Note de cadrage APOGEE V4.00

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1 APOGEE Auteur : Département Edition Intégration Date de création : mercredi 13 novembre 2008 Dernière modification : Nombre de pages : 15 Destinataires Les établissements Apogée Pour information : Mots Clés : Accessibilité : Sujet : LIBRE NOTE DE CADRAGE DE LA VERSION 4.00 D'APOGEE NOTE_CADRAGE.DOC

2 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 2/15 Liste des Modifications Modification Version Emetteur Validé par Date Création du document 0.1 Département Edition Intégration 12/11/2008

3 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 3/15 TABLE DES MATIERES 1 INTRODUCTION 4 2 LES EVOLUTIONS DE LA VERSION MIGRATION TECHNOLOGIQUE D APOGEE EVOLUTIONS TRANSVERSES EVOLUTIONS DES DOMAINES RESULTAT ET THESE EVOLUTIONS DU DOMAINE INSCRIPTION ADMINISTRATIVE EVOLUTIONS DU DOMAINE EXPLOITATION E-SCOLARITE SERVICE INSCRIPTION ADMINISTRATIVE A DISTANCE POUR LES PRIMO-ENTRANTS SERVICE INSCRIPTION AUX EXAMENS DE SESSION INTEGRATION AU SYSTEME D INFORMATION DE L ETABLISSEMENT CHARGEMENT D UNE OPI EN MODE SYNCRHONE (WEB SERVICES) MEDIAPOST MISE A JOUR DE MEDIAPOST 12 3 LA DOCUMENTATION CONTENU CALENDRIER ET MODALITES DE MISE A DISPOSITION 13 4 LES OUTILS DE FORMATION DE LA CONTENU CALENDRIER ET MODALITES DE MISE A DISPOSITION 14 5 MISE EN OEUVRE TECHNIQUE DE LA

4 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 4/15 1 INTRODUCTION Cette note a pour objet d aider un établissement utilisateur d Apogée (Version minimum : apo370lan) dans l installation et l exploitation de la nouvelle version d Apogée Version La version 4.00 intègre plusieurs évolutions. Cette note est structurée en 5 chapitres : Chapitre 1 : INTRODUCTION Chapitre 2 : LES EVOLUTIONS Ce chapitre présente l ensemble des évolutions de la 4.00 : Migration technologique sur Oracle 10gAS, E-Scolarité : généralisation à tous les établissements du service numérique d inscription à distance des Primo Entrants ainsi que du service numérique de confirmation d Inscription des Etudiants aux examens de seconde session, Evolutions liées à l intégration au système d information de l établissement : généralisation à tous les établissements du service web OPI, MEDIAPOST : évolution du référentiel APOGEE à partir de la dernière mise à jour du fichier Médiapost du mois de novembre : La note de cadrage n a pas pour but de décrire de façon exhaustive toutes ces évolutions. Il est donc nécessaire de se reporter aux différents «Guides des évolutions» livrés par l Agence avec la version Ces guides détaillent, par domaine applicatif, écran par écran, l évolution des fonctionnalités et des traitements depuis la version , (cf. 4.1 «Contenu de la documentation livrée). Chapitre 3 : LA DOCUMENTATION Cette partie présente la liste des documents livrés avec la version 4.00 et les modalités de mise à disposition. Chapitre 4 : LES OUTILS DE FORMATION Cette partie détaille les différents outils de formation livrés avec la version 4.00 et les modalités de mise à disposition. Chapitre 5 : LA MISE EN ŒUVRE TECHNIQUE Cette partie présente brièvement les pré-requis et le mode opératoire pour installer la version 4.00.

5 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 5/15 2 LES EVOLUTIONS DE LA VERSION MIGRATION TECHNOLOGIQUE D APOGEE La migration technologique d Apogée se situe autour de 3 axes : Migration Oracle Application Serveur : Apogée, comme Harpège, évolue en passant d un mode client/serveur à un mode 3 tiers. Cette évolution permettant une meilleure intégration des produits dans les systèmes d information des établissements, est rendue nécessaire par la fin du support étendu de la version actuelle 6i au 1 er janvier Cette migration est essentiellement une évolution technique ; elle impacte très peu la partie fonctionnelle d Apogée. Les modifications fonctionnelles sont listées dans les paragraphes suivants. Ces évolutions sont détaillées dans les guides des évolutions. Migration du noyau base de données Oracle 10g : Nous avons également profité de cette migration pour faire évoluer le noyau base de données en version 10g. La version retenue est la 10g R2 ( ). Ceci n est pas le dernier niveau de patchs et pour la version 10g R2 mais c est le seul qui à ce jour est disponible sur l ensemble des plateformes validées par apogée à savoir : AIX, HP-UX, HP Tru64 et Linux. La dernière évolution technologique et la Cassification d Apogée qui permet maintenant une intégration dans le mécanisme d authentification de votre établissement EVOLUTIONS TRANSVERSES Page d accueil Apogée L écran d accueil est impacté par l ajout du compte LDAP de connexion et de l utilisateur Apogée Impacts sur les écrans Quelques impacts de la migration concernent les écrans Apogée : Les icônes sur la barre du haut des écrans ne sont plus encadrés (suppression du frame). Un léger décalage sur l alignement des libellés droite/gauche ou haut/bas a été accepté. La fenêtre principale qui porte le nom Apogée et le nom de la base garde maintenant le dimensionnement défini par l utilisateur. Comportement modifié du bouton <Return> Comportement modifié de l action <Shift TAB> Champ rendu obligatoire (saisie du numéro de début de quittance) dans l écran d édition de la liste de contrôle du domaine Inscription Administrative Aide en ligne Le sommaire de l aide en ligne est désormais présenté déplié.

6 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 6/ Impression synchrone L architecture Oracle 10gAS implique un comportement différent concernant les éditions synchrones. En effet, il n est plus possible d imprimer directement. Il faut obligatoirement passer par une étape de prévisualisation avant de pouvoir réaliser l impression. Le format de référence est le PDF, les autres formats proposés sont présents pour une compatibilité de choix avec la version 6i. L imprimante LOCAL_IMPRIMER n est plus disponible. La variable applicative EDIT_VISU_OU_IMP est supprimée du référentiel. Afin d implémenter cet impact dans les écrans génériques, trois types de modifications fonctionnelles ont été effectués : Pour les écrans proposant une visualisation et une impression, le mode impression est supprimé, le mode visualisation est conservé avec le renommage du bouton <Visualiser> en <Imprimer>. Pour les écrans proposant uniquement une impression, le mode impression est remplacé par le mode visualisation, mais le libellé du bouton <imprimer> est conservé. Pour les écrans permettant de lancer l édition via le choix d une imprimante Apogée générique, l imprimante générique «imprimante Windows» est supprimée de la liste des imprimantes Apogée Changement de comportement lie aux outils developer 10gAS Une différence de comportement entre la version 6i et la version migrée 10gAS ont été constatée et acceptée : Impression d écran (format différent) Ascenseur des zones multi-lignes (la flèche haut n apparait plus) Liste de valeurs (boutons positionnés différemment) Messages (la fin du message peut être décalé sur la ligne suivante) EVOLUTIONS DES DOMAINES RESULTAT ET THESE Impression synchrone des diplômes et certificats En 10gAS, certaines éditions ne sont pas correctement imprimées lorsqu elles sont d abord pré-visualisées dans le format PDF. La génération au format PDF introduit un décalage de quelques millimètres au niveau des marges verticales et horizontales qui peut être gênant lors de l édition de documents officiels. Des éditions réglementaires sensibles (diplômes et certificats) ont été identifiées et donc fait l objet d un traitement particulier. La fonctionnalité d impression directe (édition Postscript) est utilisée pour ces éditions afin de générer un rendu plus fidèle à la version 6i. La solution implémentée consiste à identifier les imprimantes serveur utilisées pour ces éditions sensibles et permettre à l utilisateur de choisir parmi ces imprimantes, celle qu il souhaite utiliser au moment de l édition. Afin de faciliter le choix de l imprimante, une imprimante par défaut peut être affichée. Cette imprimante par défaut est l imprimante spécifiée dans l écran «utilisateur» du référentiel. Attention, les imprimantes utilisées pour ces éditions sensibles sont obligatoirement des imprimantes réseau.

7 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 7/ Macro d export-import Dans le cadre de la migration, la macro Excel n est plus installée sur le poste client, mais doit être téléchargée à partir du domaine Résultat EVOLUTIONS DU DOMAINE INSCRIPTION ADMINISTRATIVE Edition de la liste des dossiers incomplets Cette édition était accessible à partir de deux sous-menus : Imprimer et Visualiser. Cette distinction étant dorénavant inutile, ces sous-menus ont été supprimés EVOLUTIONS DU DOMAINE EXPLOITATION Distribution automatique Suite à la suppression de la distribution automatique, l écran de mise à jour automatique des postes clients est adapté au nouveau comportement de l application.

8 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 8/ E-SCOLARITE SERVICE INSCRIPTION ADMINISTRATIVE A DISTANCE POUR LES PRIMO-ENTRANTS Le contexte L accès au service d inscription administrative (IA) à distance était limité aux étudiants déjà inscrits dans l établissement l année précédente, ou dans une année antérieure. Les néo-bacheliers ou les étudiants provenant d autres sites n avaient pas la possibilité d utiliser ce service et devaient obligatoirement se présenter dans les services de scolarité pour réaliser leur inscription administrative. Les établissements souhaitaient également proposer aux primo-entrants un service d inscription administrative à distance afin de concentrer leurs efforts sur l accueil de l étudiant La solution générale Ce nouveau service web permet aux primo entrants de réaliser leur première inscription administrative dans l établissement. Ce processus complète le dispositif de l inscription à distance des étudiants. Ce service numérique a été expérimenté par 8 établissements pilotes lors du déploiement de la version Apogée Face à un bilan positif du service numérique par les établissements pilotes, il est proposé de généraliser l utilisation de cet outil. Il permet aux étudiants néo bacheliers (Bac obtenu l année IA en cours) et non néo-bacheliers (Bac obtenu une année antérieure) de réaliser leur inscription administrative à distance. Les étapes proposées sont calculées à partir des données saisies lors de leur OPI ou via des laissez-passer. Comme dans le cas d une réinscription, les étudiants ont la possibilité, selon le paramétrage de l établissement, de payer à distance par carte bancaire et d enchaîner leur IP à leur IA. De la même façon qu ils pouvaient actuellement sélectionner les étapes qu ils souhaitaient rendre accessibles à distance pour la réinscription, les établissements peuvent paramétrer les étapes accessibles à distance pour les primo-entrants. D autre part, le service permettra de cibler la population concernée, les sites ne souhaitant pas forcément proposer ce service à la totalité des primo-entrants de l établissement. Comme pour la campagne de réinscription, le domaine Accès à Distance (AD) de la 4.00 fournit tous les outils nécessaires au paramétrage de ce nouveau service. Note : Lors du bilan de ce service numérique, des améliorations ont été demandées par les établissements expérimentateurs. Pour des raisons de calendrier, ces améliorations, qui ne perturbent pas la généralisation de ce service, ne peuvent être prises en compte dès cette livraison. Cependant, cette version vous permettra une prise en main du service numérique en attendant la livraison des évolutions, prévue au premier trimestre Les limites Les étudiants doivent avoir réalisé une préinscription et disposer d un numéro OPI pour accéder à l application.

9 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 9/15 Bien que facultative au niveau de l interface OPI, l année d obtention du bac est indispensable à l identification des étudiants primo-entrants au niveau du service numérique. La mise en place du paiement externe nécessite la signature d un deuxième contrat chez le prestataire de paiement, s il s agit de la société Paybox SERVICE INSCRIPTION AUX EXAMENS DE SESSION Le contexte Les règles de détermination d une population d étudiants concernée par les examens de seconde session sont correctes et demeurent inchangées. Néanmoins, dans la pratique, les établissements constatent que l organisation des examens de seconde session, en terme de réservation de salle, d enseignants et de surveillants (etc..), à partir de ce nombre théorique d étudiants est disproportionnée par rapport au nombre d étudiants qui se présentent réellement le jour de l examen. A ce jour, hormis les établissements qui possèdent des outils internes permettant de comptabiliser plus finement la population d étudiants réellement concernée par la seconde session, les établissements évaluent aléatoirement le nombre potentiel de candidats se présentant le jour de l examen La solution générale Un nouveau service numérique nommé IE web a été expérimenté par 4 établissements pilotes lors du déploiement de la version Apogée 3.70 afin de permettre aux étudiants de formuler à distance leur décision de se présenter aux examens de seconde session proposés par l établissement. Il permet également à l établissement de disposer d une population d étudiants aux examens plus fiable et ainsi de mieux organiser la gestion et le déroulement de ses examens de seconde session. Pour cela, tous les actes de gestion permettant l organisation des examens dans les domaines Résultats et Epreuves ont été modifiés afin de prendre en compte uniquement la population d étudiants ayant confirmé leur venue à l examen lorsque ce dernier est proposé à confirmation à distance. Face à un bilan positif du service numérique par les établissements pilotes, il est proposé de généraliser pour cette année 2008/2009 l utilisation de cet outil. Ainsi, toute la documentation spécifique à ce service numérique est livrée avec cette version. Par contre, même si l utilisation de ce service était l an dernier exclusivement réservée aux établissements pilotes, le paramétrage de ce nouvel outil dans le domaine Accès à Distance ainsi que les actes de gestion créés ou modifiés dans Apogée en adéquation avec ce service numérique ont déjà été livrés à tous les établissements avec la version Par ailleurs, pour rappel, le traitement de complétude en masse des notes d épreuves de seconde session (soit à partir de la note obtenue par l étudiant en session 1, soit en précisant la note 0/20 ou note de substitution ABI, ABJ, DIS) livré avec la version 3.70 dans le domaine Résultats permet de traiter en masse les étudiants qui n ont pas de note à l issue des examens de seconde session (absence le jour de l examen), du fait leur infirmation à leur venue à ces examens. Note : Lors du bilan de ce service numérique, des améliorations ont été demandées par les établissements expérimentateurs. Pour diverses raisons calendaires, ces améliorations qui ne perturbent pas la généralisation de ce service, ne peuvent être prises en compte dès cette version Certaines le seront dans la prochaine livraison Apogée prévue en début d année Ces évolutions concernent :

10 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 10/15 - l accès à ce service via une authentification externe (fiche assistance 42260) - offrir la possibilité d afficher ou non les notes de session 1 (fiche assistance 44761) - amélioration application Web et écran gestionnaire : offrir une fonction permettant de confirmer en une seule fois à toutes les épreuves proposées (fiche assistance 33462), - amélioration du récapitulatif Web (écran et édition): présentation titre et forme (fiches assistance et 42284) Les limites Ce service numérique ne gère que les examens d admission de seconde session qui sont modélisés dans Apogée par la notion d épreuve. Ainsi, l examen modélisé par un élément pédagogique n est pas traité par cet outil. L utilisation du concept d «épreuve» est indispensable. Et l organisation de l examen dans le domaine Epreuves est nécessaire pour bénéficier des avantages de cette évolution. Remarque : Ce service numérique est une aide à l établissement. Il n a aucun caractère réglementaire, c est-à-dire qu il n interdit pas l étudiant de se présenter le jour de l examen alors que ce dernier a infirmé ou n a pas répondu à sa participation à l examen. Cet étudiant ne sera pas présent sur les listes de comptage mais doit pouvoir composer, sauf règlement spécifique de l établissement. Dans Apogée, l étudiant reste concerné par la session 2 mais il n est pas visible du fait de l absence de confirmation de sa présence. Pour cela, l établissement pourra toujours confirmer sa venue a posteriori par Apogée.

11 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 11/ INTEGRATION AU SYSTEME D INFORMATION DE L ETABLISSEMENT CHARGEMENT D UNE OPI EN MODE SYNCRHONE (WEB SERVICES) Le contexte Pour un besoin d ouverture de l application Apogée au système d information des établissements, et dans la continuité des web services «référentiel» et «dossier étudiant» déjà livrés avec la version 3.70, la version 4.00 intègre un «Web Service» permettant à l établissement d intégrer une OPI dans Apogée en mode synchrone La solution générale Les aspects techniques Cette solution nécessite une installation sur un serveur d application J2EE (Tomcat par exemple). L installation et le paramétrage de cette brique sont suffisants au fonctionnement des Web Services, qui sont alors immédiatement invocable à distance grâce au protocole SOAP. Afin de faciliter la mise en place du service, cette livraison intègre deux composants supplémentaires : une librairie Java (.jar) open source permettant d invoquer ces connecteurs de manière simple, des classes de tests utilisant cette librairie et permettant de tester l appel aux connecteurs. Ces classes de tests peuvent également servir d exemple d utilisation de la libraire Java Les aspects fonctionnels Cette livraison intègre un contrat de service permettant de connaître la description fonctionnelle du connecteur. On y retrouve l ensemble des paramètres, des données en sortie et des règles de gestion du service. Globalement, le web service OPI, a été développé a iso fonctionnalité du chargement en mode asynchrone Les limites Actuellement, la limite visible de ce composant est la sécurité. Nativement, les Web Services ne sont pas encore sécurisés, des préconisations sont faites dans la documentation technique associée qui est fournie dans cette livraison (manuel_technique_ws.doc).

12 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 12/ MEDIAPOST MISE A JOUR DE MEDIAPOST Le contexte Régulièrement, une mise à jour du Référentiel Apogée est réalisée à partir du dernier CD Médiapost du mois de novembre Cette mise à jour a pour objectif d enrichir le référentiel lié aux adresses postales, tel que les codes communes ou bureaux distributeurs La solution générale La solution consiste à actualiser votre référentiel lors de l installation de la version, à partir des nouvelles informations du CD Médiapost du mois de novembre Sans objet Les limites

13 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 13/15 3 LA DOCUMENTATION CONTENU La documentation livrée avec la version 4.00 contient les documents suivants : Documentation version de Documentation version 4.00 fonctionnelle Note de cadrage (note_cadrage.doc) et son annexe (support_parametrage.doc) Guides des évolutions (guide_evol_*.doc) Documentation version 4.00 technique Evolution du modèle physique de données (mdf_mpd.doc) Evolutions apportées aux sources livrés (mdf_src.doc) Installation d'oracle 10gAS (NOT031InstallationOracle10gAS.do c) Retour d'expérience migration 10gAS (NOT035Migration10gASretourExperience.doc) Installation du module d'accès web (Spécif_Module_Acces_Web.doc) Migration noyau 10g (MigOracle9i10g.doc) 3.2 CALENDRIER ET MODALITES DE MISE A DISPOSITION Toute la documentation sera mise à disposition sur site web de l'amue avec la livraison de cette nouvelle version. Comme pour les versions précédentes, vous retrouverez sur le web la documentation de version listée ci-dessus ainsi que la documentation fonctionnelle et technique de référence du produit dans sa version 4.00.

14 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 14/15 4 LES OUTILS DE FORMATION DE LA CONTENU Les outils de formation ont également migré en version 4.00 (migration 10gAS). Concernant la base de formation, cette dernière n a pas fait l objet d évolution spécifique. Elle a été impactée uniquement au titre des évolutions présentées dans le paragraphe 2.1. La documentation a également été modifiée. Les impacts n ont pas fait l objet du document GEOF et sont décrits succinctement ci-dessous : - Au niveau des diaporamas Diaporama 01 page 17 => Modification de la description de l architecture Diaporama 02 page 4 => Précision sur la connexion Apogée Diaporama 02 page 14 => Modification du cas des éditions immédiates. - Au niveau des aides mémoires néant - Au niveau des modules de formation Module 01 paragraphe 2.15 => Modification de la description de l architecture et Mise à jour de la diapositive correspondante. Module 02 paragraphe 2.1 => Précision sur la connexion Apogée. Module 02 paragraphe 2.6 => Modification de la copie de la diapositive + Modification de l explication sur les éditions immédiates + Modification du point sur la saisie des critères d éditions + Ajout du point sur la sélection du format de sortie de l édition + Modification du point sur la Visualisation des éditions + Modification du point sur l impression des documents + Mise à jour des fiches pratiques. Module 15 paragraphe 3.2 => Ajout du téléchargement de la macro Excel et Modification de la description du paragraphe E. Module 29 paragraphe 3.4 => Ajout d un point F sur le téléchargement de macro Excel. Toutes les copies d écran ayant subi une modification des boutons imprimer/visualiser ou de la liste des imprimantes ont été mises à jour. 4.2 CALENDRIER ET MODALITES DE MISE A DISPOSITION La documentation et la base de formation sont mises à disposition avec la livraison de la version 4.00 sur le site web de l'amue dans la rubrique «Séminaire et formation / outils».

15 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 15/15 5 MISE EN OEUVRE TECHNIQUE DE LA 4.00 Pour mettre à jour la base Apogée en version 4.00, il faut être en version serveur minimum (patch 370lan). Les sites qui démarrent en 2008 doivent installer APOGEE à partir de l installation initiale fournie suite au séminaire d installation. L assistance technique à l installation reste à la disposition des établissements. Vous pouvez déposer vos demandes sur le site web de l'amue.