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1 Factures Retirez plus de votre facture. 1

2 Le taux de lecture d une facture est de 98 %. Et pourtant, bien souvent, les entreprises ne s en servent que pour communiquer un montant et un numéro de compte. D un point de vue stratégique, c est une occasion manquée. On constate qu aujourd hui, les consommateurs ont une nette préférence pour les factures papier. Nos experts vous expliquent comment faire pour que celles-ci soient payées plus rapidement, qu elles deviennent une source de chiffre d affaires supplémentaire ou contribuent à réduire vos frais généraux. Mais vous êtes un entrepreneur. Vous vous intéressez donc encore plus à l avenir. Tout comme nous, à La Poste. C est pourquoi, si vous envisagez de vous préparer à la facturation électronique, nous pouvons vous conseiller afin de passer à la vitesse supérieure, notamment en ce qui concerne les exigences juridiques et les défis opérationnels liés à une telle initiative. Retirez plus de vos factures : contactez l de La Poste pour convenir d un entretien exploratoire ou pour procéder au screening professionnel de vos factures sortantes. Johnny Thijs CEO de La Poste Retirez plus de votre facture Huit défis pour votre facturation papier et électronique. 1 Réduction des frais généraux 2 Délai Moyen de Paiement raccourci 3 Optimisation des processus 4 Temps de facturation réduit 5 Sécurisation optimale de l e-facturation 6 E-implémentation efficace 7 Chiffre d affaires supplémentaire par le biais des factures 8 Satisfaction client accrue 9 10 Cas : les nouvelles factures de La Poste Expériences : Q8, Laboratoire Dr Collard et Speos 3

3 1 Réduction des frais généraux Monsieur Clerens M Rue du Village Liège EnergyL Externaliser votre facturation diminue le risque d erreurs, réduit le temps de mise en application et permet une disponibilité optimale A mentionner dans tout échange de correspondance Numéro de client : Numéro de facture : Une étude du magazine professionnel néerlandais ITC a démontré que la moitié des entrepreneurs ignorent combien leur coûte l administration de leurs factures sortantes. Dans la réalité, on constate que ce coût - interne - est proche de 14. En externalisant l administration liée à votre facturation et en faisant appel à l expertise d un partenaire externe, vous gagnez en efficacité. Vous disposez non seulement d une véritable visibilité sur ces coûts, mais vous améliorez également vos processus. Facture de consommation du 15 novembre 2009 Adresse de consommation : M Clerens, Rue du Village 55, 4000 Liège : un concept soutenu par des spécialistes de différentes disciplines Hors TVA TVA TVA incluse Electricité : Détail en annexe 887,10 EUR 21 % 1073,40 EUR EAN Consommation totale 887,10 EUR 1073,40 EUR Montants intermédiaires déjà facturés -810,00 EUR Montant de la facture Veuillez régler le montant de 263,40 EUR avant le 30 novembre Sur le compte IBAN BE (BIC = BPTTBP1) d EnergyL s.a. - Avec mention du numéro /85522/ ,40 EUR Information TVA Base TVA 21 % 217,80 EUR 45,60 EUR TOTAL 217,80 EUR 45,60 EUR Via l, La Poste propose une offre de services complète. Le savoir-faire des filiales spécialisées exbo, Speos et Certipost vous aide à comprimer vos frais de facturation papier et électronique. De solutions de mailroom hybrides et de scanning ultra sophistiquées à l impression digitale et à la préparation du courrier. Du traitement, de l impression et de la gestion des factures à l échange des documents digitaux, conformément à la réglementation fiscale et économique tant au niveau national qu européen. C est prouvé : diminution des coûts perceptible dans tous les types d entreprises Un service de qualité, garanti et fiable à 100 % Une intégration parfaite avec tous les systèmes d automatisation (SAP, Baan, Microsoft Dynamics, etc.) EnergyL s.a. - Rue Royale 2, 1000 Bruxelles RDC Bruxelles TVA BE IBAN BE BIC: BPTTBP1 4 5

4 BELRing s.a. Rue Royale Bruxelles tél (gratuit via Belring) M. J Dubois Rue de Namur Wavre BELRing Your Telecom Partner Comment donner davantage d impact à vos factures et à l envoi de celles-ci? D après l European Payment Index, dans notre pays, les entreprises payent leurs factures avec, en moyenne, 22 jours de retard. Selon les calculs du professeur Theunissen (UA Managementschool), de tels retards de paiement grèvent la marge des entreprises de 3 %. Ce n est pas rien. Les retards de paiement engendrent bien sûr des problèmes de cash-flow mais sont aussi source de coûts additionnels, comme les frais liés aux lettres de rappel, mises en demeure et à l encaissement. Si votre société arrivait à se faire payer au terme des 30 jours prévus par la loi, vous en retireriez un profit certain. 2 DMP raccourci Date N de client Facture N Page N 15/11/ de 6 Votre solde TVA incl. 15,32 euros De la couleur et Click & Post : deux façons de faire payer vos clients plus rapidement Veuillez régler le solde ouvert avant le 15 décembre 2009 Frais d abonnement Période Montant en euros Belring 3 14 oct - 15 nov 28,80 Données standard 14 oct - 15 nov 12,64 Montant total hors TVA 31,44 TVA (21 %) 6,60 Montant total TVA incl. 38,04 Frais d utilisation (hors crédit) Période Montant en euros Le saviez-vous? Faire appel à la couleur et présenter les informations suivant une mise en page adaptée permet d augmenter la lisibilité de votre facture. Résultat : les clients paient plus rapidement, ce qui représente des avantages concrets comme une réduction du DMP (Délai Moyen de Paiement) pouvant aller jusqu à 20 jours. Et puis, il y a aussi Click & Post. Cette solution hybride vous permet de facturer au jour le jour et de diminuer ainsi les délais de paiement. Vous découvrirez cette solution dans les pages qui suivent. Jusqu à 30 % de paiements effectués dans le délai légal Un meilleur cash -flow grâce à de meilleures habitudes de paiement Moins de suivi administratif lié aux retards de paiement Frais de conversation 14 oct - 15 nov 48,20 Data roaming 14 oct - 15 nov 132,54 Montant total hors TVA 180,74 TVA (21 %) 37,95 Montant total TVA incl. 218,69 Cette facture est TVA incl. 256,73 Click & Post est une solution d exbo, filiale de La Poste 6 7

5 Workforce Interim Du travail. Toujours et partout. Facture (Page 1/1) Loyalty Prio SA Rue Dansaert 154 B-1060 Bruxelles Externaliser votre facturation fait baisser de 53 % les coûts liés à ce processus Toute personne ayant étudié la question de manière critique sait qu imprimer les factures, les préparer à l envoi et les envoyer est un processus exigeant une main d œuvre considérable. Et pourtant, malgré ces coûts, le caractère confidentiel de l opération rend son externalisation peu évidente. De plus, les factures sont généralement envoyées de manière groupée (à la fin du mois), ce qui prolonge inutilement le délai de facturation. Le concept proposé par Click & Post apporte une dynamique nouvelle à votre administration financière. 3 Optimisation des processus N du document Date Date d échéance N de client N TVA Votre réf. VK /11/ /12/2009 PST023 BE Référence Description Prix/h Nbre d heures Montant TVA CC-0265 Call-center operator 45, ,00 21,00 Niveau 02 - général Période 04/11/ /11/2009 CC-0265 Call-center operator 45, ,00 21,00 Niveau 02 - général Période 04/11/ /11/2009 DA-0689 Data-analyst 60, ,00 21,00 Niveau 06 - spécialisation Période 03/11/ /11/2009 Avec Click & Post, vos factures sont chez vos clients dans les 24 heures Vous envoyez vos données reprenant vos factures (et vos envois recommandés) via une plate-forme électronique sécurisée. Dans les 24 heures, exbo, filiale spécialisée de La Poste, les imprime, les affranchit et les envoie. Résultat : votre administration se limite au strict minimum, vos factures parviennent chez vos clients dans les plus brefs délais et, d expérience, nous savons que cela les incite à payer plus rapidement. Encaissement plus rapide grâce à une impression et un envoi dans les 24 heures 100 % de flexibilité : traitement de 1 à factures, impression noir & blanc et couleur Vous accédez à Click & Post quand vous le voulez, 24h/24, 7j/7 Taxable TVA % TVA Total ,00 21, , , ,00 21, , ,80 A payer ,80 Click & Post est une solution d exbo, filiale de La Poste 8 9

6 BELease Externalisation de la facturation avec intégration ERP complète : combien cela rapporte-t-il à votre entreprise? NV Loyalty Prio Dansaertstraat 154 B-1060 Brussel NV Loyalty Prio Rue Dansaert 154 B-1060 Bruxelles Facturez en évitant les tracas administratifs et transformez ce coût fixe en coût variable D un point de vue opérationnel, externaliser l administration liée à la facturation ne semble pas être une opération évidente. Toutefois, des entreprises de premier plan confient ce processus à La Poste, à leur plus grande satisfaction. Ainsi, leurs collaborateurs du département administratif peuvent se consacrer à des tâches à valeur ajoutée, permettant ainsi de mieux maîtriser les coûts. Ceci, en parfaite intégration avec le système ERP existant. Notre caractéristique : / Liège, 19/11/2009 Click & Post automatise votre processus de facturation et raccourcit les délais de paiement 4 Temps de facturation réduit Facture Leasing Chère Madame, cher Monsieur, Concerne : véhicule de remplacement BMW Série 3 2.0D Voiture : BMW Série 3 2.0D Année de fabrication 2008 Risques : Package Full-omnium Période: 3 mois Index Du 19/08/2009 Au 18/11/2009 Précédent : Nouveau : Prime hors taxes 1973,10 Degré de personnalisation A payer : 2294,40 BM: Avec l application Click & Post et grâce à un logiciel spécifique, vos documents sont envoyés de manière automatique à un centre de production dans lequel vos envois sont imprimés, mis sous pli, affranchis et livrés à La Poste. Click & Post veille à ce que l administration de vos factures n empiète pas sur votre temps précieux. Au contraire : comme notre solution vous permet de facturer en continu, vous réduisez l intervalle entre la livraison et la facturation, et les paiements vous parviennent plus tôt qu avant. Les attestations légales éventuelles vous seront envoyées dès réception de votre paiement. A payer au plus tard avant le 15/12/2009. Facturer plus vite et de façon plus flexible, distribution dans les 24 heures Sûr et vraiment efficace dans des entreprises de différentes tailles Économique, par l intégration dans un environnement ERP existant Simplicité : pas besoin d un logiciel supplémentaire, implémentation rapide A payer 2294,40 Click & Post est une solution d exbo, filiale de La Poste 10 11

7 La facturation électronique vous permet de rationaliser vos coûts Vos clients préfèrent une facture électronique? Une remise sécurisée du document devient alors une exigence. La facturation électronique est autorisée légalement depuis le 1 er janvier Digitaliser ce processus vous permet de réaliser des économies au niveau de vos coûts opérationnels, d une part, et de diminuer le risque d erreurs de facturation, d autre part. En outre, le délai d envoi d une facture électronique est considérablement raccourci. Vos clients reçoivent donc vos factures plus tôt, et ont la possibilité de les payer plus rapidement : un avantage supplémentaire. La facturation électronique doit répondre à une réglementation spécifique. De plus, une remise sécurisée du document prévient toute contestation concernant la date d envoi de la facture, de son contenu et de son origine. Certipost e-invoicing satisfait à toutes les exigences de la législation nationale et européenne en la matière. NetSpeed Votre facture Chère Madame, cher Monsieur, Abonnement Période Nombre Prix hors TVA Netspeed Ultra 15/10/ /11/ EUR Volume package 15/10/ /11/ EUR Total 60 EUR Total hors TVA 60,00 EUR TVA 21% 12,60 EUR Total à payer 72,60 EUR A payer maintenant CertiONE : une plateforme d échange de documents électroniques permettant de sécuriser vos données de facturation de manière optimale La plateforme de communication CertiONE de Certipost permet aux partenaires en affaires d échanger des factures électroniques. Peu importe le format des factures : CertiONE se charge de traduire les informations de la facture émise afin que celle-ci soit comprise par son destinataire. ll est parfaitement possible d intégrer la plateforme dans une solution ERP ou comptable existante, de manière à ce que toutes les parties concernées puissent traiter les factures dans le système existant et sans intervention manuelle. Les factures sont archivées électroniquement pour toute la durée de conservation légale. CertiONE est LA solution qui convient à l ensemble de vos besoins de facturation, même si votre société envoie un très grand nombre de factures. 5 Sécurisation optimale Veuillez régler ce montant pour le 27/11/2009 au plus tard. Nouveau numéro de compte : Solution de facturation électronique aisée pour les clients Transmission sécurisée des documents via une plateforme certifiée En accord complet avec la réglementation TVA CertiONE est une solution de Certipost, filiale de La Poste 12 13

8 Déployez votre solution de communication électronique de manière professionnelle Au démarrage, la mise en place de la facturation électronique aura un impact considérable à deux niveaux. Avant toute chose, votre solution doit être irréprochable du point de vue technologique. Ensuite, vous devez informer vos clients de manière professionnelle sur la disponibilité de ce nouveau service. Si votre implémentation réussit, vous ferez des économies et serez en mesure de récupérer votre investissement à court terme. Avec le programme ConnectONE de notre filiale Certipost, nous mettons à votre disposition toute notre expérience dans l échange de données électroniques et le déploiement de ce type de service auprès de votre clientèle. ConnectONE vous accompagne pour faciliter l introduction de la facturation électronique ConnectONE vous aide à convaincre d une manière structurée un maximum de vos clients et fournisseurs à adopter la plateforme CertiONE (B2B) ou mycertipost (B2C). Nous déterminons un projet d accompagnement suivant vos souhaits et vos besoins spécifiques et nous prenons en charge le plus de travail possible afin que vous puissiez continuer à vous concentrer sur votre core business. La méthode ConnectONE se divise en quatre étapes : analyse de votre business community, développement d une stratégie Go To Market, soutien de votre campagne d information (Change Management) et mesure des résultats au moyen de KPI. ROI maximal car Certipost permet d atteindre rapidement une masse critique d utilisateurs Service sur mesure adapté à votre entreprise et à votre budget Accompagnement professionnel et soutien concret 6 E-implémentation efficace ConnectONE est une solution de Certipost, filiale de La Poste 14 15

9 HospitalCare m u t u a l i t é HospitalCare Rue Bleue Bruxelles tél fax Transformez chaque facture en une nouvelle opportunité de vente Une facture captive l attention comme nul autre document. Tirez-en parti en l utilisant pour annoncer à vos clients qu ils bénéficient d avantages supplémentaires ou pour les mettre au courant de changements ou d informations utiles, comme une offre spéciale ou une invitation. Votre facture devient ainsi un puissant canal de communication. Facture : Date : 16/11/2009 TransPromo vous permet de personnaliser votre facture en fonction du profil de votre client Réf. Client : BDAE65421 Numéro de client : Description Période Total Hospitalisation standard 25/11/ /11/ ,00 Dentisterie standard 25/11/ /11/ ,00 Dentisterie extra 25/11/ /11/ ,00 Total de la facture 250,00 Avec TransPromo, vous combinez des messages promotionnels personnalisés à votre communication de type transactionnel, comme vos factures. En utilisant de la couleur ou des éléments graphiques et en personnalisant les données relatives à votre client, vous augmentez l impact et le résultat de vente. Vous pouvez ainsi imprimer sur votre facture des offres basées sur le comportement d achat du client ou sur ses habitudes de consommation. TransPromo est la solution idéale lorsque vous souhaitez faire du crossselling et de l up-selling en utilisant des messages personnalisés sur votre facture. Résultat : votre communication devient un vrai travail de précision. Votre base de données fortement segmentée, vos ressources IT et la gestion des retours sont parfaitement complémentaires. Pour chaque aspect évoqué ci-dessus, La Poste vous aide volontiers. Les attestations légales éventuelles vous seront envoyées dès réception de votre paiement. A payer au plus tard avant le 25/11/2009. HospitalCare m u t u a l i t é Maintenant : dentisterie gratuite dans le package de base Chiffre d affaires en hausse grâce à l utilisation des factures comme moyen de communication supplémentaire avec la clientèle ROI amélioré grâce à une diminution des coûts de communication Clientèle encore plus fidèle via une approche personnalisée 7 Chiffre d affaires supplémentaire H o s p i t a l Ca re -30 m u t u a l i t é % sur l exploration en Autriche en cas de réservation avant le 31/12/2010 TransPromo est une solution de Speos, filiale de La Poste 16 17

10 Surrica s.a. Rue Royale Bruxelles tél fax Cher Monsieur, Surrica Mieux les clients comprennent vos factures, moins ils appellent votre Call Center. Et plus leur satisfaction est importante. Saviez-vous que la moitié de toutes les questions posées à un Call Center concerne la facturation? Le manque de clarté incite les clients mécontents à contacter votre call center pour obtenir des explications. La couleur améliore la mise en page d une facture. Elle guide l œil vers l information importante. Le résultat? Vos factures suscitent moins d interrogations, un nombre plus restreint de clients mécontents vous appelle et vous réalisez des économies en termes de télémarketing. Facture Véhicule automobile OPEL Astra 1700 Police 256/ Client ASS05487 Années Surrica vous garantit toujours le meilleur rapport qualité/prix. Retrouvez, au verso, tous les détails de votre police. Veuillez virer le montant ci-dessous avant le 12 décembre Merci de la confiance que vous placez en Surrica. Montant à payer 246,45 EUR avant le 12/12/09 Communication : / / IBAN : BE BIC : ASSIBEBB La plus grande satisfaction client Surrica toujours le meilleur. Surrica a reçu, cette année, l Award de la Satisfaction client. Le plus transparent. Chez Surrica, nous faisons en sorte que chaque assurance soit compréhensible par tous. L assureur le moins cher. Chez Surrica, nous veillons à ce que vous payiez toujours le meilleur prix. Plus d infos? Demandez à votre courtier Surrica. Un renseignement supplémentaire? Appelez le De la couleur pour plus de clarté Une enquête a prouvé que l utilisation de la couleur rend les données figurant sur une facture jusqu à 73 % plus compréhensibles. Par exemple : la lisibilité augmente de 14 % lorsque les zones importantes d un document sont imprimées en couleur au lieu de l être en caractères gras. Speos est le premier à avoir investi au Benelux dans une technologie permettant d imprimer en grande quantité des documents transactionnels en couleur. Leur expertise et leur savoir-faire vous aident à passer en douceur de l impression noir et blanc à l impression en couleur. Les chiffres et les informations importantes gagnent en lisibilité lorsqu ils sont mis en couleur Une meilleure compréhension des factures induit un nombre de plaintes en diminution Les factures en couleur sont payées plus tôt : jusqu à 30 % 8 Satisfaction client TransPromo est une solution de Speos, filiale de La Poste 18 19

11 Case: avant & après Les nouvelles factures de La Poste La Poste réalise régulièrement des sondages en vue de tester la satisfaction de ses clients. Que pensez-vous de nos factures? Telle est la question que nous avons posée à différents directeurs lors d une enquête qualitative. Leurs réponses ont mis en évidence la nécessité d améliorer nos factures. Une meilleure mise en page et la lisibilité d une facture augmente de 73 % Voici le premier résultat, en réponse à vos réactions. Siège social XXXXXX SA RUE Yyyyyyyy Zzzzzzzz BE Contrat : 30/2009/12345 Réf. TVA : BE Service : NEW LIEGE X N client : (PRS 01234) Date de prestation La Poste S.A. de droit public Centre Monnaie BE-1000 Bruxelles Date : Facture Page 1/1 Description Quantité Prix unitaire hors TVA - EUR Montant total hors TVA - EUR Lettre Small Format (sous convention) , ,00 11 POIDS : 40,0 gr DATE DEPOT QUAI : 21/09/ :28: Discount containers-lettres sous convention-small format 1-18,13-18,13 11 POIDS : 40,0 gr DATE DEPOT QUAI : 21/09/ :28: Drop size Discount-Lettres sous convention-small format 1-137,75-137,75 11 POIDS : 40,0 gr DATE DEPOT QUAI : 21/09/ :28:23 Total N/REF : LVD 7001/ V/REF : Campagne 7.094,12 publicitaire Lettre Small Format (sous convention) , ,00 11 POIDS : 30,0 gr DATE DEPOT QUAI : 22/09/ :54: E-MassPost Discount-Lettres sous convention-small format 1-6,65-6,65 11 POIDS : 30,0 gr DATE DEPOT QUAI : 22/09/ :54: Discount containers-lettres sous convention-small format 1-6,65-6,65 11 POIDS : 30,0 gr DATE DEPOT QUAI : 22/09/ :54:09 Total N/REF : LVD 7506/ V/REF : Rappel de 2.646,70 factures Lettre Small Format (sous convention) , ,00 11 POIDS : 50,0 gr DATE DEPOT QUAI : 23/09/ :07: Discount containers-lettres sous convention-small format 1-15,50-15,50 11 POIDS : 50,0 gr DATE DEPOT QUAI : 23/09/ :07: Drop size Discount-Lettres sous convention-small format 1-117,80-117,80 11 POIDS : 50,0 gr DATE DEPOT QUAI : 23/09/ :07:50 Total N/REF : LVD 7001/ V/REF : Promotion , Lettre Small Format (sous convention) , ,00 11 POIDS : 30,0 gr DATE DEPOT QUAI : 24/09/2009 9:22: E-MassPost Discount-Lettres sous convention-small format 1-16,88-16,88 11 POIDS : 30,0 gr DATE DEPOT QUAI : 24/09/2009 9:22: Discount containers-lettres sous convention-small format 1-16,88-16,88 11 POIDS : 30,0 gr DATE DEPOT QUAI : 24/09/2009 9:22: Drop size Discount-Lettres sous convention-small format 1-128,25-128,25 11 POIDS : 30,0 gr DATE DEPOT QUAI : 24/09/2009 9:22:12 Total N/REF : LVD 7001/ V/REF : Invitation évenement , Exempté TVA - Article 44 Code TVA Belge XXXXXX SA RUE Yyyyyyyy Zzzzzzzz Code TVA SPECIMEN Ancienne facture Siège social XXXXXX SA RUE Yyyyyyyy Zzzzzzzz BE La Poste S.A. de droit public Centre Monnaie BE-1000 Bruxelles XXXXXX SA 2 RUE Yyyyyyyy Zzzzzzzz Contrat : 30/2009/12345 Réf. TVA : BE Service : NEW LIEGE X N client : (PRS 01234) Réf. client : Marketing 4 Date de Description 7 Quantité Prix unitaire hors Montant total hors prestation TVA - EUR TVA - EUR Lettre Small Format (sous convention) 40,0 gr , ,00 11 Discount containers 1-18,13-18,13 11 Drop size Discount 1-137,75-137,75 11 Total dépot n 7001/128731, le 21/09/09 à 10:28 6 Votre réf. : Campagne publicitaire 7.094, Lettre Small Format (sous convention) 30,0 gr ,50 2,660,00 11 E-MassPost Discount 1-6,65-6,65 11 Discount containers 1-6,65-6,65 11 Total dépot n 7506/216988, le 22/09/09 à 11 : 54 Votre réf. : Rappel de factures 2.646, Lettre Small Format (sous convention) 50,0 gr ,50 6,200,00 11 Discount containers 1-15,50-15,50 11 Drop size Discount ,80-117,80 11 Total dépot n 7001/128737, le 23/09/09 à 13: 07 Votre réf. : Promotion , Lettre Small Format (sous convention) 30,0 gr , ,00 11 E-MassPost Discount 1-16,88-16,88 11 Discount containers 1-16,88-16,88 11 Drop size Discoun 1-128,25-128,25 11 Total dépôt n 7001/128568, le 24/09/09 à 9:22 Votre réf.: Invitation évenement , Exempté TVA - Article 44 Code TVA Belge Facture /5 1/ Date : Page 1/1 Solde : ,52 EUR Total hors TVA ,52 Paiement par domicilation le : Total TVA 0,00 Total facture ,52 Paiement par domicilation 10 Code TVA SPECIMEN 9 Nouvelle facture Vos références légales et d identification Personnalisation de vos références 6 Une référence propre à chaque dépôt (mention Votre réf. sur la facture). 7 Une référence (un département de votre société, un cost center, etc.) regroupant plu sieurs dépôts sur une facture particulière. Vos dépôts en détail 8 Chaque dépôt est clairement daté et séparé. Le paiement de votre facture 9 Montant et délai. 10 Modalités. Solde : ,52 EUR Total hors TVA ,52 Paiement par domicilation le : Total TVA 0,00 Total facture ,52 Nos clients ont principalement mis en évidence la répétition inutile d'informations et le manque de clarté des données de nos factures. Notre objectif était donc principalement d offrir à nos clients une facture plus claire afin de faciliter leur processus de dispatch/contrôle/paiement. Plus d'opportunités de mention de références internes pour le client et davantage de clarté : tel était notre défi. Le résultat? Une nouvelle génération de factures, faciles à lire et pouvant être traitées aisément. La force de ces nouvelles factures, c est d avoir été conçues sur base de vos idées et de vos réactions. 9 Cas de La Poste 20 21

12 Nous avons réduit notre temps de facturation de deux semaines à deux jours. Grâce à Click & Post. Pierre-Henri Delaval Laboratoire Dr Collard Speos, filiale de La Poste, est la structure qui, au Benelux, dispose du plus vaste parc de machines dédiées aux gros volumes de factures pour l application du concept TransPromo l ajout de messages promotionnels et de la couleur. Le Laboratoire Dr Collard est un institut réputé en biologie clinique. Pour prendre soin de ses factures clients, Monsieur Delaval a opté pour Click & Post. Après l envoi électronique des données, exbo, filiale de La Poste, se charge de l impression, de la mise sous pli et de l envoi. Pourquoi, comme la plupart des entreprises, avez-vous une préférence pour les factures papier? Tout simplement parce que les destinataires de nos envois préfèrent ce type de documents! Ce qui est assez logique : recevoir une facture, c est la simplicité même et, en tant que destinataire, vous n avez rien à faire. C est ce qui explique notre choix. Pour envoyer vos factures, vous avez choisi Click & Post. Pourquoi? L avantage principal est le temps. Désormais, l envoi de nos factures est beaucoup plus rapide, ce qui a pour effet que nos patients paient plus tôt. Un second avantage se situe au niveau de notre organisation interne. Nos collaborateurs ne doivent plus se charger du handling de gros volumes de factures. Quelles différences y a-t-il par rapport au passé? Outre un traitement et un paiement plus rapides, il y a encore deux autres atouts. Nos factures ont désormais une meilleure mise en page. Dans le même temps, nous avons adopté un système qui nous permet de contrôler les adresses et d avoir 50 % de retours en moins! Pourquoi votre choix s est-il porté sur exbo? En raison d une combinaison de support technique parfait et de prix de revient. L assistance est très personnalisée. Nous recevons rapidement des réponses à toutes nos questions spécifiques. La solution est parfaitement adaptée à notre secteur, ce qui n est pas évident. En investissant dans la couleur et dans le concept TransPromo, la facture se transforme en une source de profit au lieu de rester un poste de dépenses. Stephan Raymakers Speos L utilisation de la couleur et de messages promotionnels sur les factures est-elle rentable? Cela permet aux clients de mieux comprendre les documents qu ils reçoivent. L effet est doublement positif : les factures claires sont payées plus rapidement et génèrent moins de plaintes téléphoniques. En outre, ce gain de lisibilité rejaillit sur l image de l entreprise. En quoi Speos peut-elle être utile aux entreprises? En tant que spécialiste TransPromo et de l impression couleur, nous pouvons fournir un accompagnement professionnel aux entreprises. En pratique, cela signifie pour elles un changement en plusieurs phases. Tout d abord, il s agit de passer d une facture papier préimprimée à un papier blanco. Elles y ajoutent ensuite la couleur, par exemple pour les graphiques ou les diagrammes. Lors de l implémentation de TransPromo, des messages ciblés sont imprimés sur la facture, le client ressent ainsi qu on s adresse directement à lui. La couleur et le concept TransPromo constituent-ils l avenir des factures? J en suis persuadé. En Europe, l idée est encore relativement nouvelle, mais aux États-Unis et au Japon, les messages promotionnels ont d ores et déjà définitivement transformé l aspect et l impact de la facture classique. A terme, l automatisation de la facturation est une économie Geert Haecx Q8 Q8 est un pionnier de la facturation électronique. L entreprise envoie ses factures via internet depuis 2006 déjà. Quelles expériences et quelles leçons Q8 a-t-elle retiré de cette pratique? Au début, quels étaient les principaux seuils à franchir? Chaque façon de travailler entraîne une modification des comportements. La facturation électronique était une nouveauté pour la plupart de nos clients parce que leur back office devait être adapté en conséquence. La procédure de fonctionnement est différente, la facture électronique doit être couplée automatiquement à la solution comptable. Le résultat est simple et génère des réductions de coûts mais, au départ, le processus semble assez complexe. Quel est, au final, le défi principal? Communiquer le fait que nos factures allaient désormais devenir électroniques. Comme les aspects légaux n étaient pas clairs pour certains de nos clients B2B et B2C, nous avons dû fournir des explications à ce sujet. Quelle est, selon vous, la valeur ajoutée de La Poste dans ce processus? Nous recherchions une solution simple. Nous souhaitions donc disposer du savoir-faire nécessaire et d une assistance personnalisée. Certipost nous a convaincus grâce à sa plateforme européenne qui répond à toutes les exigences techniques d imposition Expériences

13 La Poste, société anonyme de droit public, Baudouin Meunier, Centre Monnaie, 1000 Bruxelles. TVA BE RPM Bruxelles. CCP IBAN BE BIC PCHQBEBB. - Les sources chiffrées mentionnées dans ce document sont disponibles sur simple demande écrite à : La Poste, Group Marketing Communication, 1 er étage, Centre Monnaie, 1000 Bruxelles. Les noms, coordonnées et factures repris dans ce document sont fictifs et utilisés à titre purement illustratif. Toute ressemblance avec des factures et/ou avec des personnes morales ou physiques existantes serait donc totalement fortuite.

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