NQI-Orchestra Club Utilisateur 2013

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1 NQI-Orchestra Club Utilisateur 2013 Diffuser une approche transversale de la gestion de projet dans une université 18/06/ Hôtel Pullman, Paris D SAVARY - Cellule Aide au Pilotage 1

2 3 Thèmes abordés Diffuser une organisation en mode projet Professionnaliser la gestion des projets de recherche Optimiser le suivi de la carte stratégique! 60 minutes! 2

3 L université François Rabelais Pluridisciplinaire (10 composantes) étudiants Plus de 1300 enseignants et enseignantschercheurs Plus de 1000 personnels administratifs et techniques 40 laboratoires et structures de recherche labellisées Structure éclatée sur plusieurs sites distants 3

4 Comptes Utilisateur Actifs Services 113 Composantes 32 Recherche 281 Externe Nombre d'utilisateurs uniques Externe 33% Services 18% Composantes 5% Recherche 44%

5 Le besoin d une gestion transversale des projets Manque de lisibilité des projets de recherche et valorisation Manque d information du niveau central sur les projets menés par les services et composantes Pas de méthodologie partagée de gestion de projet Pas de partage d information entre les acteurs 5

6 Diffuser une organisation en mode projet Une habitude de travail en silos plus ou moins étanches, calquée sur l organisation fonctionnelle. Chaque direction mène des projets de façon quasi-autonome. DTIC DRV DTI DSF Des méthodes hétérogènes Des projets concurrents Pas de reporting Pas de mutualisation possible Pas de projection 6

7 Diffuser une organisation en mode projet Les projets doivent induire une collaboration entre directions, et un dialogue entre la gouvernance de l université et les composantes. DTIC DRV DTI DSF Orchestra doit être le médium de cette transversalité Proposer tous les éléments propres à chacune des fonctions partie prenante des projets. 7

8 Diffuser une organisation en mode projet Des besoins variés Secteur Recherche Valorisation Habitué à fonctionner selon un mode projet spécifique et exigeant Nécessité de collaboration extrauniversité Impératif de justification des montages financiers Autres secteurs d activités Gestion de projet classique (Contenu Qualité Délai - Coûts) Collaboration essentiellement interne Besoin d un outil adaptable au niveau d apprentissage des usagers Gouvernance Reprendre la main sur la coordination des projets issus du dialogue de gestion Aide à la décision (budget) Quantifier la participation des projets à la conduite des grands objectifs de la carte stratégique 8

9 Diffuser une organisation en mode projet Des déploiements différenciés Secteur Recherche Valorisation Objectifs : Porter 100% de la gestion des projets R&V sur Orchestra afin d abandonner l ancien système de gestion Intégrer la gestion budgétaire et favoriser l élaboration automatisée des rapports financiers et scientifiques Convertir les labos (chercheurs et gestionnaires) au suivi de l exécution budgétaire et de la réalisation du projet Méthodologie : Approche processus et qualité pour formaliser de nouvelles méthodes de travail centrées sur Orchestra. Évangélisation pro-active et virales des fonctions finance et recherche Accompagnement très présent et réactif (un problème = une solution) Communication vers les Conseils Appui par un correspondant qui assure le relais 9

10 Contamination Virale Diffuser une organisation en mode projet Des déploiements différenciés Secteur Recherche Valorisation Implication des Labos Appropriation des infos Budgétaires par collaborateurs finances Recherche et Valorisation SPVC Socle solide + Méthodes + Enrichissement de la base Les méthodes développées au niveau du socle se propagent «naturellement» vers les secteurs partenaires, créant de nouvelles demandes qui entretiennent la dynamique, et génèrent des points de pression. 10

11 Diffuser une organisation en mode projet Autres secteurs d activités Objectifs : TOP 100% des projets DTIC et DTI conduits dans Orchestra INTERM. Être à l aise avec l élaboration du WBS et sa traduction dans le Gantt Suivre l avancement technique des projets (gouvernance et revue de projets) Collaboration inter-directions pour réaliser des projets Utilisation des fonctions collaboratives (attachement+mail, commentaires, import MS Project ) Méthodologie : S inspirer des principes DMAIC Capitaliser sur des expériences réussies Accompagnement sur-mesure Directeurs DTIC et DTI = porte-drapeaux Des déploiements différenciés Appui par un correspondant qui assure le relais 11

12 Diffuser une organisation en mode projet Des déploiements différenciés Gouvernance Objectifs : Reprendre la main sur la coordination des projets issus du dialogue de gestion Rendre l activité des projets de recherche plus lisible Aide à la décision (budget) Évaluer la participation des projets à la conduite des grands objectifs de la carte stratégique Méthodologie : Communication, communication et communication Démonstrations, réalisation de moke-up, expériences comparatives Appui par des sponsors administratifs et politiques, création en 2013 d une instance d orientation «OPPUS» 12

13 Diffuser une organisation en mode projet Des déploiements différenciés CONTRAINTE Conserver une cohérence de l ensemble des déploiements pour pouvoir effectuer un point de recollement Autres Secteurs Culture Projet Université R&V 13

14 Industrialiser la gestion des Spécifications Orchestra : projets de recherche Transcrire les conventions et leurs flux financiers Permettre des consolidations par types de projets, financeurs, labo Permettre la conduite opérationnelle du projet par les responsables scientifiques Rendre compte du budget exercisé Jalonner les justifications et versements (recettes dépenses) 14

15 Industrialiser la gestion des projets de recherche SPVC Finances R&V Labos Partenaires Montage Saisie Oppus Exercisation budget Documentation du projet Edition des fiches de création eotp Gestion du portefeuilles Méthodes de travail nouvelles Consultation Fiabilisation des données Prévision budgétaire pluriannuelle Alertes livrables justifications Demain : Actualisation des budgets prévisionnels Automatisation de tout ou partie des rapports financiers Consultation Lecture simple des budgets prévi et exéc Organisation de la réalisation du projet Gestion du portefeuilles Feuilles de temps (à la demande) Auditeur des projets Transparence de la gestion et de la conduite Demain : Intégration dans un workflow commun 720 projets couvrant les années 2005 à de 60 M exercisés jusqu en

16 Industrialiser la gestion des projets de recherche 16

17 Logigramme du processus 17

18 Point de pivot et champs 18

19 Articulation des applications SIFAC est, et restera LA référence des opérations comptables et budgétaires de l université OPPUS permet une consultation plus simple des informations, accessibles aux non spécialistes 19

20 Éléments concernés Dépenses et Recettes Prévisionnelles Budget prévisonnel exercisé par rubrique budgétaire Élaboré par le chercheur, saisi par l assistant projet dans Oppus Bons de commande Factures Dépenses Réelles Rémunération du personnel contractuel Saisis dans Sifac, importés dans Oppus 20

21 Fonctionnalités d OPPUS sur le budget Traçabilité complète des conventions, des financeurs et de leurs bénéficiaires. Onglet Financements Identification de chaque financeur, de son budget prévisionnel et consommé WBS Onglet Budget Vision exercisée des recettes et des dépenses du projet complet ou d un financeur Plan de charge budgétaire Export des données vers Excel Édition de rapports en 1 clic 21

22 Fonctionnalités d OPPUS sur le budget Traçabilité complète des conventions, des financeurs et de leurs bénéficiaires. Onglet Financements Et toujours l onglet attachement pour accéder aux documents du projet! 22

23 Fonctionnalités d OPPUS sur le budget Identification de chaque financeur, de son budget prévisionnel et consommé Découpage des Tâches + l Onglet Budget Symbole «Budget» 1 groupe de Tâches par Financeur 1 fiche eotp par bénéficiaire de chaque financement 23

24 Fonctionnalités d OPPUS sur le budget Identification de chaque financeur, de son budget prévisionnel et consommé Découpage des Tâches + l Onglet Budget Niveau du Projet Niveau Groupes de Tâches Niveau des Tâches Budget du projet Financeur Fiche eotp Labo A Fiche eotp Labo B Budget exercisé par rubriques Budget exercisé par rubriques Financeur Fiche eotp Labo A Budget exercisé par rubriques 24

25 Fonctionnalités d OPPUS sur le budget Identification de chaque financeur, de son budget prévisionnel et consommé Découpage des Tâches + l Onglet Budget Révisé Engagements Dépenses Paiements Budget prévisionnel Financements Commandes SIFAC Factures SIFAC 25

26 Fonctionnalités d OPPUS sur le budget Identification de chaque financeur, de son budget prévisionnel et consommé Découpage des Tâches + l Onglet Budget Le tableau budget Consolidé agrège les budgets des niveaux en dessous Le groupe de tâches montre le budget agrégé des tâches qu il contient Le projet, celui de tous les éléments qui le composent Equilibre 26

27 Plan de charge du budget Disponible à tous les niveaux Choix du budget à visualiser Vues en tableau ou graphique Export vers Excel Annualisation des dépenses Choix de la période à visualiser 27

28 Budget «Local» Le tableau budget Local permet la modification de tous les éléments budgétaires + la visualisation du détail de chaque rubrique. 28

29 Liste des dépenses d une rubrique budgétaire Le détail des dépenses d une rubrique budgétaire, comportant notamment le libellé et les références SIFAC pour retrouver la pièce 29

30 Édition de rapports en 1 clic Tous les éléments d oppus sont interrogeables et donc peuvent être manipulés pour constituer des états. Exemples : Fiche eotp Fiche Président - Produire un rapport financier le plus complet possible et/ou un état d aide à la justification des crédits 30

31 Pilotage des budgets via les portefeuilles Regroupement par : Direction Service UFR Labo Domaine CF Type de projet 31

32 Un projet Témoin Professionnaliser la gestion des projets de recherche Budget prévisionnel Consommation budgétaire WBS de réalisation scientifique Attachement de documents 32

33 Professionnaliser la gestion des projets de recherche Atteintes des Objectifs par strates visées Labos Finances R&V SPVC Secteur Recherche Valorisation Les méthodes développées au niveau du socle se propagent «naturellement» vers les secteurs partenaires, créant de nouvelles demandes qui entretiennent la dynamique, et génèrent des points de pression. 33

34 Optimiser le suivi de la carte stratégique 34

35 Transition de la CS au format BSC vers le format arbre d objectifs 35

36 Optimiser le suivi de la carte stratégique Objectifs Stratégiques Agrégation des avancements, météo Contrat Objectifs et Moyens Contrat Objectifs et Moyens Projet opérationnel Projet opérationnel Projet opérationnel Rattachement à des programmes = Obj Strat Regroupement par portefeuilles 36

37 Optimiser le suivi de la carte stratégique Contrats Objectifs et de Moyens appuyés sur le workflow de demandes Dépôt L organisation dépose ses fiches projets via le workflow de demande Priorisation Chiffrage Risques Résultats attendus Avis des Directions impactées Les organismes impactées enrichissent la fiche avec leurs observations, chiffrages, documentation Système de flag pour signaler une aberration Décision Dialogue de gestion Les fiches sont éditées Certaines sont retenues(r) d autres refusées ou ajournées + marqueurs de financement (ress propres, univ, partenaires) Transformation en projets Validation commission ad hoc (le cas échéant) Les R2 sont examinées, enrichies et priorisées Validation commission des moyens Les chiffrages des R sont examinés Retenues (R2), Refusées, Ajournées Les R2 s enrichissent de l information du montant attribué Priorisation 37

38 Merci de votre attention David Savary Chargé du suivi des projets Université François-Rabelais Cellule d'aide au Pilotage Bâtiment E - RDC - Bureau , rue du Plat d'etain BP TOURS CEDEX 01 Tél : david.savary@univ-tours.fr CV sur univ-tours : univ-tours.fr/dsavary 18/06/ Hôtel Pullman, Paris D SAVARY - Cellule Aide au Pilotage 38