Manuel destiné aux administrateurs d'agence

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1 Manuel destiné aux administrateurs d'agence 1

2 Aperçu de l'administration M erci de prendre le temps de passer en revue ce précieux document de formformation. Le présent manuel est conçu pour fournir à votre agence un aperçu complet de la plateforme Primes pour Petite Entreprise, afin d'inscrire et de servir vos entreprises clientes. Vous pourrez vous familiariser avec toutes les étapes nécessaires pour créer les renseignements sur votre compte d'entreprise et y accéder, et pour personnaliser les sites qui y sont associés. Pour accéder à la section de l'administration, il suffit d'ouvrir une session avec votre numéro IATA, votre code d'agent, votre agent de réservation et votre mot de passe, comme vous l'avez fait aujourd'hui sur le site d'air Canada réservé aux agences. Vous souhaitez changer la langue et l'endroit? Il suffit de choisir l'option souhaitée 2

3 Programme d'air Canada Primes pour Petite Entreprise à l'intention des agents de voyages Pages d'administration à l'intention des agents de voyages : À l'ouverture de la session, vous serez immédiatement dirigé vers le tableau de bord des agents. À partir de la page d'accueil, votre agence peut accéder à un éventail de fonctions permettant de créer, gérer et servir un compte d'entreprise. Sur la barre de navigation principale de la page d'accueil, vous pouvez gérer les réservations existantes sur les vols d'air Canada pour vos comptes d'entreprise, ou en faire de nouvelles. Le menu de gauche comporte deux sections principales : Gestion de l'agence : Cette section permet aux agents de voyages de gérer certains paramètres de configuration du site pour les comptes d'entreprise et d'exécuter des rapports d'utilisation pour les entreprises clientes. Gestion du compte : Cette section permet aux agents de voyages de créer un nouveau compte d'entreprise, de mettre à jour un compte existant, et de gérer tous les utilisateurs d'un compte d'entreprise précis. Les agences peuvent également s'attribuer le compte d'une entreprise s'étant inscrite directement auprès d'air Canada. 3

4 Gérer mes réservations En cliquant sur le lien Gérer mes réservations dans la barre de navigation principale, vous lancerez une fonction de recherche de base vous permettant de trouver un numéro de réservation existant. Vous pouvez également préciser votre recherche en utilisant les options de recherche avancée. 4

5 Options de recherche avancée Conseils utiles : Les agents peuvent rechercher les réservations en entrant les renseignements complets dans la zone de recherche appropriée. Pour obtenir plus de résultats de recherche, les agents peuvent également ajouter un astérisque à la fin des caractères entrés (joh*). Par ailleurs, ajouter * dans la zone de recherche et cliquer sur le bouton Sélectionner affichera une liste de tous les PNR. Les agents peuvent également limiter les résultats de la recherche en remplissant plus d'un champ de recherche. 5

6 Filtre Actif et Inactif FILTRES : Triez selon la date de départ, le numéro de réservation, le nom, le code d'entreprise, le nom de l'entreprise, la ville de départ : il suffit de cliquer sur l'une ou l'autre des «descriptions», et la li t t ié d Cliquez sur Continuer pour accéder à l'itinéraire du voyageur sélectionné. Une fois que l'itinéraire sélectionné s'affiche, vous disposez des options suivantes pour servir le voyageur. Annuler la réservation du vol Ajouter une location de voiture Nommer ou renommer l'itinéraire Imprimer l'itinéraire ou l'envoyer par courrier électronique Sélectionner des places Demander un surclassement Ajouter des renseignements sur le voyageur assidu Ajouter ou modifier des vols Acheter des services additionnels : accès au salon, bon Café en vol, sélection des places et J'y serai MC 6

7 Réserver un voyage En cliquant sur le lien Réserver un voyage, dans la barre de navigation principale, vous lancerez une fonction vous permettant de faire une recherche de base afin de trouver un utilisateur ou un compte d'entreprise existant. L'agent de voyages peut faire une recherche de base en entrant le nom de famille, ou avoir recours aux options de la recherche avancée. 7

8 Options de recherche avancée FILTRES Triez par nom, adresse électronique, nom d'entreprise ou code d'entreprise Il suffit de cliquer sur l'une ou l'autre des «descriptions», et la liste sera triée de nouveau. Conseil utile Entrer * dans la zone de recherche et cliquer sur le bouton Sélectionner affichera une liste de tous les PNR. En cliquant sur le bouton Réserver un voyage, l'agent de voyages prend les dispositions de voyage au nom de l'utilisateur d'entreprise sélectionné. 8

9 Gestion de l'agence Soutien/préférences après réservation/rapports Renseignements sur le soutien Cliquez sur le lien Renseignements sur le soutien situé sur le côté gauche de la page, afin d'y indiquer les heures d'ouverture du service de soutien de votre bureau, le numéro de téléphone et l'adresse électronique. Après avoir rempli les champs désirés, cliquez sur le bouton Mettre à jour pour enregistrer vos modifications. 9

10 Voilà ce que voient les voyageurs lorsqu'ils cliquent sur Aide; ils peuvent envoyer un message par courrier électronique à votre adresse électronique de soutien prédéterminée ou téléphoner directement au bureau. Préférences après réservation Cette section permet aux agents de voyages de configurer les paramètres après réservation afin d'activer ou de désactiver certaines fonctions permettant de gérer les réservations après l'émission du billet. Les mêmes paramètres de configuration s'appliqueront à toutes les entreprises dont le compte est géré par cette agence. Les éléments cochés sous Paramètres après réservation sont des fonctions qui sont activées pour l'entreprise. Par conséquent, lorsqu'un utilisateur d'entreprise ouvre une session sur le site, il aura la possibilité de récupérer et de gérer ses réservations. L'agent peut décocher n'importe quelle fonction pour la désactiver. Intervention : Cochez les cases pour activer/désactiver les fonctions pouvant être utilisées après l'émission du billet que vous voulez voir sur ce site. 10

11 Rapports Les agents de voyages peuvent exécuter un rapport pour toutes les transactions relatives à un vol ou à une voiture au niveau de l'iata pour tous les comptes d'entreprise ou pour des comptes précis, en utilisant les filtres ci-dessous. Les rapports sont disponibles en format Excel ou PDF. Intervention : Cliquez sur les menus déroulants pour préciser le compte d'entreprise et le type de rapport d'utilisation que vous souhaitez afficher. Formats : PDF ou Excel. 11

12 Gestion du compte Cherchez les utilisateurs d'entreprise et leurs renseignements. Créez de nouveaux comptes d'entreprise et gérez les utilisateurs d'entreprise et les rôles administratifs. Attribuez-vous un compte d'entreprise si l'entreprise concernée a désigné votre agence lors de son inscription sur aircanada.com. Cette section permet aux agents de voyages de : Créer et gérer les comptes d'entreprise sous l'option Gestion du site. Mettre à jour les renseignements sur l'utilisateur d'entreprise avec l'option Modifier l'utilisateur. S'attribuer le compte d'une entreprise s'étant inscrit directement sur le site Web d'air Canada. Retrouver une entreprise par son nom ou numéro de compte S'attribuer une PME Si une entreprise s'inscrit directement auprès d'air Canada sur le site aircanada.com, qu'elle a indiqué, au moment de son inscription, faire affaire avec une société de gestion de voyages et a fourni les coordonnées dans la section relative aux agences de voyages, le site Web d'air Canada enverra automatiquement un courriel à l'agence pour l'informer que ce compte précis l'a désignée comme agence accréditée dans le cadre du programme d'air Canada Primes pour Petite Entreprise. L'agent de voyage peut ensuite ouvrir une session dans le site réservé aux agents de voyages du programme Primes pour Petite Entreprise, afin de s'attribuer le compte de cette entreprise et de l'ajouter à sa liste de comptes. L'agent de voyages doit ensuite entrer son adresse électronique et le code d'autorisation qui lui a été envoyé par courrier électronique afin de s'attribuer le compte d'entreprise. 12

13 Gestion des sites Cette section affiche une liste de tous les comptes d'entreprise qui sont inscrits auprès de l'iata. La sélection d'une entreprise entraînera l'affichage de la page de gestion des utilisateurs, où vous pourrez créer, gérer ou mettre à jour les utilisateurs liés à ce compte d'entreprise. Vous pouvez également cliquer sur Créer un nouveau compte dans le menu à gauche, pour inscrire de nouveaux comptes d'entreprise au programme Primes pour Petite Entreprise. Lorsqu'on clique sur un nom d'entreprise, la page de gestion des utilisateurs s'affiche. 13

14 La page de gestion des utilisateurs permet d'effectuer les tâches suivantes : Créer un nouvel utilisateur dans le compte de l'entreprise : nécessaire pour tout utilisateur d'une entreprise qui est un voyageur admissible de l'entreprise et pour qui l'agence fera des réservations. 14

15 L'agence peut attribuer un rôle d'administrateur à un utilisateur d'entreprise en cochant la case Administrateur, comme il est indiqué ci-dessus. Le rôle d'administrateur permettra d'effectuer les fonctions suivantes : créer des comptes d'utilisateurs et leur transmettre les données d'ouverture de session; désigner des organisateurs de voyages ou établir le statut d'administrateur pour les autres utilisateurs; mettre à jour les renseignements sur l'utilisateur; réinitialiser le mot de passe; mettre à jour les renseignements sur l'entreprise; exécuter des rapports d'utilisation; Conseils pratiques L'agence peut en tout temps supprimer le rôle d'administrateur d'un utilisateur précis en décochant la case Admin. située près du nom de l'administrateur, et en cliquant sur Mettre à jour. Il est également possible de supprimer un administrateur en cochant la case Désactivé sous le nom de l'utilisateur. Supprimer le rôle d'administrateur en décochant la case Admin. En cochant sur Désactivé, l'utilisateur n'est plus actif. Envoyer le mot de passe : ce lien générera un courriel automatique destiné à l'utilisateur d'entreprise si l'agence désire lui fournir un accès au site Primes pour Petite Entreprise afin d'organiser ses propres voyages d'affaires. 15

16 Créer un organisateur de voyages : ce lien permet à l'agence d'attribuer le rôle d'organisateur de voyage à l'utilisateur d'entreprise. L'administrateur du programme peut également être affecté à un rôle d'organisateur de voyages. L'organisateur de voyages est un employé désigné au sein de l'entreprise, qui est en mesure d'ouvrir une session et de faire des réservations en son nom et au nom d'autres employés. Vous pouvez désigner l'utilisateur pour organiser des voyages au nom d'autres utilisateurs au sein de l'entreprise en cliquant sur Tout sélectionner ou en cochant les noms des voyageurs dans la liste affichée. 16

17 Créer un nouveau compte Les agences peuvent inscrire des clients d'entreprise au programme Primes pour Petite Entreprise en remplissant le formulaire d'adhésion. Au moment de l'adhésion, l'agence recevra un courriel automatique confirmant l'adhésion de l'entreprise et fournissant un code d'entreprise. 17

18 Modifier le compte Le lien Modifier le compte affichera entièrement le formulaire d'adhésion du compte de l'entreprise pour que l'agence de voyages soit en mesure de visualiser, de modifier et d'extraire des renseignements sur l'entreprise, y compris le code d'entreprise fourni au moment de l'adhésion. Code d'entreprise Modifier l'utilisateur Cette section permet aux agents de rechercher un utilisateur dans un compte d'entreprise, afin de mettre à jour les renseignements de compte de l'utilisateur. 18

19 En cliquant sur le bouton Modifier l'utilisateur, l'employé de l'agence de voyages peut configurer ou modifier les renseignements de compte de l'utilisateur. Cela comprend : Nom : prénom, second prénom et nom Mot de passe Numéro Aéroplan Paramètres régionaux langue Droits d'administration : Administrateur du site, Utilisateur 19