Charte nationale d'engagements des CFA et CFPPA Mémento

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1 Charte nationale d'engagements des CFA et CFPPA Mémento Qu'est ce que la charte nationale d'engagements des CFA et CFPPA? Quels sont les objectifs de la charte? Quelles sont les utilisations possibles de la charte? Quelles sont les étapes de mise en œuvre de la charte dans un centre? Quelles sont les modalités de certification possibles? Quel est le contenu de la charte? Les engagements de service Direction générale de l'enseignement et de la recherche Sous-direction de la professionnelle continue, des actions de développement et de coopération internationale des établissements Bureau de la professionnelle continue et de l apprentissage 1 ter avenue de Lowendal Paris 07 SP COMMISSION EUROPÉENNE Fonds social européen

2 Charte nationale d'engagements des CFA et CFPPA - Mémento 2 Qu est ce que la charte nationale d engagements des CFA et CFPPA? Les centres publics agricoles ont défini, pour leurs activités de professionnelle continue et d apprentissage, un référentiel commun pour l ensemble des CFA et des CFPPA. C est la charte nationale d engagements des CFA et CFPPA. Ce référentiel permet la mise en œuvre de démarche qualité et d amélioration dans les centres avec la possibilité d obtenir une reconnaissance externe. En effet, ce référentiel est validé comme référentiel de certification de service. L AFAQ (Association Française pour l Amélioration de la Qualité) est l organisme certificateur qui le certifie en tant que référentiel de service AFAQ Service Confiance. Quels sont les objectifs de la charte? favoriser l adaptation permanente de l offre de professionnelle continue et d apprentissage du ministère chargé de l agriculture, tant aux attentes des stagiaires et apprentis que de ses personnels et de ses partenaires professionnels, institutionnels ou financiers ; contribuer à l harmonisation du développement d un socle commun de pratiques professionnelle des CFA et CFPPA, quels que soient l implantation de ces centres sur le territoire, leur taille ou la nature des s qu ils dispensent ; conforter l organisation du réseau national de ces centres publics afin de faciliter des coopérations entre eux et accroître la lisibilité de son offre vis-à-vis de l extérieur (partenaires, usagers, ) l expression collective renforçant ainsi le poids de chaque entité ; proposer un cadre d organisation, de valorisation et de développement des activités des centres ; élaborer un outil de promotion des centres de par la qualité des services qu ils proposent. Quelles sont les utilisations possibles de la charte? La charte peut être utilisée de façon complémentaire et progressive selon deux logiques pour les centres : soit utiliser comme un outil de management, d organisation, de communication sous la propre responsabilité du CFA ou du CFPPA, dans le cadre de l EPLEFPA, soit l utiliser de manière complémentaire à la précédente, comme un référentiel de certification externe. Dans ce second cas, le centre fait appel, au terme de sa démarche, à un organisme certificateur externe, qui vérifie par audits, le respect des engagements de la charte. La certification des engagements peut être obtenue soit par un centre individuellement, soit par un réseau de centres, régional par exemple (voir le paragraphe "quelles sont les modalités de certification?").

3 Charte nationale d'engagements des CFA et CFPPA - Mémento 3 Quelles sont les étapes de mise en œuvre de la charte dans un centre? Un certain nombre d étapes est nécessaire à la mise en œuvre de la charte nationale. Elles sont listées ci-dessous, dans un ordre chronologique, sachant que cette chronologie peut être différente, suivants les centres. Ces étapes sont largement développées et illustrées dans le document "Charte nationale d engagements des CFA et des CFPPA - Guide pour la mise en œuvre d une démarche qualité" diffusé, en 2003, à l ensemble des centres. Formalisation de l engagement de la direction Il s agit pour la direction (du centre et de l EPLEFPA) d expliquer sa politique concernant la charte : quels sont les objectifs visés? quels moyens sont mis en œuvre? Désignation d un animateur de la mise en œuvre de la charte Cet animateur désigné a pour mission la mise en place et le suivi du dispositif de la charte. Sensibilisation et du personnel La mise en place de la charte suppose une mobilisation de l équipe autour de ce projet. Réalisation d un état des lieux (diagnostic ou autodiagnostic) Une grille d autodiagnostic reprenant les exigences de la charte a été élaborée. Son utilisation permet au centre de faire un bilan sur ses modes de fonctionnements, ses points forts et ses points faibles et de se positionner par rapport au référentiel de certification. Elaboration d un plan d actions Il s agit de programmer les actions prévues pour réduire l écart entre les pratiques du centre et les préconisations du référentiel avec l identification d un responsable et, en cas de groupes de travail, la désignation des membres des groupes. Elaboration des actions des groupes de travail Il s agit de formaliser les actions à mettre en œuvre par rapport à la charte. Mise en application des actions La mise en application des actions va permettre de se rendre compte de la pertinence des modes d organisation définis et des documents prévus avec d éventuels réajustements. Réalisation d audits interne (pour certains centres) La mise en place d audits internes sera privilégiée pour les centres qui envisagent une certification externe. Les auditeurs sont formés à l audit interne - Mise en œuvre d actions d amélioration. Les résultats des audits, des enquêtes de satisfaction vont permettre d avoir des éléments d ins pour engager des actions nouvelles d amélioration. La durée de réalisation de ces différentes étapes va varier en fonction du résultat de l autodiagnostic et des moyens dégagés par le centre. Toutefois, en regard des premières expériences, il semble nécessaire d envisager un travail sur 18 mois au minimum.

4 Charte nationale d'engagements des CFA et CFPPA - Mémento 4 Quelles sont les modalités de certification possibles? Deux logiques de certification s offrent aux centres : - la certification monosite 1, chaque centre dépose individuellement une demande de certification et fait l objet d un audit. L audit est effectué par un auditeur qualifié et formé au référentiel. - la certification multisites est adaptée à un réseau d établissements proposant la même prestation. Une entité de pilotage de la démarche qualité est nécessaire pour ce réseau. Les entités audités par l organisme certificateur sont l entité de pilotage, ainsi qu un échantillon de centres du réseau déterminé selon les règles d échantillonnage. Un certificat unique est délivré pour les centres du réseau. Quel que soit le type de certification choisi, le certificat est attribué pour 3 ans avec un audit de suivi annuel. La certification de service est tout à fait compatible avec d autres référentiels notamment avec ISO Un centre ayant obtenu une certification d engagements de service bénéficie d un audit de certification allégé dans le cadre d un passage à ISO. La demande de certification est à adresser à l organisme certificateur en lui transmettant un manuel présentant pour chaque engagement les dispositions mises en œuvre. Quel est le contenu de la charte? Le référentiel de certification de service de la charte identifie : - les engagements de service (avec les moyens et documents nécessaires) que prend un centre à l égard de ses stagiaires ou apprentis, interlocuteurs et partenaires. Voici par exemple : Engagements Accompagner les apprenants pendant la Moyens/actions Un formateur référent est identifié pour chaque apprenant afin de l accompagner dans les différentes phases de sa et de lui proposer, le cas échéant, des ajustements de son parcours. Les missions du formateur référent sont définies par chaque centre. Documents de références et enregistrements Liste des affectations des formateurs référent Fiche de mission du formateur référent Compte-rendu entretien Note interne «modalités 1 Les appellations monosite et multisites correspondent à une dénomination et au cadre juridique de l organisme certificateur.

5 Charte nationale d'engagements des CFA et CFPPA - Mémento 5 Au moins deux entretiens pour la durée de la entre le formateur référent et l apprenant sont réalisés selon les modalités définies par le centre (fréquence, objectifs). Une note interne définit les différentes actions d accompagnement, les fonctions concernées et les moyens affectés. Des activités de soutien et de remédiation sont proposées en fonction des conclusions des entretiens et des évaluations formatives. d accompagnement des apprenants» Note interne de modalités de réalisation des activités de soutien et de remédiation Dossier de suivi pédagogique Un dossier de suivi pédagogique est constitué pour chaque apprenant. Il comprend, au minimum, le bilan des évaluations, les comptes rendus d entretien et le suivi en entreprise. La fiche de suivi en entreprise est détaillée dans l engagement les moyens de maîtrise et de contrôle nécessaires au respect de ces engagements (gestion des réclamations, enquêtes de satisfaction ) Concernant les engagements de service, la charte distingue deux grands types de s offertes : les s qualifiantes, diplômantes et les dispositifs d insertion d une part ; les s de perfectionnement d autre part. Ces deux types de sont analysés selon un processus allant de l accueil à l évaluation de la, en passant par l in, les différentes étapes de mise en œuvre de la, et en prenant en compte la du personnel, tout au long de ce processus. Les engagements de service L'accueil Assurer un accueil individualisé L'in Fournir une in claire, précise et à jour relative aux prestations du centre. La mise en œuvre des s qualifiantes, diplômantes et de dispositifs d'insertion Prendre en compte une demande spécifique de faisant l'objet d'une réponse à un appel d'offre.

6 Charte nationale d'engagements des CFA et CFPPA - Mémento 6 Identifier la demande en au cours d'un entretien individuel. Situer chaque demandeur par rapport à sa demande de afin de lui fournir une réponse individualisée. Assurer un suivi administratif et financier. Élaborer un contrat pédagogique clair et précis Faciliter l'intégration des apprenants dans la. Accompagner les apprenants pendant la. Préparer l'insertion professionnelle des apprenants. Dans le cas d'une par apprentissage, assurer la complémentarité entre les phases de en centre et en entreprise. Reconnaître et valider les acquis en fin de. Aider à l'insertion professionnelle des apprenants. La mise en œuvre des s de perfectionnement (s courtes) Prendre en compte la demande spécifique de d'un organisme par un interlocuteur qualifié. Assurer un suivi administratif et financier. Fournir une offre de personnalisée à la demande dans les 15 jours suivants la réception du cahier des charges. Élaborer une convention claire, précise et évolutive. Accueillir les stagiaires en début de. Recueillir les attentes des stagiaires afin de valider les objectifs pédagogiques. Améliorer la à partir d'une écoute de stagiaires. La des personnels Les missions du centre sont assurées par du personnel compétent et formé. 1- Accueil 2- In 3 Mise en œuvre des s qualifiantes, diplômantes et des dispositifs d insertion Ingénierie de l offre de Traitement et suivi de la demande de Entrée en Réalisa-tion de la Evaluation et suivi de la 4 Mise en œuvre des s de perfectionnement (s courtes) Traitement et suivi de la demande de Conception et contractualisation Réalisation de la Evaluation et suivi de la 5- Formation des personnels Le référentiel de la charte est téléchargeable au format PDF sur le site educagri.fr, à l'adresse suivante : La charte a été construite avec la participation des différents acteurs de l'appareil public agricole pour répondre aux nouvelles exigences en matière de qualité en

7 Charte nationale d'engagements des CFA et CFPPA - Mémento 7 Dans un premier temps, une réflexion menée par un groupe composé de directeurs de CFA et de CFPPA, de chargés de FPCA des SRFD, de l'enesad, et d'experts qualité a permis d'élaborer une première version de la charte. Dans un second temps, la charte a été expérimentée auprès de 10 centres (CFA et CFPPA). Les résultats de l'expérimentation ont mis en évidence deux limites à la généralisation de la charte notamment en termes de prise en compte des attentes des usagers et des partenaires d'une part, et en termes d'évaluation et de contrôle d'autre part. Suite à ces résultats, une démarche de validation du référentiel en référentiel d'engagements de service a été engagée. Cette troisième étape a permis de valider les engagements de la charte par des représentants des clients et des pouvoirs publics ; et d'offrir la possibilité aux centres de faire contrôler le respect de ces engagements par un organisme tiers et indépendant, dans un objectif de certification externe. Le référentiel de certification de service de la charte a été validé le 31 octobre 2001, et a été publié au Journal Officiel du 06 février Une telle initiative s'inscrit dans la cohérence du décret n du 24 mars 1993 sur la mission de continue des adultes du service public de l'education, co-signé par le ministre de l'agriculture, stipulant que : "le service public de l'éducation définit dans une charte nationale qualité ses engagements envers les prescripteurs, les bénéficiaires et les partenaires". En outre, l'article R du code rural précise que "chaque centre constitutif de l'eplefpa dispose de l'autonomie pédagogique et propose son projet pédagogique au conseil d'administration de l'établissement". Plus récemment, le Plan pluriannuel de modernisation du ministère et les décisions du Comité interministériel pour la réforme de l'etat (CIRE) du 12 octobre 2000, demande que, d'ici la fin 2001, "chaque service déconcentré, chaque établissement public s'engage dans une procédure de définition de ses engagements en matière de qualité". Ainsi, la Direction Générale de l'enseignement et de la Recherche (DGER) incite les CFA et les CFPPA à se saisir du référentiel de certification pour mettre en place un système qualité en conformité avec ledit référentiel.

8 Comment en savoir plus! - Consulter le site : - Se procurer le référentiel de la charte d engagements, le plan de contrôle externe (PCE) de ce référentiel, en les téléchargeant sur le site Educagri. - Lire le document «Charte nationale d engagements des CFA et des CFPPA Guide pour la mise en œuvre d une démarche qualité» édité aux Editions Educagri. - Consulter les textes officiels : NS DGER/FOPDAC du 18 mai 1999 Mise en œuvre expérimentale d une charte nationale d engagement des centres agricoles publics. NS DGER/FOPDAC N du 6 mai 2003 Diffusion de la charte nationale d engagements des CFA et des CFPPA, valant référentiel de certification de service. Circulaire DGER/FOPDAC C du 3 mai 2001 Appel à propositions 2001 dans le cadre de PRIMO. Circulaire DGER/FOPDAC C du 14 juin 2002 Appel à propositions dans le cadre de PRIMO. - Contacter le réseau des personnes-ressources animé par Karine Joliot et Marie-Claire Coutin à l ENESAD-GEPA BP DIJON Cedex tél :