Correspondance administrative LE COURRIER ELECTRONIQUE

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1 Correspondance administrative LE COURRIER ELECTRONIQUE

2 Avantages Echanges rapides, Courrier électronique Facilité de transfert et d envois multiples, Coût réduit de l envoi, Possibilité d adjoindre des documents annexes (textes, photos, sons ), Libération par rapport aux contraintes de l écrit manuscrit. Inconvénients Multiplication des messages et «overdose» d information, Impression de dépersonnalisation des échanges, Statut règlementaire peu clair et validité non certifiée, Risques de «piratage», Règles de correspondance peu explicitées. La netiquette représente l ensemble des règles de bon usage sur internet afin de respecter les autres et d être respecté.

3 Courrier électronique Bonjour, Je suis en arrêt maladie jusqu'au jeudi 26 janvier inclus. J'appellerai lundi matin pour avoir la confirmation du remplacement. Etant donné la structure de l'école (escalier entre les deux classes), N??????? D?????? (intervenante italienne) peut-elle assurer l'accueil des élèves en attendant le remplacement (si elle est remise de sa maladie)? Sinon, peut-on confier cette tache à l'evs? Sinon, attente dans la cour en espérant qu'il ne fasse pas trop froid... Merci, Prénom NOM école de??????? rue des?????????? 73??????????? Pensez à l'environnement, merci de n'imprimer ce courriel qu'en cas de nécessité. Bonjour, Suite à la réunion de mardi après-midi dernier au collège????????, m'autorisez-vous à aller observer les classes de 6eme un vendredi matin, jour de décharge? Cordialement, Prénom NOM Information provenant d'eset NOD32 Antivirus, version de la base des signatures de virus 6812 ( ) Le message a été vérifié par ESET NOD32 Antivirus.

4 Courrier électronique Objet: RE: élections de représentants de parents d élèves aux conseils d écoles Bonjour Mr l'inspecteur, Je viens de recevoir un courrier d'une famille m'informant de l'absence des enfants (Killian et Mathys NOM scolarisés et placés en famille d'accueil sur Commune) pour le 30/09, le 01/10 et le 04/10 pour raisons familiales. J'ai informé la maman qu'elle devait demander une autorisation d'absence à l'inspection. Souhaitez-vous un double de son courrier? Dans l'attente, je vous souhaite une bonne journée. Prénom NOM Original Message From: "" <[email protected]> To: "Liste écoles" <[email protected]> Cc: "Secrétariat ST JEAN" <[email protected]> Sent: Tuesday, September 14, :26 PM Subject: élections des représentants de parents d'élèves aux conseils d'écoles Bonsoir, Veuillez trouver ci-après, en fichiers attachés, l'ensemble des documents relatifs aux élections des représentants de parents d'élèves au conseils d'écoles Vous voudrez bien en prendre connaissance et organiser les élections selon les consignes qu'ils contiennent. Ces documents seront prochainement sur le site de l'inspection Académique. - 76, Avenue Samuel Pasquier ST JEAN DE MAURIENNE [email protected]

5 Courrier électronique Bonsoir, c'est bon j'ai téléphoné à la famille et aprs quelques explications nous sommes mis d'accord et donc l'enfant participera aux séances de ski scolaire. Cordialement. Mme NOM Prénom Ecole primaire???????? 25 bis rue??????????? 73???? Commune tel :?????????? exercice d'évacuation réalisé le sortie de toutes les classes en 1'20". RAS Monsieur l'inspecteur, comme je vous l'avais demandé lors de ma dernière inspection,pour la répartition des effectifs de l'école de Commune pour la rentrée , je m'en tiendrais à votre avis; merci de votre présence ou de votre réponse par mail. je transfère ce jour a mes collègues ces 3 propositions, une mise au point pour le projet d'école est prévue ce vendredi 20/05/11 à 11h30, nous pourrons déjà échangé nos avis. Suite à une rencontre avec Mr G?????? l'architecte et Mr B?????? adjoint au Maire le 11/05/11, je vous informe que la rentrée 2011 ne pourra s'effectuer dans la nouvelle école,à prévoir à la rentrée de Toussaint si c'est possible? je pense garder la classe maternelle, il m'est plus facile à gérer l'aménagement dans ces nouveaux locaux et avec les Atsems sans connaître l'équipe pédagogique de Cordialement. Mme NOM Ecole NOM ECOLE

6 1.Choisir 2.Titrer 3.S identifier 4.Soigner 5.Formuler 6.Joindre 7.Envoyer

7 Choisir l utilisation du courrier électronique à bon escient Conserver le réflexe du courrier traditionnel (éventuellement joint) en cas de nécessité de «formalisation», Adapter le ton et la forme au degré de proximité du destinataire, Eviter les envois à une multitude de destinataires (maximum 3 à 4), préférer des courriels sélectionnés ou plusieurs envois.

8 Titrer ses messages Préciser clairement et de façon concise l objet du message, Un seul sujet par courrier, Ne pas utiliser la fonction «répondre à» pour un sujet sans rapport avec le message initial, Attention: «Répondre à tous» inonde les boites de tous les destinataires initiaux, Eviter la répétition des échanges successifs et les objets de type «RE : re : re : réponse : réunion de mardi.

9 S identifier de façon explicite Configurer son application pour que son identité apparaisse clairement dans le champ «De:», Eviter les identifications de type «Ce G» surtout si le message ne comporte pas de signature, N utiliser que les adresse professionnelles de type «Pré[email protected]» ou «Ce [email protected]», Signer son courrier Possibilité de créer diverses signatures à insertion automatique.

10 Soigner le message Organiser le texte (une seule idée par paragraphe), Veiller à une syntaxe compréhensible et à une ponctuation adaptée, Exclure les courriels trop longs (maximum une quinzaine de lignes préférer un courrier «papier» si nécessaire), Eviter les mots en majuscules qui s assimilent à un «cri» dans un propos oral, S assurer d une orthographe correcte (relecture, dictionnaire automatique).

11 Formuler les convenances adaptées Formuler l introduction selon le degré de proximité (Salut Jo, Bonsoir, Cher Daniel, Madame l Inspectrice, Monsieur le Maire ), Utiliser une conclusion adaptée au courriel (bien que ce support demande moins de déférence qu un courrier papier) Exemple : Cordialement, Je vous souhaite bonne réception de ce courriel, Je vous adresse mes salutations respectueuses, Ne pas exiger de réponse de la part d un supérieur hiérarchique, Attention aux formules «toutes faites» dont on perd le sens initial.( «Dans l attente de votre réponse» - Préférer «Vous remerciant de m indiquer la démarche à suivre»).

12 Joindre des messages lisibles Limiter le nombre de pièces jointes, Les nommer de façon explicite (éviter les fichiers «fichrécup _073Divel), Utiliser des formats lisibles par tous en évitant la dernière version de l application bureautique (Rappel : Tout le monde peut lire un fichier «.. pdf»), Si on vous demande de renseigner un fichier, respecter son format initial,!!! Attention si un fichier a été ouvert avec une version plus récente que le document initial et qu il doit être renvoyé, conserver le format de départ pour qu il puisse être lu.

13 Envoyer après réflexion Eviter le [CLIC] trop rapide qui fait regretter pendant trois jours cette précipitation, Vérifier la présence de l éventuelle pièce jointe annoncée, Relire pour corriger tout ce qui se rapporte à l orthographe et la grammaire, Ne transférer que des courriels qui ont un intérêt réel pour chaque destinataire.

14 FIN