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2 Table des matières Présentation... Préambule... Configuration Requise... Installation... Mise à jour de Numedocs 1... Le programme... Paramètres... Limitations de la version "gratuite"... Licence d'utilisation... Acquérir la licence... Précautions d'usage... Fenêtre à propos... Auteur... Fonctions de base... Fenêtre Principale... Gestion des Propriétaires... Gestion des Natures... Nouveau Document... Modification de Document... Apercu des PDF... Gestion des Documents... Envoi d' s... Arbre par Propriétaires... Sauvegarde et maintenance... Impression des états... Graphiques... PDF en attente... Fonctions évoluées... Recherches avancées... Synchronisation... Explorateur de PDF... Import de Contacts... Cloud... Export de PDF... Restauration... 2 / 128

3 Tâches répétitives... Import de Documents en lots... Divers... Utilisation du champ table... Astuces sur les fenêtres... Autres astuces... Calculs de dates... Erreurs... FAQ... 3 / 128

4 Présentation 13 pages sont présentes dans ce chapitre : Préambule Configuration requise Installation Mise à jour de Numedocs 1 Le programme Fenêtre Principale Paramètres Limitations de la version gratuite Licence d'utilisation Acquérir la licence Précautions d'usage Fenêtre "à propos de" Auteur 4 / 128

5 Préambule Pour mieux lire cette documentation et donc mieux utiliser le programme, voici quelques éléments à connaître pour faciliter cette lecture. Tout d'abord, quelques définitions importantes : Un Document Dans la suite de cette aide, et dans Numedocs lui-même, il est important de retenir cette définition du mot Document : il ne désigne pas le PDF en lui-même, mais l'ensemble des rubriques d'un enregistrement (y compris le nom du PDF qui lui est associé) Un Propriétaire Un Document peut-être attaché à une personne en particulier dans la famille : son Propriétaire Nota : on peut définir le Propriétaire... "Sans" ou "Famille" qui sera attribué aux documents n'appartenant à personne en particulier (ou à tous ;-) Une Nature Les Documents seront classés par type ou Nature, pour mieux structurer le classement. Par exemples : fiches de paye, relevés bancaires, factures de téléphone, impôts sur le revenu etc... Nota : une Nature correspond à un dossier de stockage des Documents Date de création C'est la date d'émission du document original (papier ou électronique) par son expéditeur : date d'émission d'une facture par exemple Elle peut être antérieure à la date d'archivage (voir définition suivante) Date d'archivage C'est la date à laquelle vous enregistrez le Document dans Numedocs : en principe la date du jour Elle peut donc être postérieure à la date de création (voir définition précédente) Date de conservation C'est la date jusqu'à laquelle il est nécessaire de conserver le Document. Après cette date, on peut supprimer le Document... Cette date varie en fonction de la nature du Document Un champ A l'écran, c'est une zone soit de saisie, soit d'affichage des diverses données Une Table Désigne un tableau d'affichage des différentes rubriques composant un enregistrement d'un fichier PDF en mode Texte Lorsque vous scannez un document papier, celui-ci est généralement transformé en une image globale incluse dans le PDF créé. Il sera alors impossible d'y effectuer une recherche de texte. Ou alors il faut passer par une phase de "reconnaissance de texte" (OCR) et enregistrer le résultat dans le PDF... A l'inverse, les PDF produits depuis un logiciel travaillant en mode texte (le cas le plus courant : Word, ou Open Office) contiennent effectivement du texte, et permettent les recherches de mot dans leur contenu. C'est généralement le cas de tous les PDF reçus par internet (factures, relevés bancaires, etc...) Mode Freeware C'est le mode de fonctionnement de Numedocs sans paiement de la licence, avec accès gratuit et illimité à toutes les fonctions de base L'accès aux fonctions évoluées reste possible mais avec des limitations. Mode Shareware Mode de fonctionnement avec paiement de la licence : TOUTES les fonctions sont accessibles en illimité Ensuite, dans les illustrations des pages suivantes, les données affichées sont bien souvent des données de "tests" et peuvent présenter éventuellement certaines incohérences avec les propos de la documentation en elle-même, merci de ne pas en tenir compte... 5 / 128

6 Vous connaissez les touches dont il sera fait mention : SHIFT ou CTRL et ALT Enfin, dans cette documentation, vous trouverez des "boites" d'information, pour attirer votre attention sur des points particuliers, les voici ci-dessous : Information utile ATTENTION : information particulièrement importante et sensible Astuce facilitant votre travail Nouveauté de la version 2 Concerne la version avec licence 6 / 128

7 Configuration Requise Voici la configuration requise pour faire fonctionner Numedocs : Toutes les versions de Windows, à partir de Windows XP (y compris Windows 8), 32 ou 64 bits Mémoire : 2 Go mais 4 Go sont préférables Espace disque requis : 40 Mo (pour le programme lui-même, et ensuite espace requis selon la taille de vos PDF) Écran de résolution minimale : 1024x768. Une résolution supérieure est recommandée pour agrandir les fenêtres re-dimensionnables Une imprimante si vous désirez imprimer les états issus du programme Un scanner sera indispensable pour numériser vos documents "papier" Un lecteur de PDF : Acrobat Reader ou Foxit Reader installé sur votre ordinateur Téléchargeables respectivement ici : Acrobat Reader XI Foxit-Reader 7 / 128

8 Installation Si vous avez Numedocs version 1, voir le chapitre sur la Mise à Jour Numedocs est fourni sous forme de fichier EXE d'auto-installation classique, qui ne devrait pas poser de problème Cas particulier de l'installation avec Windows VISTA : Vista peut poser quelques problèmes de fonctionnement : par exemple, lorsque vous installez NUMEDOCS, les fichiers d'index sont recréés à chaque lancement, mais pas écrits sur le disque :-( De même, il sera impossible d'ajouter ou modifier les données... Ceci, car Vista interdit aux programmes installés dans "C:\Program Files" d'écrire dans ce dossier! Heureusement, il y a deux solutions pour contourner cette restriction et retrouver un fonctionnement normal : A) installer le logiciel dans un autre dossier que C:\Program Files, par exemple dans le dossier C:\Program Files\NUMEDOCS ) ou tout autre dossier en dehors de C:\Program Files C:\Shareware\NUMEDOCS (au lieu de B) si vous tenez tout de même à installer mes programmes dans le dossier C:\Program Files (ou si la mesure précédente ne donne pas de résultat), il est alors nécessaire de réaliser la manipulation suivante : 1. Avec l'explorateur de fichiers, sélectionner le dossier C:\Program Files\NUMEDOCS 2. Dans ce dossier, sélectionner l'exécutable : NUMEDOCS.exe 3. Clic droit sur ce fichier puis choisir l'option Propriétés et ensuite l'onglet Compatibilité. 4. Dans la fenêtre qui s'ouvre cocher la case "Exécuter ce programme en mode de compatibilité". Et à l'aide du menu déroulant, sélectionnez la version "Windows XP SP2" 5. Cocher aussi "Exécuter ce programme en tant qu'administrateur" 6. Valider les choix faits 7. Relancer NUMEDOCS... qui devrait maintenant fonctionner normalement Désinstallation : Numedocs est fourni avec un programme de désinstallation. Après cette opération, il peut encore être nécessaire de détruire "manuellement" les sous-dossiers non vides... qui contiennent les PDF. ATTENTION : quelle que soit la raison de cette désinstallation, il est peut-être bon de sauvegarder avant les fichiers PDF! 8 / 128

9 Mise à jour de Numedocs 1 Vous avez Numedocs version 1? Alors ceci vous intéresse : Numedocs 2 a une structure de fichiers de données qui a évolué depuis la version 1 : un simple remplacement du programme en lui-même (l'éxécutable) ne suffira pas! Et même, au contraire, cela provoquera des erreurs de compatibilité, qu'il sera difficile de corriger après coup! L'installateur de Numedocs contient, lui, les mécanismes nécessaires et indispensable de mise à jour de ces fichiers... Il est indispensable de faire cette Mise à Jour sur une «copie» de Numedocs, afin de préserver VOS données, c'est pourquoi il est impérieux de bien suivre le mode opératoire suivant : Voici donc les consignes à suivre point à point : 1) AVANT de procéder à cette installation : depuis Numedocs, effectuer une sauvegarde de vos données, de préférence sur une unité physique distincte ce celle d'installation de Numedocs. COPIER le répertoire et les sous-répertoires de Numedocs vers un nouveau dossier vide! (exemple : si Numedocs est installé dans le dossier "C:\Shareware\Numedocs", alors dupliquer ce dossier en "C:\Shareware\Numedocs 2" ) Pour ce faire : avec l'explorateur de Windows, placez vous dans "C:\Shareware\" (pour mon exemple, dans votre cas ce nom sera certainement différent!) et créez un nouveau dossier que vous nommerez "Numedocs 2", ensuite revenez dans "C:\Shareware\Numedocs" et sélectionner TOUT le contenu du dossier ".\Numedocs" (à la souris ou avec le raccourci CTRL-A ), puis clic-droit, option COPIER (ou raccourci CTRL-C)... Enfin retour à C:\Shareware\Numedocs 2" tout fraîchement créé (et donc encore vide) et dans ce dossier, clic-droit et option "COLLER" (ou raccourci CTRL-V)... (c'est plus long à expliquer qu'à réaliser) Ce nouveau dossier sera le dossier où installer CETTE mise à jour Numedocs 2 N'INSTALLER PAS CETTE VERSION NUMEDOCS 2 DANS LE DOSSIER ORIGINAL DE NUMEDOCS 1!! 9 / 128

10 2) PENDANT L'INSTALLATION : Le programme d'installation va vous demander dans quel dossier vous désirez installer NUMEDOCS 2 : indiquer comme dossier d'installation le dossier que vous avez précédemment créé, et contenant donc une COPIE des fichiers de NUMEDOCS 1 ne pas installer dans le dossier original de Numedocs 1! 3) APRES L'INSTALLATION : Vérifiez que vous avez bien toutes vos données présentes dans NUMEDOCS 2 Éventuellement, revoir le paramétrage de celui-ci Depuis Numedocs, procéder à une première sauvegarde de vos données "version 2" (dossier différent des sauvegardes de la version 1) Vous pouvez commencer à utiliser Numedocs 2 (et n'employez plus Numedocs 1) Après l'ajout/modification de quelques documents et le test des autres fonctions, vous saurez si Numedocs 2 vous convient Vous pourrez alors supprimer Numedocs 1 : supprimer simplement le dossier où il est installé, ainsi que tous les sous-dossiers (mais je vous conseille de le conserver aussi longtemps que possible) Ne mélanger à aucun moment les fichiers des deux versions, en particulier, si vous faites des sauvegardes / exports... veiller toujours à bien séparer les deux versions!! Les sauvegardes sont incompatibles entre les deux Comme dit plus haut, la structure des fichiers de données ayant changé, la mise à jour opère une «migration» des données, et les fichiers ne sont alors plus identiques après cette MAJ! Je ne pourrai pas vous aider si vous ne respectez pas ces consignes et que vous rencontrez des problèmes! Ne mélanger à aucun moment les fichiers des deux versions!! Le Programme 10 / 128

11 Ce programme est une "GED" familiale (Gestion Electronique de Documents) développée à l'origine pour mon usage personnel. Il permet donc de gérer vos multiples documents importants de la vie courante (factures, relevés de comptes, ordonnances médicales, attestations diverses, fiches de paye, impôts, etc...) Ce logiciel, dans cette version 2, est devenu Shareware, et son utilisation reste gratuite dans ses fonctions de base... Mais l'utilisation de certaines fonctions (dites "évoluées") nécessite le paiement d'un droit d'utilisation. (Voir Licence d'utilisation) Et les dons sont toujours les bienvenus, ne serait ce que pour m'aider à maintenir mon site (hébergement payant), pour amortir le coût des programmes de développement (payants), etc... et donc me permettre de continuer à réaliser d'autres logiciels ou d'autres versions de celui-ci!! Caractéristiques : Chaque "enregistrement" d'un Document comporte : l'année de référence du document sa date de création la date d'archivage la date limite de conservation la nature du document le propriétaire du document (cadre familial) le fichier PDF associé les remarques éventuelles au sujet du document les mots-clés éventuels pour faciliter les recherches Nouveauté de la version 2 : le montant éventuel lié à ce document (par exemple : pour une facture, un devis...) Vous pourrez enregistrer environ 4 millions de documents, ce qui devrait satisfaire les plus exigeants disponible de votre disque dur. 11 / 128, et la taille des PDF enregistrés n'est limitée que par la taille

12 Les diverses fonctions du programme vous permettent les opérations suivantes : Tri et filtrage possible des enregistrements sur différents critères Export des PDF vers un autre dossier (ex : clé USB) Impression de différents états Recherches avancées (fonction évoluée nécessitant une licence) Fonction de nettoyage des documents périmés Graphiques (par années, propriétaires, natures) Fonction de sauvegarde et restauration (la restauration nécessite une licence) Aperçu des fichiers PDF Accès sécurisé par mot de passe (optionnel) Appel de votre pilote de scanner Envoi de mails avec PDF attaché Fonction d'import de contacts depuis votre logiciel habituel de messagerie (nécessite une licence) Liste des taches répétitives à effectuer régulièrement (télécharger des PDF) (nécessite une licence) Nouveautés de la version 2 : (nécessite une licence) Export des PDF vers l'espace de synchronisation de votre "Cloud" Recherche de PDF sur tout votre ordinateur (nécessite une licence) (nécessite une licence) Au premier lancement de Numedocs, vous serez invité à créer au moins un Propriétaire, et une Nature de Documents Cela va sans dire, mais c'est encore mieux en le disant : bien évidemment, AUCUNE des informations contenues dans Numedocs n'est divulguée à l'extérieur! Seuls votre Nom et votre adresse mail me seront communiquées si vous demandez une licence, et resteront confidentielles! 12 / 128

13 Paramètres Ce premier onglet de la fenêtre Paramètres vous permet de paramétrer certains aspects du fonctionnement de Numédocs. D'abord, vous pouvez choisir de sécuriser le lancement du programme par un mot de passe : soit vous laisser vide ce champ et l'accès n'est pas sécurisé, soit vous saisissez un mot de passe de 16 caractères maximum pour protéger l accès à Numedocs. 13 / 128

14 Dans ce deuxième cas, il est possible de verrouiller Numédocs après un délai d'inactivité de 5,10, 20 ou 30 minutes. Le mot de passe est alors requis pour déverrouiller l'application. Pour lancer le scanner depuis le programme, il est nécessaire de localiser le "pilote" de ce scanner sur votre système. Cliquez sur le bouton de parcours pour effectuer cette localisation... ou bien depuis votre bureau, sélectionner l'icone qui lance le scanner, ouvrez ses propriétés (clic droit) et copier-coller le raccourci affiché / 128

15 Pour lancer Acrobat Reader ou Foxit Reader depuis Numédocs, il est nécessaire de localiser ce lecteur de PDF sur votre système. Cliquez sur le bouton de parcours pour effectuer cette localisation... ou bien depuis votre bureau, sélectionner l'icone d'acrobat Reader ou Foxit Reader, ouvrez ses propriétés (clic droit) et copier-coller le raccourci affiché... Nota : seuls ces deux "lecteurs" de PDF sont reconnus par Numédocs, et les liens pour les télécharger sont proposés ici Un lien pour télécharger PDFCreator, "imprimante de PDF" bien connue, est aussi proposé, ainsi que pour PDF Split and Merge (PDF Sam), programme bien utile pour assembler des fichiers PDF ou au contraire en extraire certaines pages... En cochant la case "Supprimer les fichiers originaux des documents PDF", vous autorisez Numédocs à supprimer automatiquement les fichiers PDF originaux liés aux documents créés, sachant que ces PDF sont copiés dans le dossier de Numédocs. Cette option peut toujours être modifiée en cours de création de documents de la manière suivante : Soit ponctuellement, c'est à dire pour une seule fois : les fois suivantes l'option retrouvera sa valeur paramétrée Ou jusqu'en fin de session : la valeur est changée jusqu'à ce vous quittiez Numedocs, ou si vous la modifiez encore... Mais retrouvera sa valeur originelle à la prochaine session Ou enfin, la valeur paramétrée sera changée et répercutée sur les sessions suivantes (sauf nouveau changement bien entendu) Indication de vos identifiants de compte nécessaires pour la fonction d'envoi de PDF par ainsi que pour la demande de licence. En aucune circonstance, ces données ne sont divulguées. Vous reporter à votre FAI pour saisir l'adresse de votre serveur SMTP. Le nom du serveur SMTP est du style : smtp.serveur.fr (par exemple : smtp.orange.fr) Paramétrage de l'alerte pour la sauvegarde : j'insiste lourdement sur la nécessité de sauvegarder vos données, et ce paramètre n'est pas facultatif! Il faut indiquer une période (entre 7 et 60 jours) ET un nombre de documents créés (entre 10 et 50), le rappel s'effectuant lorsque le 1 er de ces 2 événements se produit! Cochez pour afficher un rappel s'il existe des Documents périmés, dès l'ouverture de Numedocs Cochez si vous voulez que Numedocs soit lancé automatiquement au démarrage de Windows Copie automatique du mot de passe à l'ouverture des PDF protégés : si cette case est cochée, quand un PDF est protégé par mot de passe, et si celui-ci est renseigné dans la rubrique correspondante, alors il est copié automatiquement dans le presse-papier lors de toute opération d'ouverture de ce PDF Affichage en clair des mots de passes pour les fenêtres qui en comportent : si cette case est cochée, les éventuels mots de passe associés aux PDF seront affichés lisiblement dans toutes les fenêtres où ils apparaissent - Sinon, ils seront masqués sous la forme habituelle ****** Retrouver le "contexte à l'ouverture : en cochant cette case, à la fermeture de Numedocs, les paramètres de filtrage des Documents (dates, propriétaire, nature), ainsi que le tri et la sélection dans la table seront sauvegardés, et restaurés à l'ouverture de la prochaine session : vous retrouverez donc le même affichage des données. 15 / 128

16 Le bouton [Valider] pour enregistrer ces paramètres (n'est actif que si l'un d'eux change) Le deuxième onglet de la fenêtre Paramètres traite plus spécialement des options d'affichage de Numédocs. et : Affichage par défaut, respectivement des Propriétaires, Natures et Contacts dans les listes, ils peuvent être triés soit par ordre alphabétique, soit par nombre d'utilisations (incrémenté à chaque utilisation), soit par ordre de création Couleur de sur-lignage dans les recherches : choix de la couleur utilisée pour mettre en évidence les termes recherchés dans le résultat d'une requête. Couleur de fond de la fenêtre : vous choisirez soit la couleur par défaut, soit la couleur de votre choix à sélectionner grâce à la fenêtre des couleurs de Windows 16 / 128

17 Le bouton permet de tester le choix fait. Attention à ne pas choisir des couleurs qui rendraient peu lisibles les autres objets des fenêtres. Quand des fenêtres sont ouvertes par dessus d'autres... celles du dessous sont assombries, "grisées"... et on peut ici choisir le taux de ce "grisage" de 25 % (le plus clair) à 75 % (le plus foncé) Le bouton permet de tester le choix fait. Les tables des fenêtres "principale" et "recherches" peuvent afficher lors du survol par la souris, un certain nombre d'informations : cette option et les informations à afficher sont paramétrables ici. Nota : les infos affichées dans la bulle concernent la ligne survolée, et non la ligne sélectionnée! Un exemple ci-dessous / 128

18 Enfin, pour terminer, ces deux listes permettent de coloriser toutes les bulles d'aide du programme en fonction des deux choix faits, respectivement dans les deux listes : couleur de texte et couleur de fond. Un champ "libellé" en dessous permet de voir directement l'effet qui sera obtenu N'oubliez pas de valider vos choix par le bouton [Valider] (qui ne devient actif que lors d'un changement de l'un des différents paramètres présents sur ces deux onglets) 18 / 128

19 Limitations de la version "gratuite" Voir aussi le chapitre de la licence d'utilisation Utilisation Professionnelle : L'installation en vue d'une utilisation PROFESSIONNELLE, en entreprise, ou en administration nécessite le paiement d'une licence shareware d'un minimum de 18 euros (pour un seul poste - remise en cas d achat en volume) Fonctions "évoluées": Certaines fonctions (liste ci-dessous) dépassent le cadre du fonctionnement dans le mode freeware et nécessitent le paiement d'une licence shareware d'un minimum de 18 euros. Cependant, ces fonctions restent accessibles, pour tests, mais sont limitées dans leur champ d'action Voici ces limites : Synchronisation entre 2 PC L'export n'est pas limité, mais l'import est restreint à CINQ Documents maximum Tâches Le nombre de Tâches est restreint à CINQ maximum Recherches avancées Le nombre de documents trouvés est restreint à CINQ maximum Explorateur de PDF La recherche est limitée au répertoire Numedocs, la licence permet de parcourir toutes les unités de stockage Export vers votre Cloud Le nombre de PDF exportable est restreint à CINQ maximum Export de PDF Le nombre de PDF exportable est restreint à CINQ maximum Sauvegarde/restauration La sauvegarde n'est PAS limitée, mais la restauration est impossible (Une restauration 'manuelle' est toujours possible) Import de contacts s Le nombre de contacts importables est restreint à CINQ maximum Import de Documents en mode "batch" Le nombre de documents importables est restreint à CINQ maximum Impressions Les états imprimés contiennent un filigrane en mode freeware A noter que dans la version freeware, les boutons donnant accès aux fonctions évoluées ont un libellé en bleu. Avec l'acquisition de la licence shareware, ces boutons redeviennent noirs. 19 / 128

20 LICENCE D'UTILISATION DU LOGICIEL NUMEDOCS Ce logiciel est un SHAREWARE : il n'est pas dans le domaine public, et l'auteur conserve les droits de Copyright à son sujet. Ce logiciel est protégé par la réglementation et les traités internationaux en matière de droit d'auteur, ainsi que par les autres réglementations et traités internationaux en matière de propriété intellectuelle. En installant ce logiciel, vous vous engagez à respecter les droits d'auteur, et à veiller à ce que les autres utilisateurs les respectent eux-mêmes. Le logiciel est fourni tel quel, sans aucune garantie. L'auteur ne saurait voir sa responsabilité engagée en cas de dommages de quelque nature que ce soit subis par l'utilisateur ou des tiers, résultant directement ou indirectement de son utilisation notamment la perte de données, ou toute perte financière résultant de son utilisation ou de l'impossibilité de l'utiliser, et ceci même si l'auteur a été prévenu de la possibilité de tels dommages. Sont autorisées : l'utilisation gratuite, à titre personnel du logiciel sur un seul poste la diffusion du logiciel, à la condition qu'aucune modification ne soit apportée au "package" d'installation. la promotion du logiciel, à des fins non lucratives Sont interdites : toute adaptation du programme, et/ou de ses fichiers toute modification sur les mentions relevant du Copyright la commercialisation du logiciel, et sous quelque forme que ce soit. Limites de l'utilisation gratuite : Pour ses fonctions de base, l'utilisation de Numedocs reste complètement gratuite pour les particuliers. Il est possible de tester les fonctions évoluées, dans la limite de leur bridage respectif. Pour passer outre ces limitations, le paiement d'une licence est demandé Utilisation Professionnelle : L'installation en vue d'une utilisation PROFESSIONNELLE, nécessite le paiement d'une licence shareware d'un minimum de 18 euros. En installant et en utilisant NUMEDOCS, vous acceptez sans réserve les termes de ce contrat de licence. Dans le cas contraire, vous devez désinstaller le logiciel. 20 / 128

21 Acquérir la licence Si vous décidez d'acquérir la licence Shareware donnant accès aux fonctions évoluées (merci!!) voici la marche à suivre, en deux temps : 1. Demande d'activation : - Ouvrez la fenêtre "A propos de"... avec le bouton en bas à droite de la fenêtre principale : - Afficher l'onglet Shareware de cette fenêtre (le dernier) - Procédez au paiement, soit par Paypal (méthode recommandée) avec le bouton [Souscrire], soit par envoi d'un chèque à mon adresse. Cliquez sur le bouton [Activer]... qui ouvre cette nouvelle fenêtre : 21 / 128

22 Il vous faut alors entrer : Votre Nom (et prénom) (En majuscules automatiquement) Votre adresse mail (obligatoire sauf envoi postal) Le numéro de transaction Paypal ou le numéro de votre chèque (facultatif mais préférable) Le numéro de série est calculé automatiquement Ensuite, pour terminer cette première phase, cliquez sur le bouton [Envoyer le numéro de série] Cela provoque soit : - l'envoi d'un mail directement dans MA boite aux lettres avec les données ci-dessus et uniquement - la composition automatique d'un mail par l'intermédiaire de votre logiciel de courriels : merci de ne pas en modifier le contenu,... et de me l'expédier :-) Si vous décidez d'envoyer un chèque, vous pouvez aussi imprimer ces données! La demande est archivée dans le fichier "Demande_activation.txt" dans le dossier de Numedocs. Conservez ce fichier. En attendant la réception de la clé d'activation, vous pouvez continuer à utiliser Numedocs. 2. Phase d'activation A la réception de votre mail de demande d'activation (ou de votre courrier accompagné du chèque!), je vais de mon côté procéder à 3 opérations : vérifier votre paiement :-) calculer votre clé d'activation et vous l'adresser! (par courriel, ou lettre...) 22 / 128

23 En principe, l'intervalle entre votre demande et la réception de la clé ne devrait pas excéder 24h... sauf imprévu de mon côté! Évidement, par courrier postal, ce sera plus long! Lorsque vous recevrez la clé : Si c'est par mail, ce courriel sera accompagné d'une "pièce jointe" : le fichier "Licence_Numedocs.txt" que vous devrez enregistrer (sans en changer le nom) dans le dossier de Numedocs Ouvrez à nouveau l'onglet Shareware de la fenêtre "à propos" (voir en tête de cette page comment le faire), cliquez sur sur le bouton [Activer] et la procédure d'enregistrement se fera automatiquement. Sinon, il vous faudra saisir ou copier-coller dans le champ "Clé d'activation" la clé reçue et valider avec le bouton [Activer Numedocs] Ces données seront enregistrées dans un fichier "Cle_activation.txt" que je conseille de conserver aussi! il sera utile en cas de réinstallation de Numedocs, pour réactiver votre licence! Toutes les instructions et données seront évidemment communiquées dans le mail que vous recevrez! 23 / 128

24 Après cet enregistrement, vous retrouvez aussi ces renseignements dans la fenêtre "à propos", dernier onglet, qui ressemblera maintenant à ceci : 24 / 128

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26 Précautions d'usage A lire attentivement : L'utilisation de tout système informatique comporte des risques et nécessite donc des précautions d'usage. Les risques sont multiples : panne, virus, hackers, bugs, erreurs de manipulation, choc électrique lors d'un orage, vol etc... Pour les bugs, Numedocs 2.00 en comporte certainement encore quelques uns, malgré la phase de béta-tests qui a vu 11 préversions successives Les précautions à respecter pour limiter ces risques sont simples : un antivirus performant et à jour et un pare-feu également bien configuré et efficace (ceci pour les menaces externes) une attention soutenue lors d'opérations sensibles... et bien sûr et par dessous tout : un bonne stratégie de sauvegardes Je vais insister particulièrement sur ce dernier point, non pas que les précédents soient mineurs, mais parce que bien souvent les sauvegardes sont négligées ou mal faites... (exemple sauvegarder des fichiers sur le même disque dur est le meilleur moyen de tout perdre en cas de panne de ce dernier) Réinstaller Windows et tous vos programmes après un crash disque est ennuyeux... mais sans trop de conséquences... Perdre ses documents personnels, ses photos, son courrier, son travail éventuellement... est bien plus grave! Je ne vais pas vous donner un cours sur la meilleure façon de sauvegarder ses données : pour ceux qui en ont besoin, une recherche sur internet devrait vous fournir de bonnes bases... Idem sur les outils à employer pour cela, ils sont nombreux et assez efficaces dans l'ensemble. L'achat d'un disque dur externe s'accompagne souvent de la fourniture d'un tel programme Je vous citerai simplement deux programmes que j'utilise : Acronis True Image et Cobian Backup Et je ne donnerai qu'un conseil : faites régulièrement des sauvegardes sur un disque autre que celui contenant les données à copier! Numedocs vous aidera à classer vos documents importants, ce qui est déjà une bonne chose en soi.. Et Numedocs vous propose également son propre système de sauvegarde de ses données (et documents!) Le logiciel dispose même d'une alerte paramétrable pour vous rappeler cette précaution... Utilisez sans retenue cette fonction. Mais que cela ne vous dispense pas d'une sauvegarde complète à l'aide des outils dédiés à cette tâche! ATTENTION : vous voilà prévenu :-) Je décline toute responsabilité en cas de perte de vos documents... si vous n'avez effectué aucune sauvegarde dans les règles! 26 / 128

27 Fenêtre à propos La fenêtre "à propos" comporte 9 onglets : Auteur : avec mes coordonnées et un aperçu de mon site Web Shareware : pour payer la licence Shareware de Numedocs donnant droit aux fonctions évoluées et enregistrer cette licence Licence : le contenu de la licence d'exploitation de ce logiciel Version : le numéro de version du logiciel et sa présentation Historique : le rappel des différentes versions Don : comment procéder pour effectuer un don de soutien :-) (voir plus bas) Mise à jour : fonction de vérification de la disponibilité d'une mise à jour (voir plus bas) FAQ : liste des Questions-réponses courantes à propos de ce programme Report : vous permet de m'adresser une suggestion ou un report de bug - Merci d'être le plus circonstancié possible, surtout pour décrire un "bug" (version de Windows, version du programme, fenêtre où se produit l'erreur, dans quelles circonstances, etc... Une "copie d'écran" si possible, sera la bienvenue! ) Voici, plus en détails, la description des onglets 5, 6 et Don : 27 / 128

28 Même si vous ne voulez pas acquérir la licence, les dons sont toujours possibles ;-)... pour simplement aider à supporter les frais non négligeables liés à cette activité (logiciels de développement, et frais d'hébergement) Pour réaliser un don, deux solutions à privilégier : Paypal, solution de paiement par internet très simple et sécurisée, utilisable même sans compte Paypal. Pour l'utiliser, vous pouvez déjà indiquer le montant du don dans le champ prévu à cet effet, ou le saisir une fois sur le site de Paypal, site accessible par le bouton [Faire un don]. Ensuite il suffit de suivre les instructions données par Paypal. par chèque à envoyer à : FAVIER Yves, 375 Chemin de Rotani, ALERIA Je vous en remercie infiniment par avance :-) 6 - Mise à jour : 28 / 128

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30 (dans cette illustration, les informations affichées sont celle de tests) Pour vérifier s'il existe une version plus récente que celle que vous avez installée (et qui s'affiche dans le champ "Version installée") : 9 - Shareware : Cliquez sur le bouton [Rechercher nouvelle version] en bas... la recherche nécessite une connexion active à internet si la connexion au serveur peut s'établir, le résultat est affiché dans le cas où une nouvelle version est détectée, vous aurez les informations sur cette évolution : lien de téléchargement, instructions pour l'appliquer, et liste des évolutions. Cet onglet ressemble fortement à l'onglet Don, puisqu'ici aussi votre participation financière est encore sollicitée, mais cette fois pour disposer des fonctions évoluées, ou pour une utilisation en Entreprise Pour réaliser ce paiement, les deux mêmes solutions sont proposées : Paypal, solution de paiement par internet très simple et sécurisée, utilisable même sans compte Paypal. 30 / 128

31 Le montant (18 euros minimum) est déjà pré-saisi mais vous pouvez donner plus :-) Accédez à Paypal avec le bouton [Souscrire]. Ensuite suivre les instructions données par Paypal par chèque à envoyer à : FAVIER Yves, 375 Chemin de Rotani, ALERIA Le bouton [Activer] donne à accès à 1) la demande de licence et après réception de celle-ci 2) à son activation Auteur FAVIER Yves 375 Chemin de Rotani ALERIA A visiter pour y découvrir mes autres créations logicielles! Dont PasseMemo, petit utilitaire pour gérer vos mots de passe. Lien de Téléchargement En voici une capture d'écran : 31 / 128

32 Fonctions de base 13 pages sont présentes dans ce chapitre : 32 / 128

33 Fenêtre Principale Gestion des Propriétaires Gestion des Natures Nouveau Document Modification de Documents Aperçu des PDF Gestion des Documents Envoi d' s Arbre par Propriétaires Sauvegarde et maintenance Impression des États Graphiques PDF en attente 33 / 128

34 Fenêtre Principale Cette fenêtre est la première de l'application : Elle vous donne accès à la gestion de vos Documents et à toutes les autres fonctions du programme. Examinons cette fenêtre de haut en bas, et ses différentes zones : Juste en dessous de la barre de titre, on trouve tout d'abord les champs qui autorisent le "filtrage" des données affichées : dates de début et de fin de sélection, liste [Années] pour sélectionner une année de référence (dans le cas où vous avez enregistré vos documents sur plusieurs années), et listes [Propriétaires] et [Natures] pour sélectionner encore plus finement l'affichage des données, et enfin boutons [Filtrer] pour lancer l'action du "filtre", et [Annuler] pour revenir à un affichage global. 34 / 128

35 Pour utiliser Numédocs, il vous faut définir au moins UN propriétaire, et UNE nature. Les icones : et permettent respectivement d'affecter : - à la date "du" : la date du premier document - à la date "au" : la date du dernier document Cet icone ouvre un menu contextuel pour le choix d'une période de dates prédéterminée : Au centre de l'écran, la "table" qui affiche une partie des rubriques de vos données sur plusieurs colonnes (voir les astuces sur les tables). Les trois dernières colonnes indiquent : si le fichier PDF existe ou non (dans le dossier attendu), si le document est périmé, et enfin si le PDF est protégé par un mot de passe. 35 / 128

36 Cette table comporte un menu contextuel pour un accès rapide aux différentes fonctions sur les documents: 36 / 128

37 En dessous de cette table, sont récapitulés : le nombre de documents affichés, et les totaux des listes [Années], [Propriétaires] et [Natures] plus le montant Total (ici 7130,43), le nombre de fichiers PDF absents (ici 2), le nombre de documents "périmés" (ici 5), et le nombre de PDF "protégés" (ici 1) Chacune des listes [Années], [Propriétaires] et [Natures] donne en cliquant sur sa flèche, les décomptes suivants : Pour filtrer les données selon les colonnes : Montant, Existence du PDF associé, document périmé, et PDF protégé par mot de passe : nous avons 5 cases à cocher Les 4 premières ont 3 états : Etat inactivé Etat suite à un premier clic Etat suite à un deuxième clic La cinquième ne présente que les deux premiers états Descriptif des actions de chaque case : Avec ou sans montant : Aucun filtre n'est appliqué selon le montant Seuls les Documents dont le montant n'est pas nul sont affichés Seuls les Documents dont le montant est nul sont affichés Avec ou sans PDF : si le PDF du Document sélectionné existe bien, la colonne affiche une coche verte Aucun filtre n'est appliqué selon l'existence du PDF Seuls les Documents dont le PDF existe bien sont affichés Seuls les Documents dont le PDF n'a pas été trouvé sont affichés 37 / sinon le symbole

38 Périmé ou pas : quand un Document est périmé (date de conservation dépassée) la colonne affiche le symbole Aucun filtre n'est appliqué selon la date de conservation Seuls les Documents dont la date de conservation est dépassée sont affichés Seuls les Documents dont la date de conservation n'est pas encore atteinte sont affichés PDF avec mot de passe ou pas : quand le PDF associé est sécurisé par un mot de passe, la colonne affiche le symbole Aucun filtre n'est appliqué selon la protection du PDF Seuls les Documents dont le PDF est protégé par mot de passe sont affichés Seuls les Documents dont le PDF n'est pas protégé par mot de passe sont affichés Aucun filtre : si vous activez cette case : le ou les filtres définis dans les 4 premières cases sont annulés Les 4 filtres sont cumulables entre eux, ce qui offre = 81 possibilités différentes Ils s'appliquent sur la table en cours : celle-ci peut déjà résulter de l'application de filtrages définis dans la zone Un nouveau filtre défini en zone annule les éventuels filtres de la zone, mais pas l'inverse Puis tous les champs relatifs à chaque document pour un affichage "in extenso" de ses rubriques, pas toutes visibles dans leur intégralité dans la table au-dessus. A droite, quand le PDF associé existe et n'est pas "protégé" par un mot de passe, un aperçu de ce fichier PDF est également affiché, avec "navigation" possible s'il possède plusieurs pages. Un bouton de [zoom] autorise l'affichage de cet aperçu en plein écran. l'icone "cadenas" permet de masquer/démasquer le mot de passe La ligne de boutons en bas sur deux lignes : 38 / 128

39 Dont voici la description : Fonction évoluée demandant une licence ouvre une fenêtre pour la saisie d'un nouvel enregistrement (ajout en série possible) ouvre une fenêtre pour la modification ou la duplication de l'enregistrement sélectionné supprime l'enregistrement sélectionné dans la table (après confirmation) impression des données affichées (l'impression tient donc compte du filtrage éventuel et du tri des colonnes). L'impression est précédée d'un aperçu graphiques des données affichées (tient donc compte du filtrage éventuel) accès (avec licence) aux fonctions de synchronisation des données entre deux PC utilisant Numédocs lance votre pilote de scanner (voir le "paramétrage" ). accès (avec licence) aux tâches à effectuer régulièrement (par exemple : récupération de factures en ligne). fonctions de gestion des documents (nettoyage, fichiers orphelins, etc..) gestion des "Propriétaires" de Documents et des "Natures" affichage du fichier PDF, s'il existe, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé. envoi par du fichier PDF associé impression du fichier PDF associé, s'il existe, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" ). Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé accès aux fonctions de recherches avancées offre un classement des documents "hiérarchisé" par propriétaires explorateur de fichiers PDF. Limité dans la version freeware au parcours des dossiers de Numedocs. Dans la version shareware, l'exploration peut se faire sur tout l'ordinateur ouvre la fenêtre de synchronisation vers votre (ou vos) espaces "cloud" fonctions de sauvegarde et de restauration (restauration seulement pour la version shareware) permet d'exporter vos PDF vers une autre unité de stockage (clé USB par exemple) 39 / 128

40 pour quitter le programme... Enfin, tout en bas, dans la "barre de message" nous trouvons encore plusieurs indications et icones : Description de gauche à droite : Une case "message d'aide" où sera affiché un bref commentaire lors du survol de chaque "objet" de la fenêtre. Ce bouton permet de déplacer/ modifier la taille de la fenêtre en cours : un clic seul : redonne à la fenêtre ses dimensions initiales (si vous l'avez redimensionnée bien sûr) un clic avec la touche CTRL enfoncée : donne à la fenêtre ses dimensions minimales un clic avec la touche SHIFT enfoncée : fenêtre ramenée à ses dimensions initiales ET recentrée dans l'écran un clic avec les touches CTRL ET SHIFT enfoncées : fenêtre ramenée à ses dimensions minimales ET recentrée dans l'écran un clic avec la touche ALT enfoncée : recentre la fenêtre sans la redimensionner Ces différentes options sont rappelées dans la bulle d'aide ouvre CETTE documentation. Dans les autres fenêtres, cette icone est remplacée par un bouton [Aide] "classique", avec accès au "chapitre" concerné suivant le contexte. Ce bouton ouvre la fenêtre "à propos" Celui-ci ouvre la fenêtre de paramétrage ou ou Indicateur du niveau de "sécurité" avec respectivement : Application non sécurisée Accès par mot de passe mais sans Verrouillage Accès par mot de passe ET verrouillage automatique après xx minutes d'inactivité (xx paramétrable) Et enfin, la date et l'heure (du PC) 40 / 128

41 Gestion des Propriétaires Dans cette fenêtre, et plus particulièrement cet onglet, nous allons décrire les différents Propriétaires de documents. Avant d'enregistrer de nouvelles catégories (Propriétaires ou Natures) penser à bien les définir car leur modification ultérieure est une opération "sensible" si des documents leur sont déjà affectés. La table présente les Propriétaires déjà enregistrés 41 / 128

42 La zone d'édition en dessous est destinée à afficher/ajouter/modifier les données : les champs affichent les rubriques d'un enregistrement sélectionné dans la table mais permettent la saisie soit pour modifier cet enregistrement existant, soit pour en ajouter un nouveau. Les boutons en bas : [Effacer] : vide tous les champs de saisie pour faciliter la saisie d'un nouveau Propriétaire [Ajouter] : ajoute un nouvel Propriétaire avec les données saisies [Modifier] : modifie le Propriétaire sélectionné avec les données saisies ATTENTION : Si vous changez le nom d'un Propriétaire, les PDF pré-existants de ce propriétaire ne seront PAS renommés. [Supprimer] : supprime le Propriétaire sélectionné dans la table (après confirmation) ATTENTION : soyez très vigilant lors de toute opération de suppression à ce que vous effacez : ceci est irréversible et nécessite donc la plus grande attention!! Voir plus bas [RAZ] : pour Remise A Zéro des fréquences d'utilisation de chaque propriétaire [Etat] : impression des données affichées. L'impression est précédée d'un aperçu [Aide] : ouvre CETTE documentation à CE chapitre [Fermer] : pour revenir à la fenêtre précédente. Étudions de plus près l'action de suppression d'un Propriétaire : 2 cas de figures à envisager : Ce propriétaire ne possède aucun document : il est supprimé après une simple confirmation et cela n'entraine aucune autre opération Ce propriétaire possède un ou plusieurs document(s) : dans ce cas il vous sera demandé QUOI supprimer : 42 / 128

43 Cinq possibilités d'action : Abandonner l'opération : aucune suppression n'est faite! Supprimer le Propriétaire ET ses documents MAIS conserver les PDF associés. Les PDF associés deviendront "orphelins" : ils seront toujours présents, mais plus associés à leur propriétaire initial (qui n'existera plus ) Supprimer le Propriétaire ET ses documents ET les PDF associés Les PDF associés seront eux aussi détruits. Mais les dossiers éventuellement devenus vides après ces suppressions seront conservés Supprimer le Propriétaire, ses Documents, les PDF et les Dossiers Vides. Nettoyage le plus sûr : les PDF sont supprimés et les éventuels dossiers ainsi rendus vides le sont aussi Supprimer le Propriétaire, ses Documents, les PDF ET les Dossiers MEME NON VIDES! Nettoyage le plus radical : Attention là, car s'il existe des dossiers partagés entre plusieurs propriétaires, ils seront détruits et leurs fichiers avec!!! Pour les 4 dernières actions, je vous conseille vivement d'effectuer une sauvegarde au préalable pour garder une chance de réparer toute suppression malencontreuse Pensez à fermer tous les PDF éventuellement ouverts avant de lancer la suppression 43 / 128

44 Gestion des Natures Dans cette fenêtre, et plus particulièrement cet onglet, nous allons décrire les différentes Natures de documents. Avant d'enregistrer de nouvelles catégories (Propriétaires ou Natures) penser à bien les définir car leur modification ultérieure est une opération "sensible" si des documents leur sont déjà affectés. La table présente les Natures déjà enregistrées La zone d'édition en dessous est destinée à afficher/ajouter/modifier les données : les champs affichent les rubriques d'un enregistrement sélectionné dans la table mais 44 / 128

45 permettent la saisie soit pour modifier cet enregistrement existant, soit pour en ajouter un nouveau. Les boutons en bas : [Effacer] : vide tous les champs de saisie pour faciliter la saisie d'une nouvelle Nature [Ajouter] : ajoute une nouvelle Nature avec les données saisies [Modifier] : modifie la Nature sélectionnée avec les données saisies ATTENTION : si vous modifier le libellé d'une nature, le dossier correspondant où sont stockés les PDF sera renommé en conséquence. [Supprimer] : supprime la Nature sélectionnée dans la table (après confirmation) ATTENTION : soyez très vigilant lors de toute opération de suppression à ce que vous effacez : ceci est irréversible et nécessite donc la plus grande attention!! [RAZ] : pour Remise A Zéro des fréquences d'utilisation de chaque Nature [Etat] : impression des données affichées. L'impression est précédée d'un aperçu [Aide] : ouvre CETTE documentation à CE chapitre [Fermer] : pour revenir à la fenêtre précédente. Étudions de plus près l'action de suppression d'une Nature : 2 cas de figures à envisager : Cette Nature ne possède aucun document : elle est supprimée après une simple confirmation et cela n'entraine aucune autre opération Cette Nature possède un ou plusieurs document(s) : dans ce cas il vous sera demandé QUOI supprimer : 45 / 128

46 Cinq possibilités d'action : Abandonner l'opération : aucune suppression n'est faite! Supprimer la Nature ET ses documents MAIS conserver les PDF associés. Les PDF associés deviendront "orphelins" : ils seront toujours présents, mais plus associés à leur nature initiale (qui n'existera plus ) Supprimer la Nature ET ses documents ET les PDF associés Les PDF associés seront eux aussi détruits. Mais les dossiers éventuellement devenus vides après ces suppressions seront conservés Supprimer la Nature, ses Documents, les PDF et les Dossiers Vides. Nettoyage le plus sûr : les PDF sont supprimés et les éventuels dossiers ainsi rendus vides le sont aussi Supprimer la Nature, ses Documents, les PDF ET les Dossiers MEME NON VIDES! Nettoyage le plus radical : Attention là, car s'il existe des dossiers partagés entre plusieurs propriétaires, ils seront détruits et leurs fichiers avec!!! Pour les 4 dernières actions, je vous conseille vivement d'effectuer une sauvegarde au préalable pour garder une chance de réparer toute suppression malencontreuse Pensez à fermer tous les PDF éventuellement ouverts avant de lancer la suppression 46 / 128

47 Création de Nouveaux Documents Ici, vous allez saisir de nouveaux documents, à l'aide des champs suivants : Année de référence : par défaut, c'est l'année en cours, mais vous pouvez modifier l'année proposée, par exemple pour enregistrer des documents anciens, ou pour les impôts où l'année de référence peut différer de l'année en cours (impôts sur le revenu par exemple) Date de création : c'est la date à laquelle le document original a été créé par son émetteur (cette date peut différer de la date d'archivage) Date d'archivage : en principe, c'est la date du jour (quand vous ajoutez le document) et elle peut différer de la date de création précédente Propriétaire : sélectionnez le propriétaire existant dans la liste. Si vous voulez ajouter un propriétaire, accédez à la fenêtre de gestion des propriétaires grâce au bouton à droite de la liste. UN propriétaire au moins doit exister avant de créer un document. Dans une utilisation familiale, on peut imaginer autant de 47 / 128

48 propriétaires que de membres de la famille, plus éventuellement un propriétaire générique ("Famille") pour les documents qui concernent l'ensemble du foyer Nature: sélectionnez la Nature dans la liste. Si vous voulez modifier la liste ou ajouter une Nature, accédez à la fenêtre de gestion des Natures grâce au bouton à droite de la liste. Une Nature au moins doit exister avant de créer un document. Les PDF seront stockés dans des dossiers correspondants à la Nature sélectionnée. Date de conservation : c'est la date jusqu'à laquelle le document doit être conservé! En effet, selon la nature du document, il est nécessaire de le conserver plus ou moins longtemps (de 1 an à... une conservation illimitée). En ajoutant des natures, vous pouvez décrire ce délai de conservation, qui sera appliqué à chaque nouveau document appartenant à cette Nature, mais vous pouvez toujours modifier cette date... (L'icone ouvre une fenêtre de calculs de dates ) Montant : montant éventuel lié à ce document (par exemple : pour une facture, un devis...) (apparaîtra en rouge si négatif) Titre: ici vous devez saisir le nom de votre document. Choisissez un nom le plus "déterminant" possible Fichier original : un bouton à droite de ce champ vous permet de parcourir votre système pour y localiser le fichier PDF original lié au document décrit. Dès ce PDF sélectionné, s'il n'est pas "protégé", un aperçu s'affiche, et les détails suivants sont renseignés : Date de création du PDF Nombre de pages Taille en Ko De plus, le nom du fichier sauvegardé est automatiquement renseigné comme suit : Année_Propriétaire_Titre.pdf dans le dossier lié à la Nature choisie Option : Supprimer ce fichier PDF original après l'ajout: si cette case est cochée, lors de l'ajout, le fichier PDF original sera supprimé, seul le fichier sauvegardé dans le dossier de Numedocs subsistera. (option par défaut à définir dans le paramétrage du logiciel) Mot de passe : si le fichier PDF est protégé, vous pouvez enregistrer son mot de passe ici. l'icone "cadenas" permet de masquer/démasquer le mot de passe Remarques : vous pouvez saisir des informations liées au document. Mots-clés : ici, il est conseillé de saisir des mots-clés, permettant d'identifier rapidement les documents (numéro de factures, de client, de compte, de téléphone, reférences d'articles, noms de sociétés, etc...) Cela vous permettra d'effectuer des recherches avancées sur ces mots. Les mots doivent comporter au moins 4 caractères. Les mots-clés sont eux aussi enregistrés dans un fichier distinct et vous sont proposés dans la liste déroulante au dessus du champ : sélectionnez y le mot voulu et cliquez sur le bouton + : le mot sera ajouté dans le champ 48 / 128

49 Les champs précédés d'une étoile doivent obligatoirement être renseignés. (ces étoiles disparaissent une fois le champ rempli, c'est pourquoi on ne les voit pas dans l'illustration ci-dessus) La double ligne de boutons en bas : [Validation et FIN] : ajoute le nouveau document avec les données saisies et retourne à l'écran principal [Dupliquer] : ajoute le nouveau document avec les données saisies et reste sur cet écran pour permettre d'autres ajouts en série, SANS effacement des champs précédents, dans le cas où le prochain document partagera certains renseignements avec celui en cours... [Effacer] : vide les champs de saisie pour faciliter la saisie de nouvelles données [Dossier Attente] : parcours du dossier "En_Attente" qui stocke vos PDF en attente de classement [Continuer] : ajoute le nouveau document avec les données saisies et reste sur cet écran pour permettre d'autres ajouts en série, AVEC effacement des champs précédents. [Voir] : affichage du fichier PDF associé, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage"). Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé. [Scanner] : lance votre pilote de scanner (voir "paramétrage"). [Taches] : accès à l'onglet de définition des taches répétitives régulières. [Import] : Fenêtre pour la procédure d'import par "lots" de documents [Catégories] : pour gérer les propriétaires et les natures de documents. [Aide] : ouvre CETTE documentation à CE chapitre [Fermer] : pour revenir à la fenêtre précédente. 49 / 128

50 Modification, et Duplication de Documents A l'instar de la fenêtre de création de nouveaux documents, dans celle-ci, vous pourrez modifier ou dupliquer un document déjà existant, à l'aide des champs suivants, qui seront déjà renseignés avec les rubriques du document sélectionné (la duplication permet de créer un nouveau document partageant de nombreuses caractéristiques avec un document existant) : Année de référence : par défaut, c'est l'année en cours, mais vous pouvez modifier l'année proposée, par exemple pour enregistrer des documents anciens, ou pour les impôts où l'année de référence peut différer de l'année en cours (impôts sur le revenu par exemple) Date de création : c'est la date à laquelle le document original a été créé par son émetteur (cette date peut différer de la date d'archivage) Date d'archivage : en principe, c'est la date du jour (quand vous ajoutez le document) et elle peut différer de la date de création précédente 50 / 128

51 Propriétaire : sélectionnez le propriétaire existant dans la liste. Si vous voulez ajouter un propriétaire, accédez à la fenêtre de gestion des propriétaires grâce au bouton à droite de la liste. UN propriétaire au moins doit exister avant de créer un document. Dans une utilisation familiale, on peut imaginer autant de propriétaires que de membres de la famille, plus éventuellement un propriétaire générique ("Famille") pour les documents qui concernent l'ensemble du foyer Nature: sélectionnez la Nature dans la liste. Si vous voulez modifier la liste ou ajouter une Nature, accédez à la fenêtre de gestion des Natures grâce au bouton à droite de la liste. Une Nature au moins doit exister avant de créer un document. Les PDF seront stockés dans des dossiers correspondants à la Nature sélectionnée. Date de conservation : c'est la date jusqu'à laquelle le document doit être conservé! En effet, selon la nature du document, il est nécessaire de le conserver plus ou moins longtemps (de 1 an à... une conservation illimitée). En ajoutant des natures, vous pouvez décrire ce délai de conservation, qui sera appliqué à chaque nouveau document appartenant à cette Nature, mais vous pouvez toujours modifier cette date... (L'icone ouvre une fenêtre de calculs de dates ) Montant : montant éventuel lié à ce document (par exemple : pour une facture, un devis...) (apparaîtra en rouge si négatif) Titre: ici vous devez saisir le nom de votre document. Choisissez un nom le plus "déterminant" possible Fichier original : un bouton à droite de ce champ vous permet de parcourir votre système pour y localiser le fichier PDF original lié au document décrit. Dès ce PDF sélectionné, s'il n'est pas "protégé", un aperçu s'affiche, et les détails suivants sont renseignés : Date de création du PDF Nombre de pages Taille en Ko De plus, le nom du fichier sauvegardé est automatiquement renseigné comme suit : Année_Propriétaire_Titre.pdf dans le dossier lié à la Nature choisie Option : Supprimer ce fichier PDF original après l'ajout: si cette case est cochée, lors de l'ajout, le fichier PDF original sera supprimé, seul le fichier sauvegardé dans le dossier de Numedocs subsistera. (option par défaut à définir dans le paramétrage du logiciel) Mot de passe : si le fichier PDF est protégé, vous pouvez enregistrer son mot de passe ici. l'icone "cadenas" permet de masquer/démasquer le mot de passe Remarques : vous pouvez saisir des informations liées au document. Mots-clés : ici, il est conseillé de saisir des mots-clés, permettant d'identifier rapidement les documents (numéro de factures, de client, de compte, de téléphone, reférences d'articles, noms de sociétés, etc...) Cela vous permettra d'effectuer des recherches avancées sur ces mots. Les mots doivent comporter au moins 4 caractères. Les mots-clés sont eux aussi enregistrés dans un fichier distinct et vous sont proposés dans la liste déroulante au dessus du champ : sélectionnez y le mot voulu et cliquez sur le bouton + : le mot sera ajouté dans le champ 51 / 128

52 Les champs précédés d'une étoile doivent obligatoirement être renseignés. (ces étoiles disparaissent une fois le champ rempli, c'est pourquoi on ne les voit pas dans l'illustration ci-dessus) La double ligne de boutons en bas : [Modifier] : modifie le document sélectionné avec les données saisies et retourne à l'écran principal [Dossier Attente] : parcours du dossier "En_Attente" qui stocke vos PDF en attente de classement [Dupliquer] : ajoute un nouveau document avec les données modifiées et retourne à l'écran principal [Effacer] : vide les champs de saisie pour faciliter la saisie de nouvelles données [Voir] : affichage du fichier PDF associé, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage"). Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé. [Scanner] : lance votre pilote de scanner (voir "paramétrage"). [Taches] : accès à l'onglet de définition des taches répétitives régulières. [Catégories] : pour gérer les propriétaires et les natures de documents. [Aide] : ouvre CETTE documentation à CE chapitre [Fermer] : pour revenir à la fenêtre précédente. 52 / 128

53 Aperçu de PDF Fenêtre d'aperçu du fichier PDF... un Acrobat Reader "like" simplifié :-) Avec tout de même : En haut, une barre d'outils, avec dans l'ordre : des boutons d'affichage de la page en mode "Pleine hauteur", "Pleine largeur" ou "les deux") 53 / 128

54 Une combo avec le taux de zoom affiché des boutons de parcours des diverses pages (première page, page précédente, N de page en cours / Nb de pages, page suivante, dernière page) L'indication de la taille du PDF le bouton de repositionnement de la fenêtre et l'inévitable bouton de fermeture A gauche : les vignettes des différentes pages du PDF A droite : l'affichage plus ou moins agrandi de la page en cours 54 / 128

55 Gestion des Documents Examinons les 6 onglets de la fenêtre Gestion : 1) Documents périmés : Cette table présente la liste éventuelle des documents "périmés", dont la date de destruction est passée. Vous pouvez les supprimer tous, ou un par un, mais également en modifier la date de destruction (pour prolonger leur conservation). (L'icone ouvre une fenêtre de calculs de dates ) La ligne de boutons en bas : [Supprimer] : supprime LE document périmé sélectionné. Associé à la touche [CTRL] : suppression de TOUS les documents périmés [Voir] : affichage du fichier PDF du document sélectionné, s'il existe,, via votre programme associé aux PDF (voir " paramétrage" ). Demande de mot de passe si [Imprimer] : impression du fichier PDF du document sélectionné, s'il existe, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" ). Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé. le fichier PDF est protégé. [État] : impression des données affichées. L'impression est précédée d'un aperçu [Modifier] : change la date de péremption du document sélectionné avec la date saisie dans le champ à gauche. 55 / 128

56 2) Fichiers orphelins : Cette table présente la liste éventuelle des fichiers PDF dans le répertoire de Numédocs, qui ne sont associés à aucun document. Vous pouvez les supprimer tous, ou un par un, mais également créer de nouveaux documents qui leur seront associés. Pour une bonne organisation, il est préférable d'en avoir le moins possible! Soit ils sont inutiles et vous pouvez les éliminer Soit ils sont utiles et il est alors souhaitable, de les déplacer dans le dossier "En _Attente", ou de leur affecter un nouveau Document La ligne de boutons en bas : 56 / 128

57 [Supprimer] : supprime LE PDF sélectionné. Associé à la touche [CTRL] : suppression de TOUS les PDF orphelins [Voir] : affichage du fichier PDF sélectionné, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). Demande de mot de passe si le [État] : impression des données affichées. L'impression est précédée d'un aperçu [Imprimer] : impression du fichier PDF sélectionné, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé. fichier PDF est protégé. [Mise en attente] : déplace le fichier PDF dans le dossier "En_Attente". Associé à la touche [CTRL] : déplacement de TOUS les PDF [Associer nouveau document] : ouvre la fenêtre de création d'un nouveau document qui sera associé au PDF sélectionné. 3) Fichiers manquants : Cette table présente la liste éventuelle des documents dont le fichier PDF associé est manquant. Vous pouvez les supprimer tous, ou un par un, mais également les modifier pour leur affecter un nouveau fichier PDF.. La ligne de boutons en bas : [Supprimer] : supprime LE document sélectionné. Associé à la touche [CTRL] : suppression de TOUS les documents affichés [État] : impression des données affichées. L'impression est précédée d'un aperçu [Modifier] : ouvre la fenêtre de modification du document sélectionné pour lui associer un nouveau PDF. 57 / 128

58 4) Fichiers PDF en attente : Nouveauté de la version 2 : un dossier nommé "En_attente" pour y stocker des PDF en attente d'association à de nouveaux documents.. Cette table présente la liste éventuelle des fichiers PDF dans le répertoire "En_attente" de Numédocs, qui ne sont pas encore associés à aucun document. Vous pouvez les supprimer tous, ou un par un, mais également créer de nouveaux documents qui leur seront associés. Un aperçu de chaque PDF est affiché dans la zone image de droite La ligne de boutons en bas : 58 / 128

59 [Rafraîchir] : ré affichage de la liste actualisée. [Supprimer] : supprime LE PDF sélectionné. Associé à la touche [CTRL] : suppression de TOUS les PDF en attente [Voir] : affichage du fichier PDF sélectionné, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé. [Imprimer] : impression du fichier PDF sélectionné, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé. [Explorer] : ouvre l'explorateur de Windows dans le dossier "En_attente" [Associer nouveau document] : ouvre la fenêtre de création d'un nouveau document qui sera associé au PDF sélectionné. 59 / 128

60 5) Mots-clés : Cette table présente la liste éventuelle des mots clés (ou expressions) utilisés dans les documents existants. Vous pouvez les modifier, en ajouter ou en supprimer (Attention : ces éditions n'auront aucun impact sur les documents déjà existants). La ligne de boutons en bas : [Effacer] : efface le champ de saisie "Mot-clé" [Ajouter] : ajoute le mot-clé saisi. [Modifier] : modifie le mot-clé sélectionné avec le nouveau libellé saisi dans le champ. [Supprimer] : supprime le mot-clé sélectionné. Associé à la touche [CTRL] : suppression de TOUS les mots-clé 60 / 128

61 6) Contacts : Cette table présente la liste éventuelle des adresses s utilisées pour l'envoi de PDF. Vous pouvez les modifier, en ajouter ou en supprimer En particulier il sera possible de décrire le nom des contacts ajoutés automatiquement à cette liste lors des envois de mails... en effet à cette occasion, seule l'adresse est enregistrée, et pas le nom du contact (enregistré comme : <Non défini>) Dans cette fenêtre, les deux données sont obligatoires. La ligne de boutons en bas : [Effacer] : efface les deux champs de saisie [Ajouter] : ajoute le contact saisi. [Modifier] : modifie le contact sélectionné avec les nouvelles valeurs saisies dans les deux champs. [Supprimer] : supprime le contact sélectionné. Associé à la touche [CTRL] : suppression de TOUS les contacts [Etat] : impression de la liste des contacts (avec aperçu préalable) [Import] : ouvre la fenêtre d'import des contacts issus de votre logiciel de messagerie habituel. Nécessite la licence shareware 61 / 128

62 Envoi par Vous pouvez envoyer un fichier PDF à un ou plusieurs destinataires par . 1) Paramétrage de votre compte mail : Si vous n'avez pas paramétré les informations de votre compte , il est nécessaire de décrire d'abord l'adresse de votre serveur SMTP de courrier, ainsi que votre adresse , et votre mot de passe. Le nom du serveur SMTP est du style : smtp.serveur.fr (par exemple : smtp.orange.fr) 62 / 128

63 2) Composition du message : il faut indiquer l'adresse du destinataire principal de cet , soit en la saisissant dans le champ adéquat, soit en la sélectionnant dans la liste des contacts déjà enregistrés. (bouton "flèche vers le haut") Vous pouvez ajouter un ou plusieurs destinataires "en copie", soit en saisissant leurs adresses directement (en les séparant par un point-virgule ; ) soit en les sélectionnant dans le liste (bouton "flèche vers le bas") Puis il faut décrire l'objet du message et éventuellement le texte du message... Si vous voulez ajouter d'autres pièces jointes au PDF déjà automatiquement sélectionné, le bouton [Pièces jointes] vous permet de sélectionner ces autres fichiers attachés (pas nécessairement des fichiers PDF) Éventuellement, vous pouvez demander une confirmation de lecture. Et enfin, cliquez sur le bouton [Envoyer] pour expédier le message Le bouton [Contacts] ouvre la fenêtre de gestions des contacts / 128

64 Arbre hiérarchisé par Propriétaires Nouveauté de la version 2 Cette fenêtre offre une vision "hiérarchique" des Documents, classés d'abord par Propriétaires, puis par Natures. Même avec un seul Propriétaire enregistré, cette vue peut se révéler intéressante! 64 / 128

65 Dans la zone, on accède à cette "arborescence", avec des "nœuds" (les + ou -) "dépliables ou repliables" La racine est le choix du Propriétaire, sur laquelle on trouvera autant de "branches" que de propriétaires... Chacune d'elle va développer autant de "sous-branches" que de natures possédées par chaque propriétaire. En "terminaison" (ou feuille), nous trouvons les Documents selon la hiérarchie suivante : Propriétaire --> Nature --> Document La zone présente les caractéristiques du Document sélectionné à gauche, dans les feuilles de la zone Avec un aperçu en zone En bas, zone, nous retrouvons la barre de boutons habituelle : [Rafraîchir] : relance l'affichage de l'arbre [Modifier] : ouvre la fenêtre de modification du Document sélectionné [Aide] : ouvre la documentation à CETTE page [Supprimer] : suppression après confirmation du Document sélectionné [Imprimer] : impression via votre lecteur de PDF du Document sélectionné [Voir] : affichage dans votre lecteur de PDF du Document sélectionné [ ] : envoi par du Document sélectionné [Fermer] : retour fenêtre précédente Notons la barre de "split" qui permet d'élargir/réduire horizontalement la zone 65 / 128.

66 Sauvegarde et Maintenance Je n'insisterai jamais assez sur la nécessité de réaliser des sauvegardes de vos programmes et surtout de vos données! Dans la version de base (gratuite) la restauration est limitée... elle sera présentée en détail au chapitre des fonctions évoluées 66 / 128

67 L'onglet N 1 est dévolu à la Sauvegarde : Pour copier et ainsi protéger vos données contre tout risque de perte si nombreux et réels en informatique!! (fichiers corrompus, défaillance du disque, erreur de manipulation, virus, vol, accident, etc...) Indiquez le répertoire ou l'unité de sauvegarde, soit en le saisissant directement, soit en le recherchant sur votre système (bouton sur le bouton [Sauvegarder] à droite du champ) et cliquez Conseil : utiliser un nom explicite pour ce dossier de sauvegarde : exemple = Sauvegarde_Numedocs_ et changer ce nom à chaque sauvegarde! Cela va copier tous les fichiers de Numédocs (extension.fic,.ndx,.ftx,.mmo) et tous les PDF dans leurs dossiers respectifs vers la cible désignée. Si vous optez pour une sauvegarde dans une archive compressée (au format ZIP), TOUS les fichiers à sauvegarder seront compressés dans une archive ZIP créée dans le dossier de destination, et dont le nom par défaut sera : Sauvegarde_Numedocs_aaaammjj_hhmm.zip aaaammjj étant la date ex au format "anglosaxon" et hhmm l'heure Si la sauvegarde n'est pas ZIPpée, un fichier journal Sauvegarde_Numedocs_aaaammjj_hhmm.log sera créé et utilisé lors de la restauration éventuelle. Pour une sauvegarde non ZIPpée, si vous optez pour une sauvegarde dans un dossier NON VIDE, il vous sera alors demandé de choisir entre 3 solutions : Abandonner cette opération Passer à une sauvegarde au format ZIP qui pourra être ajoutée aux fichiers du dossier en question Maintenir l'option du format de sauvegarde non ZIPpée et supprimer le contenu du dossier : ATTENTION avant de choisir cette solution!!! Le bouton [Dossier] vous permet de vérifier le contenu dudit dossier 67 / 128

68 Il est conseillé vivement de réaliser cette sauvegarde régulièrement et sur un autre support physique que le disque dur de Numédocs (réseau, clé USB, autre disque dur) Ne modifier pas manuellement les fichiers de cette Sauvegarde! Procédez régulièrement à cette sauvegarde pour la sécurité de vos données! L'onglet N 2 présente l'historique des sauvegardes réalisées Le tableau affiche donc la liste des précédentes sauvegardes, la plus récente en tête, avec indication du nombre de Documents qu'elle contient (23 ici), et le type de sauvegarde (ZIP ou non) Plus le mot de passe éventuel s'il s'agit d'un ZIP. Cette liste provient du fichier HistoB.fic où est donc stocké chaque sauvegarde effectuée... Mais si vous avez supprimé ou déplacé une ou plusieurs de ces sauvegardes, en dehors de Numedocs, la liste pourra contenir des données invalides... Pour vérifier cette validité, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrôler validité des sauvegardes] : cela va vérifier l'existence des fichiers indiqués et donner le résultat suivant (exemple!) : 68 / 128

69 Dans cette illustration, on voit que seule la dernière sauvegarde (chronologiquement, mais la première de la liste) est valide Une boite de dialogue vous demande si vous désirez supprimer toutes les lignes invalides de la liste ATTENTION : les dossiers, s'ils existent, dans lesquels étaient stockées ces sauvegardes seront supprimés, AVEC LEUR CONTENU éventuel! Les boutons en bas : [Restaurer cette sauvegarde] : Lance la restauration de la sauvegarde sélectionnée [Contrôler validité des sauvegardes] : voir plus haut [Supprimer cette sauvegarde] : Supprime la sauvegarde sélectionnée (voir avertissement ci-dessus) [Supprimer TOUT]: Supprime TOUTES les sauvegardes historisées (voir avertissement ci-dessus) 69 / 128 et les autres non

70 L'onglet N 4 : optimisation des fichiers En principe, vous n'aurez besoin d'effectuer cette opération que dans le cas d'un grand nombre d'ajout ou suppression d'enregistrements, et pour "optimiser" les index, et ainsi rendre les recherches plus rapides. L'indicateur de la nécessité d'une optimisation est le nombre d'enregistrements "inactifs" pour chaque fichier (ici 10 pour HISTOB et 1 pour MOTCLE) En effet, à chaque fois qu'un enregistrement est supprimé, en réalité sa "place" est conservée, et juste marquée comme "inactive" L'optimisation va supprimer ces enregistrements inactifs et compacter les fichiers d'index, favorisant ainsi les lectures de ces fichiers Une sauvegarde préalable est vivement conseillée avant cette opération. Après optimisation, nous obtenons les résultat suivant, où l'on note que cette opération a permis de réduire substantiellement la taille de tous les fichiers : 70 / 128

71 Nouveauté de la version 2 L'onglet N 5 : sauvegarde du programme Voici un onglet qui ressemble fort à la fusion des onglets 1 et 2... La sauvegarde qui est proposée ici concerne TOUT les dossier de Numedocs et ses sous-dossiers : Données ET PROGRAMME en lui-même (les éxécutables, leur DLL, etc...) Cela peut-être utile si vous désirez migrer Numedocs sur un autre ordinateur (rappel : l'utilisation de Numedocs est limitée à un seul PC : pour l'utiliser sur plusieurs, il faut acquérir la licence shareware) Les différences avec la sauvegarde des Données présentée onglet 1 : La sauvegarde du programme ne peut se faire que sous la forme d'une archive ZIP Elle ne peut être restaurée depuis Numedocs : pour cela, utilisez votre programme de compression ZIP préféré. A part cela, on procédera de la même manière. 71 / 128

72 Impression des états La majeure partie des fenêtres comportant une table propose un bouton pour imprimer un état de cette table. Un menu contextuel reprenant la majorité des options de la barre d'outils et de la barre de boutons est disponible. Remarque : Pour visualiser l'aperçu avant impression d'un état, une imprimante doit être installée sur le poste en cours. Cette impression respectera l'ordre d'affichage des éléments de la table considérée! Chaque impression est précédée d'un aperçu qui offre de nombreuses possibilités, détaillées ici : 72 / 128

73 Sélection à imprimer : envoie toutes les pages sur l'imprimante par défaut, uniquement la page en cours Zone de réglage du zoom de l'état affiché : de gauche à droite : Mode navigateur : active/désactive le volet des vignettes de pages Mode plein écran : masque le menu - dans le mode plein écran, cet icone apparaît toujours en haut à droite pour quitter le mode plein écran donne le choix de plusieurs facteurs de zoom prédéfinis : Respectivement : Agrandir le facteur de zoom ou le réduire Zoom personnalisé : tracez avec la souris la zone à zoomer et l'affichage sera adapté en conséquence Mode défilement : permet de "scroller" l'affichage dans tous les sens à la souris (cas d'un facteur de zoom ne laissant apparaître qu'une portion de l'état) Respectivement : Première page et page précédente Accès direct à la page dont vous saisissez le numéro (cas d'un état multi-pages) Respectivement : Dernière page et page suivante 73 / 128

74 Destination de l'impression : L'état est enregistré dans un document.rtf exploitable par Word (ou autre Traitement de texte) L'état est enregistré dans un document.xls exploitable par Excel (ou autre tableur) L'état est enregistré sous forme PDF Annuler la dernière action d'édition ou refaire une action annulée Outils d'édition de l'état : Vous pouvez annoter le document avant impression, avec des notes "manuscrites" (à la souris :-), des flèches, des cadres, l'ajout d'une image... Outil crayon Outil flèche Outil cadre Insertion de texte Insertion d'images Choix de l'épaisseur de trait Choix de la couleur de trait Zone d'affichage des vignettes des pages de l'état : cliquez sur l'une d'elle pour l'afficher en grand dans la zone 74 / 128

75 Graphiques 75 / 128

76 76 / 128

77 77 / 128

78 78 / 128

79 Cette fenêtre présente sur 3 onglets divers graphiques illustrant la distribution de vos documents par années, propriétaires et natures. A Noter : un menu contextuel permet de modifier le style de chaque graphique, avec le choix entre plusieurs formats d'affichage (par exemple "secteurs" et "histogrammes", relief 3D...) 79 / 128

80 PDF en attente Explorateur (de Numedocs) des fichiers PDF en attente (stockés dans le dossier "En_Attente") La table affiche tous ces éventuels PDF, qui donc en principe ne sont pas encore associés à aucun Document de Numedocs A droite, une vignette de ce PDF, s'il n'est pas sécurisé par mot de passe. En dessous, le nombre de fichiers, et le chemin complet du PDF sélectionné En bas, 5 boutons aux actions respectives : [Choisir ce PDF] : le PDF sélectionné sera associé à un nouveau Document (ou à un Document en cours de modification) [Supprimer] : supprime LE document PDF sélectionné. Associé à la touche [CTRL] : suppression de TOUS les documents en attente [Voir] : affichage du fichier PDF du document sélectionné, s'il existe, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage"). Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé. [Imprimer] : impression du fichier PDF du document sélectionné, s'il existe, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage"). Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé. [Explorer] : ouvre l'explorateur Windows dans le dossier "En_Attente". 80 / 128

81 Fonctions évoluées 9 pages sont présentes dans ce chapitre : Recherches avancées Synchronisation Explorateur de PDF Import de Contacts Fonctions de "Cloud" Export de PDF Restauration Tâches répétitives Import de Documents en lots Toutes ces fonctions évoluées présentées dans ce chapitre ne sont pleinement accessibles qu'avec la licence 81 / 128

82 Recherches avancées Dans la version gratuite : Le nombre de documents trouvés est restreint à CINQ maximum Si dans la fenêtre principale, nous avons déjà de nombreux critères de tri et de sélection de Documents, ici nous pouvons encore pousser ces recherches directement dans le contenu des PDF associés. Les possibilités sont étendues mais nécessitent une bonne connaissance du mode d'emploi! Pour les recherches dans le corps même du fichier PDF, il faut que celui-ci contienne bien du texte, et non pas seulement des images! 82 / 128

83 Cette zone contient les critères de recherches à saisir avant de lancer cette recherche : Dans le premier champ de saisie "Recherche", le texte entré sera recherché simultanément dans les rubriques suivantes : titre, remarques, et mots-clé. Mais aussi dans le corps des PDF si la case [Rechercher aussi dans les PDF] est cochée Il suffit de saisir le ou les termes à rechercher d'au moins 4 caractères, et de cliquer sur le bouton [Chercher] et les enregistrements trouvés s'afficheront dans la table. On peut aussi ajouter un montant à rechercher, soit seul soit en plus de texte Vous pouvez ajouter les résultats d'une recherche à ceux résultant d'une recherche précédente : dans ce cas, les "doublons" sont détectés et ne sont pas ajoutés. La syntaxe des termes de recherche permet des recherches "complexes" (seulement pour les rubriques titre, remarques, et mots-clés) : Les termes doivent comporter au moins 4 caractères. Plusieurs mots entourés de "deux guillemets" seront considérés comme un seul terme. Ainsi, si les termes à rechercher sont : Vous pouvez saisir plusieurs mots. Les résultats contiendront au moins l'un de ces mots. Par exemple, si les termes à rechercher sont : alors la recherche trouvera des documents avec l'un ou l'autre de ces deux mots. juin juillet " juin juillet" alors la recherche trouvera des documents avec l'expression juin juillet (mais ne trouvera pas les documents contenant par exemple "21 juin et 14 juillet". - moins ne devra pas être présent dans le résultat! + plus devra obligatoirement être présent dans le résultat. Un mot précédé du signe Un mot suivi d'un astérisque * sera équivalent à une recherche "commence par" (ex : Un mot précédé du signe Dans notre exemple, si les termes à rechercher sont : +juin +juillet alors la recherche trouvera des documents avec l'un ET l'autre de ces deux mots jour* trouvera : jour, jours, journée, journal, journaux etc...) Dans la table, les termes recherchés sont surlignés en couleur (paramétrable) Ce soulignement ne fonctionne pas correctement en cas d'ajout de plusieurs recherches : les termes des recherches précédentes ne sont plus surlignés. La liste déroulante des mots-clés existants est présente et permet de sélectionner directement l'un d'eux comme un des termes de la recherche : vous le sélectionnez dans la liste, et un clic sur l'icone va ajouter le mot dans le champ de saisie 83 / 128

84 Le bouton [Chercher] va lancer la recherche et afficher les résultats (ou pas!) dans la table Le bouton [Annuler] va effacer les critères de recherches et la table Le survol de l'icone affiche le ou les critères de recherches en cours Sous la table, en, le nombre de résultats est indiqué, ainsi que le montant total (ici 2903,44), le nombre de fichiers PDF absents (ici 0), le nombre de documents "périmés" (ici 2), le nombre de PDF "protégés" (ici 0), et enfin le nombre de recherches réussies DANS le corps des fichiers PDF (ici 14) Pour filtrer les données selon les colonnes : Montant, Existence du PDF associé, document périmé, PDF protégé par mot de passe, et recherche avec succès dans le PDF : nous avons 6 cases à cocher Les 5 premières ont 3 états : Etat inactivé Etat suite à un premier clic Etat suite à un deuxième clic La sixième ne présente que les deux premiers états Descriptif des actions de chaque case : Montant O/N (avec ou sans) : Aucun filtre n'est appliqué selon le montant Seuls les Documents dont le montant n'est pas nul sont affichés Seuls les Documents dont le montant est nul sont affichés PDF O/N (avec ou sans) : si le PDF du Document sélectionné existe bien, la colonne Aucun filtre n'est appliqué selon l'existence du PDF Seuls les Documents dont le PDF existe bien sont affichés Seuls les Documents dont le PDF n'a pas été trouvé sont affichés 84 / 128 affiche une coche verte... sinon le symbole

85 Périmé O/N : quand un Document est périmé (date de conservation dépassée) la colonne affiche le symbole Aucun filtre n'est appliqué selon la date de conservation Seuls les Documents dont la date de conservation est dépassée sont affichés Seuls les Documents dont la date de conservation n'est pas encore atteinte sont affichés PDF protégé O/N (avec ou sans mot de passe) : quand le PDF associé est sécurisé par un mot de passe, la colonne affiche le symbole Aucun filtre n'est appliqué selon la protection du PDF Seuls les Documents dont le PDF est protégé par mot de passe sont affichés Seuls les Documents dont le PDF n'est pas protégé par mot de passe sont affichés PDF Texte O/N (la recherche a abouti dans le texte du PDF... ou n'a pas été faite) : Si vous demandez une recherche dans le corps du PDF, si cette recherche n'aboutit QUE dans le PDF, la colonne affiche le symbole Si elle aboutit dans le Titre, les Remarques ou les Mots-clés, alors elle n'est pas poursuivie dans le PDF, et la colonne affiche alors Aucun filtre n'est appliqué selon la recherche DANS le PDF Seuls les Documents dont la recherche a été faite avec succès DANS le PDF sont affichés Seuls les Documents dont la recherche dans le PDF n'a pas été faite sont affichés Aucun filtre : si vous activez cette case : le ou les filtres définis dans les 5 premières cases est (sont) annulé(s) Les 5 filtres sont cumulables entre eux, ce qui offre = 243 possibilités différentes Ils s'appliquent sur la table en cours : celle-ci résulte déjà de l'application de recherches définis dans la zone Une nouvelle recherche définie en zone La zone dessus. annule les éventuels filtres de la zone, mais pas l'inverse : tous les champs relatifs à chaque document pour un affichage "in extenso" de ses rubriques, pas toutes visibles dans leur intégralité dans la table au- A droite, quand le PDF associé existe et n'est pas "protégé" par un mot de passe, un aperçu de ce fichier PDF est également affiché, avec "navigation" possible s'il possède plusieurs pages. Un bouton de [zoom] autorise l'affichage de cet aperçu en plein écran. l'icone "cadenas" permet de masquer/démasquer le mot de passe En bas, une ligne de 9 boutons : [Modifier] : ouvre une fenêtre pour la modification ou la duplication de l'enregistrement sélectionné [Supprimer] : supprime l'enregistrement sélectionné dans la table (après confirmation) [Imprimer] : impression du fichier PDF associé, s'il existe, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). Demande de 85 / 128

86 mot de passe si le fichier PDF est protégé. [Afficher] : affichage du fichier PDF associé, s'il existe, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). Demande de mot [ ] : envoi par du fichier PDF associé. [Texte du PDF] : affiche le contenu du fichier PDF en "mode texte", peu propice à la lecture mais avec mise en évidence du terme recherché (ici "relevé") de passe si le fichier PDF est protégé. [Etat] : impression des données affichées. L'impression est précédée d'un aperçu 86 / 128

87 [Aide] : ouvre la documentation à CE chapitre. [Fermer] : pour revenir à la fenêtre principale. Dans la dernière colonne de la table, deux icones peuvent apparaître : soit : la recherche n 'a abouti avec succès que DANS le PDF (évidemment si l'option de recherche dans le PDF a été cochée) soit : la recherche n'a pas été faite dans le PDF, car elle a déjà abouti avec succès dans le titre, les mots-clés ou les remarques Divers : La gomme peut effacer un des deux champs de saisie "Texte" ou "Montant" Affiche une aide sommaire sur la recherche, que voici : 87 / 128

88 Synchronisation Cette fonction permet de synchroniser les enregistrements de deux PC travaillant sur la même base de données de documents. (En principe il est possible de synchroniser plus de 2 ordinateurs : il suffira de répéter les opérations plusieurs fois... avec un peu de méthode et d'attention, c'est faisable :-) Cela permet aux deux postes de travailler sur les mêmes données Dans la version gratuite : L'import des Documents est restreint à CINQ maximum ATTENTION : réalisez une sauvegarde préalable sur les deux postes avant la synchronisation! La synchronisation se fait en deux phases : export des données depuis un des postes (la source), puis import de ces mêmes données sur l'autre poste (la cible), l'opération pouvant être répétée dans l'autre sens pour avoir une concordance parfaite. Examinons ces deux étapes : 88 / 128

89 1- Export des données : Dans cette phase, nous sommes sur le poste SOURCE des documents Ce premier onglet présente la liste des documents (dont les PDF sont bien présents) : ce sont les documents créés ou modifiés depuis le dernier export! Vous pouvez imprimer, afficher les PDF correspondants et enlever de la liste le(s) document(s) que vous ne voulez pas exporter éventuellement. Vous devez indiquer le support (clé USB, autre disque réseau partagé) vers lequel sera effectué l'export des fichiers : l'opération de synchronisation nécessite en effet de passer par un support "intermédiaire"! Une fois ce support désigné, vous pouvez lancer l'export, qui va y copier tous les fichiers requis. Description des boutons : [Imprimer] : impression du fichier PDF du document sélectionné, s'il existe, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). [Afficher] : affichage du fichier PDF du document sélectionné, s'il existe, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). [Enlever] : enlève de la liste le document sélectionné : il ne sera pas exporté (et ne sera plus proposé à l'exportation). Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé. Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé. [Etat] : impression des données affichées. L'impression est précédée d'un aperçu [Exporter] : réalise la copie de tous les documents affichés dans la liste vers le support intermédiaire désigné. 89 / 128

90 Une fois cette copie réalisée, par exemple sur une clé USB, retirez cette clé et insérez là dans le PC destiné à recevoir les documents, en import Import des données : Dans cette deuxième phase, nous sommes sur le poste CIBLE des documents exportés dans la 1ere phase. il faut donc indiquer au programme où se trouvent les fichiers à importer, dans le premier champ au dessus de la table. Puis cliquer sur le bouton [Lire fichiers] : le programme va analyser les fichiers présents sur le support indiqué (dans notre exemple: la clé USB) Et afficher la liste de ces documents (qui sont présents sur la clé USB et proviennent donc du PC "source"!!) Vous pouvez imprimer, afficher les PDF correspondants et enlever de la liste le(s) document(s) que vous ne voulez pas importer éventuellement. Les fichiers éventuellement déjà présents sur le PC sont signalés par un dans le troisième onglet (voir plus bas) rouge et listés Et l'importation est prête : cliquer alors sur le bouton [Importer] Ce qui va copier tous les fichiers de la clé USB (de notre exemple) vers le poste. Description des boutons : [Imprimer] : impression du fichier PDF du document sélectionné, s'il existe, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). [Afficher] : affichage du fichier PDF du document sélectionné, s'il existe,, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). [Enlever] : enlève de la liste le document sélectionné : il ne sera pas importé Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé. Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé. [Etat] : impression des données affichées. L'impression est précédée d'un aperçu [Afficher PDF en local] : affiche le PDF de même nom existant déjà sur le poste [Importer] : réalise la copie de tous les documents affichés dans la liste vers le poste en cours. Une fois cette copie réalisée, la synchronisation dans ce sens est terminée! Vous pouvez éventuellement la poursuivre dans l'autre sens : le PC cible devient la source et vice-versa. 90 / 128

91 Cet onglet présente les éventuels doublons détectés avant import. ATTENTION : dans l'onglet précédent, les documents affichés sont CEUX PRESENTS SUR LE SUPPORT d'importation (la clé USB de l'exemple), donc ceux du PC Source... sur CET ONGLET, les documents affichés comme "doublons" éventuels, sont CEUX DU PC EN COURS (la destination!) Nota : quand vous sélectionnez un document déclaré comme éventuel "doublon" il est aussi sélectionné dans la fenêtre principale qui est toujours accessible. Pour éviter toute source de problèmes, il est conseillé de ne pas modifier les Natures ou les Propriétaires sur l'un des postes / 128

92 Explorateur de PDF Cet explorateur fonctionne un peu à l'inverse de la fenêtre principale : cette dernière permet le parcours de vos documents et affiche les fichiers PDF qui leur sont associés dans cet explorateur, au contraire, vous parcourez tous les fichiers PDF de votre système, et vous pouvez consulter les éventuels documents associés! A l'ouverture, seuls les dossiers de stockage de Numédocs sont accessibles (et seulement ceux qui contiennent effectivement des fichiers PDF. Les dossiers vides ou contenant autre chose que des PDF (?) n'apparaissent pas dans l'arborescence) Lorsque vous sélectionnez un de ces dossiers dans l'arborescence (à gauche), la liste des fichiers PDF qu'il contient s'affiche dans la table dans le cadre en haut à droite. Et si vous sélectionnez l'un de ces fichiers PDF dans cette table : le ou les documents associés sont listés dans la table du cadre inférieur ces caractéristiques sont affichées dans les champs en dessous le PDF est affiché en miniature dans le cadre inférieur à droite 92 / 128

93 Cette fenêtre est muni d'un séparateur vertical autorisant de redimensionner la zone de la fenêtre Les deux lignes de boutons en bas : [Tout] : Voir plus bas [Scanner] : lance votre pilote de scanner (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). [Rafraîchir] : relance le parcours des dossiers, en limitant d'abord la recherche aux dossiers de Numédocs, comme à l'ouverture de cette fenêtre. [Déplacer] : actif seulement si le PDF sélectionné n'est PAS associé à un document de Numédocs : déplace le fichier PDF choisi dans un autre dossier à sélectionner [Voir] : affichage du fichier PDF sélectionné, s'il existe, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). Demande de mot de [ ] : envoi par du fichier PDF sélectionné. [Aide] : ouvre CETTE documentation. [Associer Document] : ouvre la fenêtre de création d'un nouveau document qui sera associé au PDF sélectionné. [Modifier] : actif seulement si le PDF est associé à un document de Numédocs : ouvre la fenêtre d'édition de ce document [Supprimer] : supprime le fichier PDF choisi ET son (ou ses) éventuel(s) Document(s) associé(s). Si c'est le cas, une confirmation est demandée [Imprimer] : impression du fichier PDF sélectionné, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé. [Taches] : accès aux tâches régulières de téléchargement de PDF [Copier] : copie le fichier PDF choisi dans un autre dossier à sélectionner (si la Touche CTRL est enfoncée lors du clic, la copie se fait directement dans le dossier \En_Attente de Numedocs) (si la Touche CTRL est enfoncée lors du clic, le déplacement se fait directement dans le dossier \En_Attente de Numedocs) passe si le fichier PDF est protégé. [Explorer] : ouvre l'explorateur de Windows dans le dossier sélectionné [Fermer] : pour retourner au menu principal. 93 / 128

94 Concerne la version avec licence. Dans la version gratuite ce bouton est désactivé Revenons sur le premier bouton : [Tout] : lance la recherche des PDF existant sur TOUT votre système (hors réseau). Cela peut se révéler utile pour trouver des PDF "oubliés" ou "égarés"... et qui mériteraient d'être enregistrés dans Numedocs. Ainsi tous vos PDF importants seront classés et regroupés en un même dossier C'est là que cette fonction d'exploration de PDF prend réellement tout son sens! ATTENTION : cette recherche peut s'avérer (très) longue selon la "complexité" de votre ordinateur (taille du ou des disques durs, nombre de ces disques, unités externes reliées, CD dans le lecteur, vitesse du processeur et des unités parcourues, ressources utilisées etc...) 94 / 128

95 Une fois la recherche terminée, tous les dossiers contenant des PDF s'affichent dans l'arborescence, mais, pour les dossiers autres que ceux de Numédocs, évidemment la table des Documents associés est inactive! Les fonctions les plus utiles seront alors : [Associer Document] : ouvre la fenêtre de création d'un nouveau document qui sera associé au PDF sélectionné. [Supprimer] : supprime le fichier PDF choisi [Copier] : copie le fichier PDF choisi dans un autre dossier à sélectionner (si la Touche CTRL est enfoncée lors du clic, la copie se fait directement dans le dossier \En_Attente de Numedocs) [Déplacer] : déplace le fichier PDF choisi dans un autre dossier à sélectionner (si la Touche CTRL est enfoncée lors du clic, le déplacement se fait directement dans le dossier \En_Attente de Numedocs) 95 / 128

96 Import de Contacts Dans la version gratuite : L'import des contacts est restreint à CINQ maximum Pour alimenter le fichier des "contacts s", vous avez ici la possibilité d'importer les contacts issus de votre logiciel de messagerie habituel 96 / 128

97 Les conditions sont les suivantes : vous devez tout d'abord exporter vos contacts depuis votre logiciel de messagerie habituel, en demandant la création d'un fichier au format CSV ("Comma separated values" format informatique représentant des données tabulaires sous forme de «valeurs séparées par des virgules») exemple d'une ligne d'un fichier CSV de contacts Yves,FAVIER,Yves (en bleu les données utiles à Numedocs) enregistrer ce fichier dans le dossier de votre choix depuis cette fenêtre de Numédocs, sélectionner ce fichier CSV l'export CSV précédemment obtenu comporte sans doute de nombreuses données (nom, prénom, surnom, adresse , téléphone, adresse postale etc..) dont seules deux colonnes sont nécessaires : le "Nom à afficher", et l'adresse il faut donc indiquer à Numedocs quels sont les numéros de ces deux colonnes. Par exemple, pour un fichier issu de Mozilla Thunderbird, il s'agit des colonnes 3 et 5 (voir exemple ci-dessus) Pour les déterminer, vous pouvez : ouvrir le fichier CSV avec un éditeur de texte quelconque et repérer ces numéros changer les numéros successivement dans les deux champs, demander la lecture du fichier... jusqu'à ce que vous obteniez le résultat attendu! Le bouton permet d'ouvrir le fichier CSV dans la bloc-notes de Windows Dans la table, ne s'afficheront que les adresses pas encore présentes dans votre fichier de contacts de Numédocs. Ensuite, vous pouvez encore : modifier le nom du contact directement dans la table sélectionner les contacts que vous voulez importer Puis, cliquez sur le bouton [Importer] pour ajouter les contacts sélectionnés. 97 / 128

98 Export vers votre Cloud Dans la version gratuite : L'export des Documents est restreint à CINQ maximum Le "Cloud" est une des dernières "nouveautés" qui tend à devenir de plus en plus populaire et... inévitable (?)... Il y a ceux qui sont "contre" et les fervents adeptes. J'avoue qu'il y a quelques années je faisais partie des réfractaires, mais que mon avis a changé peu à peu... sans doute parce que les offres ont aussi beaucoup évolué! On en trouve maintenant des dizaines, plus ou moins aptes à satisfaire nos attentes. Numedocs, comme Gestionnaire de Documents, ne pouvait pas passer à côté! Évidemment, Numedocs n'offre pas SA solution de stockage en ligne, mais vous donne une facilité pour envoyer vos Documents (enregistrés dans Numedocs) vers "votre" cloud Donc, pour en bénéficier, il vous faudra soit déjà posséder ou ouvrir un compte parmi les 7 proposés, soit définir ici votre espace de "clouding" J'ai retenu les offres les plus représentatives en France en ce début 2013, gratuites (jusqu'à un certain volume de stockage)... et surtout disposant de la "synchronisation" des données avec votre PC, condition sine qua none pour fonctionner avec Numedocs. Sont donc présentés les serveurs cloud suivants : Serveur Commentaires Adresse Espace gratuit Dropbox Le plus célèbre? https://www.dropbox.com de 2 à 18 Go Wuala Un produit de LaCie 5 Go Sugar Sync Intéressant! https://app.sugarsync.com 5 Go Google Drive Le cloud de Google https://drive.google.com 5 Go Skydrive Celui de Microsoft https://skydrive.live.com/ 5 Go Orange Pour les abonnés d'orange 25 Go Hubic L'offre de OVH 25 Go Parrainage Le choix est difficile On peut privilégier soit l'espace disponible (Orange ou Hubic) soit la confidentialité (Hummm... quid de Skydrive, DropBox et Skydrive??), soit des fonctionnalités annexes (disponibilité sur mobile, etc ) 98 / 128

99 Les offres avec parrainage vous donnent accès à plus d'espace de stockage suivant le nombre de vos parrainages : pour les deux ci-dessus, un lien est inclus dans Numedocs pour créer un compte dont je serai le parrain... Le premier onglet de la fenêtre présente donc les 8 clouds possibles (7 prédéfinis et le votre s'il est différent) Dans le cas où le (ou les vôtres) fait (ou font) partie des 7 prédéfinis, il est nécessaire de : indiquer quel est le dossier de synchronisation entre votre ordinateur et le cloud - ceci est indispensable donner vos identifiants et mot de passe pour accéder à votre espace cloud sur le web ceci est optionnel et ne sert que si vous souhaitez accéder à cet espace depuis Numedocs en cliquant sur l'icone représentant le serveur 99 / 128

100 Si les 7 proposés ne vous conviennent pas, ou si vous en avez déjà un autre, définissez le dans Numedocs, aux deux seules conditions suivantes : qu'il dispose bien d'une fonction de synchronisation entre votre PC et le Cloud qu'il permette l'ajout de sous-dossiers dans ce répertoire de synchronisation Pour définir votre propre serveur cloud, vous avez donc le dernier "tiroir" à votre disposition, celui libellé "A définir" : dérouler ce tiroir cliquer sur l'icone il vous sera demandé le nom du serveur (sur 12 caractères maxi) (obligatoire) puis l'adresse URL du site web de ce serveur (facultatif) indiquer vos identifiant et mot de passe pour ce serveur (facultatif) et enfin le dossier de synchronisation entre votre ordinateur et votre cloud (obligatoire) puis cliquer sur le bouton [Enregistrer] pour sauvegarder ces saisies vous avez la possibilité de modifier l'icone représentant votre cloud : sur le site web de votre prestataire, trouvez une icone qui vous plaise, et enregistrez là sous le nom "moncloud.jpg" dans le dossier de Numedocs Nota : cette image ne doit pas dépasser 48x48 pixels de dimensions. Une fois, ce cloud personnel défini, vous pourrez les sélectionner comme les autres en vue de l'export de vos PDF... onglet suivant. 100 / 128

101 Quand vous avez sélectionné vers quel cloud exporter vos PDF, le reste est assez simple : sélectionner en les PDF que vous désirez exporter : la table hiérarchique vous permet de sélectionner (ou dé-sélectionner) tout l'ensemble, par branches, ou plus finement par PDF (les boutons en vous aident dans ce choix) le nombre et la taille de votre sélection est aussi affichée L'option en Les boutons en : si elle est cochée, les PDF exportés seront placé dans un dossier intitulé \Numedocs : à privilégier pour garder un bon classement sur votre Cloud : [Voir] : affichage du fichier PDF, s'il existe, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé [Explorer Source] : lance l'explorateur dans le dossier de Numedocs concerné [Vers le Cloud] : lance l'opération! Les PDF sélectionnés sont copiés vers le dossier de synchronisation du cloud... et si le service du Cloud est lancé et fonctionne bien, ces PDF sont automatiquement envoyés vers l'espace de stockage! [Explorer Destination] : lance l'explorateur dans le dossier de synchronisation du cloud J'ai personnellement testé les sept proposés, avec succès! 101 / 128

102 Export de PDF Dans la version gratuite : L'export des PDF est restreint à CINQ maximum Cette fonction permet de copier (exporter) votre sélection de PDF de Numedocs vers un autre dossier, ou une autre unité (exemple : clé USB) En sélectionner en les PDF que vous désirez exporter : la table hiérarchique vous permet de sélectionner (ou dé-sélectionner) tout l'ensemble, par branches, ou plus finement par PDF (les boutons en vous aident dans ce choix) le nombre et la taille de votre sélection est aussi affichée, vous sélectionnerez la destination de cet export (parcours de votre système avec 102 / 128 )

103 L'option en : si elle est cochée, les PDF exportés seront archivés dans un seul fichier ZIP compressé, que vous pouvez sécuriser (en option) par un mot de passe Le bouton [Exporter] lance l'opération : Les PDF sélectionnés sont copiés vers le dossier de destination sous la forme choisie (soit dossier par dossier et fichier par fichier, soit en un seul fichier ZIP contenant toute l'arborescence sélectionnée)... Les boutons en : [Voir] : affichage du fichier PDF, s'il existe, via votre programme associé aux PDF (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). Demande de mot de passe si le fichier PDF est protégé [Explorer Source] : lance l'explorateur dans le dossier de Numedocs concerné [Explorer Destination] : lance l'explorateur dans le dossier de destination de l'export 103 / 128

104 Restauration Dans la version gratuite : la restauration n'est pas autorisée C'est bien évidemment, l'opération "inverse" de la sauvegarde : la restauration permet de rétablir les données précédemment sauvegardées, ATTENTION : la restauration va effacer toutes les données présentes dans Numédocs et les remplacer par celles de la sauvegarde choisie!!! Les données enregistrées depuis cette sauvegarde seront perdues!!! Les données sauvegardées avec la version 1.00 de Numedocs ne peuvent être restaurées dans la version 2 (et vice-versa)!!! Pour effectuer cette opération : (fermez d'abord tous les PDF éventuellement ouverts) Ouvrez la fenêtre de sauvegarde/restauration/maintenance depuis la fenêtre principale : bouton Sélectionner le deuxième onglet [Historique des sauvegardes] 104 / 128

105 Lancer un contrôle de la validité des sauvegardes Évidemment, pour effectuer une restauration, il est nécessaire d'avoir déjà fait au moins une sauvegarde, et que celle-ci existe toujours et soit accessible sur le support où elle a été stockée!! Dans l'illustration proposée, on voit qu'une seule sauvegarde est effectivement disponible, le choix est facile Si votre liste en présente plusieurs, la dernière chronologiquement (la première de la liste) est généralement celle qui sera choisie. Sélectionner une sauvegarde valide Et cliquer sur [Restaurer cette sauvegarde] Numedocs bascule automatiquement sur l'onglet [Restauration] où la sauvegarde à restaurer est déjà renseignée, et lance automatiquement le processus... Nota : vous pouvez sauter les étapes précédentes et sélectionner "manuellement" le fichier à restaurer avec l'explorateur Auquel cas, ce sera à vous de cliquer sur le bouton [Restaurer] (inutile sinon) 105 / 128

106 Une boite de confirmation est affichée : Si vous confirmez, la restauration s'effectue A la fin de la restauration, Numédocs sera arrêté, et relancé automatiquement pour retrouver les données restaurées. 106 / 128

107 Comment effectuer une restauration manuelle? (pour les versions gratuites, et si Numedocs ne démarrait plus à cause d'un problème de fichiers de données) Le mieux est d'abord de désinstaller et réinstaller Numedocs 2, de manière à partir avec un dossier "propre". Ne le lancez pas, ou si vous le faites, ne procédez à aucune création de Propriétaire ou Nature Deux cas à envisager : 1) Sauvegarde au format ZIP Utiliser votre programme de création d'archives compressées préféré (7Zip, Winzip, etc...) pour extraire votre sauvegarde.zip dans le dossier de Numedocs, en conservant l'arborescence relative incluse Dans cette illustration, la sauvegarde est localisée en J:/Sauv_test68/Sauvegarde_Numedocs_ _1129.zip Et quand je demande son "extraction" avec mon programme de compression (ici 7Zip), il faut configurer cette décompression comme ceci : 107 / 128

108 Indiquer le dossier vers où extraire les fichiers, évidemment celui où est installé Numedocs 2, dans cet exemple c'est C:\Numedocs Et choisir l'option Chemins Complets 2) Sauvegarde non compressée : Avec l'explorateur de Windows, copier-coller tous les fichiers et sous-dossiers du répertoire de sauvegarde vers celui de Numedocs Dans cette illustration, la sauvegarde est contenue dans le dossier Sauv_test67 le répertoire de Numedocs, et dans le cadre Placez le curseur dans la zone Faites CTRL-A pour sélectionner tout le contenu (fichiers et sous-dossiers) clic droit et "copier" ou CTRL-C sélection du dossier d'installation de Numedocs clic-droit et "coller" ou CTRL-V 108 / 128 figurent tous les fichiers et sous-dossiers à copier-coller vers

109 Tâches répétitives Dans la version gratuite : Le nombre de Tâches est restreint à CINQ maximum Il est devenu courant de récupérer une partie de nos documents sur internet (factures de téléphone, relevés de banque, relevés de prestations diverses etc.) Aussi, il peut être utile d'enregistrer ici les liens, login et mots de passes, qui permettent d'accéder à ces sites, et ainsi de faciliter ces tâches régulières de téléchargement. Chaque "tâche" sera définie par : le libellé de cette tache le site web concerné l'éventuel "login" nécessaire pour s'y connecter et le mot de passe... sa périodicité (que vous pourrez choisir parmi une liste prédéfinie) ou saisir vous-même 109 / 128

110 Quand vous aurez décrit les tâches qui vous intéressent, il vous suffira ensuite : de la sélectionner dans la liste de cliquer sur le bouton [Site Web] pour accéder à ce site copier les login et mot de passe pour renseigner les champs correspondants du site l'icone "cadenas" permet de masquer/démasquer le mot de passe La ligne des autres boutons en bas : [Scanner] : lance votre pilote de scanner (voir "paramétrage" dans la fenêtre Gestion). [Nouveau Document] : ouvre une fenêtre pour la saisie d'un nouvel enregistrement (ajout en série possible) [Effectuée] : marque la tâche sélectionnée comme "effectuée" ce jour (cette date apparaît dans la colonne date de la table [Effacer] : efface les champs de saisie [Ajouter] : ajoute la tâche saisie. [Modifier] : modifie la tâche sélectionnée avec les nouvelles valeurs saisies dans les cinq champs. [Supprimer] : supprime la tâche sélectionnée Nota : le bouton ouvre un calendrier : 110 / 128

111 Import de Documents par lots Dans la version gratuite : L'import des Documents est restreint à CINQ maximum ATTENTION : fonction "batch" (ou par lots) experte, réservée aux utilisateurs possédant de bonnes capacités en informatique... et qui savent exactement ce qu'est un mode Une sauvegarde préalable est vivement conseillée! Après cet avertissement, je vais donc être plus "technique" que dans tous les autres chapitres... Cette fonction permet la création de plusieurs nouveaux documents (5 seulement en version gratuite, mais illimité sinon) à partir d'un seul fichier texte. On appelle cela une procédure par lots (en anglais "batch") Ce fichier texte, c'est à vous de le produire avec l'éditeur de texte de votre choix, mais en mode pur ASCII (du texte seulement) 111 / 128

112 Caractéristiques de ce fichier : être enregistré avec l'extension.txt et aucune autre les enregistrements sont séparés par un RC (retour à la ligne- noté <RC> dans les exemples plus bas) les rubriques dans chaque ligne sont séparées soit par : une tabulation (notée <TAB> dans l'exemple plus bas, juste pour les besoins de l'illustration!) un point virgule ; Nota : c'est l'un des deux séparateur, mais pas les 2 dans le même fichier. Ces séparateurs sont interdits dans le corps des rubriques... Les dates sont saisies au format JJ/MM/AAAA ou JJMMAAAA Chaque enregistrement comporte HUIT rubriques qui sont dans l'ordre : Année de référence : sous forme AAAA Date de création Date de conservation : peut être vide Nom du Propriétaire Nom de la Nature Titre du Document Chemin complet du fichier PDF associé Mot de passe éventuel sécurisant ce PDF : peut être vide Montant éventuel : peut être vide ou nul - le séparateur décimal est la virgule Nota : la date d'archivage est automatiquement enregistrée à la date de l'import, et n'est donc pas nécessaire dans le fichier. Deux exemples du contenu de ce fichier dans les différents cas de figure énoncés ci-dessus : 2013<TAB> <TAB> <TAB>Yves<TAB>Banque Relevés<TAB>Relevé Février<TAB>C:\Numedocs\Banque_Releves\2011_Yves_Essai2.pdf<TAB><TAB>789,00<RC> 2012;05/03/2012;05/03/2012;Nadia;Divers;Garantie;C:\Numedocs\Divers\2010_Nadia_Garantie.pdf;1234;;<RC> Dans l'exemple 1) le séparateur est la tabulation, dans l'exemple 2) c'est le point virgule Dans l'exemple 1) le mot de passe est vide, dans le 2) c'est le montant qui est vide Bien évidemment, l'exemple 1 se présentera en vrai plutôt comme cela : Yves Banque Relevés Relevé Février C:\Numedocs\Banque_Releves\2011_Yves_Essai2.pdf Quand ce fichier est créé : accéder à cette fenêtre rechercher le fichier avec l'explorateur le bouton permet d'ouvrir le fichier avec le bloc-notes pour contrôle et/ou d'éventuelles modifications 112 / ,00

113 le bouton [Lire] va ouvrir ce fichier et lire tous ces enregistrements, et remplir la table si des enregistrements "non conformes" (c'est à dire qui ne respectent pas la structure décrite plus haut) sont détectés, ils apparaîtront en rouge dans la liste : ici la date de conservation du 4eme enregistrement a été mal saisie... l'enregistrement ne pourra pas être importé tel quel mais il est possible de la modifier directement dans la table : et ainsi, l'enregistrement redevient "valide" et sélectionné pour l'import... Vous pouvez sélectionner/dé-sélectionner les enregistrements à importer dans la table Les deux premiers boutons en ont pour action respective : sélectionner tous les enregistrements / dé-sélectionner tous les enregistrements Enfin, pour effectuer cet import, cliquer sur le bouton... [Import] : les nouveaux documents sont créés à partir des données de chaque ligne sélectionnée de la table si un propriétaire décrit dans cette table n'existe pas, il est créé si une nature décrite dans cette table n'existe pas, elle est créée si des erreurs sont rencontrées, elles sont signalées en fin de processus Numedocs est ensuite arrêté et relancé automatiquement 113 / 128

114 Divers 6 pages sont présentes dans ce chapitre : Utilisation du champ table Astuces sur les fenêtres Autres astuces Calculs de dates Erreurs Foire aux questions 114 / 128

115 Utilisation du champ table Les Tables présentent certaines particularités de fonctionnement, pour vous offrir plus de fonctions dans l'affichage des données A) Tri sur une colonne : La double flèche présente dans une colonne indique qu'un tri peut être effectué sur cette colonne. La flèche présente (ou dans l'autre sens) dans la colonne indique qu'un tri a été effectué sur cette colonne. Pour trier une colonne : 1. Cliquez sur l'en-tête de la colonne. 2. Le tri est automatiquement effectué. Un deuxième clic sur cette même colonne inverse l'ordre de tri ici tri décroissant sur les dates de création 3. Il est possible de trier plusieurs colonnes simultanément, en cliquant sur l'icone de tri de la première colonne puis en cliquant sur la deuxième colonne en appuyant simultanément sur la touche CTRL, et ainsi de suite... Ici les colonnes sont triées, d'abord par Propriétaires, ensuite par Natures 115 / 128

116 B) Recherche sur une colonne : La loupe indique qu'une recherche peut être effectuée dans la colonne. Pour effectuer cette recherche : 1. Cliquez sur la loupe. 2. Saisissez la valeur recherchée. La recherche est automatiquement réalisée à partir des premières lettres saisies C) Filtre : La loupe possède également un menu contextuel qui offre une fonction de "filtre" des données, dont les possibilités sont illustrées ci-dessous 116 / 128

117 Ici le filtre est activé sur la colonne Titre, et de nombreuses conditions de filtrage sont proposées Une fois le filtre activé, l'entête de colonne change : Un entonnoir vient remplacer la loupe :-) D) Menu contextuel : La plupart des tables sont dotées d'un menu contextuel, affiché grâce à un clic droit de la souris sur la table. Grâce à ce menu, vous pouvez réaliser diverses actions, qui dépendent de la table en question : Vous retrouvez beaucoup de raccourcis des boutons présents dans cette fenêtre (du n 3 au n 10), plus d'autres que je vais expliciter ici : 117 / 128

118 Début de filtre et Fin de filtre : sélectionnez une ligne de la table Début de filtre : initialise la date de début avec celle de la ligne sélectionnée sélectionnez une autre ligne de la table Fin de filtre : initialise la date de fin avec celle de la ligne sélectionnée il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton [Filtrer] (devenu actif) pour lancer le filtre Exporter la table vers... : il est possible d'exporter le contenu de la table au format EXCEL ou WORD Sélectionner les colonnes : il est possible de sélectionner quelles colonnes seront visibles dans la table : E) Sélection du premier ou du dernier élément de la table La flèche "vers le haut" de la table au dessus de la table sélectionne le premier élément de la table. La flèche"vers le bas" située sous la table sélectionne le dernier élément F) Menu contextuel de la table En haut à droite de la table, l'icone ouvre lui aussi un menu contextuel où l'on retrouve des options déjà rencontrées plus haut : 118 / 128

119 G) Taille des colonnes Notons enfin que vous pouvez réduire /agrandir la taille d'une majorité de colonnes: Positionnez le curseur sur la ligne verticale séparant deux colonnes et lorsque le curseur change de forme, déplacez cette ligne à droite ou à gauche, jusqu'à la dimension voulue (si la largeur cumulée de toutes les colonnes dépasse la largeur physique de la table, celle-ci sera automatiquement dotée d'un ascenseur horizontal 119 / 128

120 Astuces sur les fenêtres Les Fenêtres présentent certaines particularités de fonctionnement, pour vous offrir plus de souplesse dans l'affichage des données A) Redimensionnement : Une bonne partie des fenêtres présentes sont "redimensionnables", c'est à dire que vous pouvez changer leur taille à la souris, en agissant sur l'icone tout à fait en bas à droite de ces fenêtres (voir illustration ci-dessous) B) Recentrage / Redimensionnement : Une majorité des fenêtres présentes sont dotées de cet icone Son action est multiple : dans la barre des messages. clic simple : la fenêtre, si elle a été redimensionnée précédemment, est ramenée à ses dimensions initiales clic avec touche CTRL enfoncée simultanément : la fenêtre est ramenée à ses dimensions minimales clic avec touche ALT enfoncée simultanément : la fenêtre est recentrée à l'écran (sans changer de dimensions) clic avec touche SHIFT enfoncée simultanément : la fenêtre est ramenée à ses dimensions initiales ET recentrée à l'écran clic avec touches SHIFT ET CTRL enfoncées simultanément : la fenêtre est ramenée à ses dimensions minimales ET recentrée à l'écran De plus... si vous actionnez les touches suivantes simultanément : + la fenêtre en cours sera recentrée et retaillée à ses dimensions initiales. (le 5 du pavé numérique) 120 / 128

121 Ceci peut être particulièrement utile lorsque la fenêtre principale, cachée lors de l'ouverture d'une autre fenêtre,ne veut plus réapparaître lorsque la deuxième se referme (cela peut arriver...) : - Cliquez alors sur l'icone de Numedocs dans la barre des Tâches pour bien lui donner le "focus" - Et actionnez ces deux touches CTRL+5... C) Menu contextuel : Chaque fenêtre dispose d'un menu contextuel Pour y accéder : la souris étant positionnée sur le fond de la fenêtre (donc au dessus d'aucun autre "objet" contenu dans la fenêtre) : clic droit et le menu apparait... Ce menu présente plusieurs options : Cocher/décocher le grisage de la fenêtre quand elle est inaccessible Augmenter ce taux de grisage par l'action combinée de CTRL-ALT et + Diminuer ce taux de grisage par l'action combinée de CTRL-ALT et Activer/désactiver la mémorisation de la taille et de la position de cette fenêtre lors de sa fermeture, pour être restaurées (ou non) lors de sa prochaine ouverture Adapter la taille de la fenêtre : lui donne une taille...optimale (?) Restaurer la taille et la position par défaut : si vous avez modifié la taille et la position de cette fenêtre, ceci la recentre et lui redonne sa taille initiale (voir plus haut point B ) Désactiver les animations de fenêtre : certaines fenêtres sont "animées" à l'ouverture... ceci désactive cet effet. 121 / 128

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