L ERP mobile répond aux challenges des entreprises! RP mobile. challenges

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2 L ERP mobile répond aux challenges des entreprises! Pour les moyennes et grandes entreprises, avoir un accès rapide, sécurisé et en temps réel à leurs données professionnelles via des terminaux mobiles facilite les relations commerciales et la gestion de l entreprise. Définir les processus opérationnels via des ERP mobiles est indispensable pour les moyennes et grandes entreprises. Leur mission est de mettre à disposition du management et des équipes nomades, un aperçu des données essentielles et critiques de l entreprise, lors de leurs déplacements. L ERP est désormais considéré comme un investissement vital par les Directeurs des Systèmes d information (DSI), le bénéfice de ces solutions intégrées étant devenu évident aux yeux de la plupart des départements d une société. Que ce soit pour la planification de la production, le développement, les processus de fabrication, les ventes, le marketing ou autres, l ERP n est plus perçu comme un luxe, mais plutôt comme une nécessité. Les consommateurs sont désormais mobiles, les équipes se déplacent et la logique veut que pour suivre ces évolutions, la gestion de l entreprise puisse également se faire en toutes circonstances, y compris hors du bureau. Une récente étude menée par CDW a évalué l impact des appareils mobiles sur les entreprises. Les répondants, représentant quelques 752 sociétés, estiment à la quasi-unanimité (94%) que leurs terminaux mobiles les rendent plus efficaces. En outre, 89% des employés utilisent leurs appareils mobiles personnels pour le travail, tandis que deux tiers d entre eux (67%) affirment que leur employeur perdrait en compétitivité sans ce type d équipement. Les besoins d outils mobiles sont également reconnus pour les opérations en back-office. Selon l ERP Trend Report 2013 (rapport de 2013 sur les tendances de l ERP), réalisé par Softselect, quelque 88% des DSI admettent préférer un système informatique intégré au lieu d une approche best-ofbreed qui utilise de multiples solutions sur mesure. Une autre étude, produite par IDC et basée sur une enquête menée auprès de 455 leaders internationaux dans le secteur de l IT, montre de son côté que 10% du budget moyen alloué à l IT est déjà octroyé à un ERP mobile. En outre, plus de la moitié des personnes interrogées indiquent que leur entreprise est en train d envisager un ERP mobile. Même si l ERP mobile n est pas, en soi, quelque chose de neuf Cela fait plus d une décennie que les entreprises ont investi des ressources dans les terminaux mobiles notait récemment Brian Prentice de Gartner une évolution s est produite, avec des répercussions significatives dans le monde des affaires. Une étude du Business Application Research Centre souligne d ailleurs que l adoption de solutions mobiles de business intelligence devrait tripler en Toutefois, des questions-clés subsistent encore quant à l application concrète de telles solutions dans le monde de l entreprise. Afin d analyser en profondeur les implications pour les moyennes entreprises à s équiper en ERP mobile, nous avons cherché à comprendre quels étaient les processus impactés au sein de l entreprise, comment l ERP mobile pouvait améliorer les procédures et quels étaient les défis à relever lors de l implémentation d ERP mobiles.

3 Quel est l impact d un ERP mobile sur mon entreprise? Un ERP mobile est susceptible d affecter de nombreuses facettes d une organisation, avec un périmètre qui dépasse largement celui du département IT. Ainsi, le responsable de la qualité, le gestionnaire de la chaîne d approvisionnement, l ouvrier de production, ou encore le personnel en charge des livraisons pour ne citer qu eux, trouvent souvent qu il est plus pratique et plus agréable d utiliser leurs appareils mobiles pour surveiller ce qui se passe en temps réel à travers toute l entreprise, a récemment souligné Jeff Carr d Ultra Consultants. Dan Roberts, consultant senior chez Cambashi, a réalisé une étude évaluant la portée et les conséquences induites par l ERP mobile sur la vie de l entreprise. Il a identifié trois domaines clés sur lesquels l ERP mobile peut avoir un impact significatif, en commençant par celui des ressources humaines. Du point de vue d un employé, un ERP mobile offre plus de flexibilité pour saisir une note de frais, une demande de congé ou une évaluation individuelle. Bien que le bénéfice de ces applications pour les entreprises soit plus difficile à apprécier, une équipe plus heureuse et plus impliquée tend à travailler plus efficacement, observe Dan Roberts. Ce dernier souligne également que pouvoir régler ces tâches administratives en tous lieux conduit à des gains de productivité qui sont souvent occultés. Les solutions de Supply Chain et de production offrent des bénéfices plus évidents et représentent un domaine clé dans lequel l ERP mobile pourrait être exploité. Les services de production et des opérations pourraient accéder instantanément aux problèmes potentiels (défaillance d une machine, défauts sur la chaîne d approvisionnement), et les managers pourraient même autoriser des changements pour accélérer des commandes spécifiques ou des livraisons. Associées à des applications financières, les conséquences budgétaires des modifications adoptées en temps réel deviennent immédiatement visibles lorsque l accès à l information s effectue en situation de mobilité. Le dernier domaine que M. Roberts met en lumière est celui des ventes et du marketing, qui demande une vue globale des opérations internes, même hors de l entreprise, ainsi qu une bonne appréhension du marché concerné. Des liens avec les données financières et les données de production peuvent aider à la prise de décision et à conclure des ventes qui satisfont à la fois les besoins en interne et les exigences du client.

4 Quels sont les avantages d un ERP mobile? Un ERP mobile fournit des bénéfices surprenants dans quasiment toutes les situations où l utilisateur travaille sans être assis à son bureau, explique M. Roberts. Les applications mobiles, par conséquent, doivent être accessibles à un grand nombre d employés et à travers un certain nombre de plateformes différentes afin d être pleinement efficaces. Des solutions satisfaisant ces exigences génèrent des bénéfices illimités. Réduire les coûts, augmenter l efficacité Mobilité et productivité peuvent être perçues comme des éléments contradictoires dans le monde des affaires, mais l ERP peut combiner ces deux enjeux en donnant accès à l information et aux fonctionnalités importantes en toutes circonstances. Que l utilisateur soit à l hôtel, dans un aéroport ou encore dans les transports, un ERP mobile offre des gains financiers significatifs en améliorant l efficacité. Par exemple, avec une force de vente nomade, les managers peuvent approuver des flux de validation depuis n importe quel endroit, ce qui ne serait pas possible sans ERP mobile et serait dès lors reporté jusqu à ce que le collaborateur soit de retour au bureau et assis devant son ordinateur. Un autre exemple consisterait à observer comment une équipe du département des ventes, équipée d appareils mobiles, pourrait préparer ses rendez-vous avec des prospects lors de déplacements, tout en ayant la possibilité de traiter les données des clients en temps réel sur place. Un meilleur pilotage La Business Intelligence (BI) donne aux équipes marketing et commerciale un avantage concurrentiel lorsqu elles sont en déplacement. Avoir accès aux informations lors de déplacements donne la visibilité sur de nouveaux développements, aide à rationaliser les opérations et fournit une meilleure visibilité sur la chaîne d approvisionnement. La capacité à répondre à des questions du type que faire si en un seul clic, est également un atout indéniable pour des équipes conscientes de la complexité que représente la gestion des affaires en situation de déplacement. Améliorer la performance Non seulement les employés bénéficient d un accès à l information critique en tous lieux, mais ils sont également capables d actualiser et de modifier les données au moment même où celles-ci sont collectées. Un ERP mobile permet aux collaborateurs d emmagasiner l information lorsqu ils la recueillent sur le terrain, au lieu de devoir ressaisir ultérieurement les données dans le système, évitant ainsi les erreurs liées à la ressaisie. Le traitement de données en temps réel garantit à l entreprise de connaître les derniers développements, ce qui en améliore sa performance. Implémentation Un des plus grands bénéfices de l ERP mobile est sans conteste l omniprésence des terminaux mobiles. Aujourd hui, la plupart des professionnels ont en permanence un ou plusieurs appareils sur eux, et il n y aura pas de répit dans la croissance de l usage des terminaux mobiles sur le lieu de travail. IDC pronostique ainsi que les ventes mondiales de tablettes atteindront 282,7 millions d unités d ici 2016, contre 122,3 millions en Transférer les fonctionnalités-clés sur ces terminaux mobiles s effectuera sans heurt et sans perte d efficacité car l infrastructure nécessaire est déjà en place. Les défis L implémentation d un ERP mobile s accompagne de plusieurs défis. Ceux-ci doivent être considérés avec attention avant de se lancer dans une telle entreprise. La gestion des applications sera un véritable casse-tête si le département IT traite ce sujet selon les modèles traditionnels. Une appréciation des diverses catégories d appareils qui apparaissent sur le lieu de travail est essentiel, à la fois pour l implémentation de l ERP et le développement de fonctionnalités IT en général. Cependant, il convient d aborder plusieurs particularités lors de la mobilisation des collaborateurs. Ces dernières sont principalement liées à la sécurité. Sécurité et partage des données Les systèmes d ERP sont de véritables boîtes aux trésors qui renferment de précieux secrets d entreprise, ce qui pose bien entendu la question de la sécurité. Alors que la plupart des groupes informatiques sont sortis du déni que la tendance au bring-your-own-device (BYOD) ne décollerait pas (les statistiques montrent que 70 % des professionnels équipés en mobiles géreront leur travail sur leur appareils personnels d ici 2018), nombre d entre eux sont confrontés au défi de la complexité opérationnelle posée par ces terminaux multiplateformes appartenant aux employés et connectés aux réseaux des entreprises.

5 Will Kelly de TechRepublic explique : Si vos utilisateurs sont de type BYOD, donner accès aux données stratégiques et propriétaires qui résident dans n importe quel système ERP ou CRM (Customer Relationship Management) demande une analyse préalable et une véritable stratégie pour s assurer que les plateformes, l infrastructure et la sécurité protègent les données critiques d une entreprise. Pour gérer de la meilleure façon que ce soit le BYOD et pour éviter de compromettre des données stratégiques de l entreprise ou d un client, il faut adopter une approche proactive en impliquant les équipes IT, des auditeurs et les autres membres de l équipe en charge de la conformité des procédures d entreprise. De la sécurisation MDM (Mobile Device Management) au niveau des terminaux à une approche technologique MAM (Mobile Application Management) propre aux applications, il y a de nombreuses solutions garantissant que les données critiques de votre entreprise sont maintenues en sécurité. Les appareils mobiles personnels Au-delà des problèmes de sécurité, les appareils appartenant aux collaborateurs peuvent brouiller la distinction entre vie professionnelle et vie privée. Cela peut affecter cet équilibre à un niveau personnel, mais aussi à un échelon professionnel. L accès à l ERP de l entreprise à partir d un terminal personnel demande une politique documentée quant à la possession et l usage des données, de sorte qu il n y ait pas de confusion entre ce qui appartient à l individu et ce qui reste la propriété de l entreprise. Le management, le département juridique ainsi que les autres parties prenantes devraient tous participer à la confection d une charte de propriété des données. idéalement susceptible d être partagé et aisément accessible. Le coût pour passer à des collaborateurs mobiles La transition vers des collaborateurs mobiles a un coût initial, mais il s agit d une évolution inévitable. En outre, les gains d efficacité engrangés à long terme, en font désormais une véritable exigence, plutôt qu une option. Parallèlement aux coûts de licence et à l infrastructure, il convient de rajouter des coûts pour la configuration additionnelle du système, l audit et le reporting. S assurer de l implémentation des normes de sécurité constituera également un élément déterminant du succès de la mobilisation des collaborateurs et de l intégration de nouvelles capacités au sein de l entreprise. En dix ans, les bénéfices d un ERP mobile apparaissent rétrospectivement de façon évidente. Cependant, il reste actuellement autant de questions que de réponses. Il est parfaitement possible que la surcharge d informations le moment où les données disponibles en temps réel sont tellement nombreuses qu il n est plus possible de distinguer les variations dues au hasard des véritables problèmes puisse s avérer plus négative que bénéfique. Une chose est certaine cependant : les entreprises sauront résoudre ce problème, Phil Marshall, ERP Focus

6 Pour plus d information : Tél. : Pour plus d informations (0,15 e/min) Export : +33 (0) (Hors France Métropolitaine) Sage 2014 Tout droit réservé. Société par Actions Simplifiée au capital de Siège social : 10, rue Fructidor Paris Cedex RCS Paris

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