ASIP Santé. Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS dans les établissements de santé.

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1 Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé ASIP Santé Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS dans les établissements de santé. Ce guide ne concerne pas le monde libéral 1

2 ACCUEIL Bienvenue dans le guide d information et d aide au déploiement des cartes CPS en établissement de santé. générales : Ce guide est là pour vous orienter et vous expliquer les modalités d'échanges entre l'établissement et l'asip Santé si vous avez besoin d'utiliser les cartes de la famille CPS pour sécuriser l'accès aux données de santé et leurs échanges. Ce guide vous présente les 2 circuits actuels : 1. pour les PS non RPPS 2. pour les PS RPPS À venir (courant 2012) : la carte nominale distribuée ib automatiquement dès l'inscription à l'ordre. Ce guide ne concerne pas le monde libéral. Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

3 Plan du guide : les bonnes questions à se poser générales : Connaissez-vous les pré-requis nécessaires à la commande de cartes de la famille CPS? OUI Votre établissement a-t-il un contrat d abonnement avec l ASIP Santé? NON Pré-requis à la commande de cartes Page 11 Commande de cartes Page Gestion du parc de cartes (hors commande) Page 20 OUI OUI Vous disposez de toutes les informations nécessaires à la commande et à la gestion du parc de cartes NON - Abonnement à l ASIP Santé - Carte liée à la fonction de Directeur - Désignation éventuelle de mandataire(s) Page 13 Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

4 Les produits et grands principes du système CPS générales : La carte CPS (Carte de Professionnel de Santé) : C est une carte personnelle et unique. Elle est délivrée aux Professionnels de Santé tels que décrits dans le Code de la Santé Publique et figurant dans la liste ci-contre Elle comporte l ensemble des situations d exercice du Professionnel de Santé déclarées à l ASIP Santé. Les professionnels de santé concernés sont : Infirmier Masseur-kinésithérapeute Pédicure-podologue Orthophoniste Orthoptiste Psychomotricien Ergothérapeute Manipulateur ERM Opticien-Lunetier Épithésiste Orthoprothésiste Orthopédiste-Orthésiste Podo-Orthésiste Oculariste Audioprothésiste Médecin* Pharmacien* Chirurgien dentiste* Sage-femme* *Professions concernées par le circuit RPPS Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

5 Les produits et grands principes du système CPS La carte CPE : Carte de Personnel d Établissement générales : - Elle est délivrée aux salariés de l Établissement non éligibles à la carte CPS (voir la liste des porteurs éligibles) - Elle est associée à une personne dans un établissement unique (un Personnel d Etablissement intervenant dans plusieurs établissements aura plusieurs cartes) - Elle est associée à une personne (soit de manière définitive dans le cas de la carte nominative, soit pour une durée fixée dans le cas de la carte anonyme) - Son attribution relève uniquement de la responsabilité de l établissement Exemples de Personnels d Établissement (PE) : Aide soignant Secrétaire médicale Agent administratif Agent des services techniques Hôtesse d accueil Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

6 Les produits et grands principes du système CPS générales : Le Responsable de l établissement de santé (qui est son représentant légal) se voit doté d une carte particulière tenant compte de sa responsabilité : - d une CPS de Responsable s il est professionnel de santé, - si non d une CDE (Carte de Directeur d Établissement). Cette carte permet au Responsable de gérer le parc de cartes (de la commande à la mise en opposition) et éventuellement de désigner un ou plusieurs mandataire(s) délégué(s), lorsque nécessaire. La délivrance de cette carte est un pré-requis requis à la délivrance des autres cartes de l établissement. t Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

7 Les produits et grands principes du système CPS Les grands principes i du système CPS : générales : - Les cartes de la famille CPS sont attribuées nominativement et ne doivent pas être prêtées; -Le L mandataire est le représentant t légal l de l établissement t et peut désigner un ou plusieurs mandataire(s) délégué(s) qui ont délégation du responsable (mandataire) pour commander les cartes et gérer le parc (voir page ). - L identité et la qualification de chaque professionnel de santé sont certifiées par une autorité compétente qui dépend de la profession : - l Ordre pour les médecins, les pharmaciens, les chirurgiens- dentistes, t les sages-femmes ; - la délégation territoriale de l ARS pour les infirmiers, les manipulateurs d'électroradiologie médicale, les masseurskinésithérapeutes, les ergothérapeutes, les psychomotriciens, les pédicures-podologues, les audioprothésistes, les orthopédistesorthésistes, les orthophonistes, les opticiens-lunetiers, les orthoprothésistes, les podo-orthésistes, les ocularistes, les épithésistes et les orthoptistes. Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

8 générales : L ASIP Santé : présentation générale l'asip Santé : Agence des Systèmes d Information Partagée de Santé L Agence des systèmes d information partagés de santé est une agence d État placée sous la tutelle du Ministère du Travail, de l Emploi et de la Santé, qui a pour objectif de favoriser le développement des systèmes d information dans le domaine de la santé et le secteur médico-social. L ASIP Santé a vocation à contribuer à l amélioration de la coordination et de la qualité des soins. Acteur de référence et fédérateur en matière de e-santé, ses missions s étendent de la conception et du déploiement de systèmes d information de santé, tels le Dossier Médical Personnel (DMP) ou des projets de télémédecine, à la maîtrise d ouvrage et à la gestion de la Carte de Professionnel de Santé (CPS). L ASIP Santé est également chargée de la définition, la promotion et l homologation de référentiels, produits ou services contribuant t à l interopérabilité, à la sécurité et à l usage des systèmes d information de santé et de la télésanté. Enfin, l ASIP Santé est habilitée à organiser la mise en œuvre de services d accompagnement aux utilisateurs des systèmes d information de santé. Objectif de l'asip Santé : rôle d autorité de certification L'ASIP Santé est en charge de la certification des identités et des qualifications professionnelles dans l'univers électronique e des systèmes stèmes d'information de santé. Il délivre à chaque professionnel de santé qui en fait la demande une carte d'identité professionnelle électronique, la CPS, qui lui permet de se faire reconnaître de manière sûre par les applications ou les autres professionnels du secteur. Offre de produits et de services L'ASIP Santé propose entre autres des cartes de la famille CPS (pour les personnes) et des certificats (pour les serveurs). Ce guide ne concerne que les cartes. Ces cartes à microprocesseur ont trois fonctions : permettre d'attester de l identité du porteur et de sa qualité de professionnel : permettre d'attester de l identité du porteur et de sa qualité de professionnel, se faire reconnaître d'une application afin d'accéder à des informations dans le respect des droits liés à la fonction du porteur signer électroniquement les opérations que le porteur effectue afin de les valider et de garantir la non-altération des données. Exemples d usages de la carte Dans les établissements de santé, les cartes de la famille CPS ont vocation à sécuriser l accès aux données médicales informatisées. Elles sont aujourd hui également utilisées pour lire les cartes VITALE. Par ailleurs, le support carte peut aujourd hui, avec la technologie «sans-contact», être utilisé dans d autres cadres : contrôle d accès, restauration, suivi du temps de travail,... Pour en savoir plus : et Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

9 Les chiffres-clés au 1 er novembre générales : le nombre de cartes de la famille CPS en circulation 1 semaine le délai nécessaire pour le renouvellement d une carte de la famille CPS dans le cadre d un incident (vol, perte, dysfonctionnement) le nombre de CPS en circulation le nombre de CPE en circulation le nombre de cartes distribuées au sein des établissements hospitaliers 1 mois * 1 semaine * le délai nécessaire pour obtenir sa première carte CPS (environ 15 jours pour un PS RPPS) * Dans le cadre d un déploiement de grande ampleur, les délais peuvent augmenter le délai nécessaire pour obtenir une carte CPE Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

10 Quels sont les délais de délivrance des cartes? Ces délais ne concernent pas les demandes de CPS pour les PS RPPS (environ 15 jours). générales : Variable 2à3 semaines 1à2 jours Courrier 1 jour Postal (2 j) CPE (ou renouvellement CPS) CPS (première commande de carte) Délai au sein de l établissement de santé pour faire remplir les documents et les faire signer Délai auprès des Autorités compétentes pour valider l identité et la qualité professionnelle des porteurs * Délai au sein de l'asip Santé pour vérifier les documents, puis enclencher la production des cartes de la famille CPS * Délai de production des cartes Délai de distribution : envoi des cartes par courrier envoi des codes confidentiels par courrier séparé 24h après (en recommandé pour les CPS) CPS * : 1 mois pour une première commande de carte CPS : 1 semaine pour un renouvellement sur incident (vol, perte, dysfonctionnement) CPE * : 1 semaine * Dans le cadre d un déploiement de grande ampleur, les délais peuvent augmenter Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

11 Pré-requis : les bonnes questions à se poser en amont de la commande en relation avec le Chef de projet p ASIP Santé Service établissements 9 rue Georges Pitard Paris générales : OUI Avez-vous les coordonnées de l ASIP Santé? Quelles sont les populations qui ont besoin d une carte pour travailler dans l établissement de santé? Professionnel de santé Carte CPS Carte CPF NON? etablissement@asipsante.fr Assistance téléphonique disponible 24h/24 et 7j/7 Certaines d entre elles possèdent-elles déjà des cartes? Carte CPE Cartes nominatives : quel type de carte faudra-t-il commander? (pour les salariés / non salariés) Avez-vous besoin de cartes anonymes? Outil d aide au déploiement complément à l intention du mandataire. (Fichier téléchargeable à cette même page de la version en ligne) à fournir par le chef de projet Les cartes CPE nominatives sont nécessaires pour certains usages comme CDR Se reporter aux procédures de secours et temporaires internes à l établissement Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

12 Pré-requis : les bonnes questions à se poser en amont de la commande en relation avec le Chef de projet Outil d aide au déploiement complément à service pilote? l intention du mandataire. générales : Quelle est la montée en charge prévue? déploiement généralisé? (Fichier téléchargeable à Vous n avez aucune carte cette même page de la dans votre établissement et version en ligne) vous voulez en commander un grand nombre? Vous pouvez contacter l ASIP Santé pour des informations complémentaires : Des informations à fournir par le Chef de Projet Quelle est l organisation mise en place? etablissement@asipsante.fr Les responsables de la gestion des cartes sont-ils bien identifiés? Qui s occupe de la gestion des incidents? À quelle adresse sont envoyés les cartes et les codes? Remarque : une prise de contact avec les gestionnaires des autorités compétentes peut faciliter les échanges. Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

13 carte de directeur et désignation éventuelle de mandataire(s) délégué(s) générales : Page 15 Page 14 Page 14 Page Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

14 Carte du Directeur ou responsable de l établissement Contacts des Ordres et des ARS : Page 30 générales : Aide au remplissage des formulaires : page 31 Recto Verso * Demander à l ASIP Santé le formulaire si nécessaire (etablissement@asipsante.fr) Attention : un établissement PSPH (participant au service public hospitalier) est un établissement privé Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

15 Un rôle-clé dans votre établissement : celui de mandataire délégué générales : Ne pas oublier de joindre la copie d une pièce d identité du mandataire délégué Page Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

16 Commande de cartes générales : Attention : dans le cas d un dun médecin étranger dont le diplôme n est pas reconnu par l Ordre, vous devez commander une carte CPE (cf. page 31) Commande de cartes : quelle est la profession de la personne à équiper? Pour le vérifier : Outil d aide renseignez-vous au remplissage sur des formulaires l annuaire : page des 30 cartes CPS (cf. page 29) Médecin ; pharmacien ; chirurgien-dentiste ; sage-femme. Infirmier ; manipulateur d'électroradiologie médicale ; masseur- kinésithérapeute te ; ergothérapeute te ; psychomotricien. Pédicure-podologue ; audioprothésiste ; orthopédiste-orthésiste ; orthophoniste ; opticien-lunetier ; orthoprothésiste ; podoorthésiste ; oculariste ; épithésiste ; orthoptiste. La personne pour qui vous faites la commande possède-t-elle déjà une carte CPS? NON Carte CPS Page 17 OUI Son activité estelle inscrite dans sa carte? NON Vérifier que l activité est déclarée auprès des organismes de tutelle. OUI Autres Carte CPE Page 18 Prévenir le professionnel de santé d apporter sa carte. Se reporter à la procédure interne de l établissement pour la création de ses droits d accès dans votre SIH. Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre 2011

17 Commande de cartes CPS générales : Recto rso Ver Contacts t des Ordres et des ARS : Page 30 Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

18 Commande de cartes CPE générales : Une carte CPE nominative est obligatoire pour certains usages comme CDR Carte CPE Demander le document de commande à l ASIP Santé Remarque : les CPE anonymes et nominatives se commandent de la même manière Remplir et signer le formulaire de commande. Remplir le tableau de commande de cartes. Réception des cartes et des codes adressés nominativement à chaque porteur. Envoyer le tout à l ASIP Santé Pour les mandataires délégués, ne pas oublier d envoyer l annexe 2 du contrat et la copie d une pièce d identité. Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

19 Les événements dans la vie d une carte générales : Une carte a été perdue, volée ou présente un défaut de fonctionnement? Quelqu un a perdu ses codes porteur? Quelqu un a oublié sa carte? Voir votre procédure de secours Voir votre procédure de secours Déclarez-le à l ASIP Santé en appelant l assistance téléphonique disponible 24h/24, 7j/7 Nouvelle carte et/ou codes au bout de 48 à 72h*. * Jours ouvrés Renouvellement à échéance d une carte? Automatique au bout de trois ans sauf Changement de Directeur de l établissement? Cf. page 14 (pas de nouveau contrat nécessaire) Page 14 Si PS RPPS ayant déjà une carte, signaler cette fonction à l Ordre et une nouvelle carte lui sera attribuée. Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

20 Les événements dans la vie d une carte générales : Il est essentiel de signaler très rapidement à l'asip Santé les départs d agents de l établissement t pour des raisons de sécurité. (sauf pour un PS RPPS) Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

21 l'asip Santé en constante évolution : des projets modernes réalisés ou en cours. générales : Le RPPS (Répertoire Partagé des Professionnels de Santé) : Qu est-ce que c est? Il s agit d un référentiel de données certifiées attachées à un identifiant unique pour chaque professionnel de Santé. Cet outil simplifie les circuits car il n y a plus d inscription en ARS. Quels sont les impacts sur les circuits? La demande de formulaire se fait systématiquement et directement auprès de l'ordre pour les populations en simplification administrative (plus d inscription en ARS, formulaire délivré exclusivement par l Ordre) Ordre). Le formulaire doit toujours porter le visa du PS et est directement transmis à l'asip Santé. Si des corrections s avéraient nécessaires, le mandataire ou le PS devra renvoyer le formulaire corrigé à l Ordre avec les justificatifs, pour mise à jour des données et réédition d un nouveau formulaire. (Voir le liste des professions en simplification administrative ) Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

22 Qu est générales : RPPS étendu : Qu est-ce que c est? l'asip Santé en constante évolution : des projets modernes réalisés ou en cours. Il s agit d une modification du processus RPPS actuel de distribution de la carte CPS selon lequel celle-ci ci sera délivrée automatiquement dès l inscription à l Ordre Ordre. Quels seront les impacts sur les circuits? Il n y aura plus de formulaire papier ; cela facilitera les procédures lors de l arrivée du professionnel de santé dans une structure. Celui-ci aura systématiquement une carte ; les données contenues dans la carte pourront être utilisées par la structure pour enregistrer le PS. Ce circuit sera mis en place courant 2012 et ne concernera que les professions en simplification administrative. La carte CPS3 : Cette nouvelle génération de cartes possède des possibilités de lecture sans contact de façon à adapter son ergonomie aux différents cas d usage, notamment aux contraintes de fonctionnement au sein des établissements de santé. Pour en savoir plus : Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

23 Les impacts en termes d outils Qu est générales : TOM (Télé procédures Offertes aux Mandataires) : Qu est-ce que c est? Il s agit d un outil en ligne de gestion des cartes CPx qui permet : - la commande d une première carte pour un porteur, - la modification des données du titulaire i de la carte (y compris les adresses de correspondance des cartes et des codes), - la commande par fichier (au format XML), - le suivi du parc de cartes par téléchargement de fichier, - la modification des coordonnées de la structure, - la déclaration de fin d exercice dans la structure. Dans une version ultérieure, TOM permettra : - la déclaration d incidents (vol, perte, dysfonctionnement), Quels sont les impacts sur les circuits? TOM permet la dématérialisation totale des commandes de produits CPE et la maîtrise de leur délais de délivrance. Pour accéder à TOM : Pour plus de renseignements : etablissement@asipsante.fr Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

24 GLOSSAIRE (CART) CPx : terme générique désignant les cartes de la famille CPS. Les cartes CPx sont des cartes électroniques individuelles et professionnelles protégées par un code confidentiel. Elles contiennent une puce cryptographique et des clés associées à des certificats générales : individuels. De plus, elles disposent d une mémoire protégée qui regroupe différentes informations qui peuvent varier selon la structure dans laquelle évolue le porteur. Par exemple son identification dans la structure, sa (ses) situation(s) d exercice, des données relatives à la facturation Sesam-vitale (Domaine d Assurance Maladie) si la structure est habilitée à produire des feuilles de soins électroniques (FSE). CPS : les cartes CPS (Carte de Professionnel de Santé) sont destinées aux professionnels de santé tels que décrits dans le Code de la Santé Publique. Un responsable d établissement qui est aussi professionnel de santé a une carte «CPS maître» portant un attribut de responsable de structure. CDE : les cartes CDE (Carte de Directeur d Établissement) sont destinées aux directeurs d établissements de santé, ou participant au monde de la santé, et qui n appartiennent pas à une profession à Ordre ou réglementée. La Carte CDE est une carte CPE portant un attribut responsable de structure (mandataires). Elle permet de gérer le parc de cartes CPx pour les professionnels salariés de la structure dont il a la responsabilité. Le directeur peut également nommer des mandataires délégués qui seront habilités à gérer le parc en son nom. CPE : les cartes CPE (Carte de Personnel d Etablissement) sont destinées aux salariés non éligibles à la carte CPS (voir la liste des porteurs éligibles). Elle peut être nominative ou anonyme. CPS3 : nouvelle génération de carte CPx possédant des possibilités de lecture sans contact. Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

25 GLOSSAIRE (PROFSIONS ET AUTRE) Audioprothésiste : est considérée comme exerçant la profession d'audioprothésiste di i t toute t personne qui procède à l'appareillage des déficients i de l'ouïe. Cet appareillage comprend le choix, l'adaptation, la délivrance, le contrôle d'efficacité générales : immédiate et permanente de la prothèse auditive et l'éducation prothétique du déficient de l'ouïe appareillé. CDR : consultation des Droits en Ligne : CDR. Chirurgien dentiste : la pratique de l'art dentaire comporte la prévention, le diagnostic et le traitement des maladies congénitales ou acquises, réelles ou supposées, de la bouche, des dents, des maxillaires et des tissus attenants, dans le respect des modalités fixées par le code de déontologie de la profession DSI : direction des Systèmes d Information Épithésiste : cette profession est comprise dans la profession de prothésiste et orthésiste t pour l'appareillage des personnes malades ou atteintes t d'un handicap (au niveau du visage et du cou). Voir la définition de Prothésiste et Orthésiste. Ergothérapeute : spécialiste de la rééducation du geste pour les handicapés moteurs, sensoriels ou mentaux. Infirmier (-ère) : est considérée comme exerçant la profession d'infirmière ou d'infirmier toute personne qui donne habituellement des soins infirmiers sur prescription ou conseil médical, ou en application du rôle propre qui lui est dévolu. L'infirmière ou l'infirmier participe à différentes actions, notamment en matière de prévention, d'éducation de la santé et de formation ou d'encadrement. Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

26 GLOSSAIRE (PROFSIONS ET AUTRE) Manipulateur d électroradiologie médicale : est considérée comme exerçant la profession de manipulateur d'électroradiologie médicale toute personne qui, non médecin, exécute habituellement, sous la responsabilité et la surveillance d'un médecin en générales : mesure d'en contrôler l'exécution et d'intervenir immédiatement, des actes professionnels d'électroradiologie médicale, définis par décret en Conseil d'état pris après avis de l'académie nationale de médecine. Masseur-kinésithérapeute ithé t : la profession de masseur-kinésithérapeute ithé t consiste à pratiquer habituellement le massage et la gymnastique médicale. Médecin : est considéré comme médecin un titulaire d'un diplôme de docteur en médecine. Il est chargé de soigner les maladies, pathologies, et blessures de ses patients. Oculariste : cette profession est comprise dans la profession de prothésiste et orthésiste pour l'appareillage des personnes malades ou atteintes d'un handicap. Orthoprothésiste spécialisé, il fabrique des prothèses oculaires visant à remplacer un œil perdu dans un accident ou à cause d une maladie. Opticien - lunetier : spécialiste de l'optique : il réalise, adapte et délivre des lunettes ou des lentilles compensant les défauts de la vision. Orthésiste : peut exercer la profession d'orthésiste toute personne qui réalise, sur prescription médicale, l'appareillage nécessaire aux personnes handicapées. Orthopédiste - orthésiste : de la fabrication à la pose d appareils, il travaille sur prescription médicale. Bandages herniaires, ceintures médico-chirurgicales chirurgicales, vêtements pour grands brûlés, chaussures thérapeutiques : la liste d appareillage est très longue. Il assure également la vente ou la location des cannes et béquilles, du matériel médical pour traitement ambulatoire, du matériel pour l hospitalisation à domicile et des véhicules pour handicapés physiques. Il reçoit les malades, prend les mesures et les empreintes et participe p à l essayage et aux rectifications éventuelles. Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

27 GLOSSAIRE (PROFSIONS ET AUTRE) Orthophoniste : est considérée comme exerçant la profession d'orthophoniste toute personne qui, non médecin, exécute habituellement des actes de rééducation constituant un traitement des anomalies de nature pathologique, de la voix, de la parole et du langage générales : oral ou écrit, hors la présence du médecin. Orthoprothésiste : cette profession est comprise dans la profession d orthésiste pour l'appareillage des personnes malades ou atteintes d'un handicap. Son rôle peut aller de la fabrication de la prothèse ou de l orthèse jusqu à l application li de celle-ci sur le malade ou la personne handicapée. Orthoptiste : est considérée comme exerçant la profession d'orthoptiste toute personne qui assure, par la rééducation, le traitement des troubles de la fonction sensorielle et motrice des yeux (strabisme, paralysie oculomotrice, défaut de convergence ).. Pédicure - podologue : seuls les pédicures-podologues ont qualité pour traiter directement les affections épidermiques, limitées aux couches cornées et les affections unguéales du pied, à l'exclusion de toute intervention provoquant l'effusion de sang. Ils ont également seuls qualité pour pratiquer les soins d'hygiène, confectionner et appliquer les semelles destinées à soulager les affections épidermiques. Pharmacien : est considéré comme pharmacien un titulaire du diplôme de Docteur en Pharmacie, après proclamation du serment de Galien : le pharmacien est spécialiste du médicament, mais il peut aussi établir un plan de pharmacothérapie, faire le suivi de la thérapie médicamenteuse, diagnostiquer les problèmes en lien avec le médicament ou encore interpréter les résultats d'analyses médicales. Podo-orthésiste : cette profession est comprise dans la profession d orthésiste. Le podo-orthésiste s occupe de l appareillage du pied pour améliorer la marche des patients. Il conçoit, fabrique et adapte des appareils, chaussures et orthèses plantaires. PE : Personnel d Établissement (y compris les professionnel de santé non éligible à la CPS. Voir la liste des porteurs éligibles) Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

28 GLOSSAIRE (PROFSIONS ET AUTRE) Procédure de secours : procédure interne à l établissement mise en place pour la gestion des incidents (vol, perte, dysfonctionnement, oubli), en attendant de recevoir la nouvelle générales : carte CPS Santé. Cette procédure utilise une carte anonyme qui est liée pour une durée finie à un porteur, en attendant qu il reçoive sa nouvelle carte nominative. Procédure temporaire : procédure interne à l établissement mise en place pour la gestion des nouveaux arrivants, en attendant de recevoir la carte CPS Santé. Cette procédure utilise une carte anonyme qui est liée pour une durée finie à un porteur, en attendant qu il ait sa carte nominative. PS : Professionnel de Santé : les professionnels de santé concernés sont ceux de la liste de la. Psychomotricien : spécialiste des troubles psychomoteurs, le psychomotricien vise à rééduquer par l harmonie corporelle, aider à retrouver un bien-être, voire à supprimer un handicap. Déficience sensorielle, trouble de l orientation, de l équilibre, troubles relationnels font partie des problèmes qu il prend en charge. RPPS (Répertoire Partagé des Professionnels de Santé) : référentiel de données certifiées attachées à un identifiant unique pour chaque professionnel de Santé. Cet outil simplifie le circuit de distribution car il n y a plus de passage à l'ars. Sage-femme : l'exercice de la profession de sage-femme comporte la pratique des actes nécessaires au diagnostic, à la surveillance de la grossesse et à la préparation psychoprophylactique à l'accouchement, ainsi qu'à la surveillance et à la pratique de l'accouchement et des soins postnataux en ce qui concerne la mère et l'enfant SIH : Système d Information Hospitalier Simplification administrative: Il n'ya plus d'inscription en ARS, le n ADELI n'est plus délivré, seul le n RPPS est utilisé. TOM (Télé procédures Offertes aux Mandataires) : outil proposé par l'asip Santé permettant t la gestion en ligne des produits CPx. (Voir ses fonctionnalités page 24) Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

29 Contacts Annuaire des porteurs de cartes de la famille CPS générales : Ordre des médecins : guichets départementaux Ordre des pharmaciens : guichets régionaux Ordre des sages-femmes : guichets interrégionaux Ordre des chirurgiens dentistes : guichets départementaux hi i d ti t / h /l d / il departementaux/trouver-un-conseil-departemental.html Guichets des ARS et de leurs délégations territoriales : (choisir sa région en haut à droite puis, une fois sur le site régional, consultez la rubrique «organisation». ) Ordre des médecins : cas des médecins étrangers Guide d information et d aide au déploiement des cartes de la famille CPS pour les établissements de santé Version 1.4 du 3 novembre

30 des formulaires générales : Cet outil ne concerne pas les professions gérées par le RPPS pour lesquelles la simplification administrative est mise en place. Les pages suivantes du guide d information et d aide au déploiement ont pour but de vous guider dans le remplissage des formulaires de commande des cartes CPS et CPE. Cet outil d aide au remplissage des formulaires fournit des précisions sur le contenu attendu des champs à renseigner, et précise ceux devant obligatoirement i t être remplis avant l envoi du formulaire. Points généraux de vigilance Page 31 Professions RPPS Demander le formulaire à l Ordre Carte CDE Pour les Directeur d établisseme nt non PS Page 32 Carte CPE Pour les salariés non PS (Carte nominative ou anonyme) Page 33 Carte CPS pour les auxiliaires médicaux Page 36 Carte CPS (ou CPS de responsable) pour les médecins Carte CPS (ou CPS de responsable) pour les Carte CPS (ou CPS de responsable) pour les chirurgiens- dentistes sages- femmes Carte CPS (ou CPS responsable) pour les pharmaciens 30

31 des formulaires Cette page et les suivantes ne concernent pas les professions gérées par le RPPS pour lesquelles la simplification administrative est mise en place. Le protocole d usage qui figure au verso du formulaire doit obligatoirement être daté et signé par le titulaire. Pour les demandes de CPS, le formulaire doit être adressé directement à l Ordre (pour les professions Ordre) ou à la délégation territoriale de l'ars (pour les autres). Pour les demandes de CDE le formulaire doit être adressé au CNG pour les établissements publics, directement à l'asip Santé pour les autres. Le formulaire de demande de CPE n'a pas de protocole d'usage et doit être adressé à l'asip Santé directement. Les établissements du domaine sanitaire et social sont en général identifiés par un numéro FINS et SIRET. Les autres établissements, uniquement par un numéro SIRET. Le renseignement du numéro FINS est obligatoire pour les établissements qui en possèdent un ; ils peuvent également renseigner le numéro SIRET. Nota : le numéro FINS à utiliser est le FINS géographique. L établissement peut renseigner le N ADELI pour la demande des cartes CPS. Toutefois, si ce champ est vierge, la délégation territoriale de l ARS le complètera. 31

32 Aide au remplissage des formulaires carte CDE DE Demande d'attribution de Carte de Directeur d'etablissement (C.D.E.) Etablissements publics de santé (EPS) Z0 Réservé au GIP"CPS" N de formulaire ffffffffff N de carte ffffffffff Légende : Donnée obligatoire AC Donnée obligatoire devant être remplie par l établissement L Etablissement de Santé a la responsabilité de la validation, et du remplissage si manquant L Autorité Compétente a la responsabilité de la validation, et du remplissage si manquant Z1 Z2 Z 7 IDENTIFICATION DE L'EMPLOYEUR Raison sociale de l'établissement : IDENTIFICATION PERSONNELLE du TITULAIRE de la CARTE N FINS de l'établissement F/8ffffffff f 10 N de registre du personnel (ou N d'ordre) R/8... M Mme Mlle AC NOM PATRONYMIQUE :... AC Prénoms : NOM D'USAGE :... Prénom usuel :... Langues parlées par ordre de préférence (cette information est facultative): Z 8 Adresse professionnelle : CP :... Commune :... Pays :... Téléphone : ff ff ff ff ff Ce numéro de registre (ou numéro matricule) est attribué à l agent au moment de son entrée dans l établissement. Ce numéro peut être communiqué par le service paye ou le service du personnel. Le numéro de registre est composé de données alphanumériques. Z 9 Réservé au Centre National de Gestion Date et VISA AC La présence du sigle (Alphanumérique) sur la carte est gratuite. Ce sigle apparaîtra sur le coin en haut à gauche de la face avant de la carte. Il n est pas possible d insérer le logo de l établissement. Le sigle sera imprimé sur toutes les cartes CDE et CPE commandées par l établissement (à l exclusion des CPS). Z10 DEMANDE PARTICULIERE D'IMPRSION Souhaitez-vous l'impression i du sigle de l'établissement t sur les cartes : Date et VISA de l'établissement Oui Non Si Oui, indiquez ici le sigle de l'établissement à imprimer : (25 caractères maximum)... Les informations que nous collectons (exception faite des langues parlées) sont nécessaires à l'émission d'une carte de directeur d'établissement à votre nom. En cas de formulaire incomplet, la demande de carte sera rejetée. Ces informations seront traitées par nos services aux fins de gestion de la carte de directeur d'établissement de santé. Le GIP-CPS communique les listes établies à la suite d'une mise en opposition de cartes de directeur d'établissement aux promoteurs d'applications. Conformément à la loi du 6 janvier 1978, vous disposez d'un droit d'accès et de rectification de données vous concernant. Pour toute modification concernant des informations contrôlées par les autorités visant le présent formulaire, vous devez obtenir préalablement de ces autorités un visa des modifications demandées. 32

33 Aide au remplissage des formulaires carte CPE PE Demande d'attribution des Cartes de Personnel d Etablissement (CPE) (Remplir le tableau joint, le retourner au Service Etablissements du GIP-CPS) Ce formulaire* est à joindre obligatoirement pour chaque commande quelle que soit la forme du tableau qui l accompagne Z1 IDENTIFICATION DE l ETABLISSEMENT Réservé au GIP-CPS Raison sociale de l'établissement : Forme juridique : Reporter ci-dessous l identification de l établissement figurant sur la demande de la carte CDE du directeur d établissement N SIRET de l'établissement S/ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ Et N FINS de l'établissement F/ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ Secteur d'activité Légende : Donnée obligatoire i devant être remplie par l établissement L Etablissement de Santé a la responsabilité de la validation, et du remplissage si manquant Z 8 Adresse professionnelle de l établissement CP :... Commune :... Pays :... Téléphone :. Z10 DEMANDE PARTICULIERE D'IMPRSION Date et VISA de l'établissement demandeur Souhaitez-vous l'impression du sigle de l'établissement sur les cartes : Non Oui Si Oui, indiquez ici le sigle de l'établissement à imprimer : (25 caractères maximum, espaces compris) ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ ξ La présence du sigle (Alphanumérique) sur la carte est gratuite. Ce sigle apparaîtra sur le coin en haut à gauche de la face avant de la carte. Il n est pas possible d insérer le logo de l établissement. Le sigle sera imprimé i sur toutes t les cartes CDE et CPE commandées par l établissement (à l exclusion des CPS). DISTRIBUTION DANS L ETABLISSEMENT Souhaitez-vous recevoir les cartes CPE dans un service central Non Oui Si Oui, indiquez ci-après le Nom du responsable du service Adresse du service de distribution CP :... Commune :... Pays :... Téléphone :. .. * Ce formulaire ne concerne pas les commandes TOM. 33

34 Aide au remplissage des formulaires carte CPE Ce tableau peut être remplacé par un fichier Excel (ou de même type) s il comporte toutes les informations demandées, explicitées clairement (Ne pas oublier la 1ère page) (Cartes nominatives) Légende : Donnée obligatoire devant être remplie par l établissement L Etablissement de Santé a la responsabilité de la validation, et du remplissage si manquant (2) UNIQUEMENT pour les Centres de Santé (secteur d'activité 25 de la nomenclature ADELI) et établissements de PMI (secteur 45). A cocher si vous souhaitez que votre agent puisse effectuer l'envoi de lots de FSE Ce numéro de registre (ou numéro matricule) est attribué à l agent au moment de son entrée dans l établissement. Ce numéro peut être communiqué par le service paye ou le service du personnel. Le numéro de registre est composé de données alphanumériques. (Sur le visuel de la carte l'identifiant est obligatoirement précédé de "R" pour les cartes nominatives). (1) A cocher si vous souhaitez habiliter votre agent à la commande/gestion des cartes de l'établissement. Joindre une déclaration de mandat de délégation (annexe 2 du contrat) Les établissements peuvent commander des cartes CPE de dépannage pour faciliter la gestion de leur parc de cartes et éviter toute rupture de service en cas de perte, vol ou dysfonctionnement d'une carte ou dans le cas d un nouvel arrivant. Ces cartes sont appelées cartes de service. Dans ce cas, il faut remplir le tableau des cartes CPE de service annexé au formulaire CPE (Cf. page suivante). 34

35 Aide au remplissage des formulaires carte CPE Ce tableau peut être remplacé par un fichier Excel (ou de même type) s il comporte toutes les informations demandées, explicitées clairement Cartes anonymes 003 Légende : Donnée obligatoire devant être remplie par l établissement L Etablissement de Santé a la responsabilité de la validation, et du remplissage si manquant (3) Mention que l'on souhaite voir apparaître sur le visuel de la carte (Carte de service, Service de..., Carte de dépannage N x, Carte de remplacement N x, Carte temporaire N x, etc.). Si besoin rayer la mention "Service de". Nombre de caractères limités à 27 (espaces compris) Sans mention particulière figurera par défaut "Service de" suivi du numéro de rang renseigné dans le tableau. Important : pour les cartes de service, il est recommandé de reporter le n de rang à la fin de la zone «nom d usage» afin de pouvoir rapprocher l enveloppe carte de l enveloppe des codes et, à l usage, de mieux les distinguer visuellement. (4) Il appartient à l établissement de gérer le n de rang x des cartes de service. (Sur le visuel de la carte l'identifiant est obligatoirement précédé de "R" pour les cartes nominatives, et de "RCS" pour les carte anonymes). 35

36 AC AC Légende : Donnée obligatoire Donnée obligatoire devant être remplie par l établissement AC AC L Etablissement de Santé a la responsabilité de la validation, et du remplissage si manquant AC L Autorité Compétente (l ARS) a la responsabilité de la validation, et du remplissage si manquant AC PS Le Professionnel en formation a la responsabilité de la validation, et du remplissage si manquant Profession Code Spécialisation Libellé Spécialisation 99 Cadre de santé Sage-Femme 51 Cadre Sage-Femme 7 Diplome d'etat de puériculture 99 Cadre de santé 64 Cadre Infirmier 65 Cadre Infirmier psychiatrique 51 Cadre Sage-Femme Infirmier 7 Diplome d'etat de puériculture 61 Infirmier anesthésiste s e 63 Infirmier cadre santé publique 62 Infirmier de bloc opératoire AC Infirmier psychiatrique 99 Cadre de santé 65 Cadre Infirmier psychiatrique PS Masseur-Kinésithérapeute 99 Cadre de santé 71 Cadre Masseur-Kinésithérapeute Ergothérapeute Psychomotricien Manipulateur ERM 99 Cadre de santé 94 Cadre Ergothérapeute 99 Cadre de santé 96 Cadre Psychomotricien 99 Cadre de santé 98 Cadre Manipulateur ERM AC Si le PS exerce une activité libérale en ville, en dehors de l établissement, cocher la case. 36

37 complémentaires La procédure pour les demandes de première carte pour un PS RPPS : générales : l'établissement, ou le professionnel de santé, adresse à son Ordre un courrier de demande de formulaire avec le nom, prénom, N d'inscription à l'ordre et adresse d envoi. L Ordre envoie le formulaire, le professionnel de santé le contrôle* et le vise, le professionnel de santé ou l établissement l envoie à l ASIP Santé, à à réception l ASIP Santé émet la carte à partir des données du RPPS. *Si le PS constate une erreur sur le formulaire, il doit la signaler à l Ordre qui corrigera et lui renverra un nouveau formulaire. Tout formulaire raturé sera automatiquement rejeté par l ASIP Santé. Toutes les demandes de mise à jour doivent être signalées exclusivement à l Ordre. Seules les changements de délégation sont à adresser à l ASIP Santé. 37

38 Suivi des modifications V1 1 du 15 mars 2010 V1.1 du 15 mars 2010 Description du circuit RPPS avec adaptations des procédures. générales : Introduction des pharmaciens dans le circuit RPPS Suppression de l aide au remplissage de l ancien formulaire, Ajout de la procédure en cas de perte des codes confidentiels (P20). Ajout j de l'aide au remplissage du formulaire «auxiliaire médical» (P37). V1.3 du 20 août 2011 Ajout des sages-femmes en tant que population RPPS (P4) Suppression de l aide au remplissage de l ancien formulaire. Pour un PS RPPS, l n a plus besoin de passer une commande à l ASIP Santé (P17). Introduction du circuit RPPS étendu (P23). Ajout des nouvelles fonctionnalités TOM (P24). Remplacement des mentions «DDASS» et «DRASS» respectivement par «Délégation de l ARS» et «ARS.» Remplacement du site GIP- CPS.fr par esante.gouv.fr. V1.4 du 3 novembre 2011 Ajout des sages-femmes en tant que population RPPS (P4) Suppression de l aide au remplissage de l ancien formulaire. 38