Chaque semaine ou quand l actualité le nécessite. COMMENT? PLANIFICATION. 1 Identification des sujets à aborder et donc des membres concernés

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1 DÉFINITION RÉUNIONS Moment où tous les membres d une entreprise se retrouvent pour discuter des orientations à prendre pour faire évoluer celle-ci. BUT Faire le point, au sein de chaque département, de l état d avancement des dossiers et distribuer les tâches respectives. QUAND? Chaque semaine ou quand l actualité le nécessite. COMMENT? PLANIFICATION 1 Identification des sujets à aborder et donc des membres concernés 2 Programmation à jour et heure fixes PRÉPARATION 23 1 Échanges d information avec les différents départements sur l état d avancement de leurs activités 2 Sur base des informations reçues, élaboration d un ordre du jour en 5 à 7 points maximum 3 Collecte de toute documentation/tout élément utile pour alimenter le débat. ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ ANIMATION - CONTENU 1 Respect du timing! Maximum 1h30 (pour garder l attention) 2 Rédaction de l ordre du jour au tableau ou sur feuille 3 Relecture et/ou approbation du PV précédent par le département RHC 4 Élection d un gardien du temps ; idéalement, chaque point ne devrait prendre plus de 5 à 7 minutes 5 Introduction de chaque sujet en cédant la parole aux membres concernés 6 Clôture des réunions par un point divers ; chacun peut s y exprimer. EXEMPLE DE COMPTE RENDU DE RÉUNION, VOIR FICHE RESSOURCE N 109

2 CONSEILS À RÉALISER : un calendrier de la Mini-Entreprise avec congés, examens, activités LJE (ventes, séminaires, permanence comptable, Congrès ) Il n est pas aisé de mener une réunion, certains parlent en même temps, d autres n écoutent pas Quelques petits trucs pour se faire entendre/ capter l attention : Baisser le ton, voire se taire et attendre Imaginer un moyen sympa pour la prise de parole de chacun Donner deux - trois minutes au groupe pour se relâcher, faire un tour, crier avant de reprendre le cours de la réunion Par sa fonction, un AD a également le pouvoir d exiger d un élément perturbateur qu il sorte de la réunion. C est un droit dont il faut savoir user Il existe des outils gratuits de partage d agendas sur internet (Google agenda, par exemple) ou de planification d événement (doodle.com, par exemple) BON À SAVOIR : L administrateur délégué n a pas pouvoir de décision. La Mini-Entreprise est un travail collégial, de ce fait, les décisions se prennent ensemble! En cas d indécision du groupe, il est nécessaire de procéder à un vote à majorité (secret ou main levée). En cas d ex-æquo, l AD tranchera.

3 GESTION D UNE ÉQUIPE 24 ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ DÉFINITION Groupe de personnes ayant le même but ou devant réaliser un travail commun. BUT Fédérer les compétences de chacun afin d optimiser l atteinte des objectifs. Notion de motivation. QUAND? Tout au long de la vie de la Mini-Entreprise. COMMENT? Définition claire des rôles de chacun dans l équipe => organigramme Définition claire des objectifs de chacun Description des tâches et des délais pour chaque département Suivi de l accomplissement des tâches auprès des départements Rappel à l ordre en cas de manquement Détection et gestion des conflits (en parler, les résorber) et consultation du Directeur RHC Organisation régulière d activités de Teambuilding ORGANIGRAMME, VOIR FICHE RESSOURCE N 103 TEAMBUILDING, VOIR FICHE RESSOURCE N 112

4 CONSEILS Un organigramme clair et précis En cas de désaccord, un AD n a pas pouvoir de décision Un conflit à propos de la non réalisation d une tâche par un membre? Pour rappeler à l ordre : 1 Baisser le ton, voire se taire et attendre Pas de solution? Evoquer le problème en réunion et décider d une éventuelle sanction. Consultez également la fiche n 32 de ce guide consacrée au teambuilding BON À SAVOIR : On a tous droit à l erreur Nul n est parfait. 2 Inutile de sermonner la personne devant l équipe, un aparté est bien plus sain 3 Lui demander ses raisons ; les comprendre, les évaluer objectivement 4 Proposer une deadline pour la réalisation de la tâche 5 En cas de mauvaise foi ou de refus, lui rappeler son engagement.

5 SAVOIR SUSCITER LA MOTIVATION 25 ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ DÉFINITION Ensemble des facteurs déterminant l action et le comportement d un individu pour atteindre un objectif ou réaliser une activité. C est la combinaison de l ensemble des raisons conscientes ou non, collectives et individuelles, qui incitent l individu à agir au sein d une équipe. C est l un des enjeux de la fonction managériale. BUT Permettre à l équipe d atteindre les objectifs opérationnels dérivés de la mission de l entreprise en travaillant sur l individu, sur son bien-être, sur son sentiment d utilité et d intégration au sein du groupe. QUAND? Tout au long de la vie de la Mini-Entreprise. Surtout dans les moments creux (périodes post-examen, post-congrès ). COMMENT? MOTIVER SON ÉQUIPE REQUIERT UN ÉQUILIBRE ENTRE PLUSIEURS SAVOIR- FAIRE ; 1 SAVOIR FAIRE CONFIANCE Laisser aux collaborateurs leur propre espace d action, pour lequel ils savent qu ils bénéficient de votre confiance. Tout collaborateur doit connaître clairement la mission qui lui incombe et les objectifs qui y sont associés. TEAMBUILDING, VOIR FICHE RESSOURCE N 112

6 Sauf problème avéré, l AD doit veiller à n intervenir dans leur mission que par des «points de contrôle» prédéterminés dans le planning (exemple : topo du DF sur la situtation financière et la trésorerie toutes les 2 semaines). La confiance se gagne également sur le terrain des relations humaines : se faire confiance implique une marque de respect de part et d autre. 2 SAVOIR RESPONSABILISER Accorder à ses directeurs un pouvoir décisionnel au sein de leur département permet à l équipe d atteindre des degrés supplémentaires de satisfaction, si les objectifs sont atteints. CETTE STRATÉGIE PERMET : D augmenter le degré d implication de chacun De développer la capacité d innovation des membres en les incitant à mettre en œuvre leurs idées De transmettre sa propre motivation D augmenter les compétences de l équipe En favorisant l autonomie des membres, de permettre la gestion de situations délicates. 3 SAVOIR ORCHESTRER C est éviter un travail routinier qui risque de baisser la motivation de l équipe. L AD, tel un chef d orchestre, doit savoir transmettre des impulsions à ses directeurs/ employés, en lançant de temps en temps des projets novateurs ou des «projets défis». Ces impulsions permettent de galvaniser les troupes, à condition que la réussite des projets soit clairement associée à une récompense (prime, journée de repos, soirée, repas...). Attention toutefois à ne pas tomber dans l excès, en enchaînant défi sur défi. Une telle stratégie risque de décupler audelà du raisonnable l esprit de compétition entre les collaborateurs. AUTRE DANGER : les collaborateurs ne s intéressent plus qu aux «projets défis» et à la gestion des urgences, en laissant de côté les tâches de fond. 4 SAVOIR SOIGNER L AMBIANCE La motivation de votre équipe est étroitement liée à l environnement de travail. L AD ou le DRH devra donc être attentif à l ambiance de son équipe ou de son service, en apprenant à connaître chaque membre et en agissant sur les problèmes capables de perturber leur niveau de motivation. Cette logique implique, bien entendu, le fait d organiser régulièrement des activités fédératrices (réunions, séminaires, formations, teambuilding...). CONSEILS Consultez également la fiche n 32 de ce guide consacrée au teambuilding

7 DÉFINITION ANALYSE SWOT L analyse SWOT (Strengths Weaknesses Opportunities Threats) ou AFOM (Atouts (forces) Faiblesses Opportunités Menaces) est un outil d analyse stratégique qui combine l étude des forces et des faiblesses d une entreprise avec celle des opportunités et des menaces de son environnement. FORCES Aspects positifs internes que contrôle l entreprise et sur lesquels on peut bâtir dans le futur FAIBLESSES Aspects négatifs internes mais contrôlés par l entreprise, pour lesquels des marges d amélioration importantes existent OPPORTUNITÉS Possibilités extérieures positives dont on peut éventuellement tirer parti, dans le contexte des forces et des faiblesses actuelles MENACES 26 Problèmes, obstacles ou limitations extérieures qui peuvent empêcher ou limiter le développement de l entreprise ou du département. ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ BUT Aider à la définition d une stratégie de développement. Fournir une base pour la prise de décisions et la résolution de problèmes QUAND? Au démarrage de la Mini-Entreprise. EXEMPLE ANALYSE SWOT, VOIR FICHE RESSOURCE N 113

8 COMMENT? Chaque département procède à l analyse SWOT des activités de son département Débriefing de ces analyses et mise en commun idées Analyse SWOT générale de l entreprise Suivi des activités de l entreprise en fonction de l analyse SWOT de chacun des départements CONSEIL Il est indiqué de procéder à l analyse SWOT sous forme de tableau : ORIGINE INTERNE (organisationelle) POSITIF (pour atteindre l objectif) FORCES STRENGTHS NÉGATIF (pour atteindre l objectif) FAIBLESSES WEAKNESSES ORIGINE EXTERNE (origine = environnement) OPPORTUNITÉS OPPORTUNITIES MENACES THREATS > À présenter en AG.

9 DÉFINITION OBJECTIFS Résultat(s) précis à atteindre dans un délai déterminé que l on se fixe. BUT Se donner une vision claire de ce que chacun doit faire pour arriver à un résultat et définir les stratégies (voir fiche 28 de ce guide) à mettre en place pour parvenir à l objectif fixé. «Il est nécessaire de travailler ensemble à la réalisation d objectifs communs (et d éviter la poursuite d intérêts divergents à tous les niveaux de l organisation) afin d atteindre l excellence en termes d efficacité et d accomplissement.» Dave Packard (cofondateur de HP). QUAND? Dès le choix de l activité et l élection du comité de direction. COMMENT? 27 Définition des objectifs à terme de la Mini-Entreprise Définition des objectifs de et par chaque département (AD inclus) Débriefing des objectifs déterminés par chaque département Communication sur les objectifs (notamment vers les actionnaires) Suivi des actions mises en œuvre pour atteindre les objectifs. ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ

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11 DÉFINITION STRATÉGIES Selon Michael Porter (professeur de stratégie d entreprise de l Université de Harvard) : «la réalisation des choix d allocation de ressources (financières, humaines, technologiques, etc.) qui engagent l entreprise dans le long terme et la dotent d un avantage concurrentiel durable, décisif et défendable» BUT Envisager et décider du «comment faire» pour qu une entreprise atteigne ses objectifs. QUAND? Dès l élection du comité de direction COMMENT? 28 Il existe différents types de stratégie : 1 Stratégie de gestion d équipe 2 Stratégie de la communication 3 Stratégie SWOT (voir fiche 26) Chaque département (AD inclus) détermine la manière dont il va/veut atteindre ses objectifs Analyse des stratégies déterminées par les départements Analyse de la progression des résultats et modification/ adaptation des stratégies si nécessaire Communication sur les stratégies (notamment vers les actionnaires). ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ

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13 DÉFINITION INDICES QUALITÉ (IQ) Normes dont l information permet d identifier l évolution (ou la dégradation) d une entreprise en regard des objectifs qualités qu elle s est fixés. DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE : L on répertorie trois IQ et donc trois niveaux : NIVEAU 1 : 7 critères portant sur la période de démarrage, en particulier sur les démarches administratives NIVEAU 2 : 8 critères portant notamment sur la gestion financière, comptable de la Mini-Entreprise, sur les stratégies commerciales et promotionnelles mises en place NIVEAU 3 : 11 critères portant notamment sur l émulation du groupe, sur sa motivation et donc sur une vision plus ambitieuse des objectifs à atteindre (participation au congrès, concours, au programme EwB ) PAR L OBTENTION DE CES IQ, LA MINI-ENTREPRISE S ASSURE DE/DU : 1 L obtention de certificats de qualité 2 Droit de faire mention du niveau atteint, de reproduire le logo de l IQ sur tout support L acquisition des IQ favorise également sa pré-sélection au concours de la Mini-Entreprise de l année. BUT 29 Créer en interne une dynamique d évolution positive et qualitative. Faire reconnaitre le travail de la Mini- Entreprise par ses pairs et par le monde extérieur (école, parents, actionnaires, clients, fournisseurs, media ). Obtenir des avantages financiers. ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ QUAND? Dès que les critères d un niveau sont remplis et validés par LJE, obtention d un IQ Voir échéancier COMMENT? Lecture et compréhension des critères à respecter Respect des règles : Le passage d un IQ à l autre se fait dans l ordre numérique croissant Pour accéder à un niveau supérieur, le précédent doit être franchi selon le pourcentage fixé PROCÉDURE D ACCÈS AUX INDICES QUALITÉ, VOIR FICHE RESSOURCE N 110

14 Collecte des preuves Constitution d un dossier décrivant chaque réalisation par type de critère avec preuves en annexe Envoi du dossier à LJE par info@lje.be ou par courrier Vérification, validation et accord de LJE par mail de retour. CONSEILS N attendez pas l obtention officielle d un niveau pour entamer la procédure suivante. BON À SAVOIR Il appartient à la Mini-Entreprise de faire les recherches, solliciter les attestations, réaliser les copies, collecter les preuves nécessaires et photos pour répondre aux différents critères (voir détail pour chaque critère) ; exemples de preuves : documents, photos, ticket de caisse. Il est interdit d utiliser le logo IQ ou de faire état d un niveau atteint avant réception officielle de l avis de validation dudit niveau La Mini-Entreprise se verra notifier l octroi ou le retrait de son IQ par mail ainsi que le certificat d obtention du niveau par le secrétariat de LJE. Quels sont les montants des primes à l investissement? Elles sont non cumulables et octroyées «nettes» d impôt sur les bénéfices : Par conséquent, si la Mini-Entreprise est en bénéfices vous comptabiliserez: Pour le niveau 1 : 35 Pour le niveau 2 : 70 Pour le niveau 3 : 100 Pour le niveau 3 avec écolabel : 135 Et, si la mini est en pertes vous comptabiliserez: Pour le niveau 1 : 25 Pour le niveau 2 : 50 Pour le niveau 3 : 75 Pour le niveau 3 avec écolabel : 100 Ces primes ne seront pas versées directement à la Mini-Entreprise, elles seront ajoutées à son résultat et donc au montant qui sera remboursé à ses actionnaires.

15 INDICES QUALITÉ (IQ) CRITÈRES D ÉVALUATION PAR NIVEAU 29 ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ NIVEAU 1 NIVEAU 2 REMPLIR 7 CRITÈRES REMPLIR AU MINIMUM 7 CRITÈRES SUR LES 8 1 Créer une carte d identité pour la mini + organigramme Répondre aux critères de l IQ 1 2 Enregistrer la Mini-Entreprise ainsi que les jeunes sur la plateforme LJE ( envoi des autorisations et paiement des frais d assurance 1 3 Rechercher activement des souscripteurs au capital 2 Lancer une publicité (moyen quelconque de promotion) Organiser un événement suscitant la motivation de l équipe 4 Mettre en place les outils d une bonne gestion financière 3 Participer à 2 ventes supplémentaires 5 Joindre l étude de marché initiale, justifier tout changement 4 Actualiser le seuil de rentabilité et le prix de revient 6 Concevoir et réfléchir à un mini business plan 5 Eviter les amendes 7 Avoir participé à 1 vente 6 Participer aux séminaires organisés par LJE, minimum ½ participants 7 Rédiger des procès-verbaux 8 Payer l ONSS, précompte et TVA

16 Répondre aux critères de l IQ2 NIVEAU 3 REMPLIR AU MINIMUM 8 CRITÈRES SUR LES Utiliser un média pour promotion (pas journal scolaire!) Créer une page ou un site Internet Participation à un des concours organisés par l ASBL LJE Trouver «4» lieux de vente (autres que ceux de l ASBL LJE) Organiser un 2 ème événement suscitant la motivation de l équipe Entreprendre une démarche internationale (congrès, vente, partenariat, EWB ) Avoir 80% des jeunes de la mini présents durant l année Actualiser seuil de rentabilité et le prix de revient Parité homme / femme dans le comité de direction Avoir mené une collaboration avec une Mini-Entreprise issue d une école différente. Moyen de preuve : invitations + photos. Préciser le type de collaboration (date, attestation du conseiller présent à l événement). Avoir consulté un professionnel du monde de l entreprise (un commercial, un responsable technique, un responsable de management, un financier Moyen de preuve : carte de visite, compte-rendu sur la rencontre, photo(s)