COMPTE RENDU REUNION DU JEUDI 17 FEVRIER 2011

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1 COMPTE RENDU REUNION DU JEUDI 17 FEVRIER 2011 Etaient présents : - Daniel JEULIN, Président association sportive Rennes-Cap Malo, - Charlie LE HOANGAN, Directeur Technique, - Daniel HERIVEAU, Trésorier association, Responsable de la Coordination Générale, Responsable commission transports, - Anne ROUX, Responsable commission des Bénévoles, - Christian CAVALIER, Responsable commission Ravitaillement-Epongeage, - Joël BERTHELOT, Responsable commission Sécurité, - Jean-Pierre JOUAN, Commission Sécurité - Didier PIGEON, Membre commission Sécurité - Thierry EON, Estelle MILLIAT, Société ORG EVENTS, - Nathalie NOVALES, Secrétaire association. Objets de la réunion BENEVOLES I. REFERENT DE CHAQUE COMMUNE Estelle MILLIAT envoie à Anne ROUX la liste des référents. Anne ROUX va aller voir tous les référents pour faire un point avec eux. Il faut attribuer chaque poste avec les noms correspondants des bénévoles. Les référents des communes doivent donner le nombre de signaleurs dont on a besoin pour chaque commune. Compter 20% de bénévoles en plus pour pallier aux absences de ceux qui se seront inscrits mais qui ne viendront pas. Montgermont, Cesson-Sévigné et Betton : leur apporter une aide pour le technique : Le stade Rennais Bulletin municipaux : Dans chaque commune est prévue une parution pour présenter le marathon et inciter aux inscriptions et au bénévolat. Page 1 sur 6

2 Office des Sports de la Ville de Rennes : T. EON et E. MILLIAT les contactent pour prendre RV et organiser une réunion de coordination. - Yvon LEZIARD, Président Nathalie FRELAUT, Directrice Bernard MORIN, secrétaire général Maryvonne ERMINE, vice-présidente déléguée Club d Athlétisme de Cesson-Sévigné N. NOVALES envoie la liste des personnes venues aux réunions de présentation du marathon en juillet 2010 à E. MILLIAT. II. BALADE D HAILE Bernard VINATIER, le référent de Melesse est responsable sur sa commune, il est adjoint Animations et Sports à la mairie. Le parcours de la Balade part de Cap Malo, traverse la départementale puis arrive sur une route où il n y a que quelques fermes ; d un point de vue sécurité, la gestion n est pas trop difficile : environ 6 kilomètres Réservé aux partenaires, ne pas le mentionner sur notre communication. III. RAVITAILLEMENT Prévoir une réunion pour une mise au point. Christian CAVALIER va nommer un responsable par point de ravitaillement : mettre plusieurs niveaux de responsabilité. Il y a un point de ravitaillement tous les 5 km et, intercalé, un point épongeage entre chaque point ravitaillement. (s il fait trop chaud, voir pour ajouter des gobelets aux points d épongeage) L alimentation Prévoir point de dépôt? Dans les véhicules? Où garer les véhicules? Les camionnettes de U peuvent être dans les sous-sols de REPRO CONSEIL, les bénévoles viendront les chercher au parking. Les référents des communes nous donneront le nom des bénévoles et les copies des papiers d identité ainsi que le permis de conduire. Les bénévoles : * Prévoir 8 par zone de ravitaillement et 2 ensuite pour la récupération des déchets (brigade verte). Un doublon a été prévu sur le premier ravitaillement, donc sur les deux côtés de la route, en raison du grand nombre de coureurs arrivant dans les 5 premiers kilomètres. * Prévoir 4 par zone d épongeage et 2 ensuite pour la récupération des déchets (brigade verte). Total : 90 bénévoles pour les ravitaillements : 8 ravitaillements + doublage du 1 er. 6 bénévoles pour les épongeages : 7 points d épongeage 132 au total. Donner les noms pour fin mars. Page 2 sur 6

3 Voiture déchets (voiture balai) : Prévoir 4 bénévoles pour balayer et nettoyer le parcours après le passage de tous les coureurs. IV. LOTS POUR LES BENEVOLES - Bons d achat de 20 à Cap Malo : répartition entre les magasins et tirés au sort pour équité chez les commerçants (donnés le ). - un tee-shirt Puma - un repas le dimanche soir de la manifestation - un repas le 04 septembre offert par McDonald s - lots divers par tirages au sort V. CAP MALO Prévoir un affichage ou flyers pour recrutement de bénévoles parmi les salariés de Cap Malo A créer par A. CAROU et à envoyer par mail VI. MOTARDS Joël BERTHELOT a eu l accord des motards de Tout Rennes Court pour participer au marathon le 26 juin : - 2 ou 3 motos devant les coureurs - 3 pour les médecins (si besoin selon le contrat signé) - 6 pour les partenaires - 1 pour Mr DELERUE, auditeur du marathon Au total, il faut 13 motos. VII. COMMISSIONS 1) Zone départ et zone arrivée A. ROUX doit prévoir une réunion avec T. COLLEN (arrivée) et J.Y. BOSSARD (départ) Consignes coureurs : le vestiaire. Tout est recensé par le responsable de commission. 2) Sécurité Monsieur Joël BERTHELOT Monsieur Jean-Pierre JOUAN Monsieur Didier PIGEON : leur envoyer la liste des référents. Prévoir une réunion pour une mise au point. Les liaisons SFR ont du mal à passer sur la zone de Cap Malo. COME IN prête 200 téléphones pour les responsables de poste. Dossier validé par la Préfecture concernant les points délicats le long du parcours donné par C. LE HOANGAN. 3) Santé Responsable : Robert POIRIER Le professeur ROCHECONGAR verrouille les ostéopathes et les kinés selon son choix. Page 3 sur 6

4 4) Lots Responsables : Mario PIROMALLI et Cédric BORET Les directeurs de chaque McDonald s vont démarcher les entreprises de leurs secteurs. Il s agit de la médaille, des sacs, des tirages au sort pour le marathon. Lots pour tirages au sort lors des randonnées également Démarchage : Ecole de Commerce : aller chercher les produits dans le cadre du bio. (tenir compte les vacances et les dates de stage) ORG EVENTS prépare un process pour les étudiants (argumentaire). Partenaires et donateurs : Le CA donne 30 ou 40 coupes nommer les coupes GROUPE U donne les paniers gourmands, PUMA donne les tee-shirts des bénévoles. LE DUFF donne des bons de réduction de 20% valables sur tous ses restaurants, LE STADE RENNAIS donne 100 places de foot, OUEST BUREAU va donner des chaises, COLOMBIA : Mario PIROMALLI en qualité de président du GIE peut nous ouvrir les portes des commerçants (ou pour les étudiants de l Ecole de Commerce), La Route du Meuble, DECATHLON à Betton, Centre OPERA à Pacé, Centre LECLERC à Saint Grégoire, Magasin IKEA, Restaurant LEON LE COCHON 5) Remises dossards A. ROUX doit contacter Philippe LORENT pour le nombre de bénévoles dont il a besoin. 6) Pasta Party T. EON a-t-il trouvé un prestataire? On externalise la prestation. Le partenaire garde les 12 des inscriptions et il s occupe de toute l organisation. Faudra-t-il des bénévoles pour servir et contrôler? Préparer les tickets-repas pour les inscrits Les inscrits au marathon relais peuvent également s inscrire à la pasta party. 7) Stands Nommer un responsable des stands au village Marathon Vert : accueil, renseignements divers, sur l esplanade. VIII. DIVERS 1. Etude Prendre des photos des zones ravitaillement et épongeage avant le passage du marathon et ensuite après pour clairement démontré que les espaces sont laissés intacts, sans déchets. Respect de la charte. Page 4 sur 6

5 2. Balade Haile Doit-elle être intégrée au bilan carbone? non. Le calcul se fera sur les randonnées et sur le marathon uniquement. 3. Randonnées Prévoir également des lots pour les tirages au sort : 10 % de lots sur les randonneurs, soit 100 lots. L arrivée est prévue à Armorgreen, J.C. BADIN négocie avec Agrobio pour un petit marché bio à l arrivée. Concurrence avec Biocoop, conflit d intérêt. 4. Badges A. ROUX : nommer un responsable Sur le circuit, sur l esplanade. Combien? Qui aura les badges : partenaires, bénévoles, organisation, Les badges seront-ils nominatifs? Qui tient la liste à jour? Qui la saisie? Logistique : Qui les prépare? Qui les achète? Quel modèle? Codes couleurs? Quels seront les droits catégories - niveaux? accès ligne d arrivée, ligne de départ, accès aux tribunes, Les bénévoles ont-ils un badge? Se renseigner aux marathons de Vannes et Nice sur leur organisation concernant les badges. (Charlie LE HOANGAN demande à Gaëtan LOUIS) 5. Gilets jaunes Prévoir pour les signaleurs. A quel moment remet-on les gilets aux bénévoles? Qui les achète? Qui leur remet? Page 5 sur 6

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