Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC) Outil national de rapports en ligne (ONRE)

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1 Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC) Outil national de rapports en ligne (ONRE) GUIDE DE L ADMINISTRATEUR MINISTÉRIEL Mise à jour : octobre

2 Table des matières Bienvenue au projet pilote rapports sur les résultats nationaux... 3 Bienvenue à l'onre!... 4 Important... 4 Accéder à l ONRE... 5 Ouvrir une session... 5 Menu Principal... 5 Modifier les coordonnées... 6 Créer ou modifier un profil d utilisateur du ministère... 7 Modifier un profil d utilisateur du ministère pour une région Mettre à jour des résultats verbaux locaux de la CCMTGC Afficher les rapports des résultats verbaux de l année en cours ou les rapports des résultats finaux d une année antérieure Merci!

3 Bienvenue au projet pilote rapports sur les résultats nationaux Centraide Ottawa (Centraide) gère la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC), conformément au mandat que lui a confié le Conseil du Trésor, et est à la recherche de moyens de renforcer le caractère national de la campagne. Le volet national de la CCMTGC offre aux ministères et aux organismes ainsi qu à leurs employés la possibilité de reconnaître et de célébrer leur engagement envers la communauté à travers le pays. Les résultats détaillés de la campagne nationale étaient, jusqu à présent, uniquement disponibles dans les Centraide locaux, bien après la clôture de la CCMTGC annuelle dans la RCN. Toutefois, l intérêt que portent les ministères au volet national ne cesse de croître. Centraide Ottawa offre à chaque ministère ou organisme participant l accès à un système automatisé en ligne, l Outil national de rapports en ligne (ONRE), pour effectuer le suivi des résultats verbaux au niveau local et pour effectuer des mises à jour à l échelle nationale pendant la campagne. Les tâches principales assignées à chacun des ministères ou organismes consisteront à : sélectionner les bénévoles de la campagne au niveau local au sein de la région, de la circonscription et des autres bureaux du ministère ou de l organisme à travers le Canada; obtenir leur soutien pour passer à l enregistrement et à l établissement de rapports des résultats verbaux tout au long de la campagne au moyen de l ONRE; ouvrir les comptes d utilisateur nécessaires dans l ONRE. Durant la campagne de l automne, les bénévoles participants devront établir un rapport sur cinq points (le nombre d'employés, l objectif de la campagne (s'il leur est communiqué), le nombre de donateurs, les événements spéciaux et les dons collectés) et mettre à jour les données régulièrement, de septembre à décembre. Les ministères ou les organismes peuvent utiliser le système pour suivre le progrès de leur campagne dans tout le pays. Les Centraide locaux pourront également accéder au système afin de recueillir les données dont ils ont besoin pour les rapports sur les résultats verbaux. Toute exigence ou procédure opérationnelle au niveau local demeure inchangée. Les bénévoles locaux maintiennent leur relation avec leur Centraide local et rien ne change dans le traitement des formulaires de don ni dans la soumission de rapports des résultats de campagne finaux Remarque : Les administrateurs ministériels ne doivent pas saisir les résultats verbaux de la RCN dans l ONRE. Ces derniers sont saisis dans les systèmes qu utilise actuellement la RCN. 3

4 Bienvenue à l'onre! Le manuel d utilisation de l ONRE de la CCMTGC est un outil de référence pour les administrateurs des ministères. Il vous permettra d'apprendre à utiliser l'onre, notamment la manière de : (1) fournir l accès à l'onre aux bénévoles de la campagne locale dans les bureaux locaux et régionaux de votre ministère dans tout le Canada; (2) recueillir les résultats verbaux mis à jour par ces derniers. Durant la campagne, les administrateurs ministériels recueillent les résultats verbaux de leurs bénévoles dans tous les bureaux de leur ministère (à l extérieur de la RCN) chaque semaine au moyen de l ONRE. Ces ministères auront ainsi un aperçu de leur CCMTGC à l'extérieur de la RCN et cela permettra d accentuer le volet national de la campagne. Si vous avez des questions qui ne sont pas couvertes dans le présent manuel, ou si vous avez besoin de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le personnel du Bureau national de la CCMTGC à Centraide Ottawa. Victoria Kaniewski Agente de campagne, CCMTGC, Approche nationale, Centraide Ottawa Courriel : CCMTGC_National@centraideottawa.ca Important 1. Une fois que toutes les données ont été saisies, n oubliez pas de cliquer sur au bas de l écran. Il est également très important de sauvegarder toutes les données saisies ou les changements apportés, car, si le système demeure inactif pendant plus de 30 minutes, l'application expirera. Une fenêtre s ouvrira pour vous signaler que l'application est sur le point d'expirer. 2. N oubliez pas de fermer la session (accessible à partir du coin supérieur droit de tous les écrans) lorsque vous n entrez pas de données ou que vous n utilisez pas votre ordinateur. 4

5 Accéder à l ONRE Pour accéder à l ONRE, veuillez vous rendre à l adresse : Ouvrir une session Cliquez sur le bouton Nom d utilisateur du ministère. Saisissez votre adresse courriel Saisissez votre mot de passe. Remarque : Votre mot de passe est fourni par le Bureau national de la CCMTGC. Si vous l oubliez, veuillez communiquer avec CCMTGC_National@centraideottawa.ca. Menu Principal À l ouverture de session, le menu principal de l ONRE apparaît. Voici un exemple de la page que vous verrez. Le Bureau national de la CCMTGC remplira cette page en y insérant vos coordonnées d administrateur ministériel avant de vous envoyer votre mot de passe. Vous devrez simplement confirmer les informations saisies ou corriger les erreurs éventuelles. 5

6 Modifier les coordonnées Pour modifier les coordonnées à partir du menu principal, cliquez sur 6

7 Vous pourrez alors modifier toutes vos coordonnées d administrateur ministériel. N oubliez pas de cliquer sur! Créer ou modifier un profil d utilisateur du ministère Vous devrez d abord déterminer qui sont les bénévoles de chaque bureau local de votre ministère chargés de coordonner la CCMTGC dans leur région. Lorsque vous l aurez fait, vous pourrez créer des comptes d utilisateurs de votre ministère dans l ONRE. À partir du menu principal, cliquez sur. 7

8 Cliquez sur, et un nouvel écran apparaîtra. Vous pouvez créer autant de comptes d utilisateurs que vous le désirez. 8

9 Vous devrez remplir sept champs obligatoires par compte créé. (1) Nom du contact - Le nom du contact correspond au bénévole local (utilisateur du ministère) pour lequel vous ouvrez un compte. Veuillez fournir son nom et son prénom. (2) Niveau 1 de l organisation - Veuillez identifier le niveau organisationnel le plus élevé pour lequel votre chef de campagne désire donner des résultats. (3) Niveau 2 de l organisation - Veuillez identifier le niveau organisationnel le plus élevé pour lequel votre chef de campagne désire donner des résultats (4) Numéro de téléphone - Tapez un numéro de téléphone pour l utilisateur du ministère. (5) Courriel (nom d utilisateur) - L adresse courriel de l utilisateur du ministère servira de nom d utilisateur. - Il est recommandé d'utiliser l adresse courriel professionnelle. - Remarque : l adresse courriel doit être unique (c.-à-d. qu un seul utilisateur peut l utiliser). (6) Mot de passe - Vous fournissez le mot de passe en tant qu administrateur ministériel - Il est recommandé d utiliser une série simple de chiffres et de lettres - Il est également recommandé que l administrateur ministériel conserve une liste de mots de passe dans un endroit sécuritaire - Si un mot de passe est oublié ou perdu, l administrateur ministériel peut créer un nouveau mot de passe pour l utilisateur ou communiquer avec le Bureau national de la CCMTGC pour obtenir de l aide. (7) Rapports de Centraide - Tous les comptes d utilisateurs que vous créez DOIVENT être liés à un Centraide local qui produit des rapports. Les CCMTGC sont gérées par des Centraide locaux à travers le pays et ce sont eux qui reçoivent les formulaires de don à des fins de traitement. - Pour trouver le Centraide local d un utilisateur donné : (i) Consultez le site Web de Centraide Canada sous «Trouvez votre Centraide United Way» : - Ce site vous permet de trouver un Centraide à l aide du code postal. - Tapez le code postal du lieu de travail de l utilisateur du ministère et le Centraide local s affichera à l écran. Saisissez le Centraide local dans l ONRE. Si vous avez de la difficulté à trouver, veuillez communiquer avec le Bureau national de la CCMTGC au CCMTGC_National@centraideottawa.ca. 9

10 Une fois que vous avez ouvert le compte de l utilisateur du ministère et saisi l information requise, vous devez envoyer un courriel aux utilisateurs intéressés pour leur communiquer : 1. leur nom d utilisateur (adresse courriel) 2. leur mot de passe. Modifier un profil d utilisateur du ministère pour une région Remarque importante : Si vous devez changer un utilisateur de votre ministère pour un bureau particulier, il ne faut PAS supprimer le compte de l ancien utilisateur. Chaque compte d utilisateur créé comporte un historique de données, qui ne peut être restauré s'il est supprimé. Si vous devez modifier un utilisateur du ministère pour un lieu particulier durant la campagne, il faudra identifier dès que possible une autre personne dans le même bureau pour assumer le rôle de l utilisateur. Lorsque vous aurez trouvé un nouvel utilisateur, il existe deux moyens de procéder au transfert de la responsabilité. Option 1 (à privilégier) : modifier le courriel et le mot de passe de l utilisateur existant pour qu ils correspondent au nouvel utilisateur. Le moyen le plus simple de transférer la responsabilité est de conserver le compte de l ancien utilisateur du ministère et d actualiser le courriel, le mot de passe et les renseignements personnels pour qu'ils correspondent au nouvel utilisateur. En conservant le même compte, les données précédemment saisies ne seront pas perdues. Pour choisir cette option, à partir du menu principal cliquez sur Vous serez redirigé vers un écran qui affichera tous les utilisateurs existants de votre ministère. 10

11 Cliquez sur sur la ligne de l utilisateur que vous désirez remplacer. Une nouvelle page apparaîtra et affichera les renseignements de cet utilisateur. Modifiez alors tous les renseignements en fonction du nouvel utilisateur, et rappelez-vous de modifier l adresse courriel et le mot de passe. Assurez-vous de cliquer sur données. lorsque vous avez terminé de saisir vos Option 2 : Désactiver le compte de l ancien utilisateur et créer un nouveau compte pour le nouvel utilisateur. Si, pour une raison quelconque, vous préférez maintenir des comptes distincts, vous pouvez désactiver le compte de l ancien utilisateur et ouvrir un nouveau compte pour le nouvel utilisateur. Afin que les données saisies soient sauvegardées, les données saisies par l utilisateur désactivé continueront d être prises en compte dans les résultats verbaux ministériels du bureau en question jusqu à ce que le nouvel utilisateur saisisse des données. Pour désactiver un utilisateur du ministère, à partir du menu principal, cliquez sur. Vous serez redirigé vers un écran affichant tous les utilisateurs existants du ministère. 11

12 Cliquez sur sur la ligne de l utilisateur que vous désirez désactiver. Une nouvelle page apparaîtra contenant les renseignements de l utilisateur. Supprimez ensuite la coche de la case Actif (voir ci-dessous). 12

13 Vous pourrez alors créer un nouveau compte d utilisateur. Consultez les instructions ci-dessus (Créer ou modifier un profil d utilisateur du ministère). 13

14 Mettre à jour des résultats verbaux locaux de la CCMTGC REMARQUE Un manuel de l utilisateur ministériel est mis à la disposition de chaque utilisateur du ministère pour les guider dans le processus suivant. Il faut veiller à ce que tous les utilisateurs du ministère mettent l information à jour dans l ONRE chaque semaine de la CCMTGC, de la fin septembre au début de décembre. Lorsque les utilisateurs du ministère ouvrent une session, ils sont dirigés vers leur écran personnel, ce qui leur permet de mettre à jour leurs propres coordonnées et d enregistrer leurs résultats verbaux. Sous leurs coordonnées, ils trouveront la section suivante pour remplir et mettre à jour les résultats verbaux de la CCMTGC. 14

15 On leur demandera de mettre à jour les cinq points suivants (données cumulatives à ce jour) pour leurs bureaux ministériels locaux : - la population; - l objectif; - le nombre de donateurs (c.-à-d. le nombre de formulaires de don recueillis), - les dons verbaux pour événements spéciaux à ce jour (c.-à-d. le total des dons verbaux collectés dans le cadre d événements spéciaux), et - les dons verbaux des donateurs (c.-à-d. le total des dons verbaux recueillis au moyen des formulaires de don). Veuillez rappeler aux utilisateurs de votre ministère qu ils doivent cliquer sur lorsqu ils ont terminé la saisie des données. Lorsque l utilisateur clique sur «Sauvegarder les changements», les données sont enregistrées dans un fichier historique qui est affiché sous la section de saisie des données. 15

16 Afficher les rapports des résultats verbaux de l année en cours ou les rapports des résultats finaux d une année antérieure Remarques : - Lorsque vous visualisez les rapports verbaux, seuls les rapports de l année en cours de votre ministère sont disponibles. Vous ne pourrez pas visualiser les données d autres ministères. o Résultats verbaux à ce jour par ministère ou organisme o Résultats verbaux à ce jour par ministère, province et Centraide o Résultats verbaux à ce jour par ministère et niveau de l organisation - Les résultats finaux de l'année en cours ne seront pas disponibles avant que tous les résultats aient été reçus et publiés par le Bureau national de la CCMTGC. Vous pourrez cependant visualiser les résultats finaux d années antérieures. o Résumé par province o Résumé par province et Centraide o Résultats nationaux par Centraide o Résultats nationaux par ministère ou organisme o Résultats nationaux par ministère, province et Centraide o Amis et chefs de file par Centraide o Amis et chefs de file par ministère ou organisme o Désignations pourcentage du total par province et Centraide o Résultats comparatifs À partir du menu principal, cliquez sur. Une liste de tous les rapports nationaux sur les résultats s affichera. 16

17 Sélectionnez le rapport que vous désirez visualiser. Selon le rapport que vous sélectionnez, vous serez invité à sélectionner des critères additionnels. Par exemple, on pourrait vous demander de sélectionner l'année ou le ministère que vous désirez consulter. Si vous sélectionnez un des rapports de résultats verbaux, vous n aurez accès qu aux résultats verbaux de votre propre ministère pour la campagne de l année en cours. Une fois que vous avez fait vos sélections, cliquez sur le rapport sélectionné. Voici un exemple : pour visualiser 17

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19 Options pour les rapports nationaux A) Imprimez le rapport en cliquant sur dans le coin supérieur gauche. L'écran suivant apparaîtra. Sélectionnez la partie du rapport que vous désirez imprimer (ou le rapport entier), puis suivez les instructions de votre dialogue normal d'impression. B) Sauvegardez le rapport en cliquant sur dans le coin supérieur gauche. L'écran suivant apparaîtra. Sélectionnez le format dans lequel vous désirez sauvegarder le rapport. Sélectionnez ensuite la partie du rapport que vous désirez sauvegarder (par numéro de page), ou bien sélectionnez «tout», et cliquez sur. 19

20 Merci! Merci d utiliser l ONRE pour rendre compte des résultats verbaux ministériels de la CCMTGC. Veuillez communiquer avec le Bureau national de la CCMTGC si vous avez besoin d'aide. Si des utilisateurs de votre ministère posent des questions auxquelles vous ne pouvez pas répondre, demandez-leur de nous appeler ou d appeler leur Centraide local. Nous serons également ravis de savoir ce que vous en pensez. N hésitez pas à envoyer un courriel au Bureau national. 20