CREATION D UN GRAND EVENEMENT

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1 CREATION D UN GRAND EVENEMENT LE GALA D ARTS MARTIAUX GONZALO HERRERO NADEGE COUCAUD

2 CREATION D UN GRAND EVENEMENT POURQUOI? OU? QUAND? COMMENT?

3 CREATION D UN GRAND EVENEMENT POURQUOI?

4 POURQUOI CRÉER UN GRAND EVENEMENT? 1. Anniversaire du club. 2. Action de communication.

5 CREATION D UN GRAND EVENEMENT OU?

6 UNE SALLE DE SPORTS Vérifier le calendrier du comité de la ligue et de la fédération. Vérifier les calendriers des autres disciplines sportives utilisatrices. Demander l autorisation à la Mairie pour l utilisation d une salle municipale.

7 UNE SALLE DE SPECTACLES Vérifier le calendrier du comité de la ligue et de la fédération. Vérifier les dates libres de la salle de spectacles et procéder à la location de la salle. Demander le prêt de plantes vertes pour décorer le club house et l entrée de la salle

8 CREATION D UN GRAND EVENEMENT QUAND?

9 Début de saison L idéal pour effectuer une très bonne promotion de son club. Inconvénient : tous les adhérents ne sont pas encore revenus dans le club. Pas beaucoup de temps pour organiser les répétitions des démonstrations prévues.

10 Durant la saison Au milieu du deuxième trimestre. Le club a fait le plein et les adhésions nouvelles ne sont pas significatives. Plus de quatre mois de répétitions permettent de présenter un programme au point.

11 En fin de saison Idéal pour que le programme présenté soit réglé comme du papier à musique. Inconvénient majeur : la saison arrivant à son terme les personnes séduites doivent attendre deux mois pour rejoindre votre club et entretemps peuvent découvrir une autre activité durant l été.

12 En début d après midi Prévoir un goûter pour les enfants à servir à la fin du gala, décompter et commander. Prévoir un verre de l amitié pour les adultes décompter et commander. Prévoir un repas avec les dirigeants et les champions retenir un restaurant.

13 En soirée Prévoir un repas ou un lunch sur le site à la fin du gala. Prévoir un nombre de convives et consulter des traiteurs. Repas dans un restaurant. Procéder au décompte et réserver. Privilégier si possible le repas sur le site.

14 CREATION D UN GRAND EVENEMENT COMMENT?

15 Décision de créer l événement Organiser une ou plusieurs réunions du Comité Directeur de l association pour prendre la décision. Obtenir de préférence une large majorité voire l unanimité pour se lancer dans l organisation d un tel événement. Présenter au Comité Directeur un budget prévisionnel de préférence pessimiste.

16 Elaboration de l organisation Etablir une liste exhaustive des taches à accomplir pour l organisation d un gala. Commencer la répartition des taches entre les élus de l associations. Ne pas hésiter à faire participer les parents aux besoins de la logistique.

17 Demander les autorisations Transmettre l autorisation de la Ligue à la Fédération. Demande du prêt du tapis départemental. Demande prêt du tapis des hautes Pyrénées. Demande de mise à disposition de champions. Demande si possible d un animateur fédéral.

18 CREATION D UN GRAND EVENEMENT ORGANISATION ADMINISTRATIVE

19 Déclarations à faire a) Impôts b) SACEM

20 2) Assurances Prendre une assurance complémentaire pour un ou deux jours afin de couvrir les risques encourus sur la salle de spectacles, la transmettre dès obtention.

21 Préparer le programme Dès que les autorisations sont obtenues. Dès que le prêt des tapis est accordé. Dès que la salle de sports ou de spectacle est retenue. Commencer à préparer le déroulement du gala en commençant par l élaboration du programme et la désignation de la personne chargée dans les coulisses de s assurer que les groupes sont prêts à entrer en scène dans le bon ordre.

22 Avec uniquement les membres du club Informer tous les adhérents et tous les parents de l organisation d un gala d arts martiaux avec uniquement les membres du club. Préparer et chronométrer une ou plusieurs démonstrations pour chaque activité. Organiser des répétitions au club. Etablir le dessin du tapis qui sera installé dans la salle. Organiser si possible une répétition générale sur le lieu du gala.

23 Avec de grands champions Annoncer à tous les membres du club et aux parents l organisation d un gala avec la participation de champions de judo et de jujitsu Demander aux intervenants la durée précise de leur démonstration. Insérer chaque démonstration dans le programme initial du gala. Prévoir si possible une démonstration avec deux champions ensemble.

24 Avec d autres clubs d arts martiaux Exiger un chronométrage exact des démonstrations des autres clubs. Insérer harmonieusement les différentes démonstrations, essayer de ne pas mettre du jujitsu avant ou après du karaté. Si le karaté prévoit une démonstration de casse prévoir le temps nécessaire au balayage du tapis.

25 Faire la promotion du gala Pour la promotion du gala, demander à la fédération le nom des champions missionnés Informer les médias, organiser une conférence de presse afin d obtenir un article présentant le gala. Informer tous les clubs de la ligue et des clubs hors ligue mais limitrophes d un entrainement de masse dirigé par les champions par et d un stage régional de jujitsu avec la participation de l Equipe de France. Créer : des bons de commande de billets pour les clubs, des courriers d envoi des billets aux clubs, et des reçus de règlement des clubs. Prévoir la vente de billets par les circuits FNAC et TICKETNET.

26 Prévoir les invitations Aux élus locaux, Aux personnalités fédérales, Aux clubs locaux, A vos sponsors.

27 Déroulement du gala L animateur prend la parole pour ouvrir le gala. Prévoir un discours très court d ouverture. L animateur reprend la parole et annonce le début du gala par la présentation de tous les participants. A la fin du salut général tout le monde se retire à l exception de ceux qui présentent la première démonstration.

28 3) Communication a) Journaux : organiser un petit déjeuner conférence de presse pour annoncer l événement et réserver les interviews avec les champions. b) Prévoir des affiches et/ou affichettes annonçant le gala. Consulter des imprimeurs, définir le nombre d affiches et les partenaires participants aux frais. c) Etablir un programme du gala avec la présentation du club, les photos des différents cours du club des champions et les encarts des partenaires.

29 4) Communication post gala Prévoir la réalisation d un DVD du spectacle. Consulter les entreprises ou associations spécialisées dans ce type de création. Prévoir une liste de remerciements à inclure dans le DVD. Envoyer un article pour une insertion dans Judo Magazine avec de préférence une photo réussie.

30 Remerciements Merci à tous pour votre écoute et maintenant au travail

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