La vidéoconférence nouvelle génération

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1 LIVRE BLANC La vidéoconférence nouvelle génération Améliorer la productivité des collaborateurs nomades Par Debra Chin Directeur Général Palmer Research Mai 2011 Ce livre blanc rédigé par Palmer Research a été réalisé pour le compte d 2011 Palmer Research. Tous droits réservés.

2 Sommaire Édito... 3 Une réalité : la décentralisation du travail... 4 La vidéoconférence au service des effectifs décentralisés... 5 Conclusion... 7 À propos d Arkadin... 9 À propos de Palmer Research

3 Édito Ingénieurs, architectes, scientifiques, avocats les cadres sont reconnus pour leur expertise et leur aisance relationnelle. Au cours des trente dernières années, ils ont généré plus de 70 % de la croissance économique aux États-Unis 1. Collecter les informations et les partager constituent les clés de leur réussite. Pourtant, la communication et la collaboration deviennent de plus en plus difficiles. En cause : la dispersion géographique des collaborateurs, fournisseurs, partenaires et clients. La mondialisation, les pressions économiques, la concurrence pour attirer les meilleurs talents et les tentatives visant à favoriser l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée contribuent aujourd'hui à la «decentralisation» des effectifs. Les cadres sont devenus nomades : ils travaillent depuis différents endroits au moyen de terminaux mobiles (netbooks, smartphones, tablettes, etc.). Ils représentent plus de 70 % de la population active aux États-Unis 2. Malgré cette mobilité accrue, les moyens de communication classiques messagerie électronique, téléphone et réunions en face à face restent incontournables. Les entreprises cherchent aujourd'hui à exploiter intelligemment la nouvelle génération d'outils capable de soutenir la productivité dans un environnement de travail décentralisé. Les solutions de vidéoconférence HD offrent ainsi un niveau élevé de collaboration, sans coûts supplémentaires liés aux périodes d'inactivité et aux déplacements. Pourtant, seuls 20 % des cadres utilisent la vidéoconférence pour collaborer et échanger 3. Si la vidéoconférence, en tant que solution de collaboration, est très largement reconnue, son utilisation se limite bien souvent aux salles de conférence des plus grandes entreprises. L ancienne génération d outil impliquait de lourds investissements ainsi que des difficultés d installation, de maintenance et une qualité de service aléatoire. On assiste aujourd'hui à l'émergence d'une nouvelle génération de solutions de vidéoconférence HD (Haute Définition) économiques, faciles à installer et à utiliser, et proposant la qualité des vidéos HD. Elles offrent une plus grande flexibilité de déploiement grâce à l exploitation des terminaux informatiques déjà présents au sein de l'entreprise (mobiles, PC, netbooks et équipements de vidéoconférence). Avec l'adoption du haut débit, l'amélioration du rapport prix / performance grâce à de nouveaux fournisseurs de solutions et la course aux gains de productivité des entreprises, les analystes s accordent à prédire une explosion du marché des solutions de vidéoconférence sur PC. 1 «Economic Conditions Snapshot», McKinsey «Mobile Knowledge Workers: Emerging Opportunities», Infotrends «Making Collaboration Work for the 21st Century's Distributed Workforce», Forrester Consulting

4 Une réalité : la décentralisation du travail Le temps où tous les employés travaillaient sur le même site, 40 heures par semaine et restaient dans la même entreprise jusqu'à la retraite est révolu. Selon le cabinet d analyse Forrester, le pourcentage de cadres travaillant depuis différents sites, que ce soit à domicile, en déplacement ou chez un client, s élève à 30 % 4. L'évolution des pratiques d'embauche explique en partie la décentralisation des effectifs. Pour rester compétitives, les entreprises recherchent les meilleurs talents, sans se soucier de leur localisation. Salariés et prestataires externes sont ainsi choisis pour travailler à distance et des compétences clés sont sous-traitées à des équipes basées dans différents pays. Au final, plus de 80 % des cadres communiquent avec des collègues en poste dans d'autres locaux et près de 90 % d'entre eux échangent avec des personnes extérieures à l'entreprise, dans le même pays ou à l étranger 5. Communication et collaboration avec des collègues et des contacts externes (Future of Work 2011) Autres bureaux, même pays 60% 74% Autres bureaux, même pays et étranger 32% 20% Autres bureaux, étranger 8% 6% 0% 20% 40% 60% 80% Collègues Contacts externes La recherche de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée favorise aussi la décentralisation du travail. Les cadres nomades passent ainsi 53 % de leur temps de travail chez eux. D'ici 2016, 43 % de l'ensemble des travailleurs américains exerceront en télétravail, au moins à temps partiel 6. S ils sont dispersés sur plusieurs sites, ces collaborateurs se montrent également nomades. Selon IDC, la population de travailleurs nomades devrait atteindre, d'ici 2013, 1,2 milliard de personnes, soit plus d'un 4 Ibid 5 Ibid 6 US Telecommuting Forecast , Forrester

5 tiers de la population active dans le monde 7. La généralisation du haut débit a révolutionné la façon dont les cadres se connectent et communiquent entre eux. Chaque semaine, 67 % d entre eux utilisent un PC, 40 % un smartphone et 7 % une tablette dans le cadre de leur activité professionnelle 8. Même si les communications constituent depuis toujours un facteur stratégique, assurer la connexion et la collaboration entre les cadres dans l'environnement décentralisé actuel n'en demeure pas moins un vrai challenge. La population des travailleurs nomades devrait atteindre, d'ici 2013, 1,2 milliard de personnes, soit plus d'un tiers de la population active dans le monde. La vidéoconférence au service des effectifs décentralisés Si l'efficacité des réunions en face à face n est plus à prouver, cette pratique se heurte parfois à des contraintes de temps et de coûts. Les moyens classiques, comme la messagerie électronique et le téléphone accessibles et peu coûteux ne contribuent pas véritablement à créer un environnement propice à l échange d'informations. Alors que les entreprises accélèrent la décentralisation de leurs ressources, elles se tournent vers des technologies avancées de communication et de collaboration, à l'image de la vidéoconférence HD sur PC. Objectif : optimiser la productivité de leurs équipes dispersées géographiquement. D après le cabinet Gartner, d'ici 2015, 20 millions de salariés dans le monde utiliseront des solutions de vidéoconférence fournies par leur employeur, un marché qui devrait peser 8,6 milliards de dollars. Parmi les principaux avantages de l'adoption de la vidéoconférence, on compte : la réduction des coûts, le renforcement de la collaboration et de la productivité, et un service client de meilleure qualité 9. Avantages clés de la vidéoconférence (Frost & Sullivan 2011) RéducDon des coûts CollaboraDon renforcée AmélioraDon du service client RéducDon des déplacements Point d'accès unique Accroissement de la mobilité AccéléraDon de la prise de décision Meilleur équilibre travail / vie privée SoluDon plus écologique 2% 9% 8% 8% 11% 14% 13% 15% 21% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 7 Worldwide Mobile Worker Population Forecast, IDC Ibid 9 «2010 North America Investment Decisions in Communications and Collaboration Products and Services», Frost & Sullivan

6 Malgré l'importante valeur ajoutée qu'offre la vidéoconférence, peu d'entreprises ont encore recours à cette solution pour communiquer et collaborer. Une étude de Frost & Sullivan révèle qu environ la moitié des entreprises utilise une solution de vidéoconférence, mais 41 % d entre elles précisent que la solution reste le monopole du top management. Par ailleurs, l'utilisation demeure relativement faible une installation courante de vidéoconférence en salle n étant utilisée que 45 minutes par jour selon Gartner 10. En ce qui concerne les cadres, seuls 20 % d'entre eux utilisent actuellement la vidéoconférence pour collaborer et échanger. 50 % de ceux qui ne s en servent pas avancent des arguments sur les difficultés d accès à cette solution 11. L adoption de la vidéoconférence souffre aujourd hui de ses débuts difficiles. Auparavant complexes à installer et à gérer, les solutions de vidéoconférence nécessitaient de lourds investissements avec des performances qui ne répondaient pas toujours aux attentes exprimées. Elles impliquaient généralement une bande passante dédiée et un support informatique sur site. De même, la compatibilité avec les postes clients étant faible, le déploiement de la solution se limitait souvent aux salles de conférence et aux bureaux de la direction. C'est donc sans surprise qu'une récente étude de CDW positionne la difficulté à justifier l'investissement comme obstacle majeur à la mise en œuvre de ce type de solution 12. Enfin, selon une étude de Frost & Sullivan menée auprès de cadres dirigeants américains, voici les principales raisons émises pour reporter un projet de vidéoconférence : des performances et une qualité insuffisantes, d autres investissements technologiques plus prioritaires, et les coûts associés. Facteurs influençant le délai d implémentation d un projet de vidéoconférence (Frost & Sullivan 2011) Qualité / performance de l'applicadon Autres priorités technologiques Faible rapport coût / efficacité Difficulté de mise en œuvre SoluDon actuelle non sadsfaisante Faible valeur ajoutée Absence de formadon des udlisateurs Conjoncture économique Problèmes de sécurité Manque de convivialité Difficulté de gesdon Pas dans la stratégie de l'entreprise 12% 12% 12% 14% 17% 17% 17% 19% 21% 21% 24% 24% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 10 «Dataquest Insight: Videoconferencing Products and Services Market Forecast Worldwide », Gartner «Making Collaboration Work for the 21st Century's Distributed Workforce», Forrester Consulting «Video Conferencing Straw Poll», CDW

7 Grâce à l'émergence de la nouvelle génération de solutions de vidéoconférence HD et à l accessibilité au haut débit, les entreprises n'ont plus besoin de reporter la mise en œuvre des solutions de collaboration à distance, qui permettent d améliorer la productivité de leurs collaborateurs. Les fournisseurs de solutions de vidéoconférence SaaS proposent désormais la vidéoconférence HD sur des réseaux IP fiables, réduisant ainsi les coûts et les problématiques d'évolutivité associés à l'utilisation de systèmes multipoints. Les utilisateurs ne sont plus cantonnés aux salles de vidéoconférence de l'entreprise ; ils peuvent collaborer à distance depuis leurs PC, netbooks, smartphones et tablettes, pour organiser des réunions virtuelles où qu'ils se trouvent. Conclusion Aujourd'hui, les cadres doivent communiquer et collaborer avec des collègues, des partenaires et des clients éloignés. Même si la messagerie électronique, le téléphone et les réunions en face à face restent largement utilisés, ils ne constituent pas la solution la plus économique ni la plus efficace pour échanger en temps réel avec des sites distants. La vidéoconférence HD contribue à créer un environnement propice au partage d'informations et permet aux entreprises de renforcer leur productivité, tout en diminuant la durée et les coûts des déplacements. Malgré ces avantages, la vidéoconférence s avère peu déployée et peu utilisée en dehors des salles de conférence et des bureaux de la direction. En cause, son coût, la difficulté d'utilisation et des performances peu convaincantes. Selon les analystes, une véritable explosion du marché de la vidéoconférence portée par l'innovation technologique devrait se produire. Grâce à la vidéoconférence HD proposée en tant que service sur des réseaux IP non dédiés, les entreprises pourront mettre en œuvre, simplement et rapidement, la collaboration à distance et ainsi améliorer la productivité de leurs collaborateurs, tout en disposant d'une solution économique, fiable, évolutive et accessible à tous depuis n'importe quel terminal, partout dans le monde. Les solutions de vidéoconférence HD nouvelle génération doivent s'appuyer sur les fondamentaux suivants : SVC, une technologie évolutive : la nouvelle norme de compression vidéo H.264 offre la meilleure qualité de vidéoconférence HD possible sur tout type de IP, par opposition aux réseaux maintenus par une qualité de service. Cette technologie élimine les problèmes de gigue et de latence courants avec les technologies classiques et permet de réunir en vidéoconférence de nombreux participants, sans décalage ni perte d'informations. Accessibilité multiplate-forme : l'accès à la vidéoconférence HD depuis n'importe quel pays du monde, à l'aide de n'importe quel équipement compatible (PC, netbook, tablette), et ce quel que soit 7

8 le réseau (local, WAN, Internet, sans fil), assure aux cadres de rester toujours hautement productifs. Interface conviviale : une interface simple à utiliser, qui intègre des fonctionnalités comme le répertoire, le partage des bureaux et des applications, la possibilité d'organiser des réunions virtuelles sans réservation préalable et l'accès en un clic pour rejoindre des sessions de vidéoconférence HD, dans le but d améliorer la productivité et d'accélérer l adoption de la solution par les collaborateurs. Compatibilité avec les systèmes multipoints existants : la nouvelle génération de solutions de vidéoconférence HD s'intègre parfaitement au système de vidéoconférence multipoint, et permet de réduire les coûts et d accroître de façon significative la qualité des systèmes en salle déjà en place. Support à l'adoption par les collaborateurs : les sessions de formation gratuites proposées aux employés par le fournisseur de la solution contribuent à accélérer son adoption à l'échelle de l'entreprise. Solution de vidéoconférence en mode cloud : la flexibilité de déploiement de la vidéoconférence en mode cloud privé, public ou hybride rend l'infrastructure totalement transparente pour l'utilisateur final, tout en offrant une expérience d utilisation évolutive, fiable et économique aux collaborateurs. 8

9 À propos d Arkadin Créé en France en 2001, Arkadin est l un des leaders mondiaux des services de collaboration à distance. Arkadin propose une offre complète, allant des solutions d audio, web et vidéoconférence aux communications unifiées. Grâce à ses solutions personnalisables, économiques et intuitives, Arkadin permet à toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d activité, de communiquer et de collaborer de manière efficace afin d améliorer leur productivité. Fort de ses 49 bureaux, répartis dans 28 pays, en Asie, Europe, Moyen-Orient, Afrique, Amérique latine et Amérique du Nord, Arkadin déploie ses solutions de collaboration à distance, qui dopent la productivité et réduisent les coûts d exploitation. Arkadin apporte de la valeur ajoutée à plus de clients, grâce à un support local dédié. ArkadinVideo est une solution de vidéo conférence HD qui permet à tous vos collaborateurs de participer à des réunions en face à face à distance avec leurs collègues, clients, prospects et partenaires stratégiques aux quatre coins du globe, à l'aide d'un simple PC et d'une connexion Internet haut débit. À propos de Palmer Research Palmer Research conçoit et réalise des études de marché personnalisées pour aider les décideurs informatiques et les entreprises de haute technologie à tenir leurs objectifs commerciaux. Créé en 2001, Palmer Research fournit les données et les informations dont leurs clients ont besoin pour mieux comprendre les dynamiques de marché, les clients, les perspectives et les partenaires commerciaux. L'entreprise se trouve à Los Altos, CA. Pour plus d'informations, appelez le +1 (650) ou consultez le site À propos de Debra Chin Debra Chin a rejoint Palmer Research comme directeur général en Au cours de sa carrière, elle a notamment occupé des postes de cadre dirigeant dans le marketing et la recherche pour des entreprises des secteurs haute technologie, télécommunications et biens de consommation courante. Elle est titulaire d'un MBA de la Columbia Business School et d'un BSE en Économie de la Wharton School of Business. 9