Formation JA-Tennis niveau 2

Transcription

1 Le problème Le pilotage régulier d'un tournoi open oblige à produire des documents spécifiques gérer des tableaux élaborés conserver une base de joueurs pour récupération et mailing. (c) JC Rigal

2 Les objectifs de la formation Utilisation des fonctions avancées de JA-Tennis Utilisation régulière de JA-Tennis dans le cadre de tournois opens 2

3 Rappel de la démarche générale d utilisation Préparation du tournoi Création du tournoi et des épreuves Inscription des joueurs Création des tableaux Convocation des joueurs Pointage des joueurs Enregistrement des scores Édition des états de résultats Bilan du tournoi 3

4 Rappel de quelques conseils 1. Télécharger régulièrement les mises à jour 2. Faire des copies et archives du tournoi 3. Exporter le tournoi vers Excel 4. Faire des vérifications 4

5 Récupérer des joueurs venus d'ailleurs Les filtres d'import permettent de récupérer des informations joueurs issues d'un autre logiciel Fichier DBF venant de Dbases, FoxPro ou Access Fichier XLS venant d'excel Fichier DB venant de LET ou de WTennis 5

6 La base de joueurs Gestion externe de tous les joueurs ayant participé à un tournoi Facilite l ajout de joueurs et permet un mailing exhaustif Conseil pour une première utilisation: Reprendre les anciens tournois dans l ordre chronologique et ajouter les joueurs à la base 6

7 Mes 6 conseils 1. Ré-initialiser les classements en début d année 2. Ou, ne pas importer les classements 3. Mise à jour régulière 4. Annoter les joueurs 5. Faire des sauvegardes 6. Ne pas manipuler la base par un outil externe 7

8 Préparation du tournoi Envoyer un mailing 2 mois avant le tournoi Deux solutions 1. Utiliser l édition d étiquettes de JA-Tennis 2. Faire du publipostage avec Word et Excel 1. Exporter les joueurs vers Excel 2. Filtrer les joueurs 3. Lier la feuille Excel à un document Word 8

9 Inscription des joueurs et des équipes S il existe des épreuves de double Inscrire d abord les joueurs Inscrire ensuite les équipes 9

10 Création des tableaux Imprimer les feuilles d épreuve pour avoir la répartition des classements Choisir des tableaux à départ en ligne ou à entrées échelonnées Pour les TEE prévoir des colonnes supplémentaires 10

11 Les poules Il en existe 2 types: simple et A/R La case à cocher suite de groupe permet de définir des poules au même niveau de classement En fonction des résultats, c est le JA qui décide du ou des qualifiés sortants 11

12 Les fins de tableau De tels tableaux seront créés avec un seul qualifié sortant Les qualifiés sortant seront définis à la main sur la colonne souhaitée 12

13 Consolante Deux possibilités: 1. Tableau final après le tableau final 2. Épreuve indépendante Préférer la seconde solution 13

14 Convoquer les joueurs Si les joueurs sont convoqués par un adjoint éditer les feuilles de convocations 1. Par téléphone 2. Par adresse 3. Par joueur 14

15 Accueil des joueurs Édition de la feuille de pointage en début de journée Vérifier les documents des joueurs entrants et lancer les matches Éditer le palmarès des joueurs 15

16 Édition des états de résultats Vérifier soigneusement le bonus, le nombre de WO, les joueurs battus et re-qualifiés Vérifier si le tournoi comporte des joueurs présumés 16

17 Bilan du tournoi Le bilan doit être fait le jour des finales informations pour le discours de clôture Feuille de tournoi (nombre de joueur et inscriptions) Feuilles d épreuves (palmarès, meilleur progression, nombre de matches et de WO) 17

18 Bilan financier Le bilan prévisionnel (NB inscriptions X montant) Le bilan réel (total chèques + total espèces) Détail (BP = BR + soldes + inscriptions gratuites) 18

19 Trucs et astuces Les épreuves 9-10 ans (classements A,B et C) Piloter 2 tournois en même temps (dans le même club) Liste d attente 19

20 Publication sur le Web JA-Tennis dispose d'un export javascript qui génère 2 pages HTML (épreuves et tableaux) Deux modèles sont disponibles Création aisée d'un modèle personnalisé 20

21 Avoir de l aide Les menus Aide Le site de JA-Tennis Le site des extensions Un mail 21

22 Questions ouvertes 22