MARCHE DE NOEL 2014 REGLEMENT ET INSCRIPTIONS

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1 Comité des fêtes de Saint Lon Saint Lon les Mines Tél. : Mail : comitefetesaintlon@aliceadsl.fr COMITE DES FETES Saint Lon les Mines MARCHE DE NOEL 2014 REGLEMENT ET INSCRIPTIONS Contenu Résumé du Règlement :... 2 Article 1 : Présentation... 3 Article 2 : Conditions d admission... 3 Article 3 : Droits des places... 4 Article 4 : Inscriptions... 4 Article 5 : Emplacements... 5 Article 6 : Annulation de la manifestation... 7 Article 7 : Tombola... 7 Article 8 : Communication et informations diverses... 7 Article 9 : Le démontage et le nettoyage des stands... 8 Article 10 : Les animations... 8 Article 11 : Application du Règlement... 8 Règlement Marché de Noël 2014 St Lon les Mines Page 1/7

2 Résumé du Règlement : Marché de Noël des Artisans de 14h à 22h le 13 Décembre 2014 Entrée gratuite pour les visiteurs Emplacements dans la salle «Mur à Gauche» ou à l extérieur si l exposant possède un abri/chalet. Inscription gratuite, sous réserve de don d un lot utilisé pour la Tombola de Noël Matériel du stand fourni par l exposant ou prêté GRATUITEMENT par l organisateur (tables, bancs et chaises) Installation Samedi 13 Décembre de 12h à 14h Démontage/rangement Samedi 13 Décembre de 22h à Minuit ou au plus tard Dimanche matin (14 Décembre) de 8h à 10h) Animations prévue pour augmenter l intérêt de l évènement pour les visiteurs : Activités GRATUITES : Distribution soupe Potiron-châtaignes à 18h30 Maquillage pour les enfants (16h-19h); Crèche vivante (16h-19h); Photos avec Père Noël (16h-19h); Concert de Noël de la «Chorale des Gens» dans l Eglise (19h00) Autres activités : Vente de sapins sur le parking devant la salle (14-22h) Bourse aux jouets dans la salle Labadie (14h-22h) Restauration : Buvette (Bière de Noël, Vin chaud, etc ) Pâtisseries 17h -22h : Flammekueches (tartes flambées Alsaciennes cuites au four à bois) Salle chauffée équipée de tables/bancs pour restauration Règlement Marché de Noël 2014 St Lon les Mines Page 2/8

3 Article 1 : Présentation Le marché de noël de Saint Lon les Mines, organisé par le Comité des Fêtes, se déroulera le samedi 13 Décembre 2014, de 14h à 22h, dans la salle «Mur à Gauche» et à l extérieur sur les allées menant à cette salle. La manifestation est réservée aux artisans, commerçants, artistes indépendants, producteurs et associations qui souhaitent proposer des œuvres, articles ou produits garantissant la qualité du marché et en rapport avec l esprit de Noël (Gastronomie, Décorations, Monde des enfants, jeux, accessoires, bijoux de création, idées de cadeaux, etc ) L entrée est gratuite pour les visiteurs La tenue des stands de restauration et de boissons à consommer sur place est réservée à l organisateur Les exposants susceptibles de présenter un produit alimentaire liquide classé en catégorie 1, 2 et 3 devront faire les démarches nécessaires pour obtenir les autorisations et licence pour la durée du Marché. Note : l entrée de la salle est interdite aux animaux Article 2 : Conditions d admission Ne peuvent exposer que les entreprises immatriculées à la Chambre de Métiers et de l Artisanat, à la Chambre d Agriculture, à la Chambre de Commerce et d Industrie, les artistes inscrits auprès d organismes sociaux ou les associations déclarées légalement. Chaque exposant s engage à respecter la plage horaire choisie (soit vente le Samedi 13 Décembre de 14h à 22h), étant admis que l organisateur se réserve le droit de modifier ces horaires en fonction des conditions climatiques ou d impératifs nouveaux. Le fait d'être admis à participer à la manifestation entraîne donc l'obligation d'occuper le stand et de le laisser installé jusqu'à la clôture de la manifestation. L attribution des stands sera déterminée par le Comité des fêtes de St Lon les Mines. Les organisateurs sélectionneront et retiendront un maximum de produits liés aux traditions des fêtes de Noël. Le rejet d une demande ne donne lieu à aucune indemnité à quelque titre que ce soit. Pour conserver l attractivité du Marché de Noël, l organisateur se réserve le droit de limiter le nombre d exposants par spécialité, de renouveler un certain nombre d exposants chaque année. Un exposant non autorisé ne pourra en aucun cas s installer sur le Marché de Noël Règlement Marché de Noël 2014 St Lon les Mines Page 3/8

4 Article 3 : Droits des places Aucun droit de place en Euros n est exigé pour les emplacements de ce marché de Noël (à l intérieur ou l extérieur de la salle). TOUTEFOIS : - Afin d assurer une animation ludique pour les visiteurs de ce marché de Noël, une tombola gratuite sera organisée. Cette tombola comportera des lots constitués par les objets recueillis auprès des exposants. - il est donc demandé aux exposants de fournir au Comité des fêtes AVANT leur installation, un objet de leur choix (en rapport avec les produits qu ils exposent) d une valeur qu ils estimeront entre 10 et Le refus de remettre un objet défini ci-dessus aux organisateurs sera considéré comme une annulation de la réservation du fait exclusif de l exposant. (voir chapitre 11) - Afin d inciter les visiteurs à acheter des objets/produits sur ce marché, ce sont les exposants qui remettront gratuitement un ticket de Tombola à toute personne ayant effectué un achat sur leur stand. - Les tickets seront fournis par le Comité des fêtes. D AUTRE PART : Afin de maintenir un marché attractif, d éviter des inscriptions farfelues ou le départ prématuré de certains exposants, un chèque de caution de 20 (Non encaissé) devra être établi à l ordre du Comité des fêtes de St Lon les Mines, et sera joint au dossier d inscription. Ce chèque sera rendu le soir (Samedi 13 Décembre) à partir de 21h. Article 4 : Inscriptions Chaque candidat présentera un dossier à l organisateur avant le Lundi 1 er Décembre La demande d admission se fait au moyen du bulletin d inscription joint en Annexe1 au présent document, également téléchargeable sur le Site Internet du comité (comite-desfetes-saint-lon.asso-web.com) La participation à la manifestation est subordonnée à l acceptation sans réserve du présent règlement. Le bulletin d inscription (et l intégralité des documents demandés) est à retourner au plus tard le Lundi 8 Décembre 2014 à : Serge LAPERDRIX 20 route de Bélus St Lon les Mines Contact : Tél : comitefetesaintlon@aliceadsl.fr Après acceptation de leur dossier, et pour garantir leur participation, les exposants retenus recevront une confirmation d inscription. Dans le cas contraire, le dossier leur sera retourné ainsi que les pièces jointes. Les organisateurs gardent le libre choix de l accord d inscription. Règlement Marché de Noël 2014 St Lon les Mines Page 4/8

5 Les réservations non accompagnées de leur chèque de caution seront considérées comme nulles. Le bulletin de réservation, dûment complété et signé, devra être accompagné des documents suivants : Copie de l extrait K.bis datant de moins de 3 mois de la chambre de commerce ou Copie du numéro d inscription à la chambre des métiers (pour les professionnels) Photocopie recto verso de la carte d identité. Attestation de police d assurance responsabilité civile en cours de validité ; Liste précise de la nature des marchandises et objets exposés ; Article 5 : Emplacements Le Marché de Noël se tiendra dans le bourg de St Lon les Mines : - dans la salle «Mur à Gauche» - sur l allée et le parking près de cette salle (pour les artisans disposant d un chalet ou abri) Les emplacements sont attribués en fonction des places disponibles, en tenant compte de l arrivée des demandes. L installation et l enlèvement des produits restent placés sous la responsabilité de l exposant, et doivent se faire en dehors des horaires d ouverture au public. - Installation Samedi 13 Décembre de 12h à 14h - Démontage/rangement Samedi 13 Décembre de 22h à Minuit ou au plus tard Dimanche matin (14 Décembre) de 8h à 10h) Les organisateurs déclinent toute responsabilité en cas de vol, perte ou détérioration pouvant survenir dans la salle, sur les stands, ou dans le périmètre de la manifestation (y compris la nuit de Samedi 13 au Dimanche 14 si l exposant désire enlever ses marchandise Dimanche matin). L organisateur est réputé dégagé de toute responsabilité à cet égard, y compris en cas d accident, de perte, vol, incendie, dégât naturel, ou dommage quelconque au matériel ou objets de l exposant. Tout emplacement non occupé après 14h00 Samedi 13 Décembre ne sera plus réservé et pourra être attribué à d autres exposants par l organisateur, sans dédommagement de l exposant ayant réservé, la caution restera acquise à l organisateur. En cas de désistement à moins de 8 jours avant le début de la manifestation, aucun remboursement ne pourra être effectué. La caution versée restera acquises à l organisateur à titre d indemnité. Chaque exposant est tenu d apporter son matériel pour la décoration de son stand. Un effort devra être apporté par les exposants pour créer l ambiance de Noël. Le fait d être admis à participer à la manifestation entraine l obligation d occuper le stand, comme aussi de laisser celui-ci installé jusqu à la clôture de la manifestation. Règlement Marché de Noël 2014 St Lon les Mines Page 5/8

6 Les prix de vente des marchandises devront être affichés très lisiblement sur des pancartes ou étiquettes placés en évidence. Il est interdit d exposer de la publicité pour le compte de tiers non exposants ou de sponsor privé, hormis ceux de la manifestation. La distribution de tracts, de journaux, de brochures ou écrits de caractère immoral, politique ou religieux, ainsi que l organisation de loteries sont strictement interdites. La distribution de documents et objets publicitaires sans rapport avec l activité présentée par l exposant est interdite. Les emplacements devront rester propres avant le départ de l exposant. Le matériel du stand (tables, chaises, ) pourra être fourni par l exposant lui-même (sous réserve d acceptation par l organisateur, en fonction des dimensions). A défaut, l organisateur pourra fournir pour votre stand à l intérieur : Une ou plusieurs tables de 1.8 m x 08 m (selon votre demande lors de l inscription avec limitation de 3 tables par exposant) ; 3 chaises maximum par stand ; Les exposants, propriétaires de grilles d exposition verticales, peuvent les installer devant leur stand (limitation à 2 grilles par exposant). D autre part un seul portant sera autorisé (maxi 1 m de long, disposé en bout de stand, parallèlement au bord de table). L organisateur assurera la fourniture de l électricité Electricité (rallonge à prévoir par l exposant). L utilisation d une consommation électrique supérieure à 100 W devra faire l objet d une demande spécifique. Attention : le nombre de prises étant limité dans la salle, tous les stands ne pourront pas bénéficier de l électricité, et l organisateur se réserve le droit de l attribution de l électricité. L émission de musique sur le stand est interdite (une animation musicale (sono) est prévue dans la salle et à l extérieur) Pour des raisons de sécurité, les appareils de chauffage et de cuisson sont strictement interdits à l intérieur de la salle. Tout exposant qui s installera de sa propre initiative avant l heure ou hors emplacement prévu sera dans l obligation de déménager son stand. Il est interdit de modifier la disposition des emplacements. Seuls, les organisateurs seront habilités à le faire si nécessaire. En aucun cas, le stand attribué ne peut s étendre en dehors de la place autorisée. La tenue des stands doit être irréprochable. Les emballages en vrac, les objets ne servant pas à la présentation du stand doivent être mis à l abri du regard des visiteurs. Les organisateurs pourront procéder à la vérification des objets exposés et, le cas échéant, exiger le retrait des produits non conformes à ceux présentés dans le dossier d inscription ou présentant un danger. L organisateur se réserve le droit de faire supprimer ou modifier les installations qui nuiraient ou gêneraient au bon déroulement de la manifestation. Il est interdit de céder ou de sous louer tout ou une partie de l emplacement attribué. L accès aux issues de secours devra être respecté. Règlement Marché de Noël 2014 St Lon les Mines Page 6/8

7 Article 6 : Annulation de la manifestation Si, pour des conditions exceptionnelles, l organisateur se voyait dans l obligation d annuler la manifestation suite à des conditions exceptionnelles, ou différentes raisons, quelles qu elles soient, celui-ci s engage à retourner aux exposants la caution demandée lors de l inscription. Par contre, ceux-ci ne pourront en aucun cas réclamer des indemnités supplémentaires. Le retard d ouverture ou une fermeture anticipée ne pourront, en aucun cas, donner lieu à un remboursement ou à un dédommagement. Article 7 : Tombola Une tombola sera organisée par le Comité des fêtes. Comme indiqué à l Article N 3 du présent règlement, les exposants doivent fournir un objet de leur choix à l organisateur afin de constituer plusieurs lots gagnants. L organisateur se réserve le droit de compléter ou non ces objets afin d étoffer les lots. Les tickets de tombola, permettant de participer au tirage au sort, seront remis directement par les exposants à chaque visiteur achetant un objet ou une marchandise sur un stand du Marché de Noël, y compris les stands de pâtisserie (un ticket pour chaque achat réalisé). Toute personne munie d un ticket de tombola pourra participer au tirage. Le tirage au sort désignant les gagnants s effectuera le jour même à 21h et les lots seront remis aux possesseurs des tickets correspondants (ou mis à disposition dans les jours suivants si ces visiteurs ont déjà quitté le Marché). La liste des tickets gagnants sera affichée sur le site internet du Comité des fêtes jusqu au 22 Décembre Tout lot non enlevé après le 22 Décembre 2014 ne pourra plus être réclamé, et sera conservé par le Comité des fêtes pour une remise en jeu dans une Tombola ultérieure. Le lieu et les horaires de retrait seront affichés dans la salle du Marché de Noël, ainsi que sur le Site internet du Comité des fêtes (comite-des-fetes-saint-lon.asso-web.com) Article 8 : Communication et informations diverses Les exposants ne pourront s opposer à ce qu il soit pris des vues de leur stand, ni à la diffusion de ces vues concernant la communication liée à la manifestation. Un parking sera mis à la disposition des exposants à proximité. Une soupe (potiron à la châtaigne) sera servie gratuitement aux exposants vers 18h30. Stand buvette pâtisseries et tartes flambées alsaciennes sur place. Règlement Marché de Noël 2014 St Lon les Mines Page 7/8

8 Article 9 : Le démontage et le nettoyage des stands Le démontage des stands se fera le Samedi 13 Décembre de 22h à Minuit et/ou Dimanche matin (14 Décembre) de 8h à 10h. Une attention particulière sera demandée aux exposants pour débarrasser leur stand de tous déchets et laisser leur emplacement propre. Des containers spécifiques seront mis à leur disposition. Article 10 : Les animations Afin de créer une ambiance festive, et d attirer de nombreux visiteurs, différentes animations seront proposées : Maquillage gratuit pour les enfants (16h-19h); Crèche vivante (16h-19h); Photos avec Père Noël (16h-19h); Chorale de Noël dans l Eglise (19h00) Vente de sapins (14-22h) Bourse aux jouets (14h-22h) Les exposants peuvent s ils le désirent, montrer leur savoir-faire en assurant des démonstrations afin d animer leur stand. Article 11 : Application du Règlement Le présent règlement a un caractère général et est applicable à tous les exposants, y compris aux associations. Les exposants, en signant leur demande et, conformément aux dispositions contenues dans le présent règlement, acceptent les prescriptions de celui-ci et toutes les dispositions qui pourront être imposées par les circonstances et adoptées dans l intérêt général par l organisateur qui se réserve le droit de le signifier même verbalement. En cas de non-respect des dispositions du présent règlement, il sera mis un terme à la participation au marché de Noël et la caution sera encaissée, sans que l intéressé puisse prétendre à un quelconque dédommagement. Merci pour votre gracieuse collaboration et bonnes ventes! Le Président du Comité des Fêtes Fait à Saint Lon les Mines le 22/10/2014 Règlement Marché de Noël 2014 St Lon les Mines Page 8/8

9 Comité des fêtes de Saint Lon Saint Lon les Mines Tél. : Mail : comitefetesaintlon@aliceadsl.fr BULLETIN DE PRE-INSCRIPTION Samedi 13 Décembre 14h à 22h Formulaire d inscription à compléter et signer. Joindre un chèque de caution de 20 à l ordre du Comité des Fêtes de St Lon l les Mines. Envoyer le tout à : Serge LAPERDRIX route de Bélus, St Lon les Mines Date limite : 8 Décembre 2014 Nom :. Prénom :... Nom de société (s'il y en a un) :... Activité (commerciale, artisanale ou artistique) : Description /produits présentés: Adresse : Téléphones / Fax / Mail : Tel :.... Fax :. Mail :... N d'immatriculation à la CCI ou CMA :... ou N de déclaration d'artiste libre :... Pour les amateurs : N carte d'identité :... Lieu d Exposition choisi : A l'intérieur (salle Mur à Gauche) A l extérieur (cabanon ou barnum) Les emplacements sont attribués en fonction des places disponibles, en tenant compte de l'arrivée des demandes. Stand fourni par l exposant? Oui Non Si OUI, dimensions :... (long) x :... (larg) Si NON : Nbre de tables demandées :...(maxi 3) Bancs :... (maxi 2) Chaises :... (maxi 3) Besoin en Electricité : Oui Non Raison : Présence de Portant? Oui(1max) Non Présence de Grilles? : Oui(2max) Non Remarque : EN PARTICIPANT AU MARCHE DE NOEL, JE CERTIFIE AVOIR LU L INTEGRALITE DU REGLEMENT DU MARCHE DE NOEL 2014 DE ST LON LES MINES, ET M ENGAGE A LE RESPECTER (Disponible en ligne sur le Site Internet du Comité des Fêtes Fait à :.. le : SIGNATURE : Inscription Marché de Noël 2014 St Lon les Mines Page 1/1