CRITERES D ACCEPTATION ET DE REJET DES ECHANTILLONS BIOLOGIQUES

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1 CRITERES D ACCEPTATION ET DE REJET DES ECHANTILLONS BIOLOGIQUES CRITERES D'ACCEPTATION ET DE REJET DES ECHANTILLONS Ref : PTO-5300-PANA Version : 02 Applicable le : Imprimé par/le : / 12:43:55 Date d'application : Date d'archivage : - Dernière révision - Prochaine révision Rédaction Vérification Approbation Diffusion Site concerné Service concerné Fonctions concernées (personnel) Dernière modification Référence source Thème utilisé pour la référence Processus utilisé pour la référence Localisations Description du document (A) PRELEVEMENTS(18) / SECRETARIAT(17) Agent de laboratoire, Biologiste Médical, Cadre de santé, Secrétaire, Technicien de Laboratoire Motif : révision pour diffusion Pages Modifiées : PTO-5300-PANA B Processus préanalytiques Pré analytique ENREGISTREMENT PRELEVEMENTS Historique des modifications Référence Diffusé le Archivé le Pages modifiées Motif PTO-5300-PANA PTO-5300-PANA révision pour diffusion Page 1 sur 6

2 OBJET ET DOMAINE D APPLICATION: Ce protocole s adresse aux préleveurs et aux prescripteurs. Il liste les critères incontournables pour l obtention de prescriptions et de prélèvements d échantillons biologiques conformes. DOCUMENTS ASSOCIES REFERENCES - Manuel de prélèvements - Procédure pré analytique - Gestion des rajouts d examens - Acheminement des échantillons au laboratoire et conditions de transport - Norme NF EN ISO Réglementation ADR RESPONSABILITES Chaque acteur du laboratoire (secrétaire, préleveur, technicien et biologiste) peut détecter et enregistrer une non-conformité relative à l acceptation d échantillons biologiques. Seul un biologiste peut déroger aux critères définis d acceptation ou de refus. - Page 2 sur 6

3 LISTE DES NON-CONFORMITES : ACCEPTATION OU REJET DES ECHANTILLONS Origine de la non-conformité CIRCONSTANCES IMPACT ACCEPTATION ACTIONS CURATIVES DEROGATIONS Identité du patient Identification absente ou illisible des échantillons Discordance d identité entre prescription (le bon de demande) et les échantillons fournis Erreur d étiquetage dans le découvert grâce à aux résultats discordants avec les antériorités Identité incomplète Bon de demande : - Identification absente ou illisible - Absence de prescription La nature et/ou la localisation ne sont pas précisées, pour les examens de bactériologie OUI si engagement du préleveur sur la validité de l échantillon lorsque l échantillon est précieux ou irremplaçable * (modification d'identification) Appel le bureau des entrées pour régularisation Bon de demande d examen et prescription externe Absence de l heure et/ou de la date de prélèvement Absence du nom du préleveur Absence du nom du médecin prescripteur clinique pour régularisation Absence de l unité fonctionnelle d hébergement Absence de la signature du préleveur pour les examens d Immuno-hématologie Demande Examen non réalisé en garde et devant être OUI si entente biologiste et - Page 3 sur 6

4 d examens techniqué rapidement (exemple : VS) prescripteur Examen redondant Examen non pertinent Conditions d acheminement Prélèvement Non-respect des conditions de stockage de l échantillon : température, lumière Délai d acheminement dépassé Préconisations de prélèvement non respectées : à jeun.. NON Absence d échantillon ou contenant inadapté à l examen prescrit Quantité insuffisante d échantillon Récipient détérioré ou mal fermé : analyses irréalisables Conditions d hygiène non respectée : emballage souillé, contenant non étanche. clinique OUI si entente biologiste et prescripteur lorsque l échantillon est précieux ou irremplaçable * NON NON OUI, priorisation des examens par le prescripteur si possible OUI si l échantillon est précieux ou irremplaçable * Présence d un coagulum dans tubes EDTA ou citraté Présence d une bulle d air dans la seringue des gaz du sang Prélèvement très hémolysé ou très lactescent Prélèvement dilué par la perfusion clinique OUI pour analyses non sensibles à l interférence OUI à l appréciation du biologiste - Page 4 sur 6

5 Absence du produit administré et des heures de prélèvements lors des épreuves dynamiques OUI laissé à l appréciation du biologiste si prélèvement précieux ou irremplaçable * Traitements anticoagulant non renseignés Renseignements cliniques et thérapeutiques Documents associés à la demande Notion d urgence Absence du volume urinaire ou poids du patient Médicaments : posologie et l heure de la dernière prise Bactériologie et virologie : Antibiothérapie éventuelle, immunodépression, voyage Parasitologie et mycologie : origine géographique, déplacements et séjours effectués (date et durée), immunodépression, antécédents pathologiques, signes cliniques. Absence des formulaires de consentement ou incomplets Sachet rouge et bon de demande non coché urgent Bon coché sans sachet rouge clinique pour régularisation Appel si impact Mais possible défaut de prise en charge * Liste des échantillons primaires irremplaçables ou critiques : Prélèvement per-opératoire Calcul rénal Brossage pulmonaire Aspiration bronchique et LBA Liquide de ponction Hémocultures LCR Moelle osseuse Prélèvements des nouveaux-nés - Page 5 sur 6

6 Bilan urgent du SMUR - Page 6 sur 6