LE BULLETIN D ADHéSION. GROS PLAN Des pistes stratégiques pour pérenniser son association VIE PRATIQUE Du bitume et des plumes

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1 N 30 - décembre 2014 LE BULLETIN D ADHéSION GROS PLAN Des pistes stratégiques pour pérenniser son association VIE PRATIQUE Du bitume et des plumes

2 édito Engageons-nous! Besançon a le privilège de compter nombre d associations rayonnant bien au-delà de son territoire. Cette force et cette vitalité devant être préservées et encouragées, nous avons décidé de transformer le forum des associations qui a lieu tous les deux ans, pour engager de nouveaux espaces de réflexions et d actions à vos côtés et au plus près de vos préoccupations. En effet, au cours des nombreux échanges avec les Président-es et membres des associations, nous avons pu mesurer combien la réalisation de vos projets associatifs était plus que jamais dépendante de l action des bonnes volontés. Aussi, très concrètement, nous avons d ores et déjà nos premières «Rencontres éclair» le vendredi 5 décembre au Kursaal dans le but de convier tous les Bisontins à rencontrer en direct, et en quelques minutes, des acteurs du champ associatif œuvrant dans de nombreux domaines (culture, sports, solidarité, citoyenneté, etc.). Dès le mois de janvier, en collaboration avec l élue et le service Démocratie participative, nous lançons également un appel à la jeunesse, en proposant aux jeunes de 16 à 25 ans de rejoindre les Conseils consultatifs d habitants (CCH). En intégrant un groupe autonome, avec sa propre organisation et en lien avec les membres de ces instances, nous souhaitons promouvoir ce goût des autres et de l intérêt général chez les plus jeunes. En leur proposant de venir participer à ces réflexions, nous souhaitons nous enrichir de leurs points de vues et co-construire avec eux les projets à venir (Contact Jeunes 16/25 ans CCH : ). En bref soyez-en sûrs, si le bénévolat est l une de vos priorités majeures, il sera donc la nôtre! Amicalement, Jean-Sébastien Leuba, Adjoint au Maire, délégué à la Vie des quartiers, Vie associative, Jeunesse LE CENTRE 1901 EST OUVERT DU LUNDI AU JEUDI de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h P2 B RÊVES D ASSOS N 30 - DÉCEMBRE 2014 LE VENDREDI de 9 h à 12 h et de 14 h à 16 h 30 PENDANT LES VACANCES SCOLAIRES DU LUNDI AU VENDREDI de 9 h à 12 h et de 14 h à 16 h 30 SOMMAIRE P2 édito Engageons-nous! P3 actu Départ de Mireille Tilagone Appel à projet location d un atelier Pour son 31 e numéro, B Rêves d Assos s offre Internet P4 dossier Le bulletin d adhésion P6 vie pratique Des pistes stratégiques pour pérenniser son association P7 mémo des associations Tramway, Demande d autorisation d activité - DAA Un guide des logiciels libres pour les associations P8 gros plan sur... Du bitume et des plumes RETROUVEZ LES ACTUS DU CENTRE 1901 EN DIRECT SUR MAIRIEDEBESANCON B RÊVES D ASSOS Trimestriel Centre 1901, service Vie associative de la Ville de Besançon 35 rue du Polygone Besançon Tél Fax centre1901@besancon.fr Directeur de publication : Jean-Louis Fousseret Co-directeur : Jean-Sébastien Leuba Rédacteur en chef : Nelly Hoang Comité de rédaction : Service Vie associative Conception graphique : Silvia Miscelli Equipe rédactionnelle : Dominique Clidière, Nelly Hoang, Benjamin Monti, Gilles Pugin, Mireille Tilagone. Photographies : Céline Boyer, Quentin Lacroix, Silvia Miscelli Tirages : exemplaires Impression : Imprimerie municipale de la Ville de Besançon sur papier PEFC Décembre 2014

3 Actu Départ de Mireille Tilagone Mireille Tilagone quitte ses fonctions de chef du service Vie associative qui réunit le Centre 1901 et le Kursaal pour rejoindre la Direction du Contrat de ville. Dans ce nouveau service, elle y retrouvera d ailleurs les associations qui interviennent dans les quartiers prioritaires. Arrivée en novembre 2008, de ces six années, elle garde spécialement en mémoire la très belle aventure «Les assos c est fort!». Dans la magie de la mise en lumière du fort de Bregille, d une ambiance de fête et de bonne humeur, pendant quatre années fin juin, les bénévoles ont été chaleureusement remerciés de leur engagement. à l heure du bouclage du magazine, la personne qui lui succédera n est pas connue. Appel à projet location d un atelier Dans le cadre de sa politique de soutien aux associations, la Ville de Besançon propose une offre d accès à la location. L objet du présent appel à candidature est de permettre à une association bisontine d occuper un espace d activité autonome au sein de l Espace associatif Simone de Beauvoir et de faire vivre ce lieu. L espace à louer Le local de 60 m 2 est un atelier situé au rez-de-chaussée de l Espace Simone de Beauvoir, 14 rue Violet, quartier de Saint-Claude, face au lycée Saint-Jean, desservi par la ligne 20 du réseau Ginko. Il est équipé de convecteurs électriques et d un point d eau avec ballon d eau chaude. Les installations nécessaires au projet (mobilier, téléphonie, internet...) seront à la charge du futur locataire. Le loyer annuel s élève à 620 E hors charges d assurance et de frais de fluides. La location fera l objet d une convention d occupation avec la Ville de Besançon. Pour son 31 e numéro, B Rêves d Assos s offre Internet En 2015, le magazine de la vie associative à Besançon délaissera en partie le papier pour l électronique. Les associations sont désormais bien informatisées et le Centre 1901 enverra son journal trimestriel directement dans leur boîte électronique. Il bénéficiera ainsi d une diffusion plus large et circulera mieux auprès des bénévoles. Le support matériel du magazine sera différent certes mais nous vous assurons une qualité constante du contenu. Et puis votre B Rêves d Assos ne sera pas strictement électronique puisque des exemplaires papier seront toujours à votre disposition au Centre Nous vous rappelons que le site de la Ville de Besançon permet l accès aux anciens numéros de B Rêves d Assos. > Espace Association Modalités de candidature Un formulaire type de candidature fourni par la Ville accompagné des références de l association et d une lettre d intention sur le projet dédié à ce local est à adresser au Centre Calendrier prévisionnel Date limite de réception des dossiers de candidature : vendredi 30 janvier Sélection de l association locataire par les élus en charge de la Commission d attribution des locaux aux associations : 1 re quinzaine de février. Date de mise à disposition : lundi 2 mars Information, retrait du formulaire et dépôt du dossier de candidature Centre rue du Polygone Besançon Contact : Gilles Pugin gilles.pugin@besancon.fr B RÊVES D ASSOS N 30 - DÉCEMBRE 2014 P3

4 dossier LE BULLETIN D ADHÉSION Si le bulletin d adhésion représente pour l association un outil pratique pour la gestion administrative des adhérents et des activités, il a aussi un rôle fondamental de sensibilisation au projet associatif. Et, par les autorisations et autres mentions, il assure la sécurité juridique de l association. De bonnes raisons donc pour mettre en place ce formulaire. Adhérer à une association étant une liberté individuelle, une personne ne devient membre que si elle y consent. Le consentement des parties au contrat d association s accomplit de manière tacite par le paiement d une cotisation et/ou sous la forme plus explicite d un bulletin d adhésion. Les modalités d adhésion font l objet d un article dédié des statuts ou du règlement intérieur. Le bulletin permet au futur membre de faire acte de candidature et d être accepté par l association. Voici un modèle de ce formulaire avec des mentions non exhaustives qu il convient d adapter en fonction des besoins. Des informations 1 2 L association, son projet, ses dirigeants Un message clair sur la raison d être de l association, renforce le sentiment d appartenance, encourage et motive l adhérent à s investir. Les valeurs énoncées lui rappellent l éthique de l association. Et des informations sur les dirigeants élus personnifient l association. 3 Notification à l adhérent d un traitement informatique de ses données Un fichier informatisé nécessaire à la gestion administrative des membres est dispensé de déclaration auprès de la CNIL - Commission nationale informatique et libertés. Mais l association doit informer les adhérents de l existence de ce fichier, de leurs droits d opposition, d accès et de rectification. Cette obligation d information peut se faire par l ajout d une mention légale sur le bulletin d adhésion. Et seuls les renseignements ne portant pas atteinte à la vie privée pourront figurer dans ce fichier (identité de la personne, identité bancaire, vie associative). Des obligations 4 Paiement de la cotisation L obligation la plus courante, pour acquérir la qualité de membre, est de s acquitter du paiement d une cotisation, renouvelé chaque année. Toutefois, pour être imposée aux adhérents, la cotisation doit être prévue par les statuts. Parfois, les statuts distinguent plusieurs montants de cotisation. 5 Participation à la vie de l association La volonté de «mettre en commun des connaissances ou une activité» (article 1 er de la loi du 1 er juillet 1901) constitue l un des éléments principaux du contrat d association. En agissant gratuitement pour son association, le membre ne fait donc que son devoir. Interpeller le nouvel adhérent sur cette obligation d engagement et de participation peut éviter qu il soit tenté de n être qu un usager consommateur exigeant et faire perdre à l association le sens de son projet. 6 Les règles de fonctionnement collectives Les statuts matérialisent le contrat d association. Ils s imposent à tous et, complétés éventuellement par un règlement intérieur, sont mis à la disposition des adhérents. L adhésion d un nouveau membre induit la pleine acceptation de ceux-ci, il est utile toutefois de le rappeler sur le bulletin d adhésion. > Documentation > Fiches pratiques > Les fichiers des associations en questions P4 B RÊVES D ASSOS N 30 - DÉCEMBRE 2014

5 Des autorisations 7 Contribution d un jeune à la vie d une association La loi du 31 juillet 2014 relative à l économie sociale et solidaire réforme la «pré-majorité associative» prévue par l article 2 bis de la loi du 1er juillet Quel que soit son âge, un mineur dispose du droit d adhérer librement à une association, sans avoir à justifier d une autorisation préalable. Mais, seul le mineur de seize ans peut librement créer une association et y exercer des responsabilités. Les titulaires de l autorité parentale sont alors tenus informés et disposent d un droit d opposition expresse. Les actes accomplis par les mineurs au sein d une association peuvent en effet engager la responsabilité des parents. L accord des parents ou du tuteur, peut être intégré au bulletin d adhésion. 8 Droit à l image Le droit à l image se fonde sur le principe de respect de la vie privée (article 9 du Code civil). Cela signifie qu une personne peut s opposer à la reproduction de son image. Afin de prévenir tout contentieux, une bonne pratique consiste à collecter chaque année une autorisation écrite des adhérents. Le mineur bénéficiant d une protection accrue, le consentement formel des parents ou du représentant légal est indispensable pour le photographier puis pour diffuser son image. 9 Convocation à l assemblée générale par mail Le mode de convocation à l assemblée générale est en principe prévu par les statuts ou le règlement intérieur. S ils prévoient une possibilité de convoquer par courriel les membres qui en font la demande, le bulletin d adhésion permet d avoir l accord des adhérents pour recevoir la convocation sur leur adresse électronique. En revanche, si les statuts prévoient un envoi par lettre, demander l autorisation aux adhérents d être destinataires de la convocation par mail, c est prendre le risque qu une personne conteste en se référant aux statuts pour invalider la réunion. > Documentation > Fiches pratiques > L utilisation de l image des personnes B RÊVES D ASSOS N 30 - DÉCEMBRE 2014 P5

6 vie pratique Des pistes stratégiques pour pérenniser son association Quand on parle de la pérennisation d une association, on pense d emblée à sa santé financière, mais la mobilisation de ses ressources humaines, dirigeants, bénévoles, salariés et adhérents, est aussi capitale pour maintenir la dynamique de la structure. Une augmentation exceptionnelle du coût d une activité, une réduction imprévue des ressources financières, une difficulté à trouver des bénévoles expérimentés... De multiples facteurs tendent à fragiliser les associations et les obligent à interroger leur fonctionnement. L analyse financière, outil de gestion Le budget prévisionnel, état annuel complet des dépenses et des recettes, est un exercice de prévision indispensable. Réalisé à partir des résultats de l exercice précédent, il est réajusté tout au long de l année. Il offre ainsi une comparaison entre données prévues et données réelles et permet aux dirigeants de prendre des décisions de gestion : supprimer une activité, décaler dans le temps des actions coûteuses (embauches, prêts, investissements...). La comptabilité analytique donne une lecture réaliste de chacune des activités. Cet outil aide également à la décision. La recherche de financements nouveaux L évaluation des sources de financements pour s ouvrir à d autres pistes mobilisables et adaptées au projet associatif est utile pour combler les besoins de l association : répondre à des appels à projets proposés notamment par les fondations, rechercher des partenariats avec des entreprises pour activer un mécénat en nature et ainsi minorer certains postes de dépenses (logistique, matériel, communication...), faire appel à la générosité publique, conquérir et fidéliser de nouveaux donateurs, se lancer dans le financement participatif (crowdfunding), mode innovant de financement associatif, diversifier les demandes de subventions ciblées sur le domaine de compétences des collectivités locales et autres structures publiques, négocier des conventions pluriannuelles avec ses partenaires financiers pour sécuriser son financement. P6 B RÊVES D ASSOS N 30 - DÉCEMBRE 2014 La mobilisation des forces vives La motivation des équipes entretenue par les dirigeants encourage les initiatives. En effet, l envie de faire ensemble apporte l épanouissement personnel, principal but recherché aujourd hui par les bénévoles. Le recrutement de nouveaux adhérents permet l émergence d idées neuves. Il induit une meilleure répartition des rôles et missions et un allègement des tâches des responsables. Il procure un complément de cotisations. Les manifestations exceptionnelles hors objet statutaire (6 par an maximum) apportent des ressources d appoint et créent une émulation positive entre les membres. Et, l association qui vend des produits ou des services augmente sa capacité d autofinancement tout en mobilisant ses adhérents. La coopération inter-associative La réalisation d une action en synergie avec d autres a une influence sur la réduction des dépenses de l association. La mutualisation de moyens (locaux, personnel salarié...) ou l organisation d événements inter-associatifs donnent en plus du sens à l action. La fusion d associations engendre quand à elle l addition de leurs budgets et la diversité des actions mises en œuvre. Le DLA, un appui dans la construction de solutions Le Dispositif local d accompagnement propose un service d appui et de conseils aux associations développant des activités d utilité sociale et créatrices d emplois. Il permet de bénéficier d un regard extérieur objectif et critique et apporte une expertise et des conseils de professionnels. DLA Initiative Doubs Territoire de Belfort Technopole Temis, 21 C rue Savary Tél

7 Mémo des associations > À SAVOIR tramway, Demande d autorisation d activité - DAA Le tramway est en service depuis le 1 er septembre. Il fait désormais partie du quotidien des Bisontins. Toutefois de nouvelles règles s appliquent pour les associations organisatrices d événements sur la voie publique. En particulier, les manifestations qui se déroulent aux abords ou dans le périmètre de sécurité du tramway sont dorénavant soumises à autorisation. Le formulaire de DAA est remis par le service Déplacements urbains de la Ville de Besançon. Préalablement rempli, il est adressé à ce même service, quatre semaines au minimum avant le déroulement de l événement, par courrier ou courriel. Il est accompagné d un plan matérialisant les espaces souhaités et de la demande d arrêté de circulation correspondant. Ce dossier sera alors soumis à la société délégataire Transdev Besançon Mobilités qui émettra son avis sur la faisabilité de l événement et prescrira, le cas échéant, des restrictions ou des mesures d accompagnement. Information et demande d autorisation : Service Déplacements urbains CTM Centre technique municipal - 94 boulevard Clémenceau Tél deplacements-urbains@besancon.fr Un guide des logiciels libres pour les associations L April - Association pour la promotion et la recherche en informatique libre, en partenariat avec la Fondation Crédit coopératif, publie une nouvelle version du «Guide Libre association». Téléchargeable ou consultable en ligne, ce guide d usage présente un panel de logiciels libres adaptés aux besoins des associations. Des pictogrammes permettent d évaluer rapidement le degré d accessibilité du logiciel : l hirondelle pour l utilisateur et la marguerite pour l installateur. Les thèmes couverts par le guide sont variés : bureautique, Internet, images et publication assistée par ordinateur, gestion, travail collaboratif, activités pédagogiques... dont voici une sélection : LibreOffice, la suite bureautique (traitement de texte, tableur...), Grisbi, comptabilité de caisse et CnuCash, comptabilité en partie double, Galette, gestion d adhérents et de cotisation en ligne, Scribus, logiciel de PAO et Gimp, retouche d image, Firefox, navigateur web, Dotclear et Wordpress, moteurs de blog, Movim et Diaspora, réseaux sociaux, MediaWiki, moteur de Wiki, web collaboratif entre membres, Collabtive, gestion de projets collaboratifs, Papillon, Pollen, Framadate, Pool-O, pour exprimer un choix, réaliser un sondage, LimeSurvey, enquête avec questionnaire modulable, GCompris et TuxMath, apprentissages ludo-éducatifs. Le guide expose également l intérêt pour une association de faire l effort de connaître les logiciels libres et de les adopter. Il présente aussi quatre témoignages d expériences réussies. B RÊVES D ASSOS N 30 - DÉCEMBRE 2014 P7

8 gros plan sur... Du bitume et des plumes L association est le fruit de la rencontre d une vingtaine de jeunes adultes, habitants du quartier Tarragnoz, tous avec l envie de créer un événement fédérateur inspiré de la Fête des voisins. Ainsi, en tout début d année 2014 est née l association Du bitume et des plumes qui, en octobre dernier, a organisé son 1er festival. «Situé dans La Boucle au pied de la Citadelle et sur les rives du Doubs, Tarragnoz est dans la ville sans être dans la ville, constate Martine Girol, la présidente de l association. Ce secteur enclavé de la vieille ville n a pas sa maison de quartier. L enjeu est de favoriser un sentiment d appartenance à un quartier et de développer un esprit village». Rapprochement entre habitants et création artistique Dans le sillage du marché bio de producteurs locaux organisé en soirée chaque mardi par l association Village Tarragnoz, Du bitume et des plumes partage les mêmes valeurs de convivialité, de proximité et de simplicité. C est ainsi que l objet social de l association propose de favoriser l échange et la rencontre des habitants, de valoriser le patrimoine et de mettre en lumière des pratiques artistiques. Ce qui enthousiasme cette joyeuse équipe de bénévoles c est de faire vivre ce territoire, de l animer, de se l approprier. Parce que «vivre dans un quartier ne se résume pas à se croiser dans la rue» comme se plait à préciser Martine Girol, les voisins de Tarragnoz rêvent d offrir à des artistes amateurs la possibilité d établir un lien direct avec les habitants pour que ces derniers soient plus heureux. Ainsi, le bouillonnement d idées des uns et les solitudes des autres se croisent pour déverrouiller l espace et supprimer les frontières entre individus. Le festival se joue des lieux publics ou privés La recherche d une dynamique entre cohésion, inter générations, animation et art vivant aboutit à la création d un festival. L esprit de cet événement s exprime autour de trois envies des fondateurs de l association. Ainsi le temps d un week-end début octobre, l association a investi le bitume du quartier et principalement celui de la place de Lattre de Tassigny que les Bisontins surnomment la place du Jura. P8 B RÊVES D ASSOS N 30 - DÉCEMBRE 2014 Cet espace ouvert a constitué le lieu privilégié des rencontres, des festivités et même d un grand bal. Puis le quartier a dévoilé pour la première fois ses cours intérieures, endroits secrets pour offrir des représentations intimistes. Le festival a proposé enfin un soutien aux artistes amateurs avec une scène ouverte aux talents en devenir. Au final, il y a eu du cirque, du théâtre, des contes, du swing et des acrobaties, des petits coins salons, des ateliers participatifs et un espace de restauration. Un événement résolument humain où le carton et le kitch remplacent le strass et les paillettes mais pas les plumes! Il est beau notre quartier! «En une édition, le festival a déjà trouvé sa place et son public, s enthousiasme Martine Girol. Il a su fédérer autour de lui en mobilisant tout un collectif. Il a réussi à faire sortir les habitants avec leurs gamins. C était beau de voir les gens arriver souriants et très contents. Nous avons des projets et d autres surprises comme l organisation d une bonne soupe collective pour clôturer la fin de la saison du marché bio. Notre envie est dépendante de nos moyens. Au-delà du souhait d avoir un lieu commun à toutes les initiatives du quartier, je rêve d une place qui ne serait plus un parking». Contact : Du bitume et des plumes 4 B place de Lattre de Tassigny festival.tarragnoz@gmail.com