CTI Hôtel. Guide Rapide

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1 CTI Hôtel Guide Rapide Version:

2 Wildix Hotel est un système avancé pour la gestion d hôtel, complètement intégré dans le PBX. Vous pouvez gérer un ou plusieurs hôtels d un emplacement éloigné en utilisant votre PC ou ipad. Exigences 3 Activation 3 Présentation rapide 4 Annuaire Téléphonique 4 Gestion des CHAMBRES > Gestion de l Hôtel 4 Gestion des CHAMBRES > Gestion des CHAMBRES 4 Calendrier de l Hôtel 5 Gestion de l annuaire téléphonique 5 Personnaliser les paramètres 6 Modifier les types des chambres 6 Modifier les noms et les types des chambres existants 6 Modifier les services 7 Modifier les paramètres d hôtel 7 Opérations de base 7 Réservation 7 Enregistrements 10 Effectuer des modifications dans la réservation après l enregistrement 11 Services de facturation 12 Programmer les appels de réveil 13 Départ 14 Modifier les statuts des chambres 15 Voir et imprimer les informations 15 Voir les appels des clients 15 Voir les prix sur les chambres 15 Voir le journal des événements 16 Voir les listes des Clients actuels 16 Imprimer les modules 16 Configuration et utilisation des services à partir du téléphone 16 Voir les codes des services 16 Modifier le statut de la chambre 17 Services de facturation à partir du téléphone 17 Programmer et supprimer les appels de réveil à partir du téléphone 17 CTI Hôtel Guide Rapide 2

3 Exigences PBX Wildix Hôtel (PBX Wildix de série WGWH) Wildix Hôtel est compatible avec n importe quel système opérationnel et supporte les navigateurs suivants: - Firefox Google Chrome 10* - Internet Explorer 8 - Safari 5 *Google Chrome vous demande d activer les asks Master Notifications. Cela vous permet de voir les notifications de l application Wildix Hôtel, ainsi que tous les événements importants (appels de réveil ratés ou départs non effectués à l heure programmée) Activation 1. Aller dans WMS Page Utilisateurs ajouter des utilisateurs en sélectionnant comme type d utilisateur Chambre 2. Aller dans WMS Installations > Système > Sauvegarde ajouter CTIconnect et CDR SQLite dans la section Clé USB 3. Aller dans WMS Installations > PBX > CDR aller sur la page CDR Sqlite, appuyer sur Disponible et Sauvegarder retourner sur la page Paramètres CDR, sélectionner Sqlite dans le domaine de CDRView Backend et appuyer sur Sauvegarder 4. Aller dans /cticonnect3/ (ajouter /cticonnect à l adresse URL du PBX) Selon le navigateur utilisé, différents champs vont apparaitre dans le menu: Mozila Firefox: Annuaire Téléphonique, Historique des Appels/Fax, Statistiques CDR, Gestion des CHAMBRES, Calendrier de l Hôtel, Paramètres Utilisateur Google Chrome: Annuaire Téléphonique, Gestion des CHAMBRES, Calendrier de l Hôtel, Paramètres Utilisateur 5. Aller dans Paramètres Utilisateur Gestion de Présence à partir du champ Disponible sélectionner les utilisateurs que vous avez ajouté comme chambres dans le WMS lors de la première étape utiliser le bouton >> pour les déplacer vers le champ Selectionné appuyer sur Sauvegarder 6. Une fois la page mise à jour, accéder au menu Gestion des CHAMBRES et les chambres s afficheront divisées en groupes (étages) CTI Hôtel Guide Rapide 3

4 Présentation rapide Annuaire Téléphonique Vous pouvez ici voir, ajouter ou supprimer les clients et modifier leurs coordonnées. Gestion des CHAMBRES > Gestion de l Hôtel Vous pouvez ici personnaliser vos paramètres modifier le nom et le type de chambre, ajouter des détails ajouter de nouveaux services avec les coûts relatifs modifier le type de chambre (single, double, etc) modifier les détails de l hôtel pour visionner tous les reçus, factures etc Gestion des CHAMBRES > Gestion des CHAMBRES Vous pouvez ici effectuer toutes les opérations de base liées à la gestion d hôtel, telles que l enregistrement, le départ, la réservation, la facturation, la configuration des appels de réveil. Vous pouvez également modifier le statut des chambres (nettoyée, pas nettoyée, hors service), voir le journal des événements, voir les appels des clients et la liste de prix des chambres, imprimer des modules. CTI Hôtel Guide Rapide 4

5 Calendrier de l Hôtel Dans le calendrier, vous ne pouvez voir que les réservations et les chambres occupés. Une fois le chambre nettoyée, elle disparaît du calendrier. A partir du calendrier, vous pouvez aussi effectuer les opérations de base, telles que l enregistrement, le départ, la réservation, voir les événements pour une période sélectionnée et voir la liste des clients actuels avec les enregistrements et les départs prévus. Gestion de l annuaire téléphonique Aller dans l Annuaire Téléphonique: Chaque fois qu une réservation ou un enregistrement de nouveaux clients est effectué, ceux-ci sont automatiquement ajoutés à l annuaire téléphonique relatif (Clients). CTI Hôtel Guide Rapide 5

6 Pour ajouter ou supprimer un client, appuyer sur + ou - à côté du champ Annuaire tél. Pour modifier un contact, sélectionner le contact et appuyer sur Modifier modifier appuyer sur Sauvegarder Vous pouvez ajouter des entreprises comme utilisateurs dans l annuaire téléphonique. C est très utile dans les cas où une entreprise paie pour un client. Au moment de faire la réservation, vous sélectionnez les clients qui séjournent et le client qui paie, il vous suffit ainsi de sélectionner une entreprise comme client qui paie. Personnaliser les paramètres Aller dans Gestion des CHAMBRES > Gestion des CHAMBRES Modifier les types des chambres Appuyer sur Pour ajouter un nouveau type de chambre appuyer sur + entrer le nom du type de chambre entrer le tarif de jour pour ce type de chambre appuyer sur Sauvegarder. Pour modifier le type de chambre existant, sélectionner le type de chambre que vous souhaitez modifier modifier les champs appuyer sur Sauvegarder. Pour supprimer un type de chambre, sélectionner le type de chambre appuyer sur - appuyer ensuite sur OK. Modifier les noms et les types des chambres existants Sélectionner une ou plusieurs chambres cliquer sur Si vous avez sélectionné une chambre, vous pouvez modifier le nom, sinon vous ne pouvez modifier que le type de chambre et ajouter des détails appuyer sur Sauvegarder. CTI Hôtel Guide Rapide 6

7 Modifier les services Appuyer sur Pour ajouter un nouveau service, appuyer sur + entrer le nom entrer le code (cela sert pour l activation à partir des chambres, directement avec le téléphone) entrer le prix appuyer sur auto si vous souhaitez activer ce service pour chaque client lors de l enregistrement appuyer sur Sauvegarder. Pour modifier un service existant, sélectionner le service modifier les champs appuyer sur Sauvegarder Pour supprimer un service existant, sélectionner le service appuyer sur - appuyer ensuite sur OK. Pour imprimer la liste de services avec les tarifs appuyer sur Imprimer les services Imprimer. Modifier les paramètres d hôtel Appuyer sur Vous pouvez ici mettre en place toutes les informations concernant l hôtel. L information créé ici s affichera sur toutes les formulaires officiels, tels que reçus, factures, etc. Modifier les champs nécessaires et appuyer sur Sauvegarder. Opérations de base Réservation Vous pouvez faire une réservation à partir de la Gestion des CHAMBRES > Gestion des CHAMBRES > Réservations ou à partir du Calendrier de l Hôtel CTI Hôtel Guide Rapide 7

8 Menu Calendrier de l Hôtel Pour faire une nouvelle réservation: 1. Passer la souris pour sélectionner une ou plusieurs chambres et une période appuyer sur 2. Appuyer sur Ajouter un CLIENT sélectionner un client dans Contacts (ou entrer un nouveau nom), sélectionner Client est présent dans le CHAMBRE, Client est tenu de payer la CHAMBRE * ou sélectionner les deux: *Vous ne pouvez pas faire une réservation sans avoir sélectionné le client qui paie: Vous pouvez sélectionner une entreprise qui va payer pour le client: Appuyer sur Ajouter un CLIENT sélectionner le nom de l entreprise dans les Contacts et le configurer comme CLIENT est tenu de payer la CHAMBRE appuyer sur Sélectionner appuyer de nouveau sur Ajouter un CLIENT sélectionner un client et choisir CLIENT est présent dans la CHAMBRE. Celui qui paie s affiche en rouge: 3. Répéter cette étape pour ajouter plus de clients si nécessaire Lorsque le client qui paie est sélectionné, les autres seront automatiquement considérés comme clients qui demeurent CTI Hôtel Guide Rapide 8

9 S il y a plusieurs réservations, ajouter des clients à d autres chambres en appuyant sur le numéro de chambre en dessous de Ajouter un invité Si vous n ajoutez pas de clients aux autres chambres ou ne sélectionnez pas qui paie pour les autres chambres, toutes les autres chambres seront automatiquement attribuées au client qui va payer pour la première chambre: 4. Sélectionner la période du séjour: 5. Corriger le tarif du jour et ajouter des notes (si nécessaire) 6. Entrer le montant du dépôt et appuyer sur Imprimer le reçu de dépôt (si payé): 7. Appuyer sur OK Vous pouvez voir les réservations existantes dans le Calendrier de l hôtel: Pour faire des modifications dans la réservation existante, cliquer deux fois avec le bouton gauche sur la réservation appuyer sur Modifier : CTI Hôtel Guide Rapide 9

10 Pour supprimer une réservation existante, appuyer sur Supprimer Menu Gestion des CHAMBRES Sélectionner une ou plusieurs chambres appuyer sur le fichier Réservations (le même que celui du Calendrier de l Hôtel) s ouvre suivre les mêmes étapes qu à partir du Menu Calendrier de l Hôtel. Enregistrements Vous pouvez effectuer les enregistrements à partir de Gestion des CHAMBRES > Gestion des CHAMBRES > Arrivées OU à partir du Calendrier de l Hôtel Calendrier de l hôtel 1. Sélectionner une ou plusieurs réservations dans le calendrier et appuyer sur OU sélectionner une réservation et cliquer deux fois avec le bouton gauche et appuyez sur Arrivées. 2. Ajouter des clients, ajouter des notes, modifier les dates, les frais journaliers, le montant du dépôt et imprimer le reçu de dépôt, si nécessaire. 3. Appuyer sur OK le fichier de Services s ouvre automatiquement: CTI Hôtel Guide Rapide 10

11 4. Ajouter ou supprimer des services, si nécessaire 5. Appuyer sur Sauvegarder pour terminer l enregistrement. Appuyer sur Suivant pour d abord mettre en place les Appels de réveil puis Sauvegarder pour terminer l enregistrement. Pour faire un enregistrement sans réservation préalable: Menu Calendrier de l Hôtel 1. Déplacer la souris dans le calendrier pour sélectionner une ou plusieurs chambres ainsi que les dates. 2. Appuyer sur 3. Ajouter un ou plusieurs clients (ne pas oublier de sélectionner le client qui va payer) suivre les mêmes étapes que dans le cas de l'enregistrement après la réservation. Menu Gestion des CHAMBRES Sélectionner une chambre vide et cliquer deux fois dessus OU appuyer sur ajouter un ou plusieurs clients (ne pas oublier de sélectionner le client qui va payer) suivre les mêmes étapes Effectuer des modifications dans la réservation après l enregistrement Menu Gestion des CHAMBRES Sélectionner une ou plusieurs chambres et appuyer sur Si vous sélectionnez une seule chambre, cliquer dessus avec le bouton droit et appuyer sur Modification : CTI Hôtel Guide Rapide 11

12 Ajouter ou supprimer des clients, modifier les dates du séjour, le tarif journalier, le montant du dépôt, ajouter des notes appuyer sur Sauvegarder Calendrier de l hôtel Cliquer deux fois sur la chambre appuyer sur Modifier modifier cliquer sur Sauvegarder Services de facturation Menu Gestion des CHAMBRES Sélectionner une ou plusieurs chambres appuyer sur Si vous sélectionnez une seule chambre, cliquer dessus avec le bouton droit et appuyer sur Services sélectionner les services de la liste, appuyer sur + Sauvegarder Appuyer sur - pour supprimer un service. Vous pouvez facturer les services sur une autre chambre: Sélectionner le service appuyer sur Facturer sélectionner la chambre sur laquelle facturer dans un nouveau fichier appuyer sur Facturer. CTI Hôtel Guide Rapide 12

13 Programmer les appels de réveil La chambre est automatiquement appelée à l heure programmée. Dans le cas où le client ne répond pas, le système affiche une notification. Vous pouvez sélectionner le message que le client entendra dans le WMS Menu Gestion des CHAMBRES Sélectionner une ou plusieurs chambres appuyer sur Si vous sélectionnez une seule chambre, vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit et appuyer sur Réveil Sélectionner la date pour l appel du réveil et le nombre des jours successifs appuyer sur + Sauvegarder Vous verrez une chambre avec le réveil programmé: Pour supprimer le réveil, sélectionner le réveil et appuyer sur - Sauvegarder CTI Hôtel Guide Rapide 13

14 Départ Menu Gestion des CHAMBRES 1. Sélectionner une ou plusieurs chambres* appuyer sur ou juste cliquer deux fois sur la chambre. Si vous sélectionnez une seule chambre, vous pouvez cliquer dessus deux fois avec le bouton gauche et appuyer sur Départs * Vous pouvez effectuer plusieurs départs seulement pour les chambres avec la même date d enregistrement. 2. Modifier les informations dans les champs (si nécessaire) 3. Appuyer sur Imprimer pour imprimer la facture 4. Appuyer sur Départs Calendrier de l hôtel Sélectionner une ou plusieurs chambres et ensuite appuyer sur OU sélectionner une chambre, cliquer dessus avec le bouton droit et appuyer sur Départs le même fichier que dans le Menu Gestion des CHAMBRES s ouvre suivre les mêmes étapes. Une fois le départ effectué, il disparaît du Calendrier de l Hôtel Après le départ, le statut de la chambre se transforme automatiquement en pas rangé CTI Hôtel Guide Rapide 14

15 Modifier les statuts des chambres Menu Gestion des CHAMBRES Sélectionner une ou plusieurs chambres et appuyer sur sélectionner les chambres cliquer sur le statut ci-dessus (nettoyé, pas encore nettoyé, Hors Service) appuyer sur Sauvegarder Si vous sélectionnez une seule chambre, vous pouvez sélectionner le statut, cliquer dessus avec le bouton droit et mettre en place le statut: La chambre vide qui est hors de service s affiche en gris: Voir et imprimer les informations Voir les appels des clients Aller dans le Menu Gestion des CHAMBRES sélectionner une ou plusieurs chambres et appuyer sur OU sélectionner une chambre et cliquer dessus avec le bouton droit appuyer sur Liste des Appels la liste des appels s ouvre* Vous pouvez facturer les appels sur une autre chambre: sélectionner les appels appuyer sur Facturer *Seulement les appels associés à certaines listes sont affichés. Voir les prix sur les chambres Aller dans le Menu Gestion des CHAMBRES appuyer sur CTI Hôtel Guide Rapide 15

16 Voir le journal des événements Aller dans le Menu Chambre appuyer sur le fichier Gestionnaire événements s ouvre Sélectionner les dates et les événements que vous souhaitez consulter appuyer sur Chercher Pour supprimer un événement, sélectionner un événement appuyer sur Supprimer Voir les listes des Clients actuels Aller dans le Calendrier de l Hôtel appuyer sur Vous pouvez voir les Clients arrivants, les Clients actuels et les Clients partants Voir les événements pour la période sélectionnée Aller dans le Calendrier de l Hôtel sélectionner les chambres et la période dans le calendrier appuyer sur Imprimer les modules Aller dans le Menu Chambre Appuyer sur pour imprimer les modules PS Configuration et utilisation des services à partir du téléphone Aller dans WMS PBX > Codes fonctions - modifier le champ Installer le statut de la chambre (771 par défaut) - modifier le champ Charger le service (772 par défaut) - modifier le champ Appel de réveil (773 par défaut) Voir les codes des services Accéder au CTIconnect Menu Gestion des CHAMBRES cliquer sur Services dans le secteur Gestion de l Hôtel appuyer sur Imprimer les services s affiche la liste des services avec les relatifs prix et codes CTI Hôtel Guide Rapide 16

17 Modifier le statut de la chambre Composer le numéro mis en place dans le WMS PBX > Codes fonctions, Installer le statut de la chambre suivre les instructions du message vocal pour mettre en place le nouveau statut Par exemple: Composer 771 Composer - 1 pour mettre en place le statut Nettoyé - 2 pour mettre en place le statut Pas encore nettoyé - 3 pour mettre en place le statut Hors service Services de facturation à partir du téléphone Composer le numéro mis en place dans le WMS PBX > Codes fonctions, Facturer le service suivre les instructions du message vocal pour facturer le service: - Composer le code du service à facturer suivi par * - (s il est différent de 1) Composer la quantité - (si vous souhaitez ajouter plus de services) Composer * Par exemple: Composer le 772 Composer le 32* pour facturer le petit déjeuner dans la chambre Composer le 2* pour indiquer que la quantité est de 2 (pour deux personnes) Composer le 22* pour facturer le déjeuner dans la chambre Composer le 2 pour indiquer que la quantité est de 2 Vous avez composé: * 2 * 22 * 2 Programmer et supprimer les appels de réveil à partir du téléphone Composer le numéro mis en place dans le WMS PBX > Codes fonctions, Appel de réveil suivre les instructions du message vocal pour programmer ou supprimer les appels de réveil: - Composer le 1 pour programmer un nouveau appel de réveil, le 2 pour modifier celui programmé précédemment - Composer le 1 pour programmer un appel de réveil pour le jour actuel le 2 pour programmer un appel de réveil pour le jour suivant le 3 pour programmer un appel de réveil pour un autre jour - si vous avez composé le 1 ou le 2, composer l heure suivie par # composer les minutes suivies par #, composer le 1 pour confirmer CTI Hôtel Guide Rapide 17

18 composer le 0 pour modifier (de cette façon vous programmez un appel de réveil pour le jour actuel ou suivant) - si vous avez composé le 3, composer le mois suivi par # composer le jour suivi par # composer l heure suivie par # composer les minutes suivies par #, composer le 1 pour confirmer composez le 0 pour modifier (de cette façon vous programmez un appel de réveil pour une date concrète) Par exemple: vous souhaitez programmer un appel de réveil pour le lendemain matin pour 8.30 Composer le 773 Composer le 1 Composer le 2 composer le 8 (ou 08) appuyer sur # composer le 30 appuyer sur # composer le 1 (pour confirmer) Vous avez composé: # 30 # 1 CTI Hôtel Guide Rapide 18

19 Contacts: France: Italie: CTI Hôtel Guide Rapide 19