ADMINISTRATION GÉNÉRALE

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1 Plan de classification des documents 01 ADMINISTRATION GÉNÉRALE HISTOIRE ET CONSTITUTION Histoire de la C.S. et de ses établissements Constitution de la C.S. et de ses établissements Loi constituante et charte Identification visuelle Territoire scolaire Annexion, intégration et regroupement Acte d établissement Fondation C.S. et lettres patentes ÉLECTIONS SCOLAIRES Élections scolaires générales Gestion de la planification et du contrôle des élections scolaires Liste électorale Processus électoral Déroulement du scrutin Financement électoral Contestation d élections Élections scolaires partielles Gestion de la planification et du contrôle des élections scolaires Liste électorale Processus électoral Déroulement du scrutin Financement électoral Contestation d élections STRUCTURE ET ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET POLITIQUE Structure administrative Organigramme Délégation de pouvoirs et de signature Mandats et responsabilités Recueils administratifs Règlements et politiques de la C.S Directives, normes et procédures de la C.S Référendums et consultations publiques Éthique et déontologie 1

2 01.04 PLANIFICATION ET ÉVALUATION ADMINISTRATIVE Planification Objectifs, orientation Planification opérationnelle (plan d action, planification des activités, plans triennaux, plans de Mission et valeurs direction, plan stratégique, projet éducatif) Convention de partenariat et de gestion Déclaration de services aux citoyens Évaluation administrative Rapports d activité (rapports annuels et rapports de gestion) / Reddition de comptes Études et statistiques Évaluation institutionnelle Enquête interne et sondage CONSEILS, COMITÉS ET RÉUNIONS Conseil des commissaires Comité exécutif Conseil d établissement Comités consultatifs (transport, EHDAA, de gestion) Tables de concertation, comités spéciaux et groupes de travail Comités extérieurs à la C.S Comités formés selon les conventions collectives Réunions administratives 02 LÉGISLATION ET AFFAIRES JURIDIQUES LOIS ET RÈGLEMENTS Lois Règlements Décrets Avis publics Instruction du MELS AFFAIRES LÉGALES Avis juridiques demandés par la C.S Réclamations, poursuites, jugements, sentences et quittances Procédures judiciaires par l organisme Procédures judiciaires contre l organisme 2

3 02.03 ASSURANCES / RESPONSABILITÉ CIVILE Police d assurances / Responsabilité civile Réclamations Assurances Rapports d accidents Rapports d incidents ENTENTES, CONVENTIONS ET CONTRATS Ententes, conventions et contrats sur des biens ou services Ententes, conventions et contrats sur des construction ou rénovations majeures Protocoles d entente ACCÈS AUX DOCUMENTS ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Contrôle de l accès aux documents et de la protection des RP Registres de communication de renseignements Registres de consultation - Archives Fichiers des RP Consultation des RP Rectification des RP Transmission des RP Accès aux documents Demande d accès aux documents publics Demande d accès aux documents personnels DROIT D AUTEUR Droit d auteur de la C.S Dépôt légal PLAINTES ET SUGGESTIONS Demande de révision de décision Plaintes 03 COMMUNICATIONS ET RELATIONS PUBLIQUES PLANIFICATION ET REPRÉSENTATION Plan de communication Activités promotionnelles Campagne publicitaire LIAISON ET CIVILITÉ Accueil et invitation Vœux / Remerciements / condoléances 3

4 03.03 CÉRÉMONIES OFFICIELLES ET ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX Cérémonies officielles Cérémonies d anniversaires Inauguration Prix / mentions / hommages Discours et conférences Livre d or RELATIONS AVEC LES MÉDIAS Conférence de presse Communiqués de presse Entrevues avec les médias Revues de presse RELATIONS EXTERNES ET INTERNES Relations avec des organismes gouvernementaux Relations avec des organismes parapublics et publics Relations avec des organismes privés Relations internes PUBLICATIONS Élaboration des publications Production des publications Diffusion des publications Publications de la C.S. 04 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES PLANIFICATION DES RH ET GESTION DES EMPLOIS Planification des RH (comprend les prévisions sur les départs à la retraite, les profils de compétences, le plan de relève, Loi 20) Analyse des postes - Évolution des postes (comprend suivi des effectifs, postes vacants, poste à abolir, gel de Priorité en emploi recrutement, détermination de l effectif et le plan d effectif, description, Égalité en emploi de postes et de tâches l évaluation des postes) Antécédents judiciaires Statistiques de gestion Recrutement Demande d emploi / Offre de service Ouverture de poste / Affichage de poste / Concours de recrutement (comprend descriptions d emplois, liste des non Banque de candidatures / Dotation admis, candidats déclarés aptes, liste des candidats admis à l examen, candidats 4

5 Accueil et intégration hors délais, absents lors de l examen, ayant échoué à l examen, copie d examens MOUVEMENTS DE PERSONNEL écrits et oraux, feuilles de réponse, questionnaires, brouillons, recrutement des Affectation du personnel / Sécurité en emploi / Mise en disponibilité recruteurs, entrevue de groupe.) Cessation d emploi Prêts de services Libération syndicale annuelle Mise à pied cyclique Listes des employés DOSSIER DE L EMPLOYÉ ET DU STAGIAIRE Dossier de l employé Carrière (comprend rachat de service, régime de rentes, demande d assurance-salaire longue durée, suspension) Dossier de l employé Santé Assurance-salaire Invalidité (motif d invalidité) Accidents de travail - CSST Plaintes d harcèlement et médiation Retrait préventif AVANTAGES SOCIAUX Gestion des banques (remboursement maladies monnayables, demande de transfert et de banque) Vacances et congés Assurances collectives (comprend assurances-salaire longue durée) RÉMUNÉRATION Absence et paiement sur pièce Ajustement des salaires Ajustement des salaires causé pour absentéisme Assurance-salaire CSST-Accident de travail Retrait préventif - Réaffectation Congé sabbatique à traitement différé Congés sans traitement à temps partiel Congés sans traitement à temps plein Autres paiements (comprend compensation pour élève excédentaire, maître-associé, e, compensation EHDAA, comités divers) Calcul de paie Déductions diverses Feuillets fiscaux CARRA Relevé d emploi Remboursement de dépenses encourues dans le cadre de l emploi 5

6 Frais de scolarité FORMATION ET PERFECTIONNEMENT Programmes de formation - perfectionnement Demandes et autorisation de formation perfectionnement RELATIONS DE TRAVAIL Syndicats et associations Négociations Négociations nationales Négociations locales Conventions collectives Ententes nationales Ententes locales Décrets et règlements du gouvernement Plan de classification des ressources humaines Conflits de travail Griefs / sentence arbitrale / Ententes ou règlements hors cour Lock-out / Grève / Commissaires du travail Médiation collective (médiation comprenant plusieurs employés) SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL Programme de santé et de sécurité au travail Prévention accidents de travail / maladies professionnelles Harcèlement Programme d aide aux employés Qualité de vie au travail (activité sociale) 05 GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES BUDGET Planification, préparation et approbation budgétaire Règles budgétaires / Paramètres Budget approuvé Révision du budget Ajustement du budget Contrôle du budget 6

7 05.02 COMPTABILITÉ Registres, livres et listes comptables Revenus Subventions Autres revenus Réclamation de TPS et TVQ TAXE SCOLAIRE Imposition de la taxe scolaire Recouvrement de la taxe scolaire DÉPENSES GESTION BANCAIRE Opérations bancaires Emprunts et mouvement de fonds VÉRIFICATION FINANCIÈRE EXTERNE ET ÉTATS FINANCIERS 06 GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES GESTION DES RESSOURCES MOBILIÈRES Acquisition et disposition de biens meubles Prêt, disposition et location de biens meubles Inventaires des biens meubles Entretien et réparation des biens mobiliers GESTION DES RESSOURCES IMMOBILIÈRES Acquisition et disposition des biens immeubles et des terrains Acquisition et disposition des biens immeubles Acquisition et disposition des terrains Titres de propriété Prêt et location des biens immeubles Construction, aménagement, rénovation et réparation des biens immobiliers Projets d aménagements / réaménagements / transformations fonctionnelles Projets de rénovation / Réfection Projets de construction Entretien et réparation des biens immobiliers Entretien préventif des biens immeubles Entretien physique des biens immeubles 7

8 Conciergerie et entretien ménager Enlèvement des rebuts Sinistres des immeubles Réparation et entretien en régie interne Entretien et aménagement des terrains Entretien régulier de terrain Déneigement, épandage d abrasif, entretien d hiver Inventaire des immeubles ENVIRONNEMENT ET GESTION DE L ÉNERGIE Énergie Eau Matières énergétiques Qualité de l air Environnement VÉHICULES Gestion des véhicules Utilisation des véhicules Entretien et réparation des véhicules SÉCURITÉ Protection et sécurité Système de sécurité Contrôle / Inspection / Vérification / Surveillance Codes de sécurité Programmes de sécurité Plans de mesures d urgence / Évacuation Mesures spéciales : personnes handicapées Matières dangereuses 07 GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES ET TECHNOLOGIQUES GESTION DOCUMENTAIRE Création et diffusion des documents Inventaires et acquisition des documents Classification et classement des documents Plan de classification des documents Classement des documents 8

9 Conservation et protection des documents Calendrier de conservation des documents Élimination des documents Transfert des documents Changement de support d information Repérage des documents Circulation des documents Index des documents Entreposage des documents Localisation des documents Conditions ambiantes dans les dépôts Gestion électronique des documents Gestion des documents actifs, semi-actifs et inactifs Gestion des documents essentiels GESTION DES IMPRIMÉS Gestion des formulaires et création de documents administratifs Reprographie Gestion des photocopieurs GESTION WEB Site Internet Intranet GESTION DES TÉLÉCOMMUNICATIONS, COURRIERS ET MESSAGERIES Télécommunications Courriers et messageries GESTION DES SYSTÈMES ET DES TECHNOLOGIES DE L INFORMATION Logiciels et systèmes Gestion des systèmes Gestion des logiciels et des licences Projets informatiques Programme maison Sécurité des systèmes informatiques Plan de relève des systèmes informatiques Gestion de la sécurité informatique Prise de copie de sécurité 9

10 08 GESTION DE L ORGANISATION SCOLAIRE PLANIFICATION ET ORGANISATION SCOLAIRE Planification et organisation scolaire Horaire des cours Calendrier scolaire Grilles-matières Programme institutionnel Entrée scolaire et accueil Agenda / Guide de l élève / Photo de l élève Journées pédagogiques Planification des activités éducatives et de développement pédagogique (réussite éducative, classer ici ÉÉR) Modalités de fonctionnement des établissements EFFECTIF SCOLAIRE Bassins d alimentation Prévision des clientèles scolaires Déclaration des effectifs scolaires au 30 septembre ADMISSION ET INSCRIPTION Admission et inscription des élèves Critères d admission et d inscription Demande d admission / Fiche d inscription Choix de cours (cette section est classée au dossier scolaire de l élève) Frais généraux (cette section est classée au dossier scolaire de l élève) Fréquentation scolaire (arrivée / départ) (cette section est classée au dossier scolaire de l élève) Contrôle des absences et des présences Transferts des élèves entre établissements Départ /Abandon / Décrochage / Suspension / Expulsion Scolarisation à la maison Entente avec une C.S. extérieure Dérogations ÉVALUATION DES APPRENTISSAGES / INSTRUMENTS DE MESURE Évaluation des apprentissages Examens et tests pédagogique (originaux) Copies d examens et travaux des élèves Horaire des examens Cours d été / Cours de récupération 10

11 Résultats scolaires (cette section est classée au dossier de l élève) Sanction des études Normes et modalités Classement / Équivalences / Reconnaissance des acquis (cette section est classée au dossier de l élève) Classement et test de classement des élèves Équivalence Reconnaissance des acquis Attestation / certification DOSSIERS DE L ÉLÈVE Dossier scolaire de l élève Journaux d appel et registres de classe Dossiers d aide particulière Dossiers professionnels Dossier disciplinaire 09 GESTION DE L ENSEIGNEMENT ET DE LA FORMATION PROGRAMMES D ENSEIGNEMENT OU DE FORMATION DU MINISTÈRE Programmes de formation de l école québécoise Programme de la formation générale des adultes Programme de formation professionnelle PROGRAMMES SPÉCIAUX ET PROJETS PARTICULIERS Programmes spéciaux et ceux développés par la C.S Autorisation d option d enseignement SERVICES DE FORMATION DES ADULTES SERVICES DE FORMATION AUX ENTREPRISES, SUR MESURE ET À LA MAIN-D ŒUVRE MOYENS D ENSEIGNEMENT Matériel didactique Manuels scolaires et cahiers d exercices Documentation imprimée Bibliothèque / Médiathèque PROGRAMMES ET MESURES D AIDE 10 GESTION DES SERVICES À L ÉLÈVE SERVICES COMPLÉMENTAIRES (classer ici PRES) 11

12 10.02 SERVICES PARTICULIERS Accueil et francisation Cours à domicile SERVICES DE SANTÉ ET SERVICES SOCIAUX SERVICES ALIMENTAIRES SERVICE D AIDE VIE ÉTUDIANTE TRANSPORT SCOLAIRE Gestion du transport Demandes de transport / Circuits / Parcours / Horaire Plaintes Dossier des transporteurs Listes des transporteurs Relevés de parcours (kilométrage) Directives aux transporteurs Assurances des transporteurs / Cautionnement Accidents Formations Associations Antécédents judiciaires Mesures gouvernementales Gestion du réseau Gestion de la sécurité en transport scolaire Licences de radiodiffusion SERVICE DE GARDE Inscription et fréquentation Dossier de l élève au service de garde Registre de présence Déclaration au MELS des clientèles inscrites aux journées pédagogiques Liste des enfants inscrits Organisation du service de garde Règles de fonctionnement Planification et programmes d activités du service de garde Documents remis aux parents 12

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