Document valide au 21/08/2015. Livret d Accueil

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1 Livret d Accueil

2 Bienvenue au BIPEA! Vous avez choisi de participer à nos circuits de comparaison interlaboratoires et nous vous remercions de la confiance que vous nous témoignez. Nous espérons que nos circuits répondront pleinement à vos attentes et besoins. Nous vous invitons à lire attentivement ce guide dans lequel vous trouverez des informations importantes qui vous permettront de participer sereinement à votre premier essai. SOMMAIRE I. Participation au premier essai p Réception des échantillons 2. Analyses à réaliser 3. Saisie des résultats 4. Rapport de comparaisons interlaboratoires II. Informations administratives p Identification et confidentialité 2. Vos participations et vos coordonnées III. Facturation p. 6 IV. Les plus du Bipea p Matériaux de référence externes (MRE) 2. Contrat MRE 3. Cartes de suivi (CDS) 4. Commissions spécialisées 5. Agréments 6. Travaux à Façon (TAF) V. Contact p. 8 2

3 I. Participation au premier essai 1. Réception des échantillons Vous recevrez très bientôt votre premier échantillon. L envoi sera fait par un transporteur express (UPS, DHL et Chronopost). Nos expéditions sont adressées au nom du «Destinataire Echantillons» que vous avez renseigné lors de votre inscription. Le «Destinataire Echantillons» recevra également un courriel de suivi d envoi de colis. Ce courriel est envoyé par le transporteur à l adresse électronique fournie lors de votre inscription. Nous vous prions d informer votre service de réception des colis afin de vous assurer que l échantillon vous soit remis dès son arrivée dans votre laboratoire. En effet, l échantillon n est pas accompagné d une fiche récapitulant les analyses à effectuer. Afin de savoir quelles analyses vous pouvez mener, veuillez vous référer au point 2 de ce guide. Les échantillons seront envoyés selon un planning qui est disponible sur notre site internet rubrique essais interlaboratoires. Si besoin, vous pouvez également contacter le service commercial du BIPEA (commercial@bipea.org). 2. Analyses à réaliser Nous attirons votre attention sur le fait, que nos échantillons sont envoyés sans document d accompagnement. Afin de connaitre la liste des paramètres à analyser, nous vous invitons à télécharger le formulaire de réponses disponible sur votre Espace Adhérent sur le site internet Votre Espace Adhérent se trouve en haut à droite de la page d accueil. Il est impératif que le formulaire soit communiqué à la personne en charge des analyses. En effet, ce formulaire contient des informations et d éventuelles consignes à prendre en considération avant le début des analyses. De plus, afin d assurer la traçabilité des envois, il est primordial de bien garder le numéro de l échantillon que vous analysez. Ce numéro d échantillon vous sera demandé afin de reporter vos résultats sur les formulaires de réponses. En exigeant le numéro de traçabilité nous recréons les conditions d analyse d un échantillon envoyé par un de vos clients et qui lui aussi demandera que vous assuriez la traçabilité de ses résultats. Aussi, nous vous conseillons de ne jeter les emballages qu après la validation de vos résultats sur le formulaire en ligne. 3. Saisie de résultats Afin de transmettre vos résultats au BIPEA, nous vous demandons de vous connecter à votre Espace Adhérent, accessible depuis notre site internet Pour ce faire munissez-vous des mots de passe personnalisés qui vous ont été adressés par courrier. En effet, à l inscription, un dossier suivi a été adressé à la personne enregistrée en tant que Responsable Laboratoire, conformément au fichier d inscription. Ce dossier contient un document qui reprend tous vos identifiants et mots de passe. Votre laboratoire s est vu attribuer un «code laboratoire» à son inscription ; ce code accompagnera votre laboratoire tout au long de son historique au sein du BIPEA ; il s agit d un code à 5 chiffres. Pour votre première connexion vous devez saisir le «code laboratoire» et le mot de passe qui est soit le «MOT DE PASSE SAISIE», soit le «MOT DE PASSE VALIDATION». Les «MOT DE PASSE SAISIE» et «MOT DE PASSE VALIDATION» vous servent à la saisie et la validation de vos résultats. Le code édition, vous permet de vous identifier dans les rapports de comparaisons. 3

4 Nous avons fait le choix de fournir deux mots de passe à nos adhérents. Ce choix est un peu déstabilisant au départ, mais il s explique aisément : Le «MOT DE PASSE SAISIE» peut être remis à un(e) technicien(ne) afin de pré-remplir les champs de formulaires en ligne. Le «MOT DE PASSE VALIDATION» permet la validation des résultats enregistrés par un responsable du laboratoire. Nous avons mis en place ce système afin de simuler les actes posés régulièrement au sein du laboratoire, là où les rapports d analyses sont signés par le responsable du laboratoire. L utilisation du «MOT DE PASSE VALIDATION» correspond donc à la signature de vos résultats pour envoi au BIPEA. Les résultats doivent être retournés au BIPEA uniquement via les formulaires en ligne disponibles sur votre Espace Adhérent, et ceci avant la date limite. Passée cette date, les formulaires ne sont plus accessibles et ne peuvent plus être remis. Nous avons établi cette règle car nous avons la conviction que la mesure de la performance du laboratoire par le BIPEA doit également prendre en compte la capacité du laboratoire à générer un résultat dans un délai fixé à l avance. Notre application ne permet pas de garder l historique de vos formulaires sur votre Espace Adhérent. Nous vous conseillons donc de les imprimer afin de conserver la trace de votre saisie. Un guide complémentaire intitulé «Comment remplir les formulaires» est à votre disposition. Lisez-le attentivement! 4. Rapport de comparaisons interlaboratoires Le rapport de comparaisons interlaboratoires est envoyé en format PDF par courriel au Responsable Laboratoire, avant la date limite de rendu des résultats de l essai suivant. Les résultats de vos analyses sont identifiés dans les tableaux à l aide du CODE EDITION qui vous a été transmis par courrier enregistré. Si vous voulez consulter votre code édition, rendez-vous sur votre Espace Adhérent, vous y trouverez votre code édition en saisissant vos MOTS DE PASSE SAISIE et MOT DE PASSE VALIDATION. Vous retrouvez votre résultat grâce à votre code édition. Nos rapports de comparaisons interlaboratoires publient également les résultats des autres participants, ceci en assurant l anonymat par ce système de codification. Veuillez noter que le code édition change à chaque renouvellement de campagne, soit au courant du mois d Août de chaque année. Le guide «Comment lire les Rapports de Comparaison Interlaboratoire?» vous accompagnera dans la lecture de vos premiers résultats. Lisez-le attentivement! II. Informations administratives Un de confirmation d inscription est envoyé au Responsable Laboratoire. Cet contient un ensemble de documents utiles à votre participation aux EIL du BIPEA : Livret d accueil (présent document) Vos codes confidentiels Une confirmation d inscription Une notice pour changer vos mots de passe Une notice pour consulter chaque année votre code édition Une notice pour la saisie et validation des résultats Un guide pour la compréhension du rapport Un guide pour l export de vos résultats en ligne et la consultation des plannings. 4

5 1. Vos codes confidentiels - Code laboratoire/code adhérent (code à 5 chiffres) : ce code nous permet de vous identifier lors de nos correspondances, - Mot de passe saisie "INPUTXXXX": ce mot de passe vous donne l accès à votre Espace Adhérent sur le site internet où vous trouverez les formulaires de résultats. Il peut être transmis aux personnes en charge de la saisie de résultats. - Mot de passe validation "VALIDXXXX" : ce mot de passe vous permet de valider les résultats et de les transmettre au BIPEA. Il ne devrait être transmis qu'aux personnes en charge de la validation des formulaires de réponses. - Code édition (4 chiffres) : ce code vous permet de retrouver vos résultats dans les rapports de comparaisons interlaboratoires, tout en assurant la confidentialité et l'anonymat de vos résultats. Le code laboratoire vous est attribué à vie lors de la première inscription et ne change jamais. Le code édition est modifié par le Bipea au début de chaque campagne au mois d août afin de vous garantir la confidentialité et l anonymat. Vous le retrouvez en vous rendant sur votre espace adhérent et en utilisant vos mots de passe SAISIE et VALIDATION. Quant aux mots de passe saisie et validation, vous pouvez les modifier par vous-même sur votre Espace Adhérent. Par défaut ils restent inchangés. Si vous perdez vos mots de passe SAISIE et VALIDATION, nous ne pourrons pas vous les communiquer par courriel ou par téléphone pour des raisons de sécurité évidentes. Dans ce cas précis, nous vous communiquerons vos nouveaux mots de passe exclusivement par courrier à l adresse renseignée à votre inscription. De manière exceptionnelle nous pourrons vous communiquer le mot de passe SAISIE par mail puisque ce mot de passe ne permet que le téléchargement du formulaire de saisie, ainsi vous ne seriez pas bloqués à la réception de vos échantillons. Une procédure de modification des mots de passe confidentiels est jointe à l de confirmation. Il est primordial que vous contrôliez la diffusion de vos mots de passe personnalisés, qui ne doivent être divulgués qu aux personnes habilitées. En cas de perte de vos mots de passe, veuillez nous en informer au plus tôt. Les mots de passe seront envoyés au Responsable Laboratoire par courrier après réception de votre demande écrite par courriel. 2. Votre confirmation d inscription Dans le dossier d information, vous trouverez votre Confirmation d Inscription précisant la liste des circuits / cartes de suivi / contrôles techniques auxquels vous êtes inscrit, ainsi que les coordonnées de votre laboratoire enregistrées dans notre base. Chaque laboratoire peut indiquer au maximum trois contacts : - Destinataire Echantillons - Responsable Laboratoire - Responsable Facturation 5

6 En cas de modifications de données, nous vous prions de nous les communiquer rapidement. En nous permettant de mettre notre base de données à jour, vous vous assurez de recevoir vos échantillons et courriers dans les meilleures conditions. Merci de noter que les s du BIPEA ne sont envoyés qu à l adresse électronique désignée sous l appellation «Responsable Laboratoire». Assurez vous que cette adresse électronique soit bien celle de la personne ayant en charge l étude des résultats d analyse. III. Facturation La facture est envoyée au Responsable Facturation par courrier postal par notre Service Comptabilité. Merci de bien noter que la Confirmation d Inscription n est pas une facture. Nous vous prions d effectuer votre paiement après avoir reçu la facture et d indiquer le numéro de la facture dans la référence de votre paiement. Nous apprécions un règlement rapide des factures, c est-à-dire sous 30 jours. Le BIPEA se réserve le droit de suspendre l envoi des échantillons aux laboratoires n honorant pas les factures envoyées. La suspension des échantillons sera effective après l envoi d un fax d information auprès du responsable du laboratoire. Nous ne souhaitons pas arriver à ce type de situation, nous vous invitons donc à effectuer votre règlement dans les délais impartis. IV. Les plus du BIPEA Nous vous proposons des services supplémentaires qui vous permettent de diversifier vos outils internes de contrôle de qualité : 1. Matériaux de Référence Externes Les Matériaux de Référence Externes (M.R.E.) sont des échantillons supplémentaires, préparés pour les circuits d essais d aptitude. Ces échantillons répondent à l appellation de Matériaux de Référence Externes selon la norme FD V qui les définit comme des matériaux dont les valeurs de consensus ont été déterminées à la suite de comparaisons interlaboratoires. En tant qu Adhérent du BIPEA vous pouvez commander des M.R.E. de tous les circuits (sauf microbiologie) organisés par le BIPEA. Ce service est exclusivement dédié aux adhérents du BIPEA, si vous deviez renoncer à votre adhésion, vous perdriez ce privilège. 2. Contrat MRE Pour les adhérents souhaitant passer une commande importante des Matériaux de Référence Externes de la campagne en cours, nous avons conçu spécialement un Contrat MRE sur mesure. Vous pourrez ainsi bénéficier des remises attractives et être à l abri d une éventuelle rupture de stock. Pour ce faire, nous mettons en place des «contrats MRE», qui doivent être établis avant le lancement des fabrications désirées. Comme nous prenons régulièrement de l avance sur nos fabrications, nous vous invitons à faire connaître vos desideratas suffisamment à l avance afin de répondre à vos besoins. D habitude, ces contrats se montent autour du mois de juin de chaque année, en prévision de la campagne suivante. Néanmoins, il est possible d évaluer chaque cas particulier en cours de campagne. 6

7 3. Cartes de suivi Il s'agit d'un fichier PDF qui contient, pour un circuit d'essai d'aptitude donné, et un critère analytique sélectionné, les données suivantes : - Tableau récapitulatif des différents paramètres associés au critère pour chaque essai, - Graphe d'évolution dans le temps exprimé en Z-Score pour le critère sélectionné, - Tableau de légende et d'interprétation. La carte de suivi vous permet de suivre la justesse de vos résultats par la mise en forme graphique des écarts à la valeur de référence dans le temps pour un critère donné. L avantage majeur de ce système est l établissement de votre suivi par le BIPEA, soit une tierce personne indépendante. 4. Commissions spécialisées A chaque circuit d essai d aptitude correspond une commission spécialisée. Il s agit d une réunion annuelle constituée d adhérents inscrits au circuit. Ainsi, tous les membres sont invités à participer aux activités de la commission qui est un lieu d échange et de réflexion privilégié et vous permet d influencer l évolution du circuit. 5. Agréments Le BIPEA gère les contrôles techniques pour le compte d'organismes officiels en vue de délivrer aux laboratoires une reconnaissance sous forme d agréments ou habilitations. 6. Travaux à Façon Les Travaux à façon sont un domaine d'activité du BIPEA en forte croissance. Ce sont des circuits personnalisés qui sont organisés à la demande d'un groupe de laboratoires, d'une interprofession ou d'un groupe industriel pour répondre à un besoin de ce dernier. Il s'agit entre autre de : - Contrôle qualité d'un groupe de laboratoires, - Vérification / comparaison de méthodes, - Caractérisation de méthodes (ISO 5725) : estimation de l'exactitude (justesse) d'une méthode en cours de validation, - Etude statistiques de résultats, - Fourniture de Matériaux de Référence Interne, - Préparation d'échantillons. Ces Travaux à façon peuvent concerner tout ou partie de l'organisation de ces circuits : - Fourniture des matières premières, - Fabrication des échantillons, - Expédition, - Traitement statistique des résultats, - La diffusion des résultats. L'avantage de faire réaliser des Travaux à façon par le BIPEA est d'avoir l'assurance de la bonne tenue de ses exigences et impératifs. En effet, vous bénéficierez de la grande expertise du BIPEA dans l'organisation d'eil. Chacune des étapes peut être réalisée par le BIPEA ou par l'organisateur selon la décision de ce dernier. Pour ces T.A.F., les matrices, les paramètres analysés, les répétitions et les 7

8 méthodes sont définis en étroite collaboration entre l'organisme demandeur et les services concernés du BIPEA (fabrication, scientifique et technique, traitement statistique). Après une définition minutieuse des besoins spécifiques du projet, la demande fait l'objet d'un devis intégrant le niveau et l'amplitude des prestations fournies par le BIPEA. Pour la mise en place de ces projets, nous vous prions de contacter le Directeur du BIPEA par direction@bipea.org. V. CONTACT BIPEA CAP 18, Bâtiment D19, 189, rue d'aubervilliers PARIS France Tél. : 0033.(0) Fax : 0033.(0) contact@bipea.org commercial@bipea.org 8