Accélérer la saisie des journaux de banque : où en est-on?

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1 Accélérer la saisie des journaux de banque : où en est-on? De la scanérisation des relevés bancaires décriée, certes, mais toujours pratiquée aux diverses solutions actuelles de téléchargement de relevés, les solutions pour gagner du temps sur la saisie des journaux de banques BNC, BIC, et autres se multiplient. Toutes ne se valent pas, mais se complètent! Coût de revient, dépendance du collaborateur vis-àvis des documents du client, volumétrie minimum de dossiers nécessaires : voici toutes les données à connaître. Sait-on depuis quand la tenue de certains dossiers les BNC en premier lieu a été construite directement sur la recopie du relevé? Pas vraiment. Seule certitude, cette pratique s est développée bien avant les textes qui ont officialisé ce procédé principalement à partir de 2002, en éclaircissant les conditions de prise en compte des dates d opération, et non plus systématiquement des dates de valeur, dans les journaux de banque. C est au cours de la seconde moitié des années 1990 que ces pratiques se sont accélérées, avec la multiplication des méthodes de récupération des données contenues sur le relevé. L aberration était connue de tous : les données constituant les relevés des clients du cabinet existent sur un serveur bancaire, puis sont imprimées sous forme de relevé papier avant de devoir être ressaisies! La scanérisation des relevés Historiquement, la scanérisation des relevés bancaires a été la première réponse «technologique». Bien que les solutions de télétransmissions directes lui soient préférées aujourd hui à juste titre, la scanérisation possède et possèdera toujours des avantages indéniables. D autant plus que le principe de reconnaissance de caractère appelé «OCR» qui transforme en texte les données lues sur le papier continue de s améliorer à grands pas, ses domaines d utilisation étant toujours plus étendus. Lorsqu un client débarque avec 6 mois, un an (ou plus!) de relevés bancaires, seule la scanérisation peut vous garantir une recopie accélérée de ces centaines de dates, libellés et montants Les télétransmissions ne permettent que de récupérer les quelques derniers mois. La contrainte majeure est donc de scanner patiemment, en espérant que les relevés ne soient pas abîmés, sales ou trop annotés et donc que les corrections à apporter seront minimes. Autre avantage indéniable, c est gratuit, ce qui est rarement le cas pour les télétransmissions. Par contre, en termes de «fraicheur» des informations, la scanérisation n a pas d atout : pour scanner, il faut le relevé papier, qui une fois imprimé, est envoyé au Client, qui ensuite vous l amène au cabinet A ce jour, seule la solution ScanBANK crée par XPERTS et intégrée en 2007 dans la gamme des outils SAGE Experts Comptable, autorise encore ce procédé. Les cabinets de la région parisienne, ne pouvant s abonner aux télétransmissions de toutes les banques rencontrées de leur portefeuille de clients, ou certains cabinets en région, sont de fidèles utilisateurs de la scanérisation des Page 1

2 relevés. Signe des temps nouveaux, il arrive que ce soit le client qui scanne son relevé et l envoie au cabinet par mail! En clair, la scanérisation nécessite des manipulations, mais elle apporte un certain gain de productivité lorsque les télétransmissions ne sont pas utilisables. Une bonne «roue de secours» pour la productivité. La télétransmission «Etebac 3» Echanges TElématiques entre le BAnque et les Clients. Protocole franco-français au nom barbare apparu dans sa première version en 1982, le protocole Etebac faisait figure de standard bancaire apprécié dans une décennie où l informatique cherchait les siens. La version «Etebac 3» de ce protocole, suivie par toutes les banques Françaises, a permis aux entreprises de recevoir tous les jours si besoin les écritures de leur relevé par un téléchargement de quelques minutes, notamment pour suivre sa trésorerie sans attendre l envoi postal du relevé. C est entre 1997 et 1998 que les premiers conseils régionaux de l Ordre se sont intéressés à la question cruciale : adapter la tarification. Il n était pas rare qu une entreprise paye plus de 100F par mois pour récupérer ses relevés, ce qu un cabinet ne pouvait se permettre, vu la volumétrie de ses clients! Les estimations les plus larges situent aujourd hui le taux d utilisation à plus de 30% des cabinets en France. Sans doute à cause des nombreux atouts du procédé, malgré une mise en place administrative un peu lourde, et pourtant facilitée par les travaux du Conseil Supérieur. La télétransmission permet de rapatrier à fréquences choisies, sans manipulation de papier, les données bancaires contenues sur le serveur de la banque dans un logiciel installé au cabinet. Pas de délai postal, pas de course après le client pour récupérer le relevé qui arrive toujours un peu tard, ou qui est parfois perdu. Et tout simplement, pas d attente du relevé, les télétransmissions rapatriant au cabinet toutes écritures jusqu à celles de la veille Une «fraîcheur» d information qui bouscule un peu le sentiment «d a posteriori» de la saisie : le cabinet reçoit des informations bancaires que le Client n a souvent pas encore eues, modifiant ainsi la relation cabinet/client. Pas d éventuelles erreurs de saisie, donc, mais surtout pas de saisie du tout! Si l on doute de l intérêt pour une SCI, la question ne se pose plus pour des dossiers volumineux jusqu à la pharmacie, exemple typique de dossier remarquable par ses kilos de pages de relevés bancaires mensuels! Dates, libellés, montants sont donc téléchargés Les collaborateurs peuvent donc exercer leur «vrai métier», en codifiant cette «matière première» pour la transformer en journal de banque en bonne et due forme. Trois contraintes cependant : - les connexions Etebac s opèrent sur une ligne classique, dite RTC, dans des cabinets où ce type de ligne n existe parfois plus, si ce n est la ligne du fax, ou la porteuse de la connexion internet. Même si les connexions sont automatisées et programmées la nuit, cela ne fait pas très «moderne»! De plus, les connexions bancaires Etebac, pratiquées certes par un très grand nombre d entreprise en France, ont les défauts classiques des téléchargements de fichiers : coupures possible, serveurs bancaires occupés qu il faut rappeler quelques minutes plus tard ce qui nécessite un suivi régulier des connexions. Pas de fiabilité à 100%! - la récupération des relevés nécessite l autorisation administrative du client. Il faut donc obtenir de chaque client la signature d un mandat (celui proposé par la banque ou à défaut celui formaté par le Conseil Supérieur il y a déjà presque 10 ans!). Page 2

3 Bien que la très grande majorité des clients acceptent de signer, il faut parfois rassurer celui-ci au préalable en précisant que les collaborateurs n auront pour autant aucun droit d opération sur le compte, juste une simple consultation. «Tout comme quand vous nous donnez les relevés» disant les collaborateurs, sans préciser bien sur qu avec la télétransmission, la saisie disparaît. Remarque utile, il n est pas possible de récupérer des écritures antérieures à la date de signature du mandat par le client Les télétransmissions bancaires ne pourront donc pas vous «sauver» le jour où vous aurez un an de saisie à rattraper! - la récupération des relevés est facturée par les banques, directement au cabinet. A coups d accords entre les banques régionales et les conseils régionaux, et de comparaisons faites entre les différents établissements, les prix se sont stabilisés. Il y a peu de chances qu ils remontent, mais tout aussi peu de chances qu ils continuent de baisser, les banques ayant désormais bien compris les gains de productivité réalisés par les cabinets. Aujourd hui, la majorité des établissements bancaires proposent des forfaits mensuels (de 20 à 70 /mois pour tous les dossiers), ou des forfaits par tranches (par exemple 4 /dossier/mois jusqu à 10 dossiers, puis 3 /dossier/mois entre 11 et 30 dossiers, etc...), mais un petit nombre de banques propose encore des tarifs de indexés sur le nombre de lignes récupérées par le cabinet. Il est utile de savoir que la moyenne nationale des tarifs «corrects» se situent entre 2 et 4 /mois/dossier, certains battant des records (quelques centimes d euros par mois) quand le cabinet atteint certains volumes. On voit donc apparaître la difficulté tarifaire du procédé Etebac 3 : vais-je abonner mon cabinet à une banque dont le forfait est de 40 /mois - sans contrainte de nombre dossiers - si je n ai que 4 dossiers à récupérer dans cet établissement? Si ce sont des dossiers avec un nombre important de lignes, peut-être, mais si ce sont des SCI? De plus, contrainte induite par cette tarification, le cabinet se doit d ouvrir, dans la majorité des cas, un compte bancaire dans l établissement dont il veut récupérer des relevés. Précision supplémentaire, le Client reçoit toujours ses relevés «papier», même si le cabinet récupère ces mêmes relevés par Etebac. Au passage, entre les lois bancaires et le contexte de dématérialisation croissante, personne ne sait vraiment confirmer si l envoi du relevé papier sera un jour facturé. La télétransmission des relevés bancaire est aujourd hui le procédé le plus usité et le plus apprécié, une fois la mise en place administrative et tarifaire effectuées. La quasi-totalité des logiciels de production sait aujourd hui intégrer des «fichiers Etebac», et il existe des logiciels spécialisés (multi-banque, multi-comptabilité) qui permettent de pousser plus loin l industrialisation des connections et du traitement de codification automatisée, et d organiser le flux d informations qui demeure obligatoire entre le cabinet et ses clients, pour l affectation des chèques débités, par exemple. La récupération de fichier de relevés bancaires par Internet Suite de cette belle époque encore une belle invention française ou l on pouvait consulter ses comptes via le Minitel (disparu il y a déjà plus de 10 ans ), les «sites internet» bancaires permettent, depuis le début des années 2000, de consulter ses comptes et de rapatrier aujourd hui le fichier de son relevé avec un certain historique (de 2 à 6 mois en moyenne) sur son ordinateur. A priori, on imagine que ce vecteur réunit beaucoup d avantages pour le cabinet : c est le client qui paye son abonnement à la banque pour avoir accès à ce service très répandu, les sites internet des banques sont capables de fournir les relevés sont des formats divers (Excel, texte, Quicken, Money... et même au format CFONB, utilisé dans le protocole Etebac!). Page 3

4 Mais à y regarder de plus près, on découvre deux freins majeurs. Pour accéder à l option de récupération du fichier du relevé, il faut se connecter sur le site, c'est-à-dire avoir les codes d accès. Il est alors très souvent possible de faire des opérations sur les comptes, car très peu de sites bancaires gèrent plusieurs niveaux d autorisations. Il y a donc deux cas : Soit chaque client se connecte, récupère son fichier, et l envoie par mail en temps et en heure aux collaborateurs. Autant dire que si certains clients «amateurs de technologie» le feront, d autres oublieront de se connecter, de sélectionner les bonnes lignes à récupérer, d autres ne voudront pas le faire du tout On retrouve alors la contrainte connue avec les relevés papier : le collaborateur attend le client! Soit les clients donnent leur code d accès aux collaborateurs. A supposer que la majorité des clients le fassent, ce qui est peu réaliste, cela fait porter une lourde responsabilité au cabinet, les collaborateurs ayant alors accès aux comptes bancaires des clients Et si les collaborateurs disposent d un très bon niveau de confiance, la connexion régulière et manuelle sur X sites bancaires différents n a rien de très industriel et de très productif quand on a plusieurs dizaines de dossiers à suivre. C est pourquoi la récupération des relevés par internet ne peut devenir un vecteur industriel à l échelle de tous les dossiers du cabinet. Elle est aujourd hui pratiquée dans un nombre importants de cabinets, mais ponctuellement, sur quelques dossiers uniquement. La récupération de relevés bancaires via le portail jedeclare.com. Assez rapidement après sa création en 2001, et dans la logique de son positionnement volontariste de plate-forme d échanges entre le cabinet et ses partenaires institutionnels, jedeclare.com s est penché sur la circulation des relevés bancaires entre les banques et le cabinet. La fédération des demandes de l ensemble des cabinets pour «faire du volume», la réduction des coûts unitaires de récupération, la sécurisation des transferts (considérés comme pas toujours parfaitement fiables en Etebac 3) ont été autant de motivations pour construire un nouveau mode d échange dans lequel, il faut bien le dire, les banques ne se sont pas toutes impliquées rapidement. L entreprise était de taille, puisqu il a fallu réunir banques et éditeurs de logiciels autour de la même table, établir une nouvelle forme juridique de mandat, et étudier l intégration d une circulation en sens inverse, à savoir la récupération des liasses par les banques. A ce jour, 45 banques ont signé le partenariat avec jedeclare.com, permettant au cabinet de recevoir - à condition d être abonné au portail - des relevés bancaires à des coûts très raisonnables, à savoir entre 1 et 3 euros par dossier et par mois. Le cabinet reçoit des mails avec en pièce jointe, un fichier contenant le relevé au format CFONB, comme pour le protocole Etebac! Mais le portail permet à tous les cabinets de bénéficier de certaines fonctionnalités (comme la vérification de la séquence des soldes, ou l archivage) qui apportent un confort supplémentaire, ces fonctionnalités étant présentes uniquement dans quelques-uns des logiciels assurant les liaisons Etebac 3. Un des atouts les plus séduisants est sans doute le fait que le cabinet ne doit plus ouvrir de compte bancaire dans les banques concernées. Le portail s en occupe. La procédure des mandats est aussi simplifiée, puisqu une fois récoltés, les mandats sont envoyés à jedeclare qui gère la récupération centralisée des relevés et la redistribution aux cabinets concernés. Deux particularités, cependant, à signaler : - si toutes les banques peuvent être récupérées théoriquement via le portail, «seuls» 45 établissements, issues de quelques groupes (Crédit Mutuel, Crédit Agricole, banque Populaire ) ont signé le partenariat avec jedeclare. Cela ne couvre donc pas encore tous les besoins des cabinets. Page 4

5 - de plus, beaucoup de solutions comptables ou de logiciels spécialisés intègrent un par un des fichiers en provenance du portail. Mais un ou deux seulement rendent réellement industrielle l intégration des relevés reçus en automatisant la détection des mails en provenance du portail. Malgré tout, devant le manque de standardisation de la récupération de relevés par internet, la réception de relevés via jedeclare.com, sans remplacer encore la télétransmission Etebac, devient le procédé complémentaire le plus intéressant. Alors, que choisir? Cabinet ayant peu ou beaucoup de dossiers en tenue, répartis sur quelques banques ou sur un grand nombre de banques différentes (comme c est souvent le cas dans les grandes villes), utilisant ou non le portail jedeclare.com Il y a trop de cas divers pour élire le meilleur vecteur de récupération des relevés. La télétransmission Etebac est le vecteur le plus usité, mais largement plus en province que dans les grandes villes, à cause des forfaits d abonnement qui interdisent souvent de s abonner pour deux ou trois dossiers La bonne solution est sans doute de disposer, au travers de ses outils informatiques, d au moins deux de ces modes de récupération, voire, dans l idéal, de tous, chacun ayant des avantages réels pour une partie des dossiers. Mais c est sans doute au-delà de la technique qu il faut regarder. Une fois la «matière première» récupérée par le cabinet, les gains de productivité les plus importants se trouvent dans l automatisation de la codification : choix du compte à partir de certains mots du libellé, éclatement de la TVA, gestion des frais de cartes bleues, pointage des chèques manquants En effet, la recopie du relevé est une tâche à faible valeur ajoutée, pour laquelle chaque cabinet a déjà cherché des solutions. Mais automatiser la codification, le rapprochement, et d autres traitements relativement complexes, c est gagner du temps sur des heures «collaborateur» qui plus onéreuses Si la totalité des logiciels de comptabilité savent au moins intégrer des fichiers Etebac, c est bien sur ces possibilités de traitement automatisés que les outils actuels divergent. Et c est donc sur ce point que le cabinet gagne d aujourd hui à se pencher Page 5