modifications faites sur le logiciel par un utilisateur donné sur un SEJOUR ou un TICKET (et ses CONSOMMATIONS et REGLEMENTS) - SEJOUR INTERNET : permet de mémoriser les détails d une réservation effectuée depuis Internet. Un SEJOUR INTERNET peut être transformé en SEJOUR. - REGLE TARIF RESA : permet de mémoriser les règles tarifaires qui permettent de calculer le prix d une RESERVATION Page 5/121

6 Ce document vise à vous aider à prendre en main Family Hotel. Il est décomposé en 3 parties : - une partie liée au paramétrage initial de l application - une partie liée aux fonctions utilisées quotidiennement - une partie liée au paramétrage avancé et à l ajout de nouvelles fonctions dans Family Hotel par vous-même! Nous avons regroupé l ensemble des fonctionnalités nécessaires aux plus grosses structures (ou à un usage plus intensif de Family Hotel) dans une option payante : l option «business». Cette option regroupe les 3 options suivantes : - l option «SQL Server» qui permet de faire fonctionner Family Hotel sur une base de données Microsoft SQL Server (au lieu de fichier Microsoft Access). Cela permet d obtenir de meilleures performances (si votre base de données est volumineuse ; c'est-à-dire supérieure à 50Mo) et de pouvoir accéder à vos données lors de vos déplacements grâce à un accès via Internet à votre base de données (le serveur SQL pouvant être installé dans vos locaux ou dans un datacenter de Microsoft Azure) - l option «gestion des profils utilisateurs» qui permet de paramétrer finement les droits de chaque utilisateur de Family Hotel (par exemple, donner un droit en lecture seule à Family Hotel pour un utilisateur donné) ; - l option «gestion avancée du planning» qui permet de bénéficier de plusieurs vues planning différentes en regroupant vos chambres par type d activité (hotel1, hotel2, annexe, ) afin d améliorer la lisibilité et les performances du planning en cas d un nombre important de chambres (>90); Lors de la période d évaluation de Family Hotel, cette option «business» est activée pour que vous puissiez tester complètement le logiciel. Il est nécessaire d être membre du club «Family Hotel» pour pouvoir acquérir une option «business». Régulièrement, nous publions de nouvelles versions de Family Hotel pour y ajouter de nouvelles fonctionnalités souhaitées par les membres du club «Family Hotel». Lors de l installation d une nouvelle version, votre base de données existante ne pourra être reprise que si vous êtes membre du club «Family Hotel» dans le cas contraire vous serez obligés de repartir d une base de données vierge pour pouvoir utiliser la nouvelle version. Page 6/121

7 Ergonomie générale Nous avons essayé de rendre Family Hotel le plus intuitif possible. La plupart des fonctions sont disponibles via des menus contextuels (clic-droit), ce qui permet de garder une interface graphique la plus sobre possible. Les modifications faites dans toutes les fenêtres présentant un bouton «OK» et un bouton «Abandon», ne sont réellement prises en compte QUE si vous fermez la fenêtre par OK. N hésitez donc pas à faire des modifications, tant que «OK» n est pas pressé, rien n est réellement sauvé. Toutes les fenêtres qui s affichent par-dessus la fenêtre principale peuvent être fermées rapidement en pressant la touche «Esc». Dans ce cas, s il existe des modifications, le programme vous demande confirmation avant de fermer sans sauver. Si vous disposez de l option «gestion des profils utilisateurs», le regroupement des colonnes, la possibilité d afficher/déplacer/masquer des colonnes, d afficher/masquer les zones de «résumé», de rajouter des calculs dans ces zones, ne sont possibles que si l utilisateur dispose du droit «de personnaliser le paramétrage». Si vous ne disposez pas de l option «gestion des profils utilisateurs», ces préférences de l affichage sont disponibles pour tous les utilisateurs. Dans toutes les grilles de données, il est possible : - de supprimer une ou plusieurs lignes d un coup en sélectionnant les lignes à supprimer et en utilisant le menu clic-droit «Supprimer» ; - de dupliquer une ou plusieurs lignes d un coup en sélectionnant les lignes à dupliquer et en utilisant le menu clic-droit «Dupliquer». L ajout de nouvelles lignes, quand il est possible, se fait en utilisant la ligne «Cliquer ici pour ajouter une nouvelle ligne» qui apparait juste en dessous des entêtes de colonne. Vous pouvez valider l ajout par F10 ou bien simplement en cliquant sur une autre ligne. La touche «Ins» permet de valider la nouvelle ligne et d enchaîner avec la création d une nouvelle. Page 7/121

8 Pratiquement toutes les grilles de données de l application permettent de : - trier les données - regroupées les données - filtrer les données - afficher/déplacer/masquer des colonnes, - afficher/masquer les zones «résumés généraux» ou «résumés de groupe» - rajouter des calculs dans les zones «résumés généraux» ou «résumés de groupe» Pour cela, il faut utiliser le menu clic-droit sur les entêtes de colonne, ou sur les zones «résumés généraux» ou «résumés de groupe» Certaines colonnes ne sont par défaut pas visibles (ex : colonne «Prix TTC par nuitée» dans l onglet «réservations» de la fiche séjour). Pour rendre visible une de ces colonnes, il faut utiliser le menu clicdroit sur les entêtes de colonne puis «Sélecteur de colonne» ; puis faire un glisser-déposer de la colonne depuis le sélecteur de colonne vers l entête de la grille (à la position souhaitée). Sélecteur de colonne : Page 8/121

9 Ces préférences de l affichage sont sauvées et restaurées d une utilisation à l autre de l application. Si vous souhaitez revenir à l affichage par défaut, vous pouvez utiliser le menu : Personnaliser>Paramétrage>Réinitialiser les préférences. Choisissez en suite le ou les fenêtres ou zone d affichage à réinitialiser et validez par OK. Puis, redémarrer l application pour que la réinitialisation soit prise en compte. Toutes les zones de saisie de commentaires (zones de saisie multi lignes) supportent le glisser-déposer de fichiers. Cela permet de créer un hyperlien. En cliquant par la suite sur cet hyperlien, vous pouvez ouvrir le fichier en utilisant l éditeur par défaut associé au type de fichier au niveau de Windows. Un hyperlien est également crée automatiquement lors de la saisie d une adresse de site internet (http). Page 9/121

10 Si l application génère une erreur inattendue, le message suivant sera affiché : L application nous enverra alors automatiquement par mail toutes les informations nécessaires pour que nous puissions corriger le problème en question dans les prochaines versions. Nous vous remercions de bien vouloir autoriser l envoi de ce mail si votre logiciel de messagerie vous le demande. Dans la plupart des cas, vous pouvez continuer à utiliser l application en cliquant sur le bouton «Continuer l application». Page 10/121

11 Langue Family Hotel est par défaut disponible en français, en anglais, en italien et en espagnol. Il est toutefois possible de traduire vous-même Family Hotel dans n importe quelle langue sans avoir à créer une nouvelle version du logiciel. Pour cela il faut installer le logiciel «Language Manager» disponible ici : et l utiliser pour éditer le fichier ci-dessous : \Users\Public\Documents\Family Hotel\Lang\FamilyHotel.ntv.lng Le programme «Language Manager» possède sa propre documentation et nous sommes à votre disposition pour répondre à vos questions si vous souhaitez l utiliser (uniquement pour les membres du Club Family Hotel) La partie «éditeur de rapport» n est pas traduisible avec le «Language Manager». Toutefois, Family Hotel dispose déjà de la traduction de l «éditeur de rapport» pour les langues suivantes : Anglais, Danois, Néerlandais, Français, Allemand, Italien, Norvégien, Brésilien, Portugais, Espagnol, Mexicain, Suédois. Si vous créez une de ces langues avec le «Language Manager», l éditeur de rapport sera automatiquement traduit (pour les autres langues, il sera en anglais). Le changement de langue dans Family Hotel se fait grâce au menu Personnaliser>Langue. Il est possible de changer de langue sans avoir à redémarrer le logiciel. La langue sélectionnée est mémorisée d utilisation à l autre du logiciel. Il est également possible de définir une langue favorite pour chaque utilisateur. Dans ce cas, la bascule de langue se fait automatiquement au moment du login (cf. paragraphe suivant, paramétrage des utilisateurs). Family Hotel supporte l UNICODE. Cela signifie qu il est possible d entrer des données avec des caractères de n importe quel alphabet et qui est possible de traduire l interface graphique (en utilisant Language Manager ) vers toutes les langues. Page 11/121

12 Gestion des devises Family Hotel n est pas un logiciel «multi-devises». Tous les montants saisis dans Family Hotel doivent l être dans une unique monnaie de votre choix. Par défaut les rapports que nous proposons affichent le signe (euro) à côté des montants. Cela peut être facilement modifié en éditant vous-même les rapports concernés (cf. chapitre «paramétrage avancé», paragraphe «questions fréquentes sur l édition des rapports». Il est également possible de modifier des rapports afin que ceux-ci affichent des montants dans plusieurs devises calculés à partir du montant saisi dans Family Hotel et d un taux de change qui serait alors un paramètre saisissable au moment du lancement du rapport (avec mémorisation d une valeur par défaut). Un tel rapport est disponible dans le catalogue des rapports téléchargeable depuis Internet (cf. paragraphe «Récupération d une action et de son rapport associé depuis Internet»). Il est possible également de vendre vos nuitées sur Internet dans une devise différente de celle que vous utilisez dans Family Hotel. Un taux de change unique peut être paramétré entre la devise utilisée pour vos ventes sur Internet et la devise utilisé dans Family Hotel (cf. chapître «paramétrage initial», paragraphe «paramètres divers»). Page 12/121

13 Format des dates Family Hotel utilise le format de date définit dans Windows. Celui-ci est modifiable via le «panneau de configuration» de Windows et l option «Région et Langue» (sous Windows 7) Si, au lancement de certains rapports, vous recevez des erreurs du style : Il se peut que ces erreurs soient liées à un format de date incohérent défini dans Windows. Dans ce cas, à partir de la fenêtre «Région et langue» de Windows, cliquez sur le bouton «Paramètres supplémentaires», puis cliquez sur le bouton «Réinitialiser». Enfin, redémarrez Family Hotel. Page 13/121

14 Paramétrage initial Paramétrage des utilisateurs Family Hotel mémorise l ensemble des modifications faites par les utilisateurs sur les SEJOURS et les TICKETS. Pour cela le logiciel a besoin de connaitre la liste des utilisateurs possibles et chaque utilisateur devra cliquer sur le bouton correspondant à son nom avant d utiliser le logiciel pour que ce dernier puisse savoir qui a fait la modification. Pour gérer la liste des utilisateurs, utilisez le menu Personnaliser>Paramétrage>Utilisateurs Cette fenêtre permet de définir la liste des utilisateurs qui vont utiliser l application. Pour chaque utilisateur, il est possible de définir : - son nom - éventuellement un mot de passe (pas obligatoire) - un ordre d affichage dans la fenêtre de login - une langue préférée (pas obligatoire) De plus, si vous disposez de l option «gestion des profils utilisateurs», une petite croix est affichée au début de chaque ligne. En cliquant dessus, la zone de saisie suivante apparaît : Page 14/121

15 Cette zone permet de définir les droits de chaque utilisateur. Si l utilisateur n a pas un droit, le menu correspondant n est pas visible (ou la fonction associée n est pas disponible). Le fonctionnement du «niveau de droit sur les actions» est expliqué dans le chapitre «Paramétrage avancé» (cf. Paramétrage des actions). Pour supprimer un utilisateur, faire clic-droit sur la ligne et choisir «Supprimer» (il ne faut pas être en cours d édition de la ligne) Si un utilisateur a fait des modifications sur un séjour ou un ticket, il n est plus possible de le supprimer. Il faut : - soit supprimer tous les séjours et tickets sur lesquels il a agit (pas souhaitable) - soit marquer l utilisateur comme «non actif» en décochant la case «Actif». Par défaut, les utilisateurs «non actifs» ne sont plus affichés. Il est possible de les afficher à nouveau en désactivant le filtre qui, par défaut, les masque. Pour cela décochez la case suivante en base de la fenêtre : Page 15/121

16 Il est parfois utile de réafficher des utilisateurs «non actifs» en vue de les réactiver de nouveau. Le bouton «Personnaliser» permet de créer d autres filtres plus complexes (et même de les sauvegarder) Une fois les utilisateurs saisis, la fenêtre de login se présentera de la manière suivante : Cette fenêtre est affichée automatiquement dès que l application reste inactive pendant quelques minutes (paramétrable dans les paramètres divers ; voir à la fin de ce chapitre) Elle permet à l utilisateur de dire rapidement qui il est. Les boutons sont dans l ordre d affichage défini dans la fenêtre de paramétrage. Si un mot de passe est défini pour un utilisateur, la fenêtre de login demande ce mot de passe dès que l utilisateur clique sur son bouton. Au bout de 3 saisies erronées de mot de passe, l application sera stoppée. Si une langue favorite est définie pour l utilisateur, l application basculera dans cette langue automatiquement dès que l utilisateur cliquera sur son bouton. Si aucune langue favorite n est définie pour l utilisateur, l application restera dans la langue actuelle (qui peut être la langue favorite de l utilisateur précédent). L application fonctionne également en mode «sans utilisateur». Si aucun utilisateur actif n est défini dans le paramétrage des utilisateurs, alors la fenêtre de login n est jamais affichée mais l historique des modifications SEJOURS et TICKET ne permet alors plus de savoir qui a fait la modification (toutes les modifications sont enregistrée sur un utilisateur technique dont le nom est «inconnu»). Le mode de fonctionnement «sans utilisateur» n est bien sûr pas compatible avec l option «gestion des profils utilisateur». Page 16/121

17 Paramétrage des chambres Le paramétrage des chambres permet de définir la liste des chambres de votre structure d hébergement ainsi que leurs caractéristiques qui sont utilisées lors de l affichage du planning. Pour cela, utilisez le menu : Personnaliser>Paramétrage>Chambre Contrairement aux utilisateurs, une chambre ne peut pas être «non active» mais elle possède une période de validité. Si une chambre n existe plus, il suffit de définir sa date de fin de validité pour qu elle n apparaisse plus sur le planning à partir de cette date. Pour chaque chambre, il est possible de définir le nombre de lit simple et double, le nombre d adulte, d enfants, de bébé et de VRP. Ces valeurs servent à initialiser automatiquement les informations de la réservation. Il faut donc mettre la configuration la plus fréquente. Il est également possible de définir un ordre d affichage et une couleur qui est utilisée sur la colonne de gauche du planning (qui affiche la liste des chambres). Les notions de type de chambre Type1, Type2, Type3 et Nom du type sont utilisées par le programme de mise à jour des disponibilités sur Internet; cf. dernier chapitre. Elles sont également utilisées lors de la définition des règles tarifaires pour les réservations. La notion de «type activité chambre» est utilisée si vous disposer de l option «gestion avancée du planning» pour disposer d un planning avec un affichage «par type d activité» des chambres. Cela est utile pour les structures avec un nombre important de chambre afin de ne pas avoir à trop scroller verticalement le planning et de conserver de bonnes performances d exécution du programme. La notion de «catégorie chambre» n est pas utilisée directement par le programme. Elle peut être utile dans la réalisation de certains rapports pour effectuer des regroupements de chambres. Il est possible également de saisir un commentaire sur une chambre, pour cela, cliquez sur la petite croix en début de ligne de la chambre pour faire apparaitre la zone de commentaire. Ce commentaire est utilisé dans les info-bulles du planning. Page 17/121

18 Lorsqu un commentaire est saisi, une petite icône post-it est affichée au début de la ligne pour indiquer la présence du commentaire même quand la zone de saisie n est pas visible. Pour supprimer une chambre, faire clic-droit sur la ligne et choisir «Supprimer» (il ne faut pas être en cours d édition de la ligne) Il n est pas possible de supprimer une chambre pour laquelle il y a déjà des réservations. Dans ce cas, il faut : - soit supprimer toutes les réservations associées à cette chambre (pas souhaitable) - soit définir une date de fin de validité de la chambre dans le passé. Le logiciel n impose pas de limite sur le nombre de chambre qu il est possible de créer (en utilisant la ligne «Cliquer ici pour ajouter une nouvelle ligne» ; cf. chapitre Ergonomie générale ). Sur un écran classique (17 pouces), il est possible d afficher sur le planning jusqu à 40 à 50 chambre sans avoir à scroller verticalement. Page 18/121

19 Paramétrage des types de réservation Les types de réservation permettent : - de classer les réservations par couleur sur le planning pour différentier les pensions complètes, des demi-pensions, des chambres et petit déjeuner, des chambres seule, - de définir le ou les taux de TVA applicable(s) au prix de la réservation associée. Il est donc possible de créer autant de types de réservation que l on souhaite. Pour cela, utilisez le menu : Personnaliser>Paramétrage>Types de réservation La fenêtre suivante apparait : La couleur est utilisée dans l affichage des réservations dans le planning. Le nom est utilisé dans la vue Séjour pour choisir le type associé à la réservation (et également dans certains rapports comme par exemple lors de l impression de la facture) Pour supprimer un type de réservation, faire clic-droit sur la ligne et choisir «Supprimer» (il ne faut pas être en cours d édition de la ligne) Si un type de réservation est utilisé par des réservations, il n est plus possible de le supprimer. Il faut : - soit supprimer tous les réservations associées (pas souhaitable) - soit marquer le type de réservation comme «non actif» en décochant la case «Actif». Comme pour les utilisateurs, il est possible de réactiver un type de réservation désactivé et désactivant le filtre en bas de fenêtre. Pour définir le ou les taux de TVA applicables à chaque type de réservation, cliquez sur la petite croix en début de ligne du type de réservation en question ; la zone de saisie suivante apparaît : Page 19/121

20 Dans cet exemple, cela signifie que pour le type «Demi-pension» le montant TTC saisi pour la réservation associée à ce type comprend : - pour 1/4 du montant (0.25), un taux de TVA à 19.6 % - pour 3/4 du montant (0.75), un taux de TVA à 5.5 % Il est bien sûr possible d associer un seul taux de TVA en saisissant une seule ligne de la manière suivante : Pour supprimer, une ligne de taux de TVA, faire clic-droit sur la ligne et choisir «Supprimer» (il ne faut pas être en cours d édition de la ligne) Les colonnes «Codes tarif type 1», «Codes tarif type 2», «Codes tarif type 3» sont utilisées lors de la création d une fiche séjour à partir d une demande de séjour internet afin d initialiser automatiquement les types de réservation en fonction du code des tarifs utilisés lors de la vente sur Internet. Il est possible d associer plusieurs «code tarif Internet» à un même type de réservation en saisissant dans la colonne une série de codes séparés par une virgule. Cette information doit être saisie dans la colonne «Codes tarif type 1», «Codes tarif type 2» ou «Codes tarif type 3» en fonction du type associé au module de synchronisation utilisé par le programme Family Hotel Internet Updator auxquels se réfèrent les codes internet (cf. dernier chapitre). Page 20/121

21 Paramétrage des règles tarifaires pour les réservations Les règles tarifaires permettent d automatiser le remplissage du prix de la réservation au moment de la saisie des séjours. Si aucune règle n est définie, il faut saisir le prix manuellement pour chaque réservation de chaque séjour. Une règle permet de fixer un prix par nuitée qui peut être fonction : - d un partenaire ou d un groupe de partenaire - d un type de chambre (ou plus précisément, d une chambre) - d un type de réservation - d une période - de la durée de la réservation - du nombre maximum d occupants (total adultes+vrp+enfants) - du jour de la semaine (lundi mardi, ) - du nombre de jour en avance auquel s effectue la réservation Pour paramétrer les règles tarifaires, utilisez le menu : Gérer>Règles tarifaires La fenêtre suivante apparait : Dans cet exemple, 2 règles ont été définies. Elles ne s appliquent que pour les chambres de type 3, le type de réservation «Chambre uniquement» et que pour la période du au Pour un séjour d au moins 3 nuits, le prix à la nuitée est de 200. Pour un séjour inférieur à 3 nuits le prix à la nuitée est de 225. Pour connaitre quelle règle tarifaire il faut appliquer, le logiciel parcours ce tableau pour chaque nuitée de la réservation en prenant les règles dans l ordre de priorité. La première règle trouvée compatible avec la réservation (type, période, durée) est la règle utilisée. Si aucune règle n est trouvée pour une ou plusieurs nuitées de la réservation, le prix n est pas initialisé dans le fiche séjour. Il est donc possible de définir des règles assez générales sans période et/ou sans type de réservation, elles s appliqueront tous le temps et à tous les type de réservations. Il en va de même pour des règles sans type de chambre ou sans chambre. Attention toutefois à bien placer ces règles générales avec une priorité plus faible que d éventuelles autres règles plus spécifiques. Plus la valeur de l ordre de priorité est faible, plus la règle est prioritaire. La colonne «Actif» permet d activer/désactiver une règle tarifaire sans avoir à la supprimer. Certaines colonnes ne sont pas visibles par défaut, à nouveau il faut utiliser le «sélecteur de colonnes» pour les rendre visibles. Page 21/121

22 Paramétrage des produits La liste des produits permet de définir tous les produits qui peuvent être associés à des consommations (dans des séjours ou des tickets) et d en définir le prix de vente TTC (de sorte de ne pas avoir à le saisir à chaque consommation). Pour cela, utilisez le menu : Gérer>Produits Les produits sont regroupés en Type d activité (pour classer les consommations sur la facture) et en Catégorie (pour la recherche de produit lors de la saisie des consommations). Il est possible de saisir ce que l on veut dans ces 2 champs. Le système propose la liste des valeurs déjà utilisées. Pour que la valeur ne soit plus proposée, il suffit qu elle ne soit plus utilisée. Pour chaque produit, il est possible de préciser des mots-clés qui serviront à améliorer la recherche des produits lors de la saisie des consommations (dans les fiches séjour ou ticket). Les mots-clés peuvent être séparés par un espace, une virgule ou n importe quel autre caractère). La case «En vente» permet de signaler que le produit peut être associé à une consommation. Il est en effet possible de définir des produits qui ne sont pas en vente et d utiliser la fenêtre produit pour saisir un inventaire complet de votre stock. Le prix de vente TTC sert à initialiser le prix de la consommation lors de la saisie des consommations. Le taux de TVA vente est utilisé pour calculer la TVA de la consommation (un produit ne peux avoir qu un seul taux de TVA, contrairement aux types de réservation). Les informations Prix Achat HT, Date de dernier achat, Taux TVA achat, Quantité en stock, Vérification inventaire ne sont pas utilisées par le programme. Il est possible d associer un fournisseur à un produit. Il est possible de saisir un commentaire sur un produit, pour cela, cliquez sur la petite croix en début de ligne de la chambre pour faire apparaitre la zone de commentaire. Page 22/121

23 Il est possible, pour certains produits «En vente» de gérer le réapprovisionnement de stock. Pour cela, il faut cocher la case «Gestion réappro» et saisir la quantité au dernier inventaire ainsi que la date de cet inventaire (dans l exemple ci-dessous : quantité 50 au ) Ensuite, il faut indiquer la quantité minimum à partir de laquelle il faut signaler qu un réapprovisionnement est nécessaire (par exemple, quantité 30). Le logiciel va calculer la quantité en stock «estimée» à ce jour, en totalisant les consommations de ce produit enregistrées depuis la date de dernier inventaire. Si cette quantité estimée est en dessous de la quantité minimum alors la colonne «état du stock» affiche «Réappro nécessaire» sinon «stock OK». Il est ensuite possible de trier, filtrer, regrouper les lignes en fonction de cette colonne «état du stock» pour voir tous les produits qu il faut réapprovisionner. Les colonnes «Code extra type 1», «Code extra type 2», «Code extra type 3» permettent d associer un produit à un «extra» vendable sur Internet (ex : petit déjeuner, place de parking, ). Lors de la réception d une réservation Internet comprenant cet extra, la ou les consommations seront automatiquement crées dans la fiche séjour. Cette information doit être saisie dans la colonne «Code extra type 1», «Code extra type 2» ou «Code extra type 3» en fonction du type associé au module de synchronisation utilisé par le programme Family Hotel Internet Updator auxquels se réfèrent les codes internet (cf. dernier chapitre). Page 23/121

24 Paramétrage des listes de valeurs Il est possible de limiter la saisie de certaines informations à une valeur parmi une liste données. C est le cas pour les informations suivantes : type de règlement, civilité et type de document occupant. Pour paramétrer ces listes, utilisez le menu : Personnaliser>Paramétrage>Listes de valeurs La colonne «ordre d affichage» permet de définir l ordre dans lequel les valeurs possibles sont proposées. La colonne «actif» permet d activer/désactiver une valeur sans avoir à la supprimer. Un changement de nom de valeur dans cette liste ne modifie pas les informations déjà saisies. Si une information ne possède aucune valeur active, alors la saisie de cette information n est plus limitée à une liste de valeur possible et l utilisateur peut saisir la valeur de son choix (le système peut toutefois proposer des valeurs possibles issues de celles précédemment saisies pour l information en question). Page 24/121

25 Paramétrage des fournisseurs Le fichier des fournisseurs permet de mémoriser toutes les informations de contact des fournisseurs et également de pouvoir faire des statistiques sur les ventes des produits qui leur sont associés. Pour gérer la liste des fournisseurs, utilisez le menu : Gérer>Fournisseurs Pour supprimer un fournisseur, faire clic-droit sur la ligne et choisir «Supprimer» (il ne faut pas être en cours d édition de la ligne) Il n est pas possible de supprimer un fournisseur auquel il y a des produits associés. Dans ce cas, il faut : - soit désassociés tous les produits de ce fournisseur - soit marquer le fournisseur comme «non actif» en décochant la case «Actif» Page 25/121

26 Paramétrage des partenaires Les partenaires représentent les tours opérator ou centrales de réservation avec qui vous travaillez. Il est possible d associer un partenaire à un séjour. Ainsi vous pouvez connaitre le volume de chiffre d affaire par partenaire ou les séjours non réglés pour chaque partenaire. Le paramétrage des partenaires permet de mémoriser toutes les informations d adresse, de contact. Les zones «Allotement», «Commission (description)», «Commission1», «Commission2» sont purement informatives et non utilisées par le programme. Elles peuvent être utilisées par des rapports. Le champ «Groupe de partenaire» peut être utilisé lors de la définition des règles tarifaires pour les réservations. Pour gérer la liste des partenaires, utilisez le menu : Gérer>Partenaires L écran affiche le détail du partenaire sélectionné dans la liste de gauche. Par défaut, un nouveau séjour et associé au partenaire DIRECT (il est possible de modifier son nom mais impossible de le supprimer) Pour créer un nouveau partenaire, faire clic-droit «Créer» dans la liste à gauche puis saisir les informations sur l écran de droite. Pour supprimer un partenaire, faire clic-droit sur la ligne de la liste à gauche et choisir «Supprimer» Il n est pas possible de supprimer un partenaire associé à un séjour. Dans ce cas, il faut : - soit désassociés tous les séjours de ce partenaire - soit marquer le partenaire comme «non actif» en décochant la case «Actif» Page 26/121

27 L onglet «Derniers séjours facturés (1000 max.)» permet de voir la liste des 1000 derniers séjours facturés déjà associés à ce partenaire. En double-cliquant sur une ligne, on bascule directement sur la fiche séjour du séjour correspondant. Page 27/121

28 Paramétrage des clients Les clients représentent les clients récurrents ou ceux pour lesquels on veut mémoriser l adresse pour réaliser des mailings (carte de vœux, promotion ou autres). Il est possible d associer un client à un séjour pour : - regrouper tous les séjours de ce client et ainsi connaitre son historique - ne pas avoir à re-saisir l adresse et les contacts dans la fiche séjour. En associant le client au séjour, ces informations du séjour sont automatiquement initialisées La zone «Envoyer un mailing» permet simplement de distinguer les clients pour lesquels on veut gérer les mailings. Elle est purement informative et non utilisée par le programme. Pour gérer la liste des clients, utilisez le menu : Gérer>Clients Pour créer un nouveau client, faire clic-droit «Créer» dans la liste à gauche puis saisir les informations sur l écran de droite. Pour supprimer un client, faire clic-droit sur la ligne de la liste à gauche et choisir «Supprimer» Il n est pas possible de supprimer un client associé à un séjour. Dans ce cas, il faut : - soit désassociés tous les séjours de ce client - soit marquer le client comme «non actif» en décochant la case «Actif» L onglet «Derniers séjours facturés (1000 max.)» permet de voir la liste des 1000 derniers séjours facturés déjà associés à ce client. En double-cliquant sur une ligne, on bascule directement sur la fiche séjour du séjour correspondant. Page 28/121

29 Paramétrage de la période Le paramétrage de la période permet de définir les bornes minimum et maximum du planning. En effet, pour des raisons de performance, il n est pas possible construire un planning sans limite dans le temps. Il faut donc que vous définissiez une période compatible avec votre activité du moment. Le logiciel fonctionne très bien avec une période d une durée de 2 ans. Il est possible de définir une période plus grande mais dans ce cas le logiciel peut être ralenti s il y a de nombreux séjours sur cette période (surtout au lancement de l application). Si vous avez des problèmes de lenteur, pensez à réduire votre période. La période peut être changée à tout moment. Elle peut être différente d un PC à l autre (dans le cas d une utilisation multipostes). Bien évidemment, le fait de modifier la période n efface aucune donnée de votre base (les données hors période restent dans votre base, elles ne sont simplement pas chargées lors de la construction du planning). Pour gérer la période, utilisez le menu : Gérer>Période Page 29/121

30 Paramétrage des événements Les événements permettent d ajouter des zones de couleur (et des info-bulles) sur le planning et sur une période donnée pour indiquer : - un événement ponctuel (manifestation, compétition, ) - les vacances scolaires - des périodes de promo - En plus de la période, un événement peut également être associé à une chambre donnée. Dans ce cas, la zone de couleur est directement sur la ligne de la chambre correspondante (au lieu d être sur la zone d entête des jours). Cela peut être utile pour : - signaler que la chambre ne peut pas momentanément être louée pendant une période - signaler que la chambre fait partie d un allotement pour une centrale de réservation. - Pour chaque événement, il est possible de définir : - un texte qui s affiche sous forme de bulle d aide quand on place la souris sur la zone colorée du planning associée à l évènement ; - une couleur - un ordre d affichage (utilisé uniquement dans le mode affichage superposé des événements, voir en fin de ce chapitre) - et éventuellement, un nombre de répétitions et un nombre de jours entre 2 répétitions si l événement se répète de manière régulière. Pour gérer les évènements, utilisez le menu : Gérer>Evènements Exemple d évènement sur la chambre 3, du 07/01/2010 au 08/01/2010, avec 2 répétitions tous les 7 jours Pour supprimer un évènement, faire clic-droit sur la ligne de la grille et choisir «Supprimer» (il ne faut pas être en cours d édition de la ligne) Une fois l évènement crée, au niveau du planning, on a le résultat suivant : Page 30/121

31 Les cases coloriées restent disponibles pour saisir des réservations sur séjour. Si deux événements se chevauchent, l affichage sera différent suivant si vous avez décidé d afficher les événements dans le mode «superposé» ou «mélangé». Le choix du mode d affichage se fait grâce au menu Personnaliser>Evénements. Dans le mode «superposé», seuls la couleur et le texte de l événement avec le plus grand ordre d affichage (pour le jour correspondant à chaque case) sont affichés. Dans le mode «mélangé», l application affiche la concaténation de tous les textes des événements qui se chevauchent (pour le jour correspondant à chaque case) et utilise une couleur qui est le résultat du mélange des couleurs de chacun de ces événements. Le choix du mode d affichage des événements est mémorisé d une utilisation à l autre de l application. Page 31/121

32 Paramétrage des couleurs et styles d affichage La plupart des couleurs et des polices de caractères utilisés dans Family Hotel sont paramétrables. Ceci vous permet d adapter l apparence du logiciel à vos gouts. Pour gérer les couleurs et style d affichage, utilisez le menu : Personnaliser>Couleurs et styles Il y 2 niveaux de paramétrage : - un niveau global ou vous choisissez une apparence parmi les apparences proposées. Il y a par exemple l apparence «McSkin» qui imite l apparence des logiciels sous MAC. Ce document a été réalisée avec l apparence «imaginary». - un niveau plus détaillé qui s applique par-dessus le niveau global et permet de modifier des éléments graphiques spécifiques de l application Ainsi, par exemple, en modifiant les données de l onglet «Catégorie», il est possible d afficher plus gros (police 14) et en bleu (clnavy) les catégories d actions de la barre des actions. Page 32/121

33 Paramétrage des fonds d écran Il est également possible de définir des fonds d écran pour les 4 zones principales de l application à savoir : - la zone qui masque le planning quand la fenêtre de login est présente (pour des raisons de confidentialité) - l arrière-plan du planning lui-même - l arrière-plan de la vue ticket Pour gérer les fonds d écran, utilisez le menu : Personnaliser>Paramétrage>Fonds d écran Pour modifier l image, faire clic-droit «Charger» sur l image (ou sur le texte «Pas de fond d écran» s il n y a pas d image déjà chargée) et sélectionner une image au format JPG pas trop volumineuse pour ne pas ralentir l application (inférieure à 1Mo). Pour supprimer un fond d écran, faire clic-droit «Supprimer» sur l image. Supprimer tous les fonds d écran peut permettre un fonctionnement plus rapide de l application. Page 33/121

34 Autres paramètres Les boutons Loupe+ et Loupe en haut à gauche du planning permettent de régler la hauteur de chaque ligne de chambre. En cliquant de nombreuses fois sur le bouton jusqu à atteindre la hauteur minimum, on bascule dans un mode automatique où le logiciel calcule la taille idéale pour que le planning tienne totalement dans l écran verticalement sans avoir à scroller. Les boutons Loupe+ et Loupe dans le menu principal permettent de régler la largeur de chaque cellule de jour. Le menu Personnaliser>Actions vous permet de choisir d afficher votre barre des actions à droite ou à gauche et de choisir entre le mode d affichage «Explorer» ou «Navigation» Le menu Personnaliser>Info bulles vous permet d activer ou de désactiver l affichage des info bulles sur le planning Le menu Personnaliser>Séjours annulées vous permet d afficher les séjours annulés sur le planning afin de pouvoir les modifier à nouveau (voir chapitre suivant) Le menu Personnaliser>Evénements vous permet de basculer entre le mode d affichage «superposés» ou «mélangés» des évènements sur le planning (cf. paragraphe précédent «paramétrage des évènements») Enfin, le menu : Personnaliser>Paramétrage>Paramètres divers vous permet de régler : - les montants de taxe de séjour à la nuitée, à la nuitée par adulte, à la nuitée par enfant, à la nuitée par bébé et à la nuitée par VRP - le contenu des info bulles du planning ; en cliquant sur la petite croix situé à gauche de la ligne Contenu des info bulles (vous pouvez préciser si les info bulles doivent afficher le numéro de facture et/ou le nombre de jours passés et total de la réservation et/ou la configuration de la chambre et/ou l effectif de la chambre et/ou la note de la réservation et/ou l auteur de la réservation et/ou le partenaire associé au séjour) ; - le mode d affichage des info bulles (délai d affichage, de réaffichage, de masquage, la transparence) ; - les jours pour lesquels il faut afficher une couleur spéciale dans le planning (typiquement le week-end). Cette couleur est réglable grâce à l onglet «Contenu» de la fenêtre «couleurs et styles» vue précédemment. La couleur des jours non spéciaux est réglable grâce aux onglets «Contenu lignes paires» et «Contenu lignes impaires» de cette même vue ; Page 34/121

35 - le décalage du planning (en nombre de jour) quand on clique sur le bouton «Aujourd hui» (ex : si la valeur est 5, la colonne «Aujourd hui» sera décalé de sorte qu il soit possible de voir 5 jours dans le passé ; la valeur possible est entre 0 et 10) ; - la largeur de la colonne chambres du planning (valeur entre 107 et 400) ; - l alignement horizontal des noms de séjour dans l affichage des réservations au niveau du planning; - l alignement horizontal des noms des chambres dans la première colonne du planning; - la fréquence de rafraîchissement automatique du planning ou de la vue ticket (en seconde) en cas d utilisation de Family Hotel en multipostes (la valeur 0 désactive le rafraîchissement automatique) ; - le paramétrage de l adresse et du port du serveur proxy que doit utiliser Family Hotel pour accéder à Internet (si vous utilisez un tel serveur) ; - le fait que l application vous avertisse par un message de confirmation que vous êtes sur le point de fermer une fenêtre sans sauver des modifications ; - l activation de l affichage de l astuce du jour au lancement de l application ; - le délai de masquage de l astuce du jour au démarrage (la valeur 0 indique que l astuce reste visible tant qu on ne la ferme pas manuellement) - le temps de déconnection automatique (qui masque automatiquement le planning et affiche la fenêtre de «login» utilisateur au bout d une période d inutilisation de l application). Si le temps est défini à 0, alors ce mécanisme est désactivé. Par défaut ce temps est de 3 min (180 s.) ; - le type de logiciel de messagerie mail avec lequel le logiciel doit dialoguer (Outlook ou Autres) ; - le type de pièce jointe qui doit être produite lorsque vous générez un mail directement depuis la prévisualisation d un rapport. Les types supportés sont principalement PDF, DOC, GIF ou JPEG (pour les 2 derniers, le logiciel générera autant de pièce jointe qu il y a de page dans le rapport). Il est également possible de définir un type de pièce jointe particulier pour un rapport donné (cf. chapitre «paramétrage avancé») ; - la fréquence à laquelle le logiciel doit vérifier si le programme de récupération des réservations Internet a récupéré de nouvelles réservations. Par défaut ce temps est de 3 min (180 s.) ; - le statut par défaut dans lequel sont créés les séjours à partir d une demande de séjour internet ; - le taux de change entre la monnaie utilisée pour la vente sur internet et celle utilisée dans Family Hotel ; - le paramètre permettant l activation de la contrainte autorisant uniquement une seule réservation associée à un séjour «en cours» par chambre ; - l activation du fonctionnement en mode Icône. Avec ce mode, le logiciel reste en fonctionnement lorsque vous fermez la fenêtre principale. Cela permet un redémarrage plus rapide car le logiciel n a pas été réellement arrêté. - l activation de l envoi automatique d un mail au support en cas d erreur inattendue dans l application (nous vous conseillons de lancer cette option active afin que nous puissions améliorer sans cesse la qualité du logiciel) ; - l identifiant de la base de données (ce paramètre est surtout utile si vous disposez de plusieurs bases de données Family Hotel en parallèle ; ex : une base de données pour l hôtel1 et une autre pour l hôtel2 et que souhaitez rapidement voir à quelle base se réfère chaque instance de Family Hotel (cet identifiant étant affiché dans le titre de la fenêtre principale). Cette notion peut également être utilisée dans les mécanismes de Page 35/121

36 synchronisation de votre planning avec Internet. Ne pas modifier cette valeur si elle a été renseignée lors du paramétrage de ces mécanismes de synchronisation. Ceci termine le chapitre sur le paramétrage initial. Nous allons maintenant voir l utilisation au quotidien de l application. Le dernier chapitre abordera le paramétrage avancé qui reste indispensable pour adapter les rapports à votre établissement (logo, coordonnées, ). Ce chapitre est également très important car l outil de création et de modification des rapports est, sans aucun doute, un des Page 36/121

37 gros avantages du logiciel Family Hotel par rapport aux logiciels concurrents ; il serait donc dommage de ne pas en profiter pleinement. Page 37/121

38 Utilisation au quotidien Généralités Dans son utilisation au quotidien, Family Hotel fonctionne principalement sur 2 vues. La vue «Séjour» et la vue «Ticket». La bascule entre ces 2 vues se fait grâce aux 2 boutons «Séjour» et «Ticket» de la barre de menu (petite zone en fushia dans la copie d écran cidessous). Cette bascule peut également se faire à l aide des touches F6 (Séjours) et F7 (Tickets) La barre des actions (grande zone en jaune dans la copie d écran ci-dessus), contient les liens qui permettent de lancer la production d un rapport avec des paramètres donnés. La listes des actions affichées peut être différente selon si on est dans la vue «Séjour» ou «Ticket». La largeur de la barre des actions est ajustable à la souris en bougeant la ligne de séparation verticale entre la barre des actions et la vue planning «Séjour» ou «Ticket». En cliquant sur cette ligne de séparation verticale, il est également possible de masquer la barre des actions et de disposer ainsi, dans la vue «Séjour», d une vision sur un mois complet (31 jours en résolution écran 1280x1024). Pour faire apparaître à nouveau la barre des actions, cliquez à nouveau sur la ligne de séparation verticale qui se trouve à l extrémité droite de l écran (ou gauche, si vous avez placé votre barre des actions à gauche). Page 38/121

39 Dans la barre des actions il est possible de glisser/déplacer les groupes d action avec la souris pour changer l ordre d affichage (pour changer l ordre d affichage des actions au sein d un groupe, il faut utiliser la fenêtre de paramétrage des actions ; cf. paragraphe «paramétrage avancé») La vue séjour permet de saisir des réservations, d accéder aux fiches de séjours en vue de les modifier (ex : saisie de consommation directement sur un séjour), de les facturer, de les annuler. L icône en haut à gauche de chaque réservation indique le statut du séjour associé à cette réservation. Les statuts possibles pour un séjour sont : La couleur de la réservation sur le planning dépend du type de réservation associé (pension complète, demi-pension, chambre simple, ) Si vous disposez de l option «gestion avancée du planning», et que vous avez associé des types d activité à vos chambres dans le paramétrage chambre, alors en cliquant à droite dans la colonne des chambres du planning le menu suivant apparait : Page 39/121 En sélectionnant, un type d activité (Ex : Annexe1), le planning n affichera alors plus que les chambres liées à cette activité. Cela permet de moins avoir besoin de scroller verticalement le planning et conserver de bonnes performances d exécution du programme en cas de nombre important de chambres (>90) et de séjours. Cette configuration est sauvée et restaurée d une utilisation à l autre de l application. Le menu «Tous les types» permet de revenir à l affichage classique avec toutes les chambres. Le menu «Multi-sélection» permet d activer/désactiver le mode permettant de faire une sélection de plusieurs types d activité (Ex : Annexe1 et Annexe2).

40 Rappel : la largeur de la colonne «chambre» peut être modifiée dans l écran des paramètres divers (Personnaliser>Paramétrage>Paramètres divers). Vous pouvez sélectionner une colonne entière du planning ou une ligne entière du planning en cliquant simplement sur la date ou la chambre (cela peut être utile pour se repérer plus rapidement dans le planning si celui-ci est très chargé). La vue ticket permet d enregistrer des consommations (et des règlements) qui ne sont pas liés à un séjour (ex : consommation Bar ou Restaurant). La vue affiche par défaut tous les tickets du jour sélectionné dans la barre de menu en haut et également les tickets antérieurs à cette date qui ne sont pas réglés. La zone en jaune en haut dans la copie d écran ci-dessous permet de modifier l affichage par défaut, pour afficher tous les tickets de la période (cf. paramétrage «période» dans le chapitre précédent). La case à cocher dans barre du bas permet, si on la décoche, d afficher les éventuels tickets annulés. Dans cette grille principale, les tickets sont, par défaut, regroupés par statut. Les statuts possibles des tickets sont les mêmes que ceux des séjours sans les statuts «Option» et «Confirmé» (qui n ont pas de sens dans le cas des tickets). Page 40/121

41 Création et modification d un séjour Un séjour ne peut pas exister sans réservation. Pour créer un séjour, il faut donc créer au moins une réservation. Depuis la vue «Séjour», sélectionnez directement les cellules qui correspondent à la première réservation du séjour, puis pressez la touche «Ins» ou utiliser le menu clic-droit «Nouveau séjour» Remarque 1 : avant de cliquer sur «nouveau séjour», une bulle d aide vous indique le nombre de jours sélectionnés 8si vous avez sélectionné plus qu un jour): Remarque 2 : Il est possible de créer une fiche séjour comportant plusieurs réservations directement via la sélection sur le planning. Pour cela, il suffit de sélectionner plusieurs chambres sur le planning, et/ou de tenir appuyer la touche «Ctrl» (comme sur Excel) afin de pouvoir sélectionner plusieurs cellules disjointes. Page 41/121

42 Une fois que vous avez cliquez sur le menu «Nouveau séjour» (ou la touche Ins) ; la fiche séjour apparait. Le séjour ne sera réellement crée que lorsque vous validerez cette fenêtre par «Ok» Page 42/121

43 Avant cela, vous pouvez : - dans l entête : o saisir le nom du séjour, o éventuellement associer ce séjour à un client existant (cf. chapitre précédent, paramétrage Client) La touche F4 sur le champ «Client», permet d ouvrir la fenêtre client pour rechercher un client existant La touche Ins sur le champ «Client» permet d ouvrir la fenêtre client pour créer à la volée un nouveau client o saisir la nationalité du client (le logiciel propose les nationalités déjà saisies dans les autres fiches séjours ; pour qu une nationalité ne soit plus proposée dans la liste, il faut qu elle ne soit plus utilisée dans aucun séjour) o éventuellement associer ce séjour à un partenaire existant (cf. chapitre précédent, paramétrage Client) La touche F4 sur le champ «Partenaire», permet d ouvrir la fenêtre partenaire pour rechercher un partenaire existant La touche Ins sur le champ «Partenaire», permet d ouvrir la fenêtre partenaire pour créer à la volée un nouveau partenaire o modifier le statut du séjour (par défaut «Option» à la création, mais dans certains cas on souhaite directement le mettre à «Confirmé» ou «En cours» dès la création o la date de facture est automatiquement renseignée par le logiciel au moment de la facturation (mais elle reste modifiable) o saisir les informations de contacts (téléphone, fax, ) Il est important de renseigner l car il peut être utilisé pour envoyer directement un rapport par mail au client (confirmation de séjour, facture, ) o saisir une note (un commentaire) o saisir une note temporaire (le contenu de cette note sera effacée lorsque le séjour sera «réglé» ; cette zone est spécialement conçue pour stocker les informations de carte bancaire. Si le numéro de carte bancaire saisi n est pas valide selon l algorithme de Luhn, il sera souligné en rouge) o et enfin, saisir l adresse du client à afficher sur la facture (si le séjour n est pas associé à un client, car si c est le cas, c est l adresse enregistrée pour ce client qui sera utilisée sur la facture) - dans l onglet «Réservations» o préciser le type de réservation, les dates de début et de fin et le prix TTC global de la réservation F4 sur le champ «Prix TTC» permet d afficher une calculatrice La case à coché «Saisi» à côté du prix est cochée quand le prix a été saisi manuellement (ou initialisé à partir des données d une demande de séjour Internet). Quand cette case est cochée, les règles tarifaires ne sont plus appliquées. Le prix de la réservation peut également être saisi «à la nuitée» grâce à la colonne «Prix TTC / nuitée». Si cette colonne n est pas visible vous pouvez l ajouter en faisant un clic-droit «Sélecteur de colonne» sur l entête de la grille «réservation». Puis faire un glisser/déplacer à Page 43/121

44 partir de la petite fenêtre qui apparait pour déposer l entête de la colonne «Prix TTC / nuitée» sur l entête de la grille de réservation. Il est également possible d afficher une colonne «Nb. Jour» qui permet d afficher le nombre de jour de la réservation et de modifier la date de fin en fonction du nombre de jour saisi (si la date de début est renseignée). o préciser le nombre d adultes, d enfants, de bébés et de VRP pour le calcul de la taxe de séjour (des rapports peuvent également utiliser ces données, comme par exemple la fiche ménage) o préciser la configuration de la chambre (combien de lits doubles et combien de lits simples ). Egalement utilisé pour la production du rapport «ménage») o saisir des éventuelles autres réservations pour le même séjour en sélectionnant une nouvelle chambre dans le champ «Chambre» de la zone «cliquer ici pour ajouter une nouvelle ligne». Par défaut, la nouvelle réservation est créée avec les mêmes caractéristiques que la 1 ère (type de réservation, date de début et de fin) Lors de la saisie des chambres, celles qui sont déjà occupées sont signalées avec une icône sens interdit et sont placées en fin de liste Lors de la saisie des chambres dans le cadre d un séjour «Internet», celles qui sont libres et qui correspondent au type de chambre souhaité Page 44/121

45 par le client sont signalées par une icône coche verte et sont placées en tête de liste - dans l onglet «Consommations», il est possible de saisir des consommations (ex : saisi des petits déjeuner, s ils ne sont pas déjà inclus dans le prix de la réservation) o lors de la sélection du produit consommé, le prix est automatiquement renseigné à partir du prix de vente TTC défini dans le paramétrage des produits (cf. chapitre «paramétrage initial») ; F4 sur le champ «Prix TTC» permet d afficher une calculatrice La case à coché «Saisi» à côté du prix est cochée quand le prix a été saisi manuellement (ou initialisé à partir des données d une demande de séjour Internet). Quand cette case est cochée, les prix issu du paramétrage des produits n est plus appliqué (en cas de modification de la quantité par exemple). - dans l onglet «Règlements», il est possible de saisir les éventuels versements d arrhes ou d acomptes o les types de règlement proposés et autorisés sont ceux définis dans le paramétrage des listes de valeurs (cf. chapitre «paramétrage initial»); si aucune valeur n est définie dans cette liste, le programme autorise la saisie de n importe quelle valeur saisie par l utilisateur et propose les valeurs déjà saisies dans les règlements des 2 dernières années. Une fois la fiche «séjour» validée par «OK», la ou les réservations associées apparaissent sur le planning. Un même séjour peut contenir des réservations avec des types de réservation différents (ex : une chambre en demi-pension et une chambre en pension complète, par exemple) et sur des périodes différentes. En passant le curseur de la souris sur une des réservations du séjour, une info bulle affiche les informations importantes de cette réservation et de ce séjour. Le contenu de ces info bulles est paramétrable (cf. gestion des Paramètres divers paragraphe «Autres paramètres» à la fin du chapitre précédent). Page 45/121

46 Pour ouvrir à nouveau la fiche séjour, il suffit de «double-cliquer» sur n importe quelle réservation associée à ce séjour (ou faire menu clic-droit «Modifier le séjour») Depuis la fiche séjour, il est possible de saisir une petite note pour chaque réservation. Pour cela, il faut cliquer sur la petite croix au début de la ligne de réservation pour faire apparaitre la zone de saisie) Cela permet de saisir une information qui peut être affichée sous forme d info-bulle sur le planning ou reprise dans un rapport. La zone «note interne» permet de saisir une note qui n a pas vocation à être communiquée au client. La petite croix permet également de faire apparaître l onglet «Détails TVA» qui à son tour permet d afficher le détail des montants de TVA pour cette réservation (cf. chapitre précédent, paramétrage des types de réservation). Une petite icône «post-it» est affichée au début de chaque ligne de réservation pour indiquer la présence d une note ou note interne : De même, une icône «post-it» est affichée sur les onglets «Notes», «Notes internes», «Notes tempo» et «Adresse client passage» quand quelque chose est saisi dans ces zones : Page 46/121

47 Important : Tant que le séjour est en statut «Option», «Confirmé» ou «En cours», les contenus de tous les onglets de la fiche «séjour» sont modifiables. En statut «Facturé», seul le contenu de l onglet «Règlements» reste modifiable. En statut «Réglé», aucun contenu des onglets n est modifiable. Si on souhaite tout de même apporter une modification, il faut au préalable modifier manuellement le statut dans l entête du séjour. Page 47/121

48 Saisie des informations sur les occupants d une réservation Depuis la fiche séjour, il est possible de saisir des informations détaillées sur les occupants d une chambre dans le cadre d une réservation. Ces informations peuvent être reprises par des rapports le but de produire une fiche de police. Pour saisir ces informations, il faut cliquer sur la petite croix au début de la ligne de réservation pour faire apparaitre la zone de saisie : onglet «Occupants». L onglet indique le nombre d occupants dans la chambre (modifiable au niveau de la ligne de réservation elle-même). Le programme crée automatiquement une ligne par occupant en indiquant le type d occupant (adulte, enfant ou VRP). Il reste uniquement à saisir les informations détaillées. D autres colonnes (cachées par défaut) sont disponibles pour décrire les occupants. Il est possible de les afficher en faisant un clic-droit «Sélecteur de colonne» sur l entête de la grille «occupants». Puis faire un glisser/déplacer à partir de la petite fenêtre qui apparait pour déposer l entête de la colonne souhaitée sur l entête de la grille des occupants. Les colonnes suivantes sont disponibles (en plus de celles affichées dans la capture d écran cidessus) : La saisie d un nombre de bébé au niveau de la réservation, ne créé pas un occupant du type «bébé» au niveau de la grille des occupants (par cohérence avec la notion d occupant utilisée dans la définition des règles tarifaires pour les réservation ; cf. chapitre «paramétrage initial»). Il est possible de saisir un petit commentaire associé à chaque occupant. Pour cela, il faut cliquer sur la petite croix au début de la ligne d occupant pour faire apparaitre la zone de saisie. Page 48/121

49 Modification d une réservation directement depuis le planning Directement depuis le planning (c'est-à-dire sans ouvrir de fiche séjour), il est possible de réaliser les opérations suivantes : - déplacer une réservation d une chambre à une autre - allonger ou réduire la durée d une réservation - passer le statut du séjour associé à une réservation à «Confirmé» ou à «En cours» (uniquement pour les séjours en statut «Option» ou «Confirmé») Il est possible de réaliser une ou plusieurs des opérations ci-dessus (sur une ou plusieurs réservations) puis : - de tout Annuler (bouton «Annuler» de la barre de menu) - ou tout Confirmer (bouton «Sauver» de la barre de menu) Avant de pouvoir effectuer les opérations de déplacement des réservations (ou modification de durée), il faut déverrouiller le planning en cliquant sur le texte «(verrouillé)» en haut à gauche. Une fois déverrouillé, les modifications se font directement via glissé-déplacé des réservations avec la souris. Les modifications de statut se font via menu clic-droit sur les réservations (il n est pas nécessaire de déverrouiller le planning pour effectuer ce type de modification) Une fois l ensemble des opérations sauvées ou annulées, le planning repasse automatiquement en mode «verrouillé». Tant que les opérations en cours ne sont pas sauvées, il est possible de tout annuler ; vous pouvez donc faire plusieurs modifications sans crainte et les annuler par la suite si vous n avez pas trouvé de solution satisfaisante. Tant que les opérations en cours ne sont pas sauvées ou annulées, il n est plus possible d utiliser une autre fonction du logiciel (tous les menus et les actions sont inactifs). La fonction déconnection automatique (qui masque automatiquement le planning et affiche la fenêtre de «login» utilisateur au bout d une période d inutilisation de l application) est également désactivée dans ce cas de figure. Page 49/121

50 Manipulation du planning directement au clavier La cellule sélectionnée sur le planning est représentée par une couleur spéciale. Par défaut, elle est positionnée sur la 1 ère chambre (dans l ordre d affichage) et à la date du jour. Il est possible de déplacer cette cellule avec les flèches du clavier. Les flèches permettent aussi de faire scroller le planning lorsque la cellule sélectionnée arrive en limite de la vue planning (à gauche ou à droite). Si la cellule sélectionnée est positionnée sur une réservation, il est possible de sélectionnée celle-ci en pressant la touche «Enter». La réservation s affiche alors comme si elle avait été sélectionnée avec la souris. En pressant à nouveau la touche «Enter» alors qu une réservation est sélectionnée, on fait apparaitre la fiche séjour du séjour associé à cette réservation. Rappel : en pressant «Esc», on ferme cette fiche séjour (sans sauver les éventuelles modifications). Cela vous permet de naviguer de fiche séjour en fiche séjour rapidement sans avoir à utiliser la souris. Page 50/121

51 Création d un ou plusieurs événements directement depuis le planning Comme indiqué dans le chapitre «Paramétrage initial», les événements peuvent être crées/modifiés et supprimés via la fenêtre de gestion des événements disponible depuis le menu Gérer>Evènements. Il est également possible de créer des événements associés à des chambres directement depuis le planning. Pour cela, il suffit de sélectionner des cellules du planning (la sélection pouvant comporter des cellules disjointes en tenant enfoncée la touche «Ctrl» comme sur Excel). Puis utilisez le menu clic-droit «Nouvel événement». La fenêtre suivante apparait et vous permet de saisir le texte et la couleur associés aux évènements qui seront créer en fonction de la sélection que vous avez effectuez sur le planning. Pour modifier ou supprimer ces événements, il faut utiliser la fenêtre de gestion des événements disponible depuis le menu Gérer>Evènements. Page 51/121

52 Annulation d un séjour Il existe 2 moyens d annuler un séjour : - soit on passe le séjour en statut «Annulé» via une modification depuis la fiche séjour. Dans ce cas l application garde en mémoire le séjour même si celui-ci n est plus visible sur le planning. Cela peut être utile pour : o revenir en arrière et annuler l annulation en repassant le statut à une valeur autre qu «Annulé» o faire des statistiques sur les annulations de séjour - soit on supprime définitivement toutes les données liées à ce séjour (réservations, consommations et règlements). Dans ce cas l opération n est pas réversible. o Cette opération se fait en pressant simultanément les touches Shift+Alt+BackSpace depuis la fiche séjour du séjour à supprimer et en confirmant par «Oui» le message qui apparait (il ne faut pas avoir fait une quelconque modification depuis l ouverture de la fiche séjour à supprimer) o Si le séjour supprimé par cette méthode, est déjà facturé, le numéro de facture sera réutilisé par la prochaine facture uniquement si le séjour supprimé fait parti des 10 derniers séjours facturés. Pour ouvrir la fiche séjour d un séjour en statut «Annulé», il est nécessaire d afficher ces séjours sur le planning. Pour ce faire, il faut utiliser le menu : Personnaliser>Séjours annulées>affichés Dans ce mode d affichage, il est possible de voir plusieurs séjours sur une même case (le ou les séjours annulés et éventuellement le séjour non annulé) Pour modifier le séjour «Annulé» double-cliquez sur le séjour avec l icône Tant que le séjour est en statut «Annulé», les contenus de tous les onglets de la fiche «séjour» se sont plus modifiables. Page 52/121

53 Saisie des consommations d un séjour La saisie des consommations se fait depuis la fiche «séjour» sur l onglet «Consommations». Afin de faciliter la saisie, des raccourcis clavier sont disponibles : - «Ins» permet de créer une nouvelle ligne et de positionner le curseur dans la zone de sélection du produit - En tapant les premiers caractères du produit une recherche incrémentale et un filtrage des données sont automatiquement effectués afin de n afficher que les produits dont le nom ou les mots-clés contiennent le texte saisi. Les flèches «Haut» «Bas» permettent de sélectionner le produit recherché et «Enter» permet de valider (dans la liste les produits sont regroupés par Catégorie et dans l ordre alphabétique au sein d une même catégorie ; la catégorie est définie dans le paramétrage des produits, cf. chapitre précédent) Dans cet exemple, on a associé aux produits «Coca-cola» le mot-clé «soda» dans le paramétrage des produits, cf. chapitre précédent). C est pour cela que le logiciel les propose si on saisit «sod» Page 53/121

54 - les touches «+» et «-» permettent d incrémenter ou de décrémenter la quantité (initialisée à 1 par défaut) - F10 permet de valider la nouvelle ligne en cours de saisie, «Ins» permet de faire la même chose et crée à nouveau une nouvelle ligne. Ces raccourcis clavier pour faciliter la saisie sont les mêmes dans toutes les grilles de l application. Il est possible de saisir un commentaire sur une consommation, pour cela, cliquez sur la petite croix en début de ligne de la consommation pour faire apparaitre la zone de commentaire. La date et heure de la consommation est initialisée à la date et heure courante mais il est possible de modifier manuellement cette information. La colonne «Saisi» indique que le prix a été modifié manuellement ou défini par une vente sur internet. Dans ce cas, une modification de la quantité recalcule le montant TTC en fonction du prix unitaire courant (et non plus en fonction du prix unitaire défini dans le paramétrage des produits). Page 54/121

55 Facturation d un séjour et impression de la facture La facturation d un séjour consiste à lui attribuer un numéro de facture et une date de facturation. Pour se faire, il suffit de passer le séjour en statut «Facturé» depuis la fiche séjour. Le numéro de facture est un simple compteur (sans signification) qui s incrémente de 1 en 1. Il ne redémarre pas à zéro en début d année par exemple. Il est possible lors de l exécution d un rapport de modifier le statut du séjour pour lequel on effectue le rapport. C est ce qui a été paramétré dans le rapport «Facture». Il n est donc pas nécessaire de modifier le statut du séjour manuellement pour le mettre à «Facturé», cela sera fait automatiquement à l exécution du rapport «Facture» Pour facturer un séjour et imprimer la facture, il suffit donc de : - sélectionner une des réservations du séjour sur le planning (elle doit apparaitre en jaune ; ou dans la couleur correspondant à la sélection dans votre paramétrage des couleurs) - puis de double cliquer sur le lien «Facturer» de la barre des actions pour lancer le rapport «Facture» o Si le séjour est en statut «Option», «Confirmé» ou «En cours», la fenêtre ci-dessous apparait pour vous permettre de confirmer que le séjour va passer en statut «Facturé» automatiquement. Page 55/121

56 o Si vous répondez «Non», la facture sera tout de même affichée mais elle n aura pas de numéro ni de date de facture (utile pour pré-visualiser la facture sans pour autant facturer le séjour) La fenêtre de confirmation fait partie du paramétrage du rapport «Facture», il est donc possible de ne pas l afficher et d avoir, par exemple, un changement de statut systématique sans confirmation (cf. chapitre suivant sur le paramétrage des rapports). Si, depuis la fiche séjour, on repasse manuellement au statut «Option», «Confirmé» ou «En cours», le statut d un séjour «Facturé» (ou «Réglé»), le message suivant apparait au moment de la validation par «Ok» de la fiche séjour : En répondant par «Oui», vous confirmez le changement de statut et le numéro de facture sera effacé (il sera réutilisé par une prochaine facture uniquement si le séjour modifié fait partie des 10 derniers séjours facturés) En répondant par «Non», le séjour reste en statut «Facturé» (ou «Réglé») mais les éventuelles autres modifications (sur les réservations ou les consommations par exemple, sont sauvées) Lors de l annulation d un séjour déjà facturé, le message suivant apparait : Page 56/121

57 En répondant par «Oui», vous annulez également la facture associée. Dans le cas contraire, le séjour est bien «annulé» mais le numéro de facture est conservé (cas des séjours annulés donnant quand même lieu à la facturation des arrhes ou acomptes) Page 57/121

58 Saisie des règlements La saisie des règlements se fait depuis la fiche «séjour» sur l onglet «Règlements» La première grille n est pas modifiable ; elle permet d afficher les totaux du séjour ainsi que les informations détaillées de TVA (en cliquant sur la petite croix en début de ligne de total). La seconde grille est semblable à celle de saisie des consommations et permet de saisir les montants de réglés dans les différents type de règlement. La liste des types de règlement proposés par le logiciel est définie dans le paramétrage des listes de valeurs (cf. Chapitre «paramétrage initial»). L utilisateur ne peut pas saisir une valeur hors de cette liste. Si la liste de valeurs est vide, le logiciel propose alors la liste des types de règlement déjà saisis dans les fiches séjours précédentes (sur une période de 2 ans) et autorise la saisie de n importe quelle valeur. Exemples de type de règlement : «Cheque», «Espèces», «Carte bancaire», Par défaut, la ligne de règlement est initialisée avec le montant total restant à payer. Il faut modifier le montant manuellement uniquement si le client règle avec plusieurs types de règlement différents. Quand le montant total restant à payer est égale à zéro, l application propose automatiquement de passer le statut du séjour à «réglé». Page 58/121

59 Rappel : même si vous répondez «Oui», il faut bien valider la fiche «séjour» par «Ok» pour que l ensemble des modifications (saisie des règlements et changement du statut) soit sauvé. Si le séjour n est pas déjà facturé et qu on le passe directement en statut «réglé» alors le message suivant apparait : Si vous répondez par «Oui», le séjour sera automatiquement «facturé» puis «réglé» (une date de facture et un numéro de facture seront générés et associés à ce séjour). Si vous répondez «Non» le séjour sera en statut «réglé» mais sans être associé à un numéro de facture. Page 59/121

60 Création, modification, facturation et impression d un ticket Un ticket est comme un séjour sans la partie «réservation». Pour créer un ticket, il suffit depuis la vue «Ticket» de presser «Ins» ou d utiliser le menu clic-droit «Nouveau ticket». La fiche ticket apparait alors : Comme dans la fiche séjour, on retrouve les onglets «Consommations» et «Règlements» qui fonctionnent exactement de la même manière. La date et heure du ticket est initialisée dès sa création et le statut d un ticket commence directement à «En cours» (pas de statut «Option» ou «Confirmé» pour un ticket). Page 60/121

61 Dans l entête d un ticket, il est possible de saisir des informations de contact et des notes. Après validation par «Ok» de la fiche «ticket», une nouvelle ligne est crée dans la vue Ticket. Il est possible d afficher à nouveau la fiche «ticket» en double cliquant sur cette ligne (ou menu clic-droit «Modifier le ticket») Comme pour les séjours, la facturation d un ticket consiste à lui attribuer un numéro de facture. Pour se faire, il suffit de passer le ticket en statut «Facturé» depuis la fiche ticket. Comme pour les séjours, cette opération peut être automatisée par l exécution du rapport «Impression Ticket». Lors de la facturation, si la date facture n est pas renseignée, elle est automatiquement initialisée à la date du jour. Pour facturer un ticket et imprimer la facturette associée, il suffit donc de : - depuis la vue ticket, sélectionner la ligne du ticket à facturer - puis de double cliquer sur le lien «Impression Ticket» de la barre des actions pour lancer le rapport «Impression Ticket» o Si le ticket est en statut «En cours», le ticket va passer en statut «Facturé» automatiquement (cette fois le rapport n est pas paramétré pour afficher un message de confirmation ; ce comportement peut être modifié dans le paramétrage du rapport). (cf. chapitre suivant sur le paramétrage des rapports) Page 61/121

62 Annulation d un ticket Il existe 2 moyens d annuler un ticket : - soit on passe le ticket en statut «Annulé» via une modification depuis la fiche ticket. Dans ce cas l application garde en mémoire le ticket même si celui-ci n est plus visible sur la vue ticket. Cela peut être utile pour : o revenir en arrière et annuler l annulation en repassant le statut à une valeur autre qu «Annulé» o faire des statistiques sur les annulations de ticket - soit on supprime définitivement toutes les données liées à ce ticket (consommations et règlements). Dans ce cas l opération n est pas réversible. o Cette opération se fait en pressant simultanément les touches Shift+Alt+BackSpace depuis la fiche ticket du ticket à supprimer et en confirmant par «Oui» le message qui apparait. (Il ne faut pas avoir fait une quelconque modification depuis l ouverture de la fiche ticket) o Si le ticket supprimé par cette méthode est déjà facturé, le numéro de facture sera réutilisé par la prochaine facture uniquement si le ticket supprimé fait partie des 10 derniers tickets facturés. Pour ouvrir la fiche ticket d un ticket en statut «Annulé», il est nécessaire d afficher ces tickets sur la vue Ticket. Pour ce faire, dans la vue Ticket, il faut décocher le filtre en bas qui par défaut masque les tickets annulés : La vue ticket affiche ainsi également les tickets «Annulés» Si, depuis la fiche ticket, on repasse manuellement à «En cours», le statut d un ticket «Facturé» (ou «Réglé»), le message suivant apparait au moment de la validation par «Ok» de la fiche ticket : Page 62/121

63 En répondant par «Oui», vous confirmez le changement de statut et le numéro de facture sera effacé (il sera réutilisé par une prochaine facture uniquement si le ticket modifié fait parti des 10 derniers tickets facturés) En répondant par «Non», le ticket reste en statut «Facturé» (ou «Réglé») mais les éventuelles autres modifications (sur les consommations par exemple, sont sauvées) Lors de l annulation d un ticket déjà facturé, le message suivant apparait : En répondant par «Oui», vous annulez également la facture associée. Dans le cas contraire, le ticket est bien «annulé» mais le numéro de facture est conservé. Autre cas de figure : si le ticket n est pas déjà facturé et qu on le passe directement en statut «réglé» alors le message suivant apparait : Si vous répondez par «Oui», le ticket sera automatiquement «facturé» puis «réglé» (un numéro de facture sera généré et associé à ce ticket). Si vous répondez «Non» le ticket sera en statut «réglé» mais sans être associé à un numéro de facture. Page 63/121

64 Enregistrement d un ticket sur un séjour Il est possible d effectuer un lien entre un ticket et un séjour. Une fois ce lien effectué, l ensemble des consommations et règlements saisis dans le ticket seront visibles dans la fiche séjour comme s ils avaient été saisis depuis la fiche séjour. Cela permet de facturer le ticket à travers le séjour plutôt que de facturer le ticket directement. Pour effectuer ce lien, il faut choisir un séjour dans la zone suivante de l entête du ticket (dans la fiche ticket) Seuls les séjours dont le statut est à «En cours» sont proposés. Si le ticket est déjà facturé, le message suivant apparait au moment de la validation par «Ok» de la fiche ticket : En répondant par «Oui», vous confirmez le changement de statut et le numéro de facture sera effacé (il sera réutilisé pour une prochaine facture uniquement si le ticket modifié fait partie des 10 derniers tickets facturés) En répondant par «Non», le ticket reste en statut «Facturé» (ou «Réglé») et ne sera pas associé au séjour ; mais les éventuelles autres modifications (sur les consommations par exemple, sont sauvées) Si le ticket est déjà réglé (ou annulé), le message suivant apparait au moment de la sélection du séjour associé au ticket : Page 64/121

65 Il suffit dans ce cas de mettre manuellement le statut à «En cours», puis de sélectionner à nouveau le séjour à associer à ce ticket. Page 65/121

66 Impression des rapports, envoi par et export vers Excel (ou autres) Pour lancer la prévisualisation (puis l impression ou l envoie pas ) d un rapport, il suffit de double cliquer l action correspondant au rapport dans la barre des actions. Une action permet de lancer un rapport donné avec des paramètres donnés. En effet, certains rapports nécessitent des paramètres pour s exécuter, comme par exemple : - pour quel jour faut-il faire la fiche ménage? - pour quelle période faut-il faire le récapitulatif des règlements? - pour quel séjour faut-il faire la facture? - Un rapport peut également ne pas avoir de paramètre (exemple : un rapport «état du stock») mais ce cas est plus rare, dans le cas général, on a souvent des paramètres. La valeur de ses paramètres peut : - soit être déduite d un ou de plusieurs éléments sélectionnés dans l application (ex : le séjour sélectionné, le ticket sélectionné, la période sélectionnée sur le planning, l utilisateur actuel, la date du jour, ) - soit saisie manuellement par l utilisateur au lancement du rapport. Ainsi, si on clique sur l action «Récapitulatif des règlements», la fenêtre ci-dessous permet de saisir manuellement la période pour laquelle on veut faire le récapitulatif. L action «Facturer» facture le séjour sélectionné sur le planning sans afficher de fenêtre de saisie de paramètre. Si aucun séjour n est sélectionné, le rapport produit une page blanche. Toutes les actions et la manière dont elles retrouvent la valeur de leurs paramètres sont configurables. Ceci est expliqué dans le chapitre suivant (paramétrage avancé) Il est également possible de lancer automatiquement une action donnée directement depuis la fiche «séjour» ou «ticket», grâce aux boutons «Ok et Impression». Ces boutons valident la fiche par «Ok» et lance automatiquement une action donnée. Vous pouvez paramétrer quelle action doit être lancée en faisant «clic-droit, Modifier» sur le bouton «Ok et impression» Page 66/121

67 La fenêtre suivante permet de sélectionner l action L action associée dans la vue Séjour peut être différente de l action associée dans la vue Ticket. Par défaut, l action «Facturer» est associée au bouton «Ok et impression» de la vue Séjour et l action «Impression ticket» est associée à celui de la vue Ticket. Il est possible d avoir jusqu à 3 boutons «Ok et impression». Pour ajouter un nouveau bouton faire «clic-droit, Ajouter» sur le bouton «Ok et impression» le plus à gauche (et «clic-droit, Enlever» pour masquer un bouton). Une fois la fenêtre de prévisualisation du rapport affichée, il est possible soit : - d imprimer le rapport, - de l envoyer par et ce en cliquant sur l un ou l autre des boutons en haut à gauche de la fenêtre de prévisualisation. Lors de l envoi par , l application crée automatiquement un nouveau mail (en dialoguant avec votre logiciel de messagerie) et le rapport est automatiquement inséré sous Page 67/121

68 forme de pièce jointe au format PDF (ou autres formats comme GIF ou JPEG, cf. Paramétrage divers à la fin du chapitre précédent). Si le bouton « » reste sans effet, vérifiez que le logiciel de messagerie est le bon dans la fenêtre des «Paramètres divers» (cf. chapitre précédent). Par défaut, le logiciel est configuré pour fonctionner avec Outlook. Mais en précisant la valeur «Autres», Family Hotel peut utiliser n importe quel logiciel de messagerie supportant l interface standard Windows MAPI (Mail Application Programming Interface) Le bouton «imprimante» affiche la fenêtre de sélection de l imprimante (cette fenêtre peut ne pas être affichée en fonction du paramétrage de l action utilisée; cf. chapitre suivant). Depuis cette fenêtre de sélection de l imprimante, en sélectionnant l option «Imprimer dans un fichier», il est possible d exporter le rapport dans les formats suivant : - PDF (comme lors de l envoi par mail) - Microsoft Excel - HTML - Rich Text Format (RTF) - Image Il suffit pour cela de préciser le type de fichier et de sélectionner le répertoire et le nom du fichier à produire. Page 68/121

69 Consulter l historique des modifications faites sur un séjour ou ticket Toutes les modifications faites sur les séjours et les tickets (ainsi que sur leurs réservations, consommations et règlements) sont mémorisées afin de pouvoir à chaque instant savoir qui a fait telle ou telle modification. Bien sûr, cette fonction suppose que les utilisateurs se soient correctement identifiés lors de chaque utilisation du logiciel (cf. 1 er chapitre, paramétrage des utilisateurs) Les modifications sont consultables dans l onglet «Modifications» de la fiche séjour (ou ticket). Cet onglet est toujours en lecture seule. On trouve, dans l ordre, la date et heure de la modification, l auteur, le type de modification et le détail de cette modification. Le format est : Nom du champ : <ancienne valeur> -> <nouvelle valeur> ou Nom du champ : <valeur inchangée> (pour information) Page 69/121

70 Impression du planning, de la vue ticket et de la liste de produits En utilisant le bouton «Imprimante» du menu principal, il est possible de faire une impression de la vue en cours (séjour ou ticket) Pour la vue séjour, il est possible de n imprimer qu une partie de la période du planning. Pour cela, sélectionnez sur le planning la période à imprimer (faire cette sélection sur n importe quelle ligne de chambre) Exemple : du au Puis pressez le bouton «Imprimante», la fenêtre de prévisualisation apparait : Page 70/121

71 L impression est réalisée en prenant en compte la configuration de zoom horizontal et vertical définie à l aide des boutons Loupe+ et Loupe- ( ) La vue ticket offre également une possibilité d impression. L impression se fait en tenant compte des éventuelles modifications de présentation que vous avez faites sur la grille à savoir : - ordre des colonnes - tri des données - regroupement par colonne - filtre des données La grille de la vue ticket offre également la possibilité de rajouter soit même des totaux généraux et des totaux par groupe. Ces totaux seront également imprimés. Pour ce faire il faut : - faire un clic-droit sur une des entêtes de colonne de la grille et activer les options suivantes (en jaune) «Résumés généraux» et/ou «Résumés de groupe» Page 71/121

72 Puis sur les lignes de total qui sont apparues sur la grille, faire à nouveau un clic-droit pour ajouter des totaux pour les colonnes souhaitées : Exemple d aperçu avant impression de la vue ticket avec totaux : Page 72/121

73 Les mêmes fonctions d impression sont disponibles pour dans la plus part des fenêtres qui affichent une grille de données, grâce au bouton «Impression» en bas à gauche. Exemple : la fenêtre «produit» : Les configurations effectuées sur les grilles sont sauvées d une utilisation à l autre de l application (vous n aurez pas à les refaire). Les impressions présentées dans ce paragraphes sont différentes des impressions paramétrables qu il est possible de lancer avec la barre d action à droite. Page 73/121

74 En effet, les impressions présentées dans ce paragraphe visent simplement à imprimer le contenu d une grille qui est elle-même configurable par l utilisateur (tri, regroupement, totaux, ). Dans le dernier chapitre, on verra que les impressions liées aux «actions» sont entièrement modifiables et surtout qu il est possible d en créer de nouvelles. Page 74/121

75 Faire une copie de sauvegarde et/ou repartir depuis la dernière sauvegarde Toutes les données de paramétrage, les rapports, les séjours, les tickets sont stockés dans un unique fichier Microsoft Access. A partir du moment où vous utilisez Family Hotel pour gérer votre établissement vous devez impérativement faire des copies de sauvegarde régulières de ce fichier. Les sauvegardes doivent être stockées sur un autre disque dur (ou autre support de votre choix). Si vous faites une copie toutes les semaines, c est que vous acceptez d éventuellement perdre une semaine de travail. Est-ce bien le cas? Les limitations de garantie précisées dans le contrat de licence (que vous avez validé lors de l installation du logiciel) indiquent clairement que notre responsabilité : «est nullement engagée en cas d erreurs de programmation, de pertes de données ou d erreurs d interprétation légales et de leurs conséquences. Aucune modification, correction, dédommagement ou remboursement peut être exigée suite à des erreurs constatées dans le logiciel.» Pour faire une sauvegarde, utilisez le menu : Gérer>Base de données>faire une copie de sauvegarde de la base de données courante, puis sélectionnez un répertoire et un nom de fichier de sauvegarde. Cette opération ne change pas l emplacement du fichier sur lequel vous êtes en train de travailler (par défaut : C:\Users\Public\Documents\Family Hotel\Data\Db.mdb). Si au lancement de l application, votre fichier de travail n est pas disponible ou est endommagé, la fenêtre suivante apparait : En répondant «Oui», il est possible de sélectionner un autre fichier de travail. Le fichier ne sera pas déplacé et le logiciel utilisera ce fichier là où il est. Si vous voulez repartir d un fichier de sauvegarde précédent, il est donc nécessaire au préalable de le copier dans votre répertoire de travail habituel. Une fois le fichier de travail sélectionné, vous devez relancer l application : Page 75/121

76 Le menu Gérer>Base de données>sélectionner une autre base de données permet, comme lors de la manipulation précédente, dans changer de fichier de travail. Compacter et réparer une base de données Le logiciel s occupe automatiquement et tous les mois de compacter votre base de données. Le menu Gérer>Base de données> Compacter et réparer la base de données courante permet toutefois de forcer le compactage immédiat de votre base de données et d éventuellement corriger les éventuelles erreurs d intégrité. Attention : pour effectuer cette opération il est nécessaire de ne pas avoir d autres programmes en cours d utilisation sur la base de données. Page 76/121

77 Utiliser le logiciel en multipostes En plaçant votre fichier de travail sur un répertoire partagé de votre réseau local (LAN), et en utilisant le menu Gérer>Base de données>sélectionner une autre base de données pour sélectionner ce fichier de travail «partagé», il est possible d utiliser Family Hotel en réseau (configuration multi-postes) La sélection de base de données à utilisée doit être faite sur chaque PC (c est un paramétrage propre à la machine). Plusieurs personnes vont pouvoir ainsi agir en parallèle sur le planning, les séjours, les tickets. Cette situation est parfaitement gérée par le logiciel. Dans ce mode, il est parfois nécessaire de presser le bouton «Refresh» du menu principal (ou de faire F5 depuis n importe quelle fenêtre) pour être sûr que le logiciel affiche les éventuelles modifications faites depuis les autres machines. Bien sûr les contraintes sur le planning (ne pas réserver une même chambre 2 fois le même jour) sont toujours vérifiées même si votre «vue» du planning n est pas rafraichie. En mode multipostes, il faut considérer que votre réservation est acceptée par l application (les contraintes sont vérifiées) uniquement lorsque la fiche séjour est validée par «Ok». En effet, au moment du «Ok», si une des chambres a été réservée entre temps depuis un autre PC, le message suivant apparait : Dans ce cas, il faut fermer le fiche séjour par «Annuler», et faire «Refresh» (F5) pour mettre à jour votre planning. Attention : le répertoire partagé doit être créé en donnant les droits lecture et écriture sinon vous aurez le message d erreur suivant quand vous tenterez de faire une modification depuis le poste distant accédant au répertoire partagé. Page 77/121

78 Exemple de configuration d un répertoire partagé «MonDossier» sous Windows 7 en lecture et écriture (option «Modifier» et «Lecture») Page 78/121

79 Créer un séjour à partir d une demande de séjour Internet Si vous disposer du module de mise à jour de Family Hotel depuis Internet, dès que le logiciel détecte la présence d une nouvelle demande de séjour faite par un internaute, le bouton «Internet» ci-dessous (en jaune) clignote. En cliquant dessus, vous pouvez faire apparaître la ou les demandes en attente : En décochant la case du bas (Traitée = Faux) vous pouvez également afficher les demandes de séjour Internet précédentes que vous avez déjà traitées. Les demandes de séjour Internet peuvent être de type «Création», «Modification» ou «Annulation». Sur une demande de type «Création» pas encore traitée, il est possible via le menu contextuel clic-droit «Créer le séjour associé», de créer un nouveau séjour automatiquement initialisé avec les données récupérées depuis Internet (nom du client, dates des réservations, téléphone, mail, carte de crédit, commentaire, prix, ) Si une fiche client est créée à partir d une fiche séjour initialisée depuis une demande de séjour Internet alors cette fiche client est automatiquement renseignée avec les données récupérées depuis Internet. Avec cette méthode, la fiche séjour peut être initialisée automatiquement avec une ou plusieurs réservations en indiquant pour chacune d entre elles, le type de chambre souhaité dans la zone chambre. Le planning est automatiquement positionné pour que vous puissiez sélectionner une chambre disponible et du bon type. Lors de la saisie des chambres, une icône coche verte indiquer les chambres libres correspondant au type de chambre souhaité. Pour que le type de chambre soit indiqué avec un texte en clair plutôt qu avec un code, il est nécessaire de remplir la colonne «Nom du type» dans le paramétrage chambre (cf. chapitre paramétrage initial). Page 79/121

80 Pour que la zone partenaire de la fiche séjour soit automatiquement initialisée, il est nécessaire d avoir préalablement créé un partenaire avec le même nom que dans la colonne «Partenaire» de l écran ci-dessus (pour créer un partenaire, cf «Paramétrage des partenaires» du chapitre «Paramétrage initial») Afin que vos disponibilités sur Internet soient correctement mises à jour, il est impératif de placer sur votre planning toutes vos demandes de séjour Internet en attente avant de créer ou de modifier un quelconque autre séjour. Pour plus d information sur le fonctionnement du module de synchronisation avec Internet, veuillez-vous reporter au chapitre «Mise à jour des disponibilités sur Internet et récupération de vos réservations Internet» en fin de ce document. La zone «Référence distributeur» permet de faire le lien entre la demande de séjour Internet et le séjour associé. En cas de réception d une demande de type «Modification» ou «Annulation» le menu contextuel «Modifier le séjour associé» permet d ouvrir automatiquement la fiche du séjour en utilisant cette référence. Page 80/121

81 La modification ou l annulation reste à faire manuellement. Les menus contextuels «Marquer comme non traitée» ou «Marquer comme traitée» permettent de modifier le statut de la demande sans modifier de séjour. Si à la suite de l utilisation des menus «Créer le séjour associé» ou «Modifier le séjour associé», vous fermez la fiche séjour par «Ok», alors la demande de séjour Internet sera automatiquement marquée comme Traitée. La petite croix devant chaque demande de séjour Internet, permet d afficher le message complet reçu d Internet. Les données sont dans un format XML. Sur une demande de type «Modification», ce XML est colorisé pour montrer les différences avec le XML de la demande précédente associée à la même réservation (si cette demande est toujours présente en base de données). En vert, les ajouts, en bleu les modification et en rouge les suppressions. Les demandes de séjour Internet traitées sont automatiquement effacées de la base de données au bout de 90 jours (paramétrable au niveau du module de synchronisation avec Internet). Alimentation automatique des types de réservations à partir des codes tarif internet Il est possible d initialiser automatiquement les types de réservation en fonction des codes tarifs issus de la vente sur internet. Pour cela, il faut reporter dans la colonne «Code tarif type 1» (ou 2 ou 3) le code tarif «ratecode» affiché ici (dans le détail de la réservation). Page 81/121

82 Dans cet exemple, il faut mettre « » dans la colonne «Code tarif type 1» (ou 2 ou 3) du type de réservation correspondant (dans le paramétrage des types de réservation ; cf. chapitre «paramétrage initial»). Alimentation automatique des consommations en fonction des extra vendu sur internet Il est possible de créer automatiquement des consommations dans une fiche séjour initialisée à partir d une demande de séjour internet. Pour cela, il faut reporter dans la colonne «Code extra type 1» (ou 2 ou 3) le code extra «extracode» affiché ici (dans le détail d une réservation comportant des extra). Dans cet exemple, il faut faire «1» dans la colonne «Code extra type 1» (ou 2 ou 3) du produit correspondant (dans le paramétrage des produits ; cf. chapitre «paramétrage initial»). Page 82/121

83 Paramétrage avancé Paramétrage des actions Comme vu dans le chapitre précédent, les actions sont affichées dans la barre des actions (à droite ou à gauche de votre application) et permettent de lancer la génération d un rapport. Le lancement se fait en double cliquant sur le titre de l action, ou en utilisant le menu clic-droit «Exécuter». Ce menu fait également apparaitre les commandes permettant d ajouter, de modifier, de dupliquer ou de supprimer une action. Il est également possible d importer une action depuis Internet (voir paragraphe suivant). En sélectionnant, «Modifier» sur une action donnée, la fenêtre de paramétrage de l action apparait : Cette fenêtre permet de configurer : - le nom de l action (affiché dans la barre des actions) - la catégorie de l action (la barre des actions regroupe les actions par catégorie) - le nom du rapport associé à l action (le logiciel propose la liste des rapports disponibles) Le champ «Prévisualisation» permet de préciser si on veut afficher un aperçu avant impression (pour l impression des tickets, afin d être le plus rapide possible, on peut choisir d imprimer directement le rapport sans prévisualisation). Page 83/121

84 Le champ «Fenêtre imprimante» permet de préciser si on veut afficher la fenêtre permettant de sélectionner l imprimante. Le champ «Visibilité» permet de préciser si l action doit être affichée uniquement lorsque la vue «séjour» est affichée ou uniquement lorsque la vue «ticket» est affichée ou dans les 2 cas. L ordre d affichage permet de positionner l action au sein de sa catégorie (lors de l affichage, dans la barre des actions, des catégories entre-elles peut quant à lui être modifié par simple glissé-déplacé à la souris) Si vous disposez de l option «gestion des profils utilisateur», il est également possible de définir un «niveau de droit» pour chaque action (dans le cas contraire, cette zone de saisie n est pas visible). Ce niveau de droit permet de préciser si l utilisateur logué dans l application peut voir (et donc lancer) l action en question ou non. En effet, pour chaque utilisateur il est possible de définir un niveau de droit sur les actions (cf. chapitre paramétrage initial, paramétrage des utilisateurs) ; un utilisateur peut voir et lancer une action uniquement s il possède un niveau de droit au moins égal ou supérieur au niveau de droit de l action en question. Exemple : un utilisateur avec un niveau de droit 1 peut lancer une action de niveau 0 ou 1 mais pas de niveau 2. Le niveau de droit est une valeur entre 0 et 99. Vous pouvez organiser vos actions par niveau de droit comme vous le souhaitez. Enfin, la grille «conditions» permet de configurer l alimentation des paramètres du rapport associé à l action. Exemples : Pour le rapport «Récapitulatif des règlements» : Les valeurs possibles pour la colonne Code montrent que le rapport possède 2 paramètres obligatoires (ils servent à définir la période du récapitulatif) Dans la grille, il faut donc crée 2 lignes dans lesquelles, on peut : - donner un nom à chaque paramètre (ce nom est utilisé dans la petite fenêtre qui permet de saisir la valeur des paramètres au lancement de l action) - dire quel est le type de la valeur à saisir (un chiffre, une date, un texte, une case à cocher, un identifiant d utilisateur, un identifiant de partenaire, ). Cette information permet de valider la saisie des valeurs de paramètre au lancement de l action et de valider également le saisie de la colonne suivante («Valeur») - dire quelle est la valeur par défaut de ce paramètre. - dire si ce paramètre doit être visible dans la petite fenêtre de saisie des valeurs au lancement de l action) - préciser l ordre d affichage des paramètres entre eux. Page 84/121

85 Si pour une action donnée, il n existe aucun paramètre défini comme «visible» alors la petite fenêtre de saisie n est pas affichée (ce qui explique pourquoi elle est affichée pour certaines actions et pas pour d autres). Pour le rapport «Facture», on a la configuration suivante : Le type «généré» est un type spécial qui permet de signifier que le paramètre est initialisé par un élément de l application. Le système propose la liste de tous les éléments possibles. Dans notre cas, on indique que le paramètre est l identifiant du séjour actuellement sélectionné sur le planning et que ce paramètre n est pas visible (aucune fenêtre de saisie n est donc affichée au lancement de l action car c est l unique paramètre et il ne sera donc pas possible de modifier la valeur de ce paramètre manuellement au lancement de l action). Remarque : l identifiant du séjour est un code interne au logiciel qui permet d identifier de manière unique un séjour. Page 85/121

86 Récupération d une action et de son rapport associé depuis Internet Par défaut, le logiciel est livré avec un jeu limité d actions et de rapports associés. Nous mettons à disposition des actions (et les rapports associés) sur Internet. La plus part de ces actions sont disponibles uniquement pour les membres du club «Family Hotel». Pour devenir membre de ce club, rendez-vous sur Pour consulter la liste des actions disponibles, utiliser le menu contextuel «Importer depuis Internet» en faisant un clic-droit sur la barre des actions. Attention : le chargement de rapport depuis Internet n est possible que si vous utilisez la dernière version du logiciel. Si ce n est pas le cas, il sera nécessaire de mettre à jour votre version avant de pouvoir charger un rapport depuis le catalogue. Pour connaitre la dernière version disponible, rendez-vous sur Le catalogue des actions disponibles sur Internet apparaît : Page 86/121

87 En cliquant sur la petite croix au début de chaque ligne, vous pouvez faire apparaitre une description plus détaillée de l action et de son rapport associé. Certaines actions disposent d un aperçu (icône loupe) qui vous permet de voir à quoi ressemble le rapport associé avant de l importer. Pour afficher l aperçu, faire clic-droit sur la ligne et sélectionnez «Voir l aperçu» La colonne «Reservé Club» indique si vous devez être membre du club Family Hotel pour pouvoir importer cette action. En sélectionnant une ligne et en utilisant le menu contextuel «Importer» (clic-droit), vous pouvez importer cette action (et son rapport associé) dans votre version de Family Hotel. Le message suivant apparaît : Page 87/121

88 une nouvelle action est crée dans votre barre des actions et un nouveau rapport a été importé : C est le moyen le plus simple de créer une action et un rapport. Il reste bien sûr possible de modifier le paramétrage de cette nouvelle action et d ajuster la présentation du rapport associé grâce aux instructions du paragraphe «Modifier un rapport». Si vous avez réalisé un rapport intéressant sur le logiciel et que vous souhaitez le mettre à disposition des autres utilisateurs, il suffit de nous l envoyer par mail grâce aux instructions du paragraphe «sauver et charger un rapport depuis un fichier». C est avec plaisir que nous l ajouterons au catalogue en ligne. Regarder régulièrement le catalogue, nous ajouterons de nouvelles actions par la suite. La colonne «Date de dernière modification» vous permet de connaitre les rapports qui ont été récemment crées ou modifiés. Les colonnes «Date et heure de dernier téléchargement» et «nombre de téléchargement» vous permettent de connaitre les rapports les plus populaires. Page 88/121

89 Suppression d une action Si vous n utilisez jamais une action donnée vous pouvez la supprimer en la sélectionnant puis en utilisant le menu contextuel «Supprimer» de la barre des actions. Après avoir confirmé la suppression, le message suivant peut apparaître : En répondant par OUI, le rapport qui, suite à la suppression de l action, ne sera plus utilisé par aucune action sera déplacé dans la corbeille de l outil de gestion des rapports (pas la corbeille de Windows). Nous vous recommandons de purger régulièrement cette corbeille pour ne pas garder beaucoup de rapports inutiles. Pour cela, lancer l éditeur de rapport, en utilisant le menu : Personnaliser>Paramétrage>Rapports Puis dans la fenêtre qui apparait, faire un clic-droit sur la corbeille et sélectionner le menu «Vider la corbeille», puis confirmer la suppression. Page 89/121

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91 Modifier un rapport La modification des rapports existants est indispensable pour adapter le logiciel à votre établissement (au moins pour la facture et le ticket). L outil d édition des rapports est assez sophistiqué et il mériterait une documentation à lui tout seul (cette documentation est disponible sous forme de lien dans le menu Démarrer, Groupe «Family Hotel\Edition des rapports» mais elle est uniquement en anglais). Une documentation, en français, d un autre logiciel utilisant le même outil de reporting est également disponible ici : Le but de ce chapitre est donc de simplement vous présenter les bases de l édition des rapports et de répondre aux questions les plus fréquentes. Une bonne maitrise de cet outil d édition viendra progressivement (car il est assez intuitif) et elle vous permettra d enrichir Family Hotel afin d automatiser de nombreux aspects de votre travail. Pour lancer, l éditeur de rapport, utilisez le menu : Personnaliser>Paramétrage>Rapports La fenêtre suivante apparait : Page 91/121

92 Elle montre, tous les rapports déjà existants. Elle permet de les ranger par dossier (ou sousdossier). Le déplacement des rapports se fait par glissé-déplacé à la souris. Il est possible d effacer un rapport en le déplaçant dans la corbeille. La suppression n est définitive que si la corbeille est vidée (clic-droit sur la corbeille). Il n est pas possible de supprimer définitivement un rapport qui est encore utilisé par une action (cf. paramétrage des actions, vu précédemment) Le menu clic-droit permet de créer de nouveaux dossiers. En double-cliquant sur un rapport (ex : Facture), l éditeur de rapport apparait : Page 92/121

93 Cet éditeur est composé de 4 onglets principaux : - l onglet «Conception» : c est celui qui est actif par défaut et sur lequel vous allez travailler dans les premiers temps. Il permet de gérer la mise en page des données, d intégrer des images, les entêtes et les pieds de page. - l onglet «Donnée» : permet de définir quelles données doivent être récupérées pour pouvoir faire le rapport et quels sont les paramètres (ex : une date de début et une date de fin pour un rapport basé sur une période) - l onglet «Calc» : permet de réaliser les choses les plus avancées avec Family Hotel puisqu il donne la possibilité d ajouter de la logique entre les données lues de la base de données et les données imprimées sur le rapport. Cette logique doit être écrite en langage Pascal. - Enfin l onglet «Aperçu» permet de lancer le rapport pour voir le résultat sans avoir à sortir de l éditeur. Dans un premier temps nous allons travailler uniquement sur l onglet «Conception» afin d adapter le rapport «Facture» existant. Travail sur l onglet «Conception» La page est décomposée en zones : «entête», «détail», «bas de page» (en cas de regroupement, d autres zones peuvent être affichées : «en-tête de groupe», «bas du groupe»). La taille de ces zones peut être modifiée directement en utilisant la souris. Sur ces zones, il est possible de déposer avec la souris des «composants» qui sont disponibles dans la palette du haut : Page 93/121

94 Un texte fixe sur une ligne Des images, des traits Des graphiques Un texte multi-lignes Un texte multilignes formatées (gras, italique, couleurs) Des textes dont le contenu provient de la base de données Des sousrapports Le menu «Affichage>Barre d outils>arborescence du rapport» permet d afficher la zone cidessous qui montre les composants qui ont déjà été déposés dans les différentes zones : Un simple clic sur chaque composant permet de changer son nom. Ainsi, le composant «texte multi-ligne formatées» qui affiche l adresse de l établissement et appelé «RichEntete». En le sélectionnant dans l arborescence, on voit que des petits ronds s affichent autour de lui dans la zone «En-tête» du rapport. Page 94/121

95 En faisant, un clic-droit directement sur le composant dans cette zone entête, et en choisissant le menu «Edition», il est possible de faire apparaitre une fenêtre permettant de modifier ce texte. De la même manière, un faisant un clic-droit, sur le composant «ImgLogo», et en choisissant le menu «Photo», il est possible remplacer le contenu de l image par un autre. Page 95/121

96 Pour les composants textes simples (ex : LabSiren, qui permet d imprimer le numéro de SIREN), le contenu doit être modifié directement dans la zone en haut de l écran (juste en dessous de la barre des composants). Il faut au préalable sélectionner le composant «texte simples» que l on souhaite modifier. Le menu «Affichage>Barre d outils>arborescence des données» permet d afficher la zone ci-dessous qui montre les données sélectionnées dans l onglet «Données» et qui sont disponibles pour le rapport. Les données se composent d un ou plusieurs tableaux, chaque tableau ayant un ou plusieurs champs. Les données disponibles pour le rapport facture se composent de 5 tableaux : - les données du séjour (T_Sejour) - les données des réservations (T_Resa) - les données des consommations (T_Conso) - les données de TVA (V_TVASejour) - les données de totaux séjours (V_TotauxSejour) Par exemple, en sélectionnant le composant «DBNomSejour», on voit dans la zone du haut qu il permet d afficher le champ «txtnomsejour» (nom du séjour) du tableau «T_Sejour) Page 96/121

97 Chaque rapport est associé à un tableau de donnée dit «principal». Le tableau de données principal du rapport «Facture» et le tableau «T_Sejour». Cela signifie, qu autant de zone de «détail» du rapport «Facture» doivent être imprimées qu il y a de ligne de données dans le tableau «T_Séjour». Pour modifier le tableau principal d un rapport, il faut utiliser le menu «Rapport>Données» Un rapport peut contenir, un ou plusieurs sous-rapports. En déposant un composant sousrapports dans un rapport, on crée un sous-rapport et un nouvel onglet est crée en bas. Le rapport «Facture» comporte 5 sous rapports. En sélectionnant, l onglet «SubResa» par exemple, on peut éditer la mise en page de la partie «réservations». A son tour, chaque sous-rapport possède un tableau principal. Pour SubResa, c est le tableau «T_Resa» (on voit d ailleurs l association rapport/tableau de données dans le nom de chaque onglet). La mise en page de la partie «réservation» illustre la notion de regroupement. Les lignes de détails sont regroupées par «type de réservation» et il existe une zone «Entête de groupe» et «Bas du groupe». Pour créer un tel regroupement, il faut utiliser le menu Rapport>Groupes puis sélectionner le champ qui permet de regrouper les lignes de détail du sous-rapport (dans notre cas txtnomtyperesa, à savoir le nom du type de réservation associé à la réservation ; ex : «Demi-pension», «Pension-complète» ) Page 97/121

98 Nous avons vu très brièvement comment éditer un rapport et vous devez être capable au minimum de modifier l adresse et le logo de vos rapports «Facture» et «Ticket» ; ce qui est nécessaire avant de pouvoir commencer à utiliser Family Hotel. Nous avons conscience que l édition des rapports est une tache compliquée pour des personnes non aguerri à l informatique, c est pourquoi vous pouvez nous contacter si vous avez des besoins spécifiques qui pourraient être résolus par un nouveau rapport ou la modification d un rapport existant. Page 98/121

99 Sauver et charger un rapport depuis un fichier Afin d échanger des rapports entre 2 bases de données Family Hotel différentes, il est possible de sauver la définition d un rapport dans un fichier et de réimporter cette définition à partir du fichier. Les fichiers de rapport ont l extension.rtm. Cette possibilité est très utile si vous rencontrez des difficultés lors de l édition d un rapport. Vous pouvez l exporter sous forme de fichier et nous l envoyer par mail. Nous apporterons les corrections nécessaires et nous pourrons vous le renvoyer par mail. Il vous suffira alors de le réimporter pour bénéficier de la correction. Pour sauver un rapport dans un fichier, ouvrez le rapport en question dans l éditeur de rapport et utilisez le menu Fichier>Sauver dans le Fichier Puis choisissez le répertoire de sauvegarder et donnez un nom à votre fichier. Pour importer un rapport, ouvrez le rapport à remplacer dans l éditeur de rapport (ou créez un nouveau rapport vide si vous ne souhaitez pas remplacer un rapport existant), puis utilisez le menu Fichier>Charger à partir du Fichier puis sélectionnez votre fichier.rtm. Cette procédure ne sauvegarde pas la configuration de (ou des) action(s) associées à ce rapport. Si suite à la modification, le rapport possède de nouveaux paramètres, il faudra reconfigurer le ou les actions associées (comme indiqué dans le paragraphe «Paramétrage des actions» vu précédemment). De même, si importez le fichier rtm dans un nouveau rapport, il faudra créer une nouvelle action pour pouvoir le lancer (la configuration de l action n est pas dans le fichier.rtm) Page 99/121

100 Créer un nouveau rapport Dans ce paragraphe, nous allons voir la création complète d un nouveau rapport à travers un exemple simple. Le but est de créer un rapport qui permet de lister par «type de réservation», les séjours dont une des réservations commence le jour X. Le jour X doit être initialisé par le jour sélectionné sur le planning mais peut être modifié au moment du lancement de l action. Depuis l explorateur de rapport (Personnaliser>Paramétrage>Rapports), faire clic-droit puis choisissez «Nouvel état» pour créer un nouveau rapport vide. L éditeur de rapport apparait. Sélectionnez, l onglet «Données» car nous allons commencer par indiquer qu elles sont les données nécessaires à notre rapport. Pour créer un nouveau tableau de données, utilisez le menu Fichier>Nouveau et choisissez «Assistant Requête». Pour notre rapport, nous avons besoin des données «Séjour» et «Réservation» et «Type de réservation». Sélectionnez ces 3 tables et faites «Suivant». Page 100/121

101 Cliquez sur «Champs sélectionnés» pour préciser que seulement certains champs nous intéressent. Choisissez uniquement les 2 champs suivants (en ne sélectionnant que les champs nécessaires, le rapport se générera plus rapidement) Puis faites «Suivant» 3 fois (pas de calcul et pas de groupe). Page 101/121

102 Dans la partie «Filtre» ajoutez un critère (menu Clic-Droit) pour préciser qu on ne veut pas considérer les séjours annulés (txtstatutsejour doit être différent de A ). Puis faites «Suivant» 2 fois (pas de tri). Puis faites «Terminer». Votre nouveau tableau de donnée est affiché dans l onglet «Donnée». Il reste maintenant à préciser le paramètre (Jour X). Cliquez sur la petite loupe du tableau que vous avez crée. Puis dans la nouvelle fenêtre qui s affiche, doublecliquez sur le champ dtdebutresa (date de début de réservation) dans la liste des champs disponibles. Le champ s ajoute à la liste des critères. Pour indiquer que la valeur est, en fait, un paramètre obligatoire du rapport, cochez les cases «Recherche» et «Obligatoire». Enfin dans la case valeur, indiquez une date qui ne sera utilisée que la génération du rapport dans l onglet «Aperçu» de l éditeur de rapport (pratique pour tester le résultat). Par exemple, on saisit Page 102/121

103 Remarque : il est possible que vous deviez saisir la date des séparateurs «/» au lieu de «.». Cela dépend de la configuration de votre machine (paramètre régionaux de Windows). Faites «OK». Le travail est terminé pour la partie «Donnée». Reste à faire la mise en page. Allez sous l onglet «Conception». Réduisez les zones «Entête» et «Bas» car nous n allons pas les utiliser. En revanche, nous voulons regrouper les séjours par type de réservation donc nous allons créer un groupe grâce au menu «Rapport>Groupes». Dans la nouvelle fenêtre qui apparait, sélectionnez «txtnomtyperesa» pour indiquer que l on veut grouper par ce champ et faites «Ajouter» puis «Ok». De nouvelles zones apparaissent sur l éditeur, ouvrez un peu la zone «Entête de groupe». Vous devriez avoir le résultat suivant. et associez- Placez dans la zone entête un composant «DBTexte» lui le champ TxtNomTypeResa du tableau T_Sejour : Page 103/121

104 et associez- Placez dans la zone détail un composant «DBTexte» lui le champ TxtNomSejour du tableau T_Sejour : Voila c est fini! En basculant sur l onglet «Aperçu» vous pouvez voir le résultat. Si rien n est affiché, c est qu il n y a peut être aucun séjour qui réponde aux critères. Cliquez alors sur la petite loupe, pour changer la valeur du paramètre : En revenant dans l onglet conception, vous pouvez faire quelque ajustement de présentation (exemple : le type de réservation en gras et souligné) et puis quand vous êtes satisfait vous pouvez fermer le rapport en sauvant et en indiquant le nom du nouveau rapport crée (dans notre cas «Liste des arrivées»). Enfin, comme indiqué dans le paragraphe «Paramétrage des actions», il ne reste plus qu à créer l action associé au nouveau rapport. Page 104/121

105 Pour cela, faites clic-droit «Ajouter» dans la barre des actions et configurer la nouvelle action de la manière suivante : Dans la partie «Condition», les valeurs proposées pour la zone Code nous permet retrouver l unique paramètre du rapport. On choisit de l associer à un type «généré» et de l initialiser avec le début de la période sélectionnée sur le planning. On le laisse à «visible» pour pouvoir éventuellement modifier sa valeur au dernier moment (dans la petite fenêtre de saisie des paramètres). Validez la création de l action par «Ok». Celle-ci s affiche dans la barre des taches. Sélectionner un jour sur le planning et lancez l action. La petite fenêtre de saisie des paramètres apparait et notre paramètre est correctement initialisé. On peut éventuellement modifier la date puis lancer le rapport en faisant «Ok». Voila, nous venons de créer un nouveau rapport avec sa nouvelle action. Il faut savoir qu il est possible de créer de nombreux style de rapport différents, comme : - les rapports simples groupés (comme notre exemple) - les rapports «maitre» / «détail» (exemple : une entête de facture et les lignes de détail de facture). Dans ce cas, on a 2 tableaux de données (un pour les entêtes de facture et un pour les détails) et 1 sous-rapport (pour les détails) - les rapports croisés (exemple : effectif prévisionnel avec les jours sur l axe horizontal). - les rapports avec graphiques (histogrammes, camemberts, courbes, ) Les rapports croisés sont les plus complexes car leur présentation dynamique nécessite souvent de rajouter de la logique (utilisation de l onglet «Calc»). Page 105/121

106 Les rapports de type graphique offrent des nombreuses possibilités de paramétrage. Pour paramétrer un graphique faire clic-droit «Editer un Graphique» sur un composant de type Graphique que vous aurez déposer dans votre rapport. Page 106/121

107 Questions fréquentes sur l édition des rapports Dans ce paragraphe, nous allons répondre aux questions fréquentes liées à l édition des rapports. Question 1 : comment modifier le texte du mail généré depuis l aperçu avant impression d un rapport? comment définir un format de pièce jointe spécifique pour un rapport? Si rien n est fait dans le rapport, le mail est généré avec un sujet vide, une adresse vide et un contenu vide ; seul le rapport est joint au mail sous forme de fichier PDF dont le nom est «Document.pdf» Dans le rapport Facture, nous avons ajouté de la logique pour : - remplir l adresse de destination (à partir de l adresse saisie dans la fiche séjour) - remplir le sujet (un texte fixe) - modifier le nom du fichier PDF produit (ex : «Facture n x.pdf» ; où x est le numéro de la facture) Cette logique fait partie du rapport «Facture» et est modifiable en allant dans l onglet «Calc» du rapport «Facture» en mode édition. En sélectionnant l événement du rapport «BeforePrint», on peut voir et modifier le code Pascal qui gère cette logique de remplissage. Remarque 1 : En Pascal, si vous souhaitez mettre une simple quotte dans une chaine de caractère, il faut la doubler pour indiquer que ce n est pas la fin de la chaine de caractère. Une seule de ces 2 quottes sera réellement affichée. La couleur verte vous permet de vérifier que les chaines de caractères sont correctement définies. Page 107/121

108 Remarque 2 : T_Sejour['intNumFactureSejour'] représente la valeur du champ «intnumfacturesejour» du tableau de donnée «T_Sejour». Le mail est donc initialisé à partir des données récupérées dans la partie «Donnée». Remarque 3 : en ajoutant la ligne suivante (en jaune), il est également possible de préciser le type de pièce jointe qui doit être produite pour ce rapport en particulier Les formats supportés sont : PDF, GIF, JPEG, BMP, MetaFile, DOC, RTF (rappel : la fenêtre Personnaliser>Paramètre divers, permet de définir le type de pièce jointe par défaut qui s applique à tous les rapports) Question 2 : comment faire en sorte que le rapport Facture ne demande plus si je veux passer le séjour en «Facturé» mais qu il le fasse automatiquement (comme pour le rapport «Ticket»)? Là encore la réponse se trouve dans l onglet «Calc». En sélectionnant l événement du rapport «OnGetAutoSearchValues» du rapport Facture, on trouve la logique qui permet de : - connaitre le statut du séjour (avant que le rapport n ait commencé à lire ces données) - si le séjour est En Option (O), Confirmé (C) ou En cours (E), alors on appelle la méthode SetStatutSejourFacture pour le passer en état «Facturé». Le 1 er argument de cette méthode est l identifiant du séjour en question, le 2 ème argument indique si on veut ou non un message de confirmation. En faisant la modification suivante : SetStatutSejourFacture(IdSejour, TrueFalse); on supprime donc le message de confirmation. Page 108/121

109 Question 3 : mon rapport possède 2 paramètres (sur 2 tableaux de données différents) mais, en fait, la valeur doit toujours être la même pour les 2. J aimerais donc en n avoir qu un seul paramètre à définir dans l action associée à ce rapport. Comment faire? Dans ce cas, il suffit de définir un des paramètres comme non obligatoire et d initialiser le paramètre non obligatoire à partir du paramètre obligatoire dans l événement «OnGetAutoSearchValues» du rapport. Par exemple, dans le rapport Arrivée/Départ, on veut toutes les arrivées au jour X et tous les départs au même jour X. On a donc ajouté la logique suivante : Remarque : pour savoir à quel paramètre correspond à Report.AutoSearchFields[0], Report.AutoSearchFields[1], Report.AutoSearchFields[2], on peut utiliser l ordre afficher dans la liste «Code» de la fenêtre action. Page 109/121

110 On voit bien que le 1 er dans la liste (Report.AutoSearchFields[0]) est le paramètre obligatoire et le 2 ème (Report.AutoSearchFields[1]) est le facultatif. Dans la définition de l action, on ne crée une ligne que pour le paramètre obligatoire. Remarque2 : une autre manière de synchroniser la valeur de ces 2 paramètres est la suivante Les paramètres retrouvés grâce au nom du tableau de données (Resa2 et Resa1), au nom du champ sur lequel porte le critère (dtfinresa et dtdebutresa) et à l opérateur utilisé (Equal). Cette technique a l avantage d être indépendante de l ordre des critères entre eux. Question 4 : comment créer dans un rapport une zone cliquable qui permette d ouvrir une fiche séjour ou une fiche ticket? Il faut utiliser dans le rapport un composant DBText et le relier à un champ de la base de données identifiant de manière unique un séjour ou un ticket (IdSejour ou IdTicket) En suite, dans l onglet «Calc», il faut ajouter la logique suivante dans l évènement «OnDrawCommandClick» de ce composant DBText : Page 110/121

111 Dans cet exemple, on affiche la fiche séjour et si cette dernière est fermée avec le bouton «OK» alors la commande «RefreshPreviewForm» est exécutée et permet de rafraichir le rapport pour prendre en compte les éventuelles modifications. Pour afficher la fiche ticket, il faut utiliser la méthode ShowTicket. Lorsque les fiches séjour ou ticket sont affichés depuis un rapport grâce aux méthodes «ShowSejour» ou «ShowTicket» alors le bouton «Ok et Impression» de ces fiches est grisé pour éviter de pouvoir lancer un nouveau rapport depuis un rapport déjà en cours d exécution. Pour ne pas afficher dans le rapport l identifiant de séjour ou de ticket du composant DBText utilisé, il est possible de placer par-dessus un composant «Image». Le rapport «Recherche séjour» est un exemple de zone cliquable avec l image Question 5 : comment créer dans un rapport une zone cliquable qui permette d ajouter ou de supprimer une consommation d un produit donné sur un séjour ou un ticket? De la même manière, il est possible d ajouter une zone cliquable pour ajouter ou supprimer une consommation d un produit donné sur un ticket ou un séjour. Page 111/121

112 Dans ce cas, la logique à utiliser dans l évènement «OnDrawCommandClick» du composant DBText est : La méthode AddRemoveConsoSejour prend cette fois ci, 4 paramètres : - StrToInt(TppDrawText(aDrawCommand).Text) représente toujours l identifiant du séjour ou du ticket associé au composant DBText - Le 2 ème paramètre est l identifiant du produit (IdProduit) pour lequel on souhaite créer une consommation (ici StrToInt(Report.AutoSearchFields[2].Value) permet de référencer un paramètre du rapport. L identifiant du produit peut ainsi être configuré au niveau de l action qui utilise le rapport) - Le 3 ème paramètre est la date et heure de la consommation (ici Report.AutoSearchFields[0].Value+CurrentTime permet d utiliser la date qui a été passée sous forme de paramètre au rapport à la quelle on ajoute l heure courante) - Enfin le 4 ème paramètre permet de préciser la variation de quantité sur la consommation (ici -1 signifie qu on enlève une quantité de 1 sur la consommation de la journée) S il n existe pas de consommation de ce produit pour le séjour pour la journée alors une nouvelle ligne de consommation est créée. Si la quantité passe à 0 pour la journée, alors la ligne de consommation est supprimée La méthode «AddRemoveConsoTicket» permet d ajouter/supprimer une consommation sur un ticket. Le rapport «Pointeuse de petit déjeuner» est un exemple d utilisation de ces méthodes. Question 6 : comment changer la devise dans les rapports? Sur la zone affichant le montant avec une devise, faire clic-droit puis choisir «Format d affichage» Puis entrez par exemple le format suivant pour un affichage en dollar : $#,0.00;-$#,0.00 Page 112/121

113 Question 7 : comment récupérer dans un rapport la valeur d une condition qui n est pas liée à un paramètre d un des tableaux de données du rapport. Comme vu précédemment, les paramètres des tableaux de données de vos rapports (onglet «Données») peuvent être associés aux conditions que vous définissez au niveau des actions associées à ce rapport. Il peut être toutefois intéressant de définir une condition et de récupérer la valeur de cette condition dans votre rapport sans que cette dernière soit liée à un paramètre d un tableau de données. Exemple : créer un rapport qui affiche un simple texte paramétrable et saisi (ou mis à jour) moment du lancement du rapport. La condition doit être définie de la même manière que vu précédemment (cf. paramétrage des actions). Pour récupérer la valeur dans le rapport, il faut utiliser la fonction suivante : code1 est le nom du code de la condition que vous avez défini dans le paramétrage de votre action. Page 113/121

114 Modifier le menu principal de l application On quitte maintenant les rapports pour revenir sur le menu principal de l application. Vous pouvez en effet modifier son organisation et son comportement en faisant clic-droit sur le menu principal lui-même et en choisissant «Personnaliser le menu». La fenêtre suivante apparait : Vous pouvez depuis cette fenêtre faire un glissé-déplacé à la souris des commandes dans le menu lui-même et dans les sous-menus. Quand cette fenêtre est affichée, vous pouvez également par simple glissé-déplacé, réorganiser les éléments du menu. Ainsi, si vous allez souvent dans la vue «Partenaire», vous pouvez directement poser la commande «Partenaires» dans le menu principal. En faisant un clic droit sur ce nouvel élément, vous pouvez dire d afficher l image et le texte. Page 114/121

115 L onglet «Options» de la fenêtre de personnalisation du menu, permet d activer ou de désactiver le fait que les éléments peu utilisés du menu soient masqués dans un 1 er temps et affichés dans un 2 ème temps ou changer l animation d ouverture des menus. Enfin, le bouton «Intialiser» de l onglet «Barre d outils» permet revenir au menu d origine et de supprimer toutes vos modifications. Page 115/121

116 Le paramétrage du menu est bien sûr sauvé d une session à l autre d utilisation de Family Hotel. Ce paramétrage est spécifique à la machine, si vous utilisez Family Hotel en multipostes vous devez le faire sur chaque machine. Page 116/121

117 Mise à jour des disponibilités sur Internet et récupération de vos réservations Internet Il existe de nombreuses agences de vente de séjours sur Internet : Pour chacune d entre elle, il est nécessaire de maintenir à jour vos disponibilités sur Internet le plus fréquemment possible pour éviter tout problème de surbooking. Cela nécessite généralement de saisir les mêmes informations auprès de différents sites, chacun avec une interface graphique différente une tache rébarbative et très consommatrices en temps. De plus, lorsqu un internaute réalise une réservation via un de ces sites de vente, il saisit toutes les informations liées à son séjour (nom, dates, type de chambre, n de carte de crédit). Il est donc également intéressant de récupérer automatiquement ces informations dans Family Hotel pour ne pas avoir à les ressaisir et éviter ainsi toute erreur. Avec l outil «Family Hotel Internet Updator» la mise à jour de vos disponibilités sur Internet et la récupération des réservations effectuées par les internautes sont entièrement automatisées. Pour le lancer, un raccourci spécial existe dans le menu Démarrer, groupe «Family Hotel». Page 117/121

118 Family Hotel Internet Updator s exécute sous forme de «tray» icône et doit rester actif toute la journée (lors de l installation de Family Hotel, une option permet de créer automatiquement un raccourci dans le groupe Démarrage de Windows pour que l outil Family Hotel Internet Updator soit relancé automatiquement en cas de redémarrage de la machine). Un fois lancé, l icône ci-dessous apparait en bas à droite : En faisant un clic-droit sur cette icône et en choisissant «Configurer», la fenêtre de configuration de la mise à jour automatique apparait : Dans l exemple ci-dessus, la mise à jour se fait toutes les 5 minutes, tous les jours de la semaine, auprès d AvailPro (channel manager) sur un horizon de 365 jours dans le futur et en utilisant, pour les types de chambre, la colonne «Type2» du paramétrage des chambres de Family Hotel (cf. «Paramétrage des chambre» dans le 1 er chapitre). L onglet «Journal» permet de consulter l activité du logiciel et de vérifier que les mises à jour se déroulent correctement. Pour pouvoir lancer cet outil, il faut une licence Family Hotel avec l option «mises à jour Internet» (à préciser lors de votre demande de licence). Family Hotel Internet Updator est un outil est modulaire ; actuellement nous disposons d un module pour la société «AvailPro» et d un module pour «Family Resa» (lui-même pouvant être connecté à Booking.com). D autres modules sont en cours de déveoppement. Les coûts d utilisation de Family Hotel Internet Updator sont variables en fonction des modules activés. Nous vous invitons à consulter notre fiche tarif publiée sur pour d avantage de détail. Page 118/121

119 Enregistrement de sa licence Family Hotel La version, que vous pouvez télécharger gratuitement depuis notre site internet, est entièrement fonctionnelle ; sa durée de fonctionnement est simplement limitée à 60 jours sur un PC donné. Pour disposer du logiciel sur une période plus longue, il faut demander une licence livrée par mail sous forme d un fichier. Vous n aurez pas à réinstaller une autre version du logiciel et vous ne perdrez pas le travail que vous avez déjà réalisé pendant la période des 60 jours. Pour demander votre licence, utilisez le menu : Personnaliser>Licence Compléter les informations demandées (Nom hôtel, Nb de chambre, Adresse, ) puis cliquer sur l adresse pour automatiquement préparer un mail avec votre numéro HardwareID. Ce numéro est indispensable à la génération de votre licence. Attention : il est indispensable d avoir enregistré votre licence avant d utiliser le logiciel pour gérer réellement votre établissement. En effet, si la licence n est pas enregistrée et passé le délai de 60 jours, il n est plus possible de lancer le logiciel. Pour enregistrer la licence, il faut suivre la procédure suivante : 1. Enregistrer le fichier.licence joint à notre mail sur votre bureau 2. Lancer Family Hotel 3. Aller dans le menu Personnaliser>Licence, la fenêtre ci-dessous apparait (si les 60 jours sont passés, cette fenêtre apparait toute seule dès le lancement de Family Hotel) Page 119/121

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