Maîtrise des documents et enregistrements du système de management

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1 Département des espaces et du patrimoine Processus Management de l amélioration a P R O C E DU R E Réf SMQ-P-01 V2 du 07 avril 2009 Maîtrise des documents et enregistrements du système de management 1. Présentation du document O b j e t Cette procédure définit les modalités de maîtrise de la documentation et des enregistrements, et les règles de codification et de nommage des documents du Système de management du département. D o m a i n e d a p p l i c a t i o n e t d y s f o n c t i o n n e m e n t s p o t e n t i e l s Cette procédure est applicable à l ensemble des documents du Système de Management du Département ESP, notamment au manuel qualité, aux documents descriptifs (processus ; procédures ; guides ; formulaires ; instructions ; fiches métier ; fiches d indicateur) et aux documents référencés dudit référentiel. Les dysfonctionnements potentiels de cette procédure sont : Ø Une documentation hétérogène et des interfaces entre documents non assurées. Ø Une mauvaise traçabilité des documents et enregistrements Ø Une documentation trop détaillée et sans valeur ajoutée D é f i n i t i o n s A b r é v i a t i o n s Voir le glossaire du système de management du département SMQ.F.01 modèle SMQ-F-04 v1 du 13 juin 2008 Ce document est la propriété de la RATP. Il ne peut être reproduit, même partiellement sans son autorisation. 1/1

2 2. Contenu 2.1 Maîtrise des documents du référentiel (1) Etude de la pertinence et des impacts de la demande A l origine d une création, d une modification ou d une suppression de document, il peut y avoir : une proposition directement auprès des garants ou des responsables d unité ; la recommandation d une action de progrès ; l impact d une évolution du système de management sur le document (interface) (2) Rédaction du projet documentaire Au cours de la rédaction ou de la modification, le rédacteur peut faire des consultations auprès de personnes actuelles ou futures utilisatrices du document. Le rédacteur doit tracer de manière visible (couleur, marquages divers) les endroits modifiés des documents existants. (3) Approbation du document et accord pour diffusion. Le projet de document est transmis au Garant de processus qui est chargé de son approbation. Le Garant du processus concerné vérifie La validité du fond du document, L applicabilité du document par l ensemble des fonctions impliquées, La date de mise en application, La prise en compte des interactions avec d autres processus. Le Garant donne un accord formel pour diffusion. L accord pour diffusion doit spécifier : L intitulé du document avec sa référence, le n et la date de la version. Le détail des modifications qui impactent sur les pages de la Cartographie des processus. L approbation autorise la diffusion à l ensemble du personnel de ESP. (4) Publication des documents et communication Les accords pour diffusion sont ensuite transmis au Responsable qualité qui vérifie : La cohérence avec les Politiques et les missions du département, La conformité du document au référentiel du système de management du département. Les documents sont publiés par le Responsable qualité au format pdf, et mis en ligne sur ARGOS par la mission COM. Simultanément à la publication sur ARGOS, une information est faite aux agents concernés. (5) Classement et archivage des documents et mise à jour de la gestion de configuration Les versions électroniques des documents sont classées et archivées sur le dossier «Qualité sur Magnus» dans des répertoires spécifiques à chaque processus. Lors d une mise à jour, la version périmée est archivée dans un sous répertoire «Archives». Le document applicable est celui publié sur ARGOS : L impression et l utilisation des documents sont de la responsabilité des utilisateurs, de même que la destruction des versions périmées. Le Responsable qualité met à jour l état de configuration des documents du référentiel et classe les accords pour diffusion via le formulaire «gestion des validations» - SMQ.F.02 Ce document est la propriété de la RATP. Il ne peut être reproduit, même partiellement sans son autorisation. 2/2

3 2.2 Codification et nommage des documents Codification des processus du département Le système de management du département est structuré par les processus suivants : Nom du processus Code Nom du processus Code Management stratégique STR Achats / Approvisionnements AHA Management opérationnel OPE Conduite de Projets CDP Management de l Amélioration SMQ Maîtrise d ouvrage MOA Management environnemental SME Assistance à Maîtrise d ouvrage AMO Gestion des ressources humaines RHM Gestion Immobilière et Services IMS Gestion des ressources informatiques GRI Codification des types de document du système qualité Le système de management du département est décrit par les documents suivants : Type du document Code Type du document Code Fiche de processus FP Fiche emploi FE Procédure P Fiche d indicateur FI Formulaire F Guide G Instruction I Document externe applicable - Les modèles des documents ci-dessus (formulaires du processus SMQ) sont disponibles via l intranet et le processus correspondant Identification et nommage des documents Tous les documents du système de management sont identifiés par un code. Identification Le code d identification comporte la séquence : Code du processus - Type de document - Numéro chronologique - Numéro de version et date d application. Exemple 1 P R O C E D U R E Réf. SMQ- P-01 Version 1 du 06/06/08 Procédure rattachée au processus «Management de l Amélioration (SMQ)». Le numéro chronologique «01» indique que c est la 1 ère procédure qui a été créée dans ce processus. Le document est en «version 1» et il est applicable à partir «du 06/06/08». Exemple 2 G U I D E Réf. CDP-G-01 Version 2 du 01/06/08 Guide rattaché au processus «Conduite de projets (CDP)». Le numéro chronologique «01» indique que c est le 1 er guide qui a été créé dans ce processus. Le document est en «version 2» et il est applicable à partir «du 01/06/08». Ce document est la propriété de la RATP. Il ne peut être reproduit, même partiellement sans son autorisation. 3/3

4 2.3 Documentation rattachée à une opération Enregistrements Qualité - ERQ De manière générale, les ERQ ne sont pas obligatoirement codifiés et ne nécessitent pas de maîtrise des révisions. Les éventuelles codifications d ERQ sont définies par les différents acteurs au sein de leur processus ou de leur structure ; ainsi un Chef de Projet définira la codification des ERQ de son projet dans son Plan de Management. Cependant, il est important de noter que la charte graphique de la RATP doit être respectée et notamment : Exemple 3 Les formulaires, ou modèles, ont leur codification qui se situe uniquement en bas de page (comme sur l exemple 3) ; Les enregistrements opérationnels utilisent la zone de codification qui se situent en dessous de la zone nature de document (comme sur l exemple 3). C U R R I C U L U M V I T A E Réf. : CV_<mettre le compte matriculaire> Date de mise à jour <mettre la date> Modèle RHM-F-01 v1 du 30 avril 08 Ce document est la propriété de la RATP. Il ne peut être reproduit, même partiellement sans son autorisation. 1/2 Pour chaque processus un tableau de synthèse des ERQ peut être tenu à jour selon le formulaire SMQ-F-03 Les enregistrements (ERQ) générés par une application informatique sont automatiquement codifiés par celle-ci Autres documents opérationnels Livrables La maîtrise et la numérotation des livrables est détaillée dans les processus correspondants (dossiers d opération, codes des EV, réglementation,..) Courriers Tous les courriers entrants/sortants du département font l objet d enregistrement et classement sur Mercure selon le code d opération Autres documentation Les notes de département comprennent un numéro d incrémentation suivi de l année. Pour les autres documents, la codification est définie par l unité génératrice 2.4 Disponibilité et intégrité des documents Les principes de disponibilité et d intégrité des documents sont pris en compte dans le cadre du processus gestion des ressources informatiques et notamment la maîtrise des systèmes d informations et la gestion des archives techniques. Ce document est la propriété de la RATP. Il ne peut être reproduit, même partiellement sans son autorisation. 4/4

5 3. Gestion du document 3.1 Validation du document Élaboré par Vérifié par Approuvé par Olivier Le Texier Gregory Rohart Jean-Yves Cloître Date : 07 avril 2009 Date : 15 avril 2009 Date : 28 avril Suivi des modifications Version Date Objet de l évolution Chapitres Auteur 1 13/06/08 Création - Olivier Le Texier 2 07/04/09 Evolution de la typologie des processus du département Olivier Le Texier 3.3 Documents associés Intitulé Référence Commentaires Glossaire Gestion des validations Tableau de synthèse des ERQ Modèle procédure Modèle de fiche processus Modèle de guide Modèle d instruction Modèle de fiche indicateur Modèle de fiche métier SMQ.F.01 SMQ.F.02 SMQ.F.03 SMQ-F-04 SMQ-F-05 SMQ-F-06 SMQ-F-07 SMQ-F-08 SMQ-F Diffusion Le document applicable est celui publié sur ARGOS : L impression et l utilisation des documents sont de la responsabilité des utilisateurs, de même que la destruction des versions périmées. Le Responsable qualité met à jour l état de configuration des documents du référentiel et classe les accords pour diffusion via le formulaire «gestion des validations» - SMQ.F Responsabilité, Archivage et Conservation Les versions électroniques des documents sont classées et archivées sur le dossier «Système de management» dans des répertoires spécifiques à chaque processus. Lors d une mise à jour, la version périmée est archivée dans un sous répertoire «Archives». Le stockage et la sauvegarde électronique sont assurés dans le cadre du processus «ressources informatiques» Ce document est la propriété de la RATP. Il ne peut être reproduit, même partiellement sans son autorisation. 5/5