Guide d orientation du conseil d administration. Version 1 Janvier 2010 Swimming Natation Canada 2010

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1 Guide d orientation du conseil d administration Version 1 Janvier 2010 Swimming Natation Canada 2010

2 Sujets Objectif de l orientation Historique de la gouvernance de SNC Présentation du conseil d administration actuel Règlements Politiques du conseil d administration Comités du conseil d administration Rôle du DG Engagement des parties prenantes Ressources

3 Objectif Le guide d orientation vise: Donner aux membres du conseil d administration l information précise dont ils ont besoin pour remplir leur rôle dans l organisation. Établir une relation de travail entre les membres du conseil d administration qui promouvoit un soutien et une entente constants sur comment ils rempliront leur rôle. Faciliter la conduite de l orientation du conseil d administration sur une base annuelle.

4 Historique de la gouvernance de SNC Diminution des performances avant et aux Jeux olympiques Plusieurs tentatives ont échoué avant 2004 pour redonner vie à l organisation; évitant toujours une révision de la gouvernance. Pointage du doigt à l interne et une période de quatre ans sans un directeur général Perte de confiance exprimée publiquement en Natation Canada; par les athlètes, entraîneurs, clubs, fournisseurs de fonds et politiciens

5 Réforme de la gouvernance de SNC En 2003 le conseil d administration a demandé un avis indépendant, a accepté la responsabilité pour les problèmes et adopté les recommandations pour les changements. Réduction du conseil d administration, de 24, largement représentatifs, à 7 membres élus. Réorganisation des liens du conseil d administration avec les organisations provinciales, les entraîneurs, l équipe nationale et le personnel. Révision de toutes les politiques et procédures existantes. Embauche d un DG responsable. Engagement des parties prenantes dans un exercice intensif de planification stratégique.

6 Importantes leçons depuis la réforme Il faut un auto-examen constant et de l humilité pour changer le comportement et favoriser le leadership. Trouver un(des) mentor(s) aide le conseil d administration à soutenir la procédure de changement. Le conseil a utilisé le comité des politiques et de la gouvernance dans ce but; faire participer plusieurs membres qui ont fait partie de la réforme. En essayant de changer une culture, vous devez redéfinir les rôles et les méthodes. Quelques fois vous devez changer des personnes. Vos plus grands dénigreurs peuvent devenir vos plus grands partisans. Très peu de bénévoles ont été perdus; ils ont simplement été utilisés de manières différentes. Le rôle principal des bénévoles est d appuyer et de conseiller le DG et le personnel dans les principaux domaines stratégiques.

7 Conseil d administration actuel Les mandats au conseil ont une durée de deux ans: Brian Johnson Troisième mandat Dan Thompson Troisième mandat Anne Bell Troisième mandat David de Vlieger Deuxième mandat Dorothy Miller Premier mandat Sean Finn Premier mandat David Davidson Premier mandat [Avis: Cette liste doit être révisée chaque année et l orientation des membres du conseil doit inclure une présentation sur l historique et l expérience de chaque membre]

8 Règlements Des révisions majeures en 2004 et de nouveau en 2006; dans le cadre de la restructuration du modèle de gouvernance de SNC. Les règlements sont disponibles à: Les mandats des comités du conseil d administration, décrits dans les règlements, sont disponibles à:

9 Politiques du conseil d administration Deux catégories de politiques du conseil d administration: Celles qui guident le comportement du conseil et sa délégation des tâches au personnel Celles qui guident l organisation pour diffuser sa mission. Elles sont regroupées en trois sujets: - Affaires et gestion du risque - Politiques du programme - Finance Toutes les politiques du conseil d administration sont affichées dans le site Internet de SNC

10 Réunions du conseil d administration 6 à 8 réunions par année; Habituellement il y a trois réunions en personne par année; avant et après l AGA et une autre au printemps; les autres réunions se déroulent en appels-conférences. Les coûts (transport, hébergement et repas organisés par SNC) sont couverts pour les réunions du conseil d administration et de l AGA. On travailler aussi pour utiliser la réunion du printemps pour donner de la formation et/ou de l exposition aux parties prenantes; Le DG et le DA participent à toutes les réunions. Les procès-verbaux sont enregistrés ou pris sur place par du personnel; Le matériel pour les réunions est distribué une semaine à l avance. Les brouillons des procès-verbaux sont distribués une semaine après la réunion; ainsi que le brouillon des procès-verbaux approuvés à la réunion

11 Politique de la gouvernance du conseil d administration Déterminer les candidats éligibles Conseil d administration* Révision des politiques Directeur général* Président de SNC Comités du conseil d administration [Avis: Les politiques marquées d un * doivent être révisées en détails avec les nouveaux membres du conseil d administration.]

12 Code de conduite Le conseil d administration et les membres des comités doivent signer une entente du code de conduite chaque année. Le code de conduite est disponible dans le site Internet de SNC; Le formulaire d entente est distribué par le personnel de SNC après l AGA.

13 Comités du conseil d administration Comités permanents indiqués dans les règlements: (a) Comité de vérification et des finances; (b) Comité des politiques du programme; (c) Comité des candidatures; (d) Comité des politiques et de la gouvernance; et (e) Comité des affaires et de la gestion du risque. Comités indépendants du conseil d administration Comités ad hoc du conseil d administration.

14 Comité de vérification et des finances Le comité de vérification et des finances.. doit aider le conseil d administration à remplir ses responsabilités de surveillance en ce qui concerne la vérification et les rapports de l entreprise, les politiques financières, les stratégies et les activités et la gestion du risque financier. Cette responsabilité est accomplie en respectant les politiques approuvées qui s appliquent aux principes généralement acceptés de comptabilité (PGAC). Parmi les exemples des politiques il y a les dons de charité, la vérification et les rapports financiers.

15 Comité des politiques du programme Le comité des politiques du programme est responsable de conseiller le conseil d administration pour remplir ses responsabilités de surveillance en ce qui concerne la stratégie, les politiques, la gestion et l organisation du programme de SNC. Parmi les exemples des politiques, il y a le contrôle anti-dopage, le développement et la sélection des athlètes. Ce comité discute fréquemment des politiques avec les parties prenantes comme les entraîneurs, les officiels et les fournisseurs de fonds.

16 Comité des politiques et de la gouvernance Le comité des politiques et de la gouvernance est responsable de conseiller le conseil d administration pour remplir ses responsabilités de surveillance en ce qui concerne la planification stratégique, la gouvernance, la structure de la gouvernance, la gestion des documents et la gestion des relations. L attention de ce comité est axée sur la performance du conseil d administration plutôt que sur la performance de l organisation.

17 Comité des affaires et de la gestion du risque Le comité des affaires et de la gestion du risque est responsable de conseiller le conseil d administration sur la gestion du risque et pour remplir ses responsabilités de surveillance en ce qui concerne l administration et le soutien du programme. Le soutien du programme signifie le soutien favorable (information, technologie, influence politique) ou les ressources (financières) pour SNC. Parmi les exemples de la politique il y a: appels, confidentialité, entente avec les athlètes.

18 Rôle du président d un comité du conseil d administration Les présidents des comités du conseil d administration sont désignés par le conseil d administration Les membres sont recrutés par le président, qui peut demander l avis du conseil d administration ou des membres de l année précédente. En général, les anciens membres sont encouragés à revenir dans le comité Les membres sont approuvés par le conseil d administration Le président est responsable d établir l horaire des réunions, les ordres du jour, guider le comité pour établir ses objectifs annuels, l enregistrement des procèsverbaux et les rapports au conseil d administration. SNC fournira au président du comité un numéro d appel-conférence et un NIP exclusivement pour ce comité Les révisions des politiques du conseil d administration et le mandat du comité doivent être envoyés à khahto@swimming.ca quand ils sont approuvés par le conseil d administration Les procès-verbaux des réunions du comité doivent être remis à khahto@swimming.ca Un rapport annuel aux membres des activités du comité est exigé du président du comité avant l AGA (mi-septembre)

19 Rôle du Directeur Général Le DG est responsable, avec l encouragement entier du conseil d administration, de fournir du leadership pour établir la vision, définir les priorités, développer les politiques et créer un sens d anticipation et d action, tout en reconnaissant que cette procédure ne peut être effectuée sans en rapporter au conseil d administration ou aux partenaires de SNC. Le DG développera, pour approbation par le conseil d administration, un plan et un budget annuels, inclus dans les objectifs annuels et les mesures de la performance, qui démontrent comment le plan stratégique approuvé par le conseil d administration sera implanté et évalué. Le DG est responsable de tenir le conseil d administration bien informé. En général, cela se fait avec des rapports qui indiquent la progression du plan stratégique et la provision et l explication du matériel pertinent pour les réunions du conseil d administration. On s attend à ce que le DG soit franc dans le partage d information au sujet des problèmes et des succès de l organisation, permettant au conseil d administration de prendre des décisions responsables et informées au niveau de SNC. Le DG dirigera l administration et la gestion de SNC avec l autorité du conseil d administration. Cela inclut l implantation de toutes les politiques de SNC ainsi que les recommandations et le développement des politiques et des positions, en indiquant leurs implications pour être étudiés par le conseil d administration.

20 Comités des opérations Les comités des opérations et leurs membres sont déterminés par le DG. Les comités des opérations agissent comme agents limités du DG. Le DG donne à l avance son consentement au comité pour faire certaines choses, dans certaines limites ou paramètres. Quoi que ce soit à l extérieur de ces paramètres doit revenir au DG pour approbation préalable. Des exemples sont le comité de sélection, le comité d enregistrement national et le comité des officiels.

21 Conseils des opérations Les conseils des opérations et leurs membres sont déterminés par le DG. Un conseil agit comme un conseiller limité pour le DG, en étudiant ou en faisant des recherches sur des sujets et en faisant des rapports au DG ou à son représentant désigné. Des exemples sont le conseil des athlètes, le conseil des présidents provinciaux et le conseil des revenus/du marketing

22 Relations avec les parties prenantes Le conseil des présidents provinciaux le président de SNC, le DG et le DA sont membres du conseil avec les présidents des 10 associations provinciales Le conseil des DA provinciaux le DG et le DA sont membres de ce conseil avec les directeurs administratifs des 10 associations provinciales Nominations externes - Exemples: COC, Comité technique de l UANA, FAC

23 Ressources Bonnes politiques; bonne gouvernance Un Guide pour les organisations sportives Publié par le Centre pour le sport et la loi Formulaires de dépenses

24 Soutien du personnel Kirsty Hahto donne un soutien administratif au conseil d administration khahto@swimming.ca Mark Hahto donne du leadership administratif au conseil d administration mhahto@swimming.ca Soutien aux comités du conseil d administration: - Politiques et gouvernance Mark Hahto - Affaires et gestion du risque Mark Hahto - Vérification et finances Mark Hahto et Larry Clough - Politiques du programme Pierre Lafontaine et Ken Radford - Nominations Pierre Lafontaine