Gestion administrative et financière

Transcription

1 AEF-Europe Gestion administrative et financière Partenariats 2013 Bruxelles, 17/09/2013

2 Résultats APPEL 2013 Nb de projets déposés Budget demandé Nb de projets déposés éligibles Nb de projets acceptés Budget accordé

3 Le cycle administratif d un projet Demande de subvention Evaluation du projet Diffusion des résultats Evaluation des propositions Rapports Rapport intermédiaire Résultats de la sélection Suivi des projets Rapport final Phase de contractualisation Période d éligibilité des activités du projet Contrôle ex-post et audits in situ

4 Convention de subvention Accompagnée de 5 annexes: Demande de subvention (=formulaire de candidature) Rapport final (lien vers e-form sera envoyé) Règles de calcul de la subvention finale Rapport intermédiaire Liste des partenaires approuvés «Le bénéficiaire s'engage à tout mettre en œuvre pour réaliser l'action telle que décrite à l'annexe I, sauf cas de force majeure»

5 Les forfaits Forfaitlié à un nombre minimumde mobilitéset à la réalisation des activités prévues Nombre de mobilités minimum Forfait BF C/P

6 Que couvre le forfait? TOUTES les dépenses! Les mobilités dans le cadre du projet (transport, logement, séjour, visites, ) Les activités locales prévues par le projet (achat ou location de matériel, préparation linguistique, documentation, déplacements et activités locales, frais d administration, traduction )

7 Mobilités éligibles Mobilité = une personne effectuant un voyage aller/retour à l étranger dans le cadre du partenariat Qui? Membres du personnel et stagiaires / bénéficiaires des institutions partenaires Une même personne peut effectuer plusieurs mobilités Quand? Pendant la période de validité de la convention: 1er août juillet 2015 Durée? Pas de conditions minimum ou maximum

8 Mobilités éligibles Où? A l étranger Uniquement dans les institutions partenaires approuvées par leur Agence Evènements organisés par projets ou réseaux du programme LLP Combien? Nombre minimum mais possibilité d en faire plus même montant! Réduction du nombre minimum de mobilités : Moins de mobilités avec le même budget si: - Personnes à besoins spécifiques (en terme d apprentissage, de comportement, de santé et de validité)

9 Financement 1. Préfinancement 80 % du forfait Délai : 30 jours après signature de la convention par le Directeur de l Agence

10 Financement 2. Rapport final En ligne via e-form Pour le 30 septembre 2015au plus tard Permet de vérifier la réalisation effective des activités, mobilités et résultats prévus ou équivalents/pertinents Justificatifs: preuvesque les mobilités ont été réalisées Tickets de transport, des cartes d embarquement, de la facture d une agence de voyage, Attestations de présence délivrées par le partenaire d accueil (qui, où, quand)

11 Financement 3. Calcul du solde (20 %) Réduction ou recouvrement de la subvention si: Activités, mobilités et résultats différents de ceux planifiés ou non pertinents Nombre insuffisant de mobilités Mobilités non éligibles Pour chaque mobilité non effectuée ou non acceptée Réduction de la subvention pour un montant équivalent à 1 mobilité Exemple: Montant de la subvention: 8000 Nombre minimum requis de mobilités: 4 Montant estimé par mobilité: (8000 divisés par 4) Nombre de mobilités éligibles rapportées: 3 Subvention finale: 6000 (8000 -(1 x2 000 ))

12 Gérez les ressources! Etablir un budget spécifique pour chacune des activités :mobilités, rencontre de projet dans votre établissement, produits, frais administratifs, Tenir une comptabilité(gestion et transparence pour l école) A discuter avec ses partenaires: Forfaits différents Accord : niveau de dépenses pour logement, frais de séjour, activités sociales Si produit commun: déterminer ambition et part de chacun Possibilité de tarifs réduits (réservation commune pour logement, repas ) Rechercher des sponsors complémentaires: autorités locales, entreprises privées,

13 Agence Education Formation-Europe Suivi et contrôle du partenariat par l Agence

14 Le suivi Suivi administratif : conseils, s, téléphone Réunion de suivi général ou thématique (1/an) recommandations pour mise en œuvre, gestion, rapports,

15 Le suivi Rapport intermédiaire (30 juin 2014) Visites de suivi in situ(2/an) = soutien, impact du partenariat, repérer bonnes pratiques, donner des conseils spécifiques Compte-rendu à commenter / à diffuser Participation aux rencontres de projet si nous sommes invités et dans la mesure du possible!

16 Le contrôle Rapports (+ justificatifs) Intermédiaire et final Contrôle sur place pendant l activité Droit d accès aux documents Concernant la mise en œuvre de l action liée à la subvention Délai de 5 ans (article 7.3)

17 Questions? Modifications? N hésitez pas à nous contacter et à nous prévenir à temps en cas de modifications (de personnel, de compte en banque, de planification du projet ) julie.morel@aef-europe.be(02/ ) nicolas.leporcq@aef-europe.be( 02/ )