Documentation pour l utilisation d Outlook Express

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1 Documentation pour l utilisation d Outlook Express

2 Sommaire 1 Introduction Outlook Express, présentation générale Une petite explication des dossiers locaux Envoyer un mail, fonction de base La réception, réponse, transfert de messages reçus Utilisation de la barre d'outils Utilisation de la barre contextuelle Le carnet d'adresse Un nouveau correspondant Un nouveau groupe Envoi de mails via le carnet d'adresse Envoyer un mail avec images, fichiers liés, Quelques fonctions intéressantes dans les menus d'outlook Express Menu FICHIER Menu EDITION Menu AFFICHAGE Le Menu OUTILS Le menu MESSAGE Outlook Express: deux utilisateurs La sauvegarde du carnet d'adresse La récupération des données Sauvegarder ses mails Table des figures...25 d Outlook Express Page 1 sur 26

3 1 Introduction L'utilisation de la messagerie peut se faire dans certains cas via un site Internet (cas des adresses mail gratuites) ou via les POP 3. Le POP est un mécanisme de connexion qui permet d'utiliser des logiciels de messagerie de type Outlook ou Outlook Express. Cette solution permet de créer, effacer, modifier, transférer des messages électroniques directement depuis votre ordinateur et même de rédiger vos mails sans être connecté à INTERNET. Outlook Express est repris dans l'installation d'internet Explorer de Microsoft tandis qu'outlook est repris dans la suite d'office de Microsoft et donc payant. Outlook inclut des fonctions complémentaires comme un agenda,... Ce chapitre de la formation Internet va nous permettre d'utiliser et de paramétrer notre logiciel de messagerie. d Outlook Express Page 2 sur 26

4 2 Outlook Express, présentation générale C'est le logiciel de messagerie le plus utilisé actuellement. Ses fonctions sont simples, mais nettement suffisantes pour une utilisation de tous les jours. Voici Outlook Express ouvert. On retrouve: Figure 1 : Présentation d Outlook Express. 1 : en haut à gauche, la liste des dossiers. Ci-dessus, nous avons sélectionné la boite de réception. 2 : La liste des messages dans le dossier sélectionnés en 1 reprenant un fichier lié éventuel, l'expéditeur (cas de la boîte de réception), l'objet, date de réception et d'envoi. 3 : Le contenu du message sélectionné en 2 4 : Le carnet d'adresse, ceci est paramétré dans mon cas. 5 : La barre d'adresse, ici aussi cela peut être paramétré 6 : Les menus d'outlook Express. 2.1 Une petite explication des dossiers locaux. Les dossiers locaux sont les différentes boîtes dans les quelles se retrouvent les messages selon leur statut. Par défaut (on peut en rajouter) le dossier local reprend: d Outlook Express Page 3 sur 26

5 La boîte de réception: les messages que vous avez reçus La boîte d'envoi, c'est la boîte transitoire des messages à envoyer. Une fois envoyés, les messages se retrouvent dans la boîte suivante "éléments envoyés". Eléments envoyés reprend les messages effectivement envoyés via Outlook express. Les messages qui ne sont pas encore envoyés (problèmes techniques par exemple) restent dans la boîte d'envoi. Eléments supprimés reprend les messages supprimés de toutes les autres boîte, c'est en gros l'équivalent de la corbeille de Windows. Brouillons à un statut L'utilisation de la souris permet de déplacer un message d'un groupe à l'autre avec quelques restrictions. Lorsqu'un dossier est en gras, ceci signifie qu'il y a des messages non lus dans cette boîte, le nombre en gras représentant le nombre de messages non lus. Pour que le message soit repris comme "lu", il suffit de le visualiser 5 secondes. Avec la touche droite de la souris, vous pouvez également faire le passage inverse. d Outlook Express Page 4 sur 26

6 3 Envoyer un mail, fonction de base Nous verrons cette fonction en utilisant le carnet d'adresse, mais à ce stade, utilisons la barre d'outils standard. Figure 2 : Nouveau message. Cliquons sur le bouton "Nouveau message" pour faire apparaître la fenêtre ci-dessous. Figure 3 : Joindre un fichier dans un nouveau message. Dans l'en-tête, vous devez rentrer l'adresse de votre correspondant. Cette adresse est de type nom@domaine. Vous pouvez rentrer plusieurs adresses, séparées par ";". De même, la partie notée Cc, vous pouvez rentrer des destinataires. Le résultat est le même sauf qu'ils recevront la "copie" du mail. Une case supplémentaire est accessible via le carnet d'adresses. L'objet est un texte qui sera affiché comme objet dans la boîte de réception du destinataire, c'est un résumé. Dans la partie "Texte du message", vous enregistrez le texte qui apparaîtra dans le corps du message. Pour joindre un fichier à votre mail, cliquez sur le bouton "Joindre". Dans la boîte de réception du destinataire, apparaîtra un trombone. d Outlook Express Page 5 sur 26

7 Une fois le message terminé, cliquez sur le bouton "Envoyé". Les fonctions avancées seront vues dans un chapitre ultérieur. d Outlook Express Page 6 sur 26

8 4 La réception, réponse, transfert de messages reçus. Lorsque vous démarrez Outlook Express, il vérifie automatiquement si de nouveaux messages sont dans votre boîte mail. Par défaut (sans configuration spécifique), il va revérifier toutes les 30 minutes lorsque vous êtes en connexion. Sélectionnons le dossier "Boîte de réception" dans la partie 1 de l'affichage. La liste de messages reçus apparaît en 2. Les messages en gras n'ont pas encore été lus. Sélectionnons un message, le contenu apparaît en 3. Si vous cliquez 2 fois sur le message (double click), le message apparaît dans une fenêtre spécifique. Figure 4 : Impression d un message. Deux solutions sont possibles pour gérer un message, soit par la barre d'outils, soit par le menu contextuel (l'utilisation de la touche droite de la souris). d Outlook Express Page 7 sur 26

9 4.1 Utilisation de la barre d'outils Commençons par la barre des tâches au-dessus. Nous avons déjà vu la fonction "Nouveau message". Répondre" permet de répondre au message. Le corps du message réceptionné sera en bas de votre message. Cette fonction, très pratique, insère également votre correspondant dans le carnet d'adresse. "Répondre à tous" est identique, sauf qu'il répond à toutes les personnes présentes dans l'entête du message. "Transférer" permet de transférer (d'expédier à une autre personne) le message reçus. Ici aussi, l'expéditeur est inscrit dans le carnet d'adresse. "Supprimer" permet de supprimer le message. Il est envoyé vers le dossier "Eléments supprimés". 4.2 Utilisation de la barre contextuelle. Les fonctions seront similaires. Utilisant plutôt cette possibilité que la barre d'outils, je vais un peu plus la détailler. "Ouvrir" est similaire à un double click" et affiche le message dans une fenêtre indépendante. "Imprimer" permet l'impression du message. Les 3 commandes suivantes (Répondre à l'expéditeur, répondre à tous et transférer) sont identiques à celle des boutons. Par contre, "Transférer en tant que pièce jointe" permet de transférer l'entièreté du message comme un bloc. Ceci crée des messages au format eml. Figure 5 : Nouveau message. Les 2 commandes suivantes "Marqués comme non lus et marqués comme lus" permettent de mettre en gras le message (quand il est non lus) et de faire une remarque sur ce message. d Outlook Express Page 8 sur 26

10 5 Le carnet d'adresse. Le carnet d'adresse d'outlook Express permet de sauvegarder les données d'un correspondant. Soit par le menu outils, soit sur l'icône dans la barre d'outils, sélectionnez le carnet d'adresse. Figure 6 : Carnet d adresse. 5.1 Un nouveau correspondant. Pour créer un nouveau contact, vous pouvez utiliser soit le menu fichier (Nouveau contact), soit dans la partie droite le menu contextuel. Une petite remarque, si vous répondez à un message (par la fonction répondre ou répondre à tous ou en cliquant sur une adresse de messagerie dans le corps du message), le correspondant est automatiquement inséré dans le carnet d'adresse. d Outlook Express Page 9 sur 26

11 Figure 7 : Enregistrement d un nouveau correspondant. La fenêtre est divisée en 7 onglets. NOM reprend les coordonnées principales du correspondant. La case à cocher "Envoyer des messages électroniques en texte brut seulement" permet de n'envoyer que du texte (pas d'images) à l'intérieur du message. Cette option n'est utile que si votre correspondant utilise une connexion INTERNET ou un PC très lent. DOMICILE reprend les coordonnées personnelles de la personne. BUREAU reprend les coordonnées professionnelles de la personne. PERSONNEL reprend quelques paramètres personnels de la personne: épouse, enfants, anniversaire. AUTRE permet de rentrer un texte explicatif. NETMEETING est une application de conférence de Microsoft. Elle peut être remplacée par Messenger ou ICQ. IDENTIFICATION NUMERIQUE est utilisée pour les transferts de messages sécurisés. La majorité d'entre vous n'utiliserons jamais que NOM, les autres onglets sont optionnels. d Outlook Express Page 10 sur 26

12 5.2 Un nouveau groupe. Cette fonction permet de rassembler des correspondants suivant une appartenance quelconque, par exemple ceux à qui vous envoyez vos blagues (même si la majorité des utilisateurs ne pensent qu'au travail, c'est bien connu). Ces groupes vont nous permettre d'envoyer un mail à un ensemble de personne d'une seule fois. Figure 8 : Nouveau groupe dans le carnet d adresse. Créons justement ce groupe BLAGUE. Pour rentrer les membres, nous avons diverses possibilités. Soit en cliquant sur le bouton "Sélectionner les membres", soit par nouveau contact (ce qui redonne la fenêtre "Nouveau contact ci-dessus), soit en bas en donnant un nom et une adresse mail associée. Utilisons la fonction "Sélectionner les membres" d Outlook Express Page 11 sur 26

13 Figure 9 : Sélection d un membre. Il suffit de sélectionner les membres souhaités du groupe un à un et de cliquer sur le bouton Sélectionner. Remarque: vous pouvez changer les classements en cliquant sur la barre Nom (croissant ou décroissant) ou même par l'adresse de messagerie. Une fois les membres rentrés, la fenêtre précédente reprend les groupes et les utilisateurs. Par le menu contextuel, vous également supprimer un membre du groupe. ATTENTION, au delà de 99 membres, les serveurs de messagerie n'envoient pas le message. Pour les correspondants utilisant certain fournisseurs d'accès comme adresse de messagerie, cette fonction est totalement interdite pour éviter le spams (un courrier électronique indésirable envoyé à une multitude de personnes) Si vous sauvez votre carnet d'adresse par une commande d'exportation, les groupes ne sont pas sauvés. Vous avez néanmoins la possibilité de reprendre comme "entreprise" par exemple les membres d'un groupe pour le recréer ultérieurement. d Outlook Express Page 12 sur 26

14 6 Envoi de mails via le carnet d'adresse Créons un nouveau message comme précédemment, mais au lieu de taper directement l'adresse de messagerie du destinataire, cliquons sur le bouton A: La fenêtre suivante apparaît, reprenant tous le carnet d'adresse (y compris les groupes). Il suffit maintenant de sélectionner les destinataires en A -> : destinataires principaux. Cc ->: destinataires recevant une copie Cci ->: destinataires recevant une copie mais cachés. Figure 10 : Sélection des contacts. Les destinataires et copies sont quasiment identiques. La seule différence c'est que les 2 groupes seront repris dans des cases différentes dans l'en-tête du message reçu. Les Cci reçoivent également une copie, mais n'apparaissent pas dans l'entête du message des destinataires. Les autres destinataires ne sauront donc pas que les Cci ont également reçus le message. Cette fonction peut être utilisée si vous ne souhaitez pas que chaque destinataires reçoivent les adresses des autres. d Outlook Express Page 13 sur 26

15 L'envoi du même message à plusieurs personnes en même temps n'envoie qu'une seule fois le message dans la boîte d'envoi du fournisseur d'accès. d Outlook Express Page 14 sur 26

16 7 Envoyer un mail avec images, fichiers liés,... Si un mail peut être un simple texte, Outlook express inclue des fonctions un peu plus élaborées pour la mise en page des mails. Créons un nouveau message de la manière habituelle. Les groupes de 1 à 3 vont nous permettre la mise en page du texte à l'intérieur du message. L'utilisation est identique à celle dans un traitement de texte. Je n'y reviens donc pas. Le groupe 4 va permettre de personnaliser le message. Le - permet d'insérer une ligne horizontale pour séparer 2 parties de messages. Permet de créer un lien hypertexte si un texte est sélectionné. Par défaut, si vous tapez une adresse Internet, cette fonction s'insère automatiquement. Figure 11 : Joindre une image. Va permettre d'insérer une image dans votre message. A la différence d'un fichier lié comme cidessous, l'image apparaît au milieu du message. permet de joindre un fichier quelconque à votre message. Il n'apparaît pas dans le corps du message. Les messages reçus incluent un trombones comme indication d'un fichier lié. Ceci permet par exemple d'envoyer un document Word, une présentation Power Point ou même une image. d Outlook Express Page 15 sur 26

17 permet d'envoyer un message avec un indicatif comme priorité. Ceci n'influence pas sur la vitesse de transmission du message, mais sert de repère dans la boîte de réception du destinataire. Le reste de la fenêtre d'envoi ne devrait pas poser de problèmes. Signalons néanmoins le correcteur d'orthographe dans le menu Outils. d Outlook Express Page 16 sur 26

18 8 Quelques fonctions intéressantes dans les menus d'outlook Express L'analyse de toutes les commandes des menus serait un peu fastidieuse. Je ne verrais que les fonctions qui me semblent intéressantes et n'ont pas étés vues. 8.1 Menu FICHIER Rien de bien très intéressant, si ce n'est l'utilisation par plusieurs utilisateurs en même temps qui sera vu : Outlook Express: deux utilisateurs. 8.2 Menu EDITION La commande message permet de retrouver les messages de certains expéditeurs (DE), de certains destinataires (A), suivant l'objet du message. La partie message permet de retrouver un message incluant le texte recherché. Message dans ce dossier permet de retrouver un message suivant un ou plusieurs mots mais uniquement dans le dossier en cours. SUIVANT permettant dans les 2 cas de passer au message suivant. 8.3 Menu AFFICHAGE Seule la partie DISPOSITION permet de sélectionner les parties à afficher en cours de travail. d Outlook Express Page 17 sur 26

19 Figure 12 : Disposition de l affichage. CONTACTS rassemble le carnet d'adresse BARRE DE DOSSIER affiche simplement un texte affichant le nom du dossier en cours (pas très utile). LISTE DES DOSSIERS affiche à gauche la liste des dossiers (réception, envoi,...) Barre d'outlook n'a aucune utilisé. Barre d'état reprend une petite barre d'état en dessous reprenant le nombre de message du dossier en cours. Barre d'outils affiche la barre d'outils d'outlook Express en haut avec les boutons des principales commandes. Barre d'affichage permet de sélectionner les types de messages affichés. 8.4 Le Menu OUTILS Ce menu reprend les comptes et les options. Les règles des messages fonctionnent de manière aléatoire. Le paramétrage des comptes sera vu au chapitre suivant. d Outlook Express Page 18 sur 26

20 8.5 Le menu MESSAGE Ce menu reprend finalement les fonctions déjà vues plus haut, sauf le blocage d'un expéditeur qui permet de bloquer les messages provenant d'une ou plusieurs personnes. Cette fonction n'est pas réellement utilisable pour bloquer le spams. d Outlook Express Page 19 sur 26

21 9 Outlook Express: deux utilisateurs. De nombreux ordinateurs sont utilisés par plusieurs personnes en même temps. Dès lors, aller rechercher les mails revient à rechercher les mails de tous les utilisateurs. C'est possible de créer plusieurs utilisateurs. Ouvrez Outlook Express et dans le menu fichier, sélectionnez la commande "Identités", "Ajoutez une identité". Cette commande vous permet de recréez d'autres comptes de mail qui seront spécifiques à l'utilisateur nouvellement créés. Une fois les identités créées, vous pouvez par le menu Fichier changer d'identité. Il est également loisible d'utiliser ces identités avec mots de passe. Pour cela, sélectionnez "Gérer les identités" dans cette commande identités. Sélectionnez l'identité souhaitée et cliquez sur le bouton "Propriétés". Vous pouvez ici "Demander un mot de passe au démarrage". Ceci évite que le fiston ne lise vos mails. Une réinstallation de Windows et vous perdez votre carnet d adresse et vos mails. Il y a néanmoins quelques solutions pour sauver vos données informatiques 9.1 La sauvegarde du carnet d'adresse Commençons par le carnet d adresse. Cette possibilité ne sauve pas tout, notamment pas les groupes, ni certains renseignements comme "autre". Dans Outlook Express, sélectionnez la commande "exporter" dans le menu Fichier et sélectionnez Carnet d'adresse. La partie message ne permet pas de réelles sauvegardes mais uniquement l'envoi vers OUTLOOK ou Messenger. Sélectionner "Fichier texte" d Outlook Express Page 20 sur 26

22 Dans la fenêtre suivante, tapez le nom du fichier souhaité (par exemple adresses mail de sauvegarde), éventuellement l'emplacement du fichier par le bouton "Parcourir". La fenêtre suivante va permettre de sélectionner les rubriques à transférer. Toutes les rubriques doivent être sauvées. Le transfert entre différentes versions d'outlook express est également possible, sauf que les rubriques ne portent généralement pas exactement le même nom, il suffira lors de l'importation (la reprise du carnet d'adresse) de remplacer les noms inconnus par le nom utilisé dans la version du programme de messagerie utilisée. 9.2 La récupération des données La commande suivante va nous permettre de reprendre le carnet d'adresse sauvé précédemment. Toujours dans le menu Fichier, sélectionnez la commande Importer, autres carnet d'adresses. Sélectionnons "Fichier texte". Ces fichiers au format csv sont repris comme fichiers EXCEL. Ceci implique que votre carnet d'adresse sauvegardé puisse être repris directement par le tableur de Microsoft. Par le bouton parcourir, sélectionnez le nom et l'emplacement du fichier sauvegardé. d Outlook Express Page 21 sur 26

23 Si le carnet d'adresse reste dans la même version d'outlook express, vous pouvez cliquer sur suivant. Dans le cas contraire, il faudra manuellement modifier les noms qui se ressemblent très fort d'ailleurs. Et voilà la récupération de votre carnet d'adresse. 9.3 Sauvegarder ses mails. Cette solution pose également quelques problèmes mais elle a le mérite de fonctionner. Elle ne fonctionne qu'avec les versions 5.0, 5.5 et 6.0 mais cela ne devrait pas embêter grand monde. Dans le menu OUTILS d'outlook express, sélectionnez "Option". Parmi les différents onglets, sélectionnez MAINTENANCE et cliquez sur le bouton DOSSIER DE STOCKAGE. d Outlook Express Page 22 sur 26

24 Le dossier utilisé est un sous-dossier de Windows. Sélectionnez tout l'emplacement avec le bouton gauche de la souris, cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris (menu contextuel) et sélectionnez la commande Copier. Fermer les différentes fenêtres en cliquant sur CANCEL. Par le menu démarrer, sélectionnez la commande EXECUTER. Avec le menu contextuel, sélectionner la commande COLLER. Et cliquez sur le bouton OK. Une fenêtre reprenant les différents dossiers locaux d'outlook express apparaît à l'écran. Sélectionnez l'ensemble des dossiers et avec la touche droite de la souris, sélectionnez la commande Copier. Vous pouvez maintenant fermer cette fenêtre. Sur le bureau ou dans le dossier "Mes documents", créez un nouveau dossier. Pour cela, utilisez la touche droite de la souris et sélectionnez la commande Nouveau -> Dossier. Appelons-le "sauvegarde mail Outlook Express" par exemple. Ouvrez le dossier et sélectionner la commande COPIER. Automatiquement, les dossiers locaux d'outlook express seront transférés dans le nouveau dossier. Voici la copie de sauvegarde des messages créée Pour reprendre cette copie de réserve, dans OUTLOOK Express, sélectionnez la commande Options du menu Outils et de nouveau l'onglet Dossier de stockage. Cliquez sur le bouton remplacer et sélectionnez l'emplacement sauvegarde mail Outlook Express. Une petite particularité. Si vous désirez retransférer la copie de sauvegarde à son emplacement original, la copie des fichiers dans le dossier initial va créer une version (1). Par exemple, le dossier boîte de réception original va devenir Boîte de réception (1), le fichier copié devient "Boîte de réception". Par d Outlook Express Page 23 sur 26

25 contre, le pointeur dans Outlook express passe également en version (1). Il faut donc effacer la version (1) et renommer votre véritable "Boîte de réception". en (1) En dernier, dans le cas d'outlook, les messages sont sauvés sur votre disque dur "d'un bloc" dans un fichier d'extension *.pst. Ce fichier est forcément à sauver. d Outlook Express Page 24 sur 26

26 10 Table des figures Figure 1 : Présentation d Outlook Express... 3 Figure 2 : Nouveau message... 5 Figure 3 : Joindre un fichier dans un nouveau message Figure 4 : Impression d un message Figure 5 : Nouveau message... 8 Figure 6 : Carnet d adresse... 9 Figure 7 : Enregistrement d un nouveau correspondant Figure 8 : Nouveau groupe dans le carnet d adresse Figure 9 : Sélection d un membre Figure 10 : Sélection des contacts Figure 11 : Joindre une image Figure 12 : Disposition de l affichage d Outlook Express Page 25 sur 26