NOUVEAUTÉS GESTION DES IMMOBILISÉS 3.1

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1 NOUVEAUTÉS GESTION DES IMMOBILISÉS 3.1 Version 3.1 Décembre 2004

2 L ASSISTANT DE GESTION DES IMMOBILISÉS INTRODUCTION La taille et le type d entreprise conditionnent de manière relativement importante le type de gestion appliqué aux opérations d immobilisés. Ainsi, le comptable d une immobilière sera très souvent amené encoder des écritures relatives aux immobilisés alors que le comptable d une petite société de service pourrait n avoir à encoder des écritures d amortissement qu une fois par an. De ce fait, le temps écoulé entre chaque génération d écritures d amortissements peut être plus ou moins long (mois ou trimestre, voire semestre ou année). Les opérations d extournes (vente d actifs), de changement de rubriques ou de méthode d amortissement sont, quant à elles, ponctuelles et beaucoup plus rares que celles relatives aux écritures d amortissement. L investissement en temps et en énergie pour apprendre à utiliser correctement un logiciel de gestion des immobilisés peut donc paraître à certaines personnes disproportionné par rapport à sa fréquence d utilisation. Ceci est d autant plus vrai lorsque le long intervalle entre chaque utilisation nécessite de la part du comptable un réapprentissage des techniques d enregistrement propres au logiciel (trop peu de pratique entraîne l oubli de la manière d utiliser le logiciel). L assistant des immobilisés a donc été créé afin de simplifier l utilisation du module correspondant. Il permet la génération simple et aisée de toute écriture relative aux immobilisés (OD d amortissements, de changement de rubrique, de changement de méthode, d extournes, d amortissements exceptionnels) : le logiciel se charge, à partir des données pré-encodées ou spécifiées par l utilisateur, de l entièreté du processus de création des écritures. UTILISATION Pré-requis pour une utilisation optimale 1. Présence d un journal d OD Etant donné que le but de l assistant est de générer automatiquement des écritures d OD, l utilisateur doit s assurer de l existence d un journal dans lequel ces OD pourront être enregistrées. Un tel journal peut être défini au niveau du menu Utilitaires Configuration Liste des journaux. 2

3 2. Définition de comptes par défaut Les comptes intervenant dans les ventes d immobilisés et les dotations exceptionnelles peuvent être prédéfinis dans l onglet Immobilisés du menu Utilitaires Configuration Comptes automatiques. De cette façon, le logiciel pourra rapidement générer les OD relatives à ces opérations sans que l utilisateur ait à préciser le numéro des comptes dans l assistant (néanmoins, il reste possible de modifier le(s) compte(s) mentionné(s) avant de lancer la génération des écritures dans le journal). 3. Paramétrage des options Toute une série de variables concernant la génération d OD et l assistant peuvent également être définies par le biais des options de configuration. Utilitaires Configuration Options 3

4 Vous pouvez ainsi définir le journal par défaut dans lequel les écritures de dotations et d extournes seront actées et choisir, via la case à cocher de visualiser le détail des dotations générées par immobilisé. L écran permet également d associer à chaque catégorie d écriture (amortissement, amortissement exceptionnel et extourne) un commentaire général. Toutes ces informations sont des données qui seront automatiquement prises en compte et reprises par le logiciel lors de la génération des écritures. Le but ici étant de faciliter la tâche de l utilisateur en lui évitant de devoir encoder ces informations à chaque enregistrement d écriture. Les deux cases à cocher relatives à l assistant permettent, quant à elles, de choisir les opérations qui pourront être effectuées par l assistant. Le calcul des amortissements et les opérations de vente d actif (extournes) sont proposées en standard dans l assistant. Il en va de même pour les changements de rubrique et de méthode d amortissement. L utilisateur peut néanmoins choisir de ne pas autoriser ces opérations dans le cadre de l assistant. Il lui suffit alors de désactiver la case Saisie des changements de rubriques. De cette façon, l assistant ne proposera pas de modifier les rubriques des comptes d immobilisés. Le processus est le même pour le changement de méthode d amortissement. 4. Paramétrage du plan comptable Dans le menu Immobilisés Utilitaires Paramétrage du plan comptable, renommez tous les comptes de classe 2 en Actif Immobilisé et associez à chacun d entre eux le compte d Amortissements actés et de Dotation correspondants. Cette action a pour effet, lors de l encodage d achat d un immobilisé, de générer immédiatement une fiche signalétique au nom de l immobilisé. Remarque : pour que l assistant puisse proposer de lui-même la liste des immobilisés acquis durant la période envisagée, il est nécessaire que ces nouveaux actifs aient fait l objet d une fiche signalétique à leur nom (sans avoir été activé), sinon, l utilisateur devra ré-encoder lui-même dans l assistant la liste des nouveaux immobilisés de la période. 4

5 L assistant des immobilisés au pas by pas Dans le premier écran, choisissez la période dans laquelle les opérations à réaliser doivent être enregistrées. Par défaut, le logiciel propose, par tranche d une année entière, la période qui suit celle qui a été traitée en dernier. Il est néanmoins possible de choisir un intervalle mensuel, unique ou multiple. Cliquez sur Suivant. En cliquant sur suivant vous lancerez le processus permettant au logiciel d analyser l ensemble des données dont il aura besoin pour calculer les amortissements de chaque immobilisé. Cliquez sur Suivant. 5

6 Si des immobilisés ont été acquis durant la période envisagée, procédez comme suit, sinon passez à l étape suivante en cliquant sur Suivant. Des immobilisés ont été acquis pendant la période envisagée Soit : L acquisition a été enregistrée en comptabilité et une fiche immobilisé a été créée à son nom (l achat n a cependant pas été activé). En ce cas, l immobilisé acquis apparaît automatiquement dans la liste. Les caractéristiques de immobilisé peuvent être modifiées via le bouton Modifier. L immobilisé peut également être supprimé via le bouton Effacer. L utilisateur encode manuellement les nouveaux immobilisés de la période en poussant sur le bouton Ajouter. Les boutons Ajouter et modifier ouvrent l écran suivant : Cet écran n est autre que l écran permettant de créer les fiches de bases des immobilisés. Pour des explications à son sujet, référez-vous au Manuel des Immobilisés. Le bouton Effacer génère quant à lui un message d avertissement demandant confirmation de la suppression de l actif sélectionné dans la grille. Une fois les nouvelles acquisitions encodées dans la grille, cliquez sur Suivant. 6

7 Si des immobilisés ont été vendus durant la période envisagée, procédez comme suit, sinon passez à l étape suivante en cliquant sur Suivant. Des immobilisés ont été cédés pendant la période envisagée Pour répondre à cet état de fait, l utilisateur doit spécifier le ou les immobilisé(s) cédé(s) et les caractéristiques de la vente (montant, journal, n de document etc.). Cette action s effectue en cliquant sur le bouton Ajouter, qui ouvre l écran suivant, que l utilisateur doit remplir : Toutes les explications sur cet écran sont disponibles dans le Manuel des Immobilisés. Comme dans l étape précédente les boutons Modifier et Effacer permettent respectivement de changer les données de la vente et de supprimer une vente. Une fois les immobilisés vendus encodés dans la grille, cliquez sur Suivant. 7

8 Si des immobilisés ont changé de numéro de compte durant la période envisagée, procédez comme suit, sinon passez à l étape suivante en cliquant sur Suivant. Des immobilisés ont changé de rubrique comptable pendant la période envisagée Soit : Le changement de rubrique a été acté pendant l année dans le module des Immobilisés. En ce cas, l immobilisé ayant changé de compte apparaît automatiquement dans la liste. Chaque enregistrement (ligne de la grille) présente les anciens numéros de compte de l immobilisé (compte immobilisé, d amortissements actés et de dotation) ainsi que les nouveaux comptes lui étant associés. Ces données peuvent néanmoins toujours être modifiées via le bouton Modifier. Ce changement de compte peut également être supprimé via le bouton Effacer. L utilisateur acte pour la 1 ère fois le changement de rubrique de l immobilisé en poussant sur le bouton Ajouter. Les boutons Ajouter et Modifier ouvrent l écran suivant, que l utilisateur doit remplir : Cet écran est en fait l écran standard de changement de rubrique (par exemple à la suite d une levée d option d un immobilisé détenu en leasing). Toutes les explications à son sujet sont disponibles dans le Manuel des Immobilisés. Une fois que les immobilisés ayant changé de n de compte ont été spécifiés dans la grille, cliquez sur Suivant. 8

9 Si des immobilisés ont changé de méthode d amortissement durant la période envisagée, procédez comme suit, sinon passez à l étape suivante en cliquant sur Suivant. Des immobilisés ont vu leur méthode d amortissement changer pendant la période envisagée Soit : Le changement de méthode d amortissement a déjà été acté dans le module des Immobilisés. En ce cas, l immobilisé ayant changé de compte apparaît automatiquement dans la liste. Chaque enregistrement (ligne de la grille) présente les anciennes caractéristiques d amortissement (ancienne méthode et fréquence, ancien taux) ainsi que les nouvelles. Ces données peuvent néanmoins toujours être modifiées via le bouton Modifier. Ce changement de compte peut également être supprimé via le bouton Effacer. L utilisateur acte pour la 1 ère fois le changement de méthode d amortissement de l immobilisé en poussant sur le bouton Ajouter. Les boutons Ajouter et Modifier ouvrent l écran suivant, que l utilisateur doit remplir : Cet écran est en fait l écran standard de changement de méthode. Toutes les explications à son sujet sont disponibles dans le Manuel des Immobilisés. Une fois que les immobilisés ayant changé de méthode d amortissement ont été spécifiés dans la grille, cliquez sur Suivant. 9

10 L écran suivant récapitule les opérations qui vont suivre, c est-à-dire le calcul des amortissements de la période en fonction des critères spécifiés, le tout prenant en compte les éventuelles acquisitions, ventes d immobilisés, changement de rubrique et/ou de méthode d amortissement. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer le calcul des amortissements de chaque immobilisé. 10

11 Le bouton permet de visualiser, voire de modifier, si nécessaire, les amortissements calculés par le logiciel pour chacun des immobilisés et pour la période envisagée. Il ouvre donc l écran suivant : Dans cet écran les amortissements (et donc les dotations) peuvent être modifiés en plaçant le curseur sur la ligne à modifier et en cliquant sur le bouton (les données ne sont en effet pas modifiables directement dans la grille). Ce bouton ouvre alors un écran annexe permettant de modifier le montant de la dotation : La destination ultime de tous ces montants est bien entendu le journal d OD, dans lequel ils apparaîtront sous forme d écriture, dans les comptes précédemment définis. Le bouton permet de prévisualiser sous forme de tableau et/ou d imprimer un tableau complet des amortissements de la période : 11

12 Cliquez sur le bouton Suivant. Le but de l assistant des immobilisés étant de générer automatiquement les écritures ayant trait aux immobilisés, l écran suivant permet de transformer les données générées à ce niveau en écritures d OD et de les transférer dans le temporaire comptable des OD, accessible via le menu Encodages Opérations diverses. 12

13 Si, pour une raison quelconque, vous désiriez interrompre le processus de création des OD, il vous suffirait d activer le bouton Pas de comptabilisation, puis de cliquer sur le bouton Abandon pour quitter l assistant. Pour comptabiliser les écritures d amortissement calculées, activez le bouton Comptabilisation des opérations de la période puis cliquez sur Suivant Dans cet écran, choisissez le journal dans lequel les OD d amortissement seront enregistrées ainsi que la date que porteront ces écritures. Les champs Amort., Am. Excep. et Extourne permettent de saisir un commentaire qui accompagnera les écritures y correspondant. Pour rappel, ces commentaires peuvent également être définis par défaut dans l écran des options de configuration. Cliquez sur Suivant. 13

14 Cet écran présente l ensemble des écritures (OD) qui seront transférées vers le journal choisi en comptabilité générale. A partir de cet écran, le retour vers les étapes précédentes est impossible (Seul les boutons Suivant ou Abandon restent activables). Il reste néanmoins possible à ce niveau de modifier les comptes analytiques ou la remarque associés aux OD ayant été générées en cliquant sur le bouton (ces données ne sont en effet pas modifiables directement dans la grille). Une fois les OD éventuellement modifiées, cliquez sur Suivant. 14

15 Cette étape constitue l étape ultime de transfert des OD générées vers le journal d OD en comptabilité générale. Pour transférer les OD, activez le bouton OUI, enregistrer et cliquez sur Suivant. Si vous désirez interrompre le processus, cliquez sur NON puis sur le bouton Abandon. Note : comme vous pouvez le constater, le processus peut être arrêté à tout moment dans l assistant. Cliquez sur le bouton Terminer ou le bouton Abandon. Dans le menu Encodage Opérations diverses, vous trouverez l ensemble des écritures qui viennent d être générées via l assistant : Il ne reste plus qu à les valider définitivement pour les faire apparaître dans les différents historiques. 15

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