Application de gestion académique

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1 DIRECTION DE LA FORMATION ORGANISATION ET GESTION INFORMATIQUE DE LA FORMATION EPFL-VPAA-DAF-OGIF Bâtiment BP Station 16 CH 1015 Lausanne Téléphone : is-academia@groupes.epfl.ch Application de gestion académique Couverture fonctionnelle Version : octobre 2009 Auteurs : Daniel Chuard, EPFL, Organisation et gestion informatique de la formation Sven Plug, associé Equinoxe MIS EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation

2 IS-Academia Un système d information complet La couverture fonctionnelle d IS-Academia est extrêmement complète, ce qui permet à tous ses utilisateurs d avoir accès, chaque fois que cela est souhaité, à l ensemble de l information qui leur est nécessaire. Le tableau ci-dessous vous présente une vue d ensemble de cette couverture fonctionnelle, sous la forme d une structure d Ecole et de ses différentes unités organisationnelles (en bleu). Les piliers latéraux (en rouge), présentent les applications dites transversales. Ces applications sont utilisées ou accessibles par l ensemble des autres modules. Les principales fonctionnalités proposées aux étudiants sont représentées dans les blocs inférieurs (en bleu-gris). Toutes ces fonctionnalités sont accessibles, de façon parfaitement sécurisée, par un simple navigateur Internet. EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 2/17

3 IS-Academia Un logiciel unique Pour couvrir tous les types d enseignement présents dans une institution, IS-Academia est conçu comme un seul système d information pour assurer aussi bien la gestion administrative que la gestion académique. Il est multi-écoles ; multi-langues ; adaptable à toutes les spécificités, qu elles soient fonctionnelles ou visuelles. Il est accessible par Internet, utilisant indifféremment les environnements bureautiques MS-Office ou OpenOffice ; dédié à vos collaborateurs administratifs et à votre corps enseignant, mais également à vos étudiants ou prospects et enfin, il ne nécessite aucune installation particulière au niveau des postes de travail, autre qu un navigateur Internet. Les 10 points forts d IS-Academia : Points forts Une très large couverture fonctionnelle parfaitement adaptée à votre métier ; Un haut niveau de configuration pour prendre en compte tous les types d'études. A ce jour, IS-Academia gère des études secondaires supérieures, des études professionnelles, des études supérieures (ES), des hautes études spécialisées (HES) et des études universitaires (EPFL) ; La prise en compte de toutes les formes d'enseignement (à plein temps et en cours d'emplois, de base, bachelor, master, y compris les mineurs, de post-formation, de formation continue et de doctorat) ; La couverture des besoins liés aux accords de Bologne et au système 'European Credit Transfert System' (crédits ECTS) ; La prise en compte des différentes périodes d'enseignement pouvant être utilisées dans les écoles (semestre, trimestre, année, autre ) ; Une interface utilisateur de type Web avec une gestion évoluée des droits d accès ; La génération directe de documents bureautiques et de messages électroniques en fusionnant des modèles avec les données contenues dans la base de données d IS-Academia IS-Academia est un logiciel plurilingue (disponible en français, en allemand, en anglais et en italien dans un premier temps). Il peut être traduit dans d'autres langues directement par l'utilisateur IS-Academia est un logiciel multi-écoles qui permet de traiter toutes formes de structures organisationnelles de type hiérarchique et qui intègre aussi une fonctionnalité de partage des données pour les écoles qui travaillent en réseau IS-Academia est interfacé avec SAP (FI et HR) et avec le ERP Oracle financial. EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 3/17

4 IS-Academia en bref Principes conceptuels et principaux modules qui composent le logiciel IS-Academia. La gestion des personnes IS-Academia gère de manière unique les personnes physiques (candidats, étudiants, alumnis, collaborateurs, enseignants) et morales. L identification d une personne est donc faite une seule fois. Un contrôle des doublons est associé à cette fonction. Plusieurs adresses (études, facturation, etc.) et moyens de communication (téléphone, fax, , etc.) peuvent être associés à une personne. Les liens entre personnes morales et physiques permettent de gérer un carnet d adresses évolué. Une classification des adresses est présente pour opérer des extractions en vue de mailings. La gestion des inscriptions IS-Academia permet de gérer aussi bien les pré-inscriptions ou demandes de candidatures, que les inscriptions définitives. Inscription des candidats par internet. L ensemble des données nécessaires à l inscription est récolté lors de cette opération. Les formulaires de candidature en ligne sont réalisés à façon ; Contrôle et gestion des inscriptions faites par le Web, y compris paiement en ligne ; Demande d information mentionnée via le Web. La personne précise son adresse pour l envoi de la documentation ; Gestion des inscriptions (identification de la personne y compris sa photographie, gestion des données personnelles, des adresses, des formations antérieures, des pratiques professionnelles antérieures et des langues maîtrisées). Mis à part le module d identification, les autres modules sont facultatifs et leur ordre peut être paramétré par école ; Suivi des événements liés aux étudiants. Possibilité de stocker tous type de document comme une copie numérisée d un certificat médical. Gestion des critères d inscription et d évaluation du candidat, suivi du dossier de candidature ; Gestion des inscriptions aux cursus. Définition et gestion de données complémentaires propres à l école (clés, badges, etc.) ; Gestion des groupes d étudiants (classes) ; Visualisation synthétique des données d un étudiant. Cette visualisation peut être mise à la disposition des étudiants ; Evolution automatique du cursus des étudiants. Le système peut proposer automatiquement l inscription suivante selon le(s) cursus dans lequel (lesquels) l étudiant est inscrit. Seules les exceptions EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 4/17

5 seront traitées manuellement ; Possibilité pour les étudiants de mentionner eux-mêmes, leurs choix d études pour les périodes académiques à venir. Cette option est particulièrement utile, lorsqu un cursus se subdivise en orientations ; Modification en masse des données d inscriptions aux cursus (exmatriculation des diplômés, par exemple) ; Génération de documents bureautiques par fusion entre des modèles (rtf) et les données gérées dans l application. Cette fonctionnalité est fortement utilisée pour la correspondance émise à l intention des candidats et des étudiants ; Impression pour le contrôle de l information scolaire. Ceci permet de vérifier, pour un ensemble d étudiants, les semestres suivis et les examens effectués. La gestion de l enseignement IS-Academia permet de gérer aussi bien un enseignement de type modulaire que celui, plus dirigé, présent dans les premières années d études. Grâce au concept de cursus, tous les types d études peuvent être gérés. A ce jour, ce logiciel gère des études d ingénieurs, d hôtellerie, d art, de viticulture, de musique, de santé et sociales (infirmier, physiothérapeute, psychomotricité, etc.) pour des formations de base (diplôme/licence), bachelor, master, post-grade, continue et de doctorat. La définition des cursus de formation Un haut niveau de paramétrisation est nécessaire pour pouvoir gérer l ensemble des formations possibles dans une école. Il faut également pouvoir prendre en compte les évolutions d un cursus dans le temps (changement de la durée des études par exemple). Un cursus permet de situer un étudiant dans ses études (lieu, formation et temps). Le concept du cursus dans IS-Academia est la base de la gestion des études. Il est utilisé pour la gestion des inscriptions des étudiants dans les écoles, pour définir les plans d études, les horaires et les règlements d applications (contrôle des études, plans d examens). La portée de ce concept permet de définir des modèles pour la formation de base (voie diplôme), la post-formation, la formation continue, le doctorat et tout autre type de formation qu une école est à même de proposer. EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 5/17

6 Qu est-ce qu un modèle de cursus? Un modèle de cursus référence les données nécessaires pour la description des études. En principe, il indique l école/faculté, la filière/section d études, une période pédagogique (semestre le plus souvent) et une période académique (année le plus souvent). D autres liens sont possibles pour gérer, par exemple, une école d études qui est différente de l école d inscription pendant un laps de temps (étudiants regroupés dans un tronc commun enseigné dans une seule école par exemple). Qu est-ce qu un cursus? Les cursus sont la valorisation des modèles pour chaque formation gérée. Dans l exemple ci-dessous, nous voyons un cursus pour la filière Exemple qui possède une phase d évaluation, puis deux semestres en commun, puis 5 semestres de spécialisation dans deux orientations (A et B). Pour chaque élément d un cursus, il est possible de définir des données complémentaires qui doivent être gérées pour chaque étudiant inscrit. Par exemple, une référence sur une personne morale pour gérer la mobilité dans une autre université / école. Pour un cours postgrade, dans le cadre d une mobilité, nous aurons la référence de l université de destination. Il est également possible de définir des enchaînements de cursus (bachelor puis master ou école préparatoire puis formation de base, par exemple). Pour la gestion des cursus, IS-Academia propose les fonctions suivantes : Création des cursus sur la base d un modèle, mention des spécialisations / Orientations ; Définition de données complémentaires pour chaque élément du cursus ; Définition des valeurs par défaut pour les données EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 6/17

7 complémentaires ; Suppression d un cursus pour autant qu il ne soit pas déjà utilisé ; Gestion des enchaînements de cursus ; Duplication des cursus (par exemple pour l année suivante ou sur une autre formation similaire). Les plans d études et les inscriptions aux cours Une fois les cursus définis, les plans d études (contenu des formations associées à chaque niveau d étude) peuvent être mis en place. Les principales fonctionnalités offertes sont les suivantes : Gestion des matières enseignées ; Gestion des chargés de cours (nomination, suivi budgétaire, calcul et paiement des indemnités) ; Gestion des plans d études basés sur les cursus. Une structure complexe peut être définie dans les plans d études en cas de besoin. Possibilité de gérer les prés requis ; Gestion des livrets de cours (descriptions des matières enseignées), impression des brochures par sections et consultations interactives ; Publication des plans et fiches de cours en format html pour reprendre ces informations dans les pages Web des unités en charge des enseignements (sections au sein de l EPFL) ; Inscription des étudiants aux matières enseignées, stages, travaux pratiques et projets. Des inscriptions peuvent être faites sur des matières externes au plan d études ; Contrôle des inscriptions par les administrateurs des filières ; Consultation multicritères (par classe, matière, enseignant) des étudiants inscrits ; Evaluation des cours par les étudiants (préparation, relevé et synthèse). Possibilité de définir des questions pour l ensemble des cours qui peuvent être complétées, pour chaque cours, par des questions préparées par les responsables de filières et par les enseignants ; Calcul des charges d enseignement par enseignant et instituts. Le contrôle des études Le contrôle des études peut être effectué sur une base de moyennes (avec pondérations), de crédits, de rang, le tout noté avec des chiffres et/ou des lettres. Toutes les échelles de notes peuvent être traitées (sur 20, 10, 6, par lettres, avec des intervalles de ½, ¼ de points, etc.). Chaque résultat calculé par le système peut être modifié interactivement selon les décisions administratives (par exemple, pendant la conférence des notes). EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 7/17

8 Les plans d examen et le suivi des épreuves Ce module permet de définir le contenu des examens, puis de gérer tout le cycle de vie jusqu au résultat final des étudiants. Les principales fonctionnalités de ce module, sont les suivantes : Définition des branches d examens, liens avec les matières enseignées ; Définition des plans d examens (règlements d application). Précise les pondérations ou les crédits possibles. Permet une subdivision des branches en blocs et groupes au sein d un examen ; Par plan d examen : définition des règles permettant le calcul automatique de l état des examens. Des règles complexes peuvent être définies ; Impression des formulaires d inscription aux examens pour les étudiants. Seules les branches possibles pour la session sont prises en compte ; Inscription des étudiants aux examens avec une interface Web (remplace le point ci-dessus si l école utilise cette interface pour ses étudiants) ; Mention des experts prévus pour chaque épreuve ; Consultation multicritères (par classe, branche, enseignant) des étudiants inscrits ; Impression des formulaires pour la saisie des notes. Une impression est effectuée par branche, professeur et expert en fonction des étudiants inscrits ; Saisie des évaluations (notes ou lettres). Dans plusieurs écoles, cette opération est directement effectuée par les enseignants ; Calcul des résultats. Les règles sont exécutées pour chaque étudiant pour déterminer la situation de son (ses) examen(s). L examen peut être déclaré comme réussi, échoué ou dans un état provisoire ; Gestion interactive des résultats ; Calcul des grades et notes selon les directives ECTS ou toute autre règle en vigueur dans l école ; Impression des registres de notes pour contrôles et statistiques (détaillé ou globaux) ; Impression des bulletins de notes et du diplôma supplément. Ces documents peuvent être archivés en format pdf dans l application ; Gestion des recours (date, état du recours) ; Visualisation des résultats via Internet ; Clôture des examens : verrouillage des examens réussis ou échoués pour éviter de les modifier ultérieurement ; Statistiques sur les volées des étudiants (répartition des échecs et réussites en fonction de la durée des études). EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 8/17

9 La gestion de la charge des enseignants Ce module permet de gérer l allocation de la charge des enseignants : Attribution des matières enseignées aux enseignants ; Prise en compte des activités externes à l enseignement (recherche, mandats, etc.) pour un suivi de la répartition du temps dû et une prise en compte dans une comptabilité analytique. Les horaires des cours et les réservations ponctuelles Le module de gestion des horaires a été conçu de manière à permettre de gérer aussi bien une réservation pour l ensemble d une période pédagogique (par exemple : un cours donné tous les lundis matin de 8 à 10 heures), que pour un cours bloc ou encore tout autre découpage temporel. Les conflits de salles, d enseignants et de classe sont contrôlés et mentionnés. Gestion des horaires par classe d étudiants ; Gestion des modifications d un horaire pour un événement particulier (Forum par exemple) et information aux personnes concernées ; Diffusion de l horaire et ses éventuelles modifications par support papier et au travers du Web. L horaire est visible par classe, étudiant, enseignant et salle ; Permettre la réservation ponctuelle des salles en intégrant les occupations liées aux horaires des cours et des examens ; Calcul du taux d occupation des salles. La gestion des horaires des examens L horaire des examens peut prendre en compte les inscriptions aux matières faites par les étudiants. Par exemple, les écoles polytechniques préparent les horaires des propédeutiques avant de connaître les inscriptions des étudiants, alors que les horaires liés au cycle Master (beaucoup de matières optionnelles) sont construits après l étape des inscriptions aux examens par les étudiants. Gestion des horaires des examens en tenant compte de l occupation des enseignants, des experts, des étudiants et des salles. Les occupations définies au travers des horaires des cours et des réservations ponctuelles sont prises en compte dans le calcul des collisions ; Gestion assistée des listes de passage aux épreuves orales par les délégués de classe ; Diffusion de l horaire des examens par support papier et au travers du Web. Les horaires peuvent être produits pour un étudiant (en fonction des inscriptions aux examens et des listes de passage aux oraux), par classe d étudiant, par enseignant, par expert et par salle. EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 9/17

10 La facturation et le suivi financier Avec IS-Academia, une école a la possibilité de procéder à une gestion complète de sa facturation académique, incluant aussi un suivi financier, ou d utiliser uniquement le module de calcul des éléments à facturer, puis de procéder à la constitution d un fichier d échange vers un autre système de facturation et de suivi financier. Préparation des éléments à facturer. Ces éléments sont calculés en tenant compte des règles propres aux écoles ; Saisie des éventuelles dispenses ; Emission des factures. Si désiré, interface avec progiciel financier (interface à analyser). Dans ce cas, les fonctions ci-dessous ne sont plus utilisées ; Annulation ou blocage d une facture ; Emission d un duplicata de facture ; Pour la Suisse : gestion des paiements (bandes informatiques provenant de la poste et paiements manuels) ; Gestion des rappels ; Remboursement des factures ; Consultation de l état financier d un étudiant (postes ouverts). La gestion des contacts Ce module permet de gérer toutes les informations liées à une personne que l on désire considérer comme un contact. Ces informations sont, par la suite, utilisées par des modules tels que la gestion des entreprises ou la bourse aux stages. Une personne de contact est une personne dont on désire conserver des données à des fins de communication (pour lui faire parvenir de l'information ou pour du marketing). Il s'agit donc de personnes qui ne sont pas ou plus des étudiants et qui ne font pas partie du personnel. Typiquement, ce sont des anciens étudiants de l'école, des "sponsors", des personnes (entreprises) fournissant des places de stage ou de premier emploi, ou encore des contacts importants dans les entreprises et l industrie, dans le mode de la presse ou de la politique. La bourse aux stages Ce module gère toutes les étapes liées à la définition et au suivi des stages d études. Définition des stages (lieu, responsable(s), objectifs, durée, période de publication dans la bourse aux stages, types d étudiants pouvant suivre le stage, nombre de places, etc). Chaque section/filière peut gérer sa propre bourse aux stages. Les stages peuvent être partagés ou cloisonnés entre les différentes filières et formations; Les stages peuvent être annoncés directement par les entreprises au moyen d un formulaire Web et d une connexion sécurisée ; EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 10/17

11 Contrôle et mise en forme des stages annoncés directement par les entreprises ; Accès à la bourse aux stages, recherche par mots clés, régions, domaines, etc.) ; Inscriptions aux stages directement par les étudiants, gestion des préférences ; Gestion des inscriptions, suivi des inscriptions soumises aux entreprises. L envoi de courriels Ce module est dit "transversal" à tout le logiciel IS-Academia. En effet, ce dernier va vous permettre d'envoyer de l'information autant aux étudiant-e-s qu'aux collaborateurs/trices de l'école. Le module " ing" se veut donc multi-domaine. Un peut être basé sur un contenu libre défini par l'utilisateur au moment de l'envoi ou au contraire être basé sur un modèle préexistant. La création de modèles permet également l'ajout et le calcul d'informations dynamiques permettant de personnaliser l'envoi en fonction de son destinataire (inclusions de variables, directement dans le texte du message et dont le contenu sera recherché dans la base de données IS-Academia, lors de l envoi). L extracteur de données Ce module vous permet de sortir une certaine population de la base de données IS-Academia et d'y appliquer une série de filtres, afin d'affiner la sélection. Celle-ci est le point de départ d'un certain nombre de fonctionnalités, comme par exemple : Action de masse, comme le passage au semestre suivant ou l'exmatriculation ; Génération de statistiques ; Génération de documents Word (publipostage) et Excel ; Génération et envoi d avec le module ing ; Facturation en masse (création de lots de factures) ; Impression de bulletins ; Inscriptions aux plans d études et d examens ; Contrôle de résultats ; Feuilles de charges du personnel. A chaque extraction, il est possible d'ajouter des conditions supplémentaires (filtres) basées sur des variables afin de restreindre la population de départ. En plus des filtres, il est aussi possible de cocher / décocher une ligne afin de la prendre ou pas en compte dans les diverses actions sur les extractions. Le choix des colonnes à afficher pour une extraction est basé sur un ensemble de variables qui peuvent être regroupées en modèle afin d'en faciliter la réutilisation. Ces modèles peuvent être privés ou publics dans une unité organisationnelle. EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 11/17

12 Interface avec l environnement statistique R Une extraction de données peut être soumise à l environnement statistique R avec le code d analyse préalablement stocké dans IS-Academia. R est un logiciel libre utilisable librement selon les termes GNU General Public License (GNU GPL). Définition des codes d analyse ; Soumissions des données et code d analyse ; Récupération des résultats des analyses. A qui s adresse IS-Academia? Personne n a été oublié, car grâce à son interface Web et à son portail sécurisé, le logiciel IS-Academia peut être ouvert à l ensemble des catégories de personnes directement ou indirectement concernées par la gestion académique de l Ecole. Un logiciel pour tous les futurs étudiants, les étudiants et les diplômés de l école les enseignants les administrateurs des facultés, des sections et des filières d enseignement les personnes en charge de la gestion centralisée des étudiants la direction des écoles et facultés les partenaires externes. EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 12/17

13 Liste des modules IS-Academia Etat au Propriétés générales Gestion de l'apparence Menu flottant Calendrier dynamique Alertes dynamiques Options personnelles Tâches asynchrones Contrôle de performance Mouchards Contrôle de cohérence des actions d'enregistrement Portail individuel Multi-portail Gestion de portail Gestion des données de base Gestion des codes Gestion multilingues Gestion des paramètres Gestion des flux Définition centralisée de librairie xsl Construction structurée de documents Conversions Modules Lieux Filtres additionnels Variables Jeux de règles Actions automatiques/assignations Gestion des espaces Gestion des images EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 13/17

14 Gestion des utilisateurs Gestion des rôles Gestion des utilisateurs Secrétariats personnels Secrétariats globaux Association des utilisateurs aux unités non organisationnelles Structures académiques Unités et fusion d unités Périodes Gestion des événements et mémento Modèle, Cursus et GPS Classes Identification des personnes Gestion des personnes Gestion des adresses Gestion des moyens de communications Jeux d'adresses Recherches étendues Génération automatique de lettres et modèles de lettres Génération automatique de s et modèles de s, journaux des envois Engagements généraux Gestion automatiques des acomptes Association de termes aux personnes pour faciliter des recherches Communications Génération automatique de lettres Génération automatique d' s EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 14/17

15 Gestion des études Gestion des cursus Plan d'études et d'examens, gestion des matières, des systèmes de notes et de la visualisation des plans Fiches de cours Inscriptions aux cours et aux examens Inscriptions en masse Inscriptions conditionnelles Inscriptions aux projets Gestion des ateliers Inscriptions selon préférence Enclassement Gestion des stages et des modèles de stages, changement en masse du statut des stages, inscriptions aux stages Modification en masse des inscriptions Gestion des résultats Gestion du contrôle continu Contrôle des études Registres et bulletins Changement de gps Voeux enseignant Dossiers étudiants Gestion des engagements des enseignants Evaluations de cours Verrouillages des données académiques Partage d'informations Carte d'étudiants Codification des cours et définition des modèles de codification Gestion des absences et affichage des absences Inscriptions aux séances Transfert de dossier, avec gestion des personnes habilitées, des demandes de transfert, de la validation des demandes de transfert EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 15/17

16 Horaires Horaires de cours et d'examens Horaires de passages à un examen Réservation de salles et réservations ponctuelles Suppression de séances Formulaires de saisie Edition des formulaires Connexion au formulaire (public, connexion par compte ISA ou mail) Traitement des candidatures Traitement en masse des candidatures Définition formulaires d'inscription simplifiés Questionnaires Facturation Facturation et modèles de factures, gestion des postes-ouverts Gestion des paiements et ventilation des paiements. Gestion des notes de crédits Indemnisations des stages Gestion des populations Changement de classe Changement de cursus Entreprises et contacts Structures hiérarchiques Structures logistiques Contextes logistiques Entreprises Contacts Contrats EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 16/17

17 Extractions Extracteur Extractions et analyses asynchrones Feuilles / feuilles de charges Reports Reports publics Import/export Listes par gps, lots, classes Statistiques Gestion des définitions de volée Gestion des volées Exécution de création de volées Volées d'appartenance Modèle d'étude de volée Etude de volées Interface R Divers Charges de cours Gestion des références bibliothécaire sur les fiches de cours EPFL DAF Organisation et gestion informatique de la formation 17/17