Modalités des refacturables pour les Quartiers

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1 Modalités des refacturables pour les Quartiers Dernière mise à jour : 09/10/2013 Principes En vue d aider les groupes porteurs à mobiliser les habitants de leurs quartiers, un soutien financier à l organisation de plusieurs événements est prévu par Bruxelles Environnement. Il concerne: - L organisation d activités (assemblées de quartiers, activités thématiques...) - L élaboration et la diffusion d information vers les habitants. Cette enveloppe budgétaire est mise à disposition de chaque quartier durant les 2 années d accompagnement. Montants Le montant global sur les deux années d accompagnement s élève à HTVA /quartier Fonctionnement Bruxelles-Environnement n avance pas de montant pour ces dépenses. Le remboursement se fera sur preuve d achats. Le rôle du coach est de centraliser ces preuves d achats et de les présenter convenablement pour validation. Ces dépenses sont à prendre en charge par le quartier, le coach ne pourra en effet vous rembourser que lorsqu il aura reçu le versement de Bruxelles-Environnement. Un délais minimum de 3 mois est donc à prévoir. Les factures Ne sont acceptés comme preuve d achat que des factures. Le coach vous fournit un carnet de factures que vous pouvez utiliser dans les différents commerces. Le commerçant peut aussi utiliser son propre système de facture. Chaque facture doit contenir minimum les informations ci-dessous :

2 Coordonnées de l association de votre coach (coordonnées + TVA) Données commerçants (nom, adresse, téléphone et TVA) Liste des achats (HTVA et TVAC) Preuve que la facture a été payée Montant Total TVAC Date Remarques : - Chaque commerçant possède un numéro de TVA que ce soit dans les supermarchés ou les marchés. - Chaque facture doit être acquitté et être accompagné d une preuve de paiement : signature du commerçant ou ticket bancontact Note de frais Après chaque activité ou grosse dépense vous pouvez centraliser les différentes factures par une note de frais. Cette note de frais est à remettre à votre coach avec toutes les factures. Une note de frais est réalisée par : - activité - compte bancaire de remboursement

3 Informations relatives à l acheteur Liste des factures + Dépenses visées Les dépenses remboursables sont celles liées à des événements à vocation publique qui auront été programmés dans le cadre de l appel à projets Quartiers durables et discutés au préalable avec le coach. Ces évènements répondront à des objectifs de durabilité et de convivialité et auront un caractère collectif. Les dépenses doivent en outre répondre aux conditions suivantes: - avoir été générées au cours de la période d accompagnement du projet - avoir été effectivement effectuées par le bénéficiaire du projet, avoir été reprises dans la comptabilité et être identifiables et contrôlables. Il convient également de tenir compte de critères environnementaux lors des achats de biens et services.

4 Il est à noter que l achat/ la location de nouveau matériel n est pas toujours nécessaire. Nous vous encourageons à veiller à valoriser les matériaux de récupération et de seconde main avant d acheter/ de louer du neuf. De même nous vous conseillons de vous renseigner au préalable auprès des partenaires sur les possibilités de disposer de matériel gratuitement. Des questions pourraient se poser quant à la possibilité de rembourser ou non certains types de dépenses. D où l absolue nécessité de toujours s en référer au coach avant d engager des frais. Principaux frais éligibles ou non Frais pour l organisation d activités Dépenses acceptées boissons/snacks pour les activités ouvertes au public location de tente/salle pour une activité impression de documents location de gobelets réutilisables pour les activités rétribution d un expert pour une animation (éco conso / apis bruoscella ) assurance pour une activité matériel nécessaire pour le bon déroulement d une activité, matériel d animation, etc. achat d une base de nourriture, de boissons, à des proportions raisonnables Dépenses non-acceptées boissons pour les réunions du groupe pilote achat de matériel personnel frais liés à un élément susceptible de grever trop lourdement l enveloppe activités Frais pour communiquer vers le quartier Dépenses acceptées campagne d affichage dans le quartier (impression de flyers, affiches, bannières...) éléments de signalétique (totems...) publication d une annonce dans un journal local traduction (si coordination pas libre)

5 implication d un graphiste professionnel pour la création d un logo, la conception et la mise en page du modèle du journal, d une affiche (si coordination pas libre) achat d une cartouche d imprimante et de papier pour les impressions, pour autant que l utilisation de ces moyens pour le compte des QD est avérée Dépenses non-acceptées frais liés à un élément susceptible de grever trop lourdement l enveloppe communication et signalétique (ex: création de 10 totems pour les entrées d un quartier); il conviendrait de les orienter vers les PIC Achat d une imprimante, d un ordinateur