Un travail performant et en toute sécurité. Gestion de contrats avec ELO La meilleure solution pour votre réussite

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1 Un travail performant et en toute sécurité ELO prend en charge votre gestion de contrat Les contrats constituent une base juridique pour les opérations de gestion au sein de votre entreprise. Une mauvaise manipulation de contrats peut entraîner des coûts considérables et mener à des problèmes juridiques. Savez-vous quel contrat doit être résilié, prolongé ou ajusté et à quel moment? La gestion de contrats de ELO est basée sur des méthodes ayant déjà fait leurs preuves en pratique. Outre une gestion et un archivage de contrats structurés, vous obtenez aussi une gestion intégrée des contrats. En quelques clics, la solution ELO peut être adaptée et créée selon vos besoins. Vous vous occupez de de vos affaires, ELO s'occupe de la gestion sûre de vos contrats. Enterprise Content Management I Gestion documentaire I Archivage I Processus I

2 Cycle de vie des contrats Le cycle de vie d'un contrat est très complexe. Avec la gestion de contrats de ELO, vous avez tous les atouts en main, pour la création, la gestion, l'adaptation, le développement et la mise à jour des contrats, de façon transparente. Pour chaque point, la gestion de contrats de ELO peut être adaptée individuellement aux besoins de l'entreprise. Réquisition Archivage des contrats Approbation des réquisitions Achèvement du contrat Traitement du contrat Contrôle de gestion des contrats Recherche de partenaire Ebauche de contrat Clôture de contrat Négociation de contrat Le cycle de vie du contrat est complexe.

3 Vos avantages avec la gestion de contrats de ELO: Aperçu des conditions du contrat à tout moment Transparence du contrat et actualité Respect des prescriptions légales, sécurité de révision Le temps de recherche est réduit Respect des délais, conditions du contrat, etc. Processus de validation transparents Processus de traitement optimisés et exhaustifs Délais courts, gestion des contrats automatisée Les gestionnaires et les collaborateurs peuvent clairement et rapidement reconnaître, où se trouveraient d'éventuelles difficultés. Vue d'ensemble sur le calendrier, avec les dates de paiement et de résiliation. Fonction de liquidité et de planification de coûts, sur des périodes définies librement. Fonction de rapport pour les différents types de contrats. Fonction de suivi et gestion des délais Aperçu des contrats en cours d'élaboration Capacité d'intégration dans les applications existantes Tous les documents et toutes les données sont disponibles Les données des contrats provenant d'autres applications peuvent être utilisées de façon flexible. Nos innovations - votre croissance 3

4 La gestion de contrats de ELO très performante en pratique Dans l'interface de ELO, vous travaillez dans le menu de navigation avec le nouvel onglet "gestion de contrats". Là dedans se trouvent tous les outils nécessaires à la gestion, à l'adaptation et au contrôle de vos contrats. La solution type propose une vue d'ensemble de la fonction du calendrier. Celle-ci indique: le début et la fin du contrat, ainsi que les différentes dates de vérification et de paiements. Si besoin, la fonction du calendrier peut aussi être combinée avec d'autres planificateurs de rendez-vous, comme par exemple Microsoft Outlook. L'aperçu du calendrier au sein de la gestion de contrats de ELO

5 Gestion de contrats: la sécurité dès le départ Si un contrat regagne votre entreprise, ELO vous soutient activement dans l'enregistrement de toutes les données pertinentes via un choix de mots-clés prédéfinis. D'après le type de contrat, la gestion de contrats de ELO est en mesure de se référer au bon modèle pour une fonction de rapport ultérieure et d'effectuer un dépôt approprié après le traitement. Masque de saisie pour la création d'un contrat Nos innovations - votre croissance 5

6 Contrôle des contrats de façon transparente et gestion du risque Après que toutes les données pertinentes des contrats aient été saisies, vous pouvez aussi entrer tous les coûts engendrés, via la gestion de contrats de ELO. En faisant cela, vous saisissez tous les coûts engendrés annuellement et ensuite vous pouvez choisir l'intervalle de paiement. Selon l'intervalle de décompte, vous êtes flexible en ce qui concerne la répartition des coûts et de la planification de liquidité. Vous jouissez d'une gestion de délais en ce qui concerne le respect des échéances de paiement, de prestation et de résiliation. Masque pour la saisie des intervalles de paiement

7 La vue d'ensemble de la liquidité et des coûts Une autre fonction de la gestion de contrats de ELO est la création aisée de plans concernant la liquidité et les coûts. Vous avez ici la possibilité de rédiger un rapport pour tous les contrats, dans le laps de temps que vous avez défini. La gestion de contrats de ELO génère un fichier Excel, dans lequel l'ensemble des coûts sont pris en considération. Ces modèles sont adaptables individuellement, vous pouvez donc observer les différentes valeurs à l'aide d'un diagramme. Aperçu du diagramme des coûts Nos innovations - votre croissance 7

8 Capture des délais de rapport Dans la fonction de rapport pour les plans de liquidité et de coûts, tous les contrats sont pris en considération dans la création de l'aperçu. Certains types de contrats demandent pourtant régulièrement un rapport individuel, pour pouvoir respecter par exemple certaines directives légales. Saisie de l'intervalle pour la rédaction d'un rapport

9 La gestion de contrats de ELO vérifie régulièrement, si des rapports pour les différents contrats doivent être créés. Si un nouveau rapport doit être créé, le responsable en est informé sous forme d'une nouvelle tâche dans la listes des tâches de ELO. A présent, il peut donc aisément ouvrir un nouveau modèle prédéfini grâce au bouton "Créer un rapport" Le modèle est donc déjà complètement saisi par ELO. La création et l'archivage de tels rapports se font sans grandes difficultés pour les contrats dans votre entreprise. Le dossier des contrats dans ELO Jusqu'ici, sont résumées toutes les informations pertinentes concernant le contrat. La gestion de contrats de ELO a mis en place le nouveau contrat avec les sous-classeurs nécessaires. Par le biais de la fonction glisser&déposer, vous déposez maintenant tout simplement vos documents pertinents, par exemple les propositions de contrats, la correspondance, les offres. L'archivage du contrat se fait automatiquement à l'aide de paramètres définis. La structure de l'archive est fixée à titre d'exemple et peut, bien sûr, être modifié individuellement. En plus, vous pouvez gérer et directement archiver vos modèles Microsoft Office par le biais de la gestion de modèles de ELO. Nos innovations - votre croissance 9

10 Des processus d'autorisation sûrs: le processus de ELO Des processus d'autorisation prédéfinis assurent la transparence des processus au sein de la gestion des contrats. Une administration des utilisateurs avec des attributions uniques de rôles et de responsabilités augmentent la sécurité. Le traitement, la mise à jour, le dépôt des archives, ainsi que l'initialisation d'un scénario d'approbation, comme par ex. l'autorisation finale pour la signature du contrat, ont lieu individuellement selon le client, avec le processus de ELO intégré de façon standard. Aussi bien les modifications des dates et des contrats, que le déroulement des processus, sont enregistrés par ELO. Ainsi, les opérations restent traçables à tout moment. Après que le contrat ait parcouru le processus avec succès, il est bien entendu pris en compte dans le calendrier ELO. Aperçu d'un scénario de processus: autorisation de contrat

11 Misez sur la solution la plus pratique Le rôle d'une gestion de contrats performante est d'avoir à tout moment un aperçu transparent sur la totalité des contrats, d'éviter la réalisation multiple d'un même travail et de réduire les périodes de recherche par une centralisation des données. Avec la gestion de contrats de ELO, vous misez sur la bonne solution testée en pratique. Vous déposez vos contrats et ELO s'occupe du reste. Le système vous rappelle toutes les tâches à accomplir, comme la prolongation, la renégociation ou la résiliation de contrats. Avec ELO, votre gestion de contrats est du côté sûr. Actuellement, la solution Gestion de contrats est disponible en allemand, une version internationale est prevue. Nos innovations - votre croissance 11

12 ELO est disponible auprès de: ELO Digital Office FR S.a.r.l., 102 Avenue des Champs-Élysées, F Paris, ELO Digital Office CH AG, Industriestr. 50b, CH-8304 Wallisellen, ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D Stuttgart, Article n A000-CONTRAT-FR ELO Digital Office, le logo ELO, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional et ELOenterprise sont des marques de ELO Digital Office GmbH en Allemagne et dans d'autres pays. Microsoft, MS, Windows, Word et Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sont des marques déposées de Microsoft Corporation dans les Etats-Unis et d'autres pays. Tous les autres noms de produits ou de services sont des marques déposées d'autres fournisseurs. Cette publication est uniquement destinée à fournir une information générale et ne peut en aucun cas remplacer un service de consultation détaillée. Les informations contenues dans cette publication peuvent être modifiées à tout moment sans annonce préalable. Les caractéristiques et fonctions techniques peuvent varier selon les pays. Vous pouvez obtenir des informations actuelles concernant les produits ELO, les conditions du contrat ainsi qu'une liste de prix auprès des sociétés ELO, auprès des partenaires Business ELO et/ou auprès des partenaires Channel ELO. Les informations de produits correspondent au développement actuel du logiciel. L'objet et l'étendue des prestations se réfèrent uniquement aux contrats correspondants. ELO ne garantit pas que ses produits ou autres prestations permettent de maintenir le respect de certaines directives légales. Le client est lui-même responsable du respect des consignes de sécurité et des directives légales nationales et internationales. Les informations sont fournies sous réserve de modifications, d'erreurs et de fautes de frappe. Toute copie, reproduction ou transmission, intégrale ou partielle, uniquement avec l autorisation écrite de ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Tous droits réservés. Enterprise Content Management I Gestion documentaire I Archivage I Processus I