Communiqué de lancement Ligne 100 Version 13 Windows

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1 . Communiqué de lancement Ligne 100 Version 13 Windows La nouvelle Ligne 100 v13 révèle de très nombreuses nouveautés en terme de fonctions, d ergonomie, de productivité et d actualité légale. Nouvelle approche : Cette nouvelle version majeure a notamment axé son approche sur la sectorisation afin de correspondre aux besoins métiers de chaque secteur d activité. Idéal pour la prospection et le parc client : Elle rassemble donc tous les éléments nécessaires pour développer votre portefeuille nouveaux clients tout en apportant des réponses concrètes pour vos clients déjà équipés. Nouvelles versions Comptabilité 100 Windows V13.00 Comptabilité 100 Pack Windows V13.00 Comptabilité 100 Pack+ Windows V13.00 Gestion Commerciale 100 Windows V13.00 Gestion Commerciale 100 Pack Windows V13.00 Gestion Commerciale 100 Pack Services Windows V13.00 Gestion Commerciale 100 Pack Industrie Windows V13.00 Gestion Commerciale 100 Pack + Windows V13.00 Gestion Commerciale 100 Pack + Services Windows V13.00 Gestion Commerciale 100 Pack + Industrie Windows V13.00 Saisie de Caisse Décentralisée 100 Windows V13.00 Immobilisations 100 Windows V13.00 Immobilisations 100 Pack Windows V13.00 Moyens de Paiement 100 Windows V13.00 Moyens de Paiement 100 Pack Windows V13.00 Date de disponibilité : 16 février

2 SOMMAIRE Nouvelle ergonomie Refonte iconographique Liens hypertextes Gestion Commerciale Négoce : une gestion optimale et précise des livraisons Des paramétrages complets Préparations des livraisons clients Génération des préparations de livraisons Validation des préparations de livraisons Livraison des commandes clients Services : Suivre la rentabilité précise de chaque affaire Les documents internes Connaître la rentabilité d une affaire Industrie : une Gestion de fabrication avancée souple et efficace Les documents de fabrication Visualiser l ensemble des Nomenclatures La nouvelle fiche Nomenclature Gestion optimale des ressources Un simulateur de fabrication pratique Autres types d interrogations Productivité accrue Intégrer un document en 1 clic! Gestion automatique des frais de port Modèle d impression par tiers définis par défaut Date d application des tarifs Prix nets dans les gammes de remise Interrogation représentant Définition d un stock mini, maxi et emplacement Création de documents Enregistrement des conditions de règlement Récupération du résultat de la recherche en saisie Définition des comptes d écart pour les factures issues des ventes comptoir La gestion de la contremarque pour les articles à nomenclature de type fabrication Actualité légale IAS/IFRS Saisie de Caisse Décentralisée Une ergonomie optimisée Vue globale et pratique de la liste des tickets Services clients amélioré : retour de marchandise Offrir aux clients des facilités de paiement en permettant le versement d un acompte Un traitement des règlements clients facilité grâce à l autorisation du paiement à une caisse différente Changer de dépôt facilement Comptabilité Les normes comptables internationales IAS/IFRS Incidences comptable Application dans la Comptabilité 100 v De nouveaux types de journaux IFRS Saisie des lignes d écritures Zone géographique et Secteur d activité Impact des normes sur les états L import de fichier aux normes

3 4.2 Les normes bancaires Réaménagement de la gestion des formats Gestion de l IBAN Extraits bancaires : Gestion du libellé complémentaire (enr.05) Productivité Une gestion efficiente du recouvrement Enrichissement des capacités de tris des extraits bancaires Recherche facilitée des pièces Numérotation automatique Navigation aisée dans l interrogation de comptes Moyens de Paiement Prise en compte des normes IAS/IFRS Spécificités bancaires Norme bancaire : gestion de l IBAN Gestion des virements : distinction entre virement de trésorerie et virement classique Gestion du tiers payeur Choisir le payeur Interrogation des tiers Immobilisations Le contexte de la norme CRC L intégration de la norme dans les Immobilisations

4 1. Une nouvelle ergonomie graphique haute en couleurs! 1.1 Refonte iconographique 5900 icônes ont été retravaillées pour créer une interface, plus intuitive et agréable à utiliser au quotidien. La première approche visuelle donne une impression de modernité, ce qui facilitera le travail d avant-vente et de démonstration produit. - Nouveaux icônes d applications Les icônes d application permettent, grâce à leur référence couleur, d identifier à la fois la marque et la gamme (biseaux verts horizontaux) et le produit (rouge Gestion Commerciale, orange Comptabilité ). - Nouveaux icônes de bureau et des fenêtres de l application - Nouveaux visuels d écran d accueil et d assistant faisant référence à la charte Sage Ligne Liens hypertextes Désormais, il est possible d accéder directement à des fonctions clés sans passer par le menu grâce à un lien hypertexte (ou html). 4

5 2. Une Gestion Commerciale enrichie et adaptée au Négoce, aux Services et à l industrie Gestion Commerciale 100 V13 bénéficie d un enrichissement fonctionnel majeur pour encore mieux répondre aux secteurs du Négoce, des Services et de l Industrie. En parallèle, elle garantit de nombreuses améliorations ainsi qu une productivité accrue. 2.1 Négoce : une Gestion optimale et précise des livraisons Faciliter le travail de l ADV/gestionnaire des ventes Possibilité de prioriser les commandes clients. Connaître les commandes livrables, partiellement livrable ou non livrable (ruptures de stock). Circuit de prélèvement des articles en stock simplifié pour le magasinier Commandes classées par emplacement dans l entrepôt. Validation des prélèvements avec alertes visuelles. Gestion du colisage Possibilité de regrouper les articles par colis. Impression automatique des étiquettes de colis Traçabilité des produits Quelles sont les commandes à livrer dans les semaines à venir? Sera t-il possible de livrer en priorité les clients les plus importants? Comment optimiser le cycle de prélèvement des articles suivant leur emplacement dans le dépôt? Autant de problématiques que pourra résoudre simplement et efficacement Gestion Commerciale 100 V13 pour l utilisateur. La Gestion des livraisons est optimisée à 3 niveaux : - lors de la préparation - sur la validation - et sur la livraison effective des commandes Des paramétrages complets (menu «A propos de») Le volet «Commercial» propose 2 onglets : Le volet «Paramètres généraux» reprend l ensemble des zones de la version précédente. Un tout nouveau volet dédié à la «Gestion des livraisons» propose différents paramétrages. Ce nouveau volet permet de lister aisément les livraisons à venir en indiquant les paramètres à appliquer. Ainsi l utilisateur pourra définir les critères personnalisés en vigueur dans son entreprise. Le délai sous lequel les commandes doivent être proposées à la livraison. Ex : Commandes à livrer sous 14 jours. Puis prioriser les commandes à l aide de 3 paramétrages. Par défaut : o Par date de livraison, o puis par la priorité client (tel client est prioritaire à tel autre) o enfin par le reliquat. o Il est possible de définir d autres critères de priorité : Montant HT de la commande (en 1 er les montant les + importants) Date de document Autres paramétrages de l onglet «Gestion des livraisons»: «Génération des préparations de livraison» Les préparations de livraison générées peuvent être regroupées : - Une préparation par BC : Une Préparation de Livraison est générée pour chaque Bon de Commande. - Une préparation par client : Chaque Préparation de Livraison peut comporter un à plusieurs Bon de Commande provenant d un même client. «Statut des préparations de livraison» (Saisi, Confirmé ou A livrer) «Gestion des reliquats» : cette zone permet la définition des paramètres de gestion des reliquats. «Quantité à livrer» cette liste déroulante permet la définition du type de quantité à livrer. Le fonctionnement est identique à la Livraison des commandes clients. 5

6 2.1.2 Préparation des livraisons clients (menu «Traitement») Cette nouvelle fonction permet de transformer les bons de commande en préparations de livraison, d imprimer les préparations de livraison générées et d imprimer un état récapitulatif des préparations de livraison. La préparation de livraison offre une étape supplémentaire dans le circuit de livraison entre le bon de commande et le bon de livraison. Visualiser en un coup d oeil les commandes à préparer Une fois les priorités et les critères de sélection des commandes à préparer définis, l utilisateur pourra consulter toutes les commandes concernées et classer des livraisons suivant l ordre des priorités retenues. L utilisateur gagne ainsi en efficacité dans sa gestion de livraison. Sélectionne ou désélectionne des commandes à préparer Affichage : liste des commandes ou commandes triées par articles 2. Recalcul des disponibilités 3. Génération des PL 1. Augmenter ou réduire le niveau de priorité du BC sélectionné Très pratique et visuel, un système d alerte visuelle par feux tricolores a été implémenté afin de déceler d un seul coup d oeil les commandes en ruptures de stock : Feux vert, livrable en totalité Orange, partiellement livrable et rouge, non livrable. Cette alerte indique les capacités de livraison de chaque commande suivant l état des stocks. Ainsi l utilisateur prendra connaissance, en temps réel, des problèmes de stocks éventuels lors des livraisons et pourra réagir rapidement en conséquence. Il est alors possible de voir le détail des commandes (en double cliquant dessus) qui poseront problèmes afin de connaître le ou les articles en indisponibilité de stock (total ou partiel). L ordre des priorités peut être modifié (1) par défaut afin que la commande d un client, qui n était pas livrable ou partiellement, soit honorée. L icône (2) «recalcule» et le stock de l article concerné lui sera prioritairement adressé. Le logiciel s adapte donc aux règles de gestion de l entreprise et l utilisateur économisera du temps en ne réalisant pas lui-même le travail de priorisation clients. Les préparations de livraisons permettent d identifier les commandes qui doivent être livrées et de déduire le cumul de stock préparé du stock réel. Ainsi, après déduction, s il n y a plus de stock sur un article, le stock réel sera alors indisponible pour une prochaine préparation. Une alerte d indisponibilité s activera car le stock sera réservé Génération des préparations de livraisons En cliquant sur le bouton «Génération des préparations de livraison» (3), on accède à certaines options :. Celles qui ont été paramétrées dans «A propos de» (le type de préparation, le statut, la souche). Options supplémentaires : - Préparation par dépôt - Impression des préparations : liste des préparation/1 page par préparation/aucune - Classement : par article/par emplacement/par priorité Impression des Préparations de livraisons pour prélèvement des articles en stock : Les entreprises du négoce ont pour caractéristiques de gérer un nombre de références importantes, plusieurs dépôts de stock et de nombreuses commandes à livrer. Il est donc important pour ces sociétés de rationaliser le prélèvement des articles en stock en optimisant le circuit de prélèvement dans le dépôt. Afin d optimiser le circuit de prélèvement dans le dépôt, une cellule «emplacement» a été ajoutée dans l onglet «Stock» des fiches articles. Lors de la génération et confirmation de livraison, il sera proposé de classer les commandes par emplacement. Cet état permettra alors au magasinier de prélever les commandes se situant aux mêmes emplacements. Le gain de temps dont bénéficiera l utilisateur en priorisant automatiquement les clients et en optimisant son circuit de prélèvement, le rendra plus productif puisqu il réduira son délai de préparation et de livraison. 6

7 2.1.4 Validation des préparations de livraisons (menu «Traitement») Cette fonction permet de confirmer/modifier simplement et sans erreurs les quantités pour chaque ligne de Préparation de livraison et de les transformer en Bon de livraison. Cette caractéristique est primordiale pour contrôler les saisies effectuées par l Administration des Ventes ou par un magasinier. 2 méthodes de validations Suivant la méthode de travail de l utilisateur, les préparations de livraison peuvent être traitées de manière globale ou au cas par cas. En sélectionnant «Unitaire» comme «type de validation», la validation des préparations s effectuera préparation de livraison par préparation de livraison. En sélectionnant «Globale», toutes les Préparations de livraison seront confondues. Autres options de la fenêtre de paramétrages «validation des PL» :. Statut : permet la sélection des préparations de livraison à valider par rapport à leur statut (Saisie/Confirmé/A livrer/tous). N préparation : permet de saisir des N de pièce des préparations de livraison. La zone devient active uniquement en validation globale.. Classement : cette liste déroulante permet la définition du critère de tri pour la validation globale (afin que les données soient ordonnées de la même manière que la liste des préparations de livraison). 3 types de tri différents seront proposés : Article/ Emplacement/N client/priorité (uniquement pour le type de validation globale). Pour la validation globale, les tris secondaires suivants seront appliqués :. Classement par article / par emplacement/ par N client/ par priorité (ce critère permet d obtenir une liste affichée à l écran identique à l état imprimé par l étape précédente).. Mise à zéro des quantités livrées Cette boîte à cocher permet de demander la mise à zéro des quantités livrées des lignes de PL répondant aux critères de sélection. - Cochée : Valeur par défaut, la colonne Qté livrée des lignes de PL sont mises à zéro. La quantité livrée doit être saisie. Après avoir choisi les paramètres de validation, les articles «à livrer» apparaissent lister dans une fenêtre. A partir de cette fenêtre, l utilisateur bénéficiera de nombreux choix pour traiter au mieux ses livraisons : Visualiser les PL correspondant aux critères de sélection; Modifier les quantités livrées Imprimer une liste des articles à livrer Imprimer les étiquettes de colisage (une étiquette est imprimé par N de colis) Transformer les préparations de livraison en Bon de Livraison. Imprimer des étiquettes de colisage Imprimer des préparations Générer des BL (Bon de Livraison) Une zone permet de visualiser différentes informations :. Poids net/brut des lignes de PL affichées à l écran.. Nombre de colis. Total des quantités des lignes de PL. Total des quantités livrées des lignes de PL. Total des reliquats Colisage : Attribution de numéros de colis :. Soit on saisie un numéro directement dans la colonne correspondante,. soit on clique sur l icône «Colis». Dans ce dernier cas, il est possible de saisir plusieurs numéros de colis pour une ligne sélectionnée. Articles à regrouper dans un même colis : Il est également possible de sélectionner plusieurs lignes et de saisir un numéro de colis qui sera alors affecté à toutes les lignes sélectionnées. Saisie des quantités par article après prélèvement : Une fois les articles prélevés, l utilisateur saisit, de façon très simple, les quantités pour chaque article (au dessus de la colonne «Qté livrée») et vérifie, rapidement par une alerte visuelle (feux vert = pas de reliquat, rouge = reliquat), s il y a bien adéquation entre l état informatisé du stock et le stock réel ou tout simplement en cas d oubli d article(s) ou d erreurs de saisie. Il manipulera alors les données afin que chaque ligne d article finisse par indiquer un feu vert. Note : la saisie peut être effectuée automatiquement grâce à l utilisation d un lecteur code barre. 7

8 Génération des bons de livraison Une fois les articles regroupés par colis, l utilisateur génère puis imprime de façon automatique les bons de livraisons et les étiquettes de colis. Note : L écran permettant la transformation de PL est similaire à celui de la fonction «Livraison des commandes clients» du menu «Traitement» Livraison des commandes clients Par rapport à la version précédente, cette fonction a été modifiée pour intégrer la gestion des préparations de livraison. Gestion Commerciale 100 V13, intègre des nouvelles fonctions qui lui permettent de s adapter au processus de livraison de l entreprise. Le but étant, pour l Administration Des Ventes ou le magasinier, de connaître, prioriser et valider les commandes des clients qui sont à livrer, de rationaliser et d optimiser le prélèvement des articles en stock et de gérer la mise en colis des articles à expédier. 8

9 2.2 Services : Suivre la rentabilité précise de chaque affaire Les documents internes Utilité : enregistrer avec précision les consommations et les coûts en relation avec une affaire afin de déterminer la rentabilité de celle-ci. Personnalisation des documents suivant l activité Un processus de transformation vers une facture ou vers un document interne de type opposé Un impact direct sur la rentabilité de l affaire Dans les services, le calcul de rentabilité est plus difficile que dans le négoce ou l industrie. La vente peut concerner soit une prestation pure, il faut alors procéder à une analyse très fine des coûts de revient, soit un produit vendu avec rajout de valeur ajoutée. Gestion Commerciale 100 a la capacité de s adapter à toutes les typologies d affaires du monde des services, telles que : Les interventions et prêts en SAV, l enregistrement du temps passé en cabinets d études ou de consulting Les documents internes : l ouverture vers la gestion de SAV, gestion fine de projets Les documents internes forment une nouvelle chaîne de documents qui vont se placer en parallèle des documents de ventes, et qui permettent de suivre et d enregistrer avec précision les consommations et les coûts en relation avec un client ou une affaire. Paramétrages «A propos de» Il est possible de personnaliser les noms de documents en relation avec son activité. Dans l onglet «Options / Documents internes», la cellule «type de mouvement» permet de définir, pour chaque document interne, le type de mouvement généré dans l application lors de la saisie de lignes. 5 types de documents sont disponibles : - Aucun : les lignes saisies dans le document n ont pas d influence sur le stock en quantité ou en valeur, - entrée et sortie de stock : les lignes saisies augmentent ou diminuent le stock en quantité et en valeur. - gain financier et perte financière : aucune influence sur le stock. Ces documents permettent de constater la variation des prix de revient et des marges sans générer des mouvements en quantité sur le stock. Liste des documents internes La commande Traitement/ Documents internes ouvre la liste des documents internes. Création des documents internes La création peut être effectuée via le menu contextuel (clic droit) de la liste des documents internes (aussi par le menu «Edition» ou Ctr+J) Le document interne se présente sur le même principe qu un document de vente. - Il est toujours possible de transformer le document interne en document de vente (facture) via l icône correspondante. Cette option est intéressante par exemple dans le cas d un SAV où certains coûts peuvent être facturés au client (par ex une mauvaise manipulation d un appareil). Le chiffre d affaires sera alors impacté. Cette fenêtre propose la création des documents internes paramétrés dans A Propos de/ Options/ Documents internes. - Il est aussi possible de transformer ce document interne en un autre type de document interne. Par exemple, une sortie sur prêt peut être ensuite transformée en retour sur prêt lorsque le produit est réparé et renvoyé au client et que la société récupère son produit de prêt. La société aura alors utilisé la chaîne des documents internes : bon d intervention/sortie sur prêt/retour sur prêt. 9

10 Les documents internes offrent donc toute la souplesse nécessaire pour satisfaire tout type d utilisateur. Il pourra imputer divers types de coûts : des heures de main d œuvre, des pièces, des interventions sur site, des déplacements Connaître la rentabilité d une affaire L objectif des documents internes est de connaître, avec plus d exactitude, la rentabilité complète de ses affaires, ce qu elles rapportent mais aussi ce qu elles coûtent. L utilisateur gagne donc en productivité grâce au calcul automatique de rentabilité qui lui épargnera de nombreux calculs et d éventuelles erreurs. En consultant l interrogation de compte «affaires» (menu «Traitement») qui combine documents de ventes, d achats et documents internes, il est possible de déterminer la marge réelle dégagée. Mais aussi de connaître : - Les objectifs de ventes, - Les réalisations de vente - Les objectifs achats - Les réalisations achats Grâce à ces indicateurs l utilisateur pourra anticiper sur ces activités, prendre des décisions rapides et agir sur des points précis. Gestion Commerciale 100 permet à une société de services de saisir des documents internes conçus notamment pour imputer des coûts tels que prestations, utilisation machine & outils, échange de pièce, heure de main d œuvre (par nature, non matérialisable en stock), afin de dégager la marge réelle de chaque affaire. 10

11 2.3 Industrie : une Gestion de fabrication avancée souple et efficace Un nouveau module fait son apparition dans la version 13 : La Gestion de fabrication. La Gestion de fabrication nécessite un système qui permet de prendre en compte tous les éléments ayant servi à la fabrication d un produit, leur capacité de travail, leur coût et leur impact sur la rentabilité. Gestion Commerciale 100 répond fonctionnellement à ces nécessités Les documents de fabrication Depuis la commande «Traitement / Gestion de fabrication», on accède aux «documents de fabrication». La préparation de fabrication Il est possible de préparer des fabrications avant de passer à l étape ordre ou bon de fabrication. Au stade de la préparation, la nouveauté est la possibilité de saisir la date de fabrication souhaitée. Ensuite on peut transformer le document préparation de fabrication en un nouveau document, l ordre de fabrication. L ordre de fabrication Ce nouveau type de document s insère entre les préparations de fabrication et les bons de fabrication et sert d étape transitoire. Ce type de document offre à l utilisateur une plus grande marge de manœuvre car il n aura plus à choisir entre «préparer sa fabrication» ou «enclencher la fabrication réelle». Il lui permettra de sortir des composants en vue d une fabrication du composé. Le corps d un document de type Ordre de fabrication donne le détail des composants et comporte les particularités suivantes : Les lignes des composants génèrent une sortie de stock des composants. Les lignes des composés ne génèrent aucun mouvement de stock. Ce document va donc permettre de sortir les composants du stock, afin d initier la fabrication, par contre le composé ne sera pas encore entré dans le stock. Au lieu de ne suivre que les mouvements «informatisés» du stock, l utilisateur peut suivre le plus finement possible les sorties réelles de stock. Il est alors possible d imprimer la fiche suiveuse (ou bon de travail) qui définira toute la procédure de fabrication : les composants et les ressources utilisées et la manière dont il faut les utiliser. Ainsi, il suffira à l ouvrier de production (par exemple) de suivre simplement la gamme opératoire indiquée afin de réaliser la fabrication. Afin de passer à la fabrication effective de l article, on transforme l ordre de fabrication en bon de fabrication. Le bon de fabrication Sur le bon de fabrication est indiqué : - les composants qui ont été sortis du stock, - l entrée en stock de l article nomenclaturé - les lignes de ressources correspondant à la fabrication de l article nomenclaturé. Le bon de fabrication permet de connaître l impact des enregistrements sur le coût de revient du produit fini. Ce coût de revient est calculé à partir du coût de revient des composants mais également du coût de revient des ressources employées. L utilisateur maîtrise ainsi l ensemble des coûts résultants de la fabrication et non plus seulement des coûts cumulés des composants d un article. Il accède donc au plus près de la réalité économique de son activité Visualiser l ensemble des Nomenclatures La liste des nomenclatures est affichée par la fonction «Nomenclatures» du menu «Structure». La fenêtre de la liste des Nomenclatures peut faire apparaître différents types de Nomenclatures : Fabrication, Commerciale/composé, Commerciale/composant et Article lié. 11

12 2.3.3 La nouvelle fiche Nomenclature L onglet «Nomenclature» de la fiche article a été supprimé. La définition et la gestion de la composition de la nomenclature s effectuent dorénavant dans une nouvelle fiche entièrement consacrée à la nomenclature (menu «Structure»-> «fiche Nomenclature»). Il est possible non seulement de lister les composants d une nomenclature mais aussi la manière dont vont être utilisés les composants pour créer le produit fini. Cette caractéristique permettra de contrôler les nomenclatures le plus finement possible. La fiche nomenclature est composée de 2 volets : Le volet «Composition» qui permet la définition de la composition de la nomenclature. Le volet «Gamme opératoire» qui permet de définir la gamme opératoire des nomenclatures de type Fabrication. Le volet «Gamme opératoire» L utilisateur maîtrisera la globalité des éléments intervenant dans la fabrication car il pourra définir l emploi des composants à l aide des ressources à disposition (machines, outils, main d œuvre). En effet, un onglet «gamme opératoire» décrit les différentes étapes de la fabrication et le coût de chaque ressource rapportée à sont temps d utilisation. Il est possible de prioriser les étapes de fabrication en déplaçant l opération sélectionnée dans la liste de la gamme opératoire. Cette zone permet la saisie de la définition d une opération dans la gamme opératoire Gestion optimale des ressources «Ressources», nouvelle option du menu «Structure» permet de paramétrer facilement les capacités des ressources qui sont affectées à la fabrication des produits. Cela concerne le coût horaire, la capacité d utilisation journalière et hebdomadaire d une machine, d un outil, d un centralisateur et/ou de la main d œuvre utilisée. Suivant le paramétrage effectué dans «A propos de» (volet «commercial»), la capacité en heures de la ressource peut être exprimée en heures centièmes (2,5 heures), en heures (2 :30 :00) ou en minutes (90). Options pratiques pour s adapter aux habitudes de calculs l entreprise. Interrogation charges ressources En cliquant sur l icône correspondant où par le menu «Traitement / Gestion de Fabrication», il est possible d interroger le taux d utilisation d une ressource suivant la période recherchée. Pour des raisons de prévisions et d anticipation, nécessaire dans un cadre industriel, cette fonction permet de confronter la capacité de la ressource sur une période par rapport à la charge prévue. On visualise ainsi directement si les ressources sont suffisantes pour réaliser les fabrications 2 choix offerts : - par jour - par semaine Cette zone affiche plusieurs données : - La capacité journalière = celle définie dans la fiche ressource, - La capacité période = la capacité cumulée de la période indiqué, - Total charge prévue = cumul des heures prévues d utilisation de la ressource, - Capacité restante = capacité période - total charge prévue, - % capacité restante = rapport entre la capacité restante et la capacité période - Coût total = coût total des lignes affichée à l écran L utilisateur détient toutes les données lui permettant de prendre des décisions sur l utilisation de ses ressources internes. 12

13 Impact des ressources Le coût de chaque ressource mobilisée pour la fabrication va impacter le prix de revient du produit fabriqué. Il est ainsi possible, par l interrogation de compte article (menu «Traitement/interrogation de compte») de connaître, à tout moment, la rentabilité industrielle d un produit Un simulateur de fabrication pratique Gestion Commerciale 100 met à disposition un nouveau simulateur de fabrication qui permet de connaître, à partir d une quantité de produit finis à fabriquer, le nombre de produits finis réellement fabricables. Cette simulation prendra en compte la quantité de chaque composant et ressource nécessaires à la fabrication du produit fini, ainsi que leur stock restant dans les différents dépôts. La simulation met aussi en évidence, visuellement, la disponibilité en stock des composants : - Feux vert : le stock réel est supérieur à la quantité nécessaire. - Feux orange : le stock réel de l article permet de fabriquer partiellement la quantité demandée. - Feux rouge : le stock réel de l article est nul. La quantité ne permet aucune fabrication. On indique le nombre de produits que l on souhaite fabriquer (dans la zone «Quantité simulée») et le simulateur calcule automatiquement combien de produits seront effectivement fabricable (dans la zone «Quantité fabricable»). Cette liste déroulante autorise la consultation d une simulation de fabrication suivant un dépôt précis. Permet de générer une commande en cas d article(s) manquant(s) Il est possible d afficher : - soit la simulation pour la nomenclature de fabrication, - soit la simulation des ressources Cette zone permet d indiquer la période théorique d utilisation des ressources de fabrication et le nombre de jours théorique de disponibilité des ressources. Le but du simulateur est de déterminer, en tems réel, la capacité de production et de réagir très rapidement sur l état des stocks Autres types d interrogations Interrogation nomenclature Cette fonction permet d interroger l état du stock d une nomenclature et son état commercial, c est à dire les quantités vendues, le chiffre d affaires réalisé, la marge générée. L utilisateur peut alors s informer, en quelques clics, de la situation d une nomenclature. Interrogation cas d emploi Permet de visualiser toutes les nomenclatures qui utilisent un certain composant ou une ressource particulière. On peut, par exemple, identifier tous les articles impactés par un problème technique sur une machine et donc réagir rapidement pour éviter des retards de fabrication. On peut aussi éviter une rupture de stock en recherchant toutes les nomenclatures qui utilisent un composant manquant et demander qu il soit remplacé par un autre. Gestion Commerciale 100 V13 assiste l utilisateur dans la gestion de ces capacités de production, en prenant en compte l état des stocks, les coûts et capacités des ressources nécessaires à la fabrication, et l informe en temps réel de la rentabilité industrielle de ses produits. Laissez Gestion Commerciale 100 vous guider dans votre gestion de fabrication avancée. 13

14 2.4 Productivité accrue Gestion Commerciale 100 est un produit réputé pour sa profondeur fonctionnelle mais aussi pour sa facilité d utilisation. La nouvelle version 13 de la Gestion Commerciale bénéficie donc de nombreuses améliorations en terme de productivité, éléments essentiels permettant d apporter des réponses concrètes aux clients déjà équipés Intégrer un document en 1 clic! Gestion Commerciale 100 donne la possibilité d inclure un document dans un document de vente ou d achat en cours de saisie. Par exemple, pour une facture : - Un bon de livraison - Préparation de livraison - Bon de livraison - Bon de retour - Bon d avoir financier Vos clients gagneront du temps en intégrant directement des lignes provenant d autres documents et évitez ainsi de nombreuses saisies Gestion automatique des frais de port Pour éviter une saisie des frais de port au cas par cas, Gestion Commerciale 100 propose un calcul automatique sur les documents de vente. Il faut pour cela paramétrer les frais de port dans «A propos de / options / modes d expéditions». Il est possible de définir la façon dont sont calculés les frais de port pour chaque mode d expédition. Les frais d expédition peuvent être calculés en : - Montant forfaitaire - Quantité - Poids net - Poids brut Il est aussi possible de définir le franco de port. Le franco permet d indiquer une valeur (montant ou quantité) au dessus de laquelle les frais d expédition ne seront plus facturés. Le bouton «valorisation du document» dans le document de vente permet de définir les frais d expédition. Le montant est automatiquement calculé suivant les données paramétrées dans «A propos de» ou saisissable manuellement. Fini les frais de port à inscrire manuellement. Vos clients détermineront une fois pour toute les méthodes de calcul des frais de chaque mode d expédition, Gestion Commerciale 100 V13 les calculera alors automatiquement Modèle d impression par tiers définis par défaut Gestion Commerciale 100 V13 permet dorénavant d attribuer, lors de l impression d un document (facture ou bon de commande par exemple), un modèle de mise en page automatique à chaque client et fournisseur au lieu de le rechercher à chaque demande d impression. Un onglet «Modèles» a donc été rajouté dans la fiche client et la fiche fournisseur. Note : il est toutefois possible de retrouver la fenêtre traditionnelle de sélection avec la combinaison de touches «Alt+bouton imprimer» Vos clients peuvent attribuer un modèle de mise en page pour chacun de leur clients et fournisseurs. Ils n auront ensuite plus à se soucier de le rechercher à chaque impression de document (facture, bon de commande, facture ). En personnalisant ainsi leur communication extérieure, vos clients véhiculeront une image très professionnelle de leur entreprise. 14

15 2.4.4 Date d application des tarifs Cette fonction permet de préparer et anticiper la mise à jour des tarifs et de les faire appliquer à une date donnée (pour l année prochaine par exemple). Cette nouvelle fonction facilite donc les évolutions tarifaires du catalogue produit. Un assistant a été crée pour aider à la mise à jour automatique des tarifs. Un nouvel onglet «Nouveaux tarifs au» a été crée dans la fiche article. On y saisie : - la date d application, - le nouveau prix d achat, - le nouveau coefficient, - le nouveau prix de vente Ces nouveaux tarifs sont aussi applicables selon les différentes catégories tarifaires Vos clients pourront anticiper la mise à jour de leur catalogue tarifaire et simplifieront leur travail en utilisant l assistant Prix nets dans les Gammes de remise Au lieu de définir un taux de remise, il est possible d indiquer directement le prix net à appliquer au produit par tranche de quantités commandées ou de montants de facture. Prenez Vos clients peuvent dorénavant définir leurs tarifs non plus seulement par taux ou par montant fixe à déduire mais directement en donnant le prix net final qu ils souhaiteront appliquer. Ils gagneront en clarté et en compréhension Interrogation représentant Cette fonction donne accès aux Chiffres d Affaires réalisés par un commercial. L interrogation commerciale propose la liste des lignes de documents de vente et des documents internes pour le représentant sélectionné. Cette zone indique le chiffre d affaires cumulé, la marge cumulée et le taux de remise moyen du commercial. Il est ensuite possible d imprimer un état des affaires du représentant. Vos client analyseront simplement et efficacement l activité de leurs représentants. 15

16 2.4.7 Définition d un stock mini, maxi et emplacement Gestion Commerciale 100 V13 apporte une amélioration sur les articles à gamme de type produit. Il permet de définir un stock mini, un stock maxi, un coût standard et un emplacement par énuméré de gamme. Vos clients indiqueront l emplacement des articles en stock et géreront leurs quantités mini et maxi Création de documents Il est possible d accéder, via un bouton, à la création d un document directement à partir des fiches tiers (fiches client, fournisseur ou affaire). Ce bouton est accessible à partir de tous les volets de la fiche tiers. Le tiers, ainsi que les données qui le concernent, sont reportées par défaut en entête de document. Vos clients créeront un document sans devoir revenir dans les menus Enregistrement des conditions de règlement (fiches client et fournisseur) Le fonctionnement de la zone reste inchangé par rapport aux anciennes versions mais la valeur saisie est enregistrée Récupération du résultat de la recherche en saisie Il est possible de reporter le résultat de la recherche dans une zone de saisie par glisser/déposer. Par exemple, en saisie de document, après avoir lancer une recherche d article, le résultat obtenu peut être reporté dans le bandeau de saisie par glisser/déposer. Vos clients éviteront la ressaisie du résultat de la recherche à la main Définition des comptes d écart pour les factures issue des ventes comptoir Deux zones supplémentaires sont ajoutées pour la comptabilisation des écarts des factures comptoir dans «A propos de / Comptable / Général». Ces deux zones au format Comptes généraux permettent de renseigner les comptes d écart débit et crédit pour la comptabilisation des écarts des factures issues des tickets. Compte débit : Ce compte est utilisé pour comptabiliser le montant de l écart lorsque l écriture d écart est au débit. Compte crédit : Ce compte est utilisé pour comptabiliser le montant de l écart lorsque l écriture d écart est au crédit. Vos clients pourront gérer aisément des écarts de factures en débit comme en crédit. 16

17 La gestion de la contremarque pour les articles à nomenclature de type Fabrication Il est maintenant possible de gérer la contremarque sur des articles à nomenclature de fabrication en mode manuel ou de manière automatique. En mode manuel A la validation de chaque ligne de commande de vente pour une nomenclature de fabrication, il est possible de générer une préparation de fabrication liée. En automatique Deux fonctions ont été ajoutées dans le menu Traitement pour permettre la gestion automatique de la contremarque pour les nomenclatures de fabrication. Génération des préparations de fabrication : cette fonction permet de générer automatiquement des préparations de fabrication pour les commandes de vente en cours des nomenclatures de fabrication Affectation des bons de fabrication : cette fonction permet la transformation automatiques des bons de commande de vente en bons de livraison ou en factures lorsque les nomenclatures en commande ont été fabriquées. Vos clients auront la possibilité d élargir leur capacité contremarque en créant des liens contremarques qui généreront soit une préparation commande fournisseur ou une préparation de fabrication. 17

18 2.5 Actualité légale IAS/IFRS Contexte général : En Mars 2002, le Conseil Européen a adopté un règlement rendant obligatoire dès le 1er janvier 2005, l'application des normes internationales IAS/IFRS pour l'établissement des comptes consolidés des sociétés cotées (JOCE du 11/09/2002). Ce passage aux normes comptables internationales concernera près de 6700 sociétés cotées européennes, dont 970 sont des groupes français ; sans oublier les filiales et sous-filiales ainsi que certains sous-traitants des groupes. Application des normes dans la Gestion Commerciale 100 V13 La prise en compte des nouvelles normes comptables doit être paramétrée dans «A propos de» Volet Initialisation : Ajout de la boîte à cocher : «Application des normes comptables internationales IFRS». Non cochée : option par défaut. Aucune gestion des normes IFRS lors de la mise à jour en comptabilité. Cochée : Le transfert des écritures analytiques sur le plan analytique IFRS est possible. Il est fonction de l option Transfert IFRS du volet Comptable. Volet Comptable : Ajout d'une nouvelle zone permettant le paramétrage du transfert en comptabilité de la ventilation IFRS Un nouveau menu déroulant permet d indiquer la manière dont seront générées les écritures analytiques. Cette liste déroulante devient visible lorsque l option Application des normes comptables internationales IFRS est cochée dans le volet Initialisation. Le menu déroulant propose 3 valeurs : Aucun (par défaut) : les ventilation IFRS ne sont pas reportées en comptabilité. Comptes HT : c est le principe de la version précédente. Les imputations analytiques sont générées uniquement pour les comptes HT Tous les comptes. Les imputations analytiques sont générées sur tous les comptes : o Comptes HT o Comptes de TVA o Comptes de tiers o Comptes de trésorerie 18

19 3. Saisie de Caisse Décentralisée 100 Saisie de Caisse Décentralisé 100 V13 offre un niveau de confort d utilisation accru. Pour l utilisateur, l approche fonctionnelle est grandement simplifiée notamment grâce à une interface qui centralise des accès rapides aux principales fonctions. De nombreuses améliorations fonctionnelles ont aussi été apportées permettant d accroître la productivité caisse. 3.1 Une ergonomie optimisée Dans «A propos de / Option / Organisation / Vente comptoir», un nouveau modèle d écran («écran4») a été crée afin d intégrer un menu de 24 liens directs à certaines fenêtres. Ces liens permettent d éviter l utilisation des menus. La fonction «vente comptoir» donne la possibilité de saisir l ensemble des données : documents, acomptes, règlements, mouvements de caisse Il est possible de paramétrer le texte et l affectation d une fonction à chaque bouton. La nouvelle ergonomie offre plus de flexibilité et donc un gain de temps dans la manipulation quotidienne de l application Saisie de Caisse Décentralisée. 3.2 Vue globale et pratique de la liste des tickets Afin de traiter d un seul coup d œil l ensemble des tickets (par défaut les tickets validés ou les documents correspondant à la caisse ouverte), il est possible d accéder à une liste exhaustive des tickets. Il sera alors notamment possible de les consulter rapidement à partir de la liste. La fenêtre «liste des tickets ou des documents» est affichée respectivement par les boutons» Liste tickets» ou «Liste de documents» des boutons supplémentaires ou de l'écran de saisie. Cette boîte à cocher permet de demander l affichage des documents et des tickets de toutes les caisses. 3.3 Service client amélioré : retour de marchandise Saisie de Caisse Décentralisée élargit les offres de services clients grâce à une nouvelle fonction permettant de gérer les cas de retours marchandises. 19

20 3.4 Offrir aux clients des facilités de paiement en permettant le versement d un acompte Le règlement d un acompte est aisément et rapidement accessible par le bouton «Acomptes» des boutons supplémentaires. La fenêtre de saisie d'acompte permet alors la saisie d un ou plusieurs acomptes pour le document ou le ticket en cours de saisie. Exemple : sur un montant de 681,72, le client paie par chèque un acompte de Un traitement des règlements clients facilité grâce à l autorisation du paiement à une caisse différente. Saisie de Caisse Décentralisée permet d enregistrer des règlements sur une caisse différente de celle de l entête du ticket. Par exemple lorsqu un client paie un acompte à une caisse, il ne sera pas obligé de passer par la même caisse pour régler le restant dû. Grâce à Saisie de Caisse Décentralisé, le magasin ou l enseigne pourra enrichir ses services en offrant la possibilité, à ses clients, de payer des acomptes, de se faire rembourser ou de recevoir un avoir en cas de retour marchandise et de finaliser son paiement à une caisse différente. 3.6 Changer de dépôt facilement Il est possible d afficher la liste des dépôts et de sélectionner un autre dépôt que celui défini par défaut pour la caisse. 20

21 4. Comptabilité 100 La nouvelle version de Comptabilité 100 répond aux nouvelles normes légales IAS/IFRS, aux nouvelles normes bancaires et apporte une productivité enrichie. Les nouvelles normes IAS/IFRS engendrent un approfondissement de la comptabilité analytique qui bénéficie à tous les clients (côtés ou non). 4.1 Les normes comptables internationales IAS/IFRS Contexte général : En Mars 2002, le Conseil Européen a adopté un règlement rendant obligatoire dès le 1er janvier 2005, l'application des normes internationales IAS/IFRS pour l'établissement des comptes consolidés des sociétés cotées (JOCE du 11/09/2002). Ce passage aux normes comptables internationales concernera près de 6700 sociétés cotées européennes, dont 970 sont des groupes français ; sans oublier les filiales et sous-filiales ainsi que certains sous-traitants des groupes Incidences comptables Les normes IAS/IFRS décrivent les standards en terme de tenue de la comptabilité à différents niveaux (présentation des états financiers, comptabilisation, règles particulières à certaines activités ). Deux normes ont un impact direct dans la Comptabilité et nécessitent un développement particulier : IAS 1 - Présentation des états financiers Objectif : Fournir une information sur la situation financière, la performance et les variations de la situation financière d'une entreprise. Incidence : Pour la présentation des états financiers selon les normes IAS/IFRS, les opérations comptables spécifiques doivent être clairement identifiés. En effet, l'entreprise doit être capable de produire à la fois les comptes sociaux aux normes nationales et aux normes internationales. IAS 14 Information sectorielle Objectif : Etablir les principes de communication d'une information financière sectorielle (information sur les différentes lignes de produits et services et sur les différentes zones géographiques). Incidence : Le logiciel de Comptabilité doit être capable de fournir l'information selon deux axes Secteur d'activité ou Zone géographique. Les états financiers doivent pouvoir être représentés selon ces deux axes Application dans Comptabilité 100 V13 Le volet «Initialisation» dans «A propos de» comporte de nouvelles options pour la gestion des nouvelles normes comptables internationales : La case à cocher permet de déterminer si les IFRS seront gérées ou non. Si elle est cochée, certaines fonctions seront disponibles : - La barre d'outils «Norme» sera activée, - De nouvelles zones IFRS seront disponibles à différents niveaux (A propos de / Options / Plan analytique, Structure / Codes journaux, Traitement / Saisie par pièce, saisie des journaux ). Une nouvelle barre d outils est disponible si l option IFRS est cochée. Elle permet la sélection de la position de la norme en visualisation/consultation des données. 21

22 4.1.3 De nouveaux types de journaux IFRS Exemple de zone masquée si les normes ne sont pas appliquées : proposition ou non des nouveaux types de journaux IAS/IFRS. Journal IFRS (journal des à-nouveaux généraux IFRS) : Le champ «journal IFRS» permet de saisir ou de sélectionner un journal pour les reports à-nouveaux IFRS (la saisie n'est pas obligatoire). Remarque : seule la sélection d'un journal de type Général est autorisée. Journal ODA analytique (journal des reports analytiques IFRS) : Le champ «journal ODA IFRS» permet de saisir ou de sélectionner un journal d'od analytique pour les reports à- nouveaux IFRS analytiques (la saisie n'est pas obligatoire). Remarque : seule la sélection d'un journal avec option IFRS est autorisée Saisie des lignes d'écritures La fenêtre de saisie des journaux comporte les modifications liées à la gestion IFRS et à l'affichage des plans analytiques en colonnes : Nouvelles colonnes IFRS : Type norme : pour identifier les écritures selon la norme (IFRS, Nationale ou les deux), Position IFRS : pour indiquer si une ventilation IFRS est réalisée pour la ligne d'écriture, Colonnes pour chaque plan analytique affiché en fonction de l'option «Affichage du plan analytique en colonne» disponible dans A propos de / Volet «Options» / Plan analytique Zone géographique et Secteur d activité La ventilation sectorielle nécessite l'imputation des opérations sur deux axes. Secteurs d'activité et Zone géographique Afin de permettre des analyses croisées et faciliter la création des sections, l'utilisateur peut utiliser un plan analytique structuré, il est bien entendu possible d'affecter l'option IFRS à un plan existant s'il permet de répondre aux exigences IFRS. Un intérêt aussi pour les entreprises non concernées par les normes IAS/IFRS : les normes IAS/IFRS dans l analytique permet d obtenir un niveau d analyse beaucoup plus approfondi, ce qui peut intéresser aussi l utilisateur non concerné par l application des normes dans sa comptabilité Impact des normes sur les états Les états disposent à présent de nouveaux critères sur la norme IFRS. 22

23 4.1.7 L import de fichier aux normes Ajout de nouveaux champs IFRS (et banque tiers) dans l'import/export des données au format propriétaire ou en «format paramétrable». 4.2 Les normes bancaires Ces nouvelles normes permettent la conformité du produit vis à vis des exigences de nos clients du monde bancaire Réaménagement de la gestion des formats : De nouvelles dénominations sont définies dans «A propos de / Volet «Options» / Structure Banque : - Locale (similaire à la version précédente), - Autre (au lieu de «Etranger»), - BBAN (au lieu de BIN), - IBAN (similaire à la version précédente). Lorsque l'utilisateur sélectionne le format BBAN, une zone de saisie de 34caractères alphanumériques (au lieu de 2 x 17) est affichée : Gestion de l'iban Compte tenu de l interdiction édictée par le CFONB de calculer le format IBAN à partir du format local, l onglet «Banques» du menu «Structure / Plan tiers» propose désormais une saisie du code IBAN et non plus un affichage de données calculées sur les formats «Local» et «Autre». La case à cocher Gestion de l IBAN a donc été supprimée et la saisie du code IBAN s effectue dorénavant pour chaque compte Extraits bancaires : Gestion du libellé complémentaire (enr.05) La fenêtre des extraits bancaires présente deux nouvelles colonnes (par défaut masquées) : Libellé complémentaire 1 : Zone permettant d'afficher le 1er libellé complémentaire (enr. 05) si celui-ci est présent dans le fichier des extraits bancaires. Position Libellé : Permet d'indiquer si la ligne de mouvement bancaire comporte un ou plusieurs libellés complémentaires. Ce bouton permet d accéder au(x) libellé(s) complémentaire(s) éventuellement présent(s) sur la ligne d écriture bancaire. Il est actif si une ligne d extrait est sélectionnée et contient au moins un enregistrement complémentaire

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