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1 ensemble partout ponctuels Client Meeting Maker Connector for Microsoft Outlook Manuel d utilisation maintenant

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3 Copyright Copyright par PeopleCube. Tous droits réservés. Meeting Maker est une marque déposée de PeopleCube. Les informations présentées dans ce document peuvent être modifiées sans préavis et ne représentent pas un engagement de la part de PeopleCube. Le logiciel décrit dans ce document est fourni sous un contrat de licence et ne peut être utilisé que conformément à ce contrat. Ce document a été fourni en vertu d'un contrat qui prévoit des restrictions d'emploi. Il est également protégé par les lois fédérales américaines sur la propriété intellectuelle. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite, ni distribuée, ni transcrite, ni stockée dans un système de recherche, ni traduite dans une langue ou un langage informatique, ni transmise sous une forme quelconque ou par un moyen quelconque, sans l'autorisation écrite préalable de : SIEGE NORD AMÉRICAIN: PeopleCube 411 Waverly Oaks Road, Suite 310, Waltham, MA USA Téléphone : Fax : SIEGE EUROPÉEN: PeopleCube Europe PO Box DK Amsterdam Hollande Téléphone : Fax : Adresse Web : Adresse Version mai 2006 PeopleCube n offre aucune garantie, ni représentation, ni promesse non expressément définie dans ce contrat. PeopleCube désavoue et exclut toutes les garanties implicites de commercialité, de titre ou d adaptation à un usage particulier. PeopleCube n'offre aucune garantie que le logiciel ou la documentation répondra à vos exigences, ni que le logiciel et la documentation sont sans défaut et sans erreur, ni que l exploitation du logiciel ne sera pas interrompue. LIMITE DE RESPONSABILITÉ : La responsabilité totale de PeopleCube et des auteurs des programmes vendus par PeopleCube, découlant de ce contrat, du logiciel ou de la documentation associée, est limitée au total de tous les paiements de licence effectués par ou pour vous. Cette garantie limitée vous accorde des droits juridiques spécifiques. Vous pouvez avoir d'autres droits qui peuvent varier selon les états, les pays et les juridictions. Certains états, pays et juridictions ne permettent pas l'exclusion de limitation des dommages fortuits ou circonstanciels, de sorte que la limitation ou exclusion ci-dessus peut ne pas s'appliquer dans votre cas. Meeting Maker et le logo Meeting Maker sont des marques déposées de PeopleCube Microsoft est une marque déposée et Windows 95 et Windows NT sont des marques commerciales de Microsoft Corporation. Macintosh est une marque déposée d'apple Computer, Inc., IBM est une marque déposée d'ibm Corporation. Solaris est une marque déposée d'x/open Company Ltd. Toutes les autres marques sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Copyright et informations légales pour la fondation Apache Software : Ce produit comprend le logiciel développé par la Fondation Apache Software (http://www.apache.org/). Copyright 2000 Fondation Apache Software. Tous droits réservés. THIS SOFTWARE IS PROVIDED AS IS AND ANY EXPRESSED OR IMPLIED WARRANTIES, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE ARE DISCLAIMED. IN NO EVENT SHALL THE APACHE SOFTWARE FOUNDATION OR ITS CONTRIBUTORS BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, EXEMPLARY, OR CONSEQUENTIAL DAMAGES (INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, PROCUREMENT OF SUBSTITUTE GOODS OR SERVICES; LOSS OF USE, DATA, OR PROFITS; OR BUSINESS INTERRUPTION) HOWEVER CAUSED AND ON ANY THEORY OF LIABILITY, WHETHER IN CONTRACT, STRICT LIABILITY, OR TORT (INCLUDING NEGLIGENCE OR OTHERWISE) ARISING IN ANY WAY OUT OF THE USE OF THIS SOFTWARE, EVEN IF ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE. Copyright & Informations légales relatifs à la bibliothèque Lestiff (GNU Project) : Copyright 1991, 1999, Free Software Foundation, Inc. Ce produit logiciel comprend le logiciel développé par ou en relation avec le projet GNU (http:// ( GNU Software ). Plus précisément, l affichage des bibliothèques pour la console d administration pour le programme du logiciel sur serveur Linux, pour la partie intégrée dans le logiciel décrit dans ce document peuvent constituer, en totalité ou en partie, les bibliothèques ou travaux de Lestiff (GNU Project) fondés sur ces bibliothèques. Pour un texte de la LGPL (Lesser General Public License), merci de vous reporter au site web du Projet GNU : licenses/lgpl.txt et/ou le fichier intitulé Licence Gnu sur le CD d installation de Meeting Maker. Ce logiciel GNU est gratuit ; vous pouvez le redistribuer et/ou le modifier selon les recommandations de GNU LGPL, publiées par la Fondation du Logiciel Gratuit, en version 2 ou plus récent, selon votre choix. Copyright et Informations Légales relatifs au logiciel Open SSL : Copyright The OpenSSL Project Copyright Eric A. Young, Tim J. Hudson Tous droits réservés Ce logiciel peut contenir des applications développées par ou en rapport avec le projet Open SSL (http://www.openssl.org/) pour utiliser le kit Open SSL («logiciels OSSL»). Plus précisément, les bibliothèques de communication du client et du serveur de Meeting Maker, comme décrit dans ce document, peut constituer, entièrement ou partiellement, des travaux basés sur le kit OpenSSL, ou le kit lui-même. Le logiciel OpenSSL est fondé sur les bibliothèques SSLeay développées par Eric A Young, Copyright 1997 Eric Young et comprend des logiciels écrit par Tim J. Hudson Le kit OpenSSL est licencié sous forme de double-licence (la licence OpenSSL, à laquelle s ajoute la licence SSLeay, c'est-à-dire que les provisions sur la licence OpenSSL et la licence originale SSLeay, s appliquent toutes les deux sur le kit. Pour un texte de la licence OpenSSL et la licence originale SSLeay, veuillez consulter le site Internet de la société PeopleCube à l adresse suivante : et/ou le fichier intitulé Licence OpenSSL sur le CD d installation de l agenda Meeting Maker. Veuillez contacter directement OpenSSL par si vous souhaitez utiliser une licence liée à OpenSSL. Contrat de licence d'utilisateur final PeopleCube Site Web: AVANT D'OUVRIR LA POCHETTE CONTENANT LE CD DU LOGICIEL (OU DE CLIQUER SUR «ACCEPTER» SI VOUS LISEZ CETTE LICENCE SUR UN ÉCRAN D'ORDINATEUR), VOUS DEVEZ LIRE ATTENTIVEMENT CE CONTRAT. OUVRIR CETTE POCHETTE OU CLIQUER SUR «ACCEPTER» SIGNIFIE QUE «VOUS» ÊTES AUTORISÉ À ACCEPTER CE CONTRAT, QUE VOUS AVEZ LU ATTENTIVEMENT SES TERMES ET QUE VOUS VOUS ENGAGEZ À LES RESPECTER. SI VOUS N'ACCEPTEZ PAS UNE PARTIE DE CE CONTRAT, VOUS NE POUVEZ NI INSTALLER NI UTILISER CE LOGICIEL ET VOUS DEVEZ IMMÉDIATEMENT LE RETOURNER ENCORE SCELLÉ AU LIEU D'ACHAT AFIN D'OBTENIR UN REMBOURSEMENT INTÉGRAL. DANS LE CADRE DE CE CONTRAT, «VOUS» REPRÉSENTE VOUS-MÊME ET TOUTE ORGANISATION OU INSTITUTION DÉTENANT LA LICENCE DU LOGICIEL OU DONT L'ÉQUIPEMENT PEUT ÊTRE UTILISÉ POUR INSTALLER OU UTILISER LE LOGICIEL. 1. ACCORD DE LICENCE En échange du paiement du prix de la licence, PeopleCube (nommé ci-après «PeopleCube»), vous accorde un droit limité non exclusif d'utiliser le «Logiciel» (dans un format lisible par un ordinateur uniquement, y compris tous les documents associés) exclusivement pour votre usage personnel et professionnel en interne, conformément aux termes de ce contrat. Nombre d utilisateurs : Vous pouvez utiliser le Logiciel uniquement pour un Utilisateur, à moins que PeopleCube et vous-même n'ayez spécifiquement conclu que Vous pouvez utiliser le Logiciel pour un plus grand nombre d'utilisateurs ou l'installer sur un plus grand nombre d'ordinateurs. i

4 Copies, usages interdits. Vous pouvez faire une copie du Logiciel à titre de sauvegarde uniquement. Vous ne pouvez pas utiliser ni fournir un accès au Logiciel ni utiliser le Logiciel autrement qu'à titre personnel ou professionnel en interne. Vous ne pouvez pas utiliser le Logiciel pour fournir des services à un tiers sans le consentement exprès écrit de MM. Vous ne pouvez pas modifier, adapter, traduire, effectuer une rétrotechnique, décompiler, désassembler ou créer des travaux dérivés du Logiciel sans l'accord écrit préalable de MM. Toutes les informations nécessaires pour réaliser l'interopérabilité sont disponibles conformément aux provisions applicables de l'union Européenne et des autres directives gouvernementales). Vous ne pouvez retirer aucun déni de responsabilité, copyright, marque commerciale, droits patrimoniaux ou tout autre avis fourni avec ce Logiciel ou inclus dans celui-ci. Transferts. Vous pouvez transférer le Logiciel de manière définitive (si Votre contrat avec PeopleCube l'autorise), à condition que Vous informiez tout d'abord PeopleCube par écrit du nom et de l'adresse du destinataire à qui le logiciel sera transféré, que Vous transfériez toute la documentation associée, que Vous n'en gardiez pas de copie, et que le destinataire accepte d'abord par écrit les modalités de ce contrat. Veuillez contacter PeopleCube pour la documentation de transfert appropriée. 2. DROITS DE PROPRIETE MM possède ou accorde des licences et garde tous les droits de titre, copyright, marque commerciale, secret commercial, brevet et autres droits patrimoniaux associés au Logiciel. Cette licence N'est PAS une vente du Logiciel ni de l'une de ses copies. Vous ne pouvez obtenir que les droits spécifiés dans ce Contrat. PeopleCube se réserve tous les droits qui ne sont pas spécifiquement accordés. 3. TERME et RESILIATION Ce Contrat est effectif jusqu'à sa résiliation. PeopleCube peut résilier ce Contrat par écrit en cas de rupture de votre part d'une de ses modalités. À la résiliation de ce contrat, Vous devez détruire ou retourner à PeopleCube toutes les copies du Logiciel, ainsi que tous les documents associés. Ce contrat peut être résilié au bout d'une période limitée (par exemple trois (3) ans) si Vous (ou Votre institution ou employeur) avez accepté une location-bail du Logiciel). 4. GARANTIE LIMITÉE MM espère que ce Logiciel vous sera utile. Toutefois, vous êtes entièrement responsable de la sélection, de l'utilisation, des performances, de la sauvegarde et des résultats associés à toute utilisation du Logiciel. PeopleCube ne garantit pas que les fonctionnalités du Logiciel Meeting Maker seront conformes à Vos spécifications ni que l'exploitation du Logiciel sera continue ou sans erreur. MM garantit que le Logiciel est fourni sur un médium dépourvu de défauts de matériaux et de fabrication dans des conditions normales d'emploi pendant une période de quatre-vingtdix (90) jours, à compter de la date de livraison marquée sur Votre talon d'achat. PeopleCube ne sera aucunement responsable des défaillances résultant d'accident, d'abus ou de mauvaise application, ou si un médium est perdu ou endommagé suite à un vol, un incendie ou une négligence. Tout médium de rechange sera garanti pour le restant de la période originale de garantie ou trente (30) jours, selon la période la plus longue. Cette garantie vous accorde des droits juridiques spécifiques. Vous pouvez avoir d'autres droits qui peuvent varier d'une juridiction à l'autre. AUX EXCECPTIONS EXPLICITES CI-DESSUS PRÈS, TOUS LES LOGICIELS SONT FOURNIS «TELS QUELS». PeopleCube NE FAIT AUCUNE GARANTIE D'AUCUNE SORTE, EXPLICITE OU IMPLICITE, Y COMPRIS, MAIS SANS S'Y LIMITER, LES GARANTIES IMPLICITES D'ABSENCE DE CONTREFAÇON, DE COMMERCIALITÉ ET D'ADAPTATION À UN USAGE PARTICULIER. CETTE GARANTIE NE SERA NI ÉTENDUE NI AFFECTÉE PAR UN CONSEIL PeopleCube TECHNIQUE OU AUTRE EN RELATION À CE PROGRAMME. 5. LIMITATION DE RECOURS ET RESPONSABILITE La responsabilité entière de PeopleCube et Votre recours exclusif pour toute réclamation ASSOCIÉE AU PRODUIT OU À CE CONTRAT doit être, au choix EXCLUSIF de MM, le remboursement du prix d'achat ou le remplacement d'un médium renvoyé à PeopleCube avec une copie du talon d'achat. NON OBSTANT TOUTE AUTRE DISPOSITION DE CE CONTRAT OU DE TOUT AUTRE ACCORD, PeopleCube NE POURRA PAS ÊTRE TENUE RESPONSABLE (1) DES DOMMAGES SPÉCIAUX, FORTUITS, CIRCONSTANCIELS OU INDIRECTS (Y COMPRIS MAIS SANS S'Y LIMITER L'INEXACTITUDE DES DONNÉES OU LE COÛT D'APPROVISIONNEMENT DE LA TECHNOLOGIE, DES SERVICES OU DES MARCHANDISES SUBSTITUÉES OU DE LA PERTE DE PROFITS, DES DONNÉES OU DE L'UTILISATION) À LA SUITE DE OU EN RAPPORT AVEC TOUT USAGE OU INCAPACITÉ À UTILISER LE LOGICIEL OU TOUT SERVICE PeopleCube QUI PEUT ÊTRE FOURNI, OU TOUTE CAUSE ASSOCIÉE, MÊME SI PeopleCube A ÉTÉ AVERTIE DU RISQUE DE TELS DOMMAGES ET (2) DE TOUT MONTANT EN EXCÈS DU MOINDRE PRIX, DES FRAIS DE LICENCE OU AUTRES, REÇU PAR PeopleCube POUR LE PRODUIT OU LE SERVICE. Comme certaines juridictions ne permettent pas l'exclusion ou la limitation des responsabilités pour les dommages fortuits ou circonstanciels, certaines ou toutes les limitations ci-dessus peuvent ne pas s'appliquer dans votre cas. 6. DROITS LIMITES PAR LE GOUVERNEMENT AMERICAIN Ce logiciel est un «article commercial» tel que défini dans l article 48 C.F.R (oct. 1995) composé de «logiciel informatique commercial» et de «documentation de logiciel informatique commercial» au sens défini par l article 48 C.F.R (sept. 1995) conforme aux articles 48 C.F.R et 48 C.F.R (-1 à 4) (juin 1995), toutes les entités gouvernementales qui acquièrent le Logiciel, ne le font qu'avec les droits définis dans la licence fournie avec le Logiciel et ce Contrat. 7. INFORMATION CONFIDENTIELLE Vous acceptez que toutes les informations fournies par PeopleCube étiquetées «confidentielles» ou de manière similaire («Informations confidentielles») contiennent des informations patrimoniales de valeur ou des secrets commerciaux développés à grands frais par PeopleCube ou son concédant. Vous respecterez la confidentialité de ces Informations confidentielles et ne les utiliserez pas, ne les reproduirez pas et ne les distribuerez pas sauf à Vos employés (et agents qui acceptent cette disposition) qui peuvent l'utiliser uniquement dans le cadre de leurs responsabilités envers Vous. Vous rapporterez toute utilisation non autorisée ou toute divulgation des informations confidentielles. 8. LOIS D'EXPORTATION Le Logiciel ne peut pas être exporté ni réexporté en violation des lois d'exportation américaines, y compris l Export Administration Act des Etats-Unis et les règlements d application. 9. LOI APPLICABLE Ce contrat est un contrat du Massachusetts et doit être exclusivement régi par les lois du Massachusetts (Etats-Unis), sans référence à son conflit des clauses de loi ou de la Convention des Nations Unies pour la vente internationale de marchandises. Toute action associée à ce Contrat, la relation des parties ou le Logiciel ou les marchandises ou services fournis, achetés ou accordés sous licence en vertu de ce contrat, doit être jugée dans une Cour de Justice du Massachusetts. 10. CONTRAT ENTIER Ce Contrat (y compris les termes supplémentaires acceptés par écrit, par exemple pour une Licence de site, une Licence d'entreprise ou une Maintenance) constitue l'accord complet et exclusif entre PeopleCube et Vous, et remplace toute proposition ou accord préalable ou toute autre communication avec PeopleCube au sujet de ce Contrat. Ce Contrat ne peut être modifié que par un écrit référant spécifiquement à ce Contrat et signé par un cadre supérieur PeopleCube et Vous-même. Note: Pour toute question relative à ce contrat ou pour tout renseignement concernant PeopleCube, vous pouvez contacter PeopleCube par l intermédiaire de la société de distribution auprès de laquelle vous avez acheté ce programme ou directement aux adresses indiquées au début de ce manuel. ii

5 Table des matières Manuel d utilisation du Client MMCO Copyright... i À propos de ce manuel... v Documentation apparentée... v Chapitre 1 : À propos du client MMCO 1 Généralités...1 Fonctionnalités...2 Contenu du package...2 Caractéristiques techniques du Client MMCO...3 Synchronisation avec Meeting Maker, Palm, et Outlook...4 Chapitre 2 : Installation du client MMCO 5 Avant de commencer...5 Installation du Client MMCO...6 Saisi des paramètres de connexion Meeting Maker...9 Démarrage de Microsoft Outlook...10 Définition de votre horaire de travail...10 Désinstallation du Connector...10 Chapitre 3 : Création des activités 11 Identification des icônes Meeting Maker...11 Création d une demande de réunion...12 Sélection de participants, groupes, et ressources...13 Ressources indisponibles...14 Pièces jointes...14 Le menu Planification...15 Consultation de la disponibilité des participants et des ressources...16 Modification d événements...16 Envoi d une proposition...17 Le menu Suivi...18 Consulter les réponses des participants...18 Afficher les commentaires privés...18 Réponse à une demande de réunion...19 Chapitre 4 : Configuration d événements 21 Planification d un événement de journée entière...21 Affectation de votre disponibilité...22 Définition d un rappel...22 Définition de la périodicité d un événement...23

6 Chapitre 5 : Personnalisation des options 24 Définition de la planification de synchronisation...25 Affichage du fichier journal des erreurs...25 Changement du nom du serveur ou URL au service Web...25 Chapitre 6 : Dépannage 27 Garder à jour votre calendrier...27 Résolution des événements en conflit...27 Conflits de synchronisation...27 Récupération de données automatique...28 État Hors ligne...28 Messages d erreur...29 Périodicités interdites...30 Conseils d'utilisation...30 Aspects concernant la Synchronisation...32 iv

7 À propos de ce manuel Manuel d utilisation du Client MMCO Ce manuel décrit l installation et l utilisation du client Meeting Maker Connector for Microsoft Outlook (MMCO). Ce manuel est destiné aux utilisateurs de Microsoft Outlook qui sont familiers avec l installation de logiciels sur un ordinateur et des fonctionnalités de planification d activités dans Microsoft Outlook. Section Chapitre 1 : À propos du client MMCO Chapitre 2 : Installation du client MMCO Chapitre 3 : Création des activités Chapitre 4 : Configuration d événements Chapitre 5 : Personnalisation des options Chapitre 6 : Dépannage Résumé Fonctionnement de MMCO, fonctionnalités, composants, caractéristiques techniques, et icônes de Meeting Maker. Installation, saisi des paramètres de connexion, et désinstallation. Création d événements, utilisation des onglets de Planification et de Suivi, réception et réponse aux propositions. Événements de journée entière, rappels, marquer la disponibilité, et périodicité. Le menu Meeting Maker, planification de synchronisation, journal des erreurs, et modification des valeurs de connexion. Calendrier, Conflits de synchronisation, et Récupération automatique des données; État hors ligne, Messages d erreur, Conseils d'utilisation, Périodicités interdites, et Facteurs de la synchronisation. Documentation apparentée Documentation de Microsoft Outlook Aide en ligne du client Meeting Maker Guide de démarrage de Meeting Maker

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9 CHAPITRE 1 : À PROPOS DU CLIENT MMCO Généralités Meeting Maker Connector for Microsoft Outlook (MMCO) est un logiciel qui intègre les fonctionnalités de l agenda partagé Meeting Maker Millennium à Microsoft Outlook. MMCO permet aux utilisateurs de Meeting Maker et d Outlook d une même organisation de collaborer entre eux et de planifier des réunions depuis Outlook ou Meeting Maker. IMPORTANT! N utilisez aucun autre client Meeting Maker pour effectuer des modifications d agenda, tels que le client natif, le client HTML, etc. Il est recommandé de ne pas donner accès à votre agenda en lecture-écriture. Si vous utilisez le client MMCO et que vous ou un autre utilisateur effectuez des modifications dans votre agenda depuis un autre client Meeting Maker, il peut se produire un comportement imprévisible. Client Meeting Maker Courrier Calendrier MMCO Serveur Meeting Maker Services Web Serveur de messagerie Flux d information entre Meeting Maker et Microsoft Outlook 1

10 Fonctionnalités MMCO fournit une intégration transparente entre les plates-formes Meeting Maker et Microsoft Outlook. Les utilisateurs d Outlook peuvent accéder aux fonctionnalités avancées de planification de Meeting Maker à l aide de l interface utilisateur de Microsoft Outlook. Ce tableau décrit les fonctions clés de MMCO. Composant Accès au calendrier en temps réel Base de données centrale Protection des ressources Carnet d adresses étendu Copie (CC) et copie conforme invisible (CCI) Limite les modifications d événements à l organisateur de la réunion Envoyer des commentaires instantanés Résolution de conflits Support pour les ordinateurs de poche (PDA) Explication Synchronisation constante avec le serveur Meeting Maker rend les calendriers utilisateur à jour et accessibles. Une base de données centrale stocke les agendas des utilisateurs pour réduire les conflits d agenda au minimum. Les ressources et lieux sont disponibles sur le principe du Premier arrivé, premier servi pour éviter les réservations en double et les surréservations. Le carnet d adresses se compose des utilisateurs de Meeting Maker et de Microsoft Outlook dans une seule catégorie, Ressources et lieux Meeting Maker. Envoyer des invitations en Copie et Copie conforme invisible aux utilisateurs Meeting Maker. Les participants ne peuvent pas modifier l ordre du jour de la réunion. Une boîte de dialogue contextuelle vous permet d envoyer des commentaires à l organisateur de la réunion lors de votre réponse. L édition simultanée des calendriers fournit les données pour la résolution de conflits dans un dossier dédié. Synchronisation entre les données de calendrier Meeting Maker et Microsoft Outlook avec les ordinateurs de poche (PDAs). Contenu du package Votre administrateur vous donne accès aux fichiers suivants : Le programme d installation de MMCO Le manuel d utilisation de MMCO en format PDF 2

11 Manuel d utilisation du Client MMCO Caractéristiques techniques du Client MMCO Le tableau ci-dessous décrit les caractéristiques techniques pour exécuter le programme MMCO. En plus de ces caractéristiques techniques, la version du serveur de Meeting Maker 8.5 ou supérieur et Meeting Maker Web Services version 8.5 ou plus doivent être installés. Système d exploitation Microsoft Windows 2000 (Service Pack 4) Microsoft Windows XP (Service Pack 1) (Windows XP doit supporter les noms de domaine.) Logiciels Meeting Maker Millennium, 8.5 ou plus Une de ces versions de Microsoft Outlook : o 2003; serveur de messagerie SMTP ou POP o 2002 o 2000 (Service Pack 3); Corporate/Groupe de travail ou IMO Remarque : MMCO ne supporte pas Microsoft Exchange. Si votre système utilise Exchange, contactez votre administrateur système. 3

12 Synchronisation avec Meeting Maker, Palm, et Outlook Dans le cas de synchronisations entre Meeting Maker, un ordinateur de poche Palm, et Outlook, vous ne pouvez synchroniser seulement avec une ou deux de ces voies de synchronisation. Les événements risquent d être dupliqués dans le cas d utilisation des 3 voies de synchronisation. Par exemple, si vous avez d abord synchronisé de Meeting Maker Palm et puis de Meeting Maker Outlook et enfin de Palm Outlook, Palm et Outlook ne font plus référence à Meeting Maker. L ordinateur de poche Palm et Outlook ne savent pas que les réunions et les activités, qui ont été synchronisées à partir de Meeting Maker vers l ordinateur de poche Palm, sont les mêmes événements à l origine de Meeting Maker ou Outlook. Les événements seront par conséquent dupliqués sur l ordinateur de poche Palm et dans Outlook. Il est donc nécessaire de décider quelle voie de synchronisation à utiliser. Vous pouvez en choisir deux, mais jamais trois voies de synchronisation. N utilisez aucun autre client Meeting Maker pour effectuer des modifications d agenda, tels que le client natif, le client HTML, etc. Il est recommandé de ne pas donner accès à votre agenda en lecture-écriture. Si vous utilisez le client MMCO et que vous ou un autre utilisateur effectuez des modifications dans votre agenda depuis un autre client Meeting Maker, il peut se produire un comportement imprévisible. Voies de synchronisation Voie de synchronisation A MM Palm MM Outlook INTERDIT : Palm Outlook Voie de synchronisation B MM Palm Outlook Palm INTERDIT : MM Outlook Voie de synchronisation C MM Outlook Outlook Palm INTERDIT : MM Palm Avertissement : Avertissement : Si vous avez précédemment synchronisé entre Meeting Maker Palm et que vous voulez désormais synchroniser entre Meeting Maker Outlook et Outlook Palm, il vous faut effectuer une réinitialisation matérielle pour retirer toutes les données sur votre Palm. Sans une réinitialisation matérielle, toutes les activités et tous les événements seront dupliqués. Si vous utilisez MMCO, n utilisez jamais Meeting Maker for Intellisync : Une duplication des données pourrait se produire. 4

13 CHAPITRE 2 : INSTALLATION DU CLIENT MMCO Avant de commencer 1 Vérifier que votre ordinateur répond aux spécifications techniques trouvées sur la page 3. 2 Obtenir les paramètres de connexion Meeting Maker de votre administrateur système : Programme d installation de MMCO Nom d utilisateur Meeting Maker Mot de passe Meeting Maker Nom de serveur Meeting Maker URL du service Web Meeting Maker 5

14 Installation du Client MMCO 1 Quittez tous les programmes de Microsoft Windows, y compris Outlook. 2 Copiez le programme d installation de MMCO sur votre ordinateur. 3 Double-cliquez sur le programme d installation de MMCO. L écran Bienvenue apparaît. Remarque : Si une version précédente de MMCO est déjà installée, vous aurez l option pour la désinstaller automatiquement. 4 Cliquez sur Suivant. 5 Saisissez vos informations utilisateur et choisissez si vous et vous seul ou si tous les utilisateurs de cet ordinateur auront accès à MMCO. 6

15 Manuel d utilisation du Client MMCO 6 Cliquez sur Suivant. 7 Sélectionnez le dossier d installation. Cliquez sur Suivant pour accepter le dossier par défaut : c:\program Files\meetingmaker Cliquez sur Parcourir pour sélectionner un autre dossier : 7

16 8 Cliquez sur Suivant. La boîte de dialogue Prêt à installer l application apparaît. 9 Cliquez sur Suivant. L écran Mise à jour du système apparaît pendant l installation. A la fin, la boîte de dialogue Installation terminée apparaît. 10 Cliquez sur Terminé. Le fichier MMCOReadme.html [Lisez-moi] s affiche. Lisez le fichier MMCOReadme.html avant d utiliser MMCO. 8

17 Manuel d utilisation du Client MMCO Saisi des paramètres de connexion Meeting Maker Lors de votre première utilisation de Microsoft Outlook après l installation de MMCO, vous devez entrer les paramètres de connexion à Meeting Maker fournies par votre administrateur système. Ces paramètres permettent la communication et le partage de calendriers entre Microsoft Outlook et le serveur Meeting Maker. 1 Démarrez Microsoft Outlook. L écran ci-dessous s affiche. 2 Cliquez sur Oui. L écran ci-dessous s affiche. Remarque : Si vos paramètres de connexion sont stockés dans votre profil Microsoft Outlook, les champs Utilisateur, Mot de passe, et Serveur sont remplis avec vos données de connexion. 3 Entrez vos paramètres de connexion Meeting Maker. Champ Utilisateur Mot de passe Serveur URL au service Web Description Nom d utilisateur Meeting Maker associé à votre profil Microsoft Outlook. Mot de passe Meeting Maker pour cet utilisateur. Nom du serveur Meeting Maker Adresse IP ou nom DNS du service Web Meeting Maker Remarque : Les paramètres de connexion respectent la casse. 9

18 4 Cliquez sur Vérifier. L écran Paramètres de connexion vérifiées s affiche. Si un message d erreur s affiche, il se peut que vous ayez tapé un paramètre de connexion invalide. Retapez les paramètres de connexion ou contactez votre administrateur système. 5 Cliquez sur OK. Il se peut que la barre de commandes de Microsoft Outlook clignote pendant que le partage de calendriers est activé. Vos informations de calendrier Microsoft Outlook sont copiées au serveur Meeting Maker. Démarrage de Microsoft Outlook Après avoir entré les paramètres de connexion à Meeting Maker, les fonctionnalités de Meeting Maker sont disponibles lorsque vous démarrez Microsoft Outlook. Lancez Microsoft Outlook La boîte de réception de Microsoft Outlook apparaît. Microsoft Outlook se connecte au serveur Meeting Maker. Les modifications d agendas futures sont transmises au serveur Meeting Maker selon la fréquence de synchronisation spécifiée (voir page 25). Remarque : À la première connexion d Outlook au serveur Meeting Maker, une grande quantité de données peut être traitée. De ce fait, cette première synchronisation prendra plus de temps que les synchronisations ultérieures. Définition de votre horaire de travail Pour maintenir un calendrier à jour sur le réseau, et pour permettre aux autres utilisateurs de consulter votre disponibilité, vous devez définir votre horaire de travail dans l application appropriée avant de créer des activités, comme décrit ci-dessous. Utilisateurs de Meeting Maker : À partir du menu du client Meeting Maker, cliquez sur Édition > Infos Utilisateur. Utilisateurs de Microsoft Outlook : À partir du menu principal de Microsoft Outlook, cliquez sur Outils > Options > Options du calendrier. Désinstallation du Connector 1 Double-cliquez le programme d installation de MMCO. La boîte de dialogue Configuration d Outlook Connector apparaît. 2 Sélectionnez l une des options suivantes, et cliquez sur Suivant. Modifier Ajouter, retirer, et modifier des fonctions dans la configuration. Réparer Réinstaller les fichiers corrompus ou manquants. Retirer Désinstaller l application. 3 Suivez les instructions sur l écran et cliquez sur Terminé. 10

19 CHAPITRE 3 : CRÉATION DES ACTIVITÉS Dans MMCO, les rendez-vous, demandes de réunion, et les événements de journée entière (manchettes) s appellent Événements. Lorsque vous créez un événement, vous pouvez convier des utilisateurs Meeting Maker et Microsoft Outlook. Remarque : Avant de créer un événement, définissez votre horaire de travail pour permettre un partage de calendrier efficace, page 10. Identification des icônes Meeting Maker Les icônes Meeting Maker se trouvent dans les menus Sélectionnez les participants et les ressources, Planification, et Suivi, près des icônes Microsoft Outlook. Les icônes Meeting Maker s appliquent aux utilisateurs, lieux, et ressources Meeting Maker. Participant obligatoire Participant facultatif Participant en copie conforme invisible Ressource obligatoire Participant externe Participant en copie conforme Groupe Ressource facultative Lieu facultatif Lieu obligatoire 11

20 Création d une demande de réunion 1 Démarrez Microsoft Outlook. La boîte de réception de Microsoft Outlook apparaît. 2 Cliquez sur Fichier > Nouveau. L écran ci-dessous apparaît. 3 Cliquez sur Rendez-vous ou Demande de réunion. L écran Activité Meeting Maker apparaît. 4 Dans le champ Objet, entrez le titre de la réunion 5 Dans le champ Emplacement, tapez une entrée ou cliquez sur la flèche déroulante pour sélectionner un lieu. Remarque : La sélection d un emplacement depuis l écran Activité Meeting Maker ne réserve pas une ressource sur le réseau. Après avoir créé la demande de réunion, vous pouvez convier des participants et réservez des ressources et des lieux sur le réseau depuis le menu Sélectionnez les participants et les ressources, comme décrit sur la page Dans les champs Début et Heure de fin, utilisez les menus déroulants pour sélectionner le jour et les heures. 12

21 Manuel d utilisation du Client MMCO Sélection de participants, groupes, et ressources Grâce au menu Sélectionnez les participants et les ressources, sur le principe du Premier arrivé, premier servi, vous pouvez convier des participants ou un groupe de participants, et réserver des emplacements et ressources. Les groupes Meeting Maker sont définis dans l application d administration de Meeting Maker par l administrateur Meeting Maker. 1 Dans l écran Activité Meeting Maker, cliquez sur Inviter des participants. Le menu Sélectionnez les participants et les ressources apparaît. Icônes de Meeting Maker Catégories de Meeting Maker Conseil : Vous pouvez changer l ordre de tri de la liste d utilisateurs, emplacements, ou ressources en cliquant sur l option Trier par. L ordre de tri est désactivé lorsque vous sélectionnez un groupe. 2 Dans le champ Afficher les noms de, cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez une catégorie. Catégorie Groupes Meeting Maker Lieux Meeting Maker Ressources Meeting Maker Contacts Outlook Description Groupes, tels que définis par l administrateur Meeting Maker Lieux/emplacements, tels que les salles de conférence Matériel, tels que les vidéoprojecteurs et les ordinateurs Les contacts externes dans votre carnet d adresses Microsoft Outlook 13

22 3 Dans le champ Tapez le nom ou sélectionnez-le dans la liste, sélectionnez le nom et cliquez sur le bouton d état approprié. Bouton d état Obligatoire Facultatif Description Doit assister Peut assister CC Reçoit publiquement l invitation 1 CCI Reçoit en privé l invitation L élément se déplace vers la fenêtre d état correspondante. 4 Répétez les étapes 1-3 pour inviter d autres participants ou pour réserver d autres ressources. 5 Cliquez sur OK. La disponibilité des participants et des ressources est récupérée du serveur Meeting Maker. Le menu Planification apparaît. Ce menu vous permet de consulter la disponibilité des participants et ressources. (Voir page 15). Ressources indisponibles MMCO vous évite d inviter un participant occupé ou de réserver une ressource non disponible. Si vous envoyez une proposition à un participant occupé ou une ressource indisponible, un message d erreur s affiche lorsque vous cliquez sur OK pour envoyer la proposition. Dans votre boîte de réception, vous trouverez un message vous indiquant que votre proposition n a pas été envoyée et que l événement est en conflit. Pièces jointes Meeting Maker ne supporte pas des pièces jointes dans l ordre du jour de la réunion. Les participants n'auront ni connaissance ni accès à une pièce jointe si vous l envoyez dans l ordre du jour de la réunion. Conseil : Envoyez la pièce jointe dans un message séparé et faites référence à la demande de réunion appropriée. 1 Disponible uniquement pour la catégorie Tous les utilisateurs Meeting Maker. 14

23 Manuel d utilisation du Client MMCO Le menu Planification Le menu Planification vous permet de consulter la disponibilité des participants, les emplacements, et les ressources avant d envoyer la proposition, avant de modifier les heures et les dates de la réunion, ou avant d ajouter ou retirer les participants et les ressources. Icônes Meeting Maker Barre de Rendez-Vous Codes de Couleur Élément Tous les participants Ajouter d autres personnes Barre de rendez-vous <<Sélection automatique suivante>> Afficher seulement les heures de travail Heure de début Heure de fin Description Affiche les participants et les ressources invités. Invite d autres participants ou réserve des ressources. Met en surbrillance l heure de la réunion. Faites glisser l un ou l autre bord de la colonne vers la droite ou la gauche pour redéfinir l heure de la réunion. Déplace la barre de rendez-vous vers la prochaine tranche horaire disponible. Affiche seulement les heures de travail. Redéfinit le jour et l heure de début. Redéfinit le jour et l heure de fin. Périodicité Configure un événement récurrent (voir page 23). Annuler les participants Légende Zoom Enlève tous les participants dans la liste. Affiche la disponibilité pour chaque élément. Agrandit ou réduit l affichage. 15

24 Consultation de la disponibilité des participants et des ressources Le menu Planification vous permet de consulter la disponibilité avant d envoyer la proposition. Par exemple, lorsque vous créez la demande de réunion et invitez des participants, la disponibilité pour chaque participant et ressource est récupérée du serveur Meeting Maker et s affiche dans le menu Planification. Une description des éléments dans le menu Planification se trouve page Créez un événement/une demande de réunion, page 11. Pour ouvrir une activité existante, dans la vue Calendrier, cliquez avec le bouton droit sur l activité et cliquez sur Ouvrir. Le menu Rendez-vous apparaît. 2 Cliquez sur l onglet Planification. Le menu Planification apparaît, page 15. Vous pouvez maintenant consulter la disponibilité, modifier l heure de l activité, et ajouter ou retirer des participants. Remarque : Les utilisateurs trouvés dans la catégorie Contacts Outlook sont des participants externes et leurs agendas ne sont pas stockés sur le serveur Meeting Maker : l icône Aucune information s affichera pour ces participants dans le menu Planification. Modification d événements Vous pouvez modifier les événements depuis le menu Planification. Lorsque vous modifiez un événement existant, la nouvelle instance de l événement remplace l instance originale sur votre calendrier. Si le changement concerne un participant externe, qui n utilise pas Meeting Maker, un message sera envoyé au participant avec une pièce jointe ical. Les participants internes reçoivent un message dans leur boîte de réception, indiquant que l événement a été modifié. Remarque : Vous pouvez modifier seulement les événements que vous avez crées. Pour proposer une date ou heure différente de celle indiquée dans la demande de réunion, utilisez la boîte Inclure des commentaires lorsque vous acceptez ou déclinez l invitation. Pour modifier l heure de l activité 1 Ouvrez l événement. Le menu Rendez-vous apparaît. 2 Cliquez sur Planification. Le menu Planification apparaît. (Page 15). 3 Dans les champs Début et Heure de fin, cliquez sur la flèche déroulante pour sélectionner la date et les heures. Un petit calendrier semblable à celui-ci apparaît : 16

25 Manuel d utilisation du Client MMCO La date encadrée en rouge indique la date actuelle. Un cercle ombré indique la date de l activité. 4 Cliquez sur la date désirée. 5 Cliquez sur le menu déroulant approprié pour modifier l heure de début ou l heure de fin. 6 Cliquez sur Envoyer. Pour enlever un participant 1 Cliquez sur l événement. 2 Cliquez sur Planification. Le menu Planification apparaît. (Page 15). 3 Cliquez sur Ajouter d autres personnes. 4 Dans le champ Obligatoire ou Facultatif, sélectionnez le nom à retirer. 5 Appuyez sur la touche <Suppression>, et cliquez sur OK. 6 Le nom disparaît du menu Planification. La réunion se retire du calendrier du participant. Pour ajouter un événement 1 Cliquez sur l événement. 2 Cliquez sur Planification. Le menu Planification apparaît. (Page 15). 3 Cliquez sur Ajouter d autres personnes. 4 Dans le champ Afficher les noms de, cliquez sur la flèche déroulante. La liste de catégories de Meeting Maker apparaît. (Page 13). 5 Sélectionnez la catégorie et le nom, et cliquez sur le bouton d état approprié. (page 14). 6 Cliquez sur OK. La disponibilité des participants se charge. 7 Cliquez sur Envoyer. Envoi d une proposition Dans le menu Activité Meeting Maker, cliquez sur Envoyer. Chaque participant reçoit un message dans sa boîte de réception. Un icône de réunion se place sur votre calendrier. Remarque : Si l invitation concerne un participant externe, un message sera envoyé au participant avec une pièce jointe ical (La pièce jointe icalendar contient l ordre du jour de la réunion). Cliquez sur Envoyer pour envoyer la proposition. 17

26 Le menu Suivi L onglet Suivi apparaît sur le menu Activité Meeting Maker après avoir envoyée la demande de réunion. Utilisez le menu Suivi pour étudier les réponses des participants à votre réunion et pour afficher tous les commentaires privés et envoyés par les participants. Consulter les réponses des participants Lorsqu un participant répond à une demande de réunion, un message arrive dans votre boîte de réception indiquant que le participant a répondu à votre proposition. Vous pouvez ouvrir le message pour consulter la réponse et utiliser le menu Suivi pour consulter les réponses des participants. 1 Ouvrez l événement dans le vue Calendrier. Le menu Activité Meeting Maker apparaît. 2 Cliquez sur Suivi. L écran ci-dessous apparaît. Afficher les commentaires privés Lorsqu un utilisateur Meeting Maker reçoit votre demande de réunion, le participant a la possibilité de vous envoyer des commentaires privés. Si le participant vous envoie des commentaires privés dans la réponse, vous pouvez les afficher depuis le menu Suivi. 1 Ouvrez l événement dans l affichage du calendrier. 2 Cliquez sur Suivi. Le menu Suivi apparaît. (Montré ci-dessus). 3 Sélectionnez le participant. Les commentaires du participant s affichent sous le champ Commentaires. 18

27 Réponse à une demande de réunion Manuel d utilisation du Client MMCO Lorsque vous recevez une demande de réunion, un message arrive dans votre boîte de réception. Si la demande de réunion vient d un utilisateur Meeting Maker, vous pouvez ajouter des commentaires privés dans votre réponse. Si la demande de réunion vient d un participant externe, consultez la page 19. Pour répondre à une demande de réunion 1 Ouvrez la demande de réunion ou la notification. La demande de réunion s affiche. 2 Cliquez sur l un de ces boutons : Accepter,, Accepter avec commentaires,, ou Décliner,. Cliquez sur Accepter,, pour accepter l invitation sans envoyer des commentaires. Cliquez sur Accepter avec commentaires,, pour accepter et envoyer des commentaires à l organisateur de la réunion. Cliquez sur Décliner,, pour décliner l invitation et envoyer à l organisateur de la réunion. Si vous cliquez sur Accepter avec commentaires,, ou sur Décliner,, une boîte de dialogue Commentaires s affiche. 3 Entrez vos commentaires, et puis cliquez sur OK. Vos commentaires apparaissent dans le menu Suivi pour l organisateur. Pour répondre à une demande de réunion externe 1 Double-cliquez sur le message dans votre boîte de réception. Le message s ouvre avec un icône icalendar dans le champ Pièce jointe. 19

28 2 Double-cliquez sur l icône icalendar. L ordre du jour de la réunion s ouvre. 3 Dans le champ Ordre du jour, entrez vos commentaires. Cliquez sur Répondre pour répondre à la demande de réunion. 20

29 CHAPITRE 4 : CONFIGURATION D ÉVÉNEMENTS Les événements de base sont composés d un objet, d un emplacement, d une heure, d une date, et de participants. Vous pouvez configurer des événements avec ces options disponibles sur le menu Activité Meeting Maker, page 12 : Événement de journée entière Marquer la disponibilité Rappel Périodicité Réunion en ligne Consulter l aide en ligne de Microsoft Outlook Planification d un événement de journée entière Un événement de journée entière est une activité qui ne comporte pas de participants et qui dure au minimum 24 heures, de minuit à minuit dans le fuseau horaire local. Sélectionnez Événement de journée entière pour prévoir des activités personnelles ou du temps personnel, telles que des jours fériés/congés, des vacances, absence du bureau, anniversaires, etc. 1 Créez ou ouvrez un événement, page Sélectionnez Événement de journée entière. Le bouton Inviter des participants n est pas disponible (désactivé), ceci indique que vous ne pouvez pas inviter des participants à un événement de journée entière. 3 Cliquez sur Enregistrer et fermer. L événement s affiche dans votre calendrier comme une manchette, tel que montré ci-dessous : 21

30 Affectation de votre disponibilité Lorsque vous créez un événement dans votre calendrier, vous pouvez définir des critères de disponibilité pour information à d autres personnes. 1 Créez ou ouvrez un événement, page Dans le champ Disponibilité, cliquez sur la flèche déroulante. L écran ci-dessous apparaît. 3 Sélectionnez votre disponibilité. Remarque : Meeting Maker ne supporte pas les états Provisoire ou Absent(e) du bureau. Si vous sélectionnez Provisoire ou Absent(e) du bureau, un message d avertissement s affiche, indiquant que l état Provisoire est traité comme libre et Absent(e) du bureau est traité comme occupé(e) dans votre calendrier. 4 Cliquez sur OK pour fermer l avertissement. 5 Cliquez sur Enregistrer et fermer. Conseil : Vous pouvez ouvrir un événement existant à tout moment pour modifier votre disponibilité. Définition d un rappel 1 Créez ou ouvrez un événement, page Dans le champ Rappel, cliquez sur la casse à cocher et cliquez sur la flèche déroulante. L écran ci-dessous apparaît. 3 Sélectionnez l heure de rappel. 4 Cliquez sur Enregistrer et fermer. Remarque : Les rappels dans Microsoft Outlook ne synchronisent pas avec le serveur Meeting Maker. Vous devez localement configurer les rappels si vous restaurez votre système. 22

31 Définition de la périodicité d un événement Manuel d utilisation du Client MMCO Vous pouvez configurer la périodicité d un événement de sorte qu il se répète à des intervalles quotidiens, hebdomadaires, mensuels, et annuels. Lorsque vous planifiez un événement récurrent, tenez compte des éléments suivants : Vous ne pouvez pas modifier ou annuler des répétitions individuelles d une manchette périodique (événement de journée entière). Vous pouvez modifier et annuler des répétitions individuelles d un événement récurrent (auquel les participants ont été invités). Les invités Meeting Maker sont avertis par un message. 1 Créez un nouvel événement ou ouvrez un événement existant. 2 À partir du menu Actions, cliquez sur Périodicité, ou cliquez sur le bouton Périodicité. La boîte de dialogue Périodicité du rendez-vous s affiche. 3 Dans le volet gauche de Périodicité, sélectionnez une de ces options : Quotidienne Hebdomadaire Mensuelle Annuelle 4 Dans le volet droit de Périodicité, précisez la périodicité. Remarque : Meeting Maker ne supporte pas certaines périodicités. Veuillez consulter page 30 pour plus d informations. Un avertissement s affiche si vous sélectionnez une périodicité qui n est pas supportée. 5 Dans le champ Début, cliquez sur la flèche déroulante pour sélectionner la date de début. 6 Sélectionnez une date de fin. 7 Cliquez sur OK > Envoyer. Configuration d événements 23

32 CHAPITRE 5 : PERSONNALISATION DES OPTIONS L installation de MMCO ajoute un onglet Meeting Maker dans le menu Options de Microsoft Outlook. 1 Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Outils > Options > Meeting Maker. L onglet Meeting Maker s affiche. Le champ État indique l état de la connexion. Utilisez le menu Meeting Maker pour accéder et modifier les paramètres de connexion, consulter l état du système, configurer la planification de synchronisation, et consulter le fichier journal des erreurs. Consultez la section "Affichage du fichier journal des erreurs" pour en savoir plus. 24

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