Foire Internationale des Mascareignes

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1 Foire Internationale des Mascareignes 2011 Du 05 au 13 novembre Réservation de stand Photocopier et retourner l original de votre dossier avant le : Informations sur la société NOM DE LA SOCIETE :... NOM D ENSEIGNE SUR LE STAND (Max 16 caractères en Majuscules)... Adresse... Code Postal..... Ville.Pays.... Tél Télécopie..... Site Web. PDG ou Gérant / CEO or Manager Nom : Prénom :.... E.mail. Responsable du dossier Fonction E.mail N portable... Code NAF.N Siren/Siret... Forme juridique : S.A SARL/EURL ARTISAN ENT.INDIVIDUELLE AUTRE.. Joindre un extrait du registre du commerce (extrait Kbis) ou des métiers (extrait RM) de moins de 12 mois SEM GEM PORT DES MASCAREIGNES LA HALLE DES MANIFESTATIONS 3, boulevard des Mascareignes BP Le Port Cedex SIRET APE 748 J TELEPHONE (+262) FAX (+262) WEB halle.com 1

2 Activités et produits présents sur la foire DESCRIPTION SOMMAIRE DE VOTRE ACTIVITE VEUILLEZ NOUS INDIQUER VOTRE SECTEUR D ACTIVITE Artisanat Restauration rapide Mode, Textile et Habillement Equipement de la maison et Décoration Bien-être, Santé et Beauté Organismes Publics et Associations Autre. Agro-alimentaire Jouets et Cadeaux Equipement du jardin Services Tourisme et Loisirs o REPERTORIEZ CI-DESSOUS LES PRODUITS QUE VOUS PRESENTEREZ o PROVENANCE DES PRODUITS QUE VOUS EXPOSEREZ PRODUITS PAYS SEM GEM PORT DES MASCAREIGNES LA HALLE DES MANIFESTATIONS 3, boulevard des Mascareignes BP Le Port Cedex SIRET APE 748 J TELEPHONE WEB (+262) FAX (+262) halle.com

3 RESERVATION D ESPACE o STAND / ANGLE : CONSULTEZ LE PLAN CI-JOINT POUR LE CHOIX DU HALL ET LES SECTEURS D ACTIVITE L implantation des stands ne permet pas toujours de satisfaire les désirs de chacun, ni en m², ni en angle, toutefois nous essaierons de répondre au mieux à votre demande. Une proposition d implantation du/des stand(s) vous sera donc faite. Je réserve (location minimum de 9m2 ) Un stand équipé dans le Hall 1... m² x 137 =... Un stand équipé dans le Hall 2... m² x 125 = Un stand équipé dans le Hall 3... m² x 103 = Un espace nu sur l Extérieur C... m² x 64 = Nombre d angles souhaités... x 110 = Frais d inscription =. 150 TOTAL H.T. =.. T.V.A. 8,50% =. TOTAL T.T.C=.. SEM GEM PORT DES MASCAREIGNES LA HALLE DES MANIFESTATIONS 3, boulevard des Mascareignes BP Le Port Cedex SIRET APE 748 J TELEPHONE (+262) FAX (+262) WEB halle.com 3

4 o ECHEANCIER DES REGLEMENTS Pour être enregistrée, votre demande doit être IMPERATIVEMENT accompagnée de l acompte à l inscription et du solde encaissé le 17/10/2011. ( C.f. règlement du salon ART. 2 et 10.) Acompte 30% à l inscription Solde 70% encaissé le 17/10/2011 Pour les dossiers arrivés après le 17/10/2011, la totalité du règlement est encaissée à l inscription Je verse le montant de euros, représentant un acompte de..% de la somme globale TTC : Par chèque à l ordre de SEM GEM PORT Par transfert (pour les exposants étrangers, indiquer sur les ordres de virement «règlement sans frais pour le bénéficiaire») Par Carte Bancaire En espèces Je remets un chèque de caution de 762,24. Obligatoire, chèque non versé et rendu après l état des lieux des panneaux de stands, sol et autres matériels livrés. o COORDONNEES BANCAIRES SEM GEM PORT DES MASCAREIGNES La Halle des Manifestations Domiciliation bancaire : BRED Angles des rues C. de Paris et de Lasserve Le Port- Réunion. Code banque Code guichet N de compte Clé RIB 92. Identifiant international de compte bancaire : FR VIA BRED BP PARIS Banque Identification Code (BIC) BREDFRPPXXX Par la signature du présent contrat, vous attestez prendre Date, signature et cachet : connaissance du feuillet «règlement du salon» qui doit être également renvoyé daté et signé précédée de la mention manuscrite «lu et approuvé, bon pour accord». SEM GEM PORT DES MASCAREIGNES LA HALLE DES MANIFESTATIONS 3, boulevard des Mascareignes BP Le Port Cedex SIRET APE 748 J TELEPHONE (+262) FAX (+262) WEB halle.com 4

5 INFORMATIONS PRATIQUES Dates et horaires Ouverture au public Du 05 au 13 novembre 2011 Samedi 05 de 10h00 à 20h00 Dimanche 06 de 10h00 à 19h00 Lundi 07/ Mardi 08 / mercredi 09 / jeudi 10/ vendredi 11 de 10h00 à 19h00 Samedi 12 de 10h00 à 20h00 Dimanche 13 de 10h00 à 19h00 Aménagement Jeudi 03 et Vendredi 04 entre 8h00 et 17h00 Inauguration Vendredi 04 16h00 à 18h00 Déménagement Lundi 14 et mardi 15 entre 8h00 et 17h00 Tarifs Plein tarif : 4 euros Tarif réduit : 3 euros (Groupe de 10 personnes, sur présentation d'une pièce justificative : Chômeurs, Handicapés, Militaires, Etudiants, Personnes âgées de 60 ans et plus) Gratuit : pour les moins de12 ans SEM GEM PORT DES MASCAREIGNES LA HALLE DES MANIFESTATIONS 3, boulevard des Mascareignes BP Le Port Cedex SIRET APE 748 J TELEPHONE (+262) FAX (+262) WEB halle.com 5

6 F FICHE DE PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES Commande établie par / Order placed by Etablissement / Company Adresse de facturation / Billing address Code postal et ville / Post code and City Téléphone / Téléphone Location de mobilier et accessoires / furniture and accessories renting Désignation / Designation Qté Qty Télécopie / Fax P.U.HT Unit price excl. Tax Chaise / Chair 20,17 Table / Table (1,20x0,80 m ou/or 2,40 x 0,80 ) Table basse/coffee table (0,76x 0,76 x h : 0,42 m) 31,93 42,02 Bureau Yang/Desk (1 x 0,66 m H 0,73 m avec tiroir) 64,03 Prix Total HT Total price HT Chauffeuse fil / Plug - in heater 33,61 Réfrigérateur 140 l. / 140 l. Fridge 84,04 Rail de 3 spots avec rallonge / Row of spotlights with lead 67,23 Cloison de stand / Booth partition 21,18 Parquet bois, fourniture+pose / Wooden Floor posed (m2) 7,28 Moquette (fourniture & pose)/m² Fitted carpet (supplied & fitted) / sq m 6,00 Accessoires vendus / Sold accessories Carton Invitation / Invitation card Badge / Badge Accès Parking / Car park access 13,82 1,52 11,98 Electricité, telephone, eau / Electricity, telephone, Water Mise en ligne électrique monophasé Connection to mains (1-phase) Mise en ligne électrique triphasé Connection to mains (3-phase) Forfait arrivée et évacuation d eau / (fixed price) Arrival and evcuation of water Forfait arrivée d eau (sans évacuation) / Arrival of water only Forfait acheminement ligne Numéris ou ADSL Fixed price telephone routing of line N.B. : - consommation non comprise demande à faire directement auprès de France Télécom et copie de la demande à joindre avec cette fiche. Note : - Excluding price of the calls - Ask to make directly to France Télécom and copy of the request to join with this document Location de chapiteaux / Renting of tent Chapiteau de 6X6m / 6x6 meters tent Chapiteau de 3X3m (inclus 4 murs + éclairage) / 3x3 meters tent + 4 walls and lighting ) Tarif : vous renseigner auprès du service commercial / you can ask for information at the commercial service. 58,83 84,04 92,17 46,09 67,23 TOTAL HT / EXCL TAX TOTAL TVA / VAT 8,5 % Mode de paiement/ Mode of payment : Signature : Date/ date : TOTAL TTC 6

7 F REGLEMENT DU SALON Photocopier et retourner nous l original Conditions d admission et de participation Art. 1 - Toute demande d admission est soumise à l approbation de la "Commission d attribution des stands" de la Sem Gem Port des Mascareignes seule habilitée à en valider la conformité par rapport aux objectifs de la Foire Internationale des Mascareignes. Les sociétés désireuses d exposer ont eu connaissance du présent règlement et l acceptent sans réserve ainsi que ceux établis à titre complémentaire par la Sem Gem Port des Mascareignes et les prescriptions de droit public applicables aux manifestations organisées en France. Elles acceptent toutes dispositions nouvelles qui peuvent être imposées par les circonstances et que la Sem Gem Port des Mascareignes se réserve le droit de signifier, même verbalement, aux exposants et ce, dans l intérêt de la manifestation. Art Les dossiers d inscription devront être adressés à la SEM GEM PORT des Mascareignes avant le 17 octobre Les demandes et dossiers qui parviendraient après cette date seront inscrits en liste d attente, dans l ordre chronologique des demandes d admission, et les emplacements seront alors attribués au prorata des espaces disponibles. Les dossiers incomplets, même partiellement, seront réexpédiés. Art Toute infraction à l une quelconque des clauses du présent règlement pourra entraîner l exclusion immédiate, temporaire ou définitive de l exposant contrevenant sans que ce dernier puisse prétendre à aucun remboursement ou compensation. La SEM GEM Port des Mascareignes pourra disposer de la façon qui lui conviendra de l emplacement ainsi laissé libre. Art Les demandes d admission, signées par l exposant, ne seront valables que si elles sont formulées sur les bulletins d inscription officiels fournis par le Comité d organisation du Salon et devront être obligatoirement accompagnées d un acompte dont le montant est fixé par le règlement particulier (par chèque bancaire de préférence). Dès leur inscription, s ils le désirent, les exposants ont la possibilité de régler la totalité de la somme due au titre de l indemnité de location. Art En cas de rejet de la demande d admission, seront remboursées les sommes versées au titre de l indemnité de location. En aucun cas, le postulant refusé ne pourra prétendre à un dédommagement quelconque, en se prévalant du fait que son adhésion a été sollicitée par La Sem Gem Port des Mascareignes. Art Le certificat d admission est nominatif, incessible et inaliénable. Il est formellement interdit aux exposants, sauf accord avec la Sem Gem Port des Mascareignes de céder, sous- louer ou partager à titre onéreux ou gratuit, tout ou partie de leur emplacement. Art Les exposants ne peuvent exposer que sous la désignation de leur propre raison sociale. Ils devront indiquer avec précision la nature des objets exposés. Indemnité d occupation Art L indemnité d occupation des stands est établie par la Sem Gem Port des Mascareignes. Art La participation de chaque exposant est soumise au règlement de l indemnité d occupation. Art L indemnité d occupation est due dès l inscription qui n est valable que si elle est accompagnée de l acompte prévu au règlement particulier. En cas de désistement qui doit être notifié à la Sem Gem Port des Mascareignes par lettre recommandée avec AR, l acompte versé reste acquis à la Sem Gem Port des Mascareignes. Si le désistement intervient dans les deux mois avant l ouverture du salon, la Sem Gem Port des Mascareignes peut demander le règlement total de l indemnité d occupation sur facture. Le solde est dû à réception de la facture et au plus tard un mois avant l ouverture du salon. Art Au cas où le stand ne serait pas entièrement réglé dans les délais fixés, la Sem Gem Port des Mascareignes se réserve le droit de disposer de l emplacement et ne serait pas dans l obligation de rembourser l exposant des sommes déjà versées. Art Les exposants devront reconnaître sur place la situation et les dimensions des emplacements qui leur auront été attribués (les plans et schémas n étant donnés qu à titre indicatif par la Sem Gem Port). Ils prendront les lieux dans l état où ils les trouveront et devront les laisser dans le même état. Toutes détériorations causées du fait de leurs installations et décorations justifiera la facturation à l exposant du montant des dégradations, cas échéant la Sem procèdera à l encaissement de la caution. Art Les plans du salon sont établis par la Sem Gem Port qui répartit les emplacements, en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par les exposants. Art Si pour des raisons impératives la Sem Gem Port se trouve dans l obligation de modifier partiellement les emplacements ou installations, aucune réclamation ne sera recevable et les exposants s engagent à se conformer aux décisions prises. Art Les exposants indiqueront de façon claire et précise dans leur demande d admission les surfaces dont ils estiment avoir besoin. Cependant conformément à l article 1 : Toute demande d admission est soumise à l approbation de la "Commission d attribution des stands" de la Sem Gem Port des Mascareignes seule habilitée à en valider la conformité par rapport aux objectifs de la Foire Internationale des Mascareignes. et ce, par respect pour les visiteurs. L exposant ou l un de ses représentants devra se tenir sur le stand quand les produits exposés seront découverts. Les frais d entretien des objets exposés sont à la charge des exposants. 7

8 Installation et décoration des stands Art Les emplacements attribués devront être occupés par l exposant le premier jour du montage de l exposition. Sinon, ils seront considérés comme disponibles et pourront recevoir une nouvelle affectation sans que l exposant défaillant puisse prétendre à une indemnité ou un remboursement quelconque. Art Il est suggéré aux exposants de réaliser un stand attractif respectant les normes particulières d agencement des stands. Les stands devront, durant les heures d ouverture, être en permanence occupés par un représentant de la société exposante. Tout abandon de stand fera considérer ce dernier comme disponible, et sera sanctionné par la fermeture du stand ainsi que par l enlèvement du matériel, soit appartenant à la société exposante, soit loué par cette dernière en vue de l aménagement du stand. Art Se reporter au règlement de sécurité. Dans tous les cas, sont exclues : les matières explosives, détonantes et en général toutes matières dangereuses ou nuisibles. L emploi de tout produit inflammable est également rigoureusement interdit. Et plus particulièrement l emploi de l acétylène ou de tout autre gaz dissous ou non. L exposition de marchandises, objets ou décors en matières spontanément inflammables est interdite. Toute infraction à ces dispositions exposera son auteur à l exclusion immédiate, temporaire ou définitive. Art La hauteur maximum de décoration est fixée à 2m70. Tout dépassement devra faire l objet d une demande de dérogation écrite à la Halle des Manifestations. Art Tous les stands devront être complètement aménagés et les articles exposés mis en place avant le jeudi 1er novembre. Le matériel d emballage devra être évacué à l extérieur de l exposition dans les mêmes délais. Toute infraction à cette clause sera sanctionnée. L aménagement peut commencer à la date indiquée par la Sem Gem Port. Art Les exposants devront se conformer aux instructions pour la réglementation des entrées et sorties de marchandises et notamment pour la circulation des véhicules de toutes sortes dans l enceinte de la Halle des Manifestations. Art L enlèvement des objets exposés et des installations devra être fait après la clôture, par le soin des exposants et sous leur responsabilité, dans un délai fixé par le règlement particulier du salon. La Sem Gem Port fera procéder, aux frais, risques et périls des exposants, à l enlèvement de tous objets qui n auront pas été retirés par ceux- ci dans les délais réguliers. Art Chaque exposant pourvoira au transport, à l expédition de ses colis ainsi qu à la reconnaissance de leur contenu. Si les exposants ou leurs représentants ne sont pas présents pour recevoir leurs colis dans l enceinte de l exposition, la Sem Gem Port pourra faire réexpédier ceux- ci ou les déballer d office aux frais, risques et périls des intéressés. Tenue des stands Art Les produits exposés devront être découverts une demi- heure avant l heure fixée par l ouverture de l exposition au public et ne pourront être recouverts qu à l heure de la fermeture. Les exposants qui dégarniraient leurs stands avant la clôture officielle du salon se verraient interdire la possibilité d exposer les années suivantes, et ce, par respect pour les visiteurs. L exposant ou l un de ses représentants devra se tenir sur le stand quand les produits exposés seront découverts. Les frais d entretien des objets exposés sont à la charge des exposants. Art La publicité par haut- parleur ou tous autres appareils destinés à une publicité bruyante, les annonces micros sont interdites sur tous les stands. Art Avant le début de la période d aménagement, aucun matériel ne peut être introduit dans le salon. Pendant la période d aménagement, le matériel pourra être introduit librement sous la seule responsabilité des exposants. Les exposants sont responsables tant du matériel qu ils exposent que de celui qu ils ont loué et qui figure sur leur stand. La Sem Gem Port décline toute responsabilité pour la perte ou la détérioration du matériel loué qui ne serait pas enlevé par les entreprises dans les limites prescrites. Publicité - catalogue - prospectus Art La Sem Gem Port des Mascareignes se réserve le droit exclusif de la publication d un catalogue général et de la diffusion de ce catalogue dans l enceinte de l exposition et dans les lieux qu elle aura choisi. Les renseignements nécessaires pour la rédaction de ce catalogue seront fournis par les exposants sous leur responsabilité. La Sem Gem Port ne saurait être rendu responsable des erreurs qui pourraient se produire. Dans le cas où le catalogue ne pourrait être édité pour une raison de force majeure les exposants s engagent à ne réclamer aucune indemnité aux organisateurs. Art Les exposants ne pourront s opposer à ce qu il soit pris des vues d ensemble du salon et des stands et ce, avec l autorisation de la Sem Gem Port, ni à la vente de ces vues selon le mode adopté par la Sem Gem Port. Art Les circulaires, brochures, catalogues, imprimés ou objets de toute nature ne pourront être distribués par les exposants dans les allées et à l entrée qu avec l accord écrit de la Sem Gem Port. 8

9 Sécurité Art D une façon générale, les exposants sont tenus de respecter le règlement de sécurité du salon ainsi que les règlements et mesures de sécurité édictées par la Préfecture de Police s appliquant aux foires, expositions et salons. Dispositions diverses Art La Sem Gem Port aura tous pouvoirs pour décider de l organisation des fêtes, congrès, concours, distributions de récompenses, tombolas, etc. La Sem Gem Port pourra également modifier les heures et les dates d ouverture et de fermeture du salon, en diminuer ou en augmenter la durée sans pour cela donner lieu à aucune demande de dédommagement. Art La Sem Gem Port aura le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement. Toutes ses décisions seront prises sans appel et immédiatement exécutoires. Art Dans le cas de contestation avec la Sem Gem Port ou avec un autre exposant, et avant toute procédure, tout exposant s engage à soumettre sa réclamation à la Sem. Toute action introduite avant l expiration d un délai de quinze jours à partir de cette réclamation serait, du consentement exprès de l exposant, déclarée non recevable. Art Dans le cas où, pour une raison de force majeure, le salon ne peut avoir lieu, les exposants s engagent à ne réclamer aucune indemnité aux organisateurs. Art Dans le cas où le salon ne pourrait avoir lieu pour une raison quelconque, les sommes restant disponibles après le paiement de toutes les dépenses engagées seront réparties entre les exposants au prorata des sommes versées. Art Les Tribunaux de Saint Denis de La Réunion sont seuls compétents en cas de contestations. Date : Signature et cachet, précédés de la mention «lu et approuvé»* SEM GEM PORT DES MASCAREIGNES LA HALLE DES MANIFESTATIONS 3, boulevard des Mascareignes BP Le Port Cedex SIRET APE 748 J TELEPHONE (+262) FAX (+262) WEB halle.com 9